VILT per Microsoft Teams

Introduzione

Per le organizzazioni che utilizzano Microsoft Teams per la collaborazione e per la formazione online, Docebo può integrarsi con questo strumento, consentendo agli utenti di accedere alla formazione online erogata tramite Teams direttamente dai corsi ILT sulla loro piattaforma.

Quando si configura l'integrazione VILT per Microsoft Teams nella piattaforma, si potrà aggiungere uno o più account Microsoft Teams. 

Pertanto, durante la configurazione di un evento ILT, nella sezione Strumento per videoconferenza, sarà possibile selezionare Riunione VILT per Microsoft Teams come strumento e, successivamente, nella sezione Account, impostare uno degli account Teams già configurati.

Per informazioni introduttive, si consultino gli articoli relativi ai Corsi ILT e alle Sessioni ed eventi ILT.

Il presente articolo illustra come configurare l’integrazione VILT per Microsoft Teams e associare gli account degli istruttori, affinché possano ricoprire il ruolo di organizzatore della riunione.

Prerequisiti

È necessario disporre di un account Microsoft Teams attivo (non un account di prova) e rispettare i termini e le condizioni previsti dal proprio contratto, al fine di configurare correttamente questa integrazione.

• Per utilizzare le API di Microsoft Teams tramite la piattaforma Docebo, è indispensabile possedere una licenza Microsoft 365 (almeno Microsoft 365 Basic) associata all’utente Microsoft Entra che verrà utilizzato per l’associazione con la piattaforma Docebo. Ulteriori dettagli sono disponibili sul sito web di Microsoft (si apre in una nuova scheda).
• Nel caso in cui sia necessario configurare più account in Docebo utilizzando lo stesso tenant Microsoft Entra ID, sarà necessario creare una nuova registrazione App in Entra con un nuovo App ID e client secret. Non è possibile utilizzare più client secret creati per una singola registrazione App su account Docebo differenti; ogni account richiederà la propria registrazione App.
• L’integrazione è disponibile esclusivamente per Microsoft Teams SaaS e non supporta installazioni on-premise.

Informazioni su organizzatori, co-organizzatori e presentatori delle riunioni

L’organizzatore della riunione in Teams corrisponde all’account che pianifica la riunione. L’organizzatore ha la facoltà di assegnare ulteriori ruoli (co-organizzatori e presentatori).
→ Per ulteriori informazioni, si rimanda all’articolo Microsoft sui ruoli nelle riunioni Teams (si apre in una nuova scheda).

L’account organizzatore della riunione Teams deve:

• essere associato all’integrazione VILT for Microsoft Teams;
• essere assegnato alla sessione in qualità di istruttore 

Breakout rooms

Solo gli organizzatori hanno la possibilità di creare e gestire le breakout rooms. Inoltre, per svolgere tale attività, è necessario utilizzare l’applicazione desktop di Teams (non la web app). 

• I partecipanti possono invece accedere alle breakout rooms da qualsiasi piattaforma (desktop, web o mobile).

Istruttori 

Si raccomanda di associare un account MS Teams distinto per ciascun istruttore che debba rivestire il ruolo di organizzatore in un webinar.

In qualità di organizzatore, l’istruttore avrà la possibilità di avviare la riunione, gestire le breakout rooms, stabilire chi può presentare e, in generale, esercitare il controllo sul webinar. 

Problemi noti

• Se un Superadmin apporta una modifica a una riunione, viene generato un nuovo URL per la stessa. Qualora tale modifica avvenga durante lo svolgimento della riunione, tutti i partecipanti che si collegano dopo la generazione del nuovo URL saranno indirizzati a una riunione separata. Si raccomanda pertanto di evitare modifiche durante le riunioni in corso.
• L’account utilizzato per associare l’integrazione deve effettuare periodicamente l’accesso per evitare la scadenza del token. Per ulteriori dettagli, si rimanda all’articolo Microsoft Refresh tokens in the Microsoft identity platform (si apre in una nuova scheda). Docebo non esercita alcun controllo sulla durata (né su eventuali modifiche della durata) di questo token. In caso di scadenza, sarà necessario aggiornarlo per continuare a utilizzare l’integrazione. 
• Gli istruttori possono risultare correttamente associati in Docebo, ma riscontrare comunque errori di sincronizzazione a causa della scadenza silente del token di accesso.
  È necessario aggiornare periodicamente il token mediante una nuova autenticazione per mantenere valida l’integrazione. In caso di scadenza, l’istruttore dovrà riassociare l’integrazione o l’amministratore dovrà generare un nuovo client secret.

Attivare l'app VILT per Microsoft Teams in Docebo

Attivare l'app Microsoft Teams come descritto nell'articolo della knowledge base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda Videoconferenza.

Configurare un'applicazione in Microsoft Entra ID per il proprio account Teams

L'integrazione VILT per Microsoft Teams della piattaforma consente di aggiungere uno o più account Teams. È necessario registrare e configurare un'applicazione distinta per ciascun account Teams che si desidera utilizzare sulla piattaforma.

Questo capitolo illustra le procedure da seguire per configurare un'applicazione in Entra ID per un account Teams: Registrare un'applicazione in Microsoft Entra ID, Ottenere l'ID client, l'ID tenant e il client secret dell'applicazione in Entra ID, Configurare i permessi per l'applicazione in Entra ID.

Registrare un'applicazione in Microsoft Entra ID

Per iniziare, accedere all'Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra (Microsoft Entra admin center - si apre in una nuova scheda) e, sul menu di sinistra, selezionare la scheda Entra ID (Applicazioni) > App registrations (Registrazioni app).

Nella finestra App registrations, scegliere New Registration (Nuova registrazione) per iniziare il processo di registrazione dell'app.

Nella finestra Register an application (Registra un'applicazione), definire un nome per l'app.

Quindi, in Supported account types (Tipi di account supportati), seleziona l'opzione Accounts in this organizational directory only (Account solo in questa directory organizzativa).

Infine, accedere alla sezione Redirect URI (opzionale):

• Nel menu a tendina Seleziona una piattaforma, selezionare Web.
• Nella casella di testo adiacente, inserire l'URI composto aggiungendo /learn/msteams all'URL completo della propria piattaforma. Ad esempio:
  https://[platform_name].docebosaas.com/learn/msteams
  https://[platform custom domain]/learn/msteams

Nota bene: il Redirect URI deve essere definito in base al dominio su cui l’utente effettua l’accesso. Qualora venga utilizzato un dominio personalizzato, configurato in Gestione domini, assicurarsi di utilizzare l’URL del dominio personalizzato e non l’URL https://[platform name].docebosaas.com/.

Suggerimento: è possibile copiare il redirect URI dalla propria piattaforma come segue:

1. Selezionare Menu di navigazione > Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona a puzzle) > vILT per Microsoft Teams
2. Si aprirà la pagina principale di VILT per Microsoft Teams. In alto a destra, cliccare su + (nuovo account).
3. Nel pannello che si apre, copiare il valore riportato sotto Microsoft Teams OAuth redirect URL. (il medesimo valore viene utilizzato per tutti gli account Teams configurati nella piattaforma)

Infine, al termine della pagina di registrazione dell’app Entra ID, cliccare su Registra per completare la registrazione della nuova applicazione.

Ottenere l'ID client, l'ID tenant e il Client secret della propria app in Entra ID

Una volta che si ha registrato la propria app, si tornerà quindi alla pagina dell'Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra. Nel menu di sinistra, sotto Applications, premere App registrations per visualizzare la registrazione dell'app appena creata. Cliccare sul nome dell'applicazione per passare alla fase successiva.

L'Application (client) ID e il Directory (tenant) ID visualizzati nell'area Essentials (Basi) della pagina sono necessari per la creazione dell'account Microsoft Teams in Docebo. Premere Certificates & secrets (Certificati e segreti) nel menu Manage per generare il segreto client.

Spostarsi alla scheda Client secrets (Segreti client) per procedere e premere il pulsante New client secret per creare un nuovo segreto client.

Nel pannello a scomparsa, è possibile assegnare una descrizione (Description) al segreto client e impostare una data di scadenza (Expires) selezionando una durata personalizzata o con le date di inizio e fine. Il segreto client deve scadere entro due anni dalla data di inizio validità. Quindi, premere il pulsante Add per inserire il segreto client.

Si tornerà alla finestra Certificates and secrets dove saranno elencati il client secret, il suo valore e l'ID. Copiare e incollare il valore e l'ID in un luogo sicuro (ad esempio un editor di testo), poiché non sarà più possibile recuperarli una volta usciti da questa pagina.

Nota: Durante la configurazione di questo account Teams sulla piattaforma, sarà necessario inserire l'ID applicazione (Client), l'ID directory (Tenant) e il valore del segreto client precedentemente copiati dall'applicazione corrispondente in Entra ID. 

Impostare i permessi per la tua propria in Entra ID

Successivamente, mentre si è ancora nella pagina di configurazione della propria app in Entra ID, premere API permissions (Autorizzazioni API) nel menu Gestione e cliccare su Add a permission (Aggiungi un'autorizzazione).

Nel pannello a scomparsa, premere Microsoft Graph.

Nella pagina seguente, scegliere l'opzione Delegated Permissions per impostare autorizzazioni delegate.

Nell'elenco delle autorizzazioni devono essere concesse i seguenti permessi. Per un abbinamento riuscito sono necessari tutti e cinque questi permessi:

Nella sezione OpenID permissions, selezionare:

• openid
• offline_access

Nella sezione OnlineMeetings, selezionare:

• OnlineMeetings.ReadWrite

Nella sezione User permissions (Autorizzazioni utente), nel caso in cui non sia già selezionato di default, selezionare:

• User.read

• Calendars.ReadWrite

Una volta selezionato tutti i permessi, premere Add permissions per completare la configurazione.

Si prega di verificare che nella colonna Stato tutti i permessi risultino contrassegnati come Granted. È possibile effettuare questa operazione selezionando Grant admin consent in cima all'elenco.

Ora la configurazione dell'app in Entra ID è completa. Puoi passare alla configurazione dell'account Teams sulla piattaforma.

Configurare un account VILT per Microsoft Teams sulla piattaforma

Accedere alla piattaforma Docebo e navigare su Menu di navigazione > Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona a puzzle) > vILT per Microsoft Teams per accedere alla pagina principale di configurazione di VILT per Microsoft Teams. Qui verranno elencati tutti gli account Teams già configurati sulla piattaforma per questa integrazione.

Si segnala che è possibile creare e gestire più account sulla piattaforma utilizzando lo stesso account Microsoft Teams, mediante la creazione di più app in Microsoft Entra ID.

Nota: Prima di procedere con la configurazione di un account in questa sezione, è necessario aver precedentemente configurato un'app per l'account in Microsoft Entra ID.

Per aggiungere un nuovo account, cliccare sul pulsante + (nuovo account) situato in alto a destra e, nel pannello che si apre, compilare i campi come segue:

• Nome account e Descrizione: Questi identificano l'account Teams all'interno della piattaforma e saranno visibili al momento della selezione per la configurazione di un evento ILT.
• Client ID, Tenant ID e Client secret: Inserire l'Application ID (Client), il Directory ID (Tenant) e il Client secret Value copiati dall'applicazione Entra ID. Per ulteriori dettagli, consultare il capitolo Ottenere il Client ID, il Tenant ID e il Client secret della propria app in Entra ID.

Successivamente, nella sezione Opzioni, definire il numero massimo di sessioni consentite per corso (fino a 999), il numero massimo di sessioni gestibili da questo account e il numero massimo di stanze contemporanee. Si precisa che il numero di stanze contemporanee deve essere conforme a quanto previsto dalla licenza Microsoft Teams in uso.
Se si seleziona l'opzione Mostra calendario riunioni dell'istruttore, è necessario abilitare il permesso Calendars.ReadWrite nell'app Entra ID. Per maggiori informazioni, consultare il capitolo Configurare i permessi per la propria app in Entra ID.

Al termine della compilazione, cliccare su Crea. Si verrà reindirizzati a Microsoft Teams per completare l'abbinamento dell'app. Una volta che l'account sarà abbinato, sarà possibile selezionarlo durante la configurazione di un evento ILT impostando lo strumento di videoconferenza su VILT per riunioni Microsoft Teams, come illustrato nel capitolo Introduzione.

Gestire gli account Microsoft Teams in Docebo

È possibile eseguire nuovamente l'associazione fra l’account di Microsoft Teams creato in Docebo con l’account di Microsoft Teams. Connettersi in Docebo con le credenziali dell’utente che ha configurato l’account da associare, quindi accedere alla pagina di gestione di VILT per Microsoft Teams dal Menu di navigazione, identificare l’account nell’elenco degli account disponibili, cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’account e selezionare Associa. Questa operazione potrebbe richiedere alcuni secondi.

È possibile modificare i dettagli dell’account in qualsiasi momento, cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’account, e selezionando Modifica. Per eliminare l’account, selezionare Elimina sempre dal menu ellipsis.

Quando si modificano il Client ID, il Tenant ID e il Client Secret dell’account, è necessario sincronizzarlo nuovamente con Microsoft Teams selezionando l’opzione Associa e salvando le modifiche.

Istruttori

Affinché un utente sia un istruttore in VILT per Microsoft Teams, è necessario che prima associ il proprio account Docebo a Microsoft Teams utilizzando il Menu di navigazione in Docebo. Inoltre, è necessario che l'utente si connetta, almeno temporaneamente, come Superadmin in piattaforma poiché questa attività non può essere eseguita come normale utente. Non sono richiesti i diritti di amministrazione di Entra ID per eseguire questa azione con un account istruttore.

Affinché un utente Docebo possa partecipare a un webinar come istruttore in Microsoft Teams, l'account deve essere associato a un account individuale su Entra. L'istruttore della sessione sarà definito dall'account Microsoft Teams di Entra e l'account Microsoft Teams creato in Docebo verrà utilizzato per avviare la sessione. Questa procedura non si applica agli utenti che desiderano partecipare al webinar come studenti.

Gli istruttori che lanciano un nuovo webinar devono assicurarsi di aver effettuato l'accesso all'istanza di Teams associata all'app VILT per Microsoft Teams. Se non utilizzano l'account corretto o non hanno effettuato l'accesso, non potranno partecipare al webinar come istruttori, ma come partecipanti.

Attenzione! Se, in qualità di istruttore, non si riesce ad avviare una sessione webinar, verificare con un Superadmin se si dispone dei permessi necessari.

Riassociazione di VILT per Microsoft Teams con Entra ID

In determinate circostanze, potrebbe rendersi necessario riassociare l'integrazione VILT per Microsoft Teams con Microsoft Entra ID.

Tabella decisionale – Quando e come riassociare l'integrazione con Microsoft Teams

* Dal 23 febbraio 2022, l’integrazione VILT di Microsoft Teams è stata migliorata. Gli istruttori possono ora essere aggiunti ai corsi webinar ILT (Instructor-Led Training) senza la necessità di privilegi di Amministratore in Entra ID, riducendo il rischio per l’infrastruttura. Si consiglia di implementare questa miglioria per ottimizzare la propria integrazione.

Preparazione

Nel browser web, accedere al portale Microsoft Entra ID utilizzando le credenziali di amministratore Microsoft. Senza chiudere la scheda o la finestra di Entra, aprire una nuova scheda o finestra ed effettuare l’accesso alla piattaforma Docebo in qualità di Superadmin. Tramite l’icona dell’ingranaggio situata nell’angolo superiore destro, accedere al menu di navigazione e selezionare vILT per Microsoft Teams nella sezione Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona a puzzle).

Per chiarezza, in queste istruzioni la scheda o finestra di Microsoft Entra ID sarà denominata “scheda browser Entra”, mentre la scheda o finestra di VILT per Microsoft Teams sarà indicata come “scheda browser Docebo”.

Processo di associazione

Nota bene: Per accedere all’interfaccia di associazione nel Menu di navigazione, è necessario disporre dei permessi di Superadmin in Docebo. Tali permessi sono indispensabili per accedere alle impostazioni di integrazione di Microsoft Teams e completare la procedura di associazione.

Nella scheda browser Entra, accedere alla sezione Panoramica e copiare negli appunti l’ID applicazione (client).

Successivamente, accedere alla sezione Autorizzazioni API. Individuare la riga Microsoft Graph, cliccare sul pulsante ellissi (⋯) e selezionare Revoca tutti i consensi dell'amministratore. Confermare l’azione cliccando su Sì, rimuovi nella finestra di dialogo.

Nota: la revoca del consenso dell’amministratore non è generalmente richiesta quando si riassocia un istruttore configurato dopo il 23 febbraio 2022. Tale operazione è necessaria solo se le autorizzazioni dell’applicazione in Entra ID sono state modificate in modo significativo oppure se è necessario concedere un insieme più ampio di ambiti.

Nella maggior parte dei casi di riassociazione, è sufficiente aggiornare il client secret e procedere alla riassociazione dell’istruttore.

Sempre nella scheda browser Entra, accedere a Certificati e segreti e selezionare Nuovo client secret. Nel pannello laterale, inserire una descrizione identificativa e impostare la scadenza su 24 mesi tramite il menu a discesa. Successivamente, cliccare su Aggiungi. Il nuovo client secret sarà visualizzato accanto alla descrizione—copiarne immediatamente il valore, poiché non sarà più visibile in seguito.

Passare alla scheda browser Docebo, cliccare sul menu ellissi (⋯) accanto all’account da riassociare e selezionare Modifica. Incollare il nuovo client secret nel campo Client secret e selezionare Conferma.

Il sistema tenterà quindi di effettuare la riassociazione con Microsoft Entra ID. Al termine della procedura, verrà visualizzato un messaggio di conferma che attesta l’avvenuto aggiornamento dell’account.

Per qualsiasi necessità di supporto, è possibile aprire un ticket tramite il Customer Support di Docebo, utilizzando il Centro assistenza.