Introduzione
Per chi utilizza Microsoft Teams per la collaborazione e la formazione online, Docebo può integrarsi con questo strumento, in modo che gli utenti possano accedere a sessioni di collaborazione o di formazione live dai corsi webinar della piattaforma.
È necessario essere in possesso di un account Microsoft Teams attivo (non un account trial) e approvare i termini e le condizioni del contratto per configurare correttamente questa integrazione.
Consiglio d'utilizzo: per evitare che tutti i partecipanti si connettano alla riunione come relatori, configurare le seguenti autorizzazioni in Microsoft Teams:
| Permesso | Impostazione consigliata |
|---|---|
| Chi può evitare la sala d’attesa | Per attivare una lobby, cambiare l'impostazione in Solo io e co-organizzatori o I guest. |
| Chi può presentare | Persone specifiche o Solo io e i co-organizzatori |
| Chi può registrare | Organizzatori e relatori |
| Scegliere co-organizzatori | Definire almeno un altro organizzatore (possono essere gli istruttori). |
Prima di iniziare
Prima di configurare l'integrazione di VILT per Microsoft Teams, leggere attentamente le seguenti note importanti.
Prerequisiti
- Per utilizzare le API di Microsoft Teams in Docebo, è necessario disporre di una licenza di Microsoft 365 (la licenza deve essere come minimo Microsoft 365 Basic) per l’utente Microsoft Entra che effettuerà l'associazione con la piattaforma Docebo. Per ulteriori informazioni, consultare il sito di Microsoft (si apre in una nuova scheda).
- Se sono necessari più account in Docebo con lo stesso tenant Microsoft Entra ID, registrare una nuova app in Entra con un nuovo App ID e client secret. Non è possibile utilizzare più client secret per registrare un'app in account Docebo separati; ogni account necessita della propria Registrazione app.
Limitazioni
- L'integrazione è disponibile solo per Microsoft Teams SaaS e non supporta le implementazioni locali.
- Solo un account associato all'integrazione VILT per Microsoft Teams può essere l'organizzatore di un evento.
- Le Breakout Rooms (gruppi di lavoro) possono essere utilizzate all'interno dell'applicazione Microsoft Teams. Solo gli istruttori possono gestire le breakout room, a condizione che utilizzino l'applicazione Microsoft Teams.
- I diritti di relatore vengono assegnati dall'istruttore che avvia la riunione.
- Gli istruttori degli eventi live devono partecipare all'evento dall'app Microsoft Teams per desktop.
Scenari non supportati
- Le Breakout Rooms non sono supportate dall'integrazione se utilizzati in Webview.
Problemi noti
- Se un Superadmin modifica un meeting, sarà generato un nuovo URL per la riunione. Se la modifica è effettuata mentre il meeting è in corso, tutti i partecipanti che si collegano alla riunione dopo la generazione del nuovo URL si collegheranno a un meeting separato. È vivamente consigliato non apportare modifiche ai meeting in corso.
- Per evitare la scadenza del token, è necessario connettersi periodicamente con l'account utilizzato per l'integrazione. Per ulteriori informazioni, leggere l'articolo Aggiornare i token nella piattaforma di identità Microsoft (si apre in una nuova scheda). Docebo non ha alcun controllo sulla durata (e sulle possibili modifiche di durata) di questo token. Nell’eventualità in cui dovesse scadere, ti verrà richiesto di aggiornarlo per continuare a utilizzare questa integrazione.
Attivare l'app VILT per Microsoft Teams in Docebo
Attivare l'app Microsoft Teams come descritto nell'articolo della knowledge base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda Videoconferenza.
Creare e configurare l'app di Docebo in Microsoft Teams
Per configurare Docebo in Microsoft Teams, accedere all'Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra (Microsoft Entra admin center - si apre in una nuova scheda) e, nella scheda Applications (Applicazioni), premere App registrations (Registrazioni app).
Nella finestra App registrations, scegliere New Registration (Nuova registrazione) per iniziare il processo di registrazione dell'app.
Nella finestra seguente, definire un nome per l'app.
Accedere alla propria piattaforma Docebo per creare l'account Microsoft Teams. Effettuare il login come Superadmin e accedere al Menu amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio. Identificare la sezione VILT per Microsoft Teams e cliccare Gestione.
Nella pagina di gestione di VILT per Microsoft Teams, cliccare Nuovo account in alto a destra.
Copiare ora negli appunti l'URL di reindirizzamento OAuth di Microsoft Teams visualizzato nella parte superiore del pannello destro negli appunti e tornare alla scheda App registrations - Microsoft Entra admin center del browser.
Nella finestra Register an application (Registrare un'applicazione), spostarsi alla sezione Supported account types per scegliere i tipi di account supportati, assicurarsi di limitare l'elenco agli account nella propria directory organizzativa selezionando l'opzione Accounts in this organizational directory only, quindi spostarsi alla sezione Redirect URI (optional) per definire l'URI di reindirizzamento.
Nel menu a tendina Select a platform, selezionare la piattaforma Web e incollare l'URI copiato in precedenza dalla piattaforma Docebo nella casella di testo. Premere Register per terminare la registrazione dell'applicazione.
Attenzione! l'URI di reindirizzamento è definito in base al dominio a cui accede l'utente. Quando si utilizza un dominio personalizzato tramite la Gestione domini, assicurarsi di utilizzare l'URL del dominio personalizzato e non l'URL
https://[nome piattaforma].docebosaas.com/.
Si tornerà quindi alla pagina dell'Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra. Nel menu di sinistra, sotto Applications, premere App registrations per visualizzare la registrazione dell'app appena creata. Cliccare sul nome dell'applicazione per passare alla fase successiva.
L'Application (client) ID e il Directory (tenant) ID visualizzati nell'area Essentials (Basi) della pagina sono necessari per la creazione dell'account Microsoft Teams in Docebo. Premere Certificates & secrets (Certificati e segreti) nel menu Manage per generare il segreto client.
Spostarsi alla scheda Client secrets (Segreti client) per procedere e premere il pulsante New client secret per creare un nuovo segreto client.
Nel pannello a scomparsa, è possibile assegnare una descrizione (Description) al segreto client e impostare una data di scadenza (Expires) selezionando una durata personalizzata o con le date di inizio e fine. Il segreto client deve scadere entro due anni dalla data di inizio validità. Quindi, premere il pulsante Add per inserire il segreto client.
Si tornerà alla finestra Certificates and secrets dove saranno elencati il client secret, il suo valore e l'ID. Copiare e incollare il valore e l'ID in un luogo sicuro (ad esempio un editor di testo), poiché non sarà più possibile recuperarli una volta usciti da questa pagina.
OnlineMeetings.ReadWrite
Nel pannello a scomparsa, premere Microsoft Graph.
Nella pagina seguente, scegliere l'opzione Delegated Permissions per impostare autorizzazioni delegate.
Nell'elenco delle autorizzazioni devono essere concesse i seguenti permessi:
Nella sezione OpenID permissions, selezionare:
openidoffline_access
Nella sezione OnlineMeetings, selezionare:
OnlineMeetings.ReadWrite
Nella sezione User permissions (Autorizzazioni utente), nel caso in cui non sia già selezionato di default, selezionare:
User.read
Attenzione! Se l'opzione Mostra il calendario Meeting dell'istruttore è selezionata nelle impostazioni dell'account di VILT per Microsoft Teams, nella sezione Calendars è necessario selezionare:
Calendars.ReadWriteSe questa opzione non è attivata o richiesta, non è necessario impostare questa autorizzazione in Microsoft Entra.
Questa opzione è disponibile solo per le sessioni di tipo Meeting e permette di creare l'evento nel calendario Microsoft Teams del proprietario dell'account autorizzato in Docebo.
Infine, premere Add permissions per completare la configurazione delle autorizzazioni e aggiungerle. Ora, tornare a Docebo per completare e attivare l'integrazione.
Configurare Microsoft Teams in Docebo
Tornare alla piattaforma Docebo dove si ha iniziato la creazione dell’account Microsoft Teams. Nel pannello di destra, digitare il nome e la descrizione dell’account, quindi incollare il Client ID, il Tenant ID e il Client Secret (denominato Secret Value in Microsoft Entra) generati per l'app creata in Microsoft Entra. Selezionare il tipo di sessione, Meeting o Evento in base al tipo di eventi che saranno gestiti dall’account che si sta creando. È possibile creare e gestire più account Docebo con lo stesso account Microsoft Teams creando più app in Microsoft Teams.
Definire il numero massimo di sessioni per corso (fino a 999), il numero massimo di sessioni gestibili dall’account e il numero massimo di room attive contemporaneamente. Il numero massimo di room attive contemporaneamente è quello concordato nella propria licenza Microsoft Teams.
Premere Crea per terminare. Si sarà reindirizzati a Microsoft Teams per l'associazione dell'account con l'app. Una volta associato l’account, è possibile creare sessioni webinar per corsi ILT.
Gestire gli account Microsoft Teams in Docebo
È possibile eseguire nuovamente l'associazione fra l’account di Microsoft Teams creato in Docebo con l’account di Microsoft Teams. Connettersi in Docebo con le credenziali dell’utente che ha configurato l’account da associare, quindi accedere alla pagina di gestione di VILT per Microsoft Teams dal Menu amministrazione, identificare l’account nell’elenco degli account disponibili, cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’account e selezionare Associa. Questa operazione potrebbe richiedere alcuni secondi.
È possibile modificare i dettagli dell’account in qualsiasi momento, cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’account, e selezionando Modifica. Per eliminare l’account, selezionare Elimina sempre dal menu ellipsis.
Quando si modificano il Client ID, il Tenant ID e il Client Secret dell’account, è necessario sincronizzarlo nuovamente con Microsoft Teams selezionando l’opzione Associa e salvando le modifiche.
Istruttori
Affinché un utente sia un istruttore in VILT per Microsoft Teams, è necessario che prima associ il proprio account Docebo a Microsoft Teams utilizzando il Menu amministrazione in Docebo. Inoltre, è necessario che l'utente si connetta, almeno temporaneamente, come Superadmin in piattaforma poiché questa attività non può essere eseguita come normale utente. Non sono richiesti i diritti di amministrazione di Entra ID per eseguire questa azione con un account istruttore.
Affinché un utente Docebo possa partecipare a un webinar come istruttore in Microsoft Teams, l'account deve essere associato a un account individuale su Entra. L'istruttore della sessione sarà definito dall'account Microsoft Teams di Entra e l'account Microsoft Teams creato in Docebo verrà utilizzato per avviare la sessione. Questa procedura non si applica agli utenti che desiderano partecipare al webinar come studenti.
Gli istruttori che lanciano un nuovo webinar devono assicurarsi di aver effettuato l'accesso all'istanza di Teams associata all'app VILT per Microsoft Teams. Se non utilizzano l'account corretto o non hanno effettuato l'accesso, non potranno partecipare al webinar come istruttori, ma come partecipanti.
Attenzione! Se, in qualità di istruttore, non si riesce ad avviare una sessione webinar, verificare con un Superadmin se si dispone dei permessi necessari.
Riassociare VILT per Microsoft Teams con Entra
Disclaimer: questo capitolo è una guida per gli utenti che utilizzano questa integrazione da prima del 23 febbraio 2022. Quanto descritto in questo capitolo deve essere eseguito solo dopo l'aggiornamento di VILT per Microsoft team incluso nel rilascio di febbraio 2022. È obbligatorio riassociare la propria istanza il prima possibile dopo il rilascio di febbraio; la mancata riassociazione potrebbe causare problemi durante l'utilizzo di VILT per Microsoft Teams.
Il rilascio del 23 febbraio 2022 include delle migliorie all'integrazione di VILT per Microsoft Teams. Con questo aggiornamento sarà possibile aggiungere gli istruttori ai corsi ILT (formazione con istruttore) di tipo webinar senza che sia necessario che questi abbiano i privilegi di amministratori in Microsoft Entra, minimizzando i potenziali rischi all'infrastruttura.
Affinché questo aggiornamento sia effettivo, è necessario riassociare la propria integrazione di VILT per Microsoft Teams con Entra in base alle istruzioni che seguono.
Preparazione
Aprire Microsoft Entra nel proprio browser e connettersi al pannello Amministratore utilizzando le credenziali di amministratore Microsoft, quindi aprire un'altra scheda o un'altra finestra senza chiudere la scheda o la finestra di Entra. Accedere al Menu amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra, quindi cliccare Gestione nell'area Microsoft Teams nella propria piattaforma.
Per semplificare, in queste istruzioni faremo riferimento alla scheda Microsoft Entra come "scheda Entra" e alla scheda di Docebo per Microsoft Teams come "scheda Docebo".
Processo di associazione
Nella scheda Entra, accedere alla scheda Overview e copiare l'Application (client) ID.
Accedere ora alla scheda API Permissions. Cliccare il menu ellipsis nella riga Microsoft Graph e selezionare Revoke All Admin Consents. Cliccare quindi Yes remove nella finestra pop-up.
Sempre dalla scheda Entra, accedere alla scheda Certificates & secrets e cliccare New Client Secret. Nel pannello a scomparsa, definire una descrizione e modificare il periodo di validità nel menu a tendina definendolo a 24 mesi, quindi premere Add. Il nuovo codice Client Secret sarà visualizzato vicino alla descrizione appena inserita. Copiare il codice.
Passare quindi alla scheda Docebo, cliccare sul menu ellissi accanto all'account che si desidera associare nuovamente, e cliccare su Modifica. Incollare il nuovo codice nel campo Client secret e premere Conferma.
La piattaforma eseguirà un'associazione automatica con il server di Microsoft, confermata da un messaggio di successo.
Per qualsiasi domanda, contattare il Servizio clienti di Docebo dal Centro assistenza.