Impersonare un utente

Introduzione

In qualità di Superadmin o Power User con i relativi permessi, è possibile connettersi temporaneamente come un altro utente in piattaforma per svolgere azioni per conto di quell’utente, così da poterlo aiutare con la risoluzione di problemi in piattaforma.

Mentre si impersona un utente o come, si ha accesso a tutto ciò a cui quell’utente ha accesso in piattaforma, e si opererà in piattaforma come se ci si fosse connessi come quell’utente.

Regole di base

Prima di iniziare, ricorda che:

• L'app Notifiche deve essere attivata in piattaforma per poter usufruire della possibilità di impersonare altri utenti
• I Superadmin possono impersonare qualsiasi utente o Power User
• I Superadmin non possono impersonare altri Superadmin
• I Superadmin non possono impersonare altri utenti mentre stanno impersonando un Power User
• I Power User possono impersonare solo gli utenti a loro assegnati come risorse
• I Power User non possono impersonare altri Power User
• Quando l'app Extended Enterprise è attiva, i Power User possono impersonare solo gli utenti che appartengono ai domini a loro assegnati

Impersonare un utente

Per connettersi come uno dei propri utenti alla piattaforma, accedere al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra della piattaforma. Quindi, selezionare l’opzione Utenti nella sezione E-learning. 

Nella pagina principale degli utenti, identificare l’utente che si desidera impersonare, quindi premere il pulsante ellipsis in fondo alla riga dell’utente e selezionare Connettiti come questo utente o Connettiti come questo Power User, in base al livello dell'utente. Confermare l’azione con il pulsante corrispondente. Se l'app Extended Enterprise è attiva in piattaforma, sarà necessario selezionare il dominio a cui connettersi con l’utente selezionato prima dello step di conferma. I Power User possono impersonare solo utenti appartenenti ai domini a cui i Power User sono assegnati.

In qualità di Superadmin, è possibile impersonare un Power User anche dall’area di gestione dei Power User (Menu amministrazione -> opzione Power User nella sezione E-learning). Dalla scheda Power User, cliccare il pulsante ellipsis in fondo alla riga del Power User e selezionare Connettiti come questo Power User.

In qualità di Power User, è possibile impersonare solo gli utenti assegnati come risorse al proprio utente, e non è possibile impersonare altri Power User.

Si accederà alla homepage dell’account dell’utente che si sta impersonando.

Attenzione! Tutte le azioni eseguite mentre si impersona un utente sono azioni reali.

Se si completa un corso mentre si è connessi come un altro utente, quando l’utente impersonato si connette di nuovo al proprio account, vedrà quel corso come completato (e il corso sarà contrassegnato come completato dall’utente impersonato, e non da chi l’ha impersonato). Allo stesso modo, se si avanza nel progresso del corso, quando l’utente impersonato si connette di nuovo alla propria piattaforma, potrà continuare il corso dal punto in cui si è interrotto chi l’ha impersonato.

Per tutto il tempo in cui si è connessi alla piattaforma come un altro utente, sarà visualizzata una barra di avvertimento nella parte superiore della piattaforma, in ogni pagina e menu in cui si naviga. Il messaggio all’interno della barra ricorda che si è temporaneamente connessi come uno dei propri utenti (il nome dell’utente è menzionato nel messaggio).

Tornare al proprio account

Per terminare di impersonare un altro utente e connettersi nuovamente al proprio account, cliccare Torna al tuo account nella parte destra della barra in cima a qualsiasi pagina della piattaforma.

Si sarà reindirizzati alla pagina Tutti gli utenti o alla pagina Gestione Power User, in base a dove è stata selezionata l'opzione per impersonare l'utente. A partire da questo momento, si è connessi di nuovo alla piattaforma con il proprio account.

Ricorda di terminare di impersonare un altro utente cliccando Torna al tuo account nella barra nella parte superiore della pagina. Se si termina la sessione lasciandola scadere, il sistema non sarà in grado di tracciare il momento in cui è terminata la sessione e, di conseguenza, non può inviare una notifica all’utente impersonato.

Audit trail

Le azioni eseguite utilizzando l’account di un altro utente mentre lo si impersona sono tracciate dell’Audit trail come se fossero eseguite dall’utente impersonato, e riportando i dettagli del Superadmin o del Power User che si è connesso come quell’utente.

Notifiche

L'app Notifiche deve essere attivata in piattaforma per poter usufruire della possibilità di impersonare altri utenti, in modo che quando ci si connette come uno dei propri utenti, l’utente impersonato riceva immediatamente una notifica (notifica di piattaforma o email, se l’utente ha un indirizzo email associato al proprio profilo), e sarà così al corrente di chi ha effettuato l’accesso alla piattaforma utilizzando il suo account.

Poiché la notifica è inviata all’utente che si sta impersonando mentre lo si sta impersonando, consigliamo di non aprirla, così che quando l’utente si connetterà nuovamente al proprio account, vedrà subito la notifica non letta. Se si apre la notifica, questa non verrà eliminata, ma l’utente potrebbe non notarla quando si connette di nuovo al proprio account, in quanto non ci sarà più il punto rosso sull’icona campanella che indica che ci sono notifiche non lette.

Quando ci si riconnette al proprio account, l’utente che si è impersonato riceverà un’altra notifica che lo informerà che ci si è disconnessi dal suo account.

Le notifiche relative a questa funzionalità sono:

• Impersona utente - inizio
• Impersona utente - fine

Sono entrambe attive di default, ma solo i Superadmin possono modificarne il testo, configurarle e disattivarle. I Power User non hanno visibilità e non possono configurare queste notifiche.

E-signature

Quando si impersona un altro utente, per motivi di sicurezza, non è possibile accedere a corsi e-signature a cui l’utente è iscritto. Quando un utente è iscritto a un corso e-signature, deve effettuare un secondo step di autenticazione per attestare la propria identità. 

Accedere a un corso E-Signature di un altro utente darebbe accesso alle One Time Password (OTP) temporanee personali necessarie per l’autenticazione e-signature. Di conseguenza, la firma elettronica perderebbe validità legale (ovviamente, affinché la firma elettronica dell’utente sia valida legalmente, il corso dev’essere completato dall’utente che lo firma e all’interno del proprio account).

Sicurezza

Al fine di garantire la sicurezza dell’utente impersonato:

• Non è possibile eseguire nessuna operazione che richieda un pagamento (come l’acquisto di corsi e piani formativi o il rinnovo di un abbonamento) quando si impersona un utente. È possibile eseguire queste azioni solo quando si è connessi con il proprio account. 
• Non è possibile modificare la password dell’utente che si sta impersonando.
• Quando un Power User impersona un utente, il Power User avrà piena visibilità sulle risorse (corsi, piani formativi, cataloghi) visibili all’utente. 
• Quando si impersona un istruttore, il Power User potrà eseguire delle azioni esclusivamente a disposizione di questo ruolo, come valutare o segnare la presenza ai corsi.

Condizioni di utilizzo

Se in piattaforma è stata configurata l'Informativa sulla Privacy (e le sotto-informative, se definite), l'utente che si decida impersonare deve aver fornito il proprio consenso sia all'informativa che alle sotto-informative (se definite). Lo stesso vale per i Termini e le Condizioni. Se è necessario il consenso ad entrambe le informative, è necessario che l'utente fornisca il proprio consenso ad entrambe per poterlo o poterla impersonare. 

Se l'utente non ha fornito il proprio consenso all'Informativa sulla Privacy (e le sotto-informative, se definite), o ai Termini e alle Condizioni, o a entrambe (se sono definite entrambe):

• in qualità di Superadin, sarà necessario fornire il proprio consenso a nome dell'utente per poterlo o poterla impersonare. Prima di tornare al proprio account, revocare il consenso accedendo alla pagina Il mio profilo di quell'utente, e quindi deselezionando la casella di accettazione nella sezione Informativa sulla privacy e/o Termini e condizioni. Questa azione disconnetterà immediatamente dal profilo dell'utente che, al primo login, dovrà accettare l'Informativa sulla Privacy e/o i Termini e le Condizioni della piattaforma.
• in qualità di Power User, non è possibile impersonare l'utente

Scopri di più sulle condizioni d'uso in piattaforma.

Dominio personalizzato

Se il dominio della piattaforma è stato personalizzato attraverso la Gesione domini, quando si impersona un utente, si accede come utente nel dominio personalizzato della piattaforma e non nel dominio https://[platform_name].docebosaas.com .

Personalizzazione delle tabelle

Se si personalizza il layout delle tabelle (per esempio la tabella della Gestione Corsi, o della gestione Utenti) utilizzando l'opzione Gestione colonne mentre si impersona un utente, la personalizzazione non sarà mantenuta una volta tornati al proprio account.