Introduzione
In piattaforma, i Superadmin e i Power User con i relativi permessi sono responsabili della gestione degli utenti, dalla loro creazione alla manutenzione quotidiana che implica operazioni come la modifica, l'assegnazione/spostamento in gruppi o rami, la gestione dei team etc. Sebbene sia possibile gestire gli utenti singolarmente, la piattaforma mette a disposizione delle azioni massive che permettono di ridurre i tempi di gestione e il rischio di errori.
Questo articolo descrive tutte le azioni massive disponibili nella sezione Utenti della piattaforma. Le azioni massive per la gestione degli utenti sono anche disponibili nella funzionalità Il Mio Team, sia per i Superadmin che per i Manager. Maggiori informazioni sulla gestione degli utenti in piattaforma.
Attenzione! Il processo di aggiunta o modifica degli utenti nei gruppi automatici analizza costantemente gli eventi della piattaforma alla ricerca di utenti da aggiungere o rimuovere ai/dai gruppi, in base agli eventi che si verificano in piattaforma. Di conseguenza, qualsiasi evento che coinvolge modifiche al gruppo viene elaborato in modo asincrono e l'aggiornamento potrebbe subire ritardi fino a un'ora.
Selezione multipla degli utenti
Per gestire più utenti con una sola azione, connettersi alla piattaforma come Superadmin e accedere al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-learning, selezionare Utenti. Nella pagina principale della gestione utenti, selezionare più utenti cliccando sulle checkbox vicino agli username oppure sulla checkbox in cima alla tabella per selezionare tutti gli utenti visualizzati nella pagina corrente.
Attenzione! Per selezionare tutti gli utenti della piattaforma, e non solo quelli mostrati nella pagina corrente, premere Seleziona tutto, visualizzato sul fondo della pagina quando si seleziona almeno un utente.
Una volta selezionati gli utenti da gestire, premere Scegli azione in basso a destra. Si aprirà un menu con l'elenco delle azioni massive disponibili per gli utenti selezionati. Il capitolo che segue descrive tutte le azioni massive disponibili.
Azioni massive per la gestione degli utenti
Una volta selezionato almeno un utente dell'elenco, il pulsante Scegli azione verrà visualizzato nella parte inferiore della tabella. Premerlo per visualizzare le azioni massive disponibili per gli utenti selezionati:
Rami → Aggiungi al ramo
Utilizzare questa opzione per aggiungere gli utenti selezionati ad uno specifico ramo nell'organigramma. Nel pannello a scomparsa che si aprirà, selezionare il ramo nel quale aggiungere gli utenti e premere Conferma. Consigliamo di evitare di assegnare lo stesso utente a più rami, per evitare di rendere più complessa la gestione dell’utente e la sua esperienza di utilizzo della piattaforma (es. potrebbe ricevere più notifiche per lo stesso evento). Invece di assegnare lo stesso utente a più rami, è possibile assegnarlo ad un solo ramo, ma a più gruppi.
Rami → Sposta nel ramo
Questa opzione sposterà gli utenti selezionati in un altro ramo. Nel pannello a scomparsa selezionare il ramo in cui posizionare gli utenti e premere Conferma. Tutti gli utenti selezionati verranno rimossi dai rami precedentemente assegnati e verranno inseriti nel ramo appena scelto.
Attenzione! Se la piattaforma è stata attivata dopo il 21 Ottobre 2019, questa opzione non è disponibile perché non è più possibile spostare gli utenti in altri rami.
Rami → Rimuovi dal ramo
Questo comando rimuoverà gli utenti selezionati dal ramo a cui appartengono. Nel pannello a scomparsa scegliere il ramo dal quale rimuovere gli utenti selezionati e premere Conferma. In questo caso assicurarsi che gli utenti selezionati appartengano allo stesso ramo. Inoltre, ricordiamo che non è possibile rimuovere utenti dal ramo principale.
Esporta → Esporta come CSV o XLS
Queste opzioni permettono di esportare l'elenco degli utenti selezionati in formato XLS o CSV. Selezionare il tipo di export desiderato quindi, nel pannello a scorrimento, impostare il carattere di separazione dei campi (solo per l'esportazione CSV) e stabilire se includere i nomi delle colonne nella prima riga.
Utilizzare le caselle per selezionare i campi da includere nell'export. È possibile scegliere tra i campi utente standard e ma anche tra i campi aggiuntivi creati o importati. Ricorda che il campo username è sempre incluso nell'elenco, è selezionato di default e non può essere deselezionato.
È inoltre possibile includere i dettagli dei rami di appartenenza degli utenti. Quando si includono i dettagli dei rami nell'export, ricordare che:
- il nome del ramo e il path del nome del ramo sono sempre esportati nella lingua di default della piattaforma, perché potrebbero non essere stati tradotti nella lingua selezionata dall'utente.
- se gli utenti non hanno un ramo assegnato, saranno implicitamente assegnati al ramo principale, e l'ID ramo, così come qualsiasi altro valore relativo al ramo principale (ID, nome, codice, ecc.) non sarà valorizzato nel file di export.
- se la piattaforma è stata attivata prima del 21 ottobre 2019, gli utenti potrebbero appartenere a più di un ramo. In questo caso, i valori relativi a tutti i rami di appartenenza saranno inclusi nell'export, separati dal simbolo |.
Ciccare infine sul pulsante Esporta file CSV o Esporta file XLS in basso. Il download del file inizierà automaticamente. Nel caso di export CSV, le date sono esportate in formato UTC.
Se si selezionano più di 250 utenti, l'export sarà eseguito con un'attività di background.
Assegna permessi manager
Quando si seleziona questa opzione, si attiva il campo "Questo utente gestisce un team" nei profili degli utenti selezionati. Ulteriori informazioni sulla configurazione dei manager.
Esegui reset competenze profili
Quando si gestiscono le competenze degli utenti, utilizzare questa opzione per eseguire il reset delle competenze associate al profilo degli utenti.
Esporta cronologia certificati
Selezionare questa opzione per esportare i certificati emessi per gli utenti selezionati, in formato PDF. Si riceverà un link per il download via e-mail, che consentirà di accedere a una cartella compressa. La cartella includerà una sottocartella per ogni utente selezionato, contenente i rispettivi certificati. Il link per il download rimarrà valido per 30 giorni.
Questa azione è disponibile solo per i Superadmin, per un massimo di 100 utenti alla volta, e viene disabilitata quando si selezionano tutti gli utenti con il pulsante Seleziona tutto.
Quando si seleziona l'opzione Esporta cronologia certificati, si apre un pannello a destra in cui è possibile verificare il proprio indirizzo e-mail. Se l'indirizzo e-mail non è presente o è errato, aggiornarlo dalla pagina Il mio profilo.
Sebbene si sia l'unico utente autorizzato a scaricare i certificati, è possibile rendere il link di download valido anche per altri Superadmin e Power User selezionando la casella di controllo Rendi il link condivisibile con i Power User e altri Superadmin. Non è richiesta alcuna autorizzazione specifica per consentire ai Power User di scaricare i certificati. Essi potranno scaricare i certificati per tutti gli utenti selezionati, indipendentemente dal fatto che tali utenti siano loro assegnati come risorse.
Cliccare su Avanti per procedere alla seconda fase dell'esportazione, in cui è possibile scegliere se includere i dati di apprendimento dell'utente relativi ai corsi e ai piani formativi per i quali gli utenti selezionati hanno ottenuto un certificato. Se si desidera includerli, abilitare l'opzione Esporta dati di formazione, quindi selezionare il formato del file, il separatore e i dati specifici da esportare. I dati formativi esportati saranno inclusi nella sottocartella dell'utente all'interno della cartella compressa.
Cliccare su Esporta per finalizzare il processo.
Invia notifica di attivazione
Utilizzare questa funzione per inviare la notifica Utente creato (dall'amministratore) a tutti gli utenti selezionati. Questa notifica deve già essere configurata e attivata con l’App Notifiche. Fare riferimento al capitolo Come inviare notifiche ai nuovi utenti dell'articolo sulla creazione e la gestione degli utenti per ulteriori informazioni.
Stato → Attiva
Gli utenti disattivati possono essere riattivati. Utilizzare questa azione per attivare tutti gli utenti selezionati. Se si selezionano più di 250 utenti, l'attivazione sarà eseguita con un'attività di background. Maggiori informazioni sullo stato di attivazione degli utenti in piattaforma.
Nota bene: Per garantire un invio corretto delle notifiche, selezionare un massimo di 1000 utenti alla volta per l'azione "Invia notifica di attivazione".
Nota bene: L'azione "Invia notifica di attivazione" è disponibile solo per i Superadmin.
Stato → Disattiva
Usare questo comando per disattivare il profilo degli utenti selezionati. Se si selezionano più di 250 utenti, la disattivazione sarà eseguita con un'attività di background. Maggiori informazioni sullo stato di attivazione degli utenti.
Attenzione! È possibile importare, attivare e disattivare gli utenti utilizzando file CSV.
Modifica
Selezionando questa voce, si aprirà un pannello a scomparsa che permetterà di modificare i seguenti campi utente per tutti gli utenti selezionati: Password, Stato validazione email, Scadenza, lingua, ruolo utente, Direct Manager e tutti i campi Aggiuntivi.
Elimina
Questo comando eliminerà in modo permanente gli utenti selezionati. Attenzione! questa operazione non può essere annullata. Quando si cancella un utente, si cancellano anche tutti i contributi che l'utente ha caricato in piattaforma e i tracciamenti dei corsi. Utilizzare questa opzione con molta attenzione.