Gestire le competenze dei propri utenti

Introduzione

In qualità di Superadmin, si può essere incaricati di gestire le competenze degli utenti della piattaforma. Questo significa monitorare le esigenze di miglioramento delle competenze degli utenti e cercare contenuti volti ad aiutarli a raggiungere i propri obiettivi, mantenendoli motivati. Questa attività costante richiede tempo, soprattutto quando si gestisce anche la piattaforma e il suo contenuto.

Lo scopo della gestione competenze è aiutare ad automatizzare alcune delle attività che fanno parte del processo di gestione costante delle competenze, fornendo un catalogo precostruito di competenze e la possibilità di crearne di nuove, coinvolgendo gli utenti nell'identificazione delle proprie competenze e fare in modo che i processi della piattaforma raccolgano e selezionino i contenuti giusti per gli utenti giusti.

In questo articolo vedremo come gestire le competenze attraverso Docebo Learn. In alternativa, è possibile gestire le competenze integrando una piattaforma esterna di talent management o un sistema informativo per le risorse umane.

Attivare le competenze

Si noti che tutte le funzionalità relative alle competenze sono disponibili solo se l'app Competenze è attiva in piattaforma. Per attivarla, contattare Docebo tramite il Centro assistenza o il proprio Account manager (se il proprio piano include questa opzione).

Gestire i canali basati sull’intelligenza artificiale

La funzionalità di gestione delle competenze si fonda sui canali basati sull’intelligenza artificiale. Se si sta usando questa funzionalità, assicurarsi di aver attivato almeno il canale Le mie competenze o un altro canale basato sull’intelligenza artificiale. Accedere alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra, quindi selezionare Canali nella sezione E-Learning. Nella lista dei canali in questa pagina, individuare il canale Le mie competenze, e premere il segno di spunta nella riga del canale corrispondente alla colonna Pubblicato, facendolo diventare verde, per attivarlo. In alternativa, è possibile creare un canale personalizzato basato sull'intelligenza artificiale e pubblicarlo.

Dopo aver premuto il segno di spunta, leggere il messaggio pop-up, quindi premere Attiva. Quando il canale Le mie competenze o un altro canale basato sull’intelligenza artificiale viene attivato, a tutti gli utenti per cui è visibile verrà richiesto di configurare le proprie competenze al successivo accesso in piattaforma.  Se non sono pubblicati né il canale Le mie competenze né altri canali basati sull'intelligenza artificiale, queste pagine non saranno visibili agli utenti.

Quando si attiva il canale Le mie competenze dall'area di gestione dei canali, viene reso disponibile un nuovo canale per gli studenti (a condizione che abbiano visibilità sul canale). È possibile accedere a questo canale sia dalla pagina Tutti i canali, sia dalla pagina integrata Le mie competenze, che verrà aggiunta automaticamente a tutti i menu attivi in piattaforma dopo l'attivazione del canale Le mie competenze. Maggiori informazioni su come gestire la visibilità delle pagine in piattaforma.

È possibile configurare il canale Le mie competenze come qualsiasi altro canale basato sull'intelligenza artificiale in piattaforma, con opzioni diverse a seconda che si sia attivato o meno il modulo Discover, Coach & Share. Maggiori informazioni sulla configurazione dei canali basati sull'intelligenza artificiale con Discover, Coach & Share e sulla configurazione dei canali senza Discover, Coach & Share.

La pagina di gestione delle competenze

Nella pagina Gestione competenze sono presenti due schede: Set di competenze e Catalogo della piattaforma.

La scheda Set di competenze elenca i set di competenze disponibili in piattaforma. La tabella mostra il nome di ogni set di competenze, la sua visibilità, il numero di competenze assegnate, il catalogo da cui proviene (catalogo Docebo o il proprio catalogo della piattaforma), il numero di canali basati sull'intelligenza artificiale a cui è assegnato e se il set di competenze è pubblicato o meno. 

È possibile personalizzare il layout della tabella in modo da mostrare solo le colonne di interesse. A tal fine, cliccare sull'icona Gestione colonne nella parte superiore della tabella e selezionare le colonne che si desidera includere nella visualizzazione tabella. È possibile trascinare e rilasciare le colonne nella lista, ordinandole in base alle proprie esigenze.

È possibile filtrare il contenuto cliccando sull'icona filtro nella parte superiore della tabella per visualizzare la lista completa dei filtri e operare la selezione. I filtri vengono applicati in tempo reale. Inoltre, è possibile utilizzare l'area di ricerca del testo libero per cercare set di competenze e ordinare le colonne cliccando sull'intestazione della colonna. Non tutte le colonne possono essere ordinate.

La scheda Catalogo della piattaforma elenca tutte le competenze che si è scelto di avere in piattaforma. La tabella mostra il nome e l'ID univoco di ogni competenza, la sua provenienza (se proviene dal catalogo Docebo o dal proprio catalogo della piattaforma), e il numero di set di competenze, utenti e contenuti a cui è assegnata. 

È possibile personalizzare il layout della tabella in modo da mostrare solo le colonne di interesse. A tal fine, cliccare sull'icona Gestione colonne nella parte superiore della tabella e selezionare le colonne che si desidera includere nella visualizzazione tabella. È possibile trascinare e rilasciare le colonne nella lista, ordinandole in base alle proprie esigenze.

È possibile filtrare il contenuto cliccando sull'Icona filtro nella parte superiore della tabella per visualizzare la lista completa dei filtri e operare la selezione. I filtri vengono applicati in tempo reale. Inoltre, è possibile utilizzare l'area di ricerca del testo libero per cercare set di competenze e ordinare le colonne cliccando sull'intestazione della colonna.

Le competenze presenti nel Catalogo della piattaforma possono essere create da zero (competenze personalizzate) o scelte dal catalogo delle competenze Docebo. Si tratta di un catalogo completo di competenze, suddiviso in categorie, che copre la maggior parte dei lavori disponibili nei principali settori industriali.

Per impostazione predefinita, il catalogo completo delle competenze Docebo è disponibile come set di competenze denominato All skills nella scheda Set di competenze.

Creare e gestire le competenze

È possibile popolare il Catalogo della piattaforma creando nuove competenze da zero o aggiungendo competenze dal catalogo Docebo.
Per creare o aggiungere una competenza, selezionare il pulsante più nell'angolo in alto a destra della pagina Gestione competenze, quindi premere Crea nuova competenza. Nel pannello di destra, nella sezione Tipo di Competenza, scegliere se creare una competenza personalizzata da zero (Competenza Personalizzata) o selezionarne una tra le competenze Docebo.

Se si scegli di creare una nuova competenza, inserire un nome e una descrizione. Se si sceglie di aggiungere una competenza tra le competenze Docebo, sarà possibile selezionare una o più competenze da questo catalogo oltre a filtrarle per categoria e/o attività.

Attenzione! Le descrizioni delle competenze, sia per le competenze personalizzate che quelle preesistenti per le competenze Docebo, sono visibili ai Superadmin, ai manager che suggeriscono le competenze ai membri del team e agli studenti nella Dashboard delle competenze, se questa è abilitata. Ulteriori informazioni sulla configurazione di Il mio team e della Dashboard delle competenze.

Una volta terminato, premere il pulsante Conferma in fondo alla pagina.
Congratulazioni, la competenza è stata creata con successo! Una volta creata, la competenza sarà visibile nel Catalogo della piattaforma.

Per modificare, assegnare o eliminare una competenza, cliccare sul pulsante ellipsis in fondo alla riga della competenza e selezionare l'opzione corrispondente.
È possibile assegnare o eliminare più competenze contemporaneamente selezionando le caselle accanto al loro nome, quindi cliccando su Scegli azione nell'angolo in basso a destra della pagina e selezionando il pulsante Elimina.

Attenzione: se si elimina una competenza dal Catalogo della piattaforma, questa verrà rimossa da tutti i contenuti e dagli utenti a cui è assegnata. Pertanto, gli utenti che l'hanno selezionata perderanno tutti i contenuti ad essa correlati.

Creare e gestire i set di competenze

La scheda Set di competenze elenca tutti i set di competenze già configurati in piattaforma.

Il set All skills è disponibile per impostazione predefinita nella piattaforma e raccoglie tutte le competenze del catalogo Docebo. Non è possibile modificarne il contenuto, ma è possibile gestirne i dettagli e la visibilità come descritto più avanti in questo capitolo. Inoltre, sono disponibili alcuni set di competenze predefiniti che coprono le aree più comuni e che servono come esempio per i set di competenze che si possono creare per la propria azienda e come punto di partenza. È possibile gestire questi set come qualsiasi altro set di competenze creato manualmente.

Per creare un nuovo set, cliccare sul pulsante più nell'angolo in alto a destra e poi su Crea nuovo set di competenze. Nel pannello di destra, inserire un nome per il set e premere Crea e modifica per accedere all'area di configurazione del set.

L'area di configurazione dei set è divisa in due schede: Proprietà e Competenze.

La scheda Proprietà è divisa in due sezioni: Generale e Visibilità. Utilizzare la scheda Generale per gestire il nome e la descrizione del set. Il campo Assegnazione competenze non è modificabile ed è sempre impostato su Piattaforma quando viene creato manualmente un set di competenze, poiché l'unico set di competenze assegnato al catalogo Docebo è il set All skills (Tutte le competenze).

L'area Canali aggregatori mostra il canale in cui la piattaforma caricherà costantemente il contenuto necessario per migliorare le competenze degli utenti. Passare alla scheda Visibilità per impostare se il set di competenze sarà disponibile per tutti gli utenti inclusi in gruppi e rami o solo per gli utenti di gruppi e/o rami selezionati. Non è possibile assegnare una set di competenze a un singolo utente.

Qui è possibile assegnare i canali basati sull'intelligenza artificiale al set di competenze selezionato: cliccare sul pulsante Assegna canali basati sull'intelligenza artificiale, selezionare i canali che si desidera assegnare dal pannello di destra, quindi cliccare su Assegna.

Si ricordi che è anche possibile assegnare diversi set di competenze a un canale basato sull'intelligenza artificiale dalla pagina Gestione canali durante la creazione e la modifica di un canale.

Solo gli utenti inclusi in gruppi e/o rami possono usufruire di questa funzionalità.

L'area Competenze assegnate elenca le competenze associate al set. Da qui  è possibile assegnare o annullare l'assegnazione di competenze al set. Per aggiungere competenze al set, scegliendole dal Catalogo della piattaforma, cliccare sull'icona più e quindi sul pulsante Aggiungi competenze dal catalogo della piattaforma in alto a destra. Selezionare le competenze da aggiungere al set selezionando le caselle accanto ai nomi delle competenze e cliccare su Conferma per finalizzare l'operazione.

È anche possibile creare una nuova competenza da assegnare al set o sceglierne una dal catalogo di competenze Docebo. Dopo aver cliccato sull'icona più, selezionare Crea nuova competenza. Consultare il capitolo precedente per maggiori informazioni sulla creazione di nuove competenze.

Le competenze assegnate a un set sono elencate nella scheda Competenze. Per annullare l'assegnazione di una competenza da un set, cliccare sull'icona cartella barrata in fondo alla riga della competenza. Quando si annulla l'assegnazione di una competenza da un set di competenze, gli utenti che si sono assegnati tale competenza perderanno tutto il contenuto correlato a quella competenza.

È possibile annullare l'assegnazione di più competenze da un set contemporaneamente, selezionando le caselle accanto al loro nome, quindi cliccando su Scegli azione nell'angolo in basso a destra della pagina e selezionando Rimuovi assegnazione al set di competenze.

Attenzione: se si annulla l'assegnazione di una competenza da un set, gli utenti che hanno selezionato la competenza continueranno ad vederla associata al proprio profilo.

I contatori Utenti e Contenuto mostrano rispettivamente il numero di utenti che si sono assegnati la competenza e il numero contenuti (sia corsi formali che contributi) assegnati alla competenza.

Cliccare Salva le modifiche per confermare le modifiche apportate al set. Quando si crea un set di competenze, sarà elencato nella pagina Gestione competenze con stato Non pubblicato, il che significa che non sarà disponibile per gli utenti della piattaforma. Ricordare di modificare lo stato in Pubblicato nella barra di pubblicazione per renderlo disponibile in piattaforma.

In qualsiasi momento, è possibile modificare, eliminare o duplicare il set di competenze cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga del set e selezionando l'opzione corrispondente.

Eliminare un set di competenze

Per eliminare un set di competenze, nella pagina Gestione competenze, cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga del set e selezionare l'opzione corrispondente.

Quando si elimina  un set di competenze, gli utenti che hanno selezionato le competenze incluse nel set perderanno l'associazione alla competenza, così come il contenuto correlato alla competenza nella pagina del canale Le mie competenze.

Assegnare competenze a corsi e contributi

In piattaforma, è possibile assegnare le competenze ai corsi e ai contributi per aiutare gli studenti a trovare i contenuti giusti per loro, per migliorare le raccomandazioni basate sulle competenze e per migliorare la ricercabilità dei contenuti. È possibile assegnare le competenze manualmente o consentire all'intelligenza artificiale della piattaforma di assegnarle automaticamente.

In qualità di Superadmin, è possibile decidere se gli utenti e i Power User potranno vedere tutte le competenze che popolano il Catalogo della piattaforma quando assegnano le competenze a corsi e contributi. Nel Menu amministrazione, cliccare su Configurazione nella sezione E-learning, quindi raggiungere la scheda Gestione competenze. Selezionare l'opzione Consenti visibilità completa del catalogo a utenti e Power User. Se l'opzione non è contrassegnata, quando assegnano competenze a corsi e contributi, gli utenti e i Power User vedranno solo le competenze su cui hanno visibilità.

Assegnare competenze ai corsi

In qualità di Superadmin o Power User con relativi permessi, è possibile assegnare competenze ai corsi. Accedere all’area Gestione corsi dal Menu amministrazione, identificare il corso desiderato nella pagina Gestione corsi e cliccare sulla descrizione per entrare in modalità di modifica. Spostarsi alla scheda Proprietà e quindi all’area Competenze assegnate della sezione Dettagli. Se sono presenti delle competenze assegnate automaticamente dall'intelligenza artificiale della piattaforma, queste saranno contrassegnate dalla dicitura “(IA)”.

Da qui è possibile assegnare manualmente le competenze al corso, o importare le competenze assegnate a un altro corso in piattaforma. È possibile associare fino ad un massimo di 50 competenze ad ogni corso.

• Associare competenze manualmente. Per associare manualmente delle competenze ad un corso, cliccare Assegna competenze, quindi selezionare le competenze dal pannello di destra. Utilizzare i filtri del pannello per filtrare le competenze in base alla proprie necessità. Premere Conferma per ufficializzare la selezione. 
• Importare competenze da un altro corso. Cliccare Importa da corso e selezionare il corso da cui si desidera importare le competenze dal pannello di destra. Premere Conferma per procedere.

Attenzione: se il Catalogo della piattaforma è vuoto, quando si aggiungono manualmente le competenze, queste verranno selezionate direttamente dal catalogo competenze Docebo. Se il Catalogo della piattaforma è popolato, il filtro delle competenze Mostra solo le competenze del catalogo della piattaforma sarà automaticamente contrassegnato, in modo che siano visibili solo le competenze aggiunte al catalogo.

Attenzione: i Power User possono assegnare competenze solo ai corsi che gestiscono.

Assegnare competenze ai contributi

I contenuti di tipo contributo saranno disponibili solo se Discover, Coach & Share è attivo in piattaforma.

Per assegnare competenze a un contributo, dopo averlo caricato con la funzionalità Condividi contenuti, cliccare sul menu ellipsis alla fine dell'area del contributo nella pagina Condividi contenuti e poi su Modifica contributo.

Passare all'area Competenze e digitare il nome delle competenze che si desiderano assegnare al contributo. Se sono presenti delle competenze assegnate automaticamente dall'intelligenza artificiale della piattaforma, queste saranno contrassegnate dalla dicitura “(IA)”. È possibile assegnare fino a 50 competenze a ciascun contributo e 15 a ciascun corso. Ricordare che se si digita un sinonimo della competenza principale, viene sempre suggerita la competenza principale.

Inoltre, l'intelligenza artificiale analizzerà i contenuti, identificando le frasi chiave e suggerendo automaticamente le competenze da associare. Questo significa che le competenze possono essere inserite manualmente o scelte fra quelle calcolate automaticamente dall'intelligenza artificiale. Questo aiuta ad aggiungere più facilmente le competenze ai contenuti.

Assegnazione autonoma di competenze da parte degli utenti

Se è stato attivato il canale Le mie competenze, al primo accesso verrà richiesto agli utenti di selezionare il proprio lavoro, scegliere le proprie competenze ed effettuare un'autovalutazione su di esse. Ulteriori informazioni sulla configurazione delle competenze da parte degli utenti.

Reimpostare le competenze dei propri utenti

In qualità di Superadmin, è possibile reimpostare le competenze dei propri utenti dalla pagina Gestione utenti. Identificare il profilo desiderato, cliccare sul menu ellipsis alla riga e selezionare l'opzione Esegui reset competenze profilo. Un pop-up mostrerà il nome dell'utente e un riepilogo delle competenze selezionate. Cliccare su Reset per confermare l’azione.

È possibile eseguire la stessa azione per più utenti selezionando le caselle accanto al loro nome, quindi cliccare su Scegli azione nell'angolo in basso a destra della tabella e selezionare Esegui reset competenze profilo. Cliccare su Reset per confermare l’azione.

Attenzione! Quando si reimpostano le competenze di un utente, al momento dell'accesso gli verrà richiesto di selezionare nuovamente il proprio lavoro e di riconfigurare le competenze. Se gli utenti selezionati non hanno precedentemente selezionato lavoro e competenze, non è possibile reimpostare le loro competenze.

Consigli d'utilizzo

Ecco alcuni consigli per ottenere il massimo dalla gestione delle competenze. Queste linee guida sono state concepite per semplificare il processo, migliorare la pertinenza delle raccomandazioni e garantire che gli utenti ricevano i contenuti adeguati alle proprie esigenze di sviluppo delle competenze:

• Utilizzare il set “ All skills” se non si desidera configurare le proprie competenze in piattaforma. Questo set contiene tutto il catalogo di competenze di Docebo, composto da oltre 10.000 competenze, basato su ESCO (si apre in una nuova scheda) e costantemente aggiornato per soddisfare le esigenze dei clienti.
• Se si preferisce utilizzare le proprie competenze personalizzate, solo una selezione di competenze Docebo o una combinazione di entrambe, si consiglia di seguire questi passaggi:

1. 1. Non pubblicare il set "All skills", in modo che gli studenti non ricevano suggerimenti per competenze che non sono rilevanti per la propria organizzazione
   2. Creare i propri set di competenze e popolarli con nuove competenze personalizzate o con le competenze Docebo adatte alle proprie esigenze. Assicurarsi che i set di competenze siano pubblicati e che sia stata concessa la visibilità ai gruppi o ai rami di utenti interessati.
   3. Assegnare le competenze pertinenti ai corsi e ai contributi. È possibile farlo manualmente, come spiegato in questo articolo, oppure fare in modo che l'intelligenza artificiale della piattaforma assegni automaticamente le competenze.
   4. Assicurarsi che gli utenti abbiano visibilità sui contenuti, impostando le opzioni di visibilità per i cataloghi e i canali.
   5. È possibile provare ad accedere come studenti per verificare quali suggerimenti questi ricevono in base alle competenze e ai contenuti su cui hanno effettivamente visibilità.

• Utilizzare canali basati sull'intelligenza artificiale che si concentrino su specifici set di competenze o sui target di competenza per fornire agli studenti contenuti più pertinenti e mirati.

Suggerimenti

Quando accedono alla piattaforma, gli utenti potrebbero visualizzare una finestra pop-up che li invita a provare i target di competenza. Se non si utilizzano le competenze, è possibile disattivare questo messaggio disabilitando l'opzione Abilita Panoramica competenze e Dashboard competenze nel menu Configurazione della piattaforma. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo Configurare Il mio team come Superadmin.