Introduzione

Per coloro che utilizzano Microsoft Teams per la collaborazione e per la formazione online, Docebo può integrarsi con questo strumento, in modo che i propri utenti possano accedere a sessioni di formazione dal vivo e di collaborazione direttamente nei corsi webinar sulle loro piattaforme. Questo articolo fornisce informazioni su come configurare l'integrazione VILT per Microsoft Teams e associare gli account degli istruttori affinché possano avere il ruolo di organizzatore della riunione. 

Prerequisiti

È necessario disporre di un account Microsoft Teams attivo (non un account di prova) e rispettare i termini e le condizioni previsti dal proprio contratto, al fine di configurare correttamente questa integrazione.

• Per utilizzare le API di Microsoft Teams tramite la piattaforma Docebo, è indispensabile possedere una licenza Microsoft 365 (almeno Microsoft 365 Basic) associata all’utente Microsoft Entra che verrà utilizzato per l’associazione con la piattaforma Docebo. Ulteriori dettagli sono disponibili sul sito web di Microsoft (si apre in una nuova scheda).
• Nel caso in cui sia necessario configurare più account in Docebo utilizzando lo stesso tenant Microsoft Entra ID, sarà necessario creare una nuova registrazione App in Entra con un nuovo App ID e client secret. Non è possibile utilizzare più client secret creati per una singola registrazione App su account Docebo differenti; ogni account richiederà la propria registrazione App.
• L’integrazione è disponibile esclusivamente per Microsoft Teams SaaS e non supporta installazioni on-premise.

Informazioni su organizzatori, co-organizzatori e presentatori delle riunioni

L’organizzatore della riunione in Teams corrisponde all’account che pianifica la riunione. L’organizzatore ha la facoltà di assegnare ulteriori ruoli (co-organizzatori e presentatori).
→ Per ulteriori informazioni, si rimanda all’articolo Microsoft sui ruoli nelle riunioni Teams (si apre in una nuova scheda).

L’account organizzatore della riunione Teams deve:

• essere associato all’integrazione VILT for Microsoft Teams;
• essere assegnato alla sessione in qualità di istruttore 

Breakout rooms

Solo gli organizzatori hanno la possibilità di creare e gestire le breakout rooms. Inoltre, per svolgere tale attività, è necessario utilizzare l’applicazione desktop di Teams (non la web app). 

• I partecipanti possono invece accedere alle breakout rooms da qualsiasi piattaforma (desktop, web o mobile).

Istruttori 

Si raccomanda di associare un account MS Teams distinto per ciascun istruttore che debba rivestire il ruolo di organizzatore in un webinar.

In qualità di organizzatore, l’istruttore avrà la possibilità di avviare la riunione, gestire le breakout rooms, stabilire chi può presentare e, in generale, esercitare il controllo sul webinar. 

Problemi noti

• Se un Superadmin apporta una modifica a una riunione, viene generato un nuovo URL per la stessa. Qualora tale modifica avvenga durante lo svolgimento della riunione, tutti i partecipanti che si collegano dopo la generazione del nuovo URL saranno indirizzati a una riunione separata. Si raccomanda pertanto di evitare modifiche durante le riunioni in corso.
• L’account utilizzato per associare l’integrazione deve effettuare periodicamente l’accesso per evitare la scadenza del token. Per ulteriori dettagli, si rimanda all’articolo Microsoft Refresh tokens in the Microsoft identity platform (si apre in una nuova scheda). Docebo non esercita alcun controllo sulla durata (né su eventuali modifiche della durata) di questo token. In caso di scadenza, sarà necessario aggiornarlo per continuare a utilizzare l’integrazione. 
• Gli istruttori possono risultare correttamente associati in Docebo, ma riscontrare comunque errori di sincronizzazione a causa della scadenza silente del token di accesso.
  È necessario aggiornare periodicamente il token mediante una nuova autenticazione per mantenere valida l’integrazione. In caso di scadenza, l’istruttore dovrà riassociare l’integrazione o l’amministratore dovrà generare un nuovo client secret.

Attivare l'app VILT per Microsoft Teams in Docebo

Attivare l'app Microsoft Teams come descritto nell'articolo della knowledge base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda Videoconferenza.

Creare e configurare l'app di Docebo in Microsoft Teams

Per configurare Docebo in Microsoft Teams, accedere all'Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra (Microsoft Entra admin center - si apre in una nuova scheda) e, nella scheda Applications (Applicazioni), premere App registrations (Registrazioni app).

Nella finestra App registrations, scegliere New Registration (Nuova registrazione) per iniziare il processo di registrazione dell'app.

Nella finestra seguente, definire un nome per l'app.

Accedere alla propria piattaforma Docebo per creare l'account Microsoft Teams. Effettuare il login come Superadmin e accedere al Menu amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio. Identificare la sezione VILT per Microsoft Teams e cliccare Gestione.

Nella pagina di gestione di VILT per Microsoft Teams, cliccare Nuovo account in alto a destra.

Copiare ora negli appunti l'URL di reindirizzamento OAuth di Microsoft Teams visualizzato nella parte superiore del pannello destro negli appunti e tornare alla scheda App registrations - Microsoft Entra admin center del browser.

Nella finestra Register an application (Registrare un'applicazione), spostarsi alla sezione Supported account types per scegliere i tipi di account supportati, assicurarsi di limitare l'elenco agli account nella propria directory organizzativa selezionando l'opzione Accounts in this organizational directory only, quindi spostarsi alla sezione Redirect URI (optional) per definire l'URI di reindirizzamento.

Nel menu a tendina Select a platform, selezionare la piattaforma Web e incollare l'URI copiato in precedenza dalla piattaforma Docebo nella casella di testo. Premere Register per terminare la registrazione dell'applicazione.

Attenzione! l'URI di reindirizzamento è definito in base al dominio a cui accede l'utente. Quando si utilizza un dominio personalizzato tramite la Gestione domini, assicurarsi di utilizzare l'URL del dominio personalizzato e non l'URL https://[nome piattaforma].docebosaas.com/.

Si tornerà quindi alla pagina dell'Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra. Nel menu di sinistra, sotto Applications, premere App registrations per visualizzare la registrazione dell'app appena creata. Cliccare sul nome dell'applicazione per passare alla fase successiva.

L'Application (client) ID e il Directory (tenant) ID visualizzati nell'area Essentials (Basi) della pagina sono necessari per la creazione dell'account Microsoft Teams in Docebo. Premere Certificates & secrets (Certificati e segreti) nel menu Manage per generare il segreto client.

Spostarsi alla scheda Client secrets (Segreti client) per procedere e premere il pulsante New client secret per creare un nuovo segreto client.

Nel pannello a scomparsa, è possibile assegnare una descrizione (Description) al segreto client e impostare una data di scadenza (Expires) selezionando una durata personalizzata o con le date di inizio e fine. Il segreto client deve scadere entro due anni dalla data di inizio validità. Quindi, premere il pulsante Add per inserire il segreto client.

Si tornerà alla finestra Certificates and secrets dove saranno elencati il client secret, il suo valore e l'ID. Copiare e incollare il valore e l'ID in un luogo sicuro (ad esempio un editor di testo), poiché non sarà più possibile recuperarli una volta usciti da questa pagina.

OnlineMeetings.ReadWrite

Nel pannello a scomparsa, premere Microsoft Graph.

Nella pagina seguente, scegliere l'opzione Delegated Permissions per impostare autorizzazioni delegate.

Nell'elenco delle autorizzazioni devono essere concesse i seguenti permessi:

Nella sezione OpenID permissions, selezionare:

• openid
• offline_access

Nella sezione OnlineMeetings, selezionare:

• OnlineMeetings.ReadWrite

Nella sezione User permissions (Autorizzazioni utente), nel caso in cui non sia già selezionato di default, selezionare:

• User.read

Attenzione! Se l'opzione Mostra il calendario Meeting dell'istruttore è selezionata nelle impostazioni dell'account di VILT per Microsoft Teams, nella sezione Calendars è necessario selezionare:

• Calendars.ReadWrite

Se questa opzione non è attivata o richiesta, non è necessario impostare questa autorizzazione in Microsoft Entra.

Questa opzione è disponibile solo per le sessioni di tipo Meeting e permette di creare l'evento nel calendario Microsoft Teams del proprietario dell'account autorizzato in Docebo.

Infine, premere Add permissions per completare la configurazione delle autorizzazioni e aggiungerle. Ora, tornare a Docebo per completare e attivare l'integrazione.

Configurare Microsoft Teams in Docebo

Tornare alla piattaforma Docebo dove si ha iniziato la creazione dell’account Microsoft Teams. Nel pannello di destra, digitare il nome e la descrizione dell’account, quindi incollare il Client ID, il Tenant ID e il Client Secret (denominato Secret Value in Microsoft Entra) generati per l'app creata in Microsoft Entra. Selezionare il tipo di sessione, Meeting o Evento in base al tipo di eventi che saranno gestiti dall’account che si sta creando. È possibile creare e gestire più account Docebo con lo stesso account Microsoft Teams creando più app in Microsoft Teams.

Definire il numero massimo di sessioni per corso (fino a 999), il numero massimo di sessioni gestibili dall’account e il numero massimo di room attive contemporaneamente. Il numero massimo di room attive contemporaneamente è quello concordato nella propria licenza Microsoft Teams.

Premere Crea per terminare. Si sarà reindirizzati a Microsoft Teams per l'associazione dell'account con l'app. Una volta associato l’account, è possibile creare sessioni webinar per corsi ILT.

Gestire gli account Microsoft Teams in Docebo

È possibile eseguire nuovamente l'associazione fra l’account di Microsoft Teams creato in Docebo con l’account di Microsoft Teams. Connettersi in Docebo con le credenziali dell’utente che ha configurato l’account da associare, quindi accedere alla pagina di gestione di VILT per Microsoft Teams dal Menu amministrazione, identificare l’account nell’elenco degli account disponibili, cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’account e selezionare Associa. Questa operazione potrebbe richiedere alcuni secondi.

È possibile modificare i dettagli dell’account in qualsiasi momento, cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’account, e selezionando Modifica. Per eliminare l’account, selezionare Elimina sempre dal menu ellipsis.

Quando si modificano il Client ID, il Tenant ID e il Client Secret dell’account, è necessario sincronizzarlo nuovamente con Microsoft Teams selezionando l’opzione Associa e salvando le modifiche.

Istruttori

Affinché un utente sia un istruttore in VILT per Microsoft Teams, è necessario che prima associ il proprio account Docebo a Microsoft Teams utilizzando il Menu amministrazione in Docebo. Inoltre, è necessario che l'utente si connetta, almeno temporaneamente, come Superadmin in piattaforma poiché questa attività non può essere eseguita come normale utente. Non sono richiesti i diritti di amministrazione di Entra ID per eseguire questa azione con un account istruttore.

Affinché un utente Docebo possa partecipare a un webinar come istruttore in Microsoft Teams, l'account deve essere associato a un account individuale su Entra. L'istruttore della sessione sarà definito dall'account Microsoft Teams di Entra e l'account Microsoft Teams creato in Docebo verrà utilizzato per avviare la sessione. Questa procedura non si applica agli utenti che desiderano partecipare al webinar come studenti.

Gli istruttori che lanciano un nuovo webinar devono assicurarsi di aver effettuato l'accesso all'istanza di Teams associata all'app VILT per Microsoft Teams. Se non utilizzano l'account corretto o non hanno effettuato l'accesso, non potranno partecipare al webinar come istruttori, ma come partecipanti.

Attenzione! Se, in qualità di istruttore, non si riesce ad avviare una sessione webinar, verificare con un Superadmin se si dispone dei permessi necessari.

Riassociazione di VILT per Microsoft Teams con Entra ID

In determinate circostanze, potrebbe rendersi necessario riassociare l'integrazione VILT per Microsoft Teams con Microsoft Entra ID.

Tabella decisionale – Quando e come riassociare l'integrazione con Microsoft Teams

* Dal 23 febbraio 2022, l’integrazione VILT di Microsoft Teams è stata migliorata. Gli istruttori possono ora essere aggiunti ai corsi webinar ILT (Instructor-Led Training) senza la necessità di privilegi di Amministratore in Entra ID, riducendo il rischio per l’infrastruttura. Si consiglia di implementare questa miglioria per ottimizzare la propria integrazione.

Preparazione

Nel browser web, accedere al portale Microsoft Entra ID utilizzando le credenziali di amministratore Microsoft. Senza chiudere la scheda o la finestra di Entra, aprire una nuova scheda o finestra ed effettuare l’accesso alla piattaforma Docebo in qualità di Superadmin. Tramite l’icona dell’ingranaggio situata nell’angolo superiore destro, accedere al menu amministrazione e selezionare Gestisci nella sezione VILT per Microsoft Teams.

Per chiarezza, in queste istruzioni la scheda o finestra di Microsoft Entra ID sarà denominata “scheda browser Entra”, mentre la scheda o finestra di VILT per Microsoft Teams sarà indicata come “scheda browser Docebo”.

Processo di associazione

Nota bene: Per accedere all’interfaccia di associazione nel Menu amministrazione, è necessario disporre dei permessi di Superadmin in Docebo. Tali permessi sono indispensabili per accedere alle impostazioni di integrazione di Microsoft Teams e completare la procedura di associazione.

Nella scheda browser Entra, accedere alla sezione Panoramica e copiare negli appunti l’ID applicazione (client).

Successivamente, accedere alla sezione Autorizzazioni API. Individuare la riga Microsoft Graph, cliccare sul pulsante ellissi (⋯) e selezionare Revoca tutti i consensi dell'amministratore. Confermare l’azione cliccando su Sì, rimuovi nella finestra di dialogo.

Nota: la revoca del consenso dell’amministratore non è generalmente richiesta quando si riassocia un istruttore configurato dopo il 23 febbraio 2022. Tale operazione è necessaria solo se le autorizzazioni dell’applicazione in Entra ID sono state modificate in modo significativo oppure se è necessario concedere un insieme più ampio di ambiti.

Nella maggior parte dei casi di riassociazione, è sufficiente aggiornare il client secret e procedere alla riassociazione dell’istruttore.

Sempre nella scheda browser Entra, accedere a Certificati e segreti e selezionare Nuovo client secret. Nel pannello laterale, inserire una descrizione identificativa e impostare la scadenza su 24 mesi tramite il menu a discesa. Successivamente, cliccare su Aggiungi. Il nuovo client secret sarà visualizzato accanto alla descrizione—copiarne immediatamente il valore, poiché non sarà più visibile in seguito.

Passare alla scheda browser Docebo, cliccare sul menu ellissi (⋯) accanto all’account da riassociare e selezionare Modifica. Incollare il nuovo client secret nel campo Client secret e selezionare Conferma.

Il sistema tenterà quindi di effettuare la riassociazione con Microsoft Entra ID. Al termine della procedura, verrà visualizzato un messaggio di conferma che attesta l’avvenuto aggiornamento dell’account.

Per qualsiasi necessità di supporto, è possibile aprire un ticket tramite il Customer Support di Docebo, utilizzando il Centro assistenza.

Dismissione di Microsoft Teams live events

A partire dal 27 aprile 2026, l’integrazione VILT per Microsoft Teams supporterà esclusivamente Microsoft Teams Meetings; l’opzione Live Events non sarà più disponibile.

Implicazioni della dismissione dei Live Events

Quando la modifica entrerà in vigore, durante la configurazione di un evento ILT tramite Strumento di videoconferenza:

- L’opzione VILT for Microsoft Teams live event non sarà più disponibile
- Sarà comunque possibile utilizzare l’opzione VILT for Microsoft Teams meeting

Eventi preesistenti configurati con Strumento di videoconferenza = VILT for Microsoft Teams live event non saranno più funzionanti. Modificando tali eventi, le precedenti impostazioni dello strumento di videoconferenza verranno eliminate e sarà necessario selezionare uno degli altri strumenti di videoconferenza disponibili per poter salvare.

Inoltre, nella pagina di configurazione VILT per Microsoft Teams, tutti gli account precedentemente configurati sulla piattaforma con Tipo sessione = Evento non saranno più utilizzabili né modificabili.

Azioni consigliate per la preparazione

Al fine di evitare interruzioni, prima della data di deprecazione dei Live Events, si raccomanda di verificare e, se necessario, riconfigurare quanto segue:

• In VILT per Microsoft Teams, tutti gli account esistenti di tipo “Evento” devono essere ricreati come account di tipo “Meeting”. Per effettuare questa operazione, modificare l’account e, nella sezione Tipo sessione, selezionare l’opzione Meeting al posto di Evento.

  

• In Gestione corsi, tutti gli eventi ILT configurati con Strumento di videoconferenza = VILT for Microsoft Teams live event (e il precedente account di tipo evento) per utilizzare VILT for Microsoft Teams meeting, aggiornando di conseguenza l’account (da evento a meeting).