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Presentación

Los planes de aprendizaje son secuencias dirigidas de cursos (de e-learning y formación guiada por un instructor (ILT)) que conforman la base de itinerarios de aprendizaje personalizados, fomentando así el crecimiento individual y la cultura de la organización.

Ya se asignen a usuarios individuales, ramas o grupos, los planes de aprendizaje funcionan como experiencias de aprendizaje elaboradas que guían a los alumnos por secuencias estructuradas de cursos y recursos.

Gracias a otras características, como las reglas de inscripción, los certificados y las certificaciones, los planes de aprendizaje le permiten dar forma a experiencias de aprendizaje a medida de las necesidades y objetivos únicos de su personal y su organización.

Requisitos y limitaciones

• Se recomienda encarecidamente no incluir más de 250 cursos en un solo plan de aprendizaje, ya que no se garantiza el correcto funcionamiento de la página del plan de aprendizaje por encima de este límite.

Casos prácticos

Desarrollo de habilidades: Los planes de aprendizaje tienen un papel crucial a la hora de facilitar el desarrollo de habilidades de los empleados. Cree itinerarios de aprendizaje personalizados basados en los roles y los niveles de habilidades individuales incluyendo una serie de cursos que vayan de los niveles básicos a los avanzados. Los alumnos seguirán el itinerario que haya determinado, completarán evaluaciones y obtendrán certificaciones, adquiriendo así nuevas habilidades o mejorando las que tenían, en línea con los objetivos de la organización. Los superiores podrán rastrear sus progresos, ofrecerles apoyo y asegurar que las iniciativas de aprendizaje estén hechas a medida de las necesidades cambiantes de sus equipos.

Programas de certificación: Los planes de aprendizaje pueden facilitar los programas de certificación profesional dentro de las organizaciones. Muchos sectores requieren que los empleados obtengan certificaciones para asegurar el cumplimiento de normas o demostrar excelencia en áreas especializadas. Utilice los planes de aprendizaje para agilizar el proceso de certificación guiando a los empleados por la formación y preparación necesarias. Incluya cursos, recursos y evaluaciones para asegurar que los alumnos adquieran los conocimientos y habilidades necesarios para aprobar exámenes de certificación y sobresalir en sus funciones.

La página Planes de aprendizaje

Todos los planes de aprendizaje de su plataforma se crean y gestionan desde un único menú, llamado Planes de aprendizaje. Puede acceder a esta área iniciando sesión como Superadministrador o Usuario avanzado con permisos para planes de aprendizaje y yendo al Menú de administrador desde el icono de engranaje. Haga clic en el elemento Planes de aprendizaje de la sección E-learning.

El elemento principal de la página Planes de aprendizaje es una tabla que enumera todos los planes de aprendizaje creados en la plataforma. Puede personalizar el diseño de la tabla para que muestre únicamente las columnas que le resulten relevantes. Para ello, haga clic en Columnas y seleccione las columnas (como máximo nueve) que desee incluir en la tabla. Use el comando Change position (Cambiar posición) para arrastrar y soltar las columnas de la lista y ordenarlas conforme a sus necesidades.

Puede filtrar el contenido de la tabla haciendo clic en Filtros y seleccionando los filtros disponibles. Los filtros se aplican en tiempo real. Además, puede utilizar la búsqueda de texto libre para buscar planes de aprendizaje y ordenar el contenido de algunas de las columnas haciendo clic en el encabezado de estas.

Vaya a la pestaña Campos adicionales para gestionar los campos adicionales del plan de aprendizaje.

Creación de un plan de aprendizaje

Para crear un plan de aprendizaje, haga clic en el botón más y seleccione Nuevo plan de aprendizaje.

En el panel deslizante, rellene los datos básicos del plan de aprendizaje:

• Código: El código del plan de aprendizaje puede tener como máximo 255 caracteres. Si bien es opcional y los alumnos no lo ven, es una valiosa herramienta para fines administrativos. Puede editar el código del plan de aprendizaje en todo momento.
• Título: Establezca un título para el plan de aprendizaje que sea sencillo y claro. Los alumnos deben saber al instante el tema del plan de aprendizaje al leer su título. Asegúrese de que el título del plan de aprendizaje no contenga solo caracteres especiales, ya que estos pueden dañar el formato de la URL del plan de aprendizaje.
• Descripción corta: Se muestra bajo el título del plan de aprendizaje en la página de este. Utilícela para añadir contexto adicional al título cuando sea necesario.
• Descripción: La descripción del plan de aprendizaje ayuda a los usuarios a tener una idea mejor de lo que aprenderán. Configure el diseño de la descripción con las opciones de formato disponibles, e incluya también enlaces e imágenes.

Nota sobre accesibilidad: Cuando añada imágenes a la descripción del plan de aprendizaje, introduzca un texto alternativo al subir la imagen, en el campo Descripción de la imagen. El texto alternativo explica la imagen cuando no puede verse por algún motivo, asegurando así que los usuarios con discapacidad visual puedan comprender el contexto.

Si hay campos adicionales obligatorios que rellenar, haga clic en Siguiente para pasar a la sección Información adicional del panel y configurarlos. Por último, haga clic en Crear y editar para crear el plan de aprendizaje y configurarlo.

Configuración de las propiedades del plan de aprendizaje

Una vez creado el plan de aprendizaje, utilice la pestaña Propiedades para configurar sus propiedades.

Asignación de cursos a un plan de aprendizaje

Para asignar cursos a un plan de aprendizaje, vaya a la pestaña Cursos del plan de aprendizaje. Si aún no hay cursos asignados, haga clic en Asignar cursos y seleccione los cursos en el panel Asignar cursos que se abrirá. Después de seleccionar los cursos, utilice el botón de opción de la columna Obligatorio para indicar si se necesita realizar el curso para marcar el plan de aprendizaje como completado. Los cursos están marcados de forma predeterminada como obligatorios. Recuerde que el plan de aprendizaje debe incluir al menos un curso obligatorio para su publicación; de lo contrario, su estado se establecerá como En mantenimiento.

Haga clic en Asignar para confirmar su elección. De manera opcional, o cuando ya haya asignado cursos al plan de aprendizaje, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione Asignar cursos. Siga el mismo procedimiento descrito en el párrafo anterior.

Puede eliminar la asociación de un curso a un plan de aprendizaje pasando el ratón por el final de la fila del curso en la tabla y haciendo clic en el icono de la papelera. Desde la misma área, haga clic en Ir al curso para acceder al curso en la página de gestión de cursos.

Disponga la secuencia de los cursos arrastrándolos y soltándolos en la lista con el comando Change position (Cambiar posición). Seleccione varios cursos con las casillas de verificación correspondientes en la columna Secuencia para cambiar la posición de todos ellos. La función de arrastrar y soltar está desactivada cuando los cursos que componen el plan de aprendizaje se muestran en múltiples páginas. De forma predeterminada, la página muestra 20 cursos, pero puede aumentar este número a 100 utilizando el menú desplegable Artículos por cada página de la parte inferior de esta. Si el plan de aprendizaje está formado por más de 100 cursos, sugerimos cargarlos según la secuencia que prefiera mediante archivos CSV.

Al asignar o desasignar cursos dentro de un plan de aprendizaje, recuerde que esta acción afectará al progreso de realización del plan de aprendizaje. Por ejemplo, si un plan de aprendizaje se compone de tres cursos y el alumno completa dos de ellos, el progreso de realización del plan de aprendizaje será del 67%. Si añade un curso al plan, el progreso de realización se reducirá al 50%.

Asignación de cursos a planes de aprendizaje mediante archivos CSV

Para asignar cursos a un plan de aprendizaje a través de un archivo CSV, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione la opción Asignar cursos mediante CSV.

Para que la subida se efectúe correctamente, es importante crear un archivo CSV con el formato correcto. Consulte la siguiente tabla para ver los valores aceptados.

Campo de datos Docebo	Valores CSV aceptables para el campo	Notas
learning_plan_id	numérico	El identificador del plan de aprendizaje en la base de datos de la plataforma; lo determina la plataforma y no puede modificarse ni eliminarse. Debe incluir en el archivo CSV el ID o el UUID del plan de aprendizaje para que la importación se lleve a cabo correctamente, pero no pueden estar los dos campos en la misma fila del CSV o el procedimiento de importación dará error.
learning_plan_uuid	string	El identificador alfanumérico único del plan de aprendizaje es calculado automáticamente por la plataforma cuando se crea el plan de aprendizaje. No puede modificarse ni eliminarse. Debe incluir en el archivo CSV el ID o el UUID del plan de aprendizaje para que la importación se lleve a cabo correctamente, pero no pueden estar los dos campos en la misma fila del CSV o el procedimiento de importación dará error.
course_id	numérico	El identificador interno del curso en una base de datos concreta de la plataforma; lo determina la plataforma y no puede modificarse ni eliminarse. Debe incluir en el archivo CSV el ID o el UUID del curso para que la importación se lleve a cabo correctamente, pero no pueden estar los dos campos en la misma fila del CSV o el procedimiento de importación dará error.
order	numérico	Indica el orden de los cursos en el plan de aprendizaje. Ejemplo: 1 (primer curso del plan de aprendizaje), 10 (décimo curso del plan de aprendizaje).
required	0/1 no/sí falso/verdadero	Determina si el curso es obligatorio en el plan de aprendizaje. El plan de aprendizaje debe incluir al menos un curso obligatorio para que se publique; de lo contrario, su estado se configurará como En mantenimiento.

Requisitos previos

Independientemente de la secuencia de los cursos, puede disponer la jerarquía de estos en un plan de aprendizaje, asegurando que los alumnos deban completar un curso como requisito previo antes de inscribirse en otro que, por ejemplo, sea más avanzado. El curso que deba completarse primero será el requisito previo para el siguiente curso.

Para configurar requisitos previos, desde la pestaña Cursos, identifique el curso para el que sean necesarios requisitos previos y haga clic en el icono de la columna Requisitos previos en la fila correspondiente. En el panel Establecer requisitos previos que se abrirá, seleccione los cursos que vayan a actuar como requisitos previos y haga clic en Siguiente. En la pestaña Opciones de finalización del panel, determine si los alumnos deberán finalizar todos los cursos marcados como requisitos previos o solo un número determinado de ellos. Si selecciona la segunda opción, escriba el número de cursos marcados como requisitos previos.

En el área Desbloquear intervalo, habilite la opción Establezca un retraso para la finalización de los cursos que son requisitos previos para acceder al curso seleccionado con el fin de definir un retraso temporal (expresado en días, semanas o meses) que posponga el acceso al curso principal una vez terminados los cursos que son requisitos previos. Cuando utilice la opción Meses, recuerde que los meses se calculan sobre 31 días y no como meses naturales.

Al establecer un requisito previo para un curso en un plan de aprendizaje, tenga en cuenta que, si el mismo curso está asignado a otros planes de aprendizaje, los usuarios inscritos en dichos planes deberán completar el requisito previo dentro del plan de aprendizaje concreto en el que esté establecido para poder desbloquear el curso principal en todos los planes de aprendizaje asociados.

Consejo: Los cursos opcionales también pueden configurarse como requisitos previos para otros cursos. Esto resulta útil para los planes de aprendizaje con un gran número de cursos en los que no todos ellos tengan que ser obligatorios. No obstante, en los planes de menor tamaño, marcar un curso no obligatorio como requisito previo resulta menos práctico; sería más eficiente y sencillo convertirlo en obligatorio.

Haga clic en Establecer requisitos previos en la parte inferior del panel para finalizar la configuración.

A tener en cuenta: Si un Superadministrador se inscribe en un plan de aprendizaje mientras está en la Vista de alumno, deberá cumplir los mismos requisitos previos que los demás alumnos para desbloquear cursos. No obstante, los Superadministradores pueden seguir gestionando los cursos bloqueados desde el área de gestión de cursos.

Inscripción de usuarios en un plan de aprendizaje

Para inscribir a alumnos en un plan de aprendizaje, vaya a la pestaña Inscripciones del plan de aprendizaje. Si aún no ha inscrito a ningún usuario, haga clic en Inscribir usuarios y selecciónelos en el panel Inscribir usuarios que se abrirá como usuarios individuales, ramas o grupos. Al inscribir usuarios desde las ramas, tenga en cuenta que, si su organigrama tiene más de 1000 ramas, encontrará un campo de entrada de texto en lugar de una lista para una selección más rápida.

Haga clic en Siguiente y determine si necesita establecer un periodo de validez de la inscripción seleccionando la opción Habilitar periodo de validez de la inscripción y definiendo un marco temporal.

Si ha establecido un periodo de validez de la inscripción para el plan de aprendizaje, los alumnos podrán acceder a este durante un tiempo limitado. Una vez se alcance la fecha final, la inscripción del alumno caducará, impidiéndole volver a acceder al plan de aprendizaje. Además, se aplicará el mismo periodo de validez de la inscripción a todos los cursos incluidos en el plan. Si un curso forma parte de múltiples planes de aprendizaje y la inscripción de un usuario caduca en uno de ellos, este perderá acceso al curso solo en dicho plan, pero podrá seguir accediendo a él en otros planes con otros periodos de inscripción.

Haga clic en Confirmar para finalizar las inscripciones.

De manera opcional, puede inscribir usuarios haciendo clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccionando la opción Inscribir usuarios. Después, siga los mismos pasos descritos con anterioridad.

A tener en cuenta: Al inscribir alumnos en un plan de aprendizaje, los inscribe automáticamente en todos los cursos que lo componen. Si, por ejemplo, está inscribiendo al usuario en 7 planes de aprendizaje, cada uno de ellos formado por 50 cursos, el usuario estará inscrito en 350 cursos. Se iniciará una tarea en segundo plano si el número de usuarios seleccionados multiplicado por el número de cursos supera las 100 inscripciones, siendo el máximo posible 250 000 inscripciones.

Todos los usuarios inscritos en el plan de aprendizaje aparecen enumerados en la pestaña Inscripciones. Puede personalizar el diseño de la tabla para que muestre únicamente las columnas que le resulten relevantes. Para ello, haga clic en Columnas y seleccione las columnas (como máximo nueve) que desee incluir en la tabla. Utilice el comando Change position (Cambiar posición) para arrastrar y soltar las columnas en la lista y ordenarlas en función de sus necesidades. Use el área de búsqueda para encontrar usuarios o fíltrelos haciendo clic en Filtros y seleccionando los pertinentes. Los filtros se aplican en tiempo real.

Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario para:

• Editar el periodo de validez de la inscripción del usuario habilitándolo, deshabilitándolo o modificándolo. Tenga en cuenta que, si edita la inscripción dejando la fecha de Inicio del periodo de validez vacía, tanto la fecha de inicio del periodo de validez como la del fin se sobrescribirán de acuerdo con la configuración de la opción Periodo de validez de la inscripción de la sección Opciones de tiempo de la pestaña Propiedades del plan de aprendizaje, como si se hubieran restablecido. Consulte la descripción de la opción Restablecer el periodo de validez de la inscripción para más detalles.
• Restablecer el periodo de validez de la inscripción: restablezca el periodo de validez de la inscripción actual en función de la configuración de la opción Periodo de validez de la inscripción de la sección Opciones de tiempo de la pestaña Propiedades del plan de aprendizaje. Si no ha configurado los días de validez, el periodo de validez de la inscripción se borrará. Si ha configurado los días de validez, el periodo de validez de la inscripción se restablecerá de acuerdo con el periodo que configurada:
  • Si ha seleccionado la opción Comience el cálculo desde el primer acceso de los alumnos a cualquier curso del plan de aprendizaje, el periodo de validez de la inscripción se recalculará en función del primer acceso del alumno a uno de los cursos que componen el plan en orden cronológico.
  • Si ha seleccionado la opción Comience el cálculo desde el momento de la inscripción de los alumnos en el plan de aprendizaje, el periodo de validez de la inscripción se recalculará en función de la fecha de inscripción del alumno.
• Cancelar la inscripción del usuario del plan de aprendizaje. En la ventana emergente, determine si desea cancelar la inscripción del usuario también de los cursos incluidos en el plan de aprendizaje. Recuerde que la inscripción de los usuarios no se cancelará de los cursos compartidos con otros planes de aprendizaje. Cuando seleccione esta opción, podrá elegir si mantener al usuario inscrito en los cursos con el estado Completado y/o En curso. Haga clic en Cancelar la inscripción de para finalizar la acción. Dependiendo del número de inscripciones canceladas, es posible que se inicie una tarea en segundo plano. El seguimiento de los materiales de formación incluidos en los cursos no se restablecerá al cancelar la inscripción. Si se vuelve a inscribir al usuario en el curso, se restaurará el estado de finalización de sus materiales de formación.

Puede llevar a cabo las mismas acciones para varios usuarios a la vez seleccionándolos con las casillas de verificación al principio de sus filas, haciendo clic en Elegir una acción al final de la tabla y seleccionando una de las opciones anteriores.

A tener en cuenta: Al inscribir a un usuario en un plan de aprendizaje se eluden los siguientes ajustes de los cursos en las propiedades del curso, pestaña Opciones de catálogo:

• Las autoinscripciones están disponibles durante un periodo de tiempo específico (sección Autoinscripción en cursos).
• Pendiente de la aprobación del administrador (sección Política de inscripción al curso).

Asignación de un plan de aprendizaje a catálogos y canales

Puede asignar y desasignar planes de aprendizaje a catálogos y canales desde las correspondientes pestañas en el área de configuración del plan de aprendizaje. Haga clic bien en Asignar catálogos o bien en Asignar canales en la pestaña cuando no haya ninguno asignado, o en el botón más de la esquina superior derecha de la página, seleccionando Asignar a catálogos o Asignar a canales. Realice su selección en el panel que se abrirá y pulse Confirmar para completar la acción.

Para cancelar la asignación de un plan de aprendizaje a un catálogo o canal, pase el ratón por el final de la fila del catálogo o del canal y seleccione Desasignar. Desde la pestaña Canales, pase el ratón por el final de la fila del canal y haga clic en Ir al canal para acceder directamente al canal en el menú Canales.

Recuerde que los usuarios verán el plan de aprendizaje en los catálogos y canales solo si tienen permisos de visibilidad para ellos.

A tener en cuenta: Si asigna un plan de aprendizaje a un catálogo, los usuarios podrán comprar el plan de aprendizaje o inscribirse en él (en función de los ajustes del catálogo de cursos y del plan de aprendizaje en sí).

Publicación de un plan de aprendizaje

Cuando se crea un plan de aprendizaje, su estado es En mantenimiento, lo que significa que no es visible para los alumnos. Cuando esté listo para hacerlo visible, cambie su estado a Publicado con el menú desplegable Estado en la parte inferior de la página del plan de aprendizaje. Pulse Guardar los cambios para confirmar.

A tener en cuenta: Los planes de aprendizaje deben incluir al menos un curso obligatorio para su publicación.

De forma opcional, en la página Planes de aprendizaje, use el botón de opción en la columna Publicado para cambiar el estado de publicación de Publicado a En mantenimiento. Puede cambiar el estado de publicación para varios planes de aprendizaje a la vez seleccionándolos con las casillas de verificación al principio de sus filas, haciendo clic en Elegir una acción en la parte inferior de la tabla y seleccionando la opción Cambiar estado > Publicado.

Eliminación de un plan de aprendizaje

Para eliminar un plan de aprendizaje, en la página Planes de aprendizaje, identifique el plan y haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de su fila. A continuación, seleccione la opción Eliminar.

Puede eliminar varios planes de aprendizaje a la vez seleccionándolos con las casillas de verificación al principio de sus filas, haciendo clic en Elegir una acción y, a continuación, seleccionando Eliminar en la parte inferior de la tabla.

Cuando elimine un plan de aprendizaje, los cursos que tenga asociados no se eliminarán ni tampoco se cancelará automáticamente la inscripción de los usuarios en los cursos incluidos en él. La cancelación de la inscripción de los usuarios en los cursos del plan de aprendizaje debe llevarse a cabo manualmente una vez eliminado el plan de aprendizaje.

Configuración de ajustes globales para los planes de aprendizaje

Los Ajustes avanzados de la plataforma incluyen una sección para los planes de aprendizaje en la que se muestra la opción Comportamiento de redirección.

Si selecciona esta opción, se vuelve a redirigir a los alumnos a la página del plan de aprendizaje al completar cualquier curso. La redirección no funciona si el último material de formación del curso se reproduce en pantalla completa. Si esto ocurre, se redirige al alumno a la página del curso y no a la del plan de aprendizaje.

Usuarios avanzados y planes de aprendizaje

Cuando trabaje con Usuarios avanzados, tenga en cuenta los siguientes casos:

• Cuando se asignen Usuarios avanzados a todos los cursos, también mantendrán visibilidad completa de los planes de aprendizaje que hayan creado.
• Cuando se asignen Usuarios avanzados a todos los cursos y planes de aprendizaje de catálogos visibles, mantendrán también una visibilidad completa de los cursos y planes de aprendizaje que hayan creado, incluso si pertenecen a catálogos de los que no tengan visibilidad.
• Cuando un Usuario avanzado tenga permisos Editar en planes de aprendizaje y permisos de inscripción Solo puede inscribir alumnos, si añade uno o más cursos a un plan existente solo serán inscritos automáticamente en el curso los usuarios que tenga asignados. Los Usuarios avanzados no pueden inscribir usuarios que no estén directamente asignados a ellos como recursos, ni siquiera a través de planes de aprendizaje.
• Los Usuarios avanzados heredan la visibilidad de los cursos incluidos en los planes de aprendizaje que gestionan.
• Si los Usuarios avanzados tienen permisos Editar en los planes de aprendizaje, al añadir cursos a un plan de aprendizaje que gestionen, los usuarios ya inscritos en el plan serán inscritos también en los nuevos cursos que se añadan. Esta inscripción tiene lugar incluso si los Usuarios avanzados no tienen asignados específicamente a estos usuarios como recursos. Los Usuarios avanzados solo podrán ver los usuarios que tengan asignados en la pestaña Inscripciones.

Notificaciones

Para garantizar que sus usuarios y superiores reciban notificaciones inmediatas para eventos concretos relacionados con los planes de aprendizaje, asegúrese de que la aplicación Notificaciones esté activada en su plataforma y de haber creado y configurado correctamente las notificaciones para planes de aprendizaje.

Consejos y trucos

• Puede crear un plan de aprendizaje con diferentes certificaciones asignadas. Para ello, asigne las certificaciones creadas con la aplicación Certificaciones y reciclaje a los cursos incluidos en el plan de aprendizaje y no al plan de aprendizaje en sí.