Presentación
En su plataforma, el Superadministrador puede enviar un boletín de noticias directamente a los usuarios de la plataforma. Los boletines de noticias pueden incluir información sobre próximos eventos, nuevos materiales de formación y catálogos dentro del programa o cualquier otra cosa que necesite comunicar a sus usuarios. Como Superadministrador, puede elegir si enviar sus boletines de noticias a todos los usuarios de su plataforma o a grupos y ramas concretos de su organigrama. Con este artículo podrá aprender a crear y gestionar boletines de noticias en su plataforma paso a paso.
Tenga en cuenta que la funcionalidad de los boletines de noticias no está disponible durante el periodo de prueba.
Requisitos y limitaciones
Para garantizar un buen nivel de rendimiento y tiempos de entrega razonables, se recomienda seleccionar un máximo de 1000 destinatarios al enviar un boletín de noticias. Cuando se envía un boletín de noticias, la plataforma tarda en procesar el envío, sin contar el tiempo que tardan tanto el remitente como el destinatario de SMTP. El tiempo necesario para completar la acción y el riesgo de que el boletín se considere spam también dependen del número de destinatarios. Cuantos más destinatarios haya, más tardará en entregarse el boletín y mayor será el riesgo de que se considere spam. El tiempo medio de entrega de un boletín de noticias enviado a 1000 destinatarios es de 180 minutos, si bien esto no se puede garantizar, ya que algunos pasos implican sistemas externos.
Creación de un boletín de noticias
Inicie sesión como Superadministrador en su plataforma. A continuación, acceda al Menú de navegación > Configuración (icono de llave inglesa) > Automatización > Boletín de noticias. Ahora puede crear su boletín de noticias.
Empiece por pulsar el botón Añadir en la sección Destinatarios de la parte superior de la página. En la ventana emergente Destinatarios, utilice las pestañas a la izquierda para determinar si desea seleccionar usuarios, ramas o grupos concretos. También puede utilizar la barra de búsqueda en la parte superior de la ventana para buscar usuarios, ramas o grupos concretos. Solo tiene que marcar a sus destinatarios con la casilla de verificación junto a sus nombres y pulsar Confirmar.
A tener en cuenta: Cuando seleccione ramas de usuarios de su organigrama para enviarles un boletín de noticias, si tiene más de 1000 ramas en su plataforma, verá un cuadro de texto para escribir el nombre de estas en lugar de una lista para seleccionarlas, con el fin de agilizar el proceso de selección de ramas.
Ahora, en la sección Usuarios inactivos, puede marcar la opción de excluir a los usuarios suspendidos de la lista de destinatarios del boletín de noticias. De esta forma, si ha marcado algún grupo o rama para el envío de un boletín y hay usuarios suspendidos dentro de ese grupo o rama, estos usuarios no lo recibirán. A continuación, marque cómo desea enviar el boletín de noticias: por correo electrónico, en el área de notificaciones del usuario o tanto por correo electrónico como en el área de notificaciones del usuario.
A continuación, introduzca el correo electrónico desde el que desee enviar el boletín de noticias en el cuadro de texto correspondiente.
→ La dirección del remitente de correo electrónico debe utilizar un dominio de correo electrónico correctamente configurado.
A continuación, inserte el título y el texto de su boletín de noticias. Puede editar el texto utilizando la barra de herramientas en la parte superior del cuadro de texto y utilizar el botón de la fotografía para insertar imágenes en el texto. Tenga en cuenta que por el momento no se admiten emojis.
Si es necesario, puede utilizar el botón de la barra de herramientas < > (Código fuente) para introducir directamente el html de su mensaje. Recuerde que, por razones de seguridad, el código entre las etiquetas <style> y </style> se elimina automáticamente al enviarse el boletín de noticias. Por consiguiente, cualquier estilo que se aplique deberá ser en línea, por ejemplo:
<p style="color: blue; font-size: 16px; font-weight: bold;">Este texto tiene aplicado un estilo en línea.</p>
También puede subir un archivo a su boletín de noticias si lo necesita. Los formatos de archivo aceptados son DOC, XLS, PPT, JPG, GIF, PNG, TXT, DOCX, PPTX, XLSX, PDF, FLV, ODS, ODT, ODP y CSV. El tamaño máximo permitido para los archivos adjuntos es de 5 MB, mientras que el tamaño máximo del correo electrónico (archivos adjuntos + texto/HTML) no debe superar los 10 MB.
Los archivos adjuntos no aparecerán en los boletines que se reciban a través del área de notificaciones del usuario. No obstante, sí aparecerán en los correos electrónicos. Si necesita enviar un archivo adjunto con su boletín de noticias, deberá enviar el boletín utilizando una de las dos opciones que incluyen el correo electrónico.
Cuando haya terminado de crear el boletín de noticias y esté listo para enviarse, pulse Enviar. Recibirá una confirmación de la plataforma indicando que se ha enviado su notificación. Sus usuarios recibirán a continuación el boletín de noticias por correo electrónico o en su área de notificaciones.
Cómo ver los boletines de noticias en el área de notificaciones de un usuario
Cuando un usuario inicie sesión en su plataforma, verá que el icono de la campana de la parte superior de la pantalla tiene un número pequeño en la esquina. Dicho número indica las notificaciones pendientes por abrir. Cuando el usuario pulsa el icono de la campana, aparece una lista desplegable con una vista previa de sus notificaciones más recientes.
El usuario debe pulsar el título del boletín de noticias para que este aparezca en una ventana emergente.
Gestión de los ajustes de correo electrónico para los boletines de noticias
Si lo necesita, puede establecer cuántas notificaciones se envían a la vez. Esto le resultará útil si va a enviar una cantidad masiva de boletines de noticias o si su servidor de correo electrónico tiene unas políticas determinadas. Para hacerlo, vaya al Menú de navegación > Configuración (icono de llave inglesa) > Configuración y herramientas de la plataforma > Ajustes avanzados. Una vez en la página Ajustes avanzados, seleccione la pestaña Opciones avanzadas en el lado izquierdo.
En la sección Boletín de noticias, puede establecer cuántos boletines se enviarán en un mismo bloque. El valor predeterminado de este parámetro es 50. Si lo deja vacío, se restablecerá este valor predeterminado.
Más abajo, puede decidir cuántos segundos dejará pasar el sistema entre bloque y bloque de boletines de noticias. Cuando haya terminado, pulse Guardar en la parte inferior de la pestaña.