Introduzione

Il Central Repository è una funzionalità base abilitata di default in piattaforma. Il Central Repository permette di caricare i materiali didattici utilizzati in piattaforma, in quanto i materiali didattici non sono legati ad un solo corso, ma sono a disposizione di tutti i corsi. Utilizzare il Central Repository per

• gestire tutti i materiali didattici in una libreria centralizzata
• evitare di duplicare contenuti
• aggiornare i materiali didattici per tutti i corsi contemporaneamente
• monitorare i materiali didattici nello stesso report indipendentemente dal corso in cui si trovano.

Solo i Superadmin possono gestire il Central Repository. I Power User e gli istruttori non hanno accesso e non possono caricare o scaricare i materiali didattici del Central Repository dai corsi. Per accedere al Central Repository, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra. Premere Central Repository  dalla sezione E-Learning.

Il Central Repository raggruppa tutti i materiali didattici in esso caricati, divisi in categorie. Le categorie del Central Repository sono condivise con le categorie create nell'area Gestione Corsi della piattaforma. Tutti i materiali caricati dai corsi al Central Repository saranno visualizzati anche qui.

E' possibile aggiungere nuove categorie nel Central Repository, che saranno automaticamente replicate nell'area Gestione Corsi della piattaforma (e viceversa: se si crea una nuova categoria nell'area Gestione Corsi , sarà automaticamente replicata nel Central Repository). Mentre è possibile caricare e gestire i materiali didattici nel Central Repository, è comunque necessario gestire l'ordine dei materiali didattici all'interno dei corsi nell'area dedicata della piattaforma. Non è possibile gestire l'ordine dal Central Repository.

Attenzione: Non è possibile gestire i materiali didattici di tipo Incarico dal Central Repository. Gli incarichi sono gestiti solo a livello di corso. Non è possibile creare questo tipo di materiale didattico nel Central Repository, ma solo in un corso.

Aggiungere Materiali Didattici al Central Repository

Il processo di caricamento di nuovi materiali didattici è lo stesso per il Central Repository e per i corsi. Assicurarsi di aver selezionato la categoria corretta in cui salvare il nuovo materiale didattico dall'elenco delle categorie visualizzato sul lato sinistro della pagina e premere Aggiungi Materiali Didattici. 

Dal menu a tendina, selezionare se si desidera caricare, importare o creare un nuovo materiale didattico selezionando il tipo di contenuto. Completare il processo di caricamento, import o creazione inserendo il maggior numero di informazioni possibili in ogni tab della finestra pop-up. Alla fine del caricamento o della creazione di un materiale didattico, premere Salva Modifiche. Il materiale didattico sarà visualizzato nel Central Repository.

Ulteriori informazioni riguardo la procedura di creazione e gestione dei materiali didattici.

Aggiungere Materiali Didattici dal Marketplace dei Contenuti

Quando si lavora con i fornitori di contenuti del Marketplace dei Contenuti, è possibile importarne i contenuti come materiali didattici nel Central Repository. Fare riferimento agli articoli relativi ai fornitori di contenuti della Knowledge Base per ulteriori informazioni su come importare i contenuti dal marketplace al Central Repository.

I materiali importati dal Marketplace dei Contenuti sono identificati dall’icona carrello nella riga del materiale didattico. Passare con il mouse sull’icona carrello per ulteriori informazioni sul fornitore del contenuto. I materiali didattici importati dai fornitori di contenuti sono gestiti come tutti gli altri materiali didattici del Central Repository.

Quando un contenuto della libreria di Docebo Content è possimo alla data di dismissione, è identificato con un’icona di allerta prima del nome del contenuto, e nella riga del contenuto. Passare il mouse sull’icona per ulteriori informazioni sulla data di dismissione del contenuto. I contenuti dismessi sono identificati dall’icona errore, passando il mouse sull’icona, il tooltip mostrerà la data di dismissione del contenuto. È possibile filtrare i materiali didattici dismessi o prossimi alla dismissione, o entrambi, grazie ad un filtro dedicato. Fare riferimento all’articolo di Docebo Content per ulteriori informazioni sulla gestione dei contenuti dismessi o in dismissione.

Modificare o Cancellare un Materiale Didattico nel Central Repository

Dopo aver creato il proprio materiale didattico, sarà visualizzato nell'elenco dei materiali nella pagina principale del Central Repository. Ogni materiale didattico sarà visualizzato in una riga.

Il nome del materiale didattico e l'icona a sinistra del nome che rappresenta il tipo di file saranno sempre visibili, così come la X rossa alla fine della riga che permette di cancellare il materiale didattico (sarà necessario confermare questa azione prima di cancellarlo definitivamente), l'icona a croce che permette di spostare il materiale e assegnarlo ad un'altra categoria, e l'icona di modifica.

La modifica del materiale didattico attraverso l'icona dedicata (l'icona carta e penna) permette di modificare le informazioni inserite al primo caricamento del file. Per i materiali didattici di tipo video, un segno di spunta verde indica che il video è stato convertito correttamente e che è pronto per essere pubblicato. Se il segno di spunta è rosso, significa che il video non è stato caricato correttamente e che potrebbe essere necessario caricarlo di nuovo.

Rimuovere l'Associazione dei Materiali Didattici del Central Repository

L'associazione dei materiali didattici del Central Repository può essere rimossa dal corso, e comunque mantenere traccia del completamento da parte dell'utente nei report. Per rimuovere l'associazione di un materiale didattico da un corso, accedere all'area di Gestione Corsi dal Menu Amministrazione, selezionare il corso e spostarsi alla tab Materiali Didattici. Cliccare sull'icona menu alla fine della riga del materiale didattico, e selezionare Rimuovi Associazione.

Se lo studente ha completato il materiale didattico nel corso, e l'associazione con il materiale didattico è rimossa dopo il completamento, il completamento del corso è mantenuto. In ogni caso, le statistiche relative al materiale didattico non saranno disponibile nei report. Se lo studente non ha completato il materiale didattico per cui si rimuove l'associazione, l'opzione migliore è quella di selezionare l'opzione Imposta il corso come completato per tutti gli utenti che hanno completato tutti gli altri materiali didattici nel pop-up di conferma della rimozione dell'associazione. In questo modo, lo stato di completamento sarà mantenuto anche nei report.

Gestire la Colonna Utilizzo

La colonna Utilizzo mostra in quanti corsi è utilizzato il materiale didattico. Cliccando sul link, si aprirà una finestra pop up con l'elenco dei corsi in cui si trova il materiale didattico. La riga di ogni corso mostra il nome del corso e la versione del materiale didattico utilizzata (a breve spiegheremo il concetto di versioni).

Cliccare sul nome del corso per accedere alla relativa pagina, da dove è possibile gestire il materiale didattico nel corso stesso. Inoltre, è possibile utilizzare la barra di ricerca nella finestra pop up per cercare i corsi nell'elenco.

Gestire l'Anteprima del Materiale Didattico

L'icona play nella riga del materiale didattico permette di visualizzare l'anteprima del materiale. Cliccando su questa icona, si aprirà una finestra pop up che visualizza l'anteprima dell'aspetto del materiale didattico in piattaforma. Se si possiedono più versioni dello stesso materiale, è possibile selezionare di quale versione si desidera l'anteprima utilizzando il menu a tendina Seleziona Versione in alto a sinistra della finestra pop up. Nella sezione Dettagli Versione è possibile visualizzare il numero di corsi che utilizzano la versione del materiale didattico, e chi l'ha caricata.

Inserire i Materiali Didattici del Central Repository nei Corsi

Per inserire un materiale didattico in più corsi simultaneamente, utilizzare l'icona freccia nella riga del materiale didattico. Cliccando su questa icona, si aprirà una finestra pop up. Selezionare quale versione del materiale didattico si desidera inserire nei corsi utilizzando il menu a tendina Seleziona Versione. Una volta selezionata la versione, i dettagli saranno visualizzati nella parte destra del menu a tendina.

Scegliere i corsi in cui inserire il materiale didattico selezionando le relative checkbox. E' possibile cercare il corso utilizzando la barra di ricerca a destra dell'elenco dei corsi. Premere Conferma dopo aver selezionato i corsi in cui si desidera inserire il materiale. Un messaggio confermerà che il materiale didattico è stato inserito correttamente.

Aggiungere i Materiali Didattici del Central Repository in un Corso

Per aggiungere un materiale didattico dal Central Repository in un corso, cliccare Aggiungi Materiali Didattici e selezionare l'opzione Central Repository dal menu a tendina. Si aprirà una finestra pop up con l'elenco di tutti i materiali presenti nel Central Repository.

Quando si seleziona un elenco, alla sua destra appare una tendina che mostra tutte le versioni di quel materiale (se esistenti). Selezionare il materiale didattico che si vuole aggiungere, tenendo presente che può essere aggiunta a un corso una sola versione dello stesso materiale. Selezionare qui tutti i materiali necessari al corso. A selezione ultimata, premere Conferma.

Inserire più Materiali Didattici in più Corsi Contemporaneamente

Se si desidera inserire più materiali didattici in uno o più corsi contemporaneamente, cliccare Inserisci i Materiali Didattici nei Corsi nella parte superiore della pagina del Central Repository. Nella finestra pop up, selezionare i materiali didattici che si desidera inviare dall'elenco dei materiali didattici (sono divisi in categorie, selezionabili sul lato sinistro della pagina), selezionando la checkbox nella riga del materiale didattico. Utilizzare il menu a tendina per filtrare il tipo di materiale didattico, o utilizzare la barra di ricerca.

Attenzione: è possibile inserire al massimo 10 materiali didattici alla volta nei corsi.

Dopo aver selezionato tutti i materiali didattici da inviare, premere Avanti per proseguire. Selezionare i corsi in cui inserire i materiali didattici nell'elenco dei corsi. Fare riferimento alla sezione precedente per ulteriori informazioni sul completamento dell'azione. Dopo aver selezionato i corsi, premere Conferma. Un messaggio di conferma indicherà che i materiali didattici sono stati correttamente inseriti nei corsi.

Creare più Versioni dello Stesso Materiale Didattico

Alcuni tipi di materiali didattici possono avere più versioni in piattaforma. I tipi di file che permettono la gestione delle versioni sono i seguenti: SCORM, AICC, XAPI (TIN CAN), File, Video. Per questi materiali, la prima versione del materiale didattico caricato è definita come Versione Uno. L'icona della freccia circolare nella riga del materiale nel Central Repository permette di vedere le versioni del materiale e i dettagli di ogni versione.

Attenzione:  questa icona è disabilitata (grigia) per i materiali didattici che non gestiscono le versioni. Si tratta dei materiali didattici pubblicati in piattaforma utilizzando PENS Standard, poiché PENS non gestisce il versioning.

Per caricare una nuova versione del materiale didattico, identificare il materiale e cliccare l'icona modifica nella riga corrispondente. Selezionare l'opzione Carica File per caricare il nuovo contenuto e aggiungere il titolo e la descrizione. E' possibile definire se la nuova versione sovrascrive la versione esistente (versione uno), o se si desidera creare una nuova versione del materiale. Selezionando la prima opzione, il contenuto verrà aggiornato in ogni corso in cui è utilizzato. Selezionando la seconda, è possibile definire il nome e la descrizione della nuova versione.

Premere Salva Modifiche per terminare. E' importante sottolineare che il materiale didattico rimarrà lo stesso in piattaforma. La versione cambierà solo per il contenuto fisico del materiale didattico. E' possibile modificare o cancellare le versioni del contenuto cliccando sulla freccia circolare nella riga del materiale didattico nel Central Repository, quindi cliccando sulle icone corrispondenti  nella riga delle versioni nella pagina della Cronologia delle Versioni.

Attenzione: cancellando una versione specifica del materiale didattico, il materiale didattico sarà cancellato da tutti i corsi in cui è stato inserito. Prima di cancellare una vecchia versione, assicurarsi che la nuova versione del materiale didattico sia inserita in ogni istanza in cui quel materiale è utilizzato. È possibile aggiungere versioni specifiche del materiale didattico ad uno o più corsi utilizzando la procedura descritta precedentemente.

Creare una Cartella Categoria nel Central Repository

Per creare una cartella Nuova Categoria nella pagina del Central Repository, cliccare il pulsante Nuova Categoria in alto a sinistra della pagina. Si aprirà una finestra, in cui definire la lingua che si vuole modificare, il nome della cartella e il Codice Categoria (non obbligatorio). Quindi, premere Conferma.

Attenzione: il Central Repository e i corsi condividono le stesse cartelle categorie. Se si crea una cartella categoria nel Central Repository, la stessa verrà creata nella pagina Gestione Corsi, e viceversa.

Filtrare i Materiali Didattici nell'Elenco del Central Repository

I materiali didattici elencati nella pagina principale del Central Repository sono categorizzati automaticamente utilizzando le categorie create sulla piattaforma. Per visualizzare i materiali didattici di una categoria, cliccare sulla cartella della categoria nel lato sinistro della pagina.

E' possibile filtrare i materiali didattici visualizzati nell'elenco per tipo di file utilizzando il menu a tendina dei filtri. Scegliere se visualizzare i Discendenti spostando il toggle da Sì a No cliccando su di esso. E' infine possibile cercare i materiali (per codice o per nome) utilizzando la barra di ricerca in cima all'elenco.

Condividere il Tracking dei Materiali Didattici

Tutti i materiali didattici condividono il tracking. Cosa significa? Se il materiale didattico (o versione del materiale didattico) è utilizzato in più corsi, e l'utente completa il materiale didattico in un corso, sarà automaticamente identificato come completo nel resto dei corsi in cui è in uso.

Questa configurazione è quella di default per tutti i materiali didattici, ed è definita a livello di versione. Per questo motivo, è estremamente importante prestare attenzione al completamento dei contenuti quando si esegue il reset dei dati dell'utente.

L'unica eccezione alla condivisione del tracking sono i sondaggi. Nei sondaggi è necessario selezionare l'opzione per mantenere localmente il tracking al momento della creazione. Fare riferimento a questo manuale per ulteriori informazioni sulla creazione dei sondaggi nei corsi. Per creare un sondaggio nel Central Repository, cliccare Aggiungi Materiali Didattici nella pagina principale e selezionare Sondaggio dal menu a tendina.

Nella pagina Nuovo Sondaggio aggiungere un titolo e una descrizione al sondaggio e selezionare l'opzione per il tracking locale o il tracking condiviso (consigliamo il tracking locale in modo che i risultati del sondaggio siano più accurati). Completare le informazioni nel tab Informazioni Aggiuntive e premere Salva Modifiche per terminare.

Attenzione: la definizione del tipo di tracking (locale o condiviso) non può essere modificata dopo la creazione del sondaggio. Sarà necessario cancellare e creare nuovamente il sondaggio per modificare l'opzione.

Come la Condivisione del Tracking Influenza i Report

I Report relativi ai corsi permettono di visualizzare quale versione del materiale didattico è stata completata dall'utente, nel caso in cui un materiale abbia più versioni in uso in più corsi. Allo stesso modo, se un utente completa un materiale didattico (come un test) in un corso, sarà visualizzato come completato nei report anche per gli altri corsi.

Consigli d'Utilizzo

Tenere in ordine il Central Repository: col passare del tempo, il contenuto del Central Repository aumenterà. Prestare attenzione a nomi, descrizioni e thumbnail del materiale e utilizzare le categorie per organizzarlo al meglio.

Duplicare il contenuto per le diverse lingue: se si dispone dello stesso contenuto in diverse lingue, è possibile duplicare il materiale didattico e cambiarne la lingua. E' possibile utilizzare una sottocategoria per ogni lingua (ad es., la categoria è Musica e Arte, le sottocategorie sono inglese, italiano, francese, spagnolo...)

Controllare prima di inserire il contenuto del Central Repository nei corsi: se lo stesso materiale didattico è presente in più di un corso, ricordare che verrà contrassegnato come completato in ogni corso, anche se lo studente l'ha completato in solo uno dei corsi. Ciò significa che se si applicano impostazioni specifiche a quel materiale localmente (ad es., marcatore di fine corso, prerequisiti) l'utente potrebbe completare un corso che non ha mai iniziato.

Duplicati dei Corsi e Gestione Materiali Didattici nel Central Repository: nella pagina Gestione Corsi, è possibile duplicare i corsi. Se i materiali didattici inclusi nel corso che si sta duplicando sono all'interno del Central Repository, il tracking di questi materiali verrà riportato anche nel nuovo corso. Se si ha la necessità di duplicare un corso, ma uno studente non può seguire di nuovo lo stesso corso per rinnovare una certificazione, allora i materiali didattici devono essere caricati direttamente nel corso. Non possono essere caricati dal Central Repository, altrimenti lo stato dei materiali sarebbe preservato anche nel nuovo corso.

Sovrascrivere vs creare nuove versioni di un materiale didattico: se si ha la necessità di correggere una parola, frase o titolo nel materiale didattico, è consigliata l'opzione che sovrascrive la versione attuale. Se invece è necessario apportare una modifica più consistente alla struttura del materiale didattico, scegliere l'opzione per la creazione di una nuova versione. Ulteriori informazioni sulle due opzioni nel capitolo Creare più Versioni dello Stesso Materiale Didattico di questo articolo. Prestare attenzione alle modifiche allo stato dell'utente che avvengono utilizzando le due opzioni:

Opzione	Stato Utente nel Corso (prima dell'aggiornamento)	Stato Utente nel Corso (dopo l'aggiornamento)
Sovrascrittura	In Corso	In Corso
	Completato	Completato
Nuova Versione	In Corso (versione 1)	Non Iniziato (versione 2)
	Completato (versione 1)	Completato (versione 1)

Si noti che creando una nuova versione, se un utente che ha già completato la vecchia versione di un materiale didattico lo riproduce di nuovo, vedrà la nuova versione e dovrà completarla nuovamente dall'inizio