Introduzione
Per chi utilizza Microsoft Teams per la collaborazione e la formazione online, Docebo può integrarsi con questo strumento, in modo che gli utenti possano accedere a sessioni di collaborazione o di formazione online direttamente dai corsi webinar della piattaforma.
È necessario essere in possesso di un account Microsoft Teams attivo (non un account trial) e approvare i termini e le condizioni del contratto per configurare correttamente questa integrazione.
Attivare l'app Microsoft Teams in Docebo
Attivare l'app Microsoft Teams come descritto nell'articolo della Knowledge Base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella tab Videoconferenza.
Creare e configurare l'app di Docebo in Microsoft Teams
Per configurare Docebo in Microsoft Teams, accedere al centro amministrativo di Microsoft Entra (si apre in una nuova tab) e, nella tab Applicazioni, premere App Registrations.
Nella finestra App registrations, premere New Registration per iniziare il processo di registrazione dell'app.
Nella finestra seguente, definire un nome per l'app.
Accedere alla propria piattaforma Docebo per creare l'account Microsoft Teams. Effettuare il login come Superadmin e accedere al Menu Amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio. Identificare la sezione Microsoft Teams e cliccare Gestione.
Nella pagina di gestione di Microsoft Teams, cliccare Nuovo account in alto a destra.
Copiare ora negli appunti l'URL di reindirizzamento OAuth di Microsoft Teams visualizzato nella parte superiore del pannello destro negli appunti e tornare alla tab Microsoft Entra App registration del browser.
Nella finestra Register an application, spostarsi alla sezione Supported account types e assicurarsi di selezionare l'opzione Accounts in this organizational directory only, quindi spostarsi alla sezione Redirect URI (optional).
Nel menu a tendinda Select a platform, selezionare Web e incollare l'URI copiato in precedenza in Docebo Learn nella casella di testo. Premere Register per terminare la registrazione dell'applicazione.
Attenzione! L'URI di reindirizzamento è definito in base al dominio a cui accede l'utente. Quando si utilizza l'app Dominio personalizzato, assicurarsi di utilizzare l'URL del dominio personalizzato e non l'URL https://[platform name].docebosaas.com/.
Si tornerà quindi alla pagina Microsoft Entra admin center . Nel menu di sinistra, alla voce Applications, premere App registrations per visualizzare la registrazione dell'app appena creata. Cliccare sul nome dell'applicazione per passare alla fase successiva.
L'Application (client) ID e il Directory (tenant) ID visualizzati nell'area Essentials della pagina sono necessari per la creazione dell'account Microsoft Teams in Docebo. Premere Certificates & secrets nel menu Manage per generare il Client Secret.
Spostarsi alla tab Client secrets per procedere e premere il pulsante New client secret.
Nel pannello a scomparsa è possibile assegnare una descrizione al client secret e impostare una data di scadenza scegliendo una durata predefinita selezionando una durata personalizzata con le date di inizio e fine. Il client secret deve scadere entro due anni dalla data di inizio validità. Quindi, premere il pulsante Add per inserire il client secret.
Si tornerà alla finestra Certificates and secrets dove ora sono elencati il client secret, il suo valore e l'ID. Copiare e incollare il valore e l'ID in un luogo sicuro (ad esempio un editor di testo), poiché non sarà più possibile recuperarli una volta usciti da questa pagina.
Premere ora API permissions nel menu Manage e cliccare Add a permission.
Nel pannello a scomparsa, premere Microsoft Graph.
Nella pagina seguente, scegliere l'opzione Delegated Permissions.
Nell'elenco delle autorizzazioni devono essere concesse le seguenti autorizzazioni:
Nella sezione OpenID permissions, selezionare:
openidoffline_access
Nella sezione OnlineMeetings, selezionare:
OnlineMeetings.ReadWrite
Nella sezione User permissions, nel caso in cui non sia già selezionato di default, selezionare:
User.read
Attenzione! Se l'opzione Mostra il calendario Meeting dell'istruttore è selezionata nelle impostazioni dell'account di Docebo VILT per Microsoft Teams, nella sezione Calendars è necessario selezionare:
Se questa opzione non è attivata o richiesta, non è necessario impostare questa autorizzazione in Microsoft Entra.
Calendars.ReadWrite
Infine, premere Add Permissions per completare la configurazione. Ora, tornare a Docebo per completare e attivare l'integrazione.
Configurare Microsoft Teams in Docebo
Tornare alla piattaforma Docebo dove è iniziata la creazione dell’account di Microsoft Teams. Nel pannello di destra, digitare il nome e la descrizione dell’account, quindi incollare il Client ID, il Tenant ID e il Client Secret generati per l'app creata in Microsoft Azure. Selezionare il tipo di sessione, Meeting o Event in base al tipo di eventi che saranno gestiti dall’account che si sta creando. È possibile creare e gestire più account Docebo con lo stesso account di Microsoft Teams, creando più app in Microsoft Teams.
Definire il numero massimo di sessioni per corso (fino a 999), il numero massimo di sessioni gestibili dall’account e il numero massimo di room attive contemporaneamente. Il numero massimo di room attive contemporaneamente è quello concordato nella propria licenza Microsoft Teams.
Premere Crea per terminare. Si sarà reindirizzati a Microsoft Teams per l'associazione dell'account con l'app. Una volta associato l’account, è possibile creare sessioni webinar per corsi ILT.
Gestire gli account Microsoft Teams in Docebo
È possibile eseguire nuovamente l'associazione fra l’account di Microsoft Teams creato in Docebo con l’account di Microsoft Teams. Connettersi in Docebo con l’utente che ha configurato l’account da associare, quindi accedere alla pagina di gestione di Microsoft Teams dal Menu Amministrazione, identificare l’account nell’elenco degli account disponibili, cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’account e selezionare Associa. Questa operazione potrebbe richiedere alcuni secondi.
È possibile modificare i dettagli dell’account in qualsiasi momento, cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’account, e selezionando Modifica. Per eliminare l’account, selezionare Elimina sempre dal menu ellipsis.
Quando si modificano il Client ID, il Tenant ID e il Client Secret dell’account, è necessario sincronizzarlo nuovamente con Microsoft Teams selezionando l’opzione Associa e salvando le modifiche.
Attenzione! Ogni volta che si modificano i permessi, è necessario generare un nuovo secret in Azure, reinserirlo in piattaforma e associare nuovamente l'applicazione.
Istruttori
Affinché un utente sia un istruttore in Docebo per Microsoft Teams, è necessario che prima associ il proprio account Docebo a Microsoft Teams utilizzando il Menu Amministrazione in Docebo. È necessario che l'utente si connetta, almeno temporaneamente, come Superadmin in piattaforma poiché questa attività non può essere eseguita come normale utente.
Affinché un utente Docebo possa partecipare a un webinar come istruttore in Microsoft Teams, l'account deve essere associato a un account individuale su Azure. L'istruttore della sessione sarà definito dall'account Microsoft Teams di Azure e l'account Microsoft Teams creato in Docebo verrà utilizzato per avviare la sessione. Questa procedura non si applica agli utenti che desiderano partecipare al webinar come studenti.
Gli istruttori che lanciano un nuovo webinar devono assicurarsi di aver effettuato l'accesso all'istanza di Teams associata all'app Docebo per Microsoft Teams. Se non utilizzano l'account corretto o non hanno effettuato l'accesso non potranno partecipare al webinar come istruttori, ma come partecipanti.
Riassociare Docebo per Microsoft Teams con Azure
Questo capitolo è una guida per gli utenti che utilizzano questa integrazione da prima del 23 febbraio 2022. Quanto descritto in questo capitolo deve essere eseguito solo dopo l'aggiornamento di Docebo per Microsoft team incluso nel rilascio mensile di febbraio 2022. È obbligatorio riassociare la propria istanza il prima possibile dopo il rilascio di febbraio, la mancata riassociazione potrebbe causare problemi durante l'utilizzo di Docebo per Microsoft Teams.
Il rilascio del 23 febbraio 2022 include delle migliorie all'integrazione di Docebo per Microsoft Teams. Con questo aggiornamento sarà possibile aggiungere gli istruttori ai corsi ILT (Instructor-Led Training) di tipo webinar senza che sia necessario che questi abbiano i privilegi di amministratori in Microsoft Azure, minimizzando i potenziali rischi all'infrastruttura. Affinché questo aggiornamento sia effettivo, è necessario riassociare la propria integrazione di Docebo per Microsoft Teams con Azure in base alle istruzioni che seguono.
Preparazione
Aprire Microsoft Azure nel proprio browser e connettersi al pannello Amministratore utilizzando le credenziali di Microsoft, quindi aprire un'altra tab o un'altra finestra senza chiudere la tab o la finestra di Azure, e accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra, quindi cliccare Gestione nell'area Microsoft Teams nella propria piattaforma.
Per semplificare, in queste istruzioni faremo riferimento alla tab Microsoft Azure come "tab Azure" e alla tab di Docebo per Microsoft Teams come "tab Docebo".
Processo di associazione
Nella tab Azure, accedere alla tab Overview e copiare l'Application (client) ID.
Accedere ora alla tab API Permissions. Cliccare il menu ellipsis nella riga Microsoft Graph e selezionare Revoke All Admin Consents. Cliccare quindi Yes remove nella finestra pop-up.
Sempre dalla tab Azure, accedere alla tab Certificates and Secrets e cliccare New Client Secret. Nel pannello a scomparsa, definire una descrizione e modificare il periodo di validità nel menu a tendina definendolo a 24 mesi, quindi premere Add. Il nuovo codice Client Secret sarà visualizzato vicino alla descrizione appena inserita. Copiare il codice.
Passare alla tab Docebo, cliccare il menu ellipsis vicino all'account che si desidera riassociare e selezionare Modifica. Incollare il nuovo Client Secret nel campo Client Secret e premere Conferma. La piattaforma eseguirà un'associazione automatica con il server di Microsoft, confermata da un messaggio di successo.
Per qualsiasi domanda, contattare il Servizio Clienti di Docebo dall'Help Center.
Note importanti
- L'integrazione è disponibile solo per Microsoft Teams SaaS e non supporta le implementazioni locali.
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Solo un account associato all'integrazione di Docebo per Microsoft Teams può essere l'organizzatore di un evento.
- Le Breakout Rooms (gruppi di lavoro) possono essere utilizzate all'interno dell'applicazione Microsoft Teams. Non sono supportate dall'integrazione se utilizzati in Webview.
- L'istruttore che avvia la riunione riceve i diritti di relatore.
- Gli istruttori degli eventi live devono partecipare all'evento dall'app desktop di Microsoft Teams.
- Per utilizzare le API di Microsoft Teams in Docebo, è necessario disporre di una licenza di Office 365 (la licenza deve essere come minimo Office 365 Basic) per l'utente Azure che sarà associato alla piattaforma Docebo. Maggiori informazioni sul sito Microsoft (si apre in una nuova tab).
- Se un Superadmin modifica un meeting, sarà generato un nuovo URL per la riunione. Se la modifica è effettuata mentre il meeting è in corso, tutti i partecipanti che si collegano alla riunione dopo la generazione del nuovo URL si collegheranno a un meeting separato. È vivamente consigliato non apportare modifiche ai meeting in corso.