Introduzione

In piattaforma, è possibile creare report personalizzati per visualizzare e analizzare informazioni specifiche che riguardano i corsi, gli utenti, i materiali didattici o le app attivate. Inoltre, si può pianificare quando inviare un report personalizzato, in modo che verrà inviato automaticamente tramite email, e visualizzare un’anteprima del report appena creato e configurato.

I dati del report sono aggiornati in background ogni ora. Il processo di aggiornamento dura circa 15 minuti (anche se potrebbe variare leggermente in base alla mole di dati presenti sulla piattaforma). Durante l'aggiornamento dei dati è possibile continuare a visualizzare l'anteprima dei report ed esportarli. Una volta terminato il processo di aggiornamento, i report riporteranno i dati dell'ora precedente.

Nelle prossime sezioni di questo articolo, vedremo come creare, configurare e pianificare report personalizzati.

Maggiori informazioni sui i tipi di report personalizzato disponibili in piattaforma.

Informazioni e domande e risposte sulla transizione alla nuova funzionalità dei report personalizzati.

Per un corretto funzionamento dei report personalizzati, nel caso si utilizzi un dominio personalizzato, assicurarsi che il dominio personalizzato sia completamente protetto da un certificato SSL valido.

Casi d’uso

Un utile scenario per l’utilizzo del report Utenti-Corsi in azienda è utilizzare il report se si ha la necessità di analizzare quali sono le attività svolte dai propri utenti nei corsi creati per loro (ad esempio, quante volte i propri utenti accedono al corso, i loro punteggi nei test, il numero di utenti iscritti al corso, ecc.).

In questo modo, in qualità di amministratore della piattaforma, è possibile tenere i manager e i colleghi costantemente aggiornati sui progressi delle attività formative organizzate dall’azienda. Avendo a disposizione i mezzi per analizzare il progresso degli utenti per ogni corso, le performance dei dipendenti in materia di formazione possono essere migliorate (e quindi crescerà anche il valore per l’azienda) personalizzando i corsi e i materiali formativi a seconda delle proprie esigenze e capacità.

Un altro scenario per i report personalizzati è quando, analizzando i dati estratti da un report, si viene a sapere che, ad esempio, gli utenti accedono soltanto una volta al mese al corso che è stato creato apposta per loro, oppure trascorrono solo pochi minuti all’interno del corso. Considerando che i propri utenti non stanno dedicando abbastanza tempo e sforzi alle attività formative pensate e create per loro, in quanto Superadmin si possono intraprendere delle azioni per rendere più interessanti o più attinenti i materiali didattici del corso, oppure per calibrare meglio meglio il loro livello di difficoltà.

Dopo di che, eseguire di nuovo il report (o crearne uno nuovo dedicato), e pianificarlo per l’invio settimanale, in modo da essere in grado di analizzare se, dopo le azioni intraprese, si sono raggiunti i risultati desiderati. 

Creare un report personalizzato

Innanzitutto, in qualità di Superadmin, accedere al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della pagina. Quindi, nella sezione E-learning selezionare l’opzione Nuovi report. Una volta nella pagina principale dei Report, spostarsi nella scheda Builder report personalizzati, dedicata alla creazione e alla gestione dei propri report personalizzati.

Se è il primo report personalizzato che si crea, si troverà una pagina vuota, nella quale non è mostrato nessun report. Chi ha già creato uno o più report, li visualizzerà nell’elenco della scheda Builder report personalizzati, dove si possono visualizzare i dettagli dei report, filtrare i report per tipo, stato della pianificazione o dettagli relativi a chi li ha creati. Per cercare un report, utilizzare il campo di ricerca nella barra delle azioni della parte superiore della pagina.

Per visualizzare l’anteprima, pianificare o mettere in pausa la pianificazione, duplicare, esportare, modificare o eliminare un report, premere il menu ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report, per poi selezionare l’opzione corrispondente.

Per creare un nuovo report, premere l’icona più nell’angolo in alto a destra della pagina. Sulla destra della pagina, si aprirà il pannello Crea nuovo report personalizzato, dove, nella prima fase (Tipo) si seleziona il tipo di report che si vuole generare (maggiori dettagli sui tipi di report disponibili in piattaforma). Dopo aver scelto il tipo, selezionare Avanti per passare alla fase successiva.

Nella fase Dettagli, inserire un nome e una descrizione per il proprio report. L’unico campo obbligatorio è il nome. Al termine, premere Crea e modifica.

Attenzione! Quando si scrive il nome del proprio report, non utilizzare caratteri speciali (l’unico carattere speciale consentito è il tratto basso “_”). Se si utilizza una lingua scritta in alfabeto non latino, quando si esporta il report in CSV, il nome del report verrà latinizzato. I nomi scritti in caratteri arabi potrebbero essere troncati.

Visualizzare e modificare le proprietà dei report personalizzati

La pagina che si apre dopo aver selezionato Crea e modifica è composta da cinque schede relative al proprio report personalizzato: Proprietà, Filtri, Opzioni di visualizzazione, Pianifica e Anteprima. Nella sezione Informazioni report della scheda Proprietà, si trovano le informazioni appena inserite nel pannello Crea Nuovo Report Personalizzato (nome, descrizione e tipo di report), che, se necessario, si possono modificare (fatta eccezione per il tipo di report scelto, che non può essere modificato).

Nella sezione sottostante, Permesso download report da link, quando l’opzione Login necessario per scaricare il report è selezionata (si noti che è selezionata di default), i propri utenti devono connettersi alla piattaforma per scaricare il report utilizzando il link che hanno ricevuto via mail o al termine di un’attività di background. Se, in qualità di Superadmin, si deseleziona questa opzione, chiunque abbia il link può scaricare il report, e si corre il rischio di perdere il controllo dei dati. Attenzione: i Power User possono selezionare o deselezionare questa opzione soltanto se il Superadmin ha abilitato l’opzione Permesso Download Report da Link nella scheda Opzioni Avanzate del menu Configurazione. Altrimenti, se l’opzione nel menu di configurazione non è abilitata, i Power User non possono modificare la relativa opzione (selezionandola o deselezionandola) all’interno del report.

Quindi, nella sezione Fuso orario dei campi data inserire il fuso orario in cui si vuole visualizzare ed esportare il proprio report. Ad esempio, se la propria azienda ha dieci sedi, si possono creare dieci report diversi e configurare per ognuno di essi il fuso orario corrispondente. Si noti che il fuso orario di default che si troverà in questo campo è quello impostato nella sezione Preferenze della propria pagina Il Mio Profilo. Se non si è modificato il fuso orario nella pagina del proprio profilo, il fuso orario di default sarà quello configurato nella scheda Data e ora del menu Configurazione. Ulteriori informazioni sulla gestione dei fusi orari in piattaforma.

Infine, spostarsi nell’area Visibilità per configurare e gestire i permessi di visualizzazione del report creato. Leggere la sezione Visibilità dei Contenuti del Report qui sotto nell’articolo per ulteriori informazioni a riguardo.

Visibilità dei contenuti del report

Nell’area Visibilità della scheda Proprietà, è possibile scegliere tra le tre opzioni seguenti:

Tutti i Superadmin

Il report sarà visibile a tutti i Superadmin in piattaforma e al creatore del report.

Tutti i Superadmin e i Power User

Il report sarà visibile a tutti i Superadmin e ai Power User.

Tutti i Superadmin e i Power User selezionati

Il report sarà visibile al creatore del report, a tutti i Superadmin e ai Power User che si selezionano. Se si sceglie questa opzione, digitare il nome di uno o più Power User, gruppi o rami di utenti nelle sezioni corrispondenti che appaiono sotto. In alternativa, selezionare i nomi dei Power User cliccando il bottone Seleziona nella sezione corrispondente. Si aprirà un pannello nel lato destro della pagina, dove selezionare dalla lista di Power User/Gruppi/Rami di utenti chi avrà i permessi per visualizzare il report. Ricordare che quando si inserisce o seleziona un ramo o un gruppo, verranno considerati solo gli utenti che sono Power User. Una volta selezionati i Power User di propria scelta, premere Seleziona in fondo al pannello. I Power User selezionati potranno ora visualizzare il report. 

I permessi legati ai report per i Power User sono configurati nell’area di gestione dei Power User. Per accedervi, dal Menu amministrazione selezionare l’opzione Power User nella sezione E-learning.  

Dalla scheda Profili, è possibile assegnare i permessi di visualizzazione e/o di modifica al profilo Power User selezionato. Se si seleziona solo il permesso Visualizza per un profilo di Power User, i Power User assegnati a questo profilo visualizzeranno soltanto la scheda Anteprima del report e potranno esportare il report. Se si seleziona anche il permesso Modifica, e i PU assegnati al profilo non hanno creato il report, essi possono visualizzarne l’anteprima, duplicarlo ed esportarlo; se invece sono i creatori del report, possono inoltre (in aggiunta ad anteprima, duplicazione ed esportazione) pianificare o mettere in pausa la pianificazione del report, modificarlo ed eliminarlo. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla lista di permessi dei Power User.

Se un report personalizzato è eseguito da un Superadmin, egli avrà piena visibilità di tutti i dati visualizzati nel report, senza restrizioni, visto che, in quanto utenti Amministratori, i Superadmin non hanno mai restrizioni di visibilità in piattaforma. I Power User, invece, vedranno solo gli elementi (Corsi, Utenti, Rami, Cataloghi e Sedi) per cui hanno visibilità.

Nel caso in cui sia necessario limitare la visualizzazione delle informazioni dei report, il Superadmin può creare più report con lo stesso oggetto per i diversi profili Power User, in modo che le informazioni visualizzate nel report siano allineate con i permessi di visualizzazione di ogni profilo. In alternativa, il Superadmin può creare diversi report per i singoli profili Power User, e lasciare che la pianificazione sia fatta dai Power User stessi.

Note sulla visibilità dei contenuti del report

Tenere presenti i seguenti scenari e condizioni che avvengono quando un nuovo report personalizzato viene creato e configurato da un Power User, e poi, in qualità di Superadmin, si modificano le regole di visibilità configurate dal Power User:

• Un Power User crea un nuovo report personalizzato e seleziona l'opzione Tutti i Superadmin nella sezione Regole di Visibilità della scheda Proprietà (fare riferimento alla sezione Visibilità dei Contenuti del Report in questo articolo per ulteriori informazioni sulla visibilità del report), e il Superadmin modifica il report e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User nella sezione Regole di Visibilità. Quando il Power User che ha creato il report lo riapre, vedrà che l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User è selezionata. Il Power User può modificare questa opzione e configurare l’opzione Tutti i Superadmin oppure Tutti i Superadmin e i Power User selezionati, ma se vuole modificare le impostazioni un’altra volta, non può selezionare di nuovo l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User.
• Un Power User crea un nuovo report personalizzato e seleziona l'opzione Tutti i Superadmin nella sezione Regole di Visibilità, e poi il Superadmin modifica il report e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati e aggiunge dei Power User/gruppi/rami che il Power User che ha creato il report non può visualizzare (non ha i permessi necessari). Quando il Power User che ha creato il report lo riapre, vedrà che l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati è selezionata, ma non può visualizzare nessuno dei nomi dei Power User/gruppi/rami nei campi corrispondenti sotto all’opzione e non può salvare il report dato che questi campi sono vuoti. Ciò accade perché il Power User non ha i permessi per visualizzare questi campi. Affinché il Power User sia in grado di salvare il report, dovrà modificare la configurazione delle Regole di Visibilità, e impostare di nuovo l’opzione Tutti i Superadmin.
• Un Power User crea un nuovo report personalizzato e seleziona l'opzione Tutti i Superadmin nella sezione Regole di Visibilità, e poi il Superadmin modifica il report e seleziona l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati. Quindi, il Superadmin aggiunge i Power User/gruppi/rami A e B (che il Power User che ha creato il report non può visualizzare perché non ha i permessi necessari) e i Power User/gruppi/rami C e D (che il Power User può visualizzare). Quando il Power User che ha creato il report lo riapre, vedrà che l’opzione Tutti i Superadmin e i Power User selezionati è selezionata, e visualizzerà solamente i Power User/gruppi/rami C e D (ma non A e B) nei campi corrispondenti sotto all’opzione. Il Power User può salvare il report dato che i campi sotto all'opzione sono completati (con C e D), ma quando salva il report sovrascrive alcune delle modifiche apportate dal Superadmin (l’aggiunta di A e B verrà persa).

Lo stesso avviene nella scheda Filtri, quando si selezionano nuovi utenti/gruppi/rami/ecc. Inoltre, il comportamento è il medesimo se un Power User crea e configura un report personalizzato, e poi un Superadmin rimuove i permessi che il Power User ha per la visualizzazione di altri Power User/utenti/corsi/ecc.

Scegliere i filtri

I dettagli sulla configurazione dei filtri per il report sono disponibili nell'articolo della knowledge base Configuring filters for custom reports (Configurare i filtri per i report personalizzati).

Configurare le opzioni di visualizzazione

I dettagli sulla configurazione delle opzioni di visualizzazione per il report sono disponibili nell'articolo della knowledge base Configuring view options for custom reports (Configurare le opzioni di visualizzazione per i report).

Pianificare un report personalizzato

Per pianificare l'invio automatico di un report via email, accedere alla scheda Pianifica della pagina del report personalizzato e attivare il toggle Abilita pianificazione per questo report nella sezione Attivazione.

Scegliere la frequenza di invio del report (giornaliera, settimanale o mensile), quindi impostare la data e l'ora di inizio e il fuso orario. Se la data selezionata (ad esempio, il 31) non esiste in un determinato mese, il report sarà inviato l'ultimo giorno del mese. Quando si seleziona il fuso orario, considerare che la transizione tra ora legale e ora solare può influire sui tempi di esecuzione. Per raccogliere dati accurati durante i giorni di transizione, salvare nuovamente il report assicurandosi di selezionare una data e un'ora di inizio diverse se rientrano nell'intervallo di tempo della transizione.

Aggiungere fino a 25 indirizzi email di destinatari, premendo “Invio” sulla tastiera dopo ciascuno di essi per inserirli. Se è necessario controllare o modificare l'email del mittente, accedere alla voce di menu Configurazione nel Menu amministrazione e, nella la sezione Autoregistrazione, controllare l'indirizzo email inserito nel campo Mittente delle email di registrazione, recupero password e attività di background. L'email può anche essere esterna alla piattaforma.

I report sono inviati come link per il download e non che come allegato per evitare problemi con le dimensioni dei file. ll link scade dopo un mese.

Il report pianificato include tutti i dati selezionati nella scheda Opzioni di visualizzazione, filtrati in base ai filtri selezionati, indipendentemente dalle restrizioni di visibilità dei destinatari. Anche i Power User con permessi limitati possono vedere i dati al di là delle risorse loro assegnate.

Suggerimento. Per evitare che i Power User vedano dati che non sono autorizzati a vedere, creare report e pianificazioni separate in base ai permessi dei Power User e alle risorse assegnate.

In alternativa, è possibile pianificare i report dalla scheda Builder report personalizzati della pagina Nuovi report. Individuare il report, cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga e selezionare Pianifica dal menu a tendina. Dopo aver configurato tutte le impostazioni, cliccare Salva le modifiche in fondo alla pagina per applicarle.

Note sulla pianificazione dei report personalizzati

• Quando si attiva la generazione di un report pianificato, il report conterrà gli ultimi dati disponibili. Per ulteriori informazioni sul processo di aggiornamento dei dati, consultare il capitolo Aggiornamento automatico dei dati nei report di questo articolo.
• Le pianificazioni dei report dipendono dalla visibilità e dai permessi dell'utente che li ha creati (Superadmin o Power User). Se i permessi del proprietario cambiano, ad esempio se diventa un utente normale o viene eliminato, il report non può più essere pianificato. Per risolvere il problema, duplicare il report in modo da diventare il nuovo proprietario e riprendere il controllo della pianificazione.
• Per inviare un report pianificato, l'autore deve essere un utente attivato. Se l'autore è disattivato o il suo account è scaduto, il report non sarà inviato. Per risolvere il problema, duplicare il report come utente attivato e ripristinare la pianificazione e l'invio.
• I Power User con i permessi Report / Visualizza e Report / Modifica possono pianificare solo i report creati da loro stessi. Non possono pianificare i report creati dai Superadmin o da altri Power User. Possono comunque duplicare i report creati da altri utenti e quindi modificare o pianificare la versione duplicata.

Visualizzare l’anteprima del report personalizzato

La scheda Anteprima della pagina del report personalizzato mostra un'anteprima del report creato e configurato nelle schede Proprietà, Filtri, Opzioni di visualizzazione e Pianifica. Tutte le impostazioni applicate si riflettono nell'anteprima.

L'anteprima mostra il report come lo vedrà il destinatario. Se necessario, è possibile tornare alle schede delle impostazioni per apportare modifiche.

È possibile visualizzare un'anteprima del report anche dalla pagina principale dei report personalizzati. Individuare il rapporto nell'elenco, cliccare sul menu ellipsis e selezionare Anteprima dal menu a tendina.

Aggiornamento automatico dei dati nei report

I report sono sempre aggiornati in background. La disponibilità dei dati più recenti richiede alcuni minuti dopo l'ora. Per questo motivo, quando si pianifica il report all'ora è possibile che non siano visualizzati i dati dell'ora precedente, ma quelli dell'ora prima.

Attenzione: I Power User non potranno estrarre report per le risorse a loro appena assegnate fino al successivo aggiornamento dei dati, pur avendo piena visibilità e operatività sulle risorse stesse. Ad esempio, se si modificano i permessi di un Power User associando o rimuovendo l'associazione a corsi, le modifiche apportate ai permessi del Power User non si riflettono immediatamente nei valori dei filtri disponibili nel menu e non si riflettono immediatamente nei corsi estratti e visibili nel report. Al contrario, i filtri e i report rimarranno invariati fino al successivo aggiornamento dei dati. Ricorda che questo ritardo impatta tutti i dati, quindi il Power User non vedrà alcun cambiamento nei dati rispetto a quelli esistenti prima delle modifiche. Maggiori informazioni sui Power User.

Esportare il proprio report personalizzato

È possibile esportare il report in formato CSV (Comma Separated Values) e Excel. La lunghezza massima di un file CSV è di 1,5 milioni di righe, mentre la lunghezza massima di un file XLS è di 1 milione di righe. Esistono due possibilità per esportare un report personalizzato:

• Dalla pagina del report, premere l'icona Esporta alto a destra, quindi scegliere tra i tipi di file CSV e XLS.
• Dalla pagina principale dei report personalizzati, individuare il report che si desidera esportare nell'elenco dei report creati, quindi premere il menu ellipsis alla fine della riga del report. Dal menu a tendina selezionare la voce Esporta e quindi scegliere tra CSV e XLS.

Si noti che è possibile esportare il report anche dalla pagina principale dei report personalizzati. Identificare il report che si vuole esportare nell’elenco di report creati, quindi premere il menu ellipsis nella parte destra della riga dedicata al report. Nel menu a tendina che si apre, selezionare Esporta, quindi scegliere tra CSV e XLS.

L'esportazione del report richiede in genere solo pochi minuti. Quando si avvia l'export, il processo sarà eseguito con un'attività di backgroun, in modo da poter continuare a utilizzare la piattaforma e il dispositivo senza alcuna restrizione durante il processo di export. Al termine dell'attività di background, si riceverà una notifica via email e nell’area di notifica delle attività di background, accessibile cliccando sull’icona frecce nella parte superiore della piattaforma, visualizzata durante l’esecuzione delle attività di background. Ulteriori informazioni sulle attività di background.

Note sull'export di un report personalizzato

• Per poter esportare i report è necessario che l'app Notifiche sia abilitata.
• Il report è sempre aggiornato in background. La disponibilità dei dati più recenti richiede alcuni minuti dopo l'ora. Per questo motivo, quando si pianifica il report all'ora, è possibile che non siano visualizzati i dati dell'ora precedente, ma quelli dell'ora prima.
• Quando si esporta un report personalizzato, solo i caratteri alfanumerici saranno resi come testo nel file CSV o XLS. I caratteri speciali non sono supportati e non saranno resi correttamente nel file esportato.
• Quando si esportano i Nuovi Report, il formato della data dei dati esportati non può essere modificato

Consigli d’utilizzo

• Se si vogliono includere tutti gli utenti nel report, consigliamo di selezionare il ramo principale e non ogni singolo utente, in modo che quando si aggiungono nuovi utenti al sistema, questi saranno inclusi nel report senza che sia necessario aggiungerli alla selezione.
• Si consiglia di creare diversi report e diverse pianificazioni a seconda dei permessi dei Power User (diversi report per Power User aventi permessi diversi, lo stesso report per Power User che hanno gli stessi permessi di visualizzazione). In questo modo, il Power User potrà visualizzare solo i risultati relativi ai corsi, agli utenti, ai cataloghi e alle sedi a cui è stato assegnato.
• Poniamo il caso in cui si abbia la necessità di proteggere informazioni sensibili incluse nel proprio report. Per questo motivo, si seleziona l’opzione Login necessario per scaricare il report nella sezione Permesso Download Report da Link nella scheda Proprietà prima di spostarsi alla scheda Pianifica per pianificare il proprio report e inviare il link per scaricare il report agli indirizzi email che si inseriscono. In un secondo momento, supponiamo che si eliminano le informazioni sensibili che erano incluse nel proprio report e si decide di deselezionare l’opzione Login necessario per scaricare il report (quando l’opzione non è selezionata, chiunque ha il link può scaricare il report). Attenzione: in questo caso tutti i link inviati ai destinatari del report quando l’opzione era selezionata fanno ancora riferimento alla “vecchia” versione del report, che include informazioni sensibili. Avendo deselezionato l’opzione, tutti i destinatari del report potranno scaricare il report senza dover fare il login alla piattaforma, e, considerando che la “vecchia” versione del report contiene informazioni sensibili, non si tratta di una situazione ideale per motivi di sicurezza. Dunque, se non si può fare a meno di deselezionare l’opzione Login necessario per scaricare il report, si consiglia di aspettare che il precedente link scada (30 giorni).
• Se si riscontrano dei malfunzionamenti nei propri report personalizzati e si ha un Ad Blocker attivo nel proprio browser, mettere in pausa l'Ad Blocker per la pagina della piattaforma Docebo. Si noti che i problemi potrebbero essere causati dall'Ad Blocker che si sta utilizzando.