Invitaciones de calendarios externos y RSVP para cursos ILT

Presentación

Las formaciones guiadas por un instructor (ILT) son cursos a los que los alumnos asisten "en directo" en un momento determinado: ya sea en un aula física o en línea mediante una herramienta de videoconferencia.
- Para asistir a un curso ILT, los alumnos deben estar inscritos en una "sesión" del curso. 
- La sesión consta a su vez de uno o varios "eventos". Cada evento tiene lugar en una fecha y hora determinadas.

Para más detalles sobre cómo se estructuran los cursos ILT, consulte el artículo Creación y gestión de cursos ILT.

Integración de calendarios externos:
Si Docebo Connect está activo en su plataforma, puede utilizarlo para integrarlo con un calendario externo*, de modo que los alumnos reciban automáticamente invitaciones de calendario para la sesión en la que estén inscritos. 
- Recibirán una invitación de calendario separada para cada evento de la sesión.
- Los alumnos pueden confirmar su asistencia a una sesión directamente desde su calendario externo, y estas confirmaciones de asistencia (RSVP) se sincronizan con la plataforma.

*Son ejemplos de integraciones con un calendario externo Docebo Connect para Google Calendar y Docebo Connect para el calendario de Microsoft Outlook 365.

Ajustes avanzados necesarios para la integración de un calendario:

Para que las integraciones de calendario de Docebo Connect funcionen, en el área Ajustes avanzados > Sala de clase ILT de su plataforma debe habilitar la opción Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo.

→ Para obtener más información, consulte el artículo Gestión de los ajustes avanzados de la plataforma > pestaña Sala de clase ILT.

Esta configuración habilita las invitaciones de calendarios externos en su plataforma a nivel global.
- Después de habilitarlas aquí, cualquier curso ILT recién creado tendrá automáticamente habilitadas las invitaciones de calendario. No obstante, esto no afectará a los cursos ILT preexistentes.
- Cuando esta configuración de la plataforma está desactivada, tanto la configuración del curso como la de la sesión se desactivan y ocultan. Esto significa que todos los cursos y sesiones ILT vuelven a tener las invitaciones de calendario deshabilitadas, incluyendo aquellos que previamente las tuvieran habilitadas.

Habilitar o deshabilitar las invitaciones de calendario a nivel de curso ILT:

Una vez que tenga una integración de calendario configurada y habilitada a nivel global en los ajustes avanzados, podrá habilitar o deshabilitar la funcionalidad para cursos o sesiones ILT específicos en caso necesario.

→ El resto de este artículo abarca cómo configurar y administrar invitaciones de calendario y confirmaciones de asistencia RSVP para cursos y sesiones ILT.

Requisitos previos

Las instrucciones proporcionadas en este artículo asumen, como se describe en la Presentación, que las Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo están habilitadas en los ajustes avanzados de la plataforma y que hay configurada una integración de calendario de Docebo Connect.

Habilitar o deshabilitar las invitaciones de calendarios externos para un curso ILT

La función de invitaciones de calendario/RSVP puede habilitarse o deshabilitarse a nivel de curso ILT. Lo que elija para el curso ILT se aplicará de forma predeterminada a todas sus sesiones.

• Sin embargo, si es necesario, puede personalizar esta configuración para una sesión ILT en particular, haciéndola diferente de la de su curso principal.

Para habilitar las invitaciones de calendario a nivel de curso ILT:

1. Vaya al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos > [nombre del curso ILT].
2. En la pestaña Propiedades del curso, seleccione Configuración general > Opciones de inscripción y desplácese hasta Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo.
3. Seleccione la casilla de verificación Habilitar la función de RSVP de los calendarios externos para todas las sesiones de este curso.
   → Con esta configuración, los alumnos recibirán una invitación de calendario para la sesión en la que estén inscritos. Podrán responder a la invitación de inscripción en la sesión desde sus calendarios. Sus respuestas serán visibles en la columna RSVP de la pestaña Inscripciones y evaluaciones de la sesión.
4. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar cambios.

→ Los ajustes que aplique aquí también se aplicarán a todas las sesiones de este curso que no tengan una configuración personalizada. 

Personalizar las invitaciones de calendarios externos para una sesión ILT

A nivel de sesión ILT, puede establecer en caso necesario una opción de calendario externo diferente de la configurada en el curso al que pertenezca. Para ello:

1. Navegue al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos > [nombre del curso ILT] > [nombre de la sesión].
2. En la pestaña Propiedades, seleccione General y desplácese hasta Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo. 
   → Aquí verá en gris las opciones correspondientes a lo que se haya configurado para el curso ILT al que pertenece. La opción marcada de forma predeterminada es la configurada para el curso.
3. Si desea una configuración diferente para esta sesión ILT en particular, seleccione primero la casilla de verificación Habilitar la configuración de RSVP de calendarios externos personalizados para esta sesión y, a continuación, seleccione la opción deseada (Habilitar la opción de RSVP de los calendarios externos... o Deshabilitar la opción de RSVP de los calendarios externos...).
   

Comprobación de las RSVP para una sesión ILT

Cuando una sesión ILT tiene activada la opción Invitaciones de calendario externo, puede ver las RSVP de todos los alumnos inscritos en la sesión, para ver quién ha confirmado que va a asistir:

1. Navegue al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos > [nombre del curso] > [nombre de la sesión ILT] y seleccione la pestaña Inscripciones y evaluaciones.
2. Aquí verá una lista de todos los alumnos inscritos en la sesión, y la columna RSVP mostrará cómo ha respondido cada asistente a sus invitaciones de calendario para cada evento de la sesión.
3. Desde el menú de puntos suspensivos en la fila de un asistente, puede hacer clic en Resumen de RSVP para ver los detalles de su respuesta para cada evento de la sesión.

Mostrar u ocultar asistentes en la invitación del calendario externo

La opción de ocultar los asistentes le permite establecer si los alumnos verán la lista de participantes en su invitación del calendario externo.

Al contrario que la función de RSVP, el ajuste para mostrar u ocultar a los asistentes solo puede configurarse a nivel de curso ILT, por lo que se aplicará siempre a todas las sesiones del curso.

1. Navegue al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos > [nombre del curso ILT].
2. En la pestaña Propiedades del curso, seleccione Configuración general > Opciones de inscripción y desplácese hasta Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo.
3. A continuación, seleccione o deseleccione la opción Ocultar asistentes en el evento del calendario externo.
4. Haga clic en Guardar cambios.

Recuerde que lo que elija aquí se aplicará a las invitaciones del calendario para todas las sesiones de este curso.

Cuándo se envían o actualizan las invitaciones del calendario

Una vez habilitada la opción de las invitaciones de calendario externo (RSVP) para un curso o una sesión, los alumnos inscritos en una sesión recibirán invitaciones del calendario para los eventos de esta. 
→ Para los eventos creados/actualizados después de habilitarse la funcionalidad de RSVP(a nivel de curso o de sesión), las invitaciones se envían para todas las inscripciones.
→ Para los eventos que ya existieran cuando se habilitó la funcionalidad de RSVP, el comportamiento es diferente en función de si ha habilitado el RSVP a nivel de curso o de sesión. Consulte el capítulo Sincronización de eventos existentes.

Si posteriormente se realizan cambios en la sesión ILT, por ejemplo, creando nuevos eventos o cambiando la fecha de un evento existente, la invitación de calendario existente se actualizará y todos los alumnos inscritos recibirán una invitación de calendario actualizada.

A tener en cuenta: Si el ajuste Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo se desactiva a cualquier nivel (plataforma, curso o sesión) después de haberse enviado las invitaciones cuando el ajuste estaba activo, los eventos correspondientes se cancelarán en los calendarios de los alumnos.

Sincronización de eventos existentes

Si activa la función de invitaciones de calendario (RSVP) a nivel de curso después de crear eventos ILT dentro de una sesión, dichos eventos preexistentes no se sincronizarán automáticamente. Para asegurar una correcta sincronización, deberá actualizar o volver a crear los eventos manualmente. Como alternativa, puede habilitar en su lugar la funcionalidad a nivel de sesión para asegurar una correcta sincronización. Consulte la siguiente tabla para obtener más detalles.