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Iscrivere utenti a corsi e sessioni usando file CSV

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  • Power Users

Introduzione

Gli utenti possono essere iscritti ai corsi dai Superadmin, dai Power User con i relativi permessi, oppure possono autoiscriversi. In alternativa, i Superadmin o i Power User con relativi permessi possono iscrivere più utenti a corsi e sessioni di corsi di formazione con istruttore (ILT) o assegnare gli istruttori alle sessioni tramite file CSV, velocizzando i processi di iscrizione e assegnazione.

Questo articolo è una guida alla creazione di file CSV correttamente formattati per questo scopo.

Altri articoli nella Knowledge Base offrono invece informazioni su come:

Iscrivere utenti a più corsi e sessioni utilizzando file CSV

Per iscrivere più utenti a più di un corso, o a più di una sessione tramite file CSV, connettersi come Superadmin, quindi accedere al Menu amministrazione cliccando sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra, identificare la sezione E-learning e fare clic su Gestione corsi. Cliccare Gestione iscrizioni  in alto a destra e selezionare Gestione iscrizioni via CSV.

Si aprirà sulla destra della pagina il pannello a scomparsa Gestione iscrizioni da CSV. Selezionare l'opzione Iscrivi utenti.

Per un corretto caricamento del file, è necessario creare il file CSV rispettando gli standard. Fare riferimento alla tabella che segue per i valori accettati per i campi dei dati di sessione.

Campo dati Docebo Learn

Valori CSV accettati 

 Note
username stringa

Elenco degli utenti da iscrivere, identificati dai loro username.

Questo campo è obbligatorio.
level

student

learner

tutor

instructor (solo per i corsi e-learning)

Livello dell'utente nel corso.

Student e learner possono essere usati in modo intercambiabile.

Questo campo è obbligatorio. 
course_id

numerico

Identificativo interno del corso nel database della piattaforma; è determinato dalla piattaforma e non può essere modificato o rimosso.

È necessario includere il valore course_id o il valore course_code nel file CSV per un import corretto.
course_code

stringa

Codice del corso definito in piattaforma. 

È necessario includere il valore course_id o il valore course_code nel file CSV per un import corretto.
session_id

numerico

Identificativo interno della sessione nel database della piattaforma. È determinato dalla piattaforma e non può essere modificato o rimosso.

È necessario includere il valore session_id o il valore session_code nel file CSV per un import corretto.

Non includere il valore session_id quando si iscrivono gli utenti a un corso e non a una sessione.
session_code

stringa

Codice sessione definito in piattaforma.

È necessario includere il valoresession_id o il valore session_code nel file CSV per un import corretto.

Non includere il valore session_id quando si iscrivono gli utenti a un corso e non a una sessione.
active_from

YYYY-MM-DD HH:MM:SS

Esempio: 2022-12-25 00:30:45

Data di inizio validità dell'iscrizione. Il formato predefinito della data è UTC.

Questo campo NON è obbligatorio.
active_untill

YYYY-MM-DD HH:MM:SS

Esempio: 2022-12-25 00:30:45

Data di fine validità dell'iscrizione. Il formato predefinito della data è UTC.

Questo campo NON è obbligatorio.
timezone

 

Fuso orario espresso secondo il formato indicato nel database dei fusi orari IANA (Europa/Roma, ecc…). Se non specificato, il formato predefinito è UTC.

Questo campo è facoltativo e ha solo scopo informativo. Non influisce sulle date di inizio e fine iscrizione.

enrollment_attribute
  • mandatory
  • required
  • recommended
  • optional

Se l'opzione Show the Enrollment attributes section (Mostra la sezione Attributi di iscrizione) è attiva nel menu delle impostazioni avanzate della piattaforma, la scheda Informazioni aggiuntive del pannello Iscrivi utenti visualizza anche la sezione Attributi di iscrizione, che consente di configurare la priorità di iscrizione per chiarire l'importanza del piano formativo o per gli studenti, indicando se è obbligatorio, richiesto, consigliato o facoltativo.
field_<id>

Il valore del campo dipende dal tipo di campo aggiuntivo per l'iscrizione:

  • Data: YYYY-MM-DD HH:MM:SS
  • Testo: string
  • Testo Libero: string
  • Menu a Tendina: ID dell'elemento del menu

Identifica i campi aggiuntivi per l'iscrizione attraverso il loro ID, se configurati sulla piattaforma.

Questo campo è facoltativo o obbligatorio in base della configurazione del campo.

Quando il campo è obbligatorio e richiesto solo per una categoria di corsi, il campo aggiuntivo di iscrizione sarà importato solo per le iscrizioni ai corsi di quella categoria anche se mappato per tutti i corsi. Le iscrizioni ai corsi appartenenti ad altre categorie saranno importate senza campi aggiuntivi.

 

Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, cliccare Scarica il file CSV di esempio. Ricorda che il file di esempio include sempre tutti i campi disponibili. In base al caso d'uso, potrebbero non essere necessarie tutte le colonne. 

Quando il file CSV è pronto, seguire le istruzioni del capitolo Caricare il file CSV e mappare i campi di questo articolo per procedere.

Al termine dell'elaborazione del file CSV, gli utenti iscritti sono elencati nella tab Iscrizioni del corso, dove è possibile modificare i dettagli delle iscrizioni.

Iscrivere utenti a un solo corso o sessione utilizzando file CSV

Per iscrivere utenti ad un solo corso, o alle sessioni di un corso tramite file CSV, connettesi come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio in alto a destra, individuare la sezione E-Learning e cliccare Gestione corsi.

Individuare il corso nella pagina Gestione Corsi, cliccare sulla descrizione per accedere al corso e cliccare Gestisci iscrizioni in alto a destra. Selezionare Gestione iscrizioni via CSV.

Sul lato destro si aprirà il pannello Gestione Iscrizioni via CSV. Selezionare l'opzione Iscrivi utenti.

Per un corretto caricamento del file, è necessario creare il file CSV rispettando gli standard. Fare riferimento alla tabella che segue per i valori accettati per i campi dei dati di sessione.

Campo dati Docebo Learn Valori CSV accettati Note
username
 		stringa

Elenco degli utenti da iscrivere, identificati dai loro username.

Questo campo è obbligatorio.
level

learner

tutor

instructor (solo per i corsi e-learning)

Livello dell'utente nel corso.

Questo campo è obbligatorio. 
session_id

numerico

Identificativo interno della sessione nel database della piattaforma. È determinato dalla piattaforma e non può essere modificato o rimosso.

È necessario includere il valoresession_id o il valore session_code nel file CSV per un import corretto.

Non includere il valore session_id quando si iscrivono gli utenti a un corso e non a una sessione.
session_code

stringa

Codice sessione definito in piattaforma.

È necessario includere il valoresession_id o il valore session_code nel file CSV per un import corretto.

Non includere il valore session_id quando si iscrivono gli utenti a un corso e non a una sessione.
active_from

YYYY-MM-DD HH:MM:SS

Esempio: 2022-12-25 00:30:45

Data di inizio validità dell'iscrizione. Il formato predefinito della data è UTC.

Questo campo NON è obbligatorio.
active_untill

YYYY-MM-DD HH:MM:SS

Esempio: 2022-12-25 00:30:45

Data di fine validità dell'iscrizione. Il formato predefinito della data è UTC.

Questo campo NON è obbligatorio.
timezone

 

Fuso orario espresso secondo il formato indicato nel database dei fusi orari IANA (Europa/Roma, ecc…). Se non specificato, il formato predefinito è UTC.

Questo campo è facoltativo e ha solo scopo informativo. Non influisce sulle date di inizio e fine iscrizione.

enrollment_attribute
  • mandatory
  • required
  • recommended
  • optional

Se l'opzione Show the Enrollment attributes section (Mostra la sezione Attributi di iscrizione) è attiva nel menu delle impostazioni avanzate della piattaforma, la scheda Informazioni aggiuntive del pannello Iscrivi utenti visualizza anche la sezione Attributi di iscrizione, che consente di configurare la priorità di iscrizione per chiarire l'importanza del piano formativo o per gli studenti, indicando se è obbligatorio, richiesto, consigliato o facoltativo.
field_<id>

Il valore del campo dipende dal tipo di campo aggiuntivo per l'iscrizione:

  • Data: YYYY-MM-DD HH:MM:SS
  • Testo: string
  • Testo Libero: string
  • Menu a Tendina: ID dell'elemento del menu

Identifica i campi aggiuntivi per l'iscrizione attraverso il loro ID, se configurati sulla piattaforma.

Questo campo è facoltativo o obbligatorio in base della configurazione del campo.

Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, cliccare Scarica il file CSV di esempio. Ricorda che il file di esempio include sempre tutti i campi disponibili. In base al caso d'uso, potrebbero non essere necessarie tutte le colonne.

Quando il file CSV è pronto, seguire le istruzioni del capitolo Caricare il file CSV e mappare i campi di questo articolo per procedere.

Al termine dell'elaborazione del file CSV, gli utenti iscritti sono elencati nella tab Iscrizioni del corso, dove è possibile modificare i dettagli delle iscrizioni.

Assegnare gli istruttori delle sessioni utilizzando file CSV

Per assegnare degli istruttori a delle sessioni tramite file CSV, connettesi come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio in alto a destra, individuare la sezione E-Learning e cliccare Gestione corsi.

Individuare il corso nella pagina Gestione Corsi, cliccare sulla descrizione per accedere al corso e spostarsi alla tab Sessioni. Da qui, cliccare il pulsante più e selezionare l’opzione Assegnare istruttori alla sessione via CSV.

Nel pannello Importa istruttori ILT, trascinare il file CSV nella sezione di caricamento o premere Sfoglia per caricare il file dal proprio dispositivo.

Per un corretto caricamento del file, è necessario creare il file CSV rispettando gli standard. Fare riferimento alla tabella che segue per i valori accettati per i campi dei dati di sessione.

Campo dati Docebo Learn Valori CSV accettati Note
session_id
 		numerico

Identificativo interno della sessione nel database della piattaforma. È determinato dalla piattaforma e non può essere modificato o rimosso.

Questo campo è obbligatorio.
instructor_user_id
 		numerico

ID utente dell'istruttore della sessione.

Questo campo è obbligatorio.

Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, cliccare Scarica il file CSV di esempio. Ricorda che il file di esempio include sempre tutti i campi disponibili. In base al caso d'uso, potrebbero non essere necessarie tutte le colonne.

Quando il file CSV è pronto, seguire le istruzioni del capitolo Caricare il File CSV e Mappare i Campi di questo articolo per procedere.

Caricare il file CSV e mappare i campi

Quando il file CSV è pronto, trascinarlo nella sezione di caricamento del pannello o cliccare sull'area di caricamento per cercare il file sul proprio dispositivo.

Dopo il caricamento, premere Configurazione avanzata: il sistema è configurato per identificare automaticamente il Separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgola, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.

Definire se la prima riga è considerata intestazione (solo se rispecchia la formattazione del file CSV), e selezionare il Charset del file dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file CSV.

ll sistema elaborerà il file CSV e ridirezionerà nella pagina di import. Nella sezione Profili è possibile selezionare un preset dal menu a tendina per associare la configurazione di una mappatura precedente all’import CSV in corso. I preset sono associati all'utente che si sta utilizzando per svolgere l'azione di import. La lista dei preset salvati è inoltre visibile in altre parti della piattaforma, come le iscrizioni degli utenti ai corsi tramite CSV.

Premere Sovrascrivi configurazione attuale per completare questa azione. È inoltre possibile mappare le colonne dei campi della piattaforma (ulteriori informazioni in seguito) e salvare la configurazione premendo Salva come nuova configurazione. Definire il nome della nuova configurazione del preset, e premere Salva.

Attenzione: una volta creato, non è possibile eliminare un preset, ma, se si vuole, è possibile sovrascriverlo.

La sezione Anteprima mostra l’anteprima del file CSV come letto dal sistema. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra e creare delle corrispondenze con i nomi delle colonne del file CSV.

Dopo aver creato le associazioni per tutte le colonne necessarie, controllare le informazioni nella pagina di import e premere Importa in fondo alla pagina. Confermare le informazioni nella finestra pop up e premere Iscrivi utenti.

L’import è una procedura di background. In caso di problemi, sarà creato un file con gli errori che sarà possibile scaricare accedendo al Menu amministrazione e selezionando Attività di background. Individuare l’attività nell’elenco per scaricare il file.

Recuperare l'ID del corso e l'ID della sessione

È possibile recuperare sia l'ID del corso che l'ID della sessione dall'URL del corso. Accedere alla pagina I miei corsi e piani formativi dal Menu utente, cliccare sulla card di un corso e controllare l'URL.

L'ID del corso è il numero che segue course/

https://mylearningplatform.com/learn/course/181/summer-vibes

L'ID della sessione è il numero che segue session/

https://mylearningplatform.com/learn/course/175/session/158/how-to

Consigli d'utilizzo

  • La dimensione massima accettata per i file CSV è di 3 MB.
  • I Power User possono iscrivere utenti e assegnare istruttori solo ai corsi a loro assegnati.
  • Se un corso o una sessione hanno un limite di iscrizione, l'import rispetterà questo limite e solo i primi utenti del file CSV verranno importati fino al raggiungimento della capacità massima di iscrizione. Una volta raggiunto il limite, eventuali utenti aggiuntivi saranno inseriti nella lista d'attesa.
  • Quando si scarica il file di esempio, il formato delle date è YYYY-MM-DD, ma il file potrebbe visualizzarle in modo diverso, in base al programma utilizzato per aprire il file.
  • Questa procedura iscrive gli utenti ai corsi attraverso file CSV e non è possibile utilizzarla per gestire lo stato delle iscrizioni. Per questo motivo, quando si iscrivono degli utenti ai corsi via CSV, lo stato dell'iscrizione è sempre riportato a iscritto.

Suggerimenti

  • È possibile utilizzare i file CSV per cancellare le iscrizioni degli utenti da corsi e sessioni seguendo la stessa procedura.