Presentación

Este artículo detalla la integración de Docebo Connect con el calendario de Microsoft Outlook 365, que sincroniza las invitaciones a sesiones VILT de Docebo con los calendarios de Outlook de los usuarios. Se aprovecha Docebo Connect para automatizar los flujos de trabajo y el intercambio de datos entre las plataformas. La guía abarca los pasos de configuración tanto para Docebo como para Outlook, así como la gestión de los ajustes relacionados, como los webhooks. Esta integración optimiza la programación, garantizando que los alumnos puedan añadir fácilmente sesiones de formación virtual a sus calendarios personales.

Docebo Connect es un módulo de Docebo que actúa como conector entre su plataforma y sistemas SaaS de terceros, ayudándole a integrar su plataforma con más de 400 sistemas externos de terceros y reduciendo así el esfuerzo de integración.

Docebo Connect ofrece un extenso catálogo de conectores para los sistemas SaaS más populares, para gestionar flujos de trabajo automatizados (también conocidos como recetas) compartidos entre sistemas con el fin de intercambiar y compartir datos sobre la base de desencadenantes.

Tenga en cuenta que Docebo Connect aprovecha las API y la lógica empresarial ya existentes en los sistemas de integración y no crea otras nuevas. Además, Docebo Connect no gestiona flujos SSO con proveedores de identidad (como SAML, OpenID Connect, etc.), integraciones de JavaScript (como Google Analytics o Google Tag Manager) o integraciones de iframe (como Docebo OEM o Salesforce Canvas).

Docebo Connect para Microsoft Outlook 365 ofrece una forma de permitir que una cuenta de calendario de Outlook 365 proporcione invitaciones para las sesiones VILT en las que estén inscritos los usuarios pertinentes. Esto se logra mediante el uso de una integración secundaria de Docebo y webhooks y ofrece la ventaja de ser capaz de integrar un calendario de Outlook 365 sin el uso de archivos .ics con sincronización automatizada casi en tiempo real.

Para más información sobre la definición de los términos y conceptos utilizados a lo largo de este artículo, lea Glosario terminológico de Docebo Connect.

Activación de Docebo Connect

Para activar Docebo Connect en su plataforma o su entorno de pruebas, contacte con el gestor de su cuenta Docebo. Tenga en cuenta que, dependiendo de los requisitos de integración, puede haber costes asociados.

Antes de empezar

Todas las recetas para esta integración pueden encontrarse en la carpeta del proyecto. Esta carpeta debe considerarse como una "carpeta especial", ya que todas las recetas que contiene están sujetas a actualizaciones automáticas. De este modo, cualquier personalización que realice en las recetas situadas dentro de la carpeta podrá ser sobrescrita por Docebo. Para evitar que ocurra algo así, se recomienda encarecidamente crear una nueva carpeta del proyecto para cualquier receta que desee utilizar en la producción y copiar o clonar las recetas del interior de la carpeta del proyecto.

Es aconsejable crear una cuenta de servicio en Office 365 para su uso con la integración del calendario de Docebo. Esta cuenta de servicio debe tener una licencia válida de Office. Puede ser una cuenta que utilice una persona; sin embargo, usar una cuenta separada evitará que una cuenta personal se llene de entradas del calendario generadas por el sistema. Al probar esta integración, si dispone de una plataforma de pruebas, le sugerimos que utilice cuentas de Microsoft diferentes para la producción y las pruebas.

Para obtener más información sobre cómo clonar recetas y editar las llamadas de subrecetas, consulte Uso de Docebo Connect: Copiar recetas.

Puede encontrar una lista completa de las recetas utilizadas por esta integración, incluyendo la subreceta a la que llaman, en el capítulo Descripciones de las recetas.

Información de utilidad

Los webhooks de Docebo se utilizan para enviar eventos a una integración secundaria que crea la entrada del calendario. Consulte Creación y gestión de webhooks para obtener más información y familiarizarse con esta característica de la plataforma.

A tener en cuenta: Si el ajuste Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo se desactiva para un curso concreto después de que se hayan enviado invitaciones cuando el ajuste estaba activo, cualquier actualización futura de una sesión en el curso asociado en el que se haya enviado previamente una invitación hará que ese evento se cancele en el calendario del alumno.

Configuración

Configuración de Docebo

Para que la integración funcione correctamente, los calendarios externos deben estar habilitados en su plataforma. Para ello, haga clic en el icono de engranaje, luego haga clic en Ajustes avanzados y después en la pestaña ILT. Busque la opción Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo y active la casilla de verificación. A continuación, haga clic en Guardar cambios.

Configuración de Microsoft Outlook 365

Para poder conectarse a su calendario de Microsoft Outlook 365, deberá anotar el nombre del calendario que desee sincronizar con Docebo. Para ello, en primer lugar inicie sesión en su cuenta de Outlook 365 y haga clic en el icono de calendario para seleccionar su calendario.

A tener en cuenta: Debido a una limitación de Microsoft, Docebo Connect para el calendario de Microsoft Outlook 365 no admite subcalendarios y no registrará el RSVP para el subcalendario en Docebo. Con esta integración puede utilizarse solo el calendario primario de la cuenta.

Los nombres de sus calendarios podrán verse en la barra lateral izquierda de la vista del calendario de Outlook 365. Tome nota del nombre exacto del calendario primario, ya que necesitará esta información más adelante a la hora de configurar Docebo Connect.

Configuración de Docebo Connect

A tener en cuenta: Docebo Connect utiliza su propio ID y clave de cliente para el conector de Outlook. Por este motivo, no son necesarios cuando se conecta mediante el código de autorización.

A continuación, inicie sesión en la plataforma Docebo y haga clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha de su ventana. En la siguiente pantalla, busque Docebo Connect y haga clic en Gestionar.

En la pestaña Project (Proyecto) de Docebo Connect, cree una nueva conexión de Outlook utilizando su cuenta de Microsoft seleccionando Connections (Conexiones) en la barra lateral izquierda y pulsando a continuación el botón Create connection (Crear conexión).

Localice el conector de Outlook y haga clic en él en la lista de conexiones disponibles.

En la siguiente pantalla, asigne un nombre a su conector y seleccione la ubicación donde desee guardar la conexión en las carpetas de sus proyectos.

A continuación, pulse el menú desplegable Connection account type (Tipo de cuenta de conexión). Podrá elegir entre Common (Común), Tenant specific (Específica del inquilino), Consumer (Consumidor) y Organization (Organización). Consulte la tabla para obtener más información sobre estos tipos de cuentas:

A continuación, en el menú desplegable Authentication type (Tipo de autenticación), seleccione Authorization code grant (Concesión del código de autorización), si aún no es el tipo de autenticación elegido.

A continuación, en el cuadro Requested permissions (OAuth scopes) (Permisos solicitados (alcances de Oauth)), situado en el área Ajustes avanzados, añada el permiso Calendars.ReadWrite.

Consejo: Si también va a enviar invitaciones desde un calendario compartido, deberá añadir también el alcance Calendars.ReadWrite.Shared.

A continuación, pulse el botón Sign in with Microsoft (Iniciar sesión con Microsoft) para continuar.

A tener en cuenta:

• Para evitar posibles problemas, los alcances asignados al conector deben tener acceso de Application (Aplicación). Para acceder a estos permisos, en Azure, vaya a App registrations (Registros de aplicaciones). A continuación, en la barra lateral izquierda, expanda la opción Manage (Gestionar) y seleccione API permissions (Permisos de API). Puede encontrar los permisos en Microsoft Graph en la tabla ubicada bajo la sección Configured permissions (Permisos configurados).
  
  
  

  Tipo de cuenta de conexión	Tipo de autenticación	Aplicación de destino	Aplicación / Delegada
  Común	Concesión del código de autorización	Workato	Delegada
  Específica del inquilino	Concesión del código de autorización	Workato	Delegada
  Específica del inquilino	Credenciales del cliente	Aplicación personalizada	Aplicación
  Organización	Concesión del código de autorización	Workato	Delegada

Aparecerá una ventana solicitando permisos para acceder a sus datos. Pulse el botón Accept (Aceptar) para continuar.

Recibirá la confirmación de que su conexión se ha activado correctamente.

Configuración de la tabla de consulta de los ajustes de integración

A continuación, seleccione la pestaña Lookup table (Tabla de consulta) de Docebo Connect y localice la tabla Integration settings (Configuración de la integración).

Compruebe si las siguientes entradas de la tabla están presentes; si no, añada los datos correspondientes a la tabla.

La clave ADD_INSTRUCTOR_FLAG, cuando se establece en true, añade al instructor como asistente en el evento de Outlook. Si no desea añadir al instructor como asistente, establezca este valor en false.

La clave NOTIFICATION_MAIL_ID es la dirección de correo electrónico del usuario (o la lista de distribución, si esta tiene una dirección de correo electrónico estándar y puede aceptar correos electrónicos externos) que desee que reciba los mensajes de error, en caso de que se produzca uno en una tarea.

Si tiene otras integraciones de Docebo Connect configuradas y en funcionamiento, es posible que también encuentre datos sobre ellas en esta tabla. Puede ignorar dichas entradas sin más.

Configuración de la tabla de consulta de los webhooks de integración

A continuación, si aún no existe, cree una nueva tabla de consulta llamada integration-webhooks. La tabla de consulta integration-webhooks se utiliza en las siguientes recetas:

• Eliminar registro de webhooks de la tabla de consulta
• Evitar la ejecución duplicada de webhooks

Añada las siguientes columnas a la tabla (no es necesario que añada ningún valor a las columnas):

Webhooks

Para que la integración pueda sincronizarse correctamente con el calendario remoto, debe configurarse un webhook entre Docebo y Workato.

Haga clic en el icono de engranaje para acceder a las opciones administrativas, luego localice Docebo Connect y pulse Gestionar. En la pestaña Project (Proyecto) de Docebo Connect, localice la carpeta donde haya almacenado sus recetas de Outlook365 y haga clic en la receta llamada Docebo Learn events dispatcher - Webhook (Despachador de eventos de Docebo Learn - Webhook).

Dentro de la receta, haga clic en el primer elemento de esta para revelar una ventana deslizante en la que podrá encontrar una URL necesaria para configurar webhooks de Docebo. Pulse el botón Copy (Copiar) junto a la URL de la dirección del webhook de Workato para copiar el enlace al portapapeles.

A continuación, haga clic en el icono de engranaje y, en la siguiente ventana, localice los Webhooks y pulse Gestionar. A continuación, pulse el botón más en la esquina superior derecha de la ventana para añadir un nuevo webhook.

Dele al nuevo webhook un nombre significativo y pegue la URL que copiara de la receta Docebo Learn events dispatcher - Webhook en el campo URL de carga útil. A continuación, pulse el botón Eventos para seleccionar los eventos que activarán el webhook. En la ventana deslizante, seleccione los siguientes eventos:

• Course properties have been changed (Se han modificado las propiedades del curso)
• ILT external calendar event changed (Evento ILT de calendario externo modificado)
• ILT external calendar session changed (Sesión ILT de calendario externo modificada)
• Learning plan enrollment deleted (Inscripción en el plan de aprendizaje eliminada)

Pulse el botón Confirmar para añadir los eventos al nuevo webhook y, a continuación, en la sección Carga útil, marque Permitir a la plataforma agrupar cargas útiles de grupos. A continuación, pulse Guardar cambios.

Se le redirigirá de nuevo a la lista de webhooks disponibles, en la que podrá encontrar su nuevo elemento.

Para activar el webhook, pulse el botón de puntos suspensivos al final de la fila. En el menú desplegable resultante, seleccione Activar. El estado del webhook cambiará a Activo.

Recetas

Encontrará una lista completa de todas las recetas en el capítulo Descripciones de las recetas. La lista de recetas contiene información sobre qué tarea realiza la receta, qué evento desencadena la ejecución de la receta, qué receta debe iniciarse manualmente y una lista de subrecetas llamadas dentro de cada receta. Algunas recetas deben iniciarse después de haberse configurado todas las tablas y webhooks, ya que están desencadenadas por un evento temporizado. Para más información sobre el inicio de las recetas, consulte Uso de Docebo Connect: Acciones comunes de las recetas.

Errores del conector al iniciar recetas

En caso de que reciba un mensaje de error al iniciar las recetas, haga clic en la receta y desplácese a la pestaña Connections (Conexiones). En ella podrá seleccionar el conector adecuado que utilizar con la receta pulsando la flecha a la derecha junto a la conexión y seleccionando a continuación su conexión preconfigurada en el área Existing connections (Conexiones existentes).

Una vez que las recetas que deban iniciarse manualmente estén todas en marcha, su integración estará lista para usarse.

Pasos a seguir al crear un evento ILT

Al crear un nuevo curso en Gestión de cursos, haga clic en la pestaña Propiedades. En Opciones de inscripción, busque Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo y active la casilla junto a Habilitar la función de RSVP de los calendarios externos para todas las sesiones de este curso con el fin de permitir que este curso envíe invitaciones a calendarios externos, como Microsoft Outlook 365.

A tener en cuenta: Si activa la funcionalidad de RSVP a nivel de curso, después de que se hayan creado ya sesiones y sus eventos, dichos eventos no se sincronizarán automáticamente. Para garantizar una sincronización correcta, deberá actualizar o volver a crear los eventos manualmente. Para más información, consulte el artículo Invitaciones de calendarios externos y RSVP para cursos ILT.

Si desea ocultar la lista de asistentes en el evento del calendario externo para todas las sesiones y eventos relacionados con este curso, marque la casilla Ocultar los asistentes en el evento del calendario externo para todas las sesiones y eventos relacionados de este curso.

Si lo prefiere, también puede definir esta acción sesión por sesión haciendo clic en la pestaña Sesiones y, después, en la sesión para la que desee activar o desactivar esta función. En la pestaña Propiedades de la sesión, en la sección General, encontrará Invitaciones de inscripción a través de un calendario externo. Al marcar la casilla en esta sección, podrá personalizar la función. Si anteriormente marcó la casilla en la sección Gestión de cursos / Propiedades, encontrará el botón de opción junto a Habilitar la opción de RSVP de los calendarios externos para esta sesión seleccionado, con la opción marcada como predeterminada. De lo contrario, si no activó previamente Habilitar la función de RSVP de los calendarios externos para todas las sesiones de este curso, el botón de opción junto a Desactivar la opción de RSVP de los calendarios externos para esta sesión estará seleccionado y dicha opción estará marcada como predeterminada. Simplemente activando el botón de opción no seleccionado podrá anular la configuración predeterminada del curso para esta sesión en particular.

A tener en cuenta: Si los asistentes responden a una invitación utilizando la opción No enviar una respuesta en Outlook, el estado de RSVP permanecerá como "esperando" en la plataforma Docebo.

Gestión de la plantilla de mensajes

Las plantillas de mensajes en Docebo Connect le permiten personalizar el aspecto y el contenido de los mensajes mediante códigos abreviados enviados a sus usuarios por correo electrónico. Para obtener más información sobre cómo funcionan y se configuran las plantillas de mensajes, consulte la base de conocimientos de Workato (se abre en una nueva pestaña).

Detalles de la plantilla

La plantilla de mensajes utilizada por la receta de Docebo Connect para el calendario de Microsoft Outlook 365 utiliza las siguientes entradas y sus respectivos códigos abreviados:

La plantilla ha sido estructurada para mostrar un valor solo si este está realmente definido.

Para una mayor personalización de la plantilla, por ejemplo, si desea añadir entradas y códigos abreviados adicionales, consulte la base de conocimientos de Workato (se abre en una nueva pestaña).

Generación de enlaces de sesión

La receta Get message template (Obtener plantilla de mensajes) se ocupa de acceder y rellenar la plantilla de mensajes con las entradas requeridas, generando después el contenido final que se utilizará como descripción del evento del calendario.

El enlace de la sesión se compone de una combinación de códigos abreviados y una estructura de URL establecida:

https://{lms_base_uri}/learn/course/{course_id}/session/{session_id}/{session_name_slug}

https://platform.example.com/learn/course/190/session/54/example-session

A tener en cuenta: La receta Get message template ya tiene los valores necesarios para generar el enlace de la sesión, excepto la URI de base.

Hay dos formas posibles de añadir el enlace de la sesión a la plantilla del mensaje:

• Genere el enlace de la sesión tomando como base el ejemplo proporcionado más arriba directamente en la receta y, a continuación, añada una nueva entrada y un código abreviado como enlace de la sesión a la plantilla del mensaje.
• Añada la URI de base como entrada y código abreviado a la plantilla del mensaje y genere el enlace de la sesión en la plantilla del mensaje utilizando los códigos abreviados.

Personalizar plantillas de mensajes

Si ha personalizado su plantilla de mensajes, tendrá que crear una nueva plantilla y editar las recetas en las que esté rellenada. A continuación se describen los pasos necesarios para crear una nueva plantilla de mensajes, así como la receta de la llamada.

A tener en cuenta: Sus recetas clonadas deben editarse para prevenir que una actualización de la receta revierta a la plantilla de mensajes predeterminada. Por favor, consulte Uso de Docebo Connect: Copia de recetas para obtener más información sobre la copia de recetas.

Los pasos necesarios para clonar una plantilla de mensajes deben llevarse a cabo en el siguiente orden:

1. Crear una nueva plantilla de mensajes utilizando la información de la plantilla original.
2. Actualizar la receta clonada con la información de la nueva plantilla de mensajes.

En este artículo se proporciona una plantilla de ejemplo y el archivo JSON necesario para crear una nueva plantilla que sea compatible con las recetas existentes y que se pueda copiar y pegar en Docebo Connect.

Crear una nueva plantilla de mensajes

Para crear una nueva plantilla, navegue hasta la pestaña Message templates (Plantillas de mensajes) en Docebo Connect.

A continuación, pulse el botón New template (Nueva plantilla) para abrir el editor de plantillas de mensajes.

En la siguiente pantalla, pulse el icono del lápiz situado junto al título New template para darle un nombre a su plantilla.

A continuación, pase al cuadro de texto del cuerpo de la plantilla.

A continuación, copie en su portapapeles la información del cuerpo de la plantilla que se proporciona aquí:

<html>
  <body>
    <div class="courseDetails">
      <p>
        <b><u><i>Detalles del curso</i></u></b><br>
        {{#course_name}}
          <b>Nombre del curso:</b> {{course_name}}<br>
        {{/course_name}}
        {{#course_description}}
          <b>Descripción del curso:</b> {{&course_description}}<br>
        {{/course_description}}
      </p>
    </div>
    <div class="sessionDetails">
      <p>
        <b><u><i>Detalles de la sesión</i></u></b><br>
        {{#session_name}}
          <b>Nombre de la sesión:</b> {{session_name}}<br>
        {{/session_name}}
        {{#session_description}}
          <b>Descripción de la sesión:</b> {{&session_description}}<br>
        {{/session_description}}
        {{#session_name_slug}}
          <b>URL de la sesión:</b> Haga clic en <a href="https://{lms_base_URI}/learn/course/{{&course_id}}/session/{{&session_id}}/{{&session_name_slug}}" target="_blank">here</a> to access the session<br>
        {{/session_name_slug}}
      </p>
    </div>
    <div class="eventDetails">
      <p>
        <b><u><i>Detalles del evento</i></u></b><br>
        {{#event_name}}
          <b>Nombre del evento:</b> {{event_name}}<br>
        {{/event_name}}
        {{#event_description}}
          <b>Descripción del evento:</b> {{&event_description}}<br>
        {{/event_description}}
        {{#webinar_tool}}
          <b>Herramienta de seminario web:</b> {{webinar_tool}}<br>
        {{/webinar_tool}}
      </p>
    </div>
    {{#is_location_present}}
      <div class="locationDetails">
        <p>
          <b><u><i>Detalles de la ubicación</i></u></b><br>
          {{#location_name}}
            <b>Nombre de la ubicación:</b> {{location_name}}<br>
          {{/location_name}}
          {{#location_address}}
            <b>Dirección de la ubicación:</b> {{location_address}}<br>
          {{/location_address}}
          {{#location_phone_number}}
            <b>Contacto de la ubicación:</b> {{location_phone_number}}<br>
          {{/location_phone_number}}
          {{#location_email}}
            <b>Correo electrónico de la ubicación:</b> {{location_email}}<br>
          {{/location_email}}
          {{#location_direction}}
            <b>Indicaciones de la ubicación:</b> {{&location_direction}}<br>
          {{/location_direction}}
          {{#location_accommodations}}
            <b>Alojamientos de la ubicación:</b> {{&location_accommodations}}<br>
          {{/location_accommodations}}
          {{#location_other_info}}
            <b>Información adicional de la ubicación:</b> {{&location_other_info}}<br>
          {{/location_other_info}}
        </p>
      </div>
    {{/is_location_present}}
    {{#is_classroom_present}}
      <div class="classroomDetails">
        <p>
          <b><u><i>Detalles del aula</i></u></b><br>
          {{#classroom_name}}
            <b>Nombre del aula:</b> {{classroom_name}}<br>
          {{/classroom_name}}
          {{#classroom_details}}
            <b>Detalles del aula:</b> {{&classroom_details}}<br>
          {{/classroom_details}}
          {{#classroom_seats}}
            <b>Plazas disponibles del aula:</b> {{classroom_seats}}<br>
          {{/classroom_seats}}
          {{#classroom_equipment}}
            <b>Equipamientos del aula:</b> {{&classroom_equipment}}<br>
          {{/classroom_equipment}}
        </p>
      </div>
    {{/is_classroom_present}}
  </body>
</html>

A continuación, pegue el texto de la plantilla en el cuadro de texto Template body (Cuerpo de la plantilla). El texto pegado resalta automáticamente todo el html utilizado para el formato, así como todos los parámetros de entrada.

Sucesivamente, en el campo Template input (Entrada de la plantilla), pulse el botón Use JSON (Utilizar JSON).

Después, copie el siguiente código en su portapapeles:

{
"course_id": "value",
"course_name": "value",
"course_description": "value",
"session_id": "value",
"session_name": "value",
"session_name_slug": "value",
"session_description": "value",
"event_id": "value",
"event_name": "value",
"event_description": "value",
"webinar_tool": "value",
"location_name": "value",
"location_address": "value",
"location_phone_number": "value",
"location_email": "value",
"location_direction": "value",
"location_accommodations": "value",
"location_other_info": "value",
"classroom_name": "value",
"classroom_details": "value",
"classroom_seats": "value",
"classroom_equipment": "value",
"is_location_present": true,
"is_classroom_present": true
}

En la ventana Generate schema (Generar esquema), seleccione Paste JSON sample (Pegar ejemplo de JSON) en el menú desplegable y pegue el código en el cuadro JSON sample (Ejemplo de JSON), sobrescribiendo los corchetes existentes. Después, pulse Next (Siguiente).

En el siguiente paso, revise el árbol del JSON de ejemplo y pulse el botón Generate schema.

Al volver a la pantalla anterior, encontrará la Template input (Entrada de plantilla) creada. Para terminar de crear su plantilla, pulse el botón Create (Crear).

Ahora se ha creado su nueva plantilla de mensajes. Para utilizar la nueva plantilla de mensajes, deberá editarse la receta Get message template. Para ello, vaya a la carpeta en la que estén situadas sus recetas del calendario de Microsoft Outlook 365 y haga clic en la receta Get message template.

A continuación, en la receta, pulse Edit (Editar).

En el modo de edición, localice y pulse la acción llamada Create message using Outlook calendar event template template (Crear mensaje utilizando la plantilla de eventos del calendario de Outlook). En la barra lateral resultante, localice el menú desplegable Document template (Plantilla de documentos) y seleccione la plantilla que acaba de crear en lugar de la Plantilla de evento del calendario de Outlook (Outlook calendar event template). Observará que, una vez que cambie esta plantilla, la acción se actualizará. A continuación pulse Save (Guardar) y luego inicie la receta.

Descripciones de las recetas