Introduzione

L’integrazione di Docebo con Google Drive permette di caricare documenti Google, fogli di calcolo, slide e disegni come materiali didattici in piattaforma, rendendoli disponibili agli studenti sia sulla versione desktop che sulla versione mobile della piattaforma. 

Chi ha attivato Discover, Coach & Share può inoltre usufruire dell’integrazione con Google Drive per caricare i contributi attraverso la funzioalità dedicata. 

L’integrazione fra Docebo e Google Drive può includere Google Picker, una finestra di dialogo File Open dove gli utenti possono caricare i file presenti nel proprio Drive di Google in Docebo. Questo articolo descrive come utilizzare l’integrazione con e senza Google Picker.

Attivare Google Drive in Docebo

Attivare la app Google Drive come descritto nell'articolo della Knowledge Base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. La app si trova nella tab Integrazione Software Terzi.

Creare un Progetto Google per l’Integrazione con Docebo

Il primo passo per configurare l'integrazione fra Docebo e Google Drive è la creazione di un Google Project che utilizzi un Google Drive Scope specifico.

Connettersi al proprio account Google dalla Google Developer Console. Nella barra della parte superiore della pagina, cliccare Create Project.

Definire il nome del progetto e, se necessario, modificare l'organization e la location in base alle proprie esigenze. Premere Create per procedere.

Al termine della creazione del progetto, selezionarlo dall'area notifiche.

Ora è necessario abilitare le API necessarie al progetto. Cliccare Enable APIs and Services nella parte superiore della pagina. 

Si accederà alla pagina API Library. Utilizzare la finestra di ricerca per cercare la stringa Google Picker API. Nell'elenco dei risultati, cliccare Google Picker API.

Si accederà alla pagina Google Picker API. Cliccare Enable per attivare l'API.

Cliccare sul pulsante menu, quindi API & Services e quindi selezionare Enabled APIs & services. 

Ora è necessario attivare la Google Drive API, cliccando sul link Enable APIs and Services nella parte superiore della pagina. 

Si accederà alla pagina API Library. Utilizzare il campo di ricerca e cercare la stringa Google Drive API. Cliccare Google Drive API nell'elenco dei risultati.

Si accederà quindi alla pagina Google Drive API. Cliccare Enable per attivare l'API.

A questo punto, si accederà alla pagina della Google Drive API. Cliccare Create Credentials per procedere.

Nella pagina seguente, selezionare Google Drive API nel primo menu a tendina e quindi User data come tipo di dati a cui si accederà. Cliccare Next per procedere.

Nella sezione seguente, definire il nome della app nell'area App name e selezionare l'indirizzo email dal menu dal box User support email. Nella sezione Developer contact information, inserire un indirizzo email, che può essere lo stesso indirizzo email utilizzato nel box del menu a tendina, e premere Save and Continue. 

La sezione che segue permette di aggiungere gli scope. Premere i pusanti Add Scope o Remove Scope e selezionare nel menu a scomparsa sia Google Drive API (/auth/drive) e Google Drive API (/auth/drive.file). Premre Update per tornare alla scarmata principale. Quindi premere Save and Continue per accedere alla sezione OAuth Client ID.

In questa sezione, selezionare Web application dal menu a tendina. Definire un nome per il Client ID nel campo di testo e inserire l'URL della piattaforma nella sezione Authorized JavaScript origins utilizzando il formato https://yourplatformname.docebosaas.com senza slash alla fine dell'URL. Premere Create per procedere.

La sezione seguente mostra le credenziali. Copiare ed incollare queste informazioni in un editor di testo (come Notepad in Windows, per esempio) per gli step successivi, quando si inseiranno queste informazioni in Docebo. Premere Done per terminare la configurazione delle credenziali OAuth2.

La schermata che segue mostra l'elenco delle credenziali configurate. Cliccare + Create Credentials e selezionare API key nella finestra a tendina.

Questa procedura creerà la chiave API e la mostrerà. Copiare ed incollare la chiave API in un editor di test, servirà per configurare la piattaforma Docebo. Premere infine Restrict Key.

Nella schermata che segue premere Restrict Key e quindi selezionare Google Picker API e Google Drive API dal menu a tendina. Cliccare Save. Ora è possibile procedere con la configurazione della piattaforma utilizzando l'API Key e il Client ID creati precedentemente.

Configurare Google Drive in Docebo

Per configurare Google Drive in Docebo, accedere al Menu Amministrazione, quindi identificare la sezione Google Drive e premere Gestione. Si accederà alla pagina delle Impostazioni di Google Drive. Nella parte superiore della pagina, selezionare l’opzione Abilita Google Drive, inserire la API Key e il Client ID nei campi di testo corrispondenti. 

Premere Salva le Modifiche per completare la configurazione. 

In qualsiasi momento è possibile eseguire il reset della configurazione di Google Drive cliccando Reset della Configurazione. Quando si esegue il reset, la Chiave API e il Client ID sono cancellati e non sarà più possibile utilizzare l'integrazione finché non si inseriranno nuovamente dei valori validi.

Caricare Materiali Didattici con Google Picker

È possibile caricare Documenti Google, fogli di calcolo, slide o disegni (in formato nativo) direttamente in un corso o nel Central Repository. Anche se si carica in un corso, sarà possibile inserire gli oggetti nel Central Repository in un secondo momento. Vediamo come caricare un materiale didattico da Google Drive direttamente in un corso. 

Per caricare contenuti Google Drive per un corso, connettersi alla piattaforma come Superadmin e accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra. Selezionare Gestione Corsi dalla sezione E-Learning. Identificare il corso per cui si desidera caricare dei contenuti Google Drive e cliccare sulla descrizione, quindi spostarsi alla tab Materiali Didattici. Da qui cliccare Aggiungi Materiali Didattici e selezionare Google Drive dal menu a tendina.

Attenzione: i contenuti Google Drive possono essere caricati come materiale didattico solo all’interno di corsi e-learning.

Nella pagina di caricamento del materiale didattico Google Drive, contrassegnare l'opzione Importa file nella riga Fonte del File di Google nella parte superiore della pagina. Quindi, selezionare Carica da Google Drive. Sarà visualizzato Google Picker. In Google Picker, è possibile utilizzare le tab in alto nella pagina per visualizzare documenti, presentazioni, fogli di calcolo o disegni. Una volta trovato l’oggetto che si desidera importare, selezionarlo e premere Seleziona in basso a sinistra.

Il titolo assegnato al materiale didattico in piattaforma corrisponderà al titolo dell'oggetto in Google Drive, ma sarà possibile modificarlo. Definire una descrizione per il materiale didattico nella casella di testo corrispondente, quindi passare alla tab Informazioni Aggiuntive per aggiungere una breve descrizione e selezionare una thumbnail.

È possibile inserire dei tag relativi al materiale didattico, in modo che sia più semplice trovarlo attraverso la ricerca globale della piattaforma. È possibile che alcuni tag siano generati automaticamente dell'intelligenza artificiale della piattaforma in base al contenuto del materiale didattico, e solo nel caso in cui il contenuto sia in inglese, spagnolo, tedesco, francese, italiano o portoghese. I tag possono essere modificati o cancellati in qualsiasi momento, con un limite di 15 tag per materiale didattico e di 32 caratteri per ogni tag (elenco dei tipi di contenuti che permettono l'auto-tagging).

Per questioni di sicurezza, l'intelligenza artificiale della piattaforma non accede ai contenuti privati (quelli che richiedono un'autenticazione per accedervi), e può generare tag automaticamente solo per i contenuti pubblici. Quando si caricano contenuti privati, consigliamo di aggiungere i tag manualmente.

Al termine, selezionare Salva modifiche. 

Una volta caricato il file, sarà visualizzato nell'elenco dei materiali didattici del corso, nella pagina Materiali Didattici. Da qui, è possibile configurare il materiale didattico o inserirlo nel Central Repository selezionando l'icona del menu nella riga dell'oggetto e quindi un'opzione dal menu a tendina.

Caricare Materiali Didattici Senza Google Picker

Per caricare un oggetto di Google Drive in piattaforma come materiale didattico, seguire le istruzioni descritte nella sezione precedente. Dopo aver selezionato l'opzione per caricare un oggetto di Google Drive in un corso, ed essere stato reindirizzato alla pagina di upload principale per l'oggetto, selezionare l'opzione URL Incorporata nella sezione Fonte del File di Google nella parte superiore della pagina.

Copiare e incollare il link di Google Drive per l'oggetto nella casella di testo messa a disposizione. Per ottenere questo link, aprire l'oggetto in Google Drive. Una volta nella pagina dell'oggetto, selezionare l'opzione File, e quindi Pubblica sul Web dal menu a tendina.

Nella casella pop up, deselezionare l'opzione che obbliga ad effettuare l'accesso prima di visualizzare il documento (se non si visualizza questa opzione, selezionare Contenuti Pubblicati e Impostazioni). Selezionare Pubblica e copiare il link che apparirà nella casella di testo. Incollare questo link nella casella di testo corrispondente nella pagina di caricamento della propria piattaforma Docebo.

Una volta incollato il link in piattaforma, apparirà un checkmark verde sul lato destro della pagina se la piattaforma Docebo riconosce come valido il link di Google Drive. In caso contrario, sarà visualizzata una X rossa: in tal caso, riprovare copiando e incollando nuovamente il link.

Aggiungere un titolo e una descrizione all’oggetto didattico nelle caselle di testo corrispondenti, e passare alla tab Informazioni Aggiuntive per aggiungere una breve descrizione e selezionare una thumbnail. È possibile inserire dei tag relativi al materiale didattico, in modo che sia più semplice trovarlo attraverso la ricerca globale della piattaforma. È possibile che alcuni tag siano generati automaticamente dell'intelligenza artificiale della piattaforma in base al contenuto del materiale didattico, e solo nel caso in cui il contenuto sia in inglese, spagnolo, tedesco, francese, italiano o portoghese. I tag possono essere modificati o cancellati in qualsiasi momento, con un limite di 15 tag per materiale didattico (elenco dei tipi di contenuti che permettono l'auto-tagging).

Per questioni di sicurezza, l'intelligenza artificiale della piattaforma non accede ai contenuti privati (quelli che richiedono un'autenticazione per accedervi), e può generare tag automaticamente solo per i contenuti pubblici. Quando si caricano contenuti privati, consigliamo di aggiungere i tag manualmente.

Al termine, selezionare Salva modifiche.

Una volta caricato il file, sarà visualizzato nell'elenco dei materiali didattici del corso, nella pagina Materiali Didattici. Da qui, è possibile gestire le impostazioni di un materiale didattico o inserirlo nel Central Repository selezionando l'icona del menu nella riga dell'oggetto e selezionando un'opzione dal menu a tendina.

Preparare e Gestire i Propri File in Google Drive

Prima di caricare un file da Goole Drive a Docebo, assicurarsi che la Condivisione sia definita come Chiunque abbia un link può visualizzare. Per configurare questa opzione, premere il pulsante File in Google Drive, quindi premere Condividi dal menu a tendina. Nella finestra pop-up, selezionare Ottieni Link Condivisibile. Aprire il menu a tendina, quindi premere Più. Selezionare l’opzione Chiunque abbia il link può visualizzare. Poi, selezionare Fine.

Quando si modifica il contenuto di un oggetto di Google Drive utilizzato come materiale didattico in Docebo, le modifiche sono applicate in piattaforma quasi in tempo reale; la sincronizzazione fra Google Drive e Docebo avviene ogni cinque minuti.  Se si cancella un oggetto in Google Drive utilizzato come materiale didattico in Docebo, non cancellare il materiale didattico dalla piattaforma, perché non sarà più possibile recuperarlo. 

Gestire i File di Google Drive in Docebo

Dopo aver caricato il file in Docebo da Google Drive, il file può essere visualizzato in qualsiasi modalità: lightbox, schermo intero, inline o in una nuova finesta. I link e i video inclusi nei file sono cliccabili e visualizzabili in Docebo. 

Quando uno studente apre il materiale didattico in Docebo, il materiale didattico di Google Drive è automaticamente identificato come completo al momento dell’apertura, indipendentemente dal tempo di visualizzazione del materiale. 

Suggerimenti

• Se si desidera disattivare Google Drive in Docebo dopo aver inserito degli oggetti di Google Drive come materiali didattici nei corsi, è necessario eliminare tutti i materiali didattici nella propria piattaforma Docebo prima di disattivare la app. 
• L'integrazione con Google Drive consente solo ai documenti che fanno parte di un Drive non condiviso di essere importati. I documenti salvati in un Drive condiviso invece non possono essere importati.