Presentación

La aplicación Reglas de inscripción de Docebo le permite registrar usuarios en grupos y ramas específicos del organigrama de su plataforma para cursos o planes de aprendizaje concretos. En este artículo repasaremos la activación de la aplicación Reglas de inscripción, la creación de reglas de inscripción y la gestión de los registros de reglas de inscripción.

Caso práctico

Cuando se crean nuevos usuarios en la plataforma, se pueden añadir a un grupo de Nuevas contrataciones en función del campo adicional de la fecha de contratación del usuario. Utilice la aplicación Reglas de inscripción para configurar una regla de inscripción de modo que, una vez añadidos a dicho grupo, los usuarios se inscriban automáticamente en los cursos y planes de aprendizaje de incorporación. Para ello:

1. Cree un grupo sin condiciones de elegibilidad
2. Cree una regla de inscripción y asígnela al grupo recién creado, así como a los cursos o planes de aprendizaje de incorporación
3. Configure la elegibilidad del grupo tomando como base la fecha de contratación de los usuarios (campo adicional de usuario)
4. Una vez rellenado el grupo, se inscribirá automáticamente a sus usuarios en los cursos y planes de aprendizaje de incorporación.

Activación de la aplicación Reglas de inscripción

Active la aplicación Reglas de inscripción tal y como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña Características adicionales de Docebo.

Creación de reglas de inscripción

Para crear reglas de inscripción, una vez activada la aplicación Reglas de inscripción, acceda al Menú de administrador haciendo clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha de su plataforma. Localice la sección Reglas de inscripción y pulse el subelemento Gestionar. 

Llegará a la página principal de la aplicación Reglas de inscripción, donde verá una lista con las reglas que ya haya configurado en la pestaña Reglas. Para añadir una regla nueva, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha.

En la pestaña que se abrirá a la derecha, determine un código y un nombre para su regla y, a continuación, defina si la regla inscribirá automáticamente en cursos o planes de aprendizaje a los usuarios que pertenezcan a determinados grupos o ramas utilizando las opciones correspondientes. Haga clic en Crear y editar para crear la regla y empezar a configurarla. 

Asignar y desasignar recursos a reglas

Cuando haya creado una regla, tal y como se describe en el capítulo Creación de reglas de inscripción de este artículo, tendrá la posibilidad de asignarle recursos —usuarios, cursos, planes de aprendizaje y notificaciones— desde el área de configuración de la regla, a la que puede acceder después de crearla, o desde la página principal Reglas de inscripción, haciendo clic en el botón de puntos suspensivos al final de la fila de la regla y seleccionando la opción Editar. 

Cuando esté en el área de configuración de la regla, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha para asignarle recursos. Además, tiene la opción de asignar recursos rápidamente a la regla desde la pestaña Recursos asignados: haga clic en el botón de puntos suspensivos al final del tipo de recurso, en el área Recursos de la izquierda, y seleccione Asignar. 

Independientemente de desde dónde acceda a la función de asignación de recursos, se abrirá un panel a la derecha. En función de la configuración que haya seleccionado al crear la regla, podrá seleccionar grupos o ramas y cursos o planes de aprendizaje. Si trabaja con ramas, también puede seleccionar subramas (ramas descendientes); eso sí, cuando seleccione una rama descendiente, la rama principal no se seleccionará de forma predeterminada. 

Además, también puede configurar notificaciones para que se envíen a los usuarios asociados a la regla cuando se les inscriba. Consulte el capítulo Notificaciones de inscripción de este artículo para obtener más información sobre estas.

Seleccione el tipo de recurso marcando las casillas de verificación junto a los nombres de los recursos y haga clic en Asignar. Los recursos asignados aparecen en la pestaña Recursos asignados, distribuidos por tipos de recursos. 

Para anular la asignación de un recurso —incluidas las notificaciones—, haga clic en el botón de puntos suspensivos al final de la fila del recurso y seleccione Desasignar.

A tener en cuenta: Las reglas de inscripción no son retroactivas. A los usuarios que ya pertenecieran a los grupos o ramas antes de crearse la regla no se les inscribirá en cursos o planes de aprendizaje al activarse la regla. La regla solo inscribirá a los usuarios que se añadan al grupo o a la rama en cuestión después de crearse para los cursos o planes de aprendizaje seleccionados. Además, tenga presente que las reglas de inscripción no se activan en el caso de los usuarios desactivados.

Notificaciones de inscripción

Dado que los usuarios se inscriben automáticamente en cursos y planes de aprendizaje, si ha activado la aplicación de notificaciones en su plataforma, puede considerar enviarles notificaciones relativas a sus inscripciones asociando una notificación a sus reglas. Las notificaciones se asocian a nivel de regla, por lo que puede considerar activarlas solo para determinadas reglas.

En primer lugar, configure la notificación Enviar un resumen de notificación inmediata sobre la acción de inscripción masiva en los Ajustes avanzados de la plataforma. Consulte el capítulo sobre seguridad del artículo Gestión de los ajustes avanzados de la plataforma para más detalles.

A continuación, active la notificación Resumen: usuario inscrito en un curso, que asegura que los grupos y ramas establecidos para la regla de inscripción también coincidan con los grupos y ramas establecidos para la notificación.

Por último, asocie la notificación a la regla como recurso seleccionando la opción correspondiente del panel derecho, tal y como se describe en la sección Asignar y desasignar recursos a reglas de este artículo. 

Activar y desactivar reglas de inscripción

Las reglas de inscripción se crean como reglas inactivas, de modo que pueda activarlas cuando complete su configuración. 

Para activarlas, vaya a la página principal Reglas de inscripción y haga clic en el círculo de la columna Estado correspondiente a la regla que desee activar. Se convertirá en una marca de verificación.

Puede desactivar las reglas en cualquier momento pulsando la marca de verificación y convirtiéndolas de nuevo en un círculo vacío.

Gestión de las reglas de inscripción

Todas las reglas que se creen en su plataforma aparecerán en la página principal Reglas de inscripción.

Desde aquí puede:

• hacer clic en el nombre de la regla para acceder a su área de configuración;
• hacer clic en el icono que representa los grupos/ramas, los cursos/planes de aprendizaje y las notificaciones, en la fila de las reglas, para acceder directamente a la pestaña Recursos asignados, que ya estará filtrada para el recurso en cuestión; 
• activar y desactivar la regla desde la columna Estado;
• editar la regla haciendo clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila de la regla y seleccionando la opción Editar;
• eliminar la regla haciendo clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila de la regla y seleccionando la opción Eliminar. Cuando se elimina una regla, los usuarios ya inscritos en cursos y planes de aprendizaje a través de la regla mantendrán su estado de inscripción.

Registros de reglas de inscripción

Desde la pestaña Registros de la página principal Reglas de inscripción puede ver todos los usuarios asignados a cursos o planes de aprendizaje concretos a través de sus reglas de inscripción.

Cada fila muestra la fecha y la hora en que se realizó la inscripción, el nombre de usuario del usuario inscrito, el tipo y nombre de la regla y el número de cursos y planes de aprendizaje en los que se ha inscrito al usuario. 

Haga clic en el icono de la columna de cursos/planes de aprendizaje para ver un resumen de los cursos y planes de aprendizaje en los que se haya inscrito al usuario. 

Cómo revertir las inscripciones automáticas

Desde la pestaña Registros de la página principal Reglas de inscripción puede revertir las inscripciones automáticas a través de de reglas de inscripción. Esta operación se puede realizar tanto para un solo usuario como para una selección de usuarios. Se les desvinculará de TODOS los cursos y planes de aprendizaje en los que se les haya inscrito automáticamente. 

Cuando esté en la pestaña Registros, localice al usuario cuya inscripción desee cancelar, haga clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila del usuario y seleccione la opción Revertir. Al usuario se le dará de baja de todos los cursos y planes de aprendizaje en los que se le hubiera inscrito mediante las reglas de inscripción automática. 

Puede revertir las inscripciones de una selección de usuarios haciendo clic en las casillas de verificación al comienzo de la fila correspondiente. A continuación, seleccione el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la tabla y, por último, pulse Revertir. Ahora puede decidir si solo desea cancelar la inscripción de los usuarios en los planes de aprendizaje o también de los cursos incluidos en dichos planes de aprendizaje. 

El proceso de revertir las inscripciones se gestiona con tareas en segundo plano.