Importación de sesiones y eventos ILT y VILT mediante archivos CSV

Presentación

Al trabajar con cursos ILT (formación guiada por un instructor) y VILT (formación virtual guiada por un instructor), puede importar sesiones y eventos en bloque mediante archivos CSV, con lo cual se agilizará la creación de sesiones y eventos en su plataforma.

Requisitos y limitaciones

• Algunos sistemas externos, como Zoom (se abre en una nueva pestaña) pueden aplicar limitaciones sobre el número de eventos creados en un periodo determinado. Recuerde comprobar si estas limitaciones están vigentes antes de importar.

¿Qué son los archivos CSV (.csv)?

Un archivo de valores separados por comas (CSV) almacena datos tabulares en texto sin formato. Cada línea de un archivo CSV es un registro o una fila de datos. Cada registro/fila consta de campos o columnas separados por un delimitador.

Los archivos CSV se pueden crear con diferentes programas, como por ejemplo Excel, Google Sheets, Notepad, TextEdit o Emacs. El contenido del archivo debe ceñirse al formato CSV estándar y el archivo debe tener la extensión ".csv".

¿Qué formato deben tener por norma general los archivos CSV?

Los archivos CSV deben ceñirse a un formato estándar:

• Los campos/columnas están separados por un solo delimitador de caracteres, normalmente una coma o un punto y coma.
• Cada registro/fila termina cuando se pasa a una nueva línea.
• Todos los registros o filas tienen el mismo número de campos/columnas y el mismo orden.
• El primer registro o la primera fila pueden ser un encabezado que contenga el nombre de campo/columna de cada campo/columna.
• Los datos dentro de cada campo se interpretan como una secuencia de caracteres o de texto sin formato.
• Se puede entrecomillar cualquier campo con comillas dobles.
• Se debe entrecomillar un campo cuando contenga uno o varios caracteres especiales.
• Los espacios del principio y del final se consideran parte de los datos de un campo.

Importación de sesiones mediante CSV

Para importar sesiones en bloque mediante CSV, inicie sesión como Superadministrador en su plataforma. Acceda al Menú de navegación. En Contenido y entrega (icono de carpeta), pulse el elemento Cursos.

Cuando esté en la página Cursos, localice el curso ILT/VILT para el que desee importar sesiones mediante CSV, haga clic en su descripción y, una vez en el área del curso, vaya a la pestaña Sesiones. Desde aquí, haga clic en el botón más y seleccione la opción Nueva sesión a través de CSV.

En el panel Importar sesiones ILT, arrastre y suelte el archivo CSV en la sección de subida o pulse el botón Examinar para localizarlo en su dispositivo.

Para que se suba correctamente, es importante crear un archivo CSV con el formato adecuado. Consulte la siguiente tabla para conocer los valores admitidos para los campos de datos de las sesiones. Para más información, véase Creación y gestión de cursos ILT y VILT.

Para ver un ejemplo de CSV correcto, seleccione el elemento Descargue el CSV de ejemplo en el panel deslizante. Recuerde que, aunque las fechas tengan el formato AAAA-MM-DD, su hoja de cálculo puede mostrarlas de otra forma, según el programa que utilice para abrir el CSV de ejemplo.

El tamaño máximo de un archivo CSV que puede importar a su plataforma para cargar usuarios es de 3 MB.

Después de seleccionar el archivo, haga clic en la sección Ajustes avanzados para ver y configurar los ajustes adicionales. El sistema está configurado para detectar automáticamente el separador de campos, que es necesario para organizar la información por columnas. La información se puede organizar, además, mediante una coma, un punto y coma o de forma manual, dependiendo de sus necesidades.

Marque la opción de que la primera fila se considere un encabezado solo si esto se ajusta al formato de su archivo CSV y seleccione el conjunto de caracteres del archivo en el menú desplegable. En cuanto al conjunto de caracteres del archivo, recomendamos UTF-8, que es el estándar. No olvide utilizar comillas para delimitar el contenido de texto. Pulse Confirmar para subir su archivo CSV.

A continuación, el sistema procesará su archivo CSV. Cuando esté listo, se le redirigirá a la página que se utiliza para asignar los campos incluidos en su archivo CSV con los campos disponibles de Docebo.

La sección Vista previa mostrará una vista preliminar del archivo CSV tal y como lo lee el sistema. Arrastre y suelte los campos en la sección Campos Docebo de la izquierda para que coincidan con los nombres de las columnas de su archivo CSV.

Cuando haya hecho coincidir los campos de todas sus columnas, revise la información de la página de importación. Antes de continuar, puede guardar los campos que haya asignado como valores predeterminados para que se use la misma asignación en futuras importaciones de CSV. Para ello, en el área Valor predeterminado del panel izquierdo, haga clic en Guardar este valor predeterminado como nuevo. En el cuadro emergente, introduzca un nombre para el valor predeterminado y, a continuación, pulse Guardar. Si se crea un valor predeterminado, no se puede eliminar; no obstante, puede sobrescribirlo haciendo clic en Sobrescribir el valor predeterminado actual.

Cuando lo tenga todo listo, haga clic en el botón Importar de la parte inferior de la página. El botón Importar solo está habilitado si se asignan campos obligatorios (ID del curso, Nombre de la sesión, Inscripciones máximas, Tipo de evaluación, Puntuación máxima si el tipo de evaluación es Basada en la evaluación). Lea la información del mensaje emergente que aparecerá y, a continuación, pulse Importar sesiones ILT.

La tarea de importación se lleva a cabo en segundo plano. En caso de errores, se proporcionará un archivo de errores para descargar. Para localizar dicho archivo, acceda al Menú de navegación, busque Datos y análisis (icono de gráfico) y seleccione el elemento Tareas en segundo plano. Para descargar el archivo, busque la tarea en la lista.

Todas las sesiones que se hayan importado a la plataforma aparecerán en la pestaña Sesiones del curso.

No olvide que los Usuarios avanzados solo pueden importar sesiones para los cursos a los que están asignados.

Importación de eventos mediante CSV

Para importar eventos en bloque a través de CSV, cuando esté en la página Cursos, localice el curso ILT/VILT para el que desee importar eventos mediante CSV, haga clic en su descripción y, una vez en el área del curso, vaya a la pestaña Sesiones. Una vez en ella, haga clic en el nombre de la sesión y pase a la pestaña Eventos y asistencia. Haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione la opción Nuevo evento a través de CSV.

En el panel Importar eventos ILT, arrastre y suelte el archivo CSV en la sección de subida o pulse el botón Examinar para localizarlo en su dispositivo.

Para que la subida se complete correctamente, es importante crear un archivo CSV con el formato adecuado. En la siguiente tabla tiene los valores válidos para los campos de datos de los eventos. Para más información, véase Creación y gestión de sesiones ILT y VILT.

Para ver un ejemplo de cómo hacerlo, seleccione el elemento Descargue el CSV de ejemplo del panel deslizante. Recuerde que, aunque las fechas tengan el formato AAAA-MM-DD, su hoja de cálculo puede mostrarlas de otra forma, según el programa que utilice para abrir el CSV de ejemplo.

El tamaño máximo de un archivo CSV que puede importar a su plataforma para cargar usuarios es de 3 MB.

Después de seleccionar el archivo, haga clic en la sección Ajustes avanzados para ver y configurar los ajustes adicionales. El sistema está configurado para detectar automáticamente el separador de campos, que es necesario para organizar la información por columnas. La información se puede organizar, además, mediante una coma, un punto y coma o de forma manual, dependiendo de sus necesidades.

Marque la opción de que la primera fila se considere un encabezado solo si esto se ajusta al formato de su archivo CSV y seleccione el conjunto de caracteres del archivo en el menú desplegable. En cuanto al conjunto de caracteres del archivo, recomendamos UTF-8, que es el estándar. No olvide utilizar comillas para delimitar el contenido de texto. Pulse Confirmar para subir su archivo CSV.

A continuación, el sistema procesará su archivo CSV. Cuando esté listo, se le redirigirá a la página que se utiliza para asignar los campos incluidos en su archivo CSV con los campos disponibles de Docebo.

La sección Vista previa mostrará una vista preliminar del archivo CSV tal y como lo lee el sistema. Arrastre y suelte los campos en la sección Campos Docebo de la izquierda para que coincidan con los nombres de las columnas de su archivo CSV.

Cuando haya hecho coincidir los campos de todas sus columnas, revise la información de la página de importación. Antes de continuar, puede guardar los campos que haya asignado como valores predeterminados para que se use la misma asignación en futuras importaciones de CSV. Para ello, en el área Valor predeterminado del panel izquierdo, haga clic en Guardar este valor predeterminado como nuevo. En el cuadro emergente, introduzca un nombre para el valor predeterminado y, a continuación, pulse Guardar. Si se crea un valor preestablecido, no se puede eliminar; no obstante, puede sobrescribirlo haciendo clic en Sobrescribir valor predeterminado actual.

Cuando lo tenga todo listo, haga clic en el botón Importar de la parte inferior de la página. El botón Importar solo estará habilitado si se asignan los campos obligatorios (ID de sesión, Fecha, Nombre, Día, Hora de inicio, Hora de finalización, Zona horaria y los campos obligatorios del evento). Lea la información del mensaje emergente que aparecerá y, a continuación, pulse Importar eventos ILT.

El proceso de importación se lleva a cabo en segundo plano. Si se produjera algún error, puede descargar un archivo de error. Para localizar dicho archivo, acceda al Menú de navegación, busque Datos y análisis (icono de gráfico) y seleccione el elemento Tareas en segundo plano. Para descargar el archivo, busque la tarea en la lista.

Todos los eventos que se hayan importado a la plataforma aparecerán en la pestaña Eventos y asistencia de la sesión del curso.

No olvide que los Usuarios avanzados solo pueden importar eventos para los cursos a los que están asignados.