Presentación

La aplicación Reglas de inscripción de Docebo te permite registrar usuarios en grupos y ramas concretos del organigrama de tu plataforma para cursos o planes de aprendizaje concretos. En este artículo repasaremos la activación de la aplicación Reglas de inscripción, la creación de reglas de inscripción y la gestión de los registros de reglas de inscripción.

Escenario de caso práctico

Cuando se crean nuevos usuarios en la plataforma, se pueden añadir a un grupo de Nueva contratación en función del campo adicional de la fecha de contratación del usuario. Utiliza la aplicación Reglas de inscripción para configurar una regla de inscripción de modo que, una vez agregados a dicho grupo, los usuarios se inscriban automáticamente en los cursos y en los planes de aprendizaje de incorporación.

Activación de la aplicación Reglas de inscripción

Activa la aplicación Reglas de inscripción tal y como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimiento. La aplicación aparece en la pestaña Características adicionales de Docebo.

Creación de reglas de inscripción

Para crear reglas de inscripción, una vez que hayas activado la aplicación Reglas de inscripción, accede al menú de Administrador haciendo clic en el icono del engranaje de la esquina superior derecha de tu plataforma. Localiza la sección Reglas de inscripción y pulsa el subelemento Gestionar. 

Llegarás a la página principal de la aplicación Reglas de inscripción y ahí verás una lista con las reglas que ya habías configurado en la pestaña Reglas. Para añadir una regla nueva, haz clic en el botón «+» de la esquina superior derecha.

En la pestaña que se abrirá a la derecha, establece un código y un nombre para tu regla y, a continuación, selecciona las opciones correspondientes para definir si la regla inscribirá automáticamente en cursos o en planes de aprendizaje a los usuarios que pertenezcan a determinados grupos o ramas. Haz clic en Crear y editar para crear la regla y para empezar a configurarla. 

Asignación de recursos a las reglas y anulación de la asignación

Cuando hayas creado una regla, tal y como se describe en el capítulo Creación de reglas de inscripción de este artículo, tienes la posibilidad de asignarle recursos —usuarios, cursos, planes de aprendizaje y notificaciones— desde el área de configuración de la regla. Puedes acceder a dicha área después de crear la regla o desde la página principal de Reglas de inscripción; solo tienes que hacer clic en el botón de puntos suspensivos que hay al final de la fila de las reglas y seleccionar la opción Editar. 

Cuando estés en el área de configuración de la regla, haz clic en el botón «+» de la esquina superior derecha para asignarle recursos a la regla. Tienes, además, la opción de asignar recursos rápidamente a la regla desde la pestaña Recursos asignados: haz clic en el botón de puntos suspensivos que hay al final del tipo de recurso, en el área Recursos de la izquierda, y selecciona Asignar. 

Independientemente de cómo accedas a la función de asignación de recursos, se abrirá un panel a la derecha. En función de la configuración que hayas seleccionado al crear la regla, podrás seleccionar grupos o ramas y cursos o planes de aprendizaje. Si trabajas con ramas, también puedes seleccionar subramas; eso sí, cuando selecciones una subrama, la rama principal no se seleccionará de forma predeterminada. 

Además, también puedes configurar notificaciones para que se envíen a los usuarios asociados a la regla cuando se les inscriba. Consulta el capítulo Notificaciones de inscripción de este artículo para obtener más información.

Selecciona el tipo de recurso marcando las casillas de verificación que hay junto a los nombres de los recursos y haz clic en Asignar. Los recursos asignados aparecen en la pestaña Recursos asignados, distribuidos por tipo de recurso. 

Para anular la asignación de un recurso —incluidas las notificaciones—, haz clic en el botón de puntos suspensivos que hay al final de la fila de los recursos y selecciona Anular asignación.

Las reglas de inscripción no son retroactivas. A los usuarios que ya pertenecieran a grupos o ramas en el momento de la creación de la regla no se les inscribirá en cursos ni en planes de aprendizaje cuando la regla se active. La regla solo inscribirá a los usuarios que se añadan al grupo o a la rama en cuestión después de la creación de la regla para los cursos o los planes de aprendizaje seleccionados. Además, ten presente que las reglas de inscripción no se activan en el caso de los usuarios desactivados.

Notificaciones de inscripción

Dado que los usuarios se inscriben automáticamente en cursos y planes de aprendizaje, si has activado la aplicación de notificaciones en tu plataforma, puedes enviarles notificaciones sobre sus inscripciones asociando una notificación a tus reglas. Las notificaciones se asocian a nivel de regla, por lo que puedes activarlas solo para determinadas reglas.

Antes de nada, configura la notificación Resumen: usuario inscrito en un curso y no olvides que los grupos o las ramas que se establezcan para la regla de inscripción deben coincidir con los grupos y las ramas que se hayan establecido para la notificación. 

A continuación, activa la opción Enviar notificación inmediata de resumen sobre la acción de inscripción masiva en los Ajustes avanzados de la plataforma. Para más información, consulta el capítulo sobre seguridad del artículo Gestión de los ajustes avanzados de la plataforma.

Por último, asocia la notificación a la regla seleccionando como recurso la opción correspondiente del panel derecho, tal y como se describe en la sección Asignación de recursos y anulación de la asignación de este artículo. 

Activación y desactivación de las reglas de inscripción

Las reglas de inscripción se crean como reglas inactivas, de modo que puedas activarlas cuando completes su configuración. 

Para activarlas, ve a la página principal de Reglas de inscripción y haz clic en el círculo de la columna Estado correspondiente a la regla que quieres activar. Se convertirá en una marca de verificación.

Puedes desactivar las reglas en cualquier momento pulsando la marca de verificación y convirtiéndola de nuevo en un círculo vacío.

Gestión de las reglas de inscripción

Todas las reglas que se creen en tu plataforma aparecerán en la página principal de Reglas de inscripción.

Desde esa página puedes:

• hacer clic en el nombre de la regla para acceder a su área de configuración;
• hacer clic en el icono que representa a los grupos/las ramas, a los cursos/planes de aprendizaje y a las notificaciones, en la fila de las reglas, para acceder directamente a la pestaña de Recursos asignados, que ya estará filtrada para el recurso en cuestión; 
• activar y desactivar la regla desde la columna Estado;
• editar la regla haciendo clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila de la regla y seleccionando la opción Editar;
• eliminar la regla haciendo clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila de la regla y seleccionando la opción Eliminar. (Cuando se elimina una regla, los usuarios ya inscritos en cursos y planes de aprendizaje a resultas de la aplicación de la regla mantendrán su inscripción)

Registros de reglas de inscripción

Desde la pestaña Registros de la página principal de Reglas de inscripción puedes ver todos los usuarios asignados a cursos o planes de aprendizaje concretos por la aplicación de reglas de inscripción. 

Cada fila muestra la fecha y la hora en que se realizó la inscripción, el nombre de usuario del usuario inscrito y el tipo de regla, así como los nombres de los cursos y los planes de aprendizaje en los que se ha inscrito el usuario y en cuántos está inscrito. 

Haz clic en el icono de la columna de cursos/planes de aprendizaje para ver un resumen de los cursos y los planes de aprendizaje en los que se ha inscrito al usuario. 

Cómo revertir las inscripciones automáticas

Desde la pestaña Registros de la página principal Reglas de inscripción puedes revertir las inscripciones automáticas que se hayan llevado a cabo por la aplicación de reglas de inscripción. Esta operación se puede realizar tanto para un solo usuario como para una selección de usuarios. Se les desvinculará de TODOS los cursos y planes de aprendizaje en los que se les hubiera inscrito automáticamente. 

Cuando estés en la pestaña Registros, localiza al usuario cuya inscripción quieras cancelar, haz clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila del usuario y selecciona la opción Revertir. Al usuario se le dará de baja de todos los cursos y planes de aprendizaje en los que se le hubiera inscrito mediante las reglas de inscripción automática. 

Puedes revertir las inscripciones de una selección de usuarios haciendo clic en las casillas de verificación que hay al comienzo de la fila correspondiente. A continuación, selecciona el botón Elegir acción de la esquina inferior derecha de la tabla y, por último, pulsa en Revertir. Ahora puedes decidir si solo quieres cancelar la inscripción de los usuarios en los planes de aprendizaje o también de los cursos incluidos en dichos planes de aprendizaje. 

El proceso de revertir las inscripciones se gestiona como una tarea en segundo plano.