Introduzione
In qualità di Superadmin, si può essere incaricati di gestire le competenze degli utenti della piattaforma. Ciò significa assegnare competenze ai propri utenti e mantenerle aggiornate, comprendere le loro esigenze di miglioramento delle competenze e cercare contenuti volti ad aiutarli a raggiungere i propri obiettivi, mantenendoli motivati. Questa attività costante richiede tempo, soprattutto quando si gestisce anche la piattaforma e il suo contenuto.
Lo scopo della Gestione Competenze è aiutare ad automatizzare alcune delle attività che fanno parte del processo di gestione costante delle competenze, fornendo un catalogo precostruito di competenze e la possibilità di crearne di nuove, coinvolgendo gli utenti nell'identificazione delle proprie competenze e fare in modo che i processi della piattaforma raccolgano e selezionino i contenuti giusti per gli utenti giusti.
Casi d’Uso
Avere canali basati sull'intelligenza artificiale può essere utile in diversi scenari.
Ad esempio, si desidera aiutare i propri dipendenti a migliorare le competenze trasversali e le competenze specifiche per attività sul tuo prodotto. Definire quindi due canali diversi, uno chiamato Competenze Trasversali, contenente solo corsi per l'intera azienda, e uno chiamato Competenze di Prodotto, con contenuti formali e informali, dedicato solo al Marketing e ai team che si occupano di vendita. Solo il reparto Marketing deve avere accesso anche a contenuti esterni (Docebo Discover).
Per farlo è necessario:
- Creare due set di competenze con le competenze pertinenti: Competenze Trasversali e Competenze di Prodotto. Le competenze trasversali saranno disponibili per l'intera azienda, le competenze di prodotto solo per il team di Marketing.
- Creare tre tipi di canali basati sull'intelligenza artificiale, come segue:
- Un primo canale per le competenze trasversali, visibile a tutti i dipendenti. Configurare l'opzione Tipo di Contenuto come Contenuto Formale per includere solo i corsi. Nell'area Set di Competenze, selezionare Competenze Trasversali.
- Un secondo canale per le Competenze di Prodotto, a disposizione dei team Marketing e Vendite. Configurare l'opzione Tipo di Contenuto sia come Contenuto Formale che Contenuto Informale in modo da includere sia i corsi che i contributi informali. Nell'area Set di Competenze, selezionare Competenze di Prodotto.
- Un terzo canale, che chiameremo "Contenuti da Internet". Configurare l'opzione Tipo di Contenuto come Contenuto Esterno per includere contenuto esterno dal Web. Nell'area Set di competenze, selezionare Competenze di Prodotto e renderlo visibile solo al Marketing.
Attenzione: per fare ciò è necessario configurare il set di competenze Competenze Trasversali con visibilità in tutta l'azienda e il set di competenze Competenze Marketing con visibilità solo per il team di marketing.
Attivare la Gestione delle Competenze in Piattaforma
Dopo l'attivazione della Gestione Competenze, al login, un pop-up informerà della nuova funzionalità. Cliccare Non ora per posticipare la configurazione al prossimo accesso o per disabilitare il popup. Cliccare Configura per avviare la configurazione. Non ci sono limiti di tempo per avviare la configurazione.
Cliccando Configura, si accede all'area Gestione Competenze della piattaforma. Si può raggiungere quest'area anche dal Menu Amministrazione, cliccando sulla voce Gestione Competenze nella sezione E-Learning.
Per maggiori informazioni sulla pagina Gestione Competenze, consultare il capitolo dedicato di questo articolo.
Gestione del Canale Le Mie Competenze
La funzione di gestione delle competenze si basa sul canale Le Mie Competenze. Se si sta usando questa funzione, assicurarsi che il canale sia attivato. Per farlo, accedere alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra, quindi selezionare Canali nella sezione E-Learning. Nella lista dei canali in questa pagina, individuare il canale Le Mie Competenze, e assicurarsi che il segno di spunta nella riga del canale corrispondente alla colonna Pubblicato sia verde.
Quando si configura il canale Le Mie Competenze, oltre alle opzioni generali disponibili per la gestione del canale, è necessario configurare la modalità di popolamento del contenuto del canale. Per farlo, andare alla sezione Impostazioni Contenuti e selezionare i tipi di contenuti che si desidera raccogliere e mostrare nel canale Le Mie Competenze. Selezionare una o più fra le opzioni disponibili:
Contenuto Formale
Il canale raccoglierà e mostrerà i corsi formali in base alle competenze selezionate da ciascun utente. È possibile assegnare competenze ai corsi dall'area Gestione Corsi. Selezionare il corso, quindi passare alla tab Proprietà Avanzate del corso e alla tab Competenze. È possibile scoprire di più nel capitolo Assegnazione di Competenze ai Corsi di questo articolo.
Contenuto Informale
Il canale raccoglierà e mostrerà i contributi disponibili nella piattaforma, in base alle competenze selezionate da ciascun utente. Il contenuto di questo tipo è disponibile solo quando Discover, Coach & Share è attivo nella tua piattaforma. È possibile scoprire di più nel capitolo Assegnazione di Competenze ai Contributi di questo articolo.
Il contenuto informale esterno del canale Le Mie Competenze (contenuto Discover) sarà selezionato solo in base alle competenze Docebo, non alle competenze personalizzate create dall'utente. Per maggiori dettagli sulle competenze personalizzate e sulle competenze Docebo, consultare i capitoli successivi.
Contenuto Esterno
Il canale raccoglierà e mostrerà contenuti da fonti web esterne, filtrati per escludere contenuti inappropriati. È possibile gestire le fonti utilizzate per raccogliere questo tipo di contenuto in uno dei seguenti modi:
- definendo di una lista di fonti indesiderate (lista di blocco) che verranno escluse dalla selezione del contenuto, oppure
- costruendo una lista di fonti approvate (lista consentita) che la piattaforma utilizzerà per selezionare i contenuti, limitando la ricerca solo a questa lista di fonti
L'opzione selezionata di default è Non gestire le fonti, che significa che la selezione dei contenuti si basa solo sui filtri predefiniti della piattaforma. In base alle proprie esigenze, selezionare Fonti nella Lista di Blocco per impostare una lista di blocco di fonti che non si desidera che la piattaforma includa nella selezione del contenuto, oppure scegliere Fonti nella Lista Consentita per limitare la ricerca di contenuto alle fonti che identifichi. Indipendentemente dall’opzione selezionata, il filtro di default della piattaforma è sempre attivo al fine di evitare la selezione di contenuti inappropriati.
Inserire le fonti nelle aree dedicate, il formato non deve includere prefissi (http://, https://, www) e sottodomini.
Attenzione: si possono inserire solo le fonti incluse nel set di domini da cui Docebo Discover seleziona i contenuti (i campi Fonti nella Lista di Blocco e Fonti nella Lista Consentita NON lavorano con qualsiasi sito web, ma solo con le fonti all'interno della lista di domini).
Dopo aver digitato la terza lettera del dominio, la funzione di autocompletamento proporrà tutti i domini inclusi nella lista di fonti utilizzate dal canale Le Mie Competenze e corrispondenti al testo già inserito.
La Pagina di Gestione delle Competenze
Nella pagina Gestione Competenze sono presenti due tab: Set di Competenze e Catalogo della Piattaforma.
La tab Set di Competenze elenca i set di competenze disponibili in piattaforma. È possibile personalizzare il layout della tabella in modo da mostrare solo le colonne di interesse. A tal fine, cliccare sull'icona Gestione Colonne nella parte superiore della tabella e selezionare le colonne che si desidera includere nella visualizzazione tabella. È possibile trascinare e rilasciare le colonne nella lista, ordinandole in base alle proprie esigenze.
È possibile filtrare il contenuto cliccando sull'Icona filtro nella parte superiore della tabella per visualizzare la lista completa dei filtri e operare la selezione. I filtri vengono applicati in tempo reale. Inoltre, è possibile utilizzare l'area di ricerca del testo libero per cercare set di competenze e ordinare le colonne cliccando sull'intestazione della colonna. Non tutte le colonne possono essere ordinate.
La tab Catalogo della Piattaforma elenca tutte le competenze che si è scelto di avere in piattaforma. È possibile personalizzare il layout della tabella in modo da mostrare solo le colonne di interesse. A tal fine, cliccare sull'icona Gestione Colonne nella parte superiore della tabella e selezionare le colonne che si desidera includere nella visualizzazione tabella. È possibile trascinare e rilasciare le colonne nella lista, ordinandole in base alle proprie esigenze.
È possibile filtrare il contenuto cliccando sull'Icona filtro nella parte superiore della tabella per visualizzare la lista completa dei filtri e operare la selezione. I filtri vengono applicati in tempo reale. Inoltre, è possibile utilizzare l'area di ricerca del testo libero per cercare set di competenze e ordinare le colonne cliccando sull'intestazione della colonna.
Le competenze nel Catalogo della Piattaforma possono essere create da zero (Competenze Personalizzate) o prelevate dal catalogo delle competenze Docebo. Quest'ultimo è un catalogo completo di competenze, suddivise in categorie, che coprono la maggior parte dei ruoli utente disponibili nei principali settori.
Per impostazione predefinita, il catalogo completo delle competenze Docebo è disponibile come set di competenze denominato Tutte le Competenze nella tab Set di Competenze.
Creare e Gestire le Competenze
È possibile popolare il Catalogo della Piattaforma creando nuove competenze da zero o aggiungendo competenze dal catalogo Docebo.
Per creare o aggiungere una competenza, selezionare il pulsante Più nell'angolo in alto a destra della pagina Gestione Competenze, quindi premere Crea Nuova Competenza. Nel pannello di destra, nella sezione Tipo di Competenza, scegliere se creare una competenza personalizzata da zero (Competenza Personalizzata) o selezionarne una tra le competenze Docebo.
Se si scegli di creare una nuova competenza, inserire un nome e una descrizione. Se si sceglie di aggiungere una competenza tra le competenze Docebo, sarà possibile selezionare una o più competenze da questo catalogo oltre a filtrarle per categoria e/o attività.
Una volta terminato, premere il pulsante Conferma in fondo alla pagina.
Congratulazioni, la competenza è stata creata con successo! Una volta creata, la competenza sarà visibile nel Catalogo della Piattaforma.
Per modificare, assegnare o eliminare una competenza, cliccare sul pulsante ellipsis in fondo alla riga della competenza e selezionare l'opzione corrispondente.
È possibile assegnare o eliminare più competenze contemporaneamente selezionando le caselle accanto al loro nome, quindi cliccando su Scegli Azione nell'angolo in basso a destra della pagina e selezionando il pulsante Elimina.
Attenzione: se si elimina una competenza dal Catalogo della Piattaforma, questa verrà rimossa da tutti i contenuti e dagli utenti a cui è assegnata. Pertanto, gli utenti che l'hanno selezionata perderanno tutti i contenuti ad essa correlati.
Creare e Gestire i Set di Competenze
La tab Set di Competenze elenca tutti i set di competenze già configurati in piattaforma.
Il set Tutte le Competenze è disponibile per impostazione predefinita nella piattaforma e raccoglie tutte le competenze disponibili nel catalogo Docebo. Non è possibile modificarne il contenuto, ma è possibile gestirne i dettagli e la visibilità come descritto più avanti in questo capitolo. Allo stesso modo, più di un set di competenze potrebbe essere disponibile nella piattaforma, a seconda del settore. È possibile gestire questi set come qualsiasi altro set di competenze che sono state create manualmente.
Per creare un nuovo set, cliccare sul pulsante Più nell'angolo in alto a destra e poi su Crea Nuovo Set di Competenze. Nel pannello di destra, inserire un nome per il set e premere Crea e Modifica per accedere all'area di configurazione del set.
L'area di configurazione dei set è divisa in due tab: Proprietà e Competenze.
La tab Proprietà è divisa in due sezioni: Generale e Visibilità. Utilizzare la tab Generale per gestire il nome e la descrizione del set. Il campo Assegnazione Competenze non è modificabile ed è sempre impostato su Selezione di Competenze quando viene creato manualmente un set di competenze.
L'area Canali Aggregatori mostra il canale in cui la piattaforma caricherà costantemente il contenuto necessario per migliorare le competenze degli utenti. Passare alla tab Visibilità per impostare se il set di competenze sarà disponibile per tutti gli utenti inclusi in gruppi e rami o solo per gli utenti di gruppi e/o rami selezionati. Non è possibile assegnare una set di competenze a un singolo utente.
Qui è possibile assegnare i canali basati sull'intelligenza artificiale al set di competenze selezionato: cliccare sul pulsante Assegna canale basato sull'intelligenza artificiale ai canali che si desidera assegnare dal pannello di destra, quindi su Assegna.
Si ricordi che è anche possibile assegnare diversi set di competenze a un canale basato sull'intelligenza artificiale dalla pagina Gestione canali durante la creazione e la modifica di un canale.
Solo gli utenti inclusi in gruppi e/o rami possono usufruire di questa funzionalità.
L'area Competenze elenca le competenze associate al set. Da qui è possibile assegnare o annullare l'assegnazione di competenze al set. Per aggiungere competenze al set, scegliendole dal Catalogo della Piattaforma, cliccare sull'icona Più e quindi sul pulsante Aggiungi Competenze dal Catalogo della Piattaforma in alto a destra. Selezionare le competenze da aggiungere al set selezionando le caselle accanto ai nomi delle competenze e cliccare su Conferma per finalizzare l'operazione.
È anche possibile creare una nuova competenza da assegnare al set o sceglierne una dal catalogo di competenze Docebo. Dopo aver cliccato sull'icona Più, selezionare Crea Nuova Competenza. Consultare il capitolo precedente per maggiori informazioni sulla creazione di nuove competenze.
Le competenze assegnate a un set sono elencate nella tab Competenze. Per annullare l'assegnazione di una competenza da un set, cliccare sull'icona cartella barrata in fondo alla riga della competenza. Quando si annulla l'assegnazione di una competenza da un set di competenze, gli utenti che si sono assegnati tale competenza perderanno tutto il contenuto correlato a quella competenza.
È possibile annullare l'assegnazione di più competenze da un set contemporaneamente, selezionando le caselle accanto al loro nome, quindi cliccando su Scegli Azione nell'angolo in basso a destra della pagina e selezionando Annulla Assegnazione da Set di Competenze.
Attenzione: se si annulla l'assegnazione di una competenza da un set, gli utenti che hanno selezionato la competenza continueranno ad vederla associata al proprio profilo.
I contatori Utenti e Contenuto mostrano rispettivamente il numero di utenti che si sono assegnati la competenza e il numero contenuti (sia corsi formali che contributi) assegnati alla competenza.
Cliccare Salva Modifiche per confermare le modifiche apportate al set. Quando si crea un set di competenze, sarà elencato nella pagina Gestione Competenze con stato Non Pubblicato, il che significa che non sarà disponibile per gli utenti della piattaforma. Ricordare di modificare lo stato in Pubblicato nella barra di pubblicazione per renderlo disponibile in piattaforma.
In qualsiasi momento, è possibile modificare, eliminare o duplicare il set di competenze cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga del set e selezionando l'opzione corrispondente.
Eliminare un Set di Competenze
Per eliminare un set di competenze, nella pagina Gestione Competenze, cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga del set e selezionare l'opzione corrispondente.
Quando si elimina un set di competenze, gli utenti che hanno selezionato le competenze incluse nel set perderanno l'associazione alla competenza, così come il contenuto correlato alla competenza nella pagina del canale Le Mie Competenze.
Assegnare Competenze a Corsi e Contributi
In qualità di Superadmin, è possibile decidere se gli utenti e i Power User potranno vedere tutte le competenze che popolano il Catalogo della Piattaforma quando assegnano le competenze a corsi e contributi.
Nel Menu Amministrazione, cliccare su Configurazione nella sezione E-learning, quindi raggiungere la tab Gestione Competenze. Selezionare l'opzione Consenti visibilità completa del catalogo a utenti e Power User.
Se l'opzione non è contrassegnata, quando assegnano competenze a corsi e contributi, gli utenti e i Power User vedranno solo le competenze su cui hanno visibilità.
Assegnare Competenze ai Corsi
Per assegnare delle competenze ad un corso, spostarsi nell’area Gestione Corsi dal Menu Amministrazione, identificare il corso nella pagina Gestione Corsi e cliccare sulla descrizione per entrare in modalità di modifica. Spostarsi alla tab Proprietà e quindi all’area Competenze Assegnate della sezione Dettagli.
Da qui è possibile assegnare manualmente le competenze al corso, o importare le competenze assegnate a un altro corso in piattaforma. È possibile associare fino ad un massimo di 50 competenze ad ogni corso.
- Associare competenze manualmente. Per associare manualmente delle competenze ad un corso, cliccare Assegna Competenze, quindi selezionare le competenze dal pannello di destra. Utilizzare i filtri del pannello per filtrare le competenze in base alla proprie necessità. Premere Conferma per ufficializzare la selezione.
- Importare competenze da un altro corso. Cliccare Importa da Corso e selezionare il corso da cui si desidera importare le competenze dal pannello di destra. Premere Conferma per procedere.
Attenzione: se il Catalogo della Piattaforma è vuoto, quando si aggiungono manualmente le competenze, queste verranno selezionate direttamente dal catalogo competenze Docebo. Se il Catalogo della Piattaforma è popolato, il filtro delle competenze Mostra solo le competenze del Catalogo della Piattaforma sarà automaticamente contrassegnato, in modo che siano visibili solo le competenze aggiunte al catalogo.
Assegnare Competenze ai Contributi
Per assegnare competenze a un contributo, dopo averlo caricato con la funzionalità Condividi Contenuti, cliccare sul menu ellipsis alla fine dell'area del contributo nella pagina Condividi Contenuti e poi su Modifica Contributo.
Passare all'area Competenze e digitare il nome delle competenze che si desiderano assegnare al contributo. È possibile assegnare fino a 50 competenze a ciascun contributo e 15 a ciascun corso. Ricordare che se si digita un sinonimo della competenza principale, viene sempre suggerita la competenza principale.
Inoltre l'Intelligenza Artificiale analizza i contenuti, identificando le frasi chiave e creando automaticamente tag per le competenze. Questo significa che le competenze possono essere inserite manualmente o possono essere calcolate automaticamente dall'Intelligenza Artificiale e scelte successivamente. Questo aiuta a rendere le competenze più facili da aggiungere ai propri contenuti.
Associare autonomamente gli Utenti a una Competenza
Ogni volta che si attiva un set di competenze, o lo si associa ad un gruppo o ad un ramo, gli utenti che appartendono al gruppo o al ramo dovranno selezionare le proprie competenze fra quelle contenute nel set da una finestra pop-up, e quindi autovalutarsi. Ulteriori informazioni.
Reimpostare le Competenze dei Propri Utenti
Se sono state assegnate le competenze sbagliate a uno o più dei propri utenti, è possibile reimpostare le loro competenze dalla pagina Gestione utenti. Identificare il profilo a cui si è interessati e cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga e selezionare l'opzione Reimposta Competenza Profilo. Un pop-up mostrerà il nome dell'utente e un riepilogo delle competenze che ha selezionato. Cliccare su Ripristina per confermare l’azione.
È possibile eseguire la stessa azione su più utenti selezionandoli con la casella di selezione accanto al loro nome, quindi cliccare su Scegli Opzione nell'angolo in basso a destra della tabella e selezionare Reimposta Competenza Profilo. Cliccare su Reimposta per confermare l’azione.
Attenzione: se gli utenti che sono stati selezionati non hanno precedentemente selezionato né competenze né lavoro, non è possibile reimpostare le loro competenze.