Gestión de las habilidades de sus usuarios

Presentación

Como Superadministrador, puede que tenga que gestionar las habilidades de los usuarios. Esto significa comprender qué habilidades necesitan mejorar sus usuarios y buscar contenido que les resulte útil para alcanzar sus objetivos y mantenerlos motivados. Hablamos de una actividad continuada y a la que hay que dedicar siempre mucho tiempo, sobre todo si también debe gestionar la plataforma y su contenido.

El objetivo de la Gestión de habilidades es ayudarle a automatizar algunas de las tareas que conforman el proceso continuado de gestión de habilidades. Tendrá a su disposición un catálogo de habilidades predefinidas, además de las que cree desde cero, y se implicará a los usuarios en la identificación de sus propias habilidades. Por último, los procesos de la plataforma recopilarán y seleccionarán los contenidos adecuados para cada usuario.

Este artículo conforma una guía sobre cómo gestionar sus habilidades a través de Docebo Learn. También tiene la opción de gestionar habilidades integrando una plataforma externa de gestión de talentos o un sistema de información de recursos humanos.

Puede saber más sobre cómo maximizar la experiencia con las habilidades en el artículo Buenas prácticas para la configuración y el aprovechamiento de habilidades en su plataforma.

Activación de las habilidades

Tenga en cuenta que todas las funciones relacionadas con las habilidades están disponibles únicamente si en su plataforma está activa la aplicación Habilidades. Para activarla, contacte con Docebo a través del Centro de ayuda o su gestor de cuentas (si su plan incluye esta opción).

Gestión de canales basados en IA

La función de gestión de habilidades tiene su base en los canales basdos en IA. Si usa esta función, asegúrese de que el canal Mis habilidades u otro canal basado en IA esté activado. Para ello, inicie sesión como Superadministrador en la plataforma y acceda al elemento Canales en Contenido y entrega (icono de carpeta). Busque el canal Mis habilidades en la lista de canales de esta página y pulse la marca de verificación que hay en la fila del canal correspondiente a la columna Publicado para que se active poniéndose en verde. Como alternativa, puede crear su propio canal personalizado basado en la IA y publicarlo.

Después de pulsar la marca de verificación, lea el mensaje de la casilla emergente y pulse Activar. Al activar el canal Mis habilidades u otro canal basado en la IA, se les pedirá a todos los usuarios suyos que puedan verlo que rellenen sus habilidades al volver a iniciar sesión en la plataforma, ya sea desde la página Mis habilidades de su perfil o desde su página Panel de control de habilidades. Si no está publicado ni el canal Mis habilidades ni ningún otro canal basado en IA, estas páginas no serán visibles para los usuarios. 

Tras activarse el canal Mis habilidades desde el área de gestión de canales, se proporcionará un nuevo canal a sus alumnos (siempre que les asigne visibilidad para el mismo). Podrá accederse a este canal tanto desde la página Todos los canales como desde la página integrada Mis habilidades que se añade automáticamente a todos sus menús activos en la plataforma al activar el canal Mis habilidades. Más información sobre cómo gestionar la visibilidad de la página Mis habilidades del mismo modo que cualquier otra página de la plataforma.

Puede configurar el canal Mis habilidades del mismo modo que cualquier otro canal basado en la IA de la plataforma, con diferentes opciones dependiendo de si ha activado el módulo Discover, Coach & Share. Más información sobre cómo configurar canales basados en la IA con Discover, Coach & Share y configurar canales sin Discover, Coach & Share.

La página Gestión de habilidades

En la página Gestión de habilidades encontrará dos pestañas: Grupos de habilidades y Catálogo de la plataforma.

La pestaña Grupos de habilidades enumera los grupos de habilidades disponibles en su plataforma. La tabla muestra el nombre de cada grupo de habilidades, su visibilidad, el número de habilidades que tiene asignadas, el catálogo del que procede (catálogo de Docebo o el de su propia plataforma), el número de canales basados en la IA a los que está asignado y si el grupo de habilidades está publicado o no.

Puede personalizar el diseño de la tabla para visualizar solo las columnas que le interesen. Para ello, haga clic en el icono Gestión de columnas de la parte superior de la tabla y seleccione las columnas que desee incluir en la vista de tabla. Puede arrastrar y soltar las columnas en la lista para clasificarlas conforme a sus necesidades.

Puede filtrar el contenido haciendo clic en el icono de filtro de la parte superior de la tabla para ver la lista completa de filtros y efectuar su selección. Los filtros se aplican en tiempo real. Además, puede utilizar el área de búsqueda de texto libre para buscar grupos de habilidades u ordenar las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna. Recuerde que no todas las columnas se pueden ordenar.

La pestaña Catálogo de la plataforma enumera todas las habilidades que haya elegido tener en su plataforma. La tabla muestra el nombre e ID unívoco de cada habilidad, su fuente (si procede del catálogo de Docebo o del catálogo de su propia plataforma) y el número de conjuntos de habilidades, usuarios y la cantidad de contenidos a los que está asignada.

Puede personalizar el diseño de la tabla para visualizar solo las columnas que le interesen. Para ello, haga clic en el icono Gestión de columnas en la parte superior de la tabla y seleccione las columnas que desee incluir en la vista de tabla. Puede arrastrar y soltar las columnas en la lista para clasificarlas conforme a sus necesidades.

Puede filtrar el contenido haciendo clic en el icono de filtro de la parte superior de la tabla para ver la lista completa de filtros y efectuar su selección. Los filtros se aplican en tiempo real. Además, puede utilizar el área de búsqueda de texto libre para buscar grupos de habilidades u ordenar las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna.

Las habilidades de su Catálogo de la plataforma pueden crearse desde cero (Habilidades personalizadas) o seleccionarse del catálogo de Habilidades de Docebo. Habilidades de Docebo es un extenso catálogo de habilidades divididas por categorías que abarcan la mayor parte de las tareas de los usuarios disponibles en los principales sectores. 

El catálogo completo de habilidades de Docebo está disponible como el conjunto de habilidades llamado Todas las habilidades en la pestaña Conjuntos de habilidades.

Creación y gestión de habilidades

Puede rellenar su Catálogo de la plataforma creando nuevas habilidades desde cero o añadiendo habilidades del Catálogo de Docebo.

Para crear o añadir una habilidad, seleccione el botón más de la esquina superior derecha de la página Gestión de habilidades y, a continuación, pulse Crear nueva habilidad. En el panel que se abre a la derecha, en la sección Tipo de habilidad, puede elegir entre crear una habilidad personalizada desde cero o elegir una de entre las Habilidades de Docebo. 

A tener en cuenta: Las descripciones de las habilidades, tanto para las habilidades personalizadas como en el caso de las descripciones preexistentes de habilidades de Docebo, son visibles para los Superadministradores, los superiores que sugieran habilidades a sus subordinados y los alumnos en su Panel de control de habilidades, cuando esté habilitado. Más información sobre la configuración de Mi equipo y el Panel de control de habilidades.

Si elige crear una nueva habilidad, se le pedirá que introduzca un nombre y una descripción. Si opta por añadir una habilidad de entre las Habilidades de Docebo, puede elegir seleccionar una o más habilidades de este catálogo, así como filtrarlas por categorías o tareas.

Cuando haya terminado, pulse el botón Confirmar de la parte inferior de la página. 

¡Enhorabuena! Su habilidad se ha creado correctamente. Una vez creada la habilidad, será visible en el Catálogo de la plataforma. 

Para editar, asignar o eliminar una habilidad, busque la habilidad que desee editar, asignar o eliminar, haga clic en el botón de puntos suspensivos al final de su fila y seleccione la opción pertinente. 

Puede asignar o eliminar varias habilidades a la vez marcando las casillas de verificación junto a sus nombres para seleccionarlas, haciendo clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccionando el botón Eliminar. 

A tener en cuenta: Si elimina una habilidad desde el Catálogo de la plataforma, se eliminará de todo el contenido y los usuarios que la tengan asignada. Por tanto, los usuarios que hayan seleccionado dicha habilidad perderán todo el contenido relacionado con ella.

Creación y gestión de conjuntos de habilidades

La pestaña Conjuntos de habilidades enumera todos los grupos de habilidades ya configurados en su plataforma. 

El grupo Todas las habilidades está disponible en su plataforma de forma predeterminada y recopila todas las habilidades del catálogo de Docebo. No puede editar su contenido, pero puede gestionar sus detalles y su visibilidad tal y como se describe más adelante en esta sección. Asimismo, encontrará algunos conjuntos de habilidades predefinidos con las áreas más habituales a modo de ejemplo y punto de partida para los conjuntos de habilidades que puede crear para su empresa. Puede gestionar estos conjuntos igual que cualquier otro grupo de habilidades que haya creado manualmente.

Para crear un grupo nuevo, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y, a continuación, en Crear nuevo grupo de habilidades. En el panel derecho, introduzca un nombre para el grupo y pulse Crear y editar para acceder al área de configuración del grupo. 

El área de configuración del grupo se divide en dos pestañas: Propiedades y Habilidades. 

La pestaña Propiedades se divide en dos secciones: General y Visibilidad. Use la pestaña General para gestionar el nombre y la descripción del grupo. El campo Asignación de habilidades no puede editarse y se queda fijo en Plataforma cuando se crea manualmente un grupo de habilidades, ya que el único grupo asignado al catálogo de Docebo es el de Todas las habilidades. 

El área Canales agregadores muestra el canal al que la plataforma subirá de manera continuada el contenido necesario para mejorar las habilidades de sus usuarios.

Aquí puede asignar canales basados en IA al grupo de habilidades seleccionado: para ello, haga clic en el botón Asignar canales basados en IA, seleccione los canales que desee asignar en el panel derecho y haga clic en Asignar.

No olvide que también es posible asignar diferentes grupos de habilidades a un canal basado en IA desde la página de Gestión de canales al crear y editar un canal.

Vaya a la pestaña Visibilidad para establecer si el grupo de habilidades estará disponible para todos los usuarios incluidos en grupos o ramas o solo para los usuarios de los grupos o las ramas que haya seleccionado. No se puede asignar un grupo de habilidades a un solo usuario. 

Solo los usuarios incluidos en grupos o en ramas pueden beneficiarse de esta característica.

En el área Habilidades asignadas se indican las habilidades asociadas al grupo. Desde aquí, puede asignar habilidades al grupo o anular dicha asignación. Para añadir habilidades al grupo seleccionándolas desde el Catálogo de la plataforma, haga clic en el botón más y, después, en el botón Agregar habilidades del catálogo de la esquina superior derecha. Puede buscar habilidades específicas. Seleccione las habilidades que desee agregar al grupo marcando las casillas de verificación junto a los nombres de las habilidades y haga clic en Confirmar para finalizar la operación.

También puede crear una nueva habilidad que asociar al grupo o elegir una de entre las Habilidades de Docebo. Para ello, después de hacer clic en el botón más, seleccione Crear nueva habilidad. Consulte el capítulo anterior para saber más sobre la creación de nuevas habilidades.

Las habilidades asignadas a un grupo aparecen en la pestaña Habilidades. Para anular la asignación de una habilidad a un grupo, haga clic en el icono de la carpeta tachada del final de la fila de las habilidades. Si anula la asignación de una habilidad a un grupo de habilidades, los usuarios asignados a esa habilidad perderán todo el contenido relacionado con la habilidad.

Puede anular la asignación de varias habilidades a un grupo al mismo tiempo. Para esto, selecciónelas marcando las casillas de verificación junto a sus nombres, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccione Anular la asignación al grupo de habilidades. 

A tener en cuenta: Si anula la asignación de una habilidad a un grupo de habilidades, los usuarios que seleccionaran dicha habilidad seguirán teniéndola asociada a sus perfiles.

Los contadores Usuarios y Contenido reflejan, respectivamente, el número de usuarios que se han asignado la habilidad y el número de unidades de contenido —tanto cursos formales como activos— asignadas a la habilidad. 

Cuando lo tenga todo listo, haga clic en Guardar cambios para confirmar los cambios que haya realizado en el grupo de habilidades. Cuando se cree un grupo de habilidades, este aparecerá en la página Gestión de habilidades y su estado será No publicado; es decir, no estará disponible para los usuarios de la plataforma. No olvide cambiar el estado a Publicado en la barra de publicación para que esté disponible en su plataforma.

Puede editar o eliminar el grupo de habilidades en cualquier momento haciendo clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila de grupos y seleccionando la opción correspondiente. 

Eliminación de un grupo de habilidades

Para eliminar un grupo de habilidades, entre en la página Gestión de habilidades, haga clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila del grupo y seleccione la opción correspondiente.

Si elimina un grupo de habilidades, los usuarios que hayan seleccionado las habilidades incluidas en el grupo dejarán de estar asociados con dichas habilidades y con el contenido relacionado con las habilidades en la página del canal Mis habilidades. 

Asignación de habilidades a cursos y activos

En su plataforma puede asignar habilidades a cursos y activos para ayudar a los alumnos a encontrar el contenido adecuado para ellos, mejorar las recomendaciones basadas en habilidades y mejorar la búsqueda de contenidos. Puede asignar habilidades manualmente o hacer que la inteligencia artificial de la plataforma asigne habilidades automáticamente en su lugar.

Como Superadministrador, puede decidir si los usuarios y Usuarios avanzados podrán ver todas las habilidades de su Catálogo de la plataforma al asignar habilidades a cursos y activos. En el Menú de navegación, haga clic en Ajustes avanzados en Configuración (icono de llave inglesa), Configuración y herramientas de la plataforma y vaya a la pestaña Gestión de habilidades. Seleccione la opción Habilitar la visibilidad completa del catálogo para usuarios y Usuarios avanzados. Si no está marcada la opción, los usuarios y Usuarios avanzados solo verán las habilidades para las que tengan visibilidad al asignarse habilidades a cursos y activos.

Asignación de habilidades a cursos

Para asignar habilidades a un curso como Superadministrador o Usuario avanzado con permisos, vaya al área Cursos en Contenido y entrega (icono de carpeta), localice el curso que desee y haga clic en su descripción para entrar en el modo de edición. Vaya a la pestaña Propiedades, a la pestaña vertical Detalles y al área Habilidades asignadas. Si hay habilidades asignadas automáticamente por la IA de la plataforma, estarán marcadas con "(IA)".

Desde aquí, puede añadir al curso habilidades de forma manual o importar las habilidades asignadas a otro curso de la plataforma. Puede asociar hasta 50 habilidades por curso.

• Añadir habilidades manualmente. Para añadir habilidades manualmente, haga clic en Asignar habilidades y, a continuación, seleccione las habilidades que le interesen en el panel derecho. Utilice los filtros del panel para explorar las habilidades en función de lo que necesite. Haga clic en Confirmar para completar la acción.
• Importar habilidades de otro curso. Haga clic en Importar desde el curso y, en el panel que se abrirá a la derecha, seleccione el curso desde el que desee importar las habilidades. Haga clic en Confirmar para continuar.

A tener en cuenta: Si su Catálogo de la plataforma está vacío, al añadir habilidades manualmente las deberá tomar directamente de las Habilidades de Docebo. Si el Catálogo de la plataforma cuenta con entradas, se marcará automáticamente el filtro Mostrar solo las habilidades del Catálogo de la plataforma para que solo vea las habilidades que haya añadido a su catálogo.
Recuerde también: Los Usuarios avanzados solo podrán asignar habilidades a los cursos que gestionen.

Asignación de habilidades a activos

El contenido en forma de activos solo estará disponible si tiene activo Discover, Coach & Share en su plataforma.

Para asignar habilidades a un activo, después de subirlo mediante la función Compartir contenido, haga clic en el menú de puntos suspensivos del final del área del activo de la página Compartir contenido y haga clic en Editar activo.

Vaya al área Habilidades e introduzca los nombres de las habilidades que desee asignar al activo. Si hay habilidades asignadas automáticamente por la IA de la plataforma, estarán marcadas con "(IA)". Puede asignar hasta 50 habilidades a cada activo y 15 a cada curso. Tenga presente que, si escribe un sinónimo de la habilidad principal, se le sugerirá siempre la habilidad principal.

No solo eso, la inteligencia artificial analizará el contenido de aprendizaje, identificará frases clave y sugerirá habilidades automáticamente. Esto supone que las habilidades pueden introducirse de forma manual o las puede calcular automáticamente la inteligencia artificial y seleccionarlas en consecuencia. Gracias a esto, es más sencillo añadir habilidades a su contenido.

Autoasignación de habilidades por parte de los usuarios

Si ha activado el canal Mis habilidades, se pedirá a los usuarios que seleccionen su empleo y sus habilidades y realicen una autoevaluación de las mismas al iniciar sesión por primera vez. Más información sobre la configuración de habilidades por parte de los mismos usuarios.

Restablecimiento de las habilidades de sus usuarios

Como Superadministrador, puede restablecer las habilidades de sus usuarios desde la página Usuarios. Localice el perfil que busque, haga clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila y seleccione la opción Restablecer perfil de habilidades. En una ventana emergente aparecerán el nombre del usuario y un resumen de las habilidades que haya seleccionado. Haga clic en Restablecer para confirmar su acción. 

Puede realizar la misma acción en varios usuarios al mismo tiempo seleccionándolos mediante la casilla de verificación junto a sus nombres. Después, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la tabla y seleccione Restablecer perfiles de habilidades. Haga clic en Restablecer para confirmar su acción.

A tener en cuenta: Al restablecer las habilidades de un usuario, se le pedirá a este que seleccione su empleo y configure sus habilidades de nuevo al iniciar sesión. Si los usuarios que ha seleccionado no habían seleccionado esas habilidades o esa tarea, no será posible restablecer sus habilidades.

Consejos y trucos

Al iniciar sesión en la plataforma, es posible que sus usuarios vean una ventana emergente con una invitación a probar los objetivos de las habilidades. Si no utiliza las habilidades, puede deshabilitar este mensaje desactivando la opción Habilitar Descripción general de habilidades y panel de control de habilidades en los Ajustes avanzados de su plataforma. Consulte el artículo Configuración de Mi equipo como Superadministrador para obtener información adicional.