Archiver les inscriptions aux cours

Introduction

L'archivage des inscriptions aux cours est une étape clé à la conservation de données propres et précises sur votre plateforme. Vous pouvez ainsi masquer ces informations, tout en préservant des données historiques pour une utilisation ultérieure.

Outre l'archivage, vous pouvez également réinscrire des utilisateurs au même cours. Cela vous permet de restaurer leur accès sans avoir à créer de nouvelles inscriptions à partir de zéro. La réinscription est idéale lorsque vous souhaitez que les utilisateurs reprennent périodiquement un cours afin de rester au courant de l’évolution du contenu, mais aussi pour assurer le suivi de plusieurs formations au fil du temps. Vous pouvez choisir si les utilisateurs doivent reprendre tous les contenus pédagogiques, ou seulement le contenu ajouté depuis leur dernière inscription.

Les données des inscriptions archivées aux cours sont conservées sur la plateforme et peuvent être consultées :

• dans les rapports personnalisés Users - Courses (Utilisateurs - Cours) et Users - ILT sessions (Utilisateurs - Sessions ILT)
• sur l’onglet Statistiques utilisateurs des rapports sur les cours (et dans aucune autre zone des rapports sur les cours)
• dans la section Inscriptions archivées de l’onglet Inscriptions de chaque formation

Veuillez noter que les rapports personnalisés sur les inscriptions archivées n’affichent que les données archivées, ce qui signifie que certains champs du rapport peuvent ne pas être renseignés.

Cet article explique comment archiver les inscriptions aux cours, archiver et réinscrire les utilisateurs, et fournit des informations détaillées sur les données archivées. Pour en savoir plus sur l’archivage des inscriptions aux plans de formation, reportez-vous à l’article Archiver les inscriptions aux plans de formation.

Conditions et limitations

• Vous pouvez archiver les inscriptions à la fois pour les cours e-learning et ILT (formation dirigée par un formateur), mais pas pour les sessions des cours ILT.
• Lorsqu’un cours est cloné, ses inscriptions archivées ne le sont pas également.
• Lorsque vous archivez les inscriptions à une formation avec équivalence mutuelle, les inscriptions à la formation cible ne sont pas archivées.
• Lorsque les profils de deux utilisateurs ou plus sont fusionnés, les inscriptions archivées ne font pas partie des données fusionnées.
• Seuls les managers de premier niveau peuvent voir les données d’inscription archivées, tandis qu’elles restent cachées aux managers de second niveau ou inférieur.
• Les champs supplémentaires utilisateur sont archivés mais ne servent pas à renseigner les rapports personnalisés.

Cas d’usage

Le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) est une loi américaine sur la confidentialité et la sécurité des données visant à protéger les informations médicales. Un hôpital ou un système de santé peut établir la nécessité pour son équipe médicale de suivre chaque année le cours de formation à la conformité HIPAA, afin de veiller au respect des protocoles.

Dans le domaine de l’aviation, une formation annuelle à la maintenance des cellules doit être dispensée afin de garantir que les mécaniciens aéronautiques sont constamment mis à jour et formés aux processus de maintenance, afin de minimiser le risque d’incidents sur les aéronefs.

À noter : vérifiez si les données d’inscription archivées comprennent toutes les données requises pour vos besoins de conformité dans le chapitre Données d’inscription archivées de cet article.

Archiver une inscription à un cours

Pour archiver l’inscription d’un utilisateur à un cours, connectez-vous à votre plateforme en tant que Superadmin ou Power User. Sélectionnez ensuite Menu de navigation > Contenu et diffusion (icône dossier) > Cours. Cliquez sur le titre du cours, puis accédez à l’onglet Inscriptions.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de l’utilisateur pour lequel vous souhaitez archiver l’inscription et sélectionnez Archiver l’inscription.

Attention ! L’option Archiver l’inscription n’est pas disponible pour :

• Les utilisateurs placés sur la liste d’attente d’un cours.
• Les utilisateurs dont le statut d'inscription n’est pas Inscrit, En cours ou Terminé.
• Les cours ILT où l’utilisateur est inscrit à plus de 5 sessions.
• Les cours ILT où l’utilisateur est inscrit à une session contenant plus de 50 événements.
• Les utilisateurs dont la date d’inscription est fixée dans le futur.

Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, indiquez si vous souhaitez archiver l’inscription active et réinscrire l’utilisateur dans le même cours, ou désinscrire l’utilisateur après avoir archivé l’inscription. Si vous choisissez la deuxième option, rappelez-vous que les apprenants ne pourront plus accéder au cours une fois leur inscription archivée, mais que vous pourrez éventuellement les réinscrire manuellement, ou qu'ils pourront s’inscrire eux-mêmes si la politique d’inscription aux cours les y autorise.

Que l’utilisateur doive être réinscrit ou désinscrit du cours après l’archivage de l’inscription, le suivi du contenu pédagogique suivi par l’utilisateur est réinitialisé par défaut. Si vous souhaitez conserver le suivi, désélectionnez l’option Réinitialiser le suivi du contenu pédagogique du cours dans la fenêtre contextuelle. Cette option est utile lorsque vous souhaitez que vos apprenants ne consomment que le contenu pédagogique que vous avez ajouté récemment au cours.

Si cette option n’est pas sélectionnée et que l’utilisateur est réinscrit au cours, il ne devra suivre que le contenu pédagogique non terminé avant l’archivage de l’inscription. Pour le contenu déjà terminé, les apprenants doivent interagir avec le contenu pour récupérer leur suivi. L’interaction requise dépend du type de contenu :

• Contenu à achèvement immédiat (comme les pages HTML) : les apprenants n’ont qu’à ouvrir le contenu dans le lecteur de cours.
• Contenu pédagogique modulaire (SCORM, xAPI...) : les apprenants doivent accéder au lecteur de cours et lancer le contenu.

Après l’interaction, la plateforme met à jour le statut de l’inscription au cours, qui passe de En cours à Terminé.

Cliquez sur Archiver l’inscription pour finaliser votre action.

Archiver plusieurs inscriptions à un cours

Vous pouvez archiver plusieurs inscriptions à un cours en utilisant les mêmes fonctionnalités que celles décrites dans le chapitre Archiver une inscription à un cours de cet article sur plusieurs inscriptions. Depuis l’onglet Inscriptions du cours, cochez les cases situées au début des lignes des utilisateurs concernés, cliquez sur le bouton Sélectionner une action dans le coin inférieur droit du tableau, puis sélectionnez Archiver les inscriptions.

À partir de deux inscriptions, la procédure d’archivage a lieu dans le cadre d’une tâche en arrière-plan.

À noter : si vous sélectionnez manuellement les inscriptions une par une, vous pouvez en archiver jusqu’à 200 à la fois, tandis que si vous sélectionnez toutes les inscriptions avec le bouton Tout sélectionner, vous pouvez en archiver jusqu’à 10 000 à la fois.

Résultats de l’archivage des inscriptions aux cours

Lorsque les inscriptions sont archivées, elles sont supprimées du tableau de l’onglet Inscriptions, mais vous pouvez toujours les consulter comme décrit dans le chapitre Consultation des inscriptions archivées de cet article.

N’oubliez pas que seules les inscriptions sont archivées, pas le cours et son contenu pédagogique.

De plus :

• Les inscriptions archivées ne peuvent pas être restaurées, car la structure des données des inscriptions archivées est différente de celle des inscriptions actives. Veuillez lire attentivement le chapitre Données archivées de cet article pour vérifier quelles valeurs sont effectivement archivées.
• Les données relatives aux inscriptions archivées aux cours sont figées au moment de l’archivage. Si, par exemple, vous modifiez le titre d’un cours après avoir archivé une inscription, le titre du cours lié à l’inscription archivée restera celui défini au moment de l’archivage. Par conséquent, si le processus d’archivage prend du temps, n’apportez pas de modifications aux données du cours, car cela affectera les données des inscriptions archivées.

Données archivées

Les données suivantes sont archivées pour chaque inscription. Les données frappées d’un astérisque sont enregistrées, mais pas renvoyées via l’API.

Données d’archivage

• Date et heure à laquelle l’inscription a été archivée au format UTC
• L’utilisateur qui a archivé l’inscription au cours
• Lorsque l’inscription au cours a été archivée à la suite de l’archivage de l’inscription au plan de formation :
  • L’utilisateur qui a archivé l’inscription au plan de formation.
  • L’ID du plan de formation.

Données utilisateur

• Utilisateur inscrit
• Langue préférée de l’utilisateur
• ID utilisateur
• Nom d’utilisateur
• E-mail
• Prénom
• Nom
• Horodatage de la dernière connexion *
• Date d’expiration de l’utilisateur *
• Mention indiquant si l’utilisateur est actif *
• Si l’utilisateur a été suspendu *
• Niveau de l’utilisateur *

Données sur le cours

Donnes sur le cours pour lequel l’inscription a été archivée

• ID
• Titre
• Code
• ID unique
• Type (e-learning, ILT)
• Statut (les valeurs possibles sont : 0=Inscrit, 1=En cours, 2=Terminé) *
• Langue par défaut du contenu pédagogique du cours, au format ISO 639-1 *
• Langues dans lesquelles les données récapitulatives sur le cours sont traduites, au format ISO 639-1 *
• Catégorie *
• Date de création *
• Date de publication *
• Dernière mise à jour (la date à laquelle le cours a été mis à jour pour la dernière fois) *
• Temps écoulé depuis le premier accès au cours ou la date d’inscription, uniquement pour les cours e-learning *
• Durée de validité en jours *
• Date de début *
• Date de fin *
• Crédits (CEU)
• Durée moyenne
• Politique d’inscription (Administrateur uniquement, En attente d’approbation, Libre) *
• Fournisseur de contenu (pour les cours provenant du Marché des contenus) *
• ID du modèle de certificat *
• Lien vers le certificat obtenu par l’utilisateur
• La date à laquelle la certification a été attribuée

Données du contenu pédagogique

• Nombre de contenus pédagogiques archivés *
• Pour chaque contenu pédagogique :
  • ID *
  • ID du contenu pédagogique provenant du Dépôt central et importé dans le cours *
  • Type *
  • ID de la ressource (par exemple, pour un contenu pédagogique de type HTML, il s’agit de l’ID du contenu HTML ; pour les paquets SCORM *, il s'agit de l’ID du paquet, etc.) *
  • Titre *
  • Score (le cas échéant) *
  • Statut *
  • Si le contenu pédagogique a été terminé *

Données relatives à la signature électronique

• Signature électronique (activée ou désactivée) *
• Statut du processus de signature de signature électronique pour l’utilisateur
• Horodatage de la création du processus de signature électronique *
• Horodatage de la mise à jour du processus de signature électronique *
• Suivi électronique du cours pour l’utilisateur *
• Date à laquelle le statut de la signature électronique a été enregistré comme « signé » au format UTC *
• Le mode d’identification par mot de passe à usage unique (OTP) utilisé par l’utilisateur pour effectuer la signature électronique *

Données sur l’inscription

• Date d'inscription
• L’utilisateur qui a inscrit l’apprenant au cours
• Dernière mise à jour de l’inscription *
• Début de validité de l'inscription
• Fin de validité de l'inscription
• Niveau d'inscription
• Statut de l'inscription
• Date d’achèvement de l’inscription
• ID des cours équivalents déclenchant l’achèvement de l’inscription (le cas échéant)
• Score initial
• Note finale
• Score final manuel *
• Date du premier accès au cours
• Date du dernier accès au cours
• Temps consacré au contenu pédagogique
• Nombre d’inscriptions archivées à des sessions
• Attribut d'inscription
• Liste des inscriptions à des sessions
  • ID session
  • Nom de la session
  • Code session
  • Identifiat Unique de Session
  • Date de début de la session
  • Date de fin de la session
  • Session créée par
  • ID des formateurs de la session
  • Date d’inscription à la session
  • Date d’achèvement de la session
  • Statut d’inscription à la session
  • Les valeurs de l’évaluation de la session
    • Statut de l’évaluation (entre -1 et 1)
    • Score de l'évaluation
    • Commentaires de l’évaluation
    • Fichier d’évaluation
    • Date d'évaluation
    • Utilisateur qui a effectué l’évaluation *
    • Heure de présence
  • Événements de la session
    • ID évènement
    • Nom de l'évènement
    • Date de début de l’événement
    • Date de fin de l’événement
    • Fuseau horaire de l’événement
    • Type d’événement (en ligne, sur place, flexible)
    • Statut de présence à l’événement (Non défini, Non présent, Présent)
    • Durée effective de présence à l’événement
    • Si l’utilisateur a participé à l’événement en direct (si c'est le cas, il n’est pas forcément marqué comme Présent) *
    • Si l’utilisateur a visionné l’enregistrement de l’événement (le cas échéant) *
    • Le nombre de minutes pendant lesquelles l’utilisateur a assisté à l’événement à l’aide d’un système externe de suivi des présences (tel qu’Adobe) *
• Champs supplémentaires pour d’inscription
  • ID du champ supplémentaire d’inscription
  • Valeur du champ supplémentaire d’inscription
  • Type de champ supplémentaire d’inscription
  • Pour le menu déroulant des champs supplémentaires d’inscription, la traduction des valeurs
  • Si le champ supplémentaire d’inscription est visible pour les utilisateurs
  • Si le champ supplémentaire d’inscription est obligatoire

Données sur la plateforme

Langue par défaut de la plateforme

Événements déclenchés lors de l’archivage des inscriptions aux cours

L’archivage des inscriptions aux cours déclenche les événements suivants, qui peuvent à leur tour déclencher les notifications que vous avez configurées. Pensez à les désactiver temporairement lorsque vous archivez un grand nombre d’inscriptions.

Lorsque vous sélectionnez l’option Archiver et désinscrire :

• Les utilisateurs sont désinscrits du cours
• L'événement du cours est supprimé du calendrier de l’apprenant
• Si le cours a des apprenants sur liste d’attente et que l’option Autoriser l’inscription automatique depuis la liste d’attente quand les apprenants se désinscrivent est activée, le premier apprenant dans la file d’attente est automatiquement inscrit au cours.
• Le suivi du contenu pédagogique est réinitialisé (une réinitialisation pour chaque contenu pédagogique)
• Les inscriptions aux cours sont archivées

Lorsque vous sélectionnez l’option Archiver et réinscrire :

• Les utilisateurs sont désinscrits du cours
• Le suivi du contenu pédagogique est réinitialisé (une réinitialisation pour chaque contenu pédagogique)
• Les utilisateurs sont réinscrits au cours
• Les inscriptions aux cours sont archivées

Supprimer les inscriptions archivées aux cours

Pour supprimer une inscription archivée à un cours, cliquez sur Type d’inscription en haut de la liste des affiliations, puis sur Inscriptions archivées pour en afficher la liste.

Identifiez l'inscription archivée à supprimer, cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne, et sélectionnez Supprimer. Pour supprimer plusieurs inscriptions archivées à la fois, cochez la case située à côté de leur nom, cliquez sur Sélectionner une action dans le coin inférieur droit de la page et sélectionnez Supprimer.

Lorsque vous supprimez une inscription à un cours archivé, toutes les données archivées sont définitivement supprimées de la plateforme.

Attention ! Les inscriptions à des cours archivés sont automatiquement supprimées lorsque le cours ou l’utilisateur auquel elles appartiennent est supprimé.

Power Users et inscriptions archivées des cours

Les Power Users peuvent uniquement archiver les inscriptions pour les cours et les utilisateurs qui leur sont assignés, et uniquement s’ils ont disposent des droits suivants :

• Inscription / Archiver
• Cours / Afficher
• Inscription / Afficher 

Pour supprimer des inscriptions archivées, les Power Users doivent également disposer du droit Inscription / Supprimer les inscriptions archivées.

Afficher les inscriptions archivées aux cours

Les inscriptions figurant sur l’onglet Inscriptions du cours sont des inscriptions actives. Cliquez sur Type d’inscription en haut de la liste des affiliations, puis sur Inscriptions archivées pour en afficher la liste.

Cliquez sur l’onglet Filtres pour affiner la recherche à l’aide des filtres disponibles, tels que la période d’archivage, l’individu qui a archivé l’inscription ou le statut de l’utilisateur. Utilisez l’option Utilisateur du filtre pour afficher les inscriptions archivées du cours sélectionné pour d’autres utilisateurs.

Cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne d’une inscription archivée et sélectionnez l’option Détails pour obtenir plus d’informations à son sujet. Un panneau s’ouvrira sur la droite pour afficher les données suivantes :

• Pour les cours e-learning, des détails sur le cours pour lequel l’inscription a été archivée
• Pour les cours ILT, des détails sur le cours pour lequel l’inscription a été archivée, ainsi que la liste de chaque session à laquelle l’utilisateur était inscrit, événements inclus

Si un certificat était présent au moment de l’archivage, il sera sauvegardé et pourra être téléchargé.