Docebo per Zoom

Introduzione

Per gli utenti di Zoom Meeting e Zoom Webinar, Docebo si integra con Zoom, in modo che gli utenti possano accedere alle sessioni di formazione dal vivo direttamente dai corsi ILT (formazione con istruttore), nelle proprie piattaforme. 

È necessario possedere un account attivo di Zoom e accettare i termini e le condizioni del contratto per portare correttamente a termine la configurazione. La licenza Zoom deve includere il supporto REST API, e la possibilità di gestire meeting e webinar.

Note

• L’integrazione è disponibile per Zoom SaaS, non supporta implementazioni on-premise
• Zoom for Government (si apre in una nuova scheda) non è attualmente supportato
• Maggiori dettagli sui webinar per i corsi ILT (formazione con istruttore) e VILT (formazione virtuale con istruttore) dai dispositivi mobili
• Quando si aggiorna un evento Zoom in Docebo, l'evento è cancellato e ricreato con lo stesso nome e le informazioni aggiornate in Zoom, causando l'aggiornamento dell'URL dell'evento. Nel caso in cui sia stato inviato l'URL del meeting ai partecipanti prima dell'aggiornamento dell'evento, sarà necessario inviare loro il nuovo URL affinché possano connettersi.

Attivare Zoom in Docebo

Attivare l'app Zoom come descritto nell'articolo della Knowledge Base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda Videoconferenza.

Creare un’applicazione Docebo in Zoom

Per creare un’applicazione in Zoom, connettersi in Zoom con un utente che dispone dei permessi necessari per accedere al Marketplace di Zoom, e per create delle app. Spostarsi alla pagina del profilo e aprire il menu a tendina Solutions, a destra.

Nel menu a tendina, selezionare Marketplace per accedere al sito web dell'app Marketplace. 

Nella parte superiore della pagina, aprire il menu a tendina Develop, quindi cliccare Build App.

Selezionare il tipo di app OAuth cliccando Create nella card corrispondente.

Iniziare il processo di creazione dell’app indicando il nome dell’app nel campo App Name, selezionando User-managed e rimuovendo la selezione dell'opzione Would you like to publish this app on Zoom App Marketplace, quindi cliccare Create.

Attenzione! L’App Name deve includere il prefisso docebo- , il suffisso -docebo o la parola chiave docebo al fine di essere correttamente identificata da Zoom.

Si accederà alla scheda App Credentials dell'app da dove è possibile configurare i campi elencati nella tabella che segue:

Lasciare la pagina aperta in una scheda o una finestra del browser come riferimento.

Spostarsi alla propria piattaforma Docebo, e creare un nuovo account Zoom. Connettersi come Superadmin e accedere al Menu amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in alto a destra. Identificare la sezione Zoom V2 e cliccare Gestione. Nella pagina di configurazione, cliccare Nuovo Account in alto a destra.

Copiare l'URL mostrato nella parte superiore del pannello di destra, tornare alla finestra o alla scheda Zoom App Credentials e incollare l'URL nel campo Redirect URL for OAuth. Inserire ora la parte del dominio del testo appena incollato nel campo Add allow lists in uno di questi formati: [platform_URL].docebosaas.com o [custom_domain]. Premere Continua. 

Nella sezione Information, completare la sezione Basic information per la propria app, inserendo la Long Name e la Description dell'app, il proprio Company Name, il nome (Name) e l’indirizzo email (Email Address) dello sviluppatore che si occupa dell’integrazione (come punto di contatto). Premere Continue per spostarsi alla sezione Features e di nuovo Continue per spostarsi alla scheda Scopes. Nel pop-up Add Scope, selezionare le opzioni che seguono:

• Se si è selezionato il tipo di sessione Meeting, spostarsi alla scheda Meetings e selezionare View and Manage Your Meetings
• Se si è selezionato il tipo di sessione Webinar, spostarsi alla scheda Webinar e selezionare View and Manage Your Webinars
• Indipendentemente dalla tipo di sessione selezionato (Meeting o Webinar), spostarsi alla scheda Recording e selezionare View Your Recordings. Quando questa opzione è selezionata, le registrazioni dei meeting e dei webinar saranno salvate alla fine della sessione VILT, e sarà possibile caricarli direttamente dal Cloud di Zoom alla piattaforma. Così come per il caricamento diretto, è possibile caricare in piattaforma file dal cloud di Zoom della dimensione massima di 800MB.
  

  Attenzione! Le registrazioni degli eventi sono aggiunte manualmente accedendo al singolo evento VILT (una volta terminato) nel player del corso, quindi premendo Aggiungi registrazione. 

  

  Selezionare Carica la registrazione e selezionare il file da caricare, Importa la registrazione da un URL esterno e indicare l'URL del file di registrazione o Use Zoom Meeting Recording (Usa registrazione riunione Zoom). Se si sceglie Use Zoom Meeting Recording, la registrazione Zoom associata al webinar sarà aggiunta automaticamente; non è possibile scegliere da un elenco o modificare nulla quando si utilizza questa opzione.

   

Dopo aver selezionato gli scope, premere Continue.

Nella scheda Activation, premere Add per aggiungere la propria app. Nel pop-up, selezionare Allow. La configurazione di Zoom per l'integrazione è completa.

Spostarsi sulla piattaforma Docebo Learn per completare e attivare l'integrazione.

Creare un account Zoom in Docebo

Tornare sulla piattaforma Docebo, dove si è precedentemente iniziata la creazione dell'account di Zoom. Nel pannello di destra, compilare tutte le informazioni digitanto l’Account Name di Zoom, e recuperando il Client ID e il Client Secret dall'app di Zoom, scheda Credentials. Selezionare il tipo di sessione: Meeting  o Webinar in base alla propria licenza Zoom.

• Selezionare l'opzione Meeting se si possiede una licenza Zoom Meeting. Quando si seleziona questa opzione, l'integrazione creerà un Room Meeting Zoom per ogni sessione ILT creata dall'account selezionato.
• Selezionare l'opzione Webinar se si possiede una licenza Zoom Webinar. Quando si seleziona questa opzione, l'integrazione creerà un Webinar Zoom per ogni sessione ILT creata dall'account selezionato.

Definire il numero massimo di sessioni per corso (fino a 999), il numero massimo di sessioni gestibili dall’account e il numero massimo di room attive contemporaneamente. Il numero massimo di room attive contemporaneamente è quello concordato nella propria licenza Zoom.

Premere Crea per creare il proprio account Zoom e finalizzare l'integrazione con Docebo.

Note sulla creazione degli account Zoom in Docebo

• Ogni account Zoom creato in Docebo può integrarsi solo con Zoom Meeting o con Zoom Webinar, non è possibile integrare entrambe le opzioni con lo stesso account. Nel caso in cui si sia in possesso di entrambi gli abbonamenti e sia necessario integrare sia Zoom Meeting che Zoom Webinar, sono necessari due account, uno per ogni opzione. 
• Quando ci si connette ad un meeting come Superadmin, Power User o istruttore del corso, si diventa host. Il nome dell'account connesso sarà quello che si è associato in Zoom. 
• La funzionalità di Single Sign On di Zoom non è supportata dell'integrazione con Docebo al fine di connettersi come istruttore o associare gli account con Zoom.

Attivare e gestire l’account Zoom in Docebo

Una volta creato e configurato l’account Zoom in Docebo, e una volta disponibile l'app di Docebo in Zoom, è necessario associare l’account Zoom di Docebo con l’account Zoom per completare l’integrazione. Connettersi a Docebo con l'utente che ha configurato l'account da associare, quindi accedere alla pagina di configurazione di Zoom in Docebo dal Menu Amministrazione, identificare l’account fra quelli disponibili, e cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga dell’account, quindi selezionare Associa.

Questa operazione potrebbe richiedere alcuni secondi. Una volta collegati gli account, l’integrazione è disponibile per la configurazione dei corsi ILT. 

È possibile modificare i dettagli dell’account cliccando sul menu ellipsis alla fine della riga dell’account, e selezionando Modifica. È possibile cancellare l’account selezionando Cancella dal menu ellipsis.

Una volta attivata l'app, è possibile creare un corso ILT.

Note sull'attivazione e sulla gestione del proprio account Zoom in Docebo

• L'integrazione di Docebo per Zoom non supporta Polls (sondaggi) e Breakout Rooms (gruppi di lavoro).
• A partire dal 30 Maggio 2020, Zoom richiede che tutte le sessioni, nuove e già programmate, siano obbligatoriamente protette da passcode. È necessario definire un passcode per ogni nuova sessione webinar Zoom, e aggiornare le sessioni Zoom già in programma aggiungendo il passcode nel campo dedicato nell’area di gestione della data della sessione. Il passcode è obbligatorio per la configurazione della sessione, ma gli studenti non dovranno inserirlo al momento della connessione. Il passcode è calcolato automaticamente da Docebo, e garantisce una complessità adeguata, quindi non abilitare le opzioni disponibili nella sezione Passcode Requirements di Zoom (Admin Menu - Account Management - scheda Account Settings).

Recuperare le credenziali dell'app da Zoom

Per recuperare il proprio Client ID e il Client Secret per configurare l’integrazione, connettersi al proprio account Zoom come amministratore e cliccare Manage in alto a destra, quindi selezionare l’opzione Created Apps a sinistra. Questa area elenca tutte le app precedentemente create. Cliccare sul nome dell’App per accedere alla relativa pagina, quindi selezionare App Credentials dal menu di sinistra.  Questa pagina mostra il Client ID e il Client Secret dell’app.

Attenzione! L’utente creato in Docebo per l’integrazione con Zoom non conta come utente attivo se non visualizza contenuti formativi formali dalla piattaforma. Conta unicamente ai fini dell’integrazione con Zoom.

Migrare a Zoom versione 3

Attenzione! Per ulteriori informazioni sulla versione 3 dell'integrazione con Zoom, fare riferimento all'articolo Docebo VILT per Zoom Versione 3.

Se si sta ancora utilizzando la versione 1 di Zoom, ricordiamo che questa versione dell’integrazione non è più supportata dal 21 Luglio 2020. L'integrazione con Zoom V2 non è più supportata dal 20 dicembre 2023 e sarà dismessa il 17 luglio 2024. L'elenco che segue mostra gli step necessari per migrare a Zoom V3:

1. Configurare l'integrazione con Zoom Versione 3 seguendo le istruzioni fornite in questo articolo. Zoom Versione 1, Zoom Versione 2 e Zoom Versione 3 possono essere installati contemporaneamente in piattaforma.
2. Utilizzare la nuova versione dell'integrazione per i corsi ILT in programma. L'integrazione Zoom versione 3 è identificata come Zoom versione 3 menu a tendina nella configurazione dei corsi ILT.
3. Se sono già state programmate sessioni ILT di Zoom versione 1 o Zoom versione 2, è necessario eliminarle e crearle da capo con Zoom versione 3.
4. Rimuovere l'integrazione con Zoom versione 1 e/o Zoom versione 2.
   

   Attenzione! È necessario eliminare le sessioni associate a Zoom versione 1 e Zoom versione 2 prima di rimuovere l'integrazione, non sarà più possibile eliminarle in seguito.

5. L'integrazione Zoom V1 è stata dismessa il 21 luglio 2020, quindi le sessioni ILT programmate con Zoom V1 non sono più accessibili o utilizzabili da Superadmin, Power User o studenti.