Archiviare le iscrizioni ai corsi

Introduzione

L'archiviazione delle iscrizioni ai corsi è un passaggio fondamentale per mantenere registrazioni pulite e accurate all'interno della piattaforma, rimuovendo queste informazioni dalla vista e conservando al contempo i dati storici per riferimento futuro.

Oltre all'archiviazione, è possibile anche reiscrivere gli utenti allo stesso corso. In questo modo si ripristina il loro accesso senza dover creare nuove iscrizioni da zero. La reiscrizione è ideale quando si desidera che gli utenti ripetano periodicamente un corso per rimanere aggiornati sui contenuti in evoluzione e per tenere traccia di più completamenti nel tempo. È possibile scegliere se gli utenti debbano ripetere tutti i materiali didattici o completare solo i contenuti aggiunti dall'ultimo completamento.

I dati delle iscrizioni archiviate vengono conservati nella piattaforma e possono essere visualizzati:

• nei report personalizzati Utenti-Corsi e Utenti - Sessioni ILT
• nella sezione Statistiche Utente del Report del Corso (e in nessun'altra area del report del corso)
• nella sezione Iscrizioni archiviate della scheda Iscrizioni di ogni corso

I report personalizzati sulle iscrizioni archiviate mostrano solo i dati effettivamente archiviati, quindi alcuni campi del report potrebbero non essere popolati.

Questo articolo spiega come archiviare le iscrizioni ai corsi, archiviare e reiscrivere gli utenti, e fornisce informazioni dettagliate sui dati archiviati. Per ulteriori dettagli sull'archiviazione delle iscrizioni ai piani formativi, consultare l'articolo sull'archiviazione delle iscrizioni ai piani formativi.

Requisiti e limitazioni 

• È possibile archiviare le iscrizioni sia per i corsi e-learning che per quelli ILT (Instructor-Led Training), ma non è possibile archiviare le iscrizioni alle sessioni dei corsi ILT.
• Quando si duplica un corso, le iscrizioni archiviate non sono duplicate.
• Quando si archiviano le iscrizioni di un corso con equivalenza reciproca, le iscrizioni del corso di destinazione non sono archiviate.
• Quando i profili di due o più utenti vengono uniti, le iscrizioni archiviate non fanno parte dei dati che vengono uniti.
• Solo i manager di primo livello possono visualizzare i dati delle iscrizioni archiviate, che invece non sono visibili ai manager di secondo livello o di livello superiore.
• I campi aggiuntivi per gli utenti sono archiviati ma non popolano i report personalizzati.

Casi d'uso

L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) è una legge statunitense sulla privacy e sulla sicurezza dei dati volta a proteggere le informazioni sanitarie. Un ospedale o un sistema sanitario può stabilire che il proprio staff medico debba seguire annualmente un corso di formazione sulla conformità HIPAA per garantire che i protocolli siano seguiti correttamente.

Nel settore dell'aviazione è necessario effettuare ogni anno un corso di aggiornamento sulla manutenzione per garantire che i meccanici dell'aviazione siano costantemente aggiornati e formati sui processi di manutenzione per ridurre al minimo il rischio di incidenti per gli aeromobili.

Attenzione! Verificare che i dati delle iscrizioni archiviate includano i dati necessari per le proprie esigenze di conformità nel capitolo Dati Iscrizione Archiviate di questo articolo.

Archiviare un'iscrizione ai corsi

Per archiviare l'iscrizione di un utente a un corso, accedere alla piattaforma come Superadmin o Power User. Quindi, accedere al Menu di navigazione > Contenuto e consegna (icona a forma di cartella) > Corsi. Cliccare sul titolo del corso e accedere alla scheda Iscrizioni.

Selezionare il menu con i puntini di sospensione situato alla fine della riga corrispondente all’utente per il quale si desidera archiviare l’iscrizione e scegliere Archivia iscrizione. 

Attenzione! L'opzione Archivia iscrizione non è disponibile per:

• Gli utenti presenti nella lista d'attesa del corso.
• Gli utenti il cui stato di iscrizione al corso sia diverso da Iscritto, In corso o Completato.
• Gli utenti iscritti a più di cinque sessioni ILT.
• Gli utenti iscritti a qualsiasi sessione ILT che includa più di 50 eventi.
• Gli utenti la cui data di iscrizione sia impostata in una data futura.

Nella finestra pop-up, decidere se archiviare l'iscrizione attiva e reiscrivere l'utente allo stesso corso o se disiscrivere l'utente dopo aver archiviato l'iscrizione. Se si seleziona la seconda opzione, l'utente non potrà più accedere al corso una volta archiviata l'iscrizione, ma è possibile effettuare una nuova iscrizione manualmente o utilizzare l'opzione di auto-iscrizione se la politica di iscrizione al corso lo consente.

Indipendentemente dal fatto che l'utente sia reiscritto o disiscritto dal corso dopo l'archiviazione dell'iscrizione, il tracciamento del materiale didattico viene reimpostato di default. Se si desidera salvare il tracciamento, deselezionare la casella Reimposta il tracciamento del materiale didattico del corso nella finestra pop-up. Questa opzione è utile quando si desidera che gli studenti seguano solo il materiale didattico aggiunto di recente al corso.

Se questa opzione non è selezionata e l'utente viene reiscritto al corso, dovrà completare solo il materiale didattico che non ha completato prima che l'iscrizione fosse archiviata. Per i materiali già completati, gli studenti devono interagire con il materiale per recuperare il loro tracciamento. L'interazione richiesta dipende dal tipo di materiale:

• Materiali a fruizione immediata (come pagine HTML): gli studenti devono solo aprire il materiale nel player del corso.
• Materiali basati su pacchetti (come SCORM o xAPI): gli studenti devono accedere al player del corso e avviare il contenuto. 

Dopo l'interazione, la piattaforma aggiorna lo stato dell'iscrizione al corso da In corso a Completato.

Cliccare Archivia Iscrizione per completare l'operazione.

Archiviare più iscrizioni ai corsi

È possibile archiviare più iscrizioni contemporaneamente sfruttando le stesse funzionalità descritte nel capitolo Archiviare un'Iscrizione di questo articolo. Dalla scheda Iscrizioni del corso, selezionare le caselle  all'inizio delle righe degli utenti per i quali si desidera archiviare le iscrizioni, quindi cliccare Scegli Azione in basso a destra e selezionare l'opzione Archivia Iscrizioni.

A partire da due iscrizioni, l'archiviazione viene gestita da un'attività di background.

Attenzione! Selezionando manualmente le iscrizioni una per una, è possibile archiviare fino a 200 iscrizioni per volta, mentre se si selezionano tutte le iscrizioni con il pulsante Seleziona tutto, è possibile archiviare fino a 10.000 iscrizioni per volta.

Esito dell'archiviazione delle iscrizioni ai corsi 

Quando le iscrizioni ai corsi vengono archiviate, sono rimosse dalla tabella della scheda Iscrizioni, ma è ancora possibile visualizzarle come descritto nel capitolo Visualizzare le iscrizioni archiviate ai corsi di questo articolo.

Ricordare che vengono archiviate solo le iscrizioni ai corsi; il corso e il materiale didattico del corso non vengono archiviati.

Inoltre:

• Le iscrizioni ai corsi archiviate non possono essere ripristinate, poiché la struttura dei dati delle iscrizioni archiviate è diversa da quella delle iscrizioni attive. Leggere attentamente il capitolo Dati archiviati di questo articolo per verificare quali valori vengono effettivamente archiviati.
• I dati relativi alle iscrizioni ai corsi archiviate vengono congelati al momento dell'archiviazione. Se, ad esempio, si modifica il titolo del corso dopo aver archiviato l'iscrizione, il titolo del corso relativo all'iscrizione archiviata rimarrà quello impostato al momento dell'archiviazione. Per questo motivo, se il processo di archiviazione richiede molto tempo per essere completato, non apportare modifiche ai dati del corso, poiché influenzerebbero i dati delle iscrizioni archiviate.

Dati archiviati

Per ogni iscrizione archiviata sono salvati i dati che seguono. I dati contrassegnati con * vengono salvati ma non restituiti tramite API.

Dati dell'archiviazione

• La data e l'ora di archiviazione dell'iscrizione in formato UTC
• L'utente che ha archiviato l'iscrizione
• Quando l'iscrizione al corso è stata archiviata come conseguenza dell'iscrizione al piano formativo archiviata:
  • L'utente che ha archiviato l'iscrizione al piano formativo.
  • L'ID del piano formativo.

Dati dell'utente

• Utente iscritto
• Lingua dell'utente
• ID utente
• Username
• Email
• Nome
• Cognome
• Data e ora dell'ultima connessione *
• Data di scadenza dell'utente *
• Se l'utente è attivo *
• Se l'utente è stato sospeso *
• Livello dell'utente *

Dati del corso

I dati del corso per il quale è stata archiviata l'iscrizione

• ID
• Titolo
• Codice
• ID Univoco
• Tipo (e-Learning, ILT)
• Stato (Possibili valori: 0=Enrolled, 1=In Progress, 2=Completed) *
• Lingua di default del materiale didattico del corso in formato ISO 639-1 *
• Lingue in cui i dati di riepilogo del corso sono tradotti in formato ISO 639-1*
• Categoria *
• Data di creazione *
• Data di pubblicazione *
• Ultimo aggiornamento (l'ultima data in cui il corso è stato aggiornato) *
• Tempo trascorso dal primo accesso al corso o dalla data di iscrizione, solo per i corsi e-learning*
• Giorni di validità *
• Data di inizio *
• Data di fine *
• Crediti (CEU)
• Durata media
• Politica di iscrizione (Solo Amministratore, In attesa di approvazione, Libera) *
• Fornitore di contenuto (per i corsi del Marketplace dei Contenuti) *
• ID modello di certificato *
• Link al certificato ottenuto dall'utente
• Data di assegnazione della certificazione

Dati materiali didattici

• Numero di materiali didattici archiviati *
• Per ogni materiale didattico:
  • ID *
  • ID del materiale didattico proveniente dai materiali didattici e importato nel corso *
  • Tipo *
  • ID della risorsa (ad esempio, per il materiale didattico HTML è l'ID del contenuto HTML, per i pacchetti SCORM è l'ID del pacchetto, ecc.) *
  • Titolo *
  • Punteggio (se presente) *
  • Stato *
  • Se il materiale didattico è stato completato *

Dati e-signature

• E-signature (abilitata o disabilitata) *
• Stato del processo di e-signature per l'utente
• Data e ora della creazione del processo di e-signature *
• Data e ora dell'aggiornamento del processo di e-signature *
• Tracciamento del corso per l'utente *
• Data e ora in cui lo stato dell'e-signature è registrato come "firmato" in formato UTC *
• Il metodo One-Time Password (OTP) utilizzato dall'utente per eseguire l'e-signature *

Dati dell'iscrizione

• Data dell'iscrizione
• L'utente che ha iscritto lo studente al corso
• Ultimo aggiornamento dell'iscrizione *
• Inizio validità dell'iscrizione
• Fine validità dell'iscrizione
• Livello dell'iscrizione
• Stato dell'iscrizione
• Data di completamento dell'iscrizione
• ID dei corsi equivalenti che hanno scatenato il completamento dell'iscrizione (se presente)
• Punteggio iniziale
• Punteggio finale
• Punteggio finale manuale *
• Data del primo accesso al corso
• Data dell'ultimo accesso al corso
• Tempo speso nel materiale didattico
• Numero di iscrizioni alle sessioni archiviate
• Attributo di iscrizione
• Elenco delle iscrizioni alle sessioni
  • ID sessione
  • Nome sessione
  • Codice sessione
  • UUID sessione
  • Data di inizio sessione
  • Data di fine sessione
  • Sessione creata da
  • ID istruttori sessione
  • Data di iscrizione alla sessione
  • Data di completamento della sessione
  • Stato di iscrizione alla sessione
  • Valori di valutazione della sessione
    • Stato della valutazione (fra -1 e 1)
    • Punteggio della valutazione
    • Commenti alla valutazione
    • File di valutazione
    • Data di valutazione
    • Utente che ha eseguito la valutazione *
    • Ore di frequenza
  • Eventi della sessione
    • ID evento
    • Nome evento
    • Data di inizio dell'evento
    • Data di fine dell'evento
    • Fuso orario dell'evento
    • Tipo di evento (online, in aula, flessibile)
    • Stato di frequenza dell'evento (non definito, non presente, presente)
    • Effettiva durata della frequenza all'evento
    • Se l'utente ha frequentato all'evento in tempo reale (se è vero, non significa che sia contrassegnato come Presente) *
    • Se l'utente ha guardato la registrazione dell'evento (se presente) *
    • Il numero di minuti in cui l'utente ha partecipato all'evento con un sistema di rilevamento delle presenze esterno (come Adobe) *
• Campi aggiuntivi per l'iscrizione
  • ID del campo aggiuntivo per l'iscrizione
  • Valore del campo aggiuntivo per l'iscrizione
  • Tipo di campo aggiuntivo per l'iscrizione
  • Per i campi aggiuntivi per l'iscrizione di tipo menu a tendina, la traduzione dei valori
  • Se il campo aggiuntivo per l'iscrizione è visibile agli utenti
  • Se il campo aggiuntivo per l'iscrizione è obbligatorio

Dati della piattaforma

Lingua di default della piattaforma

Eventi attivati dall'archiviazione delle iscrizioni ai corsi

L'archiviazione delle iscrizioni ai corsi attiva i seguenti eventi che possono a loro volta attivare le notifiche configurate in piattaforma. Considerare la possibilità di disabilitarle temporaneamente quando si archiviano tante iscrizioni.

Quando si seleziona l'opzione Archivia e annulla iscrizione:

• Gli utenti vengono rimossi dall'iscrizione al corso.
• L'evento del corso viene eliminato dal calendario dell'utente.
• Se il corso prevede di mettere studenti in lista d'attesa e l'opzione Consenti iscrizione automatica dalla lista d'attesa quando gli utenti annullano l'iscrizione è abilitata, il primo studente in lista viene automaticamente iscritto al corso.
• Il tracciamento del materiale didattico viene reimpostato (un azzeramento per ciascun materiale formativo).
• Le iscrizioni al corso vengono archiviate.

Quando si seleziona l'opzione Archivia e Iscrivi Nuovamente:

• L'iscrizione degli utenti al corso è annullata
• Viene eseguito il reset del tracking del materiale didattico (un reset per ogni materiale didattico)
• Gli utenti sono iscritti nuovamente al corso
• Le iscrizioni ai corsi sono archiviate

Eliminare le iscrizioni ai corsi archiviate

Per eliminare un'iscrizione a un corso archiviata, selezionare Tipo di iscrizione nella parte superiore dell'elenco delle iscrizioni e successivamente Iscrizioni archiviate per visualizzare l'elenco delle iscrizioni archiviate relative al corso.

Individuare l'iscrizione archiviata da eliminare, fare clic sul menu con i puntini di sospensione situato alla fine della relativa riga e selezionare Elimina. Per eliminare più iscrizioni archiviate contemporaneamente, selezionare la casella accanto ai rispettivi nomi, fare clic su Scegli azione nell'angolo inferiore destro della pagina e selezionare Elimina.

Eliminando un'iscrizione a un corso archiviata, tutti i dati correlati vengono definitivamente rimossi dalla piattaforma.

Attenzione! Le iscrizioni ai corsi archiviate vengono eliminate automaticamente qualora venga eliminato il corso o l'utente a cui sono associate.

Power User e iscrizioni ai corsi archiviate

I Power User possono archiviare le iscrizioni esclusivamente per i corsi e gli utenti a loro assegnati, e solo se dispongono dei seguenti permessi:

• Iscrizione / Archivia
• Corso / Visualizza
• Iscrizione / Visualizza

Per eliminare le iscrizioni archiviate, i Power User devono inoltre essere in possesso dell'autorizzazione Iscrizione / Elimina iscrizioni archiviate.

Visualizzare le iscrizioni archiviate ai corsi

Le iscrizioni visualizzate nella scheda Iscrizioni sono quelle attive. Cliccare Tipo di Iscrizione sopra l'elenco delle iscrizioni e quindi su Iscrizioni Archiviate per accedere all'elenco delle iscrizioni archiviate del corso.

Cliccare sulla scheda Filtri per affinare la ricerca utilizzando i filtri a disposizione, come il periodo di archiviazione, l'utente che ha eseguito l'archiviazione o lo stato dell'utente. Utilizzare il filtro User (Utente) per visualizzare le iscrizioni archiviate del corso selezionato per altri utenti.

Cliccare il menu ellipsis alla fine della riga di un'iscrizione archiviata e selezionare l'opzione Dettagli per visualizzare ulteriori informazioni. Si aprirà un pannello che mostrerà i seguenti dati:

• per i corsi e-learning, i dettagli del corso per il quale l'iscrizione è stata archiviata
• per i corsi ILT, i dettagli del corso per il quale è stata archiviata l'iscrizione e l'elenco di tutte le sessioni a cui l'utente era iscritto, compresi gli eventi

Se al momento dell'archiviazione era presente un certificato, sarà salvato e reso disponibile per il download.