Introduzione

La piattaforma permette di gestire le iscrizioni ai corsi in diversi modi. Una di queste modalità è la lista d'attesa, che permette di controllare le iscrizioni ai corsi definendo il numero massimo posti disponibili in un corso o in una sessione, e permettendo di gestire le iscrizioni ai corsi. Questo articolo illustra come definire il numero di iscrizioni e come gestire la lista d'attesa per i corsi e per le sessioni.

Gestire le Auto Iscrizioni

Gli utenti possono auto iscriversi ai corsi dai cataloghi. La politica di iscrizione è gestita a livello di corso. Accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, quindi selezionare Gestione Corsi dalla sezione E-Learning.

Identificare il corso nella tabella Gestione Corsi, cliccare sulla descrizione e, dalla tab Proprietà cliccare Configurazione Avanzata e quindi Opzioni Catalogo.  

Innanzitutto, assicurarsi che il corso sia visibile nei cataloghi selezionando l'opzione Mostra il corso nei cataloghi interni ed esterni o l'opzione Mostra il corso solo nei cataloghi interni nella sezione Visibilità del Corso nei Cataloghi della tab, quindi spostarsi alla sezione Autoiscrizioni al Corso e configure se:

• le autoiscrizioni non sono disponibile, e il corso non è visibile nei cataloghi
• le autoiscrizioni sono disponibili
• le autoiscrizioni sono disponibili solo per un periodo di tempo limitato, e quindi definire la data a partire dalla quale o fino alla quale sarà possibile autoiscriversi al corso, o un periodo di tempo incluso fra due date

Se le autoiscrizioni sono disponibili, sia in modo permanente che per un periodo di tempo limitato, è possibile configurare ulteriormente la politica di iscrizione nella sezione Politica di Iscrizione al Corso (questa sezione non è visibile se le autoiscrizioni non sono disponibili).

Le opzioni di iscrizione disponibili sono:

• Solo gli amministratori possono iscrivere gli studenti. Questa opzione rende il corso visibile nel catalogo ma impedisce agli utenti di auto iscriversi. In questo scenario, solo i Super admin (e i Power User con i relativi permessi) possono iscrivere gli utenti al corso.
• Autoiscrizione con approvazione dell’Admin. Quando si seleziona questa opzione, gli studenti potranno iscriversi al corso autonomamente, ma il Superadmin (o il Power User con i relativi permessi) dovranno approvare l’iscrizione manualmente. Gli studenti resteranno nella lista d’attesa fino al ricevimento dell’approvazione. Quando si acquistano attraverso l'e-commerce dei corsi definiti con questa politica di iscrizione, questa impostazione è ignorata. In questo modo gli utenti possono fruire immediatamente dei corsi che acquistano. Questa configurazione non viene presa in considerazione quando gli utenti si autoiscrivono ai corsi autoiscrivendosi un piano formativo. 
• Autoiscrizione. In questo caso, gli utenti potranno auto iscriversi al corso direttamente dal catalogo.

Gli utenti possono auto iscriversi ai corsi e-learning e ai corsi ILT (Instructor-Led Training), e alle sessioni dei corsi ILT.

Numero Massimo di Iscrizioni

Inoltre, è possibile configurare il numero massimo di utenti iscritti contemporaneamente al corso attivando l'opzione nella sezione Numero Massimo di Iscrizioni e impostando una soglia.

Quando questa opzione è selezionata, gli utenti non possono iscriversi al corso quando il numero massimo di iscrizioni è raggiunto, a meno che la lista d'attesa del corso non sia abilitata. In tal caso, saranno inseriti nella lista d'attesa del corso.

Questa configurazione non viene presa in considerazione quando gli utenti si auto-iscrivono ai corsi autoiscrivendosi a un piano formativo.

Configurare la Lista d'Attesa di un Corso

I Superadmin e i Power User con i permessi sul corso possono attivare la lista d'attesa del corso accedendo al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della piattaforma e quindi all'area Gestione Corsi dalla sezione E-Learning.

Identificare il corso nella tabella Gestione Corsi, cliccare sulla descrizione e, dalla tab Proprietà cliccare Configurazione Avanzata e quindi Opzioni Catalogo.

Nella sezione Lista d'Attesa, selezionare l'opzione Abilita Lista d'Attesa in modo che gli studenti vengano inseriti nella lista d'attesa del corso per mantenere la priorità di iscrizione rispetto agli utenti non iscritti.

È inoltre possibile selezionare l’opzione per iscrivere automaticamente gli utenti in lista d'attesa quando altri utenti annullano la loro iscrizione. Fare riferimenti al capitolo Iscrizione Automatica dalla Lista d'Attesa per ulteriori dettagli.

Definire infine la politica di autoiscrizione come descritto nel capitolo Gestire le Auto Iscrizioni di questo articolo. Se gli utenti possono autoiscriversi, la funzionalità Lista d'Attesa funziona solo con le politiche di Autoiscrizione e di Autoiscrizione con l’approvazione dell’Admin. 

Iscrizione Automatica dalla Lista d'Attesa

È possibile gestire l’iscrizione automatica degli utenti ad un corso o ad una sessione abilitando l’opzione Consenti l'iscrizione automatica dalla lista d'attesa quando gli studenti annullano l'iscrizione dalle Proprietà del corso, tab Configurazione Avanzata - Opzioni Catalogo, sezione Lista d'Attesa. 

Selezionando questa opzione, la piattaforma iscriverà automaticamente un utente in lista d’attesa ogni volta che l’iscrizione di un altro utente è annullata. L’iscrizione automatica degli utenti in lista d’attesa avviene nei casi che seguono:

• un Superadmin annulla l’iscrizione di un utente attivo dal corso o dalla sessione
• un utente annulla la propria iscrizione da un corso o da una sessione
• quando un utente cambia la sessione ILT o VILT a cui è iscritto

Attenzione! Nel caso in cui la lista d’attesa del corso includa più utenti, gli utenti che si sono iscritti per primi hanno la priorità (quindi, chi è entrato per primo in lista d’attesa).

Quando un utente è messo nella Lista d'Attesa di un Corso?

Un utente può essere messo nella lista d'attesa di un corso quando l'opzione Abilita la Lista d'Attesa è attiva e per via delle politiche di iscrizione o perché il corso è al completo, in base alla configurazione del corso eseguita dal Superadmin nelle proprietà avanzate del corso. L’utente sarà messo in lista d'attesa se:

• un Superadmin, o un Power User con i relativi permessi, inserisce l’utente manualmente in lista d'attesa
• il numero massimo di iscrizioni è stato raggiunto
• la politica di iscrizione è definita come Auto-iscrizione con approvazione dell’Admin (fare riferimento al capitolo Gestire le Auto Iscrizioni di questo articolo)
• l’utente si è auto-iscritto ad un corso ILT ma non ci sono sessioni disponibili, o tutte le sessioni sono piene, e il numero massimo di iscrizioni non è ancora stato raggiunto
• Se un corso ILT non ha sessioni e la quota massima di iscrizioni è stata raggiunta

Quando un utente è messo nella Lista d'Attesa di una Sessione?

Un utente può essere messo nella lista d'attesa per la sessione di un corso ILT per via delle politiche di iscrizione o perché il corso è al completo in base alla configurazione del corso da parte del Superadmin nelle proprietà avanzate del corso. L’utente sarà messo in lista d'attesa:

• se un Superadmin, o un Power User con i relativi permessi, inserisce l’utente manualmente in lista d'attesa
• se è stato definito un numero massimo di posti per la sessione del corso ILT
• se la sessione è completamente prenotata, anche se la quota massima di iscrizione al corso non è stata superata. In questo scenario, lo stato dell'utente nel corso è iscritto, mentre il suo stato nella sessione è di utenti in attesa
• se il numero massimo di iscrizioni al corso è raggiunto, anche se la sessione non è al completo

Gestire la Lista d'Attesa dei Corsi

Per gestire la lista d'attesa dei corsi e-learning, accedere al Menu Amministrazione, quindi selezionare Gestione Corsi dalla sezione E-Learning. Selezionare il corso e spostarsi alla tab Iscrizioni.

Lo Stato Iscrizione degli utenti in lista d'attesa è Utenti In Attesa. Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell'utente e selezionare Modifica Iscrizione. Nel pannello di destra, modificare lo stato dell'iscrizione da Utenti in Attesa a Iscritto per iscrivere gli utenti al corso, oppure per modificare lo stato corrente in un altro stato. Premere Conferma per completare l'azione.

Gestire la Lista d'Attesa delle Sessioni ILT

Per gestire la lista d'attesa delle sessioni ILT, accedere al Menu Amministrazione, quindi selezionare Gestione Corsi dalla sezione E-Learning. Selezionare il corso ILT e spostarsi alla tab Sessioni, selezionare la sessione e spostarsi alla tab Iscrizioni e Valutazioni.

Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell'utente, e selezionare Modifica Stato per modificare lo stato dell'iscrizione da Utenti in Attesa a Iscritti per iscrivere gli utenti al corso, o selezionare uno degli stati disponibili. Utilizzare la stessa opzione di menu per mettere manualmente gli utenti nella lista d'attesa del corso, modificando lo stato a Utenti in Attesa.

Utenti in Lista d'Attesa

Se sono state definite delle limitazioni al numero di iscrizioni al corso, e il corso si trova in un catalogo, gli utenti possono premere il pulsante Iscriviti (Lista d'Attesa) nella pagina del corso all'interno del catalogo. Se l'utente non può essere iscritto direttamente al corso e sarà quindi messo nella lista d'attesa del corso (per limitazioni al numero di iscrizioni del corso, come precedentemente indicato), sarà visualizzato un messaggio per informare l'utente del posizionamento in lista d'attesa.

Il corso sarà visualizzato nella pagina I Miei Corsi e Piani Formativi della piattaforma, ma sarà possibile accedere solo alla pagina della Lista d'Attesa, che mostra informazioni generali riguardo il corso e l'elenco dei contenuti, senza permettere l'accesso ai materiali didattici e alle sessioni. L'utente visualizzerà il suo stato d'attesa nella card del corso della pagina I Miei Corsi e Piani Formativi, e nella pagina del Catalogo.

Suggerimenti

Per visualizzare velocemente il numero di utenti nelle liste d'attesa dei corsi dalla pagina Gestione Corsi, abilitare la colonna Lista d'Attesa con la funzionalità Gestione Colonne.