Introduzione

Docebo permette di creare piani formativi e di assegnarli a singoli utenti, rami dell'organigramma o gruppi. I piani formativi sono degli elenchi di corsi che l'utente deve seguire secondo un ordine preciso. I piani formativi possono essere personalizzati per attivare regole di iscrizione specifiche, acquisti di corsi, certificazioni, e molto altro. Vediamo come.

Casi d'Uso

In qualità di Superadmin, è possibile utilizzare i piani formativi per veicolare il completamento dei corsi da parte degli studenti in modo sequenziale. Per esempio, si desidera che il Corso A sia completato prima del Corso B, e che il Corso B sia completato prima del Corso C e così via. In questo caso, è imperativo che gli utenti avanzino nel piano formativo completando i corsi nella sequenza definita dal Superadmin stesso. I piani formativi permettono di definire dei prerequisiti e mantenere alcuni corsi bloccati fino al completamento di altri corsi.

Configurazione Globale dei Piani Formativi

Il primo step è la configurazione dei parametri dei piani formativi. Connettersi alla piattaforma come Superadmin, quindi accedere al Menu Amministrazione cliccando l'icona ingranaggio in alto a destra, premere Configurazione nella sezione Impostazioni, quindi selezionare la sezione Piano Formativo.

Nella sezione Reindirizzamento, selezionare l'opzione per reindirizzare gli studenti alla pagina principale del piano formativo al completamento dei corsi che compongono un piano formativo. Quando si abilita questa opzione, il reindirizzamento non funziona se l'ultimo materiale didattico del corso è visualizzato in modalità fullscreen. In questo caso, gli studenti saranno reindirizzati alla pagina del corso e non alla pagina del piano formativo. Premere Salva per terminare.

Creare un Piano Formativo

Per creare un piano formativo, accedere al Menu Amministrazione, quindi selezionare Piani Formativi nella sezione E-Learning. Questa pagina elenca i piani formativi già configurati in piattaforma. Cliccare Nuovo Piano Formativo per iniziare la creazione di un nuovo piano formativo. La finestra pop-up utilizzata per creare il piano formativo è divisa in tre tab: Dettagli, Impostazioni e Condividi.

Nella tab Dettagli, definire il nome, la descrizione e il codice (opzionale) del piano formativo, quindi scegliere una thumbnail, o caricarne una. Il nome del piano formativo dovrebbe essere semplice e chiaro. Gli utenti dovrebbero capire l'argomento del piano solo leggendone il titolo. Assicurarsi che il nome del piano formativo non sia composto esclusivamente da caratteri speciali, in quanto potrebbero corrompere il formato dell'URL del piano stesso.

Spostarsi alla tab Impostazioni e definire se mostrare il piano formativo nei cataloghi. Quando si seleziona questa opzione, sarà visualizzata una terza tab, E-Commerce, per configurare il prezzo del piano formativo, e le relative opzioni di vendita.

È possibile definire i giorni di validità del piano formativo, consentendo l’accesso solo per un numero di giorni dopo l’iscrizione, o dopo il primo accesso. Selezionare una delle opzioni disponibili, in base alle esigenze:

• Dopo il primo accesso al corso. Il numero di giorni è calcolato dal primo accesso effettuato ad uno qualsiasi dei corsi che compongono il piano formativo.
• Dopo l’iscrizione al piano formativo. Il numero di giorni è calcolato dalla data di iscrizione dell’utente. Se l'iscrizione dell'utente è in di approvazione (ad esempio perché il pagamento è in sospeso, o l’iscrizione è in attesa dell’approvazione dell’Amministratore), il periodo di validità ha inizio dalla data di approvazione dell’iscrizione.

Se Discover, Coach & Share è abilitato in piattaforma, è possibile pubblicare il piano formativo in qualsiasi canale della piattaforma, ma ricorda che gli studenti lo vedranno solo se dispongono dei permessi di visibilità per il canale.

Infine, assegnare certificati, certificazioni e crediti al piano formativo, se necessario. Gli utenti potranno scaricare i certificati dalla pagina Le Mie Attività (tab Piani Formativi), o dalla pagina del piano formativo stesso. Le certificazioni sono disponibili dalla pagina Le Mie Attività, tab Certificazione.

Attenzione! I certificati per i piani formativi sono emessi solo quando l’utente ha completato TUTTI i corsi del piano formativo. Questa condizione vale anche se l’utente è iscritto solo ad alcuni corsi del piano formativo (e non a tutti). Inoltre, quando si rimuove l’associazione fra un piano formativo e un certificato, tutti gli utenti che hanno ottenuto il certificato completando il piano formativo perderanno il certificato. Fare molta attenzione quando si esegue questa azione.

Spostarsi alla tab Condividi, dove è possibile selezionare l’opzione per abilitare i link di iscrizione al piano formativo. Abilitando questa opzione, sarà possibile creare un link direttamente dalla piattaforma, e condividerlo con gli utenti all’esterno della piattaforma. Quando l’utente clicca sul link da un sito web esterno, sarà automaticamente iscritto al piano formativo.

Quando l’opzione Mostra questo piano formativo nel catalogo corsi nella tab Impostazioni è selezionata, è possibile configurare anche la tab E-Commerce. Selezionare l’opzione Metti in vendita questo piano formativo per attivare le opzioni di vendita per il piano. Definire il prezzo del piano formativo e se è possibile acquistarlo solo nel suo intero, o anche selezionando i corsi individualmente. Nel secondo caso, il prezzo finale sarà la somma dei corsi selezionati. Ulteriori informazioni sull’E-Commerce in piattaforma.

Cancellare un Piano Formativo

Per cancellare un piano formativo, cliccare sull'icona corrispondente nella riga del piano. Quando si cancella un piano formativo, i corsi al suo interno non sono cancellati, così come le iscrizioni degli utenti iscritti ai corsi inclusi nel piano formativo. Se si desidera annullare le iscrizioni dai corsi inclusi in un piano informativo cancellato, è necessario eseguire la cancellazione manualmente.

Assegnare i Corsi al Piano Formativo

Per assegnare corsi al piano formativo, premere l'icona Assegna Corsi nella riga del piano formativo (nell'elenco dei piani formativi), quindi premere Assegna Corsi nella pagina del piano formativo. Nella finestra pop-up, selezionare i corsi che si desidera aggiungere al piano e premere Conferma. La piattaforma mostrerà l'elenco dei corsi nell'ordine in cui sono stati selezionati, ma è possibile modificare l'ordine con l'icona Sposta (le frecce incrociate), quindi ordinando i corsi. È possibile definire un ordine di completamento del piano selezionando i prerequisiti dei corsi.

Nell'area Prerequisiti, è possibile definire di sbloccare un corso solo dopo che lo studente ha completato quello precedente. Selezionare il corso che si desidera sia il prerequisito di un altro corso, quindi premere Conferma.

È possibile definire dei requisiti su base temporale (es. il terzo corso del piano formativo sarà messo a disposizione tre giorni dopo che lo studente ha completato il secondo corso). Se si utilizza l'opzione Mesi, tenere presente che un mese viene calcolato come 31 giorni e non come il mese a calendario. Se necessario, ripetere la procedura per tutti i corsi inclusi nel piano.

È possibile aggiungere o rimuovere corsi al piano formativo in qualsiasi momento, ma questa operazione influirà sulla percentuale di completamento del piano formativo stesso. Per esempio, se un piano formativo è composto da tre corsi, e lo studente ne completa due, la percentuale di completamento del piano formativo sarà del 67%. Aggiungendo un corso al piano, la percentuale di completamento si ridurrà al 50%.

Attenzione! Consigliamo di non includere più di 500 corsi in un piano formativo, il corretto funzionamento della pagina del piano formativo non è garantito al di sopra di questa soglia.

Iscrivere gli Utenti al Piano Formativo

Dopo aver creato un piano formativo, è possibile associare gli utenti. Quando un utente è iscritto al piano formativo, è automaticamente iscritto a tutti i corsi che lo compongono. Selezionare l'icona Iscrivi Utenti nella riga del piano formativo (nell'elenco della pagina di gestione dei piani formativi), quindi premere Assegna Utenti nella pagina del piano formativo. Nella finestra pop up, selezionare gli utenti, i gruppi o i rami. Premere Conferma per completare la procedura.

Attenzione! Quando si selezionano dei rami dell’organigramma per iscrivere i relativi utenti a un piano formativo, per rendere più semplice e veloce la selezione dei rami, si vedrà un campo di testo in cui digitare il nome del ramo, in sostituzione all’elenco di rami da selezionare, nel caso in cui il numero di rami in piattaforma sia superiore a 1000.

Se il piano formativo fa parte di un catalogo, gli utenti potranno acquistare il piano o auto-iscriversi (in base alla configurazione del catalogo del corso e del piano formativo stesso). Se un Superadmin si iscrive ad un piano formativo, in Modalità Studente dovrà soddisfare gli stessi prerequisiti degli studenti per sbloccare i corsi del piano. Se un corso all’interno di un piano formativo è accessibile solo dopo il completamento di un altro corso, i Superadmin dovranno completare il corso per definirlo come prerequisito per procedere con la formazione e completare il piano formativo. In qualità di Superadmin, è comunque possibile gestire i corsi bloccati dall’area di Gestione Corsi del Menu Amministrazione.

Attenzione! L'iscrizione degli utenti a un piano formativo non considera le due seguenti Proprietà Avanzate del corso (tab Opzioni Catalogo): L'autoiscrizione è disponibile durante un periodo di tempo specifico e Autoiscrizione con approvazione dell'Admin (sezione Politiche di Iscrizione al catalogo). Queste due opzioni non saranno applicabili agli utenti iscritti ad un piano formativo.

Definire un Periodo di Validità per le Iscrizioni al Piano Formativo

Dopo aver iscritto gli utenti al piano formativo, è possibile definire un periodo di validità per la loro iscrizione. Questa opzione può risultare utile quando si utilizza l'opzione per impostare i giorni di validità del piano formativo in modo che gli utenti possano accedervi solo per un numero di giorni predefinito dopo l'iscrizione o dopo il primo accesso al piano formativo (come descritto nel capitolo Creare un Piano Formativo di questo articolo).

Per definire il periodo di validità delle iscrizioni, identificare il piano formativo nella pagina Piani Formativi e cliccare Iscrivi Utenti nella riga del piano formativo per accedere all'elenco degli utenti iscritti. Cliccare sul pulsante menu in fondo alla riga dell'utente e selezionare Modifica Iscrizione. Nel pop-up Modifica Iscrizione, definire un periodo di validità per l'iscrizione dell'utente selezionato. Dopo aver premuto il pulsante menu, è possibile utilizzare l'opzione Reset Periodo di Accesso per annullare il periodo di visibilità del piano formativo, e renderlo sempre visibile e accessibile per l'utente selezionato.

Definendo un periodo di validità del piano formativo o per le iscrizioni degli utenti del piano formativo, lo stesso periodo di validità sarà applicato a tutti i corsi inclusi nel piano. Se un utente prova ad accedere ad un corso al termine del periodo di validità, non potrà farlo. Se un corso appartiene a più piani formativi, e il periodo di validità dell'iscrizione scade in uno dei piani formativi, il corso sarà bloccato per l'utente nel piano formativo in questione, ma rimarrà comunque accessibile all'utente in altri piani formativi che applicano periodi di validità di iscrizione diversi.

Annullare l’Iscrizione degli Utenti da un Piano Formativo

Per annullare l’iscrizione di un utente da un piano formativo, cliccare l’icona Iscrivi Utenti nella riga del piano formativo e accedere all’elenco degli utenti iscritti. Cliccare ora l’icona X nella riga dell’utente per cui si desidera annullare l’iscrizione.

Nella finestra pop-up, definire se annullare l’iscrizione dell’utente anche dai corsi inclusi nel piano formativo. Si ricordi che l’iscrizione non sarà annullata per i corsi condivisi con altri piani formativi. Quando si seleziona questa opzione, è anche possibile scegliere se mantenere l’iscrizione per i corsi con stato completato e/o in corso.

Quando si cancella un'iscrizione, la piattaforma non esegue il reset del tracciamento dei materiali didattici inclusi nei corsi. Nel caso in cui l’utente sia re-inscritto al corso, lo stato di completamento del materiale didattico sarà ripristinato. Premere Conferma per completare l’operazione. In base al numero di cancellazioni, potrebbe essere avviata un’attività di background.

Power User e Piani Formativi

Quando si lavora con i Power User, considerare che:

• Quando un Power User è assegnato a tutti i corsi, manterrà visibilità completa anche ai piani formativi che ha creato
• Quando un Power User è assegnato a tutti i corsi e i piani formativi nei cataloghi visibili, manterrà visibilità completa anche sui corsi e i piani formativi che ha creato, anche se appartengono a cataloghi per i quali non ha visibilità
• Quando un Power User ha permessi di Modifica sui piani formativi e il permesso Può iscrivere solo studenti, se aggiunge uno o più corsi ad un piano formativo esistente, solo gli utenti assegnati al Power User saranno automaticamente iscritti al corso. I Power User non possono iscrivere utenti non direttamente a loro assegnati come risorse, nemmeno attraverso i piani formativi.

Notifiche

Per fare in modo che gli utenti e i manager siano sempre al corrente del verificarsi di determinati eventi, assicurarsi che l'app Notifiche sia attiva in piattaforma e di aver creato e configurato correttamente le notifiche che seguono:

Attenzione! Gli utenti e i manager riceveranno le notifiche solo se in piattaforma è attiva l'app Notifiche e se il Superadmin ha impostato correttamente le notifiche sopra elencate.

Consigli d'Utilizzo

• Utilizzare un piano formativo per:
  • generare un programma formativo misto
  • gestire un corso molto esteso da suddividere in corsi più piccoli
  • forzare gli studenti a completarei dei corsi secondo una sequenza predefinita
• Per un'esperienza ottimale, si consiglia di:
  • definire una descrizione del piano formativo breve, per concentrarsi meglio sulla lista dei corsi nella prima pagina del piano formativo
  • creare un materiale didattico (come una pagina HTML) come introduzione del piano formativo all'interno primo corso e un materiale didattico contenente la conclusione nell'ultimo corso
  • impostare dei prerequisiti chiari e comprensibili per gli utenti, in particolar modo se nel piano formativo sono presenti corsi in aula ed e-learning
  • se ci sono dei corsi configurati per la vendita attraverso la app E-Commerce, che fanno anche parte di un piano formativo non in vendita, gli utenti potranno accedere a quei corsi senza aquistarli, passando dal piano formativo
• Gestire diverse certificazioni nello stesso piano formativo: Se necessario, è possibile creare un piano formativo con diverse certificazioni allegate. Assegnare la certificazione creata con la app Certificazioni e Riqualificazione ai corsi inclusi nel piano formativo, non a livello di piano formativo. Ad esempio, è possibile definire un piano formativo che include corsi e-learning con certificazioni a rinnovo annuale, e corsi in aula con certificazioni che si rinnovano ogni tre anni.
• Gestire piani formativi in più lingue Se gli studenti in piattaforma parlano più lingue (per esempio italiano ed inglese), è possibile creare un piano formativo dove ogni corso è proposto in tutte le lingue necessarie agli studenti e definendo come equivalenti le versioni in lingue diverse dello stesso corso. In questo modo, agli studenti basterà frequentare il corso nelle lingua che preferiscono per avanzare nel piano formativo, indipendentemente dalla lingua scelta.