Gestión de la página Materiales de formación

Presentación

La página Materiales de formación (anteriormente conocida como repositorio central) es un área centralizada que permite a los Superadministradores y a los Usuarios avanzados almacenar, organizar y gestionar los materiales de formación utilizados en la plataforma y asignarlos a cursos.

La centralización de los materiales de formación en un repositorio facilita el acceder a materiales de distintos cursos, así como localizarlos y compartirlos. También asegura que todos los alumnos tengan acceso al mismo contenido actualizado y coherente, ayudando a mantener unos estándares de formación altos. Asimismo, se comparte el seguimiento de los materiales de formación entre todos los cursos en los que se incluyen.

El almacenamiento de los materiales de formación en la página Materiales de formación también puede contribuir a ahorrar tiempo y recursos, ya que elimina la necesidad de duplicar los esfuerzos al crear y almacenar materiales de formación en distintas ubicaciones.

Requisitos y limitaciones

• Los Usuarios avanzados pueden acceder a la página Materiales de formación y a sus contenidos, así como gestionarlos, en función de los permisos asignados a sus perfiles y las carpetas que tengan asignadas como recursos. Si un Usuario avanzado con permiso para gestionar la página Materiales de formación no tiene ninguna carpeta asignada, no verá la entrada del menú Materiales de formación (antiguo repositorio central) a pesar de los permisos. Encontrará más información acerca de los permisos de los Usuarios avanzados en la página Materiales de formación en el capítulo Permisos para la biblioteca de materiales de formación del artículo de la base de conocimientos sobre los permisos de los Usuarios avanzados.
• Los instructores no pueden acceder a la página Materiales de formación.
• No puede gestionar listas de comprobación en la página Materiales de formación; estas se gestionan solo a nivel de cursos. 

Más información en la Docebo University

¿Desea saber más sobre la página Materiales de formación? ¡Eche un vistazo al curso al respecto, Using the Central Repository (se abre en una nueva pestaña), en Docebo U!

Acceso a la página Materiales de formación

Para acceder a la página Materiales de formación, inicie sesión como Superadministrador o Usuario avanzado con permisos concedidos y vaya al Menú de navegación. A continuación, localice Contenido y entrega (icono de carpeta) y haga clic en Materiales de formación (antiguo Repositorio central). 

La página Materiales de formación enumera todos los materiales de formación de la tabla y las carpetas que haya creado para organizar sus contenidos en el panel Carpetas. 

Haga clic en Filtros en el lado izquierdo de la tabla y utilice las opciones disponibles para filtrar los materiales de formación con los filtros que se proporcionan. Haga clic en Columnas para seleccionar las columnas que desee incluir en la tabla o busque contenidos específicos escribiendo una palabra clave en el área de búsqueda de texto.

Crear y gestionar carpetas

Es importante organizar los materiales de formación en carpetas para localizar y acceder rápidamente al contenido y gestionar la visibilidad del material de formación para los Usuarios avanzados asignándoles carpetas como recursos que podrán gestionar.

Para crear una nueva carpeta, haga clic en el botón + (Nuevo) en la esquina superior derecha de la página y seleccione la opción Nueva carpeta. En el panel que se abrirá a la derecha, establezca un nombre y un código para la carpeta y, a continuación, seleccione una carpeta de destino. Puede traducir el nombre de la carpeta a múltiples idiomas haciendo clic en el icono del globo de la parte superior del panel. Haga clic en Crear para finalizar la creación de la carpeta.

No puede crear carpetas al mismo nivel que la raíz. La carpeta raíz representa la plataforma y debe ser única. Puede organizar carpetas en hasta 15 niveles, con un máximo de 200 subcarpetas por carpeta y nivel. 

Para ver la carpeta recién creada, haga clic en el nombre de esta en la pestaña Carpetas en el lado izquierdo de la tabla principal.

Desde este panel, haga clic en el menú de puntos suspensivos junto al nombre de la carpeta para llevar a cabo las siguientes acciones:

• Resumen de las carpetas: abre un panel a la derecha en el que se proporciona información detallada sobre la carpeta seleccionada, incluyendo el nombre, el código, la carpeta principal, el número de subcarpetas y de materiales de formación y, solo para los Superadministradores, quién creó y editó la carpeta y cuándo. Vaya a la pestaña Historial para visualizar el historial de acciones efectuadas en la carpeta.
• Editar: para modificar los detalles de la carpeta.
• Nueva subcarpeta: para crear una nueva carpeta dentro de la carpeta seleccionada.
• Nuevo material de formación: para crear un nuevo material de formación en la carpeta según lo descrito en el capítulo Añadir material de formación de este artículo.
• Eliminar: para eliminar la carpeta de la jerarquía. No puede eliminar una carpeta si esta contiene materiales de formación o subcarpetas. Esta opción no está disponible para la carpeta raíz.

Para visualizar el material de formación dentro de una carpeta concreta, haga clic en él en la sección Carpetas del lado izquierdo de la página y seleccione la carpeta.

La opción Mostrar el contenido de las subcarpetas está activada de forma predeterminada en la parte inferior del panel Carpetas. Desactívela si no desea ver el contenido incluido en las subcarpetas de la carpeta seleccionada.

Añadir material de formación

Para añadir un nuevo material de formación a la página Materiales de formación, en primer lugar deberá seleccionar una carpeta del panel a la izquierda. A continuación, haga clic en el botón + (Nuevo) de la esquina superior derecha de la página y seleccione la opción Nuevo material de formación.

Seleccione el tipo de material de formación que desee añadir y continúe con su creación en función de las instrucciones proporcionadas en los artículos sobre los tipos de materiales de formación concretos:

• SCORM
• AICC
• xAPI (TinCan)
• LTI
• Vídeos
• Archivos
• Diapositivas
• Tareas
• Encuestas de feedback
• Exámenes
• Google Drive
• Página HTML
• Elucidat
• Encuestas

Haga clic en el botón Creator para crear una lección de Creator. Para aprender a crear una lección de Creator, consulte el artículo específico de la base de conocimientos.

Una vez completado el proceso de creación del material de formación, se le redirigirá a la página Materiales de formación y se mostrará el material de formación recién creado en la primera fila de la tabla. 

Adición de material de formación desde el Mercado de contenidos

Cuando se trabaja con algún proveedor de contenidos del Mercado de contenidos, es posible importar su contenido a la página Materiales de formación como material de formación, tal y como se describe en los artículos al respecto:

• Docebo Content
• Docebo Content Classic
• OpenSesame
• Skilla
• LinkedIn Learning

Los materiales de formación importados de proveedores de contenidos son tratados de igual modo que cualquier otro material de formación en la página Materiales de formación.

Incluya la columna Proveedor de contenidos en la tabla de la página Materiales de formación para identificar los cursos procedentes de proveedores de contenidos. 

Nota sobre el contenido de Docebo Content y Docebo Content Classic

Si en su plataforma utiliza Docebo Content Classic, cuando el contenido de la biblioteca de Docebo Content se esté aproximando a la fecha de eliminación se identificará con el estado Fecha de caducidad próxima, mientras que el contenido eliminado se identificará con el estado Caducado. En ambos casos, la columna Fecha de caducidad mostrará la fecha en que se dará de baja. Puede filtrar los materiales de formación a punto de eliminarse o eliminados, o ambos, usando el filtro Estado y seleccionando las opciones Fecha de caducidad próxima y Caducado. Más información sobre la gestión de cursos eliminados en Docebo Content Classic.

Si utiliza Docebo Content, encontrará información sobre los contenidos por eliminarse y eliminados directamente en el área Mis cursos dentro de Docebo Content. Más información sobre la gestión de contenidos próximos a su fecha de caducidad en Docebo Content.

Gestionar los materiales de formación

La tabla principal de la página Materiales de formación se compone de una lista de materiales de formación, uno por cada fila. 

Personalice la tabla mediante la adición o eliminación de columnas haciendo clic en Columnas y seleccionando aquellas que desee incluir en la tabla.

La columna Cursos está siempre visible y muestra el número de cursos a los que está asignado el material de formación. Haga clic en el número para ver la lista de cursos. En la ventana emergente Uso del material de formación, cada fila indica el nombre del curso y la versión del material de formación en uso. Haga clic en el título del curso para ir a la página de dicho curso en el área Gestión de cursos, donde es posible gestionar el material de formación dentro del curso. Utilice la barra de búsqueda en el cuadro emergente para buscar un curso específico de la lista.

Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del material de formación para llevar a cabo las siguientes acciones:

• Vista previa del material de formación: muestra una vista previa del aspecto que tiene su material de formación para los alumnos. Si el material de formación tiene más de una versión, seleccione aquella de la que desee tener una vista previa utilizando el menú desplegable Seleccionar versión en la ventana emergente. La vista previa del material de formación no está disponible para los materiales de formación LTI.
• Editar: para modificar los detalles del material de formación. Con el fin de garantizar la integridad del contenido, no se puede editar el contenido del material de formación procedente del Mercado de contenidos, a excepción de su título y su descripción.
• Mover a carpeta: le permite mover el material de formación de la carpeta en la que esté colocado actualmente a otra diferente seleccionándola en el panel derecho.
• Asignar a cursos: si el material de formación tiene más de una versión, seleccione primero la versión que desee asignar con el menú desplegable del área Gestionar versiones. Después, seleccione los cursos para la asignación. Si el material de formación tiene una sola versión, no se mostrará el área Gestionar versiones. Si asigna el mismo material de formación a varios cursos, se compartirá su seguimiento.
• Eliminar: para eliminar el material de formación. Cuando se elimine el material de formación de la página Materiales de formación, también se eliminará de los cursos a los que esté asignado. Recuerde que no puede eliminar un material de formación con el estado Procesando o Publicando.

Puede ejecutar las acciones Eliminar, Mover a carpeta y Asignar a cursos en varios materiales de formación a la vez seleccionándolos con las casillas de verificación al principio de sus filas y haciendo clic en el botón Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página. 

¡A tener en cuenta! La acción Asignar a cursos estará deshabilitada si selecciona más de 10 materiales de formación.

Crear múltiples versiones del mismo material de formación

La página Materiales de formación puede gestionar múltiples versiones de materiales de formación SCORM, AICC, xAPI (TinCan), archivos y vídeos. La primera versión del material de formación cargado a la plataforma aparece establecida como V1 (Versión Uno) del material de formación. 

Cuando la columna Versiones sea visible en la tabla de la tabla principal de la página Materiales de formación, mostrará el número de versiones en que esté disponible el material de formación. Haga clic en el número para ver el historial de versiones. La columna no estará rellenada para los materiales de formación no compatibles con el versionado, como los materiales de formación publicados por una herramienta de creación que utilice el estándar PENS.

Para cargar una nueva versión de un material de formación, busque dicho material en la lista y haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de su fila. A continuación, seleccione la opción Editar. Una vez en el modo de edición, haga clic en el botón Cargar archivo para cargar la nueva versión del material de formación desde su dispositivo y determine el título y la descripción. 

Una vez cargado el archivo, determine si la nueva versión sobrescribe la existente o si desea crear una nueva versión del material de formación. Si selecciona la primera opción, el material de formación se actualizará en todos los cursos en que se use. Si selecciona la segunda opción, rellene los cuadros de texto que aparecerán con el nombre y la descripción de la nueva versión. 

Si necesita realizar una pequeña corrección en el material de formación (una palabra, una frase o un título), use la opción de la sobrescritura. Si es necesario un gran cambio estructural, la mejor opción será el versionado. Con el versionado, si un usuario que ya ha completado la versión antigua de un material de formación lo vuelve a reproducir, verá la nueva versión y tendrá que completarlo de nuevo desde el principio.

Considere la actualización del seguimiento utilizando estas opciones:

Haga clic en Guardar cambios para completar la creación de la nueva versión.

¡A tener en cuenta! Cuando cree una nueva versión del material de formación, la configuración de este se mantendrá. Solo podrá versionarse el contenido del material de formación. 

Si un material de formación tiene múltiples versiones, el Informe del curso mostrará qué versión han completado los alumnos. 

Puede editar y eliminar una versión del material de formación haciendo clic en el número de la versión en la columna Versiones de la tabla Materiales de formación y, a continuación, haciendo clic en el botón del lápiz y papel y Eliminar de la fila de la versión en la página Historial de versiones.

Antes de eliminar una versión de un material de formación, asegúrese de que su nueva versión esté asignada a todos los cursos en que se use dicho material de formación. De lo contrario, se perderá en dichos cursos.

Seguimiento compartido

Si el mismo material de formación (o la misma versión del material de formación) está asignado a múltiples cursos, cuando un usuario complete el material de formación en un curso, este se marcará automáticamente como completado en los demás cursos en los que se incluya. Si restablece el seguimiento del material de formación en un curso, se restablecerá también en los demás cursos.

Si el mismo material de formación está asignado a varios cursos, si un usuario está inscrito en muchos de estos cursos es posible que experimente algún retraso al reproducir el material de formación, ya que la plataforma necesita tiempo para sincronizar el seguimiento del material de formación entre los cursos.

Las únicas excepciones al seguimiento compartido son las encuestas.

Buenas prácticas

• Mantenga ordenada la página Materiales de formación. Cuanto más tiempo utilice la página Materiales de formación, más materiales de formación contendrá. Utilice nombres, descripciones y miniaturas pertinentes. Utilice carpetas para organizar mejor su material.
• Duplique el contenido para distintos idiomas. Si tiene el mismo contenido en diferentes idiomas, tendrá que duplicar el material de formación y cambiar el idioma. Siempre puede usar una subcarpeta por cada idioma (por ejemplo, "Música y artes" como carpeta principal e "Inglés", "Italiano", "Francés", "Español", etc. como subcarpetas).
• Haga una comprobación antes de asignar contenido de la página Materiales de formación a cursos. Si ya tiene el mismo material de formación en varios cursos, recuerde que se marcará como completado en todos los cursos aunque el alumno solo haya completado el material de formación en uno. Si aplica la configuración y los requisitos previos específicos para el material de formación en un curso (por ejemplo, Marcador de objeto final), los usuarios podrían completar un curso que nunca iniciaron realmente.
• Cursos duplicados y gestión de materiales de formación en la página Materiales de formación. En la página Cursos puede duplicar cursos. Si el material de formación incluido en el curso que esté duplicando se almacena en la página Materiales de formación, el seguimiento de este material de formación se transferirá al nuevo curso. Sin embargo, si necesita duplicar un curso pero el alumno no debe volver a hacerlo para renovar una certificación, el material de formación deberá cargarse directamente en el curso. No se puede asignar desde la página Materiales de formación; de lo contrario, el estado del material de formación también se conservará en el nuevo curso.