Creare e gestire piani formativi

Introduzione

I piani formativi sono sequenze curate di corsi (e-learning e formazione con istruttore, o ILT) che costituiscono la spina dorsale di percorsi di apprendimento personalizzati, favorendo la crescita individuale e la cultura aziendale.

Assegnati ai singoli utenti, ai rami dell'organigramma o ai gruppi, i piani formativi offrono esperienze di apprendimento ad hoc, guidando gli studenti attraverso percorsi strutturati di corsi e risorse.

Combinati ad altre funzionalità come le regole di iscrizione, i certificati e le certificazioni, i piani formativi permettono di modellare delle esperienze di apprendimento su misura per le esigenze e gli obiettivi dell'azienda e del personale.

Requisiti e limitazioni

• Si consiglia vivamente di non includere più di 250 corsi in un solo piano formativo; il corretto funzionamento della pagina del piano non è garantito oltre questa soglia.

Casi d'uso

Sviluppo delle competenze: I piani formativi sono un'ottimo strumento per agevolare lo sviluppo delle competenze dei dipendenti. Permettono di creare percorsi di apprendimento personalizzati in base ai ruoli e ai livelli di competenza di ognuno, includendo corsi che spaziano dal livello base a quello avanzato. Gli studenti seguono un percorso strutturato, completano le valutazioni e ottengono certificazioni, acquisendo così nuove competenze o migliorando quelle esistenti, in linea con gli obiettivi dell'organizzazione. I manager possono monitorare i progressi, fornire supporto e garantire che le iniziative formative siano personalizzate per soddisfare le esigenze in evoluzione dei loro team.

Programmi di certificazione: I piani formativi possono essere utilizzati per gestire i programmi di certificazione professionale all'interno delle aziende. Molti settori richiedono ai dipendenti di ottenere certificazioni per garantire la conformità agli standard o per dimostrare la competenza in aree specifiche. Utilizzare i piani formativi per semplificare il processo di certificazione, guidando i dipendenti attraverso la formazione e la preparazione. Includere corsi, risorse e valutazioni per assicurarsi che i partecipanti acquisiscano le conoscenze e le competenze necessarie per superare gli esami di certificazione ed eccellere nel loro ruolo.

La pagina dei piani formativi

Tutti i piani formativi della piattaforma sono creati e gestiti da un unico menu, chiamato Piani formativi. Per accedere a quest'area, effettuare il login come Superadmin o Power User con i permessi sui piani formativi, quindi accedere al Menu amministrazione dall'icona ingranaggio. Cliccare sulla voce Piani formativi nella sezione E-learning.

L'elemento principale della pagina Piani formativi è la tabella che elenca tutti i piani creati in piattaforma. È possibile personalizzare il layout della tabella per mostrare solo alcune colonne cliccando Colonne e selezionando le colonne (fino a nove) da includere nella tabella. Usare il comando (Change position) Cambia posizione per trascinare e rilasciare le colonne nell'elenco, ordinandole come si preferisce.

È possibile filtrare il contenuto della tabella cliccando su Filtri e selezionando i filtri disponibili. I filtri sono applicati in tempo reale. Inoltre, è possibile utilizzare l'area di ricerca per cercare i piani formativi in base a un testo e ordinare il contenuto di alcune colonne facendo cliccando sulla loro intestazione.

Passare alla scheda Campi aggiuntivi per gestire i campi aggiuntivi del piano formativo.

Creare un piano formativo

Per creare un piano formativo, cliccare sul pulsante più e selezionare Nuovo piano formativo.

Nel pannello a scorrimento, compilare i dettagli di base del piano formativo:

• Codice: Il codice del piano formativo è lungo al massimo 255 caratteri. Sebbene facoltativo e nascosto agli studenti, è prezioso per le attività amministrative. È possibile modificare il codice del piano in qualsiasi momento.
• Titolo: Il titolo del piano formativo deve essere semplice e chiaro. Gli studenti devono capire immediatamente l'argomento del piano dal titolo. Assicurarsi che il titolo non sia composto solo da caratteri speciali, perché potrebbero corrompere il formato dell'URL del piano formativo.
• Descrizione breve: Visualizzata sotto il titolo del piano formativo nella pagina del piano. Può essere utilizzata per aggiungere ulteriore contesto al titolo, se necessario.
• Descrizione: La descrizione del piano formativo aiuta gli studenti a farsi un'idea più precisa di ciò che impareranno. È possibile configurare il layout della descrizione utilizzando le opzioni di formattazione disponibili, includere link e immagini.
  • Cliccare su Code view (Visualizza codice) nella barra degli strumenti della descrizione per visualizzare la descrizione in formato HTML. Se si modifica la descrizione in Code view (Visualizza codice), cliccare nuovamente su Code view (Visualizza codice) per confermare gli aggiornamenti prima di selezionare Salva le modifiche. In caso contrario, le modifiche non verranno salvate.

Suggerimento per l'accessibilità: Quando si aggiungono immagini alla descrizione del piano formativo, è possibile inserire un testo alternativo al caricamento dell'immagine stessa, nel campo Descrizione Immagine. Il testo alternativo dà un senso all'immagine stessa quando non può essere visualizzata per qualche motivo, assicurando che gli utenti con disabilità visive possano comprendere il contesto.

Se ci sono campi aggiuntivi obbligatori da compilare, cliccare su Avanti per passare alla sezione Informazioni aggiuntive del pannello e configurarli. Infine, cliccare Crea e modifica per creare il piano formativo e configurarlo.

Configurare le proprietà del piano formativo

Una volta creato il corso, utilizzare la scheda Proprietà per configurarne le proprietà.

Configurare la struttura del piano formativo

Per assegnare i corsi a un piano formativo, spostarsi nella scheda Corsi del piano. Se non ci sono ancora corsi assegnati, cliccare Assegna corsi e selezionare i corsi dal pannello Assegna corsi. Dopo aver selezionato i corsi, utilizzare il pulsante nella colonna Obbligatorio per indicare se il completamento del corso è necessario per contrassegnare il piano formativo come completato. Di default, i corsi sono contrassegnati come obbligatori. Il piano formativo deve includere almeno un corso obbligatorio per essere pubblicato. Altrimenti lo stato del piano sarà impostato come In manutenzione. È possibile modificare il tipo di assegnazione del corso (da obbligatorio a facoltativo o viceversa) dalla scheda Corsi utilizzando il menu a tendina dedicato.

Cliccare Assegna per confermare la selezione. Opzionalmente, o se avete già assegnato dei corsi al piano formativo, cliccare sul pulsante più in alto a destra e selezionare Assegna corsi. Seguire la stessa procedura descritta nel paragrafo precedente.

È possibile rimuovere l'associazione di un corso da un piano formativo cliccando sul menu ellipsis sulla fine della riga del corso e selezionando Rimuovi assegnazione. Dallo stesso menu, cliccare Vai al corso per accedere al corso nella pagina Gestione corsi.

Definire la sequenza dei corsi trascinando e rilasciando i corsi nell'elenco con il comando Change position (Cambia posizione). Selezionare più corsi con le caselle corrispondenti per modificare la posizione di tutti. Il cambio di posizione è disabilitato quando i corsi che compongono il piano formativo sono mostrati su più pagine. Di default, la pagina mostra 20 corsi, ma è possibile mostrarne fino a 100 utilizzando il menu a tendina Righe per pagina in fondo alla pagina. Se il piano è composto da più di 100 corsi la funzionalità drag-and-drop è disabilitata e consigliamo di caricarli in base alla sequenza preferita utilizzando file CSV.

Nota: quando si avvia un piano formativo o clicca su "Corso successivo", la piattaforma apre il corso successivo disponibile in base ai prerequisiti e alla disponibilità, non nell'ordine mostrato nella pagina del piano formativo. I corsi senza prerequisiti potrebbero aprirsi prima di altri, anche se compaiono più tardi nella sequenza.

Quando si è pronti, cliccare su Salva le modifiche nella parte inferiore della scheda Corsi per confermare la nuova struttura del piano formativo.

Aggiornare la struttura del piano formativo

Se si assegna o si annulla l'assegnazione di corsi nel piano formativo, oppure si modifica il tipo di assegnazione di un corso (da obbligatorio a facoltativo o viceversa), verrà visualizzato il pannello Salva le modifiche. Da questo pannello è possibile definire se tali modifiche comportano il ricalcolo dello stato di iscrizione per le iscrizioni completate e, in tal caso, in che modo, in base alle seguenti opzioni:

• Non ricalcolare le iscrizioni con lo stato Completato: le modifiche alla struttura del piano formativo non influiranno sullo stato delle iscrizioni completate, che rimarranno contrassegnate come completate.
• Ricalcola tutte le iscrizioni con lo stato Completato: lo stato di tutte le iscrizioni completate verrà ricalcolato in base alla nuova struttura. Ad esempio, se un piano formativo è composto da due corsi e lo studente li ha già completati entrambi, lo stato di completamento del piano formativo è pari al 100%. Se si aggiungono due corsi al piano, lo stato di completamento verrà ricalcolato e impostato al 50%.
• Ricalcola le iscrizioni con lo stato Completato per rami e gruppi specifici: lo stato delle iscrizioni completate verrà ricalcolato in base alla nuova struttura solo per gli utenti appartenenti ai gruppi e/o ai rami selezionati.

Selezionare una delle opzioni e cliccare su Avanti per impostare se si desidera pubblicare il piano formativo o mantenerlo in fase di manutenzione. I piani formativi devono includere almeno un corso obbligatorio per poter essere pubblicati; se questa condizione non è soddisfatta, l'opzione Pubblica è disabilitata.

Il ricalcolo delle iscrizioni completate (se impostato nel passaggio precedente) verrà effettuato indipendentemente dallo stato di pubblicazione del piano formativo selezionato.

Gli stati di iscrizione rimanenti saranno ricalcolati solo se si imposta lo stato di pubblicazione del piano su Pubblicato nella fase di Pubblicazione. Se si imposta lo stato su In manutenzione, il ricalcolo avverrà in un secondo momento, quando il piano formativo sarà pubblicato.

Cliccare su Conferma per completare la procedura di assegnazione del corso e su Salva le modifiche nella parte inferiore della scheda per rendere effettive le modifiche. Assicurarsi di cliccare su Salva le modifiche quando si è pronti ad attivare le modifiche alle iscrizioni.

Attenzione: se si assegna un corso al piano formativo dalla pagina Gestione corsi, non verrà richiesto il ricalcolo della fase di iscrizione completata e le iscrizioni non verranno mai ricalcolate.

Rimuovere corsi da un piano formativo

Quando si rimuove un corso da un piano formativo, oltre a quanto descritto nel capitolo Aggiornare la struttura del piano formativo di questo articolo, si verifica quanto segue:

• Se il corso rimosso è l'ultimo corso obbligatorio del piano, il piano non viene pubblicato.
• Se il corso rimosso è l'ultimo corso obbligatorio da completare per gli studenti, il piano viene contrassegnato come completato.
• Le iscrizioni degli utenti al corso rimosso vengono mantenute.

Assegnare corsi ai piani formativi utilizzando file CSV

Se il piano formativo è impostato su In manutenzione, è possibile assegnarvi corsi utilizzando un file CSV. Per farlo, cliccare il pulsante più in alto a destra e selezionare l'opzione Assign courses via CSV (Assegna corsi tramite CSV). La possibilità di assegnare corsi ai piani formativi è disabilitata quando lo stato del piano è Pubblicato, poiché ciò potrebbe innescare un numero elevato di aggiornamenti delle iscrizioni in tempo reale, alterando potenzialmente lo stato di completamento del piano per gli studenti.

Per il caricamento, è importante creare un file CSV formattato correttamente. Fare riferimento alla tabella che segue per i valori accettati.

Prerequisiti

Indipendentemente dalla sequenza dei corsi, è possibile organizzare la gerarchia dei corsi di un piano formativo in modo che gli studenti debbano completare un corso prerequisito prima di iscriversi a un altro corso, potenzialmente più avanzato. Il corso che deve essere completato per primo è il prerequisito per il corso successivo.

Per configurare i prerequisiti, identificare il corso che richiede prerequisiti nella scheda Corsi e cliccare su Prerequisiti nella riga corrispondente. Nel pannello Imposta i prerequisiti, selezionare i corsi prerequisiti e cliccare Avanti. Nella scheda Opzioni di completamento dei prerequisiti del pannello è possibile stabilire se gli studenti devono completare tutti i corsi prerequisiti o solo alcuni. Quando si seleziona la seconda opzione, definire il numero di corsi prerequisiti richiesti.

Nell'area Intervallo di sblocco, attivare l'opzione Imposta un periodo fra il completamento dei corsi prerequisiti e l'accesso al corso selezionato per definire un ritardo temporale (espresso in giorni, settimane o mesi) per posticipare l'accesso al corso principale dopo il completamento dei corsi prerequisiti. Quando si utilizza l'opzione Mesi, ricordare che un mese è calcolato come 31 giorni e non come mese solare.

Se si imposta un prerequisito per un corso in un piano formativo e lo stesso corso è assegnato anche ad altri piani formativi, nel caso in cui un utente sia iscritto ad altri piani formativi che includono il corso con il prerequisito, dovrà completare il corso prerequisito nel piano formativo in cui è configurato per sbloccare il corso principale anche negli altri piani.

Suggerimento: È possibile definire i corsi opzionali come prerequisiti per altri corsi. Questa configurazione è utile per i piani formativi con molti corsi, dove non tutti sono obbligatori. Nei piani più piccoli, contrassegnare un corso non obbligatorio come prerequisito è invece meno pratico; meglio renderlo semplicemente obbligatorio.

Cliccare Imposta i prerequisiti in fondo al pannello per finalizzare la configurazione. Si verrà reindirizzati alla scheda Corsi. Fare clic su Salva le modifiche nella parte inferiore della scheda per attivare le modifiche.

Attenzione! Se un Superadmin si iscrive a un piano formativo mentre è in Modalità studente, deve soddisfare gli stessi prerequisiti degli altri studenti per sbloccare i corsi. Tuttavia, i Superadmin possono sempre gestire i corsi bloccati dall'area Gestione corsi.

Iscrivere utenti a un piano formativo

È possibile iscrivere gli utenti al piano formativo come descritto nell'articolo dedicato sulla knowledge base.

Assegnare un piano formativo a cataloghi e canali

È possibile assegnare e rimuovere l'assegnazione di un piano formativo a cataloghi e ai canali dalle schede corrispondenti nell'area di configurazione del piano. Cliccare Assegna cataloghi o Assegna canali nella scheda quando non ci sono assegnazioni, oppure sul pulsante più in alto a destra e selezionare Assegna cataloghi o Assegna canali. Effettuare la selezione nel pannello che si apre e premere Conferma per completare l'operazione.

Per rimuovere l'assegnazione di un piano formativo a un catalogo o a un canale, passare il mouse in fondo alla riga del catalogo o del canale e selezionare Rimuovi assegnazione. Dalla scheda Canali, passare il mouse in fondo alla riga del canale e cliccare su Vai al canale per accedere direttamente al canale nel menu Canali.

Gli utenti vedranno il piano formativo nei cataloghi e nei canali solo se hanno i permessi di visibilità su di essi.

Attenzione! Se si assegna un piano formativo a un catalogo, gli utenti potranno acquistare il piano o iscriversi (in base alle impostazioni del catalogo dei corsi e del piano formativo stesso).

Pubblicare un piano formativo

Quando si crea un piano formativo, il suo stato è In manutenzione, il che significa che non è visibile agli studenti. Quando è il momento di renderlo visibile, è necessario cambiare il suo stato in Pubblicato usando il menu a tendina Stato in fondo alla pagina del piano formativo. Cliccare Salva le modifice per confermare.

Attenzione! I piani formativi devono includere almeno un corso obbligatorio per essere pubblicati.

In alternativa, nella pagina Piani formativi, usare il pulsante nella colonna Pubblicato per cambiare lo stato di pubblicazione da Pubblicato a In manutenzione. Quando si modifica lo stato di un piano formativo a In manutenzione, i corsi all'interno del piano mantengono il loro stato di pubblicazione corrente e non sono automaticamente messi In manutenzione.

Quando si modifica lo stato di pubblicazione da In manutenzione a Pubblicato, se sono stati assegnati o rimossi corsi nel piano formativo, oppure è stato modificato il tipo di assegnazione di un corso (da obbligatorio a facoltativo o viceversa), gli stati di iscrizione verranno ricalcolati in base all'opzione selezionata nel pannello Salva le modifiche durante l'aggiornamento della struttura del corso.

È possibile modificare lo stato di pubblicazione di più piani formativi alla volta selezionandoli con le caselle all'inizio delle loro righe e poi cliccando Scegli azione in fondo alla pagina e selezionando l'opzione Modifica stato > Pubblicato.

Completamento di un piano formativo

Un piano formativo è considerato completo quando tutti i corsi obbligatori al suo interno sono contrassegnati come completati secondo le rispettive modalità di completamento oppure quando si contrassegna manualmente lo stato di iscrizione dell'utente nel piano formativo come completo, come descritto nell'articolo della knowledge base Iscrivere utenti ai piani formativi.

Quando uno studente completa un piano formativo, o lo contrassegna manualmente come completato, lo stato di iscrizione non può essere ripristinato a In corso. L'unica eccezione è quando la struttura del piano formativo cambia. In tal caso, lo stato di iscrizione viene ricalcolato salvando le modifiche o utilizzando l'opzione Ricalcola l'iscrizione, disponibile dal menu a tendina alla fine della riga utente nella scheda Iscrizioni del piano.

Suggerimento. Usare l'API POST /learningplan/v1/learningplans/{learning_plan_id}/enrollments/{user_id}/status/recalculate per eseguire il processo di ricalcolo.

Se il piano formativo assegna un certificato, questo sarà rilasciato alla data di completamento dell'ultimo corso.

Eliminare un piano formativo

Per eliminare un piano formativo, dalla pagina Piani formativi, identificare il piano e cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga, quindi selezionare l'opzione Elimina.

È possibile eliminare più piani formativi alla volta selezionandoli con le caselle all'inizio delle loro righe e cliccando Scegli azione e poi Elimina.

Quando si elimina un piano formativo, i corsi ad esso associati non sono eliminati e gli utenti non sono automaticamente disiscritti dai corsi inclusi nel piano. L'annullamento dell'iscrizione degli utenti dai corsi all'interno del piano formativo deve essere eseguita manualmente dopo l'eliminazione del piano.

Configurare le impostazioni globali dei piani formativi

Le impostazioni avanzate della piattaforma includono una sezione per i piani formativi con la sezione Reindirizzamento.

Se si seleziona questa opzione, gli studenti sono reindirizzati alla pagina del piano formativo dopo aver completato un corso al loro interno. Il reindirizzamento non funziona se l'ultimo materiale didattico del corso è riprodotto in modalità fullscreen. In questo caso, lo studente sarà reindirizzato alla pagina del corso e non a quella del piano formativo.

Power User e piani formativi

Quando si lavora con i Power User, considerare che:

• Quando un Power User è assegnato a tutti i corsi, manterrà visibilità completa anche ai piani formativi che ha creato
• Quando un Power User è assegnato a tutti i corsi e i piani formativi nei cataloghi visibili, manterrà visibilità completa anche sui corsi e i piani formativi che ha creato, anche se appartengono a cataloghi per i quali non ha visibilità
• I Power User ereditano la visibilità dei corsi inclusi nei piani formativi che gestiscono.
• Se i Power User hanno i permessi di Modifica dei piani formativi, quando aggiungono corsi a un piano che gestiscono, gli utenti già iscritti al piano saranno iscritti anche al nuovo corso. Questa iscrizione avviene anche se i Power User non gestiscono quegli utenti come risorse. I Power User potranno vedere solo gli utenti a loro assegnati nella scheda Iscrizioni.

Notifiche

Per garantire che gli utenti e manager ricevano notifiche immediate per eventi specifici relativi ai piani formativi, assicurarsi che l'app Notifiche sia attivata in piattaforma e che abbiate creato e configurato correttamente le notifiche per i piani formativi.

Consigli d'utilizzo

• Se necessario, è possibile creare un piano formativo con diverse certificazioni allegate. Assegnare la certificazione creata con l'app Certificazioni e riqualificazione ai corsi inclusi nel piano formativo, non a livello di piano formativo.