Presentación

Docebo te permite crear un plan de aprendizaje para asignar a usuarios individuales y a ramas o grupos del organigrama. Los planes de aprendizaje consisten en una lista de cursos que el usuario debe seguir en un orden específico. Estos planes se pueden personalizar para permitir reglas de inscripción específicas, compras de cursos, certificaciones y mucho más. Veamos cómo.

Escenarios de casos de uso

Como Superadministrador, es posible que desees que tus alumnos completen un grupo de cursos por orden secuencial, lo que significa que tendrán que realizar el Curso A antes del Curso B, y luego B antes del Curso C y así sucesivamente. Es imperativo que los alumnos avancen en el plan de aprendizaje completando los cursos de acuerdo con la secuencia que tú establezcas. Utiliza los planes de aprendizaje para determinar los requisitos previos y mantener los cursos bloqueados hasta la finalización de otros cursos.

Configuración de Ajustes globales para Planes de aprendizaje

Comienza configurando los ajustes de todos los planes de aprendizaje. Inicia sesión como Superadministrador y a continuación, accede al Menú Admin desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la página. Haz clic en Ajustes avanzados de la sección Ajustes y ve a la sección Plan de aprendizaje.

En la sección Comportamiento de redirección puedes marcar la opción de redirigir al alumno a la página Plan de aprendizaje después de completar cualquier curso de un plan. Cuando está habilitada esta opción, la redirección no funciona si el último material de formación del curso se reproduce en modo de pantalla completa. En este caso, el alumno será redirigido a la página del curso y no a la página del plan de aprendizaje. Pulsa Guardar cambios para confirmar tu selección.

Creación de un Plan de aprendizaje

Para crear un plan de aprendizaje, accede al Menú Admin y pulsa después el elemento Plan de aprendizaje de la sección Aprendizaje electrónico. Esta página relaciona los planes de aprendizaje ya configurados en tu plataforma. Haz clic en Nuevo Plan de aprendizaje para comenzar a crear un plan de aprendizaje nuevo. El cuadro emergente que se utiliza para crear un plan de aprendizaje se divide en tres pestañas: Detalles, Ajustes y Compartir.

Comienza desde la pestaña Detalles. Define el nombre, descripción y código del plan de aprendizaje (opcional); después, elige entre las miniaturas existentes o carga las tuyas propias. Asigna un nombre de plan de aprendizaje que sea simple y claro. Los usuarios deben entender al instante el tema del plan al leer su nombre. Asegúrate de que el nombre del plan no esté compuesto únicamente por caracteres especiales, pues pueden dañar el formato de su URL.

Ve ahora a la pestaña Ajustes y marca si deseas mostrar el plan de aprendizaje en los catálogos. Si marcas esta opción, se rellenará una cuarta pestaña, Comercio electrónico, para configurar el precio del plan, así como sus opciones de venta.

Puedes establecer los días de validez del plan de aprendizaje, lo que permite a los usuarios acceder a él solo durante un número específico de días después de que se hayan inscrito o accedido por primera vez. Selecciona una de las opciones disponibles dependiendo de tus preferencias:

• Después del primer acceso al curso. El número de días se calcula desde la primera vez que un usuario accede a cualquier curso del plan de aprendizaje.
• Después de haberse inscrito en el plan de aprendizaje. El número de días se calcula a partir de la fecha de inscripción del usuario. Si un usuario está esperando recibir la aprobación en el plan de aprendizaje (debido a un pago de comercio electrónico pendiente o a la espera de la aprobación del Administrador), el período de validez comienza a partir de la fecha en que se apruebe la inscripción.

Si en tu plataforma está habilitado Discover, Coach & Share, puedes publicar el plan de aprendizaje en cualquiera de los canales de la plataforma, pero recuerda que los alumnos solo lo verán si tienen permisos de visibilidad para esos canales.

Para finalizar y si lo deseas, asigna certificados, certificaciones y créditos a tu plan de aprendizaje. Los usuarios podrán descargar su certificado desde la página Mi actividad, desde la pestaña Plan de aprendizaje o desde la página del plan. Las certificaciones solo están disponibles en la página Mi actividad, pestaña Certificación.

Los certificados de los planes de aprendizaje solo se expiden cuando un usuario ha completado TODOS los cursos de un plan. Esto también es de aplicación si un alumno solo está inscrito en algunos cursos, pero no todos, de un plan de aprendizaje. Ten en cuenta también que al eliminar la asociación entre un plan y un certificado, todos los usuarios perderán el certificado que hayan obtenido al completar el plan. Ten cuidado al realizar esta acción.

Ve a la pestaña Compartir, donde puedes marcar la opción para habilitar los enlaces de inscripción para el plan de aprendizaje. Esto significa que puedes crear un enlace desde la plataforma para compartirlo con tus usuarios fuera de la plataforma. Cuando los usuarios hagan clic en este enlace desde un sitio web externo, se inscribirán automáticamente en el plan. Obtén más información sobre los enlaces de inscripción.

Si has seleccionado la opción Mostrar este plan de aprendizaje en el catálogo de cursos de la pestaña Ajustes, también puedes configurar los ajustes en la pestaña Comercio electrónico. Selecciona la opción Poner este plan de aprendizaje a la venta para activar las opciones de venta del plan. A continuación, puedes establecer el precio del plan de aprendizaje, así como determinar si debe comprarse en su totalidad o si se pueden adquirir cursos individualmente. En este último caso, el precio final será la suma de cada curso seleccionado. Más información sobre Comercio electrónico en tu plataforma.

Eliminación de un Plan de aprendizaje

Para eliminar un plan de aprendizaje, haz clic en el icono correspondiente de la fila del plan. Ten en cuenta que cuando elimines un plan de aprendizaje, los cursos asociados al plan no se eliminan y los usuarios no son dados de baja automáticamente de los cursos incluidos en el mismo. Si deseas cancelar la inscripción de usuarios en cursos incluidos en un plan de aprendizaje después de eliminar el plan, debes hacerlo manualmente.

Asignación de cursos a tu Plan de aprendizaje

Para asignar un curso a tu plan de aprendizaje, pulsa el icono de la columna Cursos de la fila del plan (en la lista de planes de aprendizaje de la página de gestión). En el cuadro emergente, selecciona los cursos que deseas añadir al plan y a continuación, pulsa Confirmar.

La plataforma mostrará la lista de cursos como se seleccionaron originariamente, pero puedes cambiar su orden pulsando el icono Mover (las flechas cruzadas) y arrastrando y soltando después los cursos en el orden que necesites. También puedes definir rutas de aprendizaje mediante una selección de requisitos previos.

En el área Requisitos previos puedes optar por desbloquear un curso solo después de que el usuario haya completado el anterior. Selecciona el curso que deseas que sea el requisito previo de otro curso y pulsa Confirmar. También puedes definir requisitos previos basados en el tiempo (por ejemplo, el tercer curso del plan de aprendizaje estará disponible 3 días después de que se haya realizado el segundo curso). Repite el proceso para todos los cursos incluidos en el plan según desees.

En cualquier momento puedes añadir o eliminar cursos de un plan de aprendizaje, pero recuerda que el porcentaje de finalización del plan se verá afectado por esta acción. Por ejemplo, si un plan se compone de tres cursos y el alumno completa dos de ellos, el porcentaje de finalización del plan será del 67 %. Si añades un curso al plan, el porcentaje de finalización se reducirá al 50 %.

Sugerimos encarecidamente no incluir más de 500 cursos en un solo plan de aprendizaje; no se garantiza un funcionamiento adecuado de la página del plan por encima de este umbral.

Inscripción de usuarios en un Plan de aprendizaje

Después de crear un plan de aprendizaje, debes inscribir usuarios en el mismo. Cuando inscribas usuarios en un plan, los estarás apuntando automáticamente en todos los cursos que compongan dicho plan. Para hacerlo, selecciona el icono de la columna Usuarios asignados de la fila de un plan de aprendizaje (en la lista de planes de la página de gestión). En el cuadro emergente puedes marcar usuarios, grupos, ramas o roles individuales. Pulsa Confirmar para completar el proceso.

Cuando selecciones ramas de usuarios de tu organigrama para inscribirlos en un plan de aprendizaje, ten en cuenta que para que sea más fácil y rápido seleccionar las ramas verás un campo de entrada de texto para escribir nombres de rama en lugar de una lista de ramas para seleccionar si tienes más de 1.000 ramas en tu plataforma.

Si has añadido el plan de aprendizaje a un catálogo de cursos, los usuarios podrán comprar el plan o inscribirse en él (dependiendo de la configuración del catálogo de cursos y del propio plan).

Si tú, como Superadministrador, te inscribes en el plan de aprendizaje, mientras estés en Vista del alumno tendrás que cumplir los mismos requisitos previos que los alumnos para desbloquear los cursos del plan. Por ejemplo, si un curso del plan se desbloquea solo después de completar otro curso, tendrás que realizar el curso configurado como requisito previo para continuar con la formación y completar el plan como cualquier otro alumno. Todavía puedes administrar cursos bloqueados desde el área Administración de curso del Menú Admin.

Inscribir a un usuario en un plan de aprendizaje omite los siguientes ajustes de curso en las Propiedades avanzadas del curso (pestaña Opciones del catálogo): Autoinscripciones están disponibles durante un período de tiempo específico (sección Autoinscripción en cursos) y Pendiente de aprobación del Administrador (sección Política de inscripción en cursos). Estas dos configuraciones no se aplicarán a los usuarios inscritos en un plan de aprendizaje.

Establecer un periodo de validez de la inscripción para el Plan de aprendizaje

Después de inscribir usuarios en el plan de aprendizaje, puedes establecer el período de validez de su inscripción. Esto puede ser útil cuando has ajustado la opción de días de validez del plan de aprendizaje para que los usuarios puedan acceder a él solo durante un número específico de días después de inscribirse en el mismo, o después de acceder al primer curso del plan (como se describe en el capítulo Creación de un Plan de aprendizaje de este artículo).

Para hacerlo, identifica el plan de aprendizaje en la página principal Plan de aprendizaje y haz clic en el icono Inscribir usuario en la fila del plan para acceder a la lista de usuarios inscritos. Haz clic en el botón de menú al final de la fila del usuario y selecciona Editar inscripción. En la ventana emergente Editar inscripción, establece un período de validez de la inscripción para el usuario seleccionado. Después de hacer clic en el botón de menú, también puedes usar la acción Restablecer intervalo de fechas de acceso para eliminar la validez del período de visibilidad y hacer que el plan siempre sea visible y accesible para el usuario seleccionado.

Ten en cuenta que si ajustas un período de validez de la inscripción para un plan de aprendizaje o para los usuarios inscritos en el mismo, a todos los cursos incluidos en el plan se les aplicará el mismo período de validez de la inscripción. Si un usuario intenta acceder a un curso cuando ha vencido el período de validez de la inscripción, no podrá hacerlo. Si un curso pertenece a más de un plan de aprendizaje y el período de validez de la inscripción del usuario vence en uno de los planes, el curso se bloqueará para el usuario en ese plan específico, pero seguirá estando disponible para el usuario en otros planes que apliquen diferentes períodos de validez de la inscripción.

Cancelar la inscripción de usuarios de un Plan de aprendizaje

Para cancelar la inscripción de un usuario en un plan de aprendizaje, haz clic en el icono de inscribir usuarios de la fila del plan para acceder a la lista de usuarios inscritos. Haz clic ahora en el icono X de la fila del usuario cuya inscripción deseas cancelar.

En el cuadro emergente, ajusta si deseas cancelar la inscripción del usuario también de los cursos incluidos en el plan de aprendizaje. Recuerda que los usuarios no serán dados de baja de los cursos compartidos con otros planes de aprendizaje. Seleccionando esta opción podrás elegir si deseas mantener al usuario inscrito en los cursos con estado completado y/o en progreso.

Además, el seguimiento de los materiales de formación incluidos en los cursos no se restablecerá al cancelar la inscripción. Si el usuario es inscrito nuevamente en el curso, se restablecerá el estado de finalización de sus materiales de formación.

Pulsa Confirmar para completar la operación. Dependiendo del número de bajas, se puede iniciar un job de fondo.

Usuarios avanzados y Planes de aprendizaje

Cuando trabajes con Usuarios avanzados, ten en cuenta los siguientes escenarios:

• Los Usuarios avanzados pueden tener permisos de Ver y Editar en planes de aprendizaje, pero el permiso Editar también permite a estos usuarios crear planes.
• Cuando se asignan Usuarios avanzados a todos los cursos, también mantendrán visibilidad completa de los planes que hayan creado.
• Cuando se asignan Usuarios avanzados a todos los cursos y planes de aprendizaje de catálogos visibles, mantendrán también una visibilidad completa de los cursos y planes que hayan creado, incluso si pertenecen a catálogos en los que no tienen visibilidad.
• Cuando un Usuario avanzado tiene permisos de Edición en planes de aprendizaje y permisos de inscripción Solo puede inscribir alumnos, si agrega uno o más cursos a un plan existente solo serán inscritos automáticamente en el curso los usuarios que tenga asignados. Los Usuarios avanzados no pueden inscribir usuarios que no estén directamente asignados a ellos como recursos, ni siquiera a través de planes de aprendizaje.

Notificaciones

Si deseas que tus usuarios y gerentes sepan de inmediato cuándo han ocurrido ciertos eventos, asegúrate de que la aplicación Notificaciones esté activa en tu plataforma y que hayas creado y configurado correctamente las siguientes notificaciones:

Los usuarios y gerentes solo recibirán notificaciones sobre sus listas de verificación si la función Notificación está activa en la plataforma y si tú, como Superadministrador, has configurado correctamente las notificaciones enumeradas anteriormente.

Prácticas recomendadas

• Utiliza un plan de aprendizaje cuando:
  • Necesites generar formación combinada
  • Tengas un curso enorme para dividir en otros más pequeños
  • Desees que tus alumnos completen los cursos en orden secuencial
• Para una mejor experiencia, se recomienda que:
  • Mantengas la descripción del plan de aprendizaje lo más corta posible para estar más concentrado en la lista de cursos de la primera página del plan
  • Crea un material de formación (por ejemplo, una página HTML) que contenga una introducción del plan de aprendizaje en el primer curso y un material de formación que contenga una conclusión en el último curso
  • Establece requisitos previos de manera clara y comprensible para el usuario, especialmente si el plan de aprendizaje incluye un aula y un curso de aprendizaje electrónico
  • Si los cursos están configurados para la venta con la aplicación de Comercio electrónico y también forman parte de un plan de aprendizaje que no esté a la venta, los usuarios podrán acceder a esos cursos sin compra si acceden a ellos a través de un plan.
• Gestionar diferentes certificaciones dentro del mismo Plan de aprendizaje: Si se desea, es posible crear un plan de aprendizaje con diferentes certificaciones asignadas al mismo. Para ello, asigna las certificaciones creadas con la aplicación de Certificación y perfeccionamiento a los cursos incluidos en el plan de aprendizaje, no a nivel de Plan de aprendizaje. Por ejemplo, puedes configurar un plan de aprendizaje que incluya un curso de aprendizaje electrónico con renovación anual y un curso presencial con renovación de tres años.
• Gestionar planes de aprendizaje en varios idiomas: Si tus alumnos hablan diferentes idiomas (como francés canadiense e inglés canadiense), es posible que quieras crear un plan donde cada curso se proponga en todos los idiomas que necesites. Puedes resolver esta cuestión estableciendo equivalencias entre los cursos para que los alumnos puedan hacer un curso en el idioma que prefieran y avancen en el plan de aprendizaje con independencia del idioma seleccionado.