Introduzione

In piattaforma, i Superadmin e i Power User con i relativi permessi sono responsabili della gestione degli utenti, dalla loro creazione alla manutenzione quotidiana che implica operazioni come la modifica, l'assegnazione/spostamento in gruppi o rami, la gestione dei team etc. Sebbene sia possibile gestire gli utenti singolarmente, la piattaforma mette a disposizione delle azioni massive che permettono di ridurre i tempi di gestione e il rischio di errori.

Questo articolo descrive tutte le azioni massive disponibili nella sezione Utenti della piattaforma. Le azioni massive per la gestione degli utenti sono anche disponibili nella funzionalità Il Mio Team, sia per i Superadmin che per i Manager. Maggiori informazioni sulla gestione degli utenti in piattaforma.

Attenzione! Il processo di aggiunta o modifica degli utenti nei gruppi automatici analizza costantemente gli eventi della piattaforma alla ricerca di utenti da aggiungere o rimuovere ai/dai gruppi, in base agli eventi che si verificano in piattaforma. Di conseguenza, qualsiasi evento che coinvolge modifiche al gruppo viene elaborato in modo asincrono e l'aggiornamento potrebbe subire ritardi fino a un'ora.

Selezione Multipla degli Utenti

Per gestire più utenti con una sola azione, connettersi alla piattaforma come Superadmin e accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare Utenti. Nella pagina principale della gestione utenti, selezionare più utenti cliccando sulle checkbox vicino agli username oppure sulla checkbox in cima alla tabella per selezionare tutti gli utenti visualizzati nella pagina corrente.

Attenzione! Per selezionare tutti gli utenti della piattaforma, e non solo quelli mostrati nella pagina corrente, premere Seleziona Tutto, visualizzato sul fondo della pagina quando si seleziona almeno un utente.

Una volta selezionati gli utenti da gestire, premere Scegli Azione in basso a destra. Si aprirà un menu con l'elenco delle azioni massive disponibili per gli utenti selezionati. Il capitolo che segue descrive tutte le azioni massive disponibili.

Azioni Massive per la Gestione degli Utenti

Una volta selezionato almeno un utente dell'elenco, il pulsante Scegli Azione verrà visualizzato nella parte inferiore della tabella. Premerlo per visualizzare le azioni massive disponibili per gli utenti selezionati:

Rami → Aggiungi al ramo

Utilizzare questa opzione per aggiungere gli utenti selezionati ad uno specifico ramo nell'organigramma. Nel pannello a scomparsa che si aprirà, selezionare il ramo nel quale aggiungere gli utenti e premere Conferma. Consigliamo di evitare di assegnare lo stesso utente a più rami, per evitare di rendere più complessa la gestione dell’utente e la sua esperienza di utilizzo della piattaforma (es. potrebbe ricevere più notifiche per lo stesso evento). Invece di assegnare lo stesso utente a più rami, è possibile assegnarlo ad un solo ramo, ma a più gruppi.

Rami → Sposta nel ramo

Questa opzione sposterà gli utenti selezionati in un altro ramo. Nel pannello a scomparsa selezionare il ramo in cui posizionare gli utenti e premere Conferma. Tutti gli utenti selezionati verranno rimossi dai rami precedentemente assegnati e verranno inseriti nel ramo appena scelto.

Attenzione! Se la piattaforma è stata attivata dopo il 21 Ottobre 2019, questa opzione non è disponibile perché non è più possibile spostare gli utenti in altri rami.

Rami → Rimuovi dal ramo

Questo comando rimuoverà gli utenti selezionati dal ramo a cui appartengono. Nel pannello a scomparsa scegliere il ramo dal quale rimuovere gli utenti selezionati e premere Conferma. In questo caso assicurarsi che gli utenti selezionati appartengano allo stesso ramo. Inoltre, ricordiamo che non è possibile rimuovere utenti dal ramo principale.

Esporta → Esporta come CSV

Utilizzare questa opzione per esportare la lista degli utenti selezionati in un file di tipo .CSV. Nel pannello a scomparsa scegliere il delimitatore di campo e se includere i nomi delle colonne nella prima riga del file. Selezionare quindi i campi utente che si desidera includere. È possibile selezionare campi standard e campi aggiuntivi creati o importati. Il campo username è sempre incluso nell'elenco, è selezionato di default, e non è possibile deselezionarlo.

È possibile includere i dettagli relativi ai rami di appartenenza degli utenti selezionati per l'export selezionando le opzioni corrispondenti nell'area Seleziona i campi relativi ai rami. Quando si includono i dettagli relativi ai rami nell'export, ricordare che:

• il nome del ramo e il path del nome del ramo sono sempre esportati nella lingua di default della piattaforma, perché potrebbero non essere stati tradotti nella lingua selezionata dall'utente.
• se gli utenti non hanno un ramo assegnato, saranno implicitamente assegnati al ramo principale, e l'ID ramo, così come qualsiasi altro valore relativo al ramo principale (ID, nome, codice, ecc.) non sarà valorizzato nel file di export.
• se la piattaforma è stata attivata prima del 21 ottobre 2019, gli utenti possono appartenere a più di un ramo. In questo caso, i valori relativi a tutti i rami di appartenenza saranno inclusi nell'export, separati dal simbolo |.

Dopo aver configurato le opzioni, premere Esporta File CSV per lanciare il download. Ricorda che le date esportate all'interno del file CSV sono in formato UTC.

Esporta → Esporta come Excel

Utilizzare questa opzione per esportare la lista degli utenti selezionati in un file di tipo Excel. Nel pannello a scomparsa scegliere se includere i nomi delle colonne nella prima riga del file. Selezionare quindi i campi utente che si desidera includere. È possibile selezionare campi standard e campi aggiuntivi creati o importati. Il campo username è sempre incluso nell'elenco.

È possibile includere i dettagli relativi ai rami di appartenenza degli utenti selezionati per l'export selezionando le opzioni corrispondenti nell'area Seleziona i campi relativi ai rami. Quando si includono i dettagli relativi ai rami nell'export, ricordare che:

• il nome del ramo e il path del nome del ramo sono sempre esportati nella lingua di default della piattaforma, perché potrebbero non essere stati tradotti nella lingua selezionata dall'utente.
• se gli utenti non hanno un ramo assegnato, saranno implicitamente assegnati al ramo principale, e l'ID ramo, così come qualsiasi altro valore relativo al ramo principale (ID, nome, codice, ecc.) non sarà valorizzato nel file di export.
• se la piattaforma è stata attivata prima del 21 ottobre 2019, gli utenti possono appartenere a più di un ramo. In questo caso, i valori relativi a tutti i rami di appartenenza saranno inclusi nell'export, separati dal simbolo |.

Dopo aver configurato le opzioni, premere Esporta File XLS per lanciare il download. 

Assegna Permessi Manager

Quando si seleziona questa opzione,  si attiva il campo "Questo utente gestisce un team" nei profili degli utenti selezionati. Ulteriori informazioni sulla configurazione dei manager.

Esegui Reset Competenze Profili

Quando si gestiscono le competenze degli utenti, utilizzare questa opzione per eseguire il reset delle competenze associate al profilo degli utenti. 

Invia Notifica di Attivazione

Utilizzare questa funzione per inviare la notifica Utente creato (dall'amministratore) a tutti gli utenti selezionati. Questa notifica deve già essere configurata e attivata con l’App Notifiche. Fare riferimento al capitolo Come inviare notifiche ai nuovi utenti dell'articolo sulla creazione e la gestione degli utenti per ulteriori informazioni.

Stato → Attiva

Gli utenti disattivati possono essere riattivati. Utilizzare questa azione per attivare tutti gli utenti selezionati. Se si selezionano più di 250 utenti, l'attivazione sarà eseguita con un'attività di background. Maggiori informazioni sullo stato di attivazione degli utenti in piattaforma.

Stato → Disattiva

Usare questo comando per disattivare il profilo degli utenti selezionati. Se si selezionano più di 250 utenti, la disattivazione sarà eseguita con un'attività di background. Maggiori informazioni sullo stato di attivazione degli utenti.

Attenzione! È possibile importare, attivare e disattivare gli utenti utilizzando file CSV. 

Modifica

Selezionando questa voce, si aprirà un pannello a scomparsa che permetterà di modificare i seguenti campi utente per tutti gli utenti selezionati: Password, Stato validazione email, Scadenza, lingua, ruolo utente, Direct Manager e tutti i campi Aggiuntivi.

Elimina

Questo comando eliminerà in modo permanente gli utenti selezionati. Attenzione! questa operazione non può essere annullata. Quando si cancella un utente, si cancellano anche tutti i contributi che l'utente ha caricato in piattaforma e i tracciamenti dei corsi. Utilizzare questa opzione con molta attenzione.