Introduction

Le Dépôt central est un espace centralisé qui permet aux Superadmins et aux Power Users de stocker, organiser et gérer les contenus pédagogiques utilisés sur la plateforme et de les affecter à des cours.

Cette centralisation facilite l’accès, la récupération et le partage de contenus à travers les différents cours. Cela garantit également que tous les apprenants ont accès aux mêmes contenus à jour et uniformes, afin de maintenir la qualité des formations proposées. De plus, le suivi des contenus pédagogiques est assuré à travers tous les cours où ils sont placés.

Conserver les contenus pédagogiques dans le Dépôt central permet également d’économiser du temps et des ressources en éliminant la nécessité de dupliquer les efforts de création et de stockage des contenus pédagogiques à plusieurs endroits.

Conditions et limitations

• Les Power Users peuvent accéder et gérer le Dépôt central et son contenu en fonction des droits attribués à leur profil et aux dossiers qui leur sont attribués en tant que ressources. Si aucun dossier n’est attribué à un Power User disposant des droits requis pour gérer le Dépôt central, alors celui-ci ne verra pas le menu Dépôt central en dépit des droits attribués. Plus d’informations à ce sujet sont disponibles dans le chapitre Droits relatifs aux dossiers du Dépôt central de l’article sur les Droits des Power Users de notre base de connaissances.
• Les formateurs ne peuvent pas accéder au Dépôt central.
• Vous ne pouvez pas gérer les exercices et checklists depuis le Dépôt central, ceux-ci doivent être gérés individuellement pour chaque cours.

Allez plus loin avec DoceboU

Vous voulez en savoir plus sur le Dépôt central ? Consultez le cours dédié Using the Central Repository (s'ouvre dans un nouvel onglet) sur Docebo U !

Accéder au Dépôt central

Pour accéder au Dépôt central, connectez-vous en tant que Superadmin ou Power User disposant des droits requis, et accédez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Dans la section E-learning, cliquez sur Dépôt central.

La page principale du Dépôt central répertorie tous les contenus pédagogiques dans un tableau. Vous retrouverez également tous les dossiers que vous avez créés pour organiser le contenu sur le panneau Dossiers.

Cliquez sur Filtres dans la partie gauche du tableau pour accéder aux différentes options vous permettant de filtrer les contenus pédagogiques. Cliquez sur Colonnes pour sélectionner celles à inclure dans le tableau, ou recherchez du contenu spécifique en saisissant un mot clé dans la barre de texte.

Créer et gérer des dossiers

Il est important d’organiser les contenus pédagogiques en dossiers pour pouvoir rapidement les retrouver et y accéder, ainsi que pour pouvoir gérer la visibilité des contenus pour les Power Users en leur attribuant des dossiers en tant que ressource à gérer.

Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez l’option Nouveau dossier. Dans le panneau coulissant, attribuez un nom et un code au dossier. Vous pouvez traduire le nom du dossier en plusieurs langues en cliquant sur l’icône en forme de planète en haut du panneau. En savoir plus sur le sélecteur permettant de créer du contenu multilingue. Cliquez sur Créer pour finaliser la création du dossier.

Vous ne pouvez pas créer de dossier au même niveau que le dossier racine. Celui-ci représente la plateforme et doit être unique. Vous pouvez organiser les dossiers sur jusqu’à 15 niveaux, avec un maximum de 200 sous-dossiers par dossier et par niveau.

Pour voir le dossier que vous venez de créer, cliquez sur son nom dans la partie gauche du tableau principal.

Depuis ce panneau, vous pouvez cliquer sur les points de suspension à côté du nom du dossier afin d’effectuer les actions suivantes :

• Aperçu dossier : ouvre un panneau de droite fournissant des informations détaillées sur le dossier sélectionné, notamment le nom, le code, le dossier parent, le nombre de sous-dossiers, le nombre de contenus pédagogiques et, pour les Superadmins uniquement, qui a créé et modifié le dossier et à quel moment. Passez à l’onglet Historique pour consulter l’historique des actions effectuées sur le dossier.
• Modifier : modifier les détails du dossier.
• Nouveau sous-dossier : créer un nouveau dossier dans le dossier sélectionné.
• Nouveau contenu pédagogique : créer un nouveau contenu pédagogique dans le dossier tel que décrit dans le chapitre Ajouter un contenu pédagogique de cet article.
• Supprimer : retirer le dossier. Vous ne pouvez pas supprimer un dossier si celui-ci contient des contenus pédagogiques ou des sous-dossiers. Cette option n’est pas disponible pour le dossier racine.

Pour visualiser les contenus pédagogiques d’un dossier, sélectionnez-le dans la partie gauche de la page en cliquant dessus.

L’option Afficher le contenu des sous-dossiers située dans la partie inférieure du panneau est activée par défaut. Vous pouvez la désactiver si vous ne souhaitez pas voir le contenu inclus dans les sous-dossiers du dossier sélectionné.

Ajouter du contenu pédagogique

Pour ajouter un nouveau contenu pédagogique au Dépôt central, sélectionnez d’abord un dossier dans le panneau de gauche. Cliquez ensuite sur le bouton plus dans le coin supérieur droit de la page, puis sélectionnez Nouveau contenu pédagogique.

Sélectionnez le type de contenu pédagogique que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Sélectionner pour continuer la création en suivant les instructions fournies dans les articles relatifs aux différents types de contenus pédagogiques :

• SCORM
• AICC
• xAPI (TinCan)
• Vidéos
• Fichiers
• Elucidat
• Google Drive
• LTI
• Présentations
• Page HTML
• Questionnaires
• Tests

Pour savoir comment créer une leçon Creator, reportez-vous à l’article dédié de la base de connaissances .

Une fois la création terminée, vous serez redirigé vers la page principale du Dépôt central, et le contenu pédagogique que vous venez de créer sera affiché sur la première ligne du tableau.

Ajouter du contenu pédagogique depuis le Marché des contenus

Le contenu obtenu depuis les différents fournisseurs de contenu du Marché des contenus peut être importé en tant que contenu pédagogique dans le Dépôt central comme décrit dans les articles dédiés :

• Docebo Content
• Docebo Content Classic
• OpenSesame
• Skilla
• LinkedIn Learning

Les contenus pédagogiques provenant de fournisseurs de contenu sont traités comme tous les autres contenus du Dépôt central.

Pour les identifier, ajoutez la colonne Fournisseur de contenu au tableau du Dépôt central. 

Note sur le contenu de Docebo Content et Docebo Content Classic

Lorsque du contenu de la bibliothèque Docebo Content est proche de sa date d’expiration, il a alors le statut Arrive à échéance. Le contenu décommissionné est lui identifié par le statut Expiré. Dans les deux cas, l’échéance peut être contrôlée grâce à la colonne Date d’expiration. Il est possible de filtrer les contenus bientôt ou déjà échus, ou les deux, à l’aide du filtre Statut. Pour ce faire, sélectionnez les options Arrive à échéance et Expiré. Veuillez vous référer à l’article sur la gestion des cours arrivant à échéance sur Docebo Content Classic.

Si vous utilisez Docebo Content, vous trouverez des informations sur les contenus en phase d’expiration et expirés directement dans l’espace Mes cours. En savoir plus sur la gestion du contenu arrivant à échéance dans Docebo Content.

Gérer les contenus pédagogiques

Le tableau principal du Dépôt central est composé d’une liste de contenus pédagogiques, avec un contenu pédagogique par ligne.

Vous pouvez personnaliser le tableau en ajoutant ou en retirant des colonnes à l’aide de l’option Colonnes en sélectionnant celles que vous souhaitez inclure dans le tableau.

La colonne Cours est toujours visible et affiche le nombre de cours auxquels le contenu pédagogique est assigné. Cliquez sur le nombre pour afficher la liste de ces cours. La fenêtre contextuelle Utilisation du contenu pédagogique comprend le nom du cours ainsi que la version du contenu pédagogique utilisé. Cliquez sur le titre du cours pour vous rendre sur sa page dans l’espace de Gestion des cours, où vous pourrez en gérer le contenu pédagogique. Vous pouvez utiliser la barre de recherche de la fenêtre contextuelle pour rechercher un cours dans la liste.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne du contenu de formation pour effectuer les opérations suivantes :

• Aperçu du contenu pédagogique : affiche un aperçu du contenu pédagogique tel qu’il s’affiche pour les apprenants. S’il en existe plus d’une version, sélectionnez celle que vous souhaitez prévisualiser à l’aide du menu déroulant Sélectionner version. L’aperçu du contenu n’est pas disponible pour les contenus pédagogiques LTI.
• Modifier : modifier les détails du contenu pédagogique. Afin de garantir l’intégrité des contenus, vous ne pouvez pas modifier ceux qui proviennent du Marché des contenus, à l’exception du titre et de la description.
• Déplacer vers dossier : vous permet de déplacer le contenu pédagogique depuis le dossier où il est actuellement placé vers un dossier différent en le sélectionnant dans le panneau de droite.
• Attribuer aux cours : s’il existe plus d’une version du contenu, sélectionnez d’abord celle que vous souhaitez attribuer à l’aide du menu déroulant de la section Gérer les versions. Sélectionnez ensuite les cours auxquels vous souhaitez attribuer les contenus. Si le contenu n’a qu’une seule version, l’espace Gérer les versions ne s’affiche pas. Si vous assignez le même contenu pédagogique à plusieurs cours, le suivi sera partagé.
• Supprimer : vous permet de supprimer le contenu pédagogique. Lorsqu’un contenu est supprimé du Dépôt central, il est également supprimé des cours auxquels il a été assigné.

Les actions Supprimer, Déplacer vers dossier et Attribuer aux cours peuvent être effectuées sur plusieurs contenus pédagogiques à la fois en cochant les cases situées au début de la ligne et en cliquant sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page.

À noter : l’option Attribuer aux cours est désactivée lorsque vous sélectionnez plus de 10 contenus pédagogiques.

Créer plusieurs versions du même contenu pédagogique

Le Dépôt central peut prendre en charge plusieurs versions de contenus pédagogiques SCORM, AICC, xAPI (TinCan) et vidéo. La première version du contenu téléversé sur la plateforme est la V1.

Lorsque la colonne Versions est visible dans le tableau principal du Dépôt central, elle affiche le nombre de versions disponibles du contenu pédagogique. Cliquez sur ce nombre pour consulter l’historique des versions. La colonne est vide dans le cas de contenus ne prenant pas en charge différentes versions, à l’image des contenus publiés par un outil de création utilisant le standard PENS.

Pour téléverser une nouvelle version du contenu pédagogique, recherchez-le dans la liste et cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne. Sélectionnez ensuite l’option Modifier. Une fois en mode édition, cliquez sur le bouton Téléverser le fichier pour charger une nouvelle version du contenu depuis votre appareil. Enfin, saisissez le titre et la description.

Une fois le fichier téléversé, précisez si la nouvelle version doit écraser la version existante ou si vous souhaitez créer une nouvelle version du contenu pédagogique. Si vous sélectionnez la première option, le contenu pédagogique sera mis à jour dans tous les cours où il est utilisé. Si vous sélectionnez la deuxième, saisissez le nom et la description de la nouvelle version.

Si vous devez apporter une légère correction à votre contenu (un mot, une phrase, un titre), utilisez l’option permettant d’écraser le contenu. Si le changement est conséquent, la création de plusieurs versions est la meilleure option. Ainsi, si un utilisateur qui a déjà terminé l’ancienne version du contenu le consulte de nouveau, il verra la nouvelle et devra recommencer depuis le début.

Le tableau suivant décrit l’évolution du statut des utilisateurs en fonction du type de mise à jour :

Cliquez sur Enregistrer les modifications pour terminer la création de la nouvelle version.

À noter : lorsque vous créez une nouvelle version d’un contenu pédagogique, sa configuration initiale reste identique. Seul le contenu peut exister en plusieurs versions.

Si un contenu pédagogique existe en plusieurs versions, le Rapport de cours affiche la version complétée par les apprenants.

Vous pouvez modifier et supprimer une version d’un contenu pédagogique en cliquant sur le nombre de versions dans la colonne correspondante du tableau principal du Dépôt central. Cliquez ensuite sur l’icône stylo et papier et sur le bouton Supprimer de la version concernée sur la page Historique des versions.

Avant de supprimer une version d’un contenu pédagogique, assurez-vous que la nouvelle est assignée à chaque cours où le contenu est utilisé. Dans le cas contraire, le cours ne disposera plus de ce contenu pédagogique.

Suivi partagé

Si le même contenu pédagogique (ou la même version du contenu) est assigné à plusieurs cours, lorsque les utilisateurs terminent le contenu dans un cours, il est automatiquement marqué comme terminé dans les autres cours. Si vous réinitialisez le suivi du contenu pédagogique d’un cours, cela réinitialise également le contenu dans les autres cours.

Si le même contenu pédagogique est attribué à plusieurs cours et qu’un utilisateur est inscrit à un grand nombre de ces cours, il peut rencontrer des délais lors de la lecture des contenus, car la plateforme a besoin d’un certain temps pour synchroniser le suivi des contenus pédagogiques entre les cours.

Le partage du suivi s’applique à tous les contenus, sauf aux questionnaires.

Meilleures pratiques

• Gardez le Dépôt central en ordre. Plus vous utilisez le Dépôt central, plus vous le remplissez de contenus pédagogiques. Soyez précis avec le nom, la description et la vignette de votre contenu pédagogique. Utilisez des dossiers pour mieux l’organiser.
• Contenu dupliqué dans différentes langues. Si vous avez le même contenu dans plusieurs langues, vous pouvez le dupliquer et changer la langue en toute simplicité. Vous avez la possibilité d’utiliser un sous-dossier par langue (en créant par exemple un dossier principal « Musique & Arts », avec les sous-catégories « anglais », « italien », « français », « espagnol »…).
• Vérifier avant d’envoyer du contenu depuis le Dépôt central dans les cours. Si vous avez déjà le même contenu pédagogique dans plusieurs cours différents, n’oubliez pas qu’il sera marqué comme terminé dans chaque cours, même si cela n’a été le cas que dans un seul cours. Par conséquent, si vous appliquez certains paramètres et prérequis à ce contenu de formation (ex. Marqueur de fin d’objet), l’utilisateur peut avoir terminé un cours qu’il ou elle n’a même pas encore commencé.
• Cours dupliqués et gestion de contenu pédagogique dans le Dépôt central. Sur la page de Gestion des cours, vous pouvez dupliquer les cours. Si le contenu pédagogique inclus dans le cours que vous dupliquez est stocké dans le Dépôt central, le suivi de ces objets s’effectuera également dans le nouveau cours. Cependant, si vous avez besoin de dupliquer un cours sans contraindre l’apprenant à le repasser pour renouveler une certification, le contenu pédagogique doit être téléversé directement dans le cours. Il ne peut pas être assigné depuis le Dépôt central, sinon les statuts des objets seront également conservés dans le nouveau cours.