Introduzione
La piattaforma permette di gestire le iscrizioni ai corsi in diversi modi. Una di queste modalità è la lista d'attesa, che permette di controllare le iscrizioni ai corsi definendo il numero massimo posti disponibili in un corso o in una sessione, e permettendo di gestire le iscrizioni ai corsi. Questo articolo illustra come definire il numero di iscrizioni e come gestire la lista d'attesa per i corsi e per le sessioni.
Gestire le auto iscrizioni
Gli utenti possono auto iscriversi ai corsi dai cataloghi. La politica di iscrizione è gestita a livello di corso. Accedere al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, quindi selezionare Gestione corsi dalla sezione E-learning.
Identificare il corso nella tabella Gestione corsi, cliccare sulla descrizione e, dalla scheda Proprietà cliccare Configurazione avanzata e quindi Opzioni catalogo.
Innanzitutto, assicurarsi che il corso sia visibile nei cataloghi selezionando l'opzione Mostra il corso nei cataloghi interni ed esterni o l'opzione Mostra il corso solo nei cataloghi interni nella sezione Visibilità del corso nei cataloghi della scheda, quindi spostarsi alla sezione Autoiscrizioni al corso e configure se:
- le autoiscrizioni non sono disponibile: il corso sarà nascosto per tutti gli utenti nei cataloghi esterni. I Superadmin e i Power User vedranno il corso come bloccato nei cataloghi interni, a meno che non siano iscritti. Gli studenti vedranno il corso nei cataloghi interni solo se sono iscritti.
- le autoiscrizioni sono disponibili
- le autoiscrizioni sono disponibili per un periodo di tempo limitato, e quindi definire la data a partire dalla quale o fino alla quale sarà possibile autoiscriversi al corso, o un periodo di tempo incluso fra due date
Se le autoiscrizioni sono disponibili, sia in modo permanente che per un periodo di tempo limitato, è possibile configurare ulteriormente la politica di iscrizione nella sezione Politica di iscrizione al corso (questa sezione non è visibile se le autoiscrizioni non sono disponibili).
Le opzioni di iscrizione disponibili sono:
- Solo gli amministratori possono iscrivere gli studenti. Questa opzione rende il corso visibile nel catalogo ma impedisce agli utenti di auto iscriversi. In questo scenario, solo i Super admin (e i Power User con i relativi permessi) possono iscrivere gli utenti al corso. Questa opzione è ignorata quando uno studente è iscritto a un piano formativo che include il corso.
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Autoiscrizione con approvazione dell'amministratore. Quando questa opzione è selezionata, gli studenti possono autoiscriversi al corso, ma un Superadmin (o un Power User con permessi) deve approvare manualmente l'iscrizione. Ricorda che:
- Gli studenti vengono inseriti nella lista d'attesa del corso fino al momento dell'approvazione, è quindi necessario selezionare l'opzione Abilita la lista d'attesa quando si attiva questa politica di iscrizione.
- L'acquisto di un corso tramite e-commerce sovrascrive questa politica di iscrizione. Questo impedisce agli utenti di acquistare corsi senza poter accedere ai loro acquisti. Questa configurazione non è presa in considerazione quando gli utenti si autoiscrivono ai corsi tramite un piano formativo.
- Questa opzione è ignorata quando uno studente è iscritto a un piano formativo che include il corso.
- Autoiscrizione. In questo caso, gli utenti potranno auto iscriversi al corso direttamente dal catalogo.
Gli utenti possono auto iscriversi ai corsi e-learning e ai corsi ILT (formazione con istruttore), e alle sessioni dei corsi ILT.
Numero massimo di iscrizioni
Inoltre, è possibile configurare il numero massimo di utenti iscritti contemporaneamente al corso attivando l'opzione nella sezione Numero Massimo di iscrizioni e impostando una soglia.
Quando questa opzione è selezionata, gli utenti non possono iscriversi al corso quando il numero massimo di iscrizioni è raggiunto, a meno che la lista d'attesa del corso non sia abilitata. In tal caso, saranno inseriti nella lista d'attesa del corso.
La quota massima di iscrizione non è presa in considerazione quando gli utenti si autoiscrivono o sono iscritti ai corsi tramite l'iscrizione o l'auto-iscrizione a un piano formativo. Nel caso dei corsi ILT, gli utenti sono iscritti al corso ma non alle singole sessioni. Tuttavia, se la quota massima di iscrizione è raggiunta, non avranno accesso al materiale formativo del corso.
Il numero massimo di iscrizioni non viene considerato nemmeno per le iscrizioni derivanti da una regola di iscrizione automatica: gli studenti verranno iscritti direttamente al corso anche se questo è già al completo.
Configurare la lista d'attesa di un corso
I Superadmin e i Power User con i permessi sul corso possono attivare la lista d'attesa del corso accedendo al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della piattaforma e quindi all'area Gestione corsi dalla sezione E-learning.
Identificare il corso nella tabella Gestione corsi, cliccare sulla descrizione e, dalla scheda Proprietà cliccare Configurazione avanzata e quindi Opzioni catalogo.
Nella sezione Lista d'attesa, selezionare l'opzione Abilita lista d'attesa in modo che gli studenti vengano inseriti nella lista d'attesa del corso per mantenere la priorità di iscrizione rispetto agli utenti non iscritti.
È inoltre possibile selezionare l’opzione per iscrivere automaticamente gli utenti in lista d'attesa quando altri utenti annullano la loro iscrizione. Fare riferimenti al capitolo Iscrizione automatica dalla lista d'attesa per ulteriori dettagli.
Definire infine la politica di autoiscrizione come descritto nel capitolo Gestire le auto iscrizioni di questo articolo. Se gli utenti possono autoiscriversi, la funzionalità lista d'attesa funziona solo con le politiche di Autoiscrizione e di Autoiscrizione con approvazione dell’amministratore.
Iscrizione automatica dalla lista d'attesa
È possibile gestire l’iscrizione automatica degli utenti ad un corso o ad una sessione abilitando l’opzione Consenti l'iscrizione automatica dalla lista d'attesa quando gli studenti annullano l'iscrizione dalle Proprietà del corso, scheda Configurazione avanzata - Opzioni catalogo, sezione Lista d'attesa.
Selezionando questa opzione, la piattaforma iscriverà automaticamente un utente in lista d’attesa ogni volta che l’iscrizione di un altro utente è annullata. L’iscrizione automatica degli utenti in lista d’attesa avviene nei casi che seguono:
- un Superadmin annulla l’iscrizione di un utente attivo dal corso o dalla sessione
- un utente annulla la propria iscrizione da un corso o da una sessione
- quando un utente cambia la sessione ILT o VILT a cui è iscritto
Attenzione! Nel caso in cui la lista d’attesa del corso includa più utenti, gli utenti che si sono iscritti per primi hanno la priorità (quindi, chi è entrato per primo in lista d’attesa).
Quando un utente è messo nella lista d'attesa di un corso?
Un utente può essere messo nella lista d'attesa di un corso quando l'opzione Abilita la lista d'attesa è attiva e per via delle politiche di iscrizione o perché il corso è al completo, in base alla configurazione del corso eseguita dal Superadmin nelle proprietà avanzate del corso. L’utente sarà messo in lista d'attesa se:
- un Superadmin, o un Power User con i relativi permessi, inserisce l’utente manualmente in lista d'attesa
- il numero massimo di iscrizioni è stato raggiunto
- la politica di iscrizione è definita come Auto-iscrizione con approvazione dell’Admin (fare riferimento al capitolo Gestire le auto iscrizioni di questo articolo)
- l’utente si è auto-iscritto ad un corso ILT ma non ci sono sessioni disponibili, o tutte le sessioni sono piene, e il numero massimo di iscrizioni non è ancora stato raggiunto
- Se un corso ILT non ha sessioni e la quota massima di iscrizioni è stata raggiunta
Quando un utente è messo nella lista d'attesa di una sessione?
Un utente può essere messo nella lista d'attesa per la sessione di un corso ILT per via delle politiche di iscrizione o perché il corso è al completo in base alla configurazione del corso da parte del Superadmin nelle proprietà avanzate del corso. L’utente sarà messo in lista d'attesa:
- se un Superadmin, o un Power User con i relativi permessi, inserisce l’utente manualmente in lista d'attesa
- se è stato definito un numero massimo di posti per la sessione del corso ILT
- se la sessione è completamente prenotata, anche se la quota massima di iscrizione al corso non è stata superata. In questo scenario, lo stato dell'utente nel corso è iscritto, mentre il suo stato nella sessione è di utenti in attesa
- se il numero massimo di iscrizioni al corso è raggiunto, anche se la sessione non è al completo
Gestire la lista d'attesa dei corsi
Per gestire la lista d'attesa dei corsi e-learning, accedere al Menu amministrazione, quindi selezionare Gestione corsi dalla sezione E-learning. Selezionare il corso e spostarsi alla scheda Iscrizioni.
Lo Stato iscrizione degli utenti in lista d'attesa è Utenti In attesa. Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell'utente e selezionare Modifica iscrizione. Nel pannello di destra, modificare lo stato dell'iscrizione da Utenti in attesa a Iscritto per iscrivere gli utenti al corso, oppure per modificare lo stato corrente in un altro stato. Premere Conferma per completare l'azione.
Gestire la lista d'attesa delle sessioni ILT
Per gestire la lista d'attesa delle sessioni ILT, accedere al Menu amministrazione, quindi selezionare Gestione corsi dalla sezione E-learning. Selezionare il corso ILT e spostarsi alla scheda Sessioni, selezionare la sessione e spostarsi alla scheda Iscrizioni e valutazioni.
Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell'utente, e selezionare Modifica stato per modificare lo stato dell'iscrizione da Utenti in attesa a Iscritti per iscrivere gli utenti al corso, o selezionare uno degli stati disponibili. Utilizzare la stessa opzione di menu per mettere manualmente gli utenti nella lista d'attesa del corso, modificando lo stato a Utenti in attesa.
Utenti in lista d'attesa
Dopo che la capacità e la politica di iscrizione sono state impostate, e il corso è disponibile nei cataloghi, gli studenti possono iscriversi. Se la lista d'attesa è attiva e gli studenti saranno messi in lista d'attesa a causa dei limiti di capacità o delle politiche di iscrizione, un banner di avviso li informerà.
Quando gli studenti si iscrivono alla lista d'attesa di un corso, il corso è visualizzato nella pagina I miei corsi e piani formativi da cui gli studenti possono visualizzare la pagina del corso, che mostra informazioni generali e un elenco di contenuti, ma non possono accedere ai materiali didattici e alle sessioni. La scheda del corso nella pagina I miei corsi e piani di apprendimento e nei cataloghi mostra l'etichetta Lista d'attesa.
Suggerimenti
Per visualizzare velocemente il numero di utenti nelle liste d'attesa dei corsi dalla pagina Gestione corsi, abilitare la colonna Lista d'attesa con la funzionalità Gestione colonne.