Creare e gestire corsi ILT e VILT – Docebo Help & Support

Introduzione

La formazione con istruttore (ILT) sono corsi ai quali gli studenti partecipano in tempo reale in un orario prestabilito, sia presso un'aula fisica sia online tramite strumenti di videoconferenza. Quando erogati online, tali corsi sono denominati formazione virtuale con istruttore (VILT). Sulla piattaforma e in questo articolo, il termine ILT comprende entrambe le modalità.

Rispetto ai corsi e-learning, i corsi ILT presentano una struttura più articolata, suddivisa in tre livelli: Corso ILT > sessioni > eventi

Corso ILT: il corso ILT rappresenta la struttura principale del corso ed è analogo a quella di un corso e-learning. In questa sezione vengono caricati i materiali didattici e configurate le proprietà del corso, i widget e altri elementi.
Sessioni ILT: ogni corso ILT può essere erogato in una o più occorrenze, denominate “sessioni”. Una volta che un utente è iscritto a un corso ILT, deve altresì essere iscritto alla specifica sessione a cui intende partecipare.
Le sessioni di un corso ILT sono disponibili nella scheda Sessioni della pagina dedicata al corso ILT.
Eventi ILT: le sessioni ILT sono composte da uno o più eventi. Un utente iscritto a una sessione ILT può partecipare automaticamente a tutti gli eventi che la costituiscono.
Gli eventi relativi a una sessione ILT si trovano nella scheda Eventi e presenze della pagina della sessione.

Iscrizioni ILT: esistono due livelli di iscrizione in un corso ILT. Gli studenti possono essere iscritti esclusivamente al corso, nel qual caso dovranno successivamente iscriversi a una specifica sessione per poter partecipare. In alternativa, possono essere iscritti contestualmente sia al corso che alla sessione. Non è prevista un’iscrizione separata per gli eventi: gli studenti iscritti a una sessione sono elencati nella scheda Partecipazione di tutti gli eventi della sessione.
→ Per ulteriori dettagli si rimanda all’articolo Iscrivere gli utenti ai corsi e alle sessioni ILT.

Istruttori: gli istruttori ILT sono assegnati a livello di sessione, tramite le proprietà della stessa. (Si segnala che gli istruttori ILT non devono essere iscritti al corso né vi sono iscritti automaticamente). L’istruttore assegnato alla sessione assume automaticamente il ruolo di istruttore per tutti gli eventi correlati. È altresì possibile designare istruttori specifici per singoli eventi, attraverso le proprietà dell’evento.

Completamento della sessione: in una configurazione standard, uno studente completa un corso ILT al completamento della sessione cui è iscritto. Nelle proprietà della sessione è possibile definire i criteri per considerare una sessione come completata, ad esempio basandosi sulla valutazione dell’istruttore, sulla partecipazione agli eventi della sessione o su altri parametri. Si evidenzia che:

La valutazione viene registrata a livello di sessione (lo studente viene valutato per l’intera sessione)
La partecipazione viene registrata a livello di singolo evento

→ Per ulteriori informazioni si consiglia di consultare l’articolo Creare e gestire sessioni ILT e VILT.

Date di eventi e sessioni: una sessione ILT può comprendere uno o più eventi. Ogni evento si svolge in una data specifica, con un orario di inizio e un orario di termine definiti. Un singolo evento non può estendersi su più giorni. È tuttavia possibile configurare più eventi all’interno di una sessione, distribuiti su un qualsiasi arco temporale. L’inizio e la conclusione della sessione sono determinati automaticamente dalle date e dagli orari del primo e dell’ultimo evento che la compongono.

Eventi (in presenza o online): durante la configurazione di un evento, è possibile specificare se l’evento si svolge online (tramite uno strumento di videoconferenza), in presenza (presso un'aula fisica) o in modalità mista. All’interno di una stessa sessione è consentito includere una combinazione di eventi di entrambe le tipologie.

Casi d'uso

È possibile utilizzare i corsi ILT per l'apprendimento misto (blended learning). Inserendo nei corsi ILT e VILT materiali didattici di tipo SCORM, AICC o xAPI (TinCan) ai corsi ILT e VILT per unire l’esperienza formativa live e online, offrendo una formazione più completa. Per esempio, è possibile:

chiedere agli studenti di eseguire un test online dopo un evento live
arricchire i corsi tenuti da istruttori con materiali online, offrendo supporto anche dopo il corso

Prerequisiti

Per maggiori informazioni riguardo le integrazioni con software di webinar hosting di terze parti fare riferimento ai relativi articoli: Zoom, GoToMeeting, Webex, Adobe Connect, Microsoft Teams.
Gli studenti possono frequentare i webinar anche su Go.Learn. Ulteriori informazioni sui corsi ILT e VILT sui dispositivi mobili.

Se il corso ILT prevede eventi in presenza, quando si configurano questi eventi sarà necessario impostare la sede (indirizzo fisico) e, facoltativamente, l'aula in cui si svolgerà l'evento.
Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo: Gestire le sedi e le aule dei corsi ILT in aula.

Creare un corso ILT

Per avviare la creazione di un nuovo corso ILT:

Accedere a Menu di navigazione > Contenuti e consegna (icona a cartella) > Corsi.
Nella parte superiore destra, cliccare sul pulsante (+) Aggiungi e selezionare Nuovo corso.
Nel pannello che si apre, sotto la voce Tipo di corso, selezionare ILT (Formazione con istruttore).
Successivamente, compilare le sezioni Dettagli, Competenze e Destinazione categoria, nonché eventuali campi aggiuntivi obbligatori.
→ Questa procedura è analoga a quella utilizzata per i corsi e-learning. Per ulteriori dettagli, si rimanda all'articolo Creare e gestire i corsi e-learning > Creare un corso e-learning.

Al termine, cliccare su Crea e modifica. Il nuovo corso ILT verrà creato e sarà possibile proseguire con la sua configurazione come descritto nel prosieguo di questo articolo.

Configurare le proprietà del corso

Una volta creato il corso, utilizzare la scheda Proprietà per configurarlo.

Aggiungere materiale didattico e widget al corso

Spostarsi alla scheda Materiali didattici per aggiungere materiale didattico al corso prima di iscrivere gli studenti. Da questa area è possibile aggiungere e gestire i materiali didattici e configurare il layout della pagina del corso in piattaforma. Per aggiungere nuovi materiali didattici, cliccare Aggiungi materiali didattici e scegliere il tipo di materiale che si desidera caricare.

È possibile organizzare i materiali in cartelle. Le cartelle sono molto utili per suddividere i materiali per argomento o in capitoli. La cartella principale avrà lo stesso nome del corso. Per creare una nuova cartella, selezionare Aggiungi materiali didattici e quindi scegliere l’opzione Nuova cartella dal menu a tendina. Definire il nome della cartella e salvare le modifiche. Una volta creata, è possibile eliminare o modificare la cartella cliccando sul menu alla fine della riga nell’area dei materiali didattici, e quindi selezionando l’opzione corrispondente. Se si desidera eliminare una cartella che contiene del materiale didattico, il sistema chiederà se si vuole contrassegnare il corso come completato per gli utenti che hanno completato tutti gli altri materiali didattici inclusi nel corso.

Per cambiare l’ordine delle cartelle, trascinarle nella posizione desiderata. Per aggiungere una sottocartella, selezionare la cartella di destinazione e una volta al suo interno creare una nuova cartella seguendo la stessa procedura appena descritta. Consigliamo di non creare una gerarchia di cartelle e sottocartelle troppo articolata, altrimenti si rischia di rendere confusa l’esperienza di navigazione degli utenti. Per assegnare un materiale didattico a una cartella, trascinarlo nell’area delle cartelle sulla sinistra.

Maggiori informazioni riguardo i tipi di materiali didattici gestiti dalla piattaforma e sulla loro gestione.

È inoltre possibile importare materiale didattico dall'archivio centrale, come descritto nel capitolo Aggiungere Materiale Didattico dell'articolo della knowledge base relativo all'archivio centrale.

Informativa sull'accesso al materiale didattico:
L'accesso ai materiali didattici del corso è riservato esclusivamente agli studenti iscritti a una prossima sessione ILT. Di conseguenza, gli studenti iscritti unicamente al corso ILT, ma non a nessuna delle relative sessioni, non avranno la possibilità di consultare i materiali didattici.
La suddetta regola si applica agli utenti standard. I Superadmin o i Power User con autorizzazioni di gestione del corso mantengono comunque il diritto di accesso al materiale didattico del corso, anche in assenza di iscrizione a una sessione specifica.

Premere Aggiungi widget al corso per aggiungere delle aree alla pagina del corso, mostrando ulteriori informazioni agli studenti riguardo ogni sessione (per esempio il nome dell’istruttore, file o contenuto in Iframe) e rendere la loro esperienza più interattiva grazie ai commenti e forum. Ulteriori informazioni riguardo i widget disponibili in piattaforma.

Creare una nuova sessione

Per creare una nuova sessione, dall’area di gestione del corso cliccare sul pulsante più in alto a destra e selezionare l’opzione Nuova sessione.

Suggerimento: quando si pianificano le sessioni per un corso ILT, considerare l'idea di creare il corso senza sessioni e di consentire agli utenti di iscriversi prima di creare le sessioni. Una volta che si è iscritto un numero sufficiente di utenti, creare le sessioni in base al numero di iscrizioni al corso e avvisare gli utenti tramite la notifica È stata creata una nuova sessione ILT, selezionando come destinatari gli utenti non iscritti a nessuna sessione, in modo che possano iscriversi alla sessione più adatta a loro.

Per ulteriori informazioni su sessioni ed eventi, consulta l'articolo Creare e gestire sessioni ILT e VILT.

Iscrivere utenti

Maggiori dettagli sulle opzioni di iscrizione a corsi e session ILT nell'articolo dedicato della Knowledge Base.

Per i corsi ILT e VILT, gli istruttori sono assegnati e non iscritti alla sessione. Maggiori dettagli sull'assegnazione degli istruttori alle sessioni.

Statistiche delle sessioni

Per visualizzare le statistiche relative alle sessioni dei corsi, accedere alla pagina principale del corso quindi cliccare sul menu ellipsis in alto a destra, e premere Statistiche sessioni. Utilizzare il menu a tendina Sessione per selezionare la sessione da visualizzare.

Quando si seleziona una sessione, le relative statistiche sono visualizzate nella parte inferiore della pagina:

Percentuale e numero totale di utenti che hanno superato la sessione;
Numero totale di utenti iscritti;
Tempo totale effettivo della sessione

Dettagli sessione

Programma della sessione: include il nome della sessione, la data, l'ora e la durata effettiva
Informazioni sulla sede e sull'aula

Statistiche sessione

Elenco degli utenti iscritti alla sessione con

Tempo di presenza
Stato della valutazione
Punteggio

Attenzione! Quando il completamento della sessione è definito come Manuale nella scheda Proprietà della sessione, il punteggio effettivo di un utente non sarà riportato nella colonna Punteggio. Per visualizzare il punteggio, impostare il completamento della sessione come In base alla valutazione o In base ai materiali didattici.

Report

La scheda Report permette di visualizzare il report del corso per controllare l’avanzamento e le statistiche degli utenti nel corso e nei materiali didattici associati, e controllare gli esercizi degli studenti.

Assegnare il corso a cataloghi, piani formativi e canali

È possibile associare e rimuovere l’associazione dei un corso a cataloghi, piani formativi e canali direttamente dall’area del corso. Cliccare sul pulsante più in alto a destra, e selezionare Assegna ai piani formativi, Assegna ai cataloghi o Assegna ai canali. Selezionare i cataloghi, i piani formativi o i canali nel pannello e premere Conferma per terminare l’azione.

Le associazioni esistenti del corso ai cataloghi, ai piani formativi e ai canali sono visibili nelle schede corrispondenti dell’area del corso. Da queste schede è possibile controllare le associazioni già disponibili per il corso selezionato (se disponibili) ed eventualmente rimuoverle. Clicca sul menu ellipsis alla fine della riga del corso e selezionare Rimuovi assegnazione.

Attenzione! In modalità Modifica, i Power User hanno visibilità solo sui cataloghi per cui hanno permessi di modifica

Pubblicare un corso

Quando si crea un corso, il suo stato è In manutenzione, il che significa che non è visibile agli studenti. Quando è il momento di renderlo visibile, è necessario cambiare il suo stato in Pubblicato usando il menu a tendina Stato in fondo alla pagina del corso. Cliccare Salva le modifice per confermare.

In alternativa, nella pagina Gestione corsi, usare il pulsante nella colonna Pubblicato per cambiare lo stato di pubblicazione da Pubblicato a In manutenzione. È possibile modificare lo stato di pubblicazione di più corsi alla volta selezionandoli con le caselle all'inizio delle loro righe e poi cliccando Scegli azione in fondo alla pagina e selezionando l'opzione Cambia stato > Pubblicato.

Duplicare un corso ILT

È possibile duplicare un corso ILT per creare rapidamente un nuovo corso basato su uno esistente. Durante il processo di duplicazione, è possibile selezionare gli elementi da copiare, inclusi materiali didattici, widget, partecipanti iscritti, campi aggiuntivi e sessioni.

Per duplicare un corso ILT:

Accedere a Menu di navigazione > Contenuti e consegna (icona a cartella) > Corsi.
Individuare il corso ILT da duplicare nell'elenco.
Dal menu a tendina (...) relativo al corso, selezionare Duplica.
Nel pannello laterale destro che si apre, seguire i passaggi indicati per configurare la duplicazione del corso, che includono:

→ I passaggi da completare dipendono dalla presenza di sessioni nel corso e dalla configurazione di campi aggiuntivi obbligatori per corso o sessione. Dopo aver completato ciascun passaggio, cliccare su Avanti e, nell'ultimo passaggio, su Conferma.

Al termine della duplicazione, il nuovo corso comparirà nell'elenco della gestione corsi.

Passaggio dettagli corso

In questa fase, inserire il Nome e la Descrizione per il nuovo corso ILT e, facoltativamente, un Codice.

Nell'area Duplicate options (Opzioni di duplicazione), definire quali elementi desidera copiare dal corso originale al nuovo corso:

Training materials (Materiali didattici): copiare tutti i file e le risorse dal corso originale.
Course widgets (Widget del corso): copiare i widget del corso originale. Si noti che i widget copiati verranno ripristinati alle impostazioni predefinite.
Course additional fields (Campi aggiuntivi del corso): Per i campi non obbligatori, applicare gli stessi valori utilizzati nel corso originale. (Nota: per i campi obbligatori, i valori devono essere impostati nel passaggio course fields (campi corso)).
Publish immediately (Pubblica immediatamente): rendere il nuovo corso disponibile immediatamente dopo la duplicazione. Il corso sarà creato con stato Pubblicato. È possibile deselezionare questa opzione per creare inizialmente il corso in stato In manutenzione e pubblicarlo successivamente.
Enrolled learners (Partecipanti iscritti): iscrivere al nuovo corso gli utenti che erano iscritti al corso originale. Si noti che le iscrizioni alle singole sessioni non vengono copiate, ma solo quelle al corso.
Sessions and events (Sessioni ed eventi): definire se copiare anche le sessioni del corso ILT originale. Se selezionata, sarà possibile scegliere quali sessioni duplicare nel passaggio campo sessioni.
Campi aggiuntivi della sessione: per i campi non obbligatori delle sessioni, applicare gli stessi valori utilizzati nelle sessioni originali. (Nota: per i campi obbligatori, i valori devono essere impostati nel passaggio campi sessione.)
→ Questa opzione è disponibile solo se si è scelto di copiare Sessioni ed eventi.

Passaggio course fields (campi corso)

Questo passaggio è visibile solo se sono configurati campi aggiuntivi obbligatori per il corso sulla piattaforma.

Tutti i campi aggiuntivi obbligatori per il corso saranno mostrati, precompilati con i valori presenti nel corso originale, se disponibili.
È possibile modificare o inserire i valori desiderati per ciascun campo obbligatorio nel nuovo corso ILT.

Passaggio sessioni

Questo passaggio è visibile solo se il corso originale dispone di sessioni configurate e si è scelto di copiare Sessioni ed eventi nel passaggio dettagli corso. Verranno elencate tutte le sessioni del corso originale e sarà possibile selezionare quali copiare nel nuovo corso.

È necessario selezionare almeno una sessione e si può selezionare un massimo di 30 sessioni.

Tutti i dettagli delle sessioni, inclusi eventi e istruttori, saranno copiati con le seguenti eccezioni:

le iscrizioni alle sessioni non saranno duplicate.
Inoltre, per gli eventi di sessione:
- le informazioni sullo strumento di videoconferenza non vengono mai copiate;
- le informazioni sulla sede (sede e aula) vengono copiate solo se l'opzione per prevenire sovrapposizioni di sessioni è disabilitata nelle impostazioni avanzate della piattaforma. Altrimenti le informazioni sulla sede non vengono copiate.

Passaggio campi sessione

Questo passaggio è visibile se si è scelto di copiare Sessioni ed eventi nel passaggio dettagli corso e sono presenti campi aggiuntivi obbligatori per la sessione sulla piattaforma. Tutti i campi obbligatori saranno mostrati e sarà possibile inserire i valori desiderati per le sessioni duplicate.

Si noti che le sessioni originali potrebbero già contenere valori per tali campi obbligatori. È possibile scegliere se mantenere o sovrascrivere questi valori utilizzando le seguenti opzioni:

Applica i valori impostati qui a tutte le sessioni: i valori inseriti in questa fase sovrascriveranno quelli preesistenti nelle sessioni originali. Di conseguenza, tutte le sessioni duplicate avranno tali valori.
Compila solo i campi vuoti: i valori preesistenti nelle sessioni saranno preservati. I valori inseriti in questa fase saranno applicati solo ai campi vuoti nelle sessioni originali.

Cancellare un corso ILT

Per cancellare un corso dalla piattaforma, cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga del corso, quindi premere Cancella. Quando si cancella un corso dalla piattaforma, i tracciamenti sono eliminati, così come i materiali didattici caricati solo nel corso e non salvati nell'archivio centrale.

Al momento della cancellazione, il corso è rimosso dai cataloghi, dai canali, dalle certificazioni e dai piani di abbonamento a cui è associato. Infine, il corso è rimosso anche dai piani formativi a cui appartiene, così come dalle regole relative ai prerequisiti associate al corso all’interno dei piani formativi stessi.

Il corso verrà rimosso anche da tutti i piani formativi a cui appartiene, insieme a tutte le regole dei prerequisiti ad esso associate. Se il corso è l'ultimo obbligatorio in un piano formativo, lo stato del piano cambierà da Pubblicato a In manutenzione. Inoltre, se agli studenti mancava solo questo corso obbligatorio per completare il piano, il loro stato di iscrizione verrà aggiornato da In corso a Completato.

Se un corso è associato a una Condizione basata sullo stato dell'iscrizione che regola la compilazione dei gruppi automatici, non sarà possibile eliminarlo, a meno che non venga prima rimosso dalla condizione del/i gruppo/i a cui è associato.

Vista studente

Al termine della configurazione del corso, selezionare Vista studente per vedere come gli studenti vedranno il corso dopo l’iscrizione.

Attenzione! Quando un Superadmin o un Power User clicca il bottone Vista studente, è automaticamente iscritto al corso.