Presentación

Los cursos ILT y VILT se organizan en sesiones, y las sesiones pueden componerse de uno o más eventos, anteriormente conocidos como fechas de sesión. No hace falta que los alumnos estén inscritos en todas las sesiones que componen un curso ILT o VILT; no obstante, si los inscribe en una sesión, se los inscribirá en todos los eventos de la sesión.

Este artículo es una guía sobre cómo crear y gestionar sesiones y eventos, así como de la asistencia y la evaluación de los alumnos inscritos en ellos.

Creación de una nueva sesión

Para crear una nueva sesión, seleccione su curso en la página Gestión de cursos haciendo clic en su descripción. A continuación, haga clic en el botón más en la esquina superior derecha de la página del curso y seleccione la opción Nueva sesión.

En el panel derecho Nueva sesión, introduzca el nombre de la sesión y el valor Inscripciones máximas, es decir, el número máximo de alumnos que podrán inscribirse en la sesión, sin contar a los instructores. Estas restricciones pueden deberse, por ejemplo, a la capacidad del aula o la sala de los seminarios web.

Utilice el campo Instructores de la sesión para identificar a los instructores que guiarán la sesión. Empiece por escribir el nombre de usuario y seleccionar una de las opciones disponibles. Si el instructor que ha seleccionado ya estuviera asignado a otro evento en la misma fecha y a la misma hora, se le informará de la incompatibilidad con un mensaje de advertencia.

Cuando se asigna un instructor a una sesión, se le asigna automáticamente a todos los eventos que incluye la sesión y podrá marcar la asistencia a todos ellos o establecer si los participantes los han aprobado o no. Tenga en cuenta que, si determina un instructor para la sesión sin definir un instructor del evento, el nombre del instructor de la sesión no se mostrará como instructor de un evento en la página del curso pese a haber sido asignado automáticamente a todos los eventos que componen la sesión. El nombre del instructor del evento se muestra solo cuando lo configura explícitamente.

Los instructores pueden, además, crear y actualizar el material de formación del curso. Recuerde que los instructores no están inscritos en la sesión, por lo que no cuentan a efectos de la cuota de Inscripciones máximas que se haya establecido en las propiedades avanzadas del curso.

Pase ahora al área Evaluación/finalización de la sesión para configurar cómo se marcará la sesión como completada para los alumnos. Seleccione una de las opciones disponibles:

Opción	Descripción
Manual	Solo los Superadministradores y los Usuarios avanzados (con permisos) pueden marcar manualmente la sesión como completada.
Basada en evaluación	La sesión se marcará como completada si los instructores de la sesión, los Superadministradores y los Usuarios avanzados (con permisos) la marcan manualmente como Aprobada en la pestaña Inscripciones y evaluaciones de la sesión. Además, puede configurar una puntuación máxima para la sesión. La posibilidad de evaluar a los alumnos (opción Evaluar) solo está disponible para las sesiones cuya finalización se base en la evaluación.
Basada en la asistencia	La sesión se marcará como completada cuando el estado de asistencia en la hoja de asistencia sea Presente bien para todos los eventos de la sesión o para un número personalizado de estos. Los instructores, Superadministradores y Usuarios avanzados (con permisos) podrán marcar la asistencia de los alumnos incluso si el método para finalizar la sesión es distinto de Basada en la asistencia. No obstante, en estas situaciones, la sesión no se marcará como completada.
Basada en el material de formación	La sesión se marcará como completada cuando el alumno complete el material de formación que se haya establecido a modo de prueba del curso.

Si hay campos adicionales para sesiones obligatorios definidos en la plataforma, vaya a la pestaña Información adicional del panel derecho y rellénelos. Esta pestaña no se verá cuando no haya establecidos campos adicionales para sesiones obligatorios.

Haga clic en Crear y editar para completar la creación de la sesión. Se le redirigirá automáticamente al área de configuración de la sesión, que está dividida en tres pestañas: Propiedades, Eventos y asistencia e Inscripciones y evaluaciones.

Una vez creada una sesión, aparecerá en la tabla de la pestaña Sesiones del área del curso.

Gestión de las propiedades de la sesión

En la pestaña Propiedades hay dos secciones: General y Detalles.

En la pestaña General se muestra toda la información sobre la sesión, tal y como se configurara durante el proceso de creación. Puede entrar aquí en cualquier momento y editar dicha información.

Vaya a la pestaña Detalles para gestionar los instructores de la sesión y configurar la fecha límite para la autoinscripción en la sesión. La configuración de los plazos de autoinscripción aparece como opción si ha autorizado a los usuarios a autoinscribirse en el curso en las propiedades avanzadas del curso. Estas son las opciones disponibles:

Opción	Descripción
Fecha límite automática	Esta opción se basa en la fecha de inicio de la sesión. Si se selecciona esta opción, los alumnos pueden autoinscribirse en la sesión hasta la fecha de inicio de la misma, que es el primer día del primer evento que incluya la sesión.
Fecha límite	Esta opción se utiliza para establecer la última fecha en que los alumnos pueden autoinscribirse en la sesión.
Fecha límite dinámica	Utilice esta opción para establecer el número de días antes de la fecha de inicio de la sesión en que pueden autoinscribirse los alumnos. La fecha de inicio de la sesión es la primera fecha del primer evento que incluya la sesión.

Si se ha habilitado en su plataforma la aplicación de comercio electrónico, recuerde que, al establecer una fecha límite de inscripción, los usuarios no podrán comprar la sesión después de dicha fecha, aunque puedan añadirla a sus cestas.

Si ha configurado campos adicionales de sesiones para cursos ILT, puede rellenarlos en el área Campos adicionales. Los campos adicionales obligatorios se identifican con Obligatorio. Si no los rellena, no podrá crear la sesión ni guardar sus cambios.

Creación y gestión de eventos de sesión

Vaya a la pestaña Eventos y asistencia para crear un evento de sesión. Haga clic en el botón más en la esquina superior derecha de la página y seleccione Nuevo evento. En el panel derecho, establezca el nombre, la fecha y hora y la descripción del evento. No olvide seleccionar una zona horaria adecuada para el evento de modo que pueda adaptarse a la zona horaria de los alumnos cuando se les envíen las notificaciones de inscripción. 

Opcionalmente, puede establecer un tiempo de descanso. Cuando establezca el tiempo de descanso, la plataforma calculará el tiempo efectivo que pasen los alumnos en el evento restando el tiempo de descanso del tiempo total del evento.

En el área Tipo de evento, determine uno de los siguientes tipos de eventos:

Tipo de evento	Instrucciones
Aula (ILT)	Marque la casilla de verificación Lugar y seleccione una ubicación y un aula. Si hay menos de 40 lugares, se mostrarán todos en el menú desplegable para su selección. Si hay más de 40 lugares, búsquelos introduciendo su nombre y seleccionándolos de entre los resultados propuestos.
Seminario web (VILT)	Marque la casilla de verificación Herramienta de videoconferencia. Para configurar el seminario web, determine la herramienta para el seminario web y la cuenta utilizada para alojarlo (es posible que algunas herramientas de seminarios web requieran también una contraseña). Si no va a usar una de las herramientas de seminarios web admitidas, seleccione la opción Herramienta personalizada e introduzca la URL del seminario web. Esta URL es la página web que se abrirá cuando los alumnos hagan clic en Unirse para acceder al seminario web. Si utiliza una herramienta personalizada, podrá ejecutar el seminario web como un objeto xAPI/TinCan. Esto requiere el desarrollo por su parte, fuera de la plataforma. Puede cambiar en cualquier momento la herramienta de seminarios web o la cuenta utilizada para el evento dentro de la herramienta. En la sección Opciones de asistencia, determine si se marcará la asistencia al evento VILT para los alumnos al unirse al seminario web y/o si ven las grabaciones del seminario web. Vaya a la sección Opciones del botón Unirse si necesita establecer el número de horas antes del comienzo del evento en que los instructores, tutores y alumnos verán el botón Unirse (ej. 01:00 = 1 hora antes del comienzo del evento). El momento en que lo vea el instructor deberá ser anterior al de los alumnos. Al configurar esta opción, recuerde que a los tutores se les considera instructores.
Aula y seminario web	Marque las casillas de verificación Lugar y Herramienta de videoconferencia. Si habilita ambas opciones, podrá gestionar aquellas situaciones en las que algunos alumnos asistan al evento de forma presencial y otros lo hagan de forma virtual.

A tener en cuenta: Puede cambiar en cualquier momento el tipo de evento de aula (opción Lugar) a seminario web (opción Herramienta de videoconferencia) y viceversa, así como habilitar o deshabilitar alguna de las opciones. No olvide informar de los cambios a sus usuarios. Si tiene la aplicación Notificaciones habilitada en su plataforma, podrá comunicarse con los alumnos mediante una notificación.

Puede, además, activar la opción Herramienta de colaboración para que el enlace a una herramienta externa (como Google Classroom, Miro, NewRow o Klaxoon) esté disponible para los alumnos. Así podrán colaborar y ponerse en contacto entre ellos para plantear, planificar e intercambiar ideas sobre los temas del curso. Introduzca la URL de la herramienta externa que se mostrará a los alumnos en el área de detalles del evento.

Finalmente, puede seleccionar a un Instructor para su evento. En la casilla de texto de búsqueda, empiece a escribir el nombre del instructor y selecciónelo de la lista que aparecerá bajo la barra de búsqueda.

Pulse Confirmar para confirmar la creación del evento. Para editar el evento, acceda al área de configuración de este, donde encontrará dos pestañas: Propiedades y Asistencia.

Comencemos con la pestaña Propiedades. Utilice la sección General de esta pestaña para revisar y editar la información establecida al crear el evento. 

Vaya a la pestaña Detalles para establecer los instructores del evento en caso de que sean diferentes de los de la sesión. Si asigna un instructor a un evento concreto dentro de una sesión, este podrá marcar la asistencia de los alumnos que asistan a dicho evento concreto pero no tendrá ningún control sobre los demás eventos ni sobre la sesión. En tal circunstancia, el instructor no podrá cargar ni gestionar el material de formación asignado al curso.

La pestaña Asistencia muestra la lista de alumnos inscritos en la sesión y, por lo tanto, en el evento. Desde aquí puede marcar manualmente que el alumno asistió al evento haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario y seleccionando la opción Marcar asistencia. En el panel derecho se muestra la hoja de asistencia del usuario seleccionado y se puede marcar si el usuario ha asistido o no al evento, junto con el número de horas de asistencia. Puede marcar la asistencia de varios usuarios a la vez seleccionándolos mediante las casillas de verificación junto a sus nombres. Después, haga clic en el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la tabla y seleccione la opción Marcar asistencia.

Gestión de eventos

Para gestionar los eventos de una sesión, seleccione la sesión en la pestaña Sesiones del curso y vaya a la pestaña Eventos y asistencia.

Haga clic en el icono de filtro del lado izquierdo de la tabla y utilice las opciones disponibles para filtrar los eventos en función de su tipo de asistencia, instructores, fecha de inicio y finalización, propiedades, ubicaciones y herramienta de videoconferencias. Haga clic en el icono Selector de columnas para seleccionar las columnas que desee incluir en la tabla o buscar eventos escribiendo una palabra clave en el área de búsqueda de texto.

Haga clic en el botón de puntos suspensivos del final de la fila del evento para realizar una de las siguientes acciones:

Acción	Descripción
Editar	Para editar los detalles del evento.
Duplicar evento	Para realizar una copia del evento. En el panel derecho, introduzca el nombre del evento que haya copiado y establezca una fecha para el mismo. Tiene la opción de asignar los mismos instructores al nuevo evento. Al copiar un evento, el nuevo evento se creará con toda la información del evento original, excepto la asignación del lugar —para los cursos presenciales— y las inscripciones. Acceda a la página de detalles del nuevo evento para asignarle una ubicación y un aula. Al duplicar eventos, tenga presente que el evento duplicado puede solaparse con otros eventos ya creados en su plataforma. Para evitarlo, habilite la opción Prevenir la superposición de sesiones ILT en los Ajustes avanzados de la plataforma, pestaña Sala de clase ILT. Recuerde que esta opción solo funciona al duplicar eventos, y no al crear otros nuevos.
Enviar correo electrónico a los instructores	Para enviar un correo electrónico a todos los instructores del evento o a una selección de los mismos. Cuando seleccione esta opción, se abrirá un panel deslizante para que pueda redactar el mensaje y seleccionar el remitente y los destinatarios del correo electrónico. Bajo el área del mensaje encontrará una lista de códigos abreviados que pueden insertarse en el mensaje del correo electrónico copiándolos y pegándolos. Esta opción está deshabilitada si no hay ningún instructor asignado al evento o ninguno de los instructores tiene una dirección de correo electrónico válida.
Eliminar	Para eliminar el evento. Cuando se elimina un evento, también se eliminan la fecha del evento y los datos de los usuarios relativos a la asistencia al evento.

Puede llevar a cabo la misma acción para varios eventos. Selecciónelos marcando la casilla de verificación al principio de la fila del evento y haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página para: 

• asignar rápidamente instructores a todos los eventos seleccionados.
• enviar un correo electrónico a todos los instructores de los eventos seleccionados; a diferencia de lo que sucede cuando la acción se realiza para un solo evento, no es posible seleccionar instructores de uno en uno.
• eliminar los eventos seleccionados.

Gestión de inscripciones y evaluaciones para sesiones

Tiene más información sobre la inscripción y evaluación de usuarios en sesiones ILT y VILT en el artículo de la Base de conocimientos al respecto.

Gestión de sesiones

Todas las sesiones incluidas en un curso ILT o VILT aparecen enumeradas en la pestaña Sesiones del curso. Desde aquí, haga clic en el elemento de la columna Eventos para acceder al área de gestión de eventos y en el elemento de la columna Usuarios inscritos para gestionar las inscripciones en las sesiones.

Haga clic en el icono de filtro del lado izquierdo de la tabla y utilice las opciones disponibles para filtrar las sesiones en función de sus instructores, fechas de inicio y finalización, ubicación, tipo de asistencia y otros detalles. Haga clic en el icono Selector de columnas para seleccionar las columnas que desee incluir en la tabla, o buscar por sesiones escribiendo una palabra clave en el área de búsqueda de texto.

Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la sesión para realizar una de las siguientes acciones:

Acción	Descripción
Editar	Para editar los detalles de la sesión.
Imprimir hoja de asistencia	Para crear una página de registro físico en la que los alumnos firmen para marcar su asistencia. Más información sobre las hojas de asistencia.
Vista del alumno para la sesión	Para entender qué aspecto tendrá la página de la sesión para los alumnos. Esta página muestra información para todas las sesiones en las que esté inscrito el alumno. Haga clic en el icono de flecha de la fila de la sesión para ver información sobre la ubicación, junto con la vista previa del mapa.
Duplicar sesión	Para realizar una copia de la sesión. En el panel derecho, introduzca el nombre de la sesión copiada y seleccione cuántos duplicados desea crear. Determine la frecuencia de repetición seleccionando la opción Establecer la frecuencia de las sesiones y utilice los menús desplegables correspondientes para seleccionar la frecuencia. Finalmente, determine si copiar los campos adicionales de la sesión (recuerde que los campos adicionales de la inscripción no se duplican). Si hay campos adicionales de la sesión obligatorios, se verá la pestaña Información adicional en el panel derecho. Si no rellena los datos adicionales, no podrá duplicar la sesión.  La sesión duplicada se creará con todos los detalles de la sesión original excepto la asignación del lugar —para los cursos presenciales— y las inscripciones. Acceda a la página de detalles de la nueva sesión para asignarle un lugar y un aula. Si quien duplica es un Usuario avanzado, recuerde que el propietario de la sesión duplicada es el Usuario avanzado que duplicara la sesión y no el usuario que creara la sesión original. Los eventos que componen la sesión se duplican con una tarea en segundo plano, y el tiempo necesario para que esta se complete depende del número de eventos de la sesión. Por ello, es posible que no todos los eventos de la sesión duplicada aparezcan en la pestaña Sesiones nada más duplicarse. Si sucede, actualice su página para seguir el progreso de la duplicación de los eventos.
Enviar correo electrónico a los instructores	Para enviar un correo electrónico a todos los instructores de la sesión y a todos los instructores de los eventos que la compongan o a una selección de los mismos. Cuando seleccione esta opción, se abrirá un panel deslizante para que pueda redactar el mensaje y seleccionar el remitente y los destinatarios del correo electrónico. Bajo el área del mensaje encontrará una lista de códigos abreviados que pueden insertarse en el mensaje del correo electrónico copiándolos y pegándolos. Si los eventos programados en el futuro tienen al menos un instructor, puede restringir el envío del correo electrónico solo a los eventos activos y futuros seleccionando la opción correspondiente. Esta opción está deshabilitada si no hay ningún instructor asignado a la sesión ni a los eventos que la compongan o ninguno de los instructores tiene una dirección de correo electrónico válida.
Eliminar	Para eliminar la sesión.

Desde la pestaña Sesiones, puede realizar la misma acción para varias sesiones. Selecciónelas marcando la casilla de verificación al principio de la fila de la sesión y haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página para: 

• asignar rápidamente instructores a todas las sesiones seleccionadas.
• enviar un correo electrónico a todos los instructores de las sesiones seleccionadas y sus eventos; a diferencia de lo que sucede cuando la acción se realiza para una sola sesión, no es posible seleccionar instructores de uno en uno.
• eliminar las sesiones seleccionadas.

Eliminar una sesión

Cuando se elimine una sesión, los eventos, los datos de los usuarios relativos a la asistencia a los eventos y los materiales de formación de la sesión que no estén disponibles en el Repositorio central se eliminarán con ella. Los usuarios en la lista de espera de la sesión y aquellos inscritos solo en la sesión seleccionada se cancelarán de los inscritos a la sesión y se trasladarán a la lista de espera del curso, independientemente de su estado en la sesión en el momento de eliminarla. Los usuarios que se hubieran inscrito anteriormente en la sesión eliminada y que también se inscribieran en otra sesión del mismo curso no se trasladarán a la lista de espera del curso y mantendrán sus inscripciones en las demás sesiones.

Al eliminar sesiones VILT (de seminarios web), asegúrese de eliminarlas directamente en la plataforma en lugar de en la herramienta de seminarios web externa.

Importar sesiones y eventos a través de CSV

Puede importar sesiones y eventos en bloque a través de archivos CSV, lo que agilizará la creación de sesiones y eventos en su plataforma.

Notas sobre Adobe Connect V2

Si va a llevar a cabo la integración con Adobe Connect V2, al seleccionar Adobe Connect Meeting o Adobe Connect Seminar como Herramienta de videoconferencia, tiene la opción de seleccionar una plantilla y una carpeta. Si su evento va a tener lugar a través de Adobe Connect Seminar, la selección de la plantilla será opcional, pero será obligatorio asignar una sala. Más información en el artículo sobre Adobe Connect de nuestra Base de conocimientos. Debido a una limitación en Adobe Seminar, no es posible crear dos eventos de seminario que se solapen en el tiempo. Se requiere un intervalo de al menos 30 minutos entre un evento de seminario y otro. Si se solapan dos sesiones de seminarios, se crearán ambos eventos en la plataforma, pero en Adobe solo se creará el primero de ellos. 

Si importa eventos de seminarios web ILT a través de CSV, el valor del atributo sco-id estará disponible en Adobe Connect.

Además, hay una opción adicional disponible entre las Opciones de asistencia. El nombre de la opción es Marcar la asistencia del usuario si está presente durante al menos un % del tiempo total del seminario en la herramienta de seminarios web. Utilice esta opción para establecer el porcentaje mínimo de tiempo que los usuarios tienen que pasar en el evento para marcarlo como completado. El porcentaje se calculará sobre la duración total del evento.

Si establece un porcentaje mínimo de tiempo, tenga presente que la duración real del evento podría ser diferente de la estimada, ya que podría empezar o terminar antes o después del tiempo estimado. Para evitar que los pequeños retrasos afecten a la finalización del evento, recomendamos no establecer el porcentaje en el 100 %, sino dejarlo en un máximo del 90-95 %.

Si selecciona la opción de asistencia Marcar la asistencia al evento cuando el usuario se una al seminario web, no se tendrá en cuenta el valor porcentual que haya establecido en esta área.  

Si selecciona la opción de asistencia Marcar la asistencia al evento si el usuario accede a las grabaciones y el usuario accede a las grabaciones del seminario web, el evento se marcará como completado cuando se acceda a las grabaciones, incluso si el usuario no ha asistido al seminario web o si ha asistido sin alcanzar el porcentaje mínimo de asistencia.

Si selecciona la opción Marcar la asistencia al evento si el usuario está presente durante al menos un % del tiempo total del seminario en la herramienta de seminarios web, podrá realizar un seguimiento del tiempo que los alumnos hayan pasado en la sesión de Adobe Connect V2 utilizando el campo Tiempo en la herramienta de seminarios web en la sesión en los nuevos Informes personalizados.

Notificaciones

Si desea que sus usuarios y superiores sepan inmediatamente cuándo se han producido determinados eventos, no olvide activar la aplicación Notificaciones en su plataforma y crear y configurar correctamente las siguientes notificaciones:

Notificación	Descripción
Sesión ILT modificada	Se activa cuando se realizan cambios en la fecha, la hora o la ubicación de una sesión ILT o cuando se cambia el valor de la Cuota máxima de inscripciones en el menú Propiedades, pestaña Opciones de catálogo. En función de lo que se seleccione, se notificará a los usuarios inscritos en la sesión, a los instructores inscritos en la sesión/eventos del curso y a los Usuarios avanzados que puedan ver el curso (independientemente de si pueden ver a los usuarios inscritos en la sesión o no) o a todos los Superadministradores.
Sesión ILT eliminada	Se activa cuando un Superadministrador elimina una sesión ILT.
Inicio de la sesión ILT	Informa a las partes cuando su sesión ILT está a punto de iniciarse o ya se ha iniciado.
Nueva sesión ILT creada	Se activa cada vez que un Superadministrador o un Usuario avanzado crea una sesión ILT. Se envía a todos los usuarios inscritos en el curso.  Al seleccionar a usuarios como destinatarios de esta notificación, utilice la opción Selección personalizada para filtrar a los destinatarios seleccionando solo a los usuarios aún no inscritos en ninguna sesión del curso (sino solo inscritos en el curso) y/o a los usuarios en la lista de espera de al menos una sesión del mismo curso. Esta selección impide el envío de notificaciones innecesarias a los usuarios ya inscritos en una sesión del mismo curso.
Usuario aprobado para sesión ILT	Notifica a la audiencia que un usuario ha sido aprobado para una sesión ILT por un Superadministrador. Los usuarios recibirán esta notificación cuando se les apruebe. Los Usuarios avanzados deberán tener asignados el curso y al usuario para recibir la notificación.
Usuario inscrito en la sesión ILT	Notifica a la audiencia cuando se ha inscrito a un usuario en una sesión ILT. Recuerde que esto no se aplica a las autoinscripciones que requieran la aprobación del Administrador.
El usuario no ha superado la sesión ILT	Se activa cuando un Superadministrador o un instructor suspende a un alumno en una sesión ILT.
El usuario ha superado la sesión ILT	Se activa cuando un Superadministrador o un instructor aprueba a un alumno en una sesión ILT.
Usuario dado de baja de la sesión ILT	Notifica a la audiencia cuando se ha cancelado la inscripción de un usuario en una sesión ILT.
Usuario pendiente de aprobación para una sesión ILT	Se activa cuando un usuario se autoinscribe en una sesión ILT. La notificación se envía siempre que la política de inscripciones en el curso esté configurada como necesitada de aprobación del Administrador, así como si está configurada como libre pero se ha colocado al usuario en la lista de espera del curso porque la sesión está llena.
El usuario ha sido rechazado en una sesión ILT	Se activa cuando el Superadministrador rechaza la autoinscripción del usuario en una sesión ILT.

A tener en cuenta: Los usuarios y superiores solo recibirán notificaciones si está activa la función de Notificaciones en la plataforma y usted, como Superadministrador, ha configurado correctamente las notificaciones enumeradas más arriba.