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Presentación

Los usuarios pueden ser inscritos en planes de aprendizaje por los Superadministradores o Usuarios avanzados con permisos, o bien pueden autoinscribirse desde los catálogos.

Este artículo explica cómo los Superadministradores y Usuarios avanzados pueden inscribir usuarios en planes de aprendizaje, tanto individualmente como en bloque y tanto desde la interfaz de usuario como mediante archivos CSV. Tenga en cuenta que los Usuarios avanzados solo podrán inscribir usuarios en los planes de aprendizaje que tengan asignados como recursos.

Requisitos y limitaciones

• Los archivos CSV utilizados para inscribir o cancelar la inscripción de usuarios en planes de aprendizaje no deben superar los 3MB.
• El procedimiento para inscribir usuarios a través de CSV no tiene el fin de gestionar también el estado de las inscripciones. Por este motivo, al inscribir usuarios mediante un archivo CSV, el estado de inscripción de los usuarios en el plan de aprendizaje se determina siempre como Inscrito.

Inscripción de usuarios en un plan de aprendizaje (¡actualizado!)

Para inscribir alumnos en un plan de aprendizaje, vaya a la pestaña Inscripciones del plan de aprendizaje. Haga clic en Inscribir usuarios en la pestaña (esta opción solo está disponible si aún no ha inscrito usuarios en el plan de aprendizaje) o bien en el botón más de la esquina superior derecha. Seleccione los usuarios que desee inscribir en el panel Inscribir usuarios que se abrirá como usuarios individuales, ramas o grupos. Al inscribir usuarios desde ramas, tenga en cuenta que, si su organigrama tiene más de 1000 ramas, encontrará un campo de entrada de texto en lugar de una lista para una selección más rápida.

Haga clic en Siguiente y determine si necesita establecer un periodo de validez de la inscripción seleccionando la opción Habilitar periodo de validez de la inscripción y definiendo un marco temporal.

Si ha establecido un periodo de validez de la inscripción para el plan de aprendizaje, los alumnos podrán acceder a este durante un tiempo limitado. Una vez se alcance la fecha final, la inscripción del alumno caducará, impidiéndole volver a acceder al plan de aprendizaje. Además, se aplicará el mismo periodo de validez de la inscripción a todos los cursos incluidos en el plan. Si un curso forma parte de múltiples planes de aprendizaje y la inscripción de un usuario caduca en uno de ellos, este perderá el acceso al curso solo en dicho plan, pero podrá seguir accediendo a él en otros planes con otros periodos de inscripción.

Si la opción Mostrar la sección Atributos de inscripción está habilitada en el menú de ajustes avanzados de la plataforma, la pestaña Información adicional del panel Inscribir usuarios también mostrará la sección Atributos de inscripción, lo que le permitirá configurar la prioridad de la inscripción para aclarar la importancia del plan de aprendizaje a los alumnos, indicando si es obligatorio, requerido, recomendado u opcional.

Haga clic en Confirmar para finalizar las inscripciones.

Todos los usuarios inscritos en el plan de aprendizaje aparecen enumerados en la pestaña Inscripciones. Puede personalizar el diseño de la tabla para que muestre únicamente las columnas que le resulten relevantes. Para ello, haga clic en Columnas y seleccione las columnas (como máximo nueve) que desee incluir en la tabla. Utilice el comando Change position (Cambiar posición) para arrastrar y soltar las columnas en la lista y ordenarlas en función de sus necesidades. Utilice el área de búsqueda para encontrar usuarios o fíltrelos haciendo clic en Filtros y seleccionando los pertinentes. Los filtros se aplican en tiempo real.

Puede gestionar las inscripciones individuales haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario y seleccionando una de las siguientes opciones:

• Editar: Utilice esta opción para
  • cambiar el periodo de validez de la inscripción del usuario habilitándolo, deshabilitándolo o modificándolo. Tenga en cuenta que, si edita la inscripción dejando la fecha de Inicio del periodo de validez vacía, tanto la fecha de inicio del periodo de validez como la del fin se sobrescribirán de acuerdo con la configuración de la opción Periodo de validez de la inscripción de la sección Opciones de tiempo de la pestaña Propiedades del plan de aprendizaje, como si se hubieran restablecido. Consulte la descripción de la opción Restablecer validez de la inscripción para más detalles.
  • modificar la prioridad de la inscripción, lo cual afectará a todos los cursos del plan de aprendizaje.
• Restablecer validez de la inscripción: Restablezca el periodo de validez de la inscripción actual en función de la configuración de la opción Periodo de validez de la inscripción de la sección Opciones de tiempo de la pestaña Propiedades del plan de aprendizaje. Si no ha configurado los días de validez, el periodo de validez de la inscripción se borrará. Si ha configurado los días de validez, el periodo de validez de la inscripción se restablecerá de acuerdo con el periodo que configurara:
  • Si seleccionó la opción Comience el cálculo desde el primer acceso de los alumnos a cualquier curso del plan de aprendizaje, el periodo de validez de la inscripción se recalculará en función del primer acceso del alumno a cualquiera de los cursos de los que se compone el plan.
  • Si seleccionó la opción Comience el cálculo desde el momento de la inscripción de los alumnos en el plan de aprendizaje, el periodo de validez de la inscripción se recalculará en función de la fecha de inscripción del alumno.
• Marcar el plan de aprendizaje como completado: Utilice esta opción para modificar el estado de inscripción del usuario en el plan de aprendizaje a Completado. El estado de inscripción se actualiza con independencia del estado de publicación del plan. Cuando marque un plan de aprendizaje como completado, los cursos que contenga mantendrán su estado de finalización actual y no se cambiarán automáticamente a Completado.
• Recalcular inscripción: Utilice esta opción para recalcular el estado de inscripción del usuario en el plan de aprendizaje. Si el usuario ya ha completado el plan y el recálculo también da lugar a un estado Completado, la fecha de finalización original se mantendrá sin sobrescribirse. El estado de inscripción se actualiza con independencia del estado de publicación del plan. El recálculo se llevará a cabo de la siguiente manera:
  • Cuando un curso obligatorio es eliminado del plan o se cambia a opcional, las inscripciones completadas no sufrirán cambios, mientras que aquellas en curso se marcarán como completadas si el curso eliminado era el único que quedaba para completarlo.
  • Cuando un curso obligatorio es añadido al plan o se cambia un curso de opcional a obligatorio, las inscripciones completadas se establecerán como En curso.
• Cancelar la inscripción del usuario del plan de aprendizaje. En el cuadro emergente, determine si desea cancelar la inscripción del usuario también de los cursos incluidos en el plan de aprendizaje. Recuerde que la inscripción de los usuarios no se cancelará para los cursos compartidos con otros planes de aprendizaje. Cuando seleccione esta opción, podrá elegir si mantener al usuario inscrito en los cursos con el estado Completado y/o En curso. Haga clic en Cancelar la inscripción de para finalizar la acción. Dependiendo del número de inscripciones canceladas, es posible que se inicie una tarea en segundo plano. El seguimiento de los materiales de formación incluidos en los cursos no se restablecerá al cancelar la inscripción. Si se vuelve a inscribir al usuario en el curso, se restaurará el estado de finalización de sus materiales de formación.

Puede llevar a cabo estas mismas acciones para varios usuarios a la vez seleccionándolos con las casillas de verificación al principio de sus filas, haciendo clic en Elegir una acción en la parte inferior de la tabla y seleccionando una de las opciones anteriores.

A tener en cuenta: Al inscribir a un usuario en un plan de aprendizaje se eluden los siguientes ajustes de los cursos en las propiedades del curso, pestaña Opciones de catálogo:

• Las autoinscripciones están disponibles durante un periodo de tiempo específico (sección Autoinscripción en cursos).
• Solo los administradores pueden inscribir alumnos (sección Política de inscripción al curso).
• Pendiente de la aprobación del administrador (sección Política de inscripción al curso).

Inscripción de usuarios en planes de aprendizaje mediante archivos CSV

La inscripción manual a través de la interfaz de usuario puede llevar mucho tiempo si gestiona un gran número de alumnos y varios planes de aprendizaje. Para agilizar este proceso, la inscripción mediante CSV ofrece una potente alternativa que permite la inscripción masiva con facilidad.

Puede inscribir usuarios en múltiples planes de aprendizaje, según se describe en los siguientes párrafos, o bien optar por inscribirlos en un solo plan de aprendizaje seleccionándolo desde la página Planes de aprendizaje y siguiendo los mismos pasos. Al inscribir usuarios en un solo plan de aprendizaje, no es necesario especificar el ID del plan de aprendizaje.

Para inscribir usuarios en planes de aprendizaje mediante archivos CSV, acceda al Menú de administrador haciendo clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma, identifique la sección E-learning y haga clic en Planes de aprendizaje. A continuación, utilice el botón más en la esquina superior derecha y seleccione Administrar inscripciones mediante CSV.

Se abrirá el panel deslizante Administrar inscripciones mediante CSV en el lado derecho. Seleccione la opción Inscribir usuarios.

Para cargar el archivo CSV correctamente, es importante crearlo con el formato correcto. Vea la siguiente tabla con los valores aceptados.

Haga clic en Descargue el CSV de ejemplo para obtener un ejemplo del formato del archivo. Recuerde que el archivo de ejemplo incluye siempre todos los campos disponibles. Dependiendo del caso, puede que no se necesiten todas las columnas. Al descargar el archivo de ejemplo, tenga en cuenta que las fechas tienen el formato AAAA-MM-DD, pero pueden mostrarse de forma diferente en función del programa que utilice para abrir el archivo.

Cuando su archivo CSV esté listo, siga las instrucciones proporcionadas en el capítulo Subida del archivo CSV y mapeado de campos de este artículo para continuar.

Subida del archivo CSV y mapeado de campos

Cuando su archivo CSV esté listo, puede arrastrarlo y soltarlo en la sección de subida del panel deslizante o hacer clic en esta área para buscar el archivo en su dispositivo.

Una vez subido el archivo, puede configurar las opciones adicionales. El sistema está configurado para detectar automáticamente el Separador de campos necesario para organizar la información por columnas. La información puede dividirse con una coma, punto y coma o manualmente, en función de sus necesidades.

Habilite la opción para considerar la primera fila como encabezado, si esto encaja con su formato de archivos CSV, y seleccione el Conjunto de caracteres del archivo desde el menú desplegable. Recomendamos el conjunto de caracteres UTF-8, que es el estándar. Recuerde utilizar comillas para delimitar el contenido del texto. Pulse Confirmar para cargar su archivo CSV.

El sistema procesará ahora su archivo CSV y se le redirigirá a la página de importación.

En la sección de Opciones generales de importación, seleccione una zona horaria que aplicar a los registros de las inscripciones mediante CSV que no tengan una zona horaria especificada. Esta selección no afecta a los registros que ya incluyen una zona horaria.

La sección Vista previa mostrará una vista previa del archivo CSV tal y como lo lee el sistema. Arrastre y suelte los campos en la sección Campos Docebo de la izquierda para que los campos coincidan con los nombres de las columnas de su archivo CSV.

Una vez asignados los campos a todas las columnas que necesite, revise toda la información en la página de importación y pulse el botón Importar en la parte inferior de la página. Confirme la información en el mensaje emergente que se mostrará y pulse Inscribir.

La importación tendrá lugar como una tarea en segundo plano. En caso de errores, se proporcionará un archivo de error para su descarga. Para encontrar este archivo, acceda al Menú de administrador y seleccione el elemento Tareas en segundo plano. Encuentre la tarea en la lista para descargar el archivo.

Una vez procesado el archivo CSV, todos los usuarios inscritos se enumerarán en la pestaña Inscripciones del plan de aprendizaje, donde podrá editar los detalles de las inscripciones.

Consejo: Puede utilizar los archivos CSV para cancelar la inscripción de usuarios de planes de aprendizaje siguiendo el mismo procedimiento.

Inscripción automática en los cursos de un plan de aprendizaje

La regla general para los planes de aprendizaje es que un usuario inscrito en un plan de aprendizaje debe estar inscrito también en todos los cursos de dicho plan. Si, por ejemplo, está inscribiendo al usuario en 7 planes de aprendizaje, cada uno de ellos formado por 50 cursos, se inscribirá al usuario en 350 cursos.

Por consiguiente:

• Al inscribir a un usuario en un plan de aprendizaje, se le inscribe automáticamente en todos sus cursos.
• Si añade un curso a un plan de aprendizaje, a los usuarios inscritos en el plan de aprendizaje se les inscribe automáticamente en el curso recién añadido, aunque su estado conste como desactivado o caducado.
• Se iniciará una tarea en segundo plano si el número de usuarios seleccionados multiplicado por el número de cursos supera las 100 inscripciones, siendo el máximo posible 250 000 inscripciones.

No obstante, las inscripciones en los cursos no se pierden como consecuencia de los cambios en los planes de aprendizaje. En particular:

• Si elimina un curso de un plan de aprendizaje, no se cancelará la inscripción de los usuarios del plan de aprendizaje en dicho curso.

(Si cancela la inscripción de un usuario en un plan de aprendizaje, puede elegir si cancelar o no su inscripción en los cursos que componen dicho plan).