Gestión de las inscripciones en cursos y sesiones – Docebo Help & Support

Presentación

Los usuarios pueden ser inscritos en cursos por Superadministradores, Usuarios avanzados (con permisos) e instructores, o bien pueden autoinscribirse.

Este artículo describe cómo los Superadministradores y Usuarios avanzados pueden gestionar las inscripciones de los usuarios en la plataforma.

Otros artículos de la base de conocimientos proporcionan información sobre:

Gestión de inscripciones desde la pestaña Inscripciones

Una vez que haya inscrito a usuarios en un curso, sus inscripciones aparecerán enumeradas en la pestaña Inscripciones del curso.

Para llegar a esta pestaña, acceda al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos. Haga clic en el título del curso y vaya a la pestaña Inscripciones.

De manera opcional, en la página Cursos, haga clic en el elemento que se muestra en la columna Inscripciones del curso, que indica el número de usuarios inscritos.

Puede personalizar la disposición de la tabla para que aparezcan solo las columnas que le interesen. Para ello, haga clic en Columnas y seleccione las columnas (como máximo nueve) que desee incluir en la tabla. Utilice el comando de cambio de posición al principio del nombre de la columna para arrastrar y soltar las columnas en la lista y ordenarlas en función de sus preferencias.

Puede filtrar el contenido de la tabla haciendo clic en Filtros y seleccionando los filtros disponibles, que se aplican en tiempo real. A tener en cuenta: en este momento solo puede buscar usuarios por nombre o por apellido(s), pero no por su nombre completo.

Asimismo, puede utilizar el área de búsqueda de texto libre para buscar inscripciones y ordenar el contenido de algunas de las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna.

Haga clic en Tipo de inscripción para filtrar las inscripciones por inscripciones activas o inscripciones archivadas.

Desde esta página puede llevar a cabo diversas acciones, tanto para inscripciones individuales como para varias inscripciones a la vez. Cuando trabaje a nivel individual, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario.

Puede llevar a cabo las siguientes acciones:

Estadísticas de usuario	Acceso a las estadísticas del usuario en el curso (solo para los cursos de e-learning). Al seleccionar esta opción, se le redirigirá a la pestaña Informes del curso, en la que se muestra el Informe de resumen del curso ya filtrado para el usuario seleccionado.
Editar inscripción	Edite la inscripción del usuario cambiando su estado (por ejemplo, de En curso a Completado) y gestionando la fecha límite de la inscripción y los campos adicionales. Al cambiar el estado de inscripción a Completado, también puede establecer la fecha y hora de finalización de la inscripción y la puntuación. Solo para los cursos de e-learning, también puede cambiar el nivel del usuario en el curso (por ejemplo, de alumno a instructor). Consejo: Si necesita realizar un seguimiento del motivo por el que se editan las inscripciones, considere crear un campo adicional de inscripción (de texto) no obligatorio especialmente para seguir las actualizaciones. El campo de texto se mostrará en el panel Editar inscripción a la derecha.
Inscribir en sesiones	Solo para los cursos ILT/VILT. En el panel deslizante, seleccione las casillas de verificación junto a las sesiones en las que desee inscribir al usuario y pulse Inscribir. Para más información, consulte el capítulo Inscripción de usuarios en múltiples sesiones del artículo Inscripción de usuarios en cursos de formación guiada por un instructor (ILT) y formación virtual guiada por un instructor (VILT).
Restablecer el rango de fechas para el acceso	Borra la validez del periodo de visibilidad y hace que el curso esté siempre visible y accesible para el usuario seleccionado.
Cambiar estado	Cambie rápidamente el estado del usuario (por ejemplo, de En curso a Completado). Debe tenerse en cuenta que algunos estados pueden estar deshabilitados, en función del estado actual del usuario. La función de cambio de estado del usuario también se utiliza para inscribir a usuarios en el curso desde la lista de espera.
Enviar correo electrónico	Utilice esta opción para enviar un correo electrónico al usuario. Al enviar correos electrónicos a usuarios desde esta área, se abrirá un panel deslizante para que redacte el mensaje. Escriba la dirección de correo electrónico del remitente, la dirección de CC (si es necesario) y el asunto del mensaje y redacte el mensaje de correo electrónico ayudándose de las opciones de formato disponibles. Al integrar vídeos en el mensaje (ya sea a través de un enlace o HTML), recuerde que el destinatario del mensaje podría verlos de forma diferente, también en función de su proveedor de correo electrónico. Si hay establecida una dirección de correo electrónico de CC, dicha cuenta recibirá un correo electrónico por cada destinatario. Le sugerimos que realice algunas pruebas antes de enviar el mensaje a los destinatarios. Tiene disponibles los siguientes códigos abreviados para insertarlos en el mensaje del correo electrónico: [username] = nombre de usuario del usuario [first_name] = nombre de pila del usuario (si está configurado) [last_name] = apellido(s) del usuario (si están configurados) [email] = nombre del correo electrónico del usuario (si está configurado) [course_code] = código del curso (si está configurado) [course_name] = título del curso [course_description] = descripción del curso [course_link] = enlace que lleva directamente al curso al hacer clic en él. Si el número de correos electrónicos a enviar supera los 20, se iniciará una tarea en segundo plano para procesarlos. → Para garantizar que los correos electrónicos se entreguen de forma fiable, la dirección del remitente deberá usar un dominio de correo electrónico correctamente configurado.
Cancelar la inscripción de	Se cancela la inscripción del usuario en el curso. Cuando esta opción está deshabilitada, significa que el usuario ha sido inscrito en el curso como consecuencia de su inscripción en un plan de aprendizaje que incluye el curso. En este caso, la inscripción del usuario en el curso no se puede cancelar, ya que esto rompería la integridad lógica del plan de aprendizaje: deberá cancelar la inscripción del usuario en el plan de aprendizaje en primer lugar para que la acción de cancelar la inscripción en el curso esté disponible. Tenga en cuenta que, cuando los usuarios cancelan su inscripción en un curso o lo hace otra persona, se mantiene su seguimiento en la plataforma, para que puedan continuar desde donde lo dejaron si se vuelven a inscribir en el curso o alguien lo hace por ellos. Si los alumnos completaron el curso antes de que se cancelara su inscripción, al volver a inscribirse en el curso o si alguien los vuelve a inscribir, su estado de inscripción aparecerá como Inscrito hasta que interactúen con el material para recuperar su seguimiento. La interacción requerida dependerá del tipo de material: Materiales de uso inmediato (como páginas HTML): los alumnos solo tendrán que abrir el material en el reproductor del curso. Materiales en paquetes (como SCORM o xAPI): los alumnos tendrán que acceder al reproductor del curso e iniciar el contenido. Después de la interacción, la plataforma actualizará el estado de inscripción en el curso de En curso a Completado.

Desde la página de las inscripciones, puede llevar a cabo la misma acción para varias inscripciones. Selecciónelas utilizando la casilla de verificación junto a los nombres de usuario y haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la tabla de inscripciones para editar las inscripciones rápidamente, cambiar el estado de los usuarios en el curso, cancelar la inscripción de usuarios en el curso, restablecer el rango de fechas para el acceso (para los cursos de e-learning), inscribir a usuarios en sesiones (para los cursos ILT/VILT) o enviar un correo electrónico. Al enviar un correo electrónico a múltiples destinatarios desde esta página, recuerde que se enviará a los usuarios seleccionados independientemente de su estado. Si ha seleccionado a usuarios inactivos, el correo electrónico también se les enviará a ellos.

Es posible que el menú Elegir una acción también muestre un enlace a un sitio web externo. Haga clic en esta opción para abrir el sitio web en una ventana emergente en la que podrá actuar, por ejemplo, para marcar que el usuario ha completado un curso en un sistema externo. Los enlaces a los sitios web externos deben crearse como campos adicionales de inscripción de iframe. Consulte el artículo Creación y gestión de campos adicionales de inscripción para más información sobre la creación y gestión de campos adicionales.

Notas sobre las modificaciones del estado de inscripción

Para los cursos de e-learning, al cambiar el estado de la inscripción de un usuario a Usuarios en espera, Inscripción por confirmar o Inscrito, si ha establecido un número determinado de días de validez para el curso en la pestaña Opciones de tiempo de las propiedades del curso y si selecciona la opción Iniciar cálculo desde la fecha de inscripción:

Configuración del periodo de validez de la inscripción

Cuando no haya un fin de la validez establecido para la inscripción, la plataforma calculará las fechas de inicio y fin de la inscripción de la siguiente manera:

Inicio de la validez de la inscripción: fecha y hora en que se cambia el estado.
Fin de la validez de la inscripción: fecha y hora en que se cambia el estado, junto con el número de días de validez establecidos en la pestaña Opciones de tiempo.

Gestión de las inscripciones para sesiones

Una vez que los alumnos estén inscritos en la sesión, tal y como se describe en el artículo Inscripción de usuarios en cursos de formación guiada por un instructor (ILT) y formación virtual guiada por un instructor (VILT), aparecerán enumerados en la pestaña Inscripciones y evaluaciones.

Puede acceder a la pestaña entrando en el curso desde el área Cursos, yendo a la pestaña Sesiones y seleccionando una sesión haciendo clic en su nombre. Vaya a la pestaña Inscripciones y evaluaciones.

De manera opcional, en la pestaña Sesiones, haga clic en el elemento que se muestra en la columna Usuarios inscritos de la sesión, que indica el número de usuarios inscritos.

Ahora, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la inscripción para gestionarla de acuerdo con las siguientes opciones:

Editar inscripción: Al hacer clic en esta opción, se abrirá un panel a la derecha. Puede cambiar el estado de inscripción del usuario en la sección Detalles de inscripción. Haga clic en Confirmar para guardar sus cambios.
Cambiar estado: Cambie directamente el estado de inscripción (por ejemplo, de En curso a Completado). Tenga en cuenta que algunos estados podrían estar deshabilitados, en función del estado actual del usuario. La función de cambio de estado del usuario también se utiliza para inscribir a usuarios en la sesión desde la lista de espera.
Evaluar: Esta opción está disponible solo si la evaluación/finalización de la sesión está configurada como Basada en evaluación. En el panel de la derecha, determine si el usuario seleccionado ha aprobado la sesión (es decir, todos los eventos que la componen) o no, o bien deje la opción como No configurado cuando no sea necesaria la evaluación o se vaya a realizar en el futuro. Determine la fecha de finalización del usuario para marcar la sesión como completada. De manera opcional, use la casilla de texto Puntuación para asignar una puntuación al usuario y adjuntar un archivo (como un certificado) si lo desea. Utilice la opción Marcar al usuario como presente en todos los eventos de la sesión para marcar la asistencia del usuario a todos los eventos incluidos en la sesión en lugar de hacerlo para cada evento, en la pestaña Asistencia. Por último, use el campo de texto Evaluación del rendimiento del alumno para añadir comentarios a la evaluación. Tenga en cuenta que los instructores no pueden evaluarse a sí mismos ni pueden ser evaluados por Superadministradores.
Enviar correo electrónico: Utilice esta opción para enviar un correo electrónico al usuario. Al enviar un correo electrónico a usuarios desde esta área, se abrirá un panel deslizante para que redacte el mensaje. Además del correo electrónico del destinatario y el cuerpo del mensaje, puede utilizar los códigos abreviados enumerados en el área de texto Mensaje. Se iniciará una tarea en segundo plano para procesar los correos electrónicos si el número de correos electrónicos a enviar supera los 20.
→ La dirección del remitente de correo electrónico debe utilizar un dominio de correo electrónico correctamente configurado.
Cancelar la inscripción de: Use esta opción para dar de baja al usuario de la sesión.

Desde la pestaña Inscripciones y evaluaciones puede llevar a cabo la misma acción para múltiples usuarios. Selecciónelos utilizando la casilla de verificación junto a sus nombres de usuario y haciendo clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página para cambiar rápidamente el estado de los usuarios en la sesión, evaluar a los usuarios, cancelar su inscripción de la sesión o enviar un correo electrónico. Al enviar un correo electrónico a múltiples destinatarios desde esta página, recuerde que se enviará a los usuarios seleccionados, independientemente de su estado. Si ha seleccionado a usuarios inactivos, se les enviará el correo a ellos también.

Importar inscripciones de otro curso

Es posible importar las inscripciones de un curso a otro. Para ello, acceda a un curso desde la página Cursos y haga clic en Administrar inscripciones en la esquina superior derecha de la página. Ahora, seleccione Importar usuarios desde el curso.

En el panel derecho, seleccione el curso del que desee importar las inscripciones o búsquelo escribiendo su nombre en el área Buscar cursos. A continuación, seleccione si importar todos los usuarios, independientemente de su nivel y su estado, o seleccionar uno o varios niveles y estados que importar. Si es necesario, configure el periodo de validez de la inscripción utilizando las fechas Activo desde y Activo hasta. El periodo de validez de la inscripción del curso de origen se anula siempre. Si no se configura ningún periodo de validez de la inscripción durante la importación, no habrá ningún periodo de validez de la inscripción para las inscripciones importadas. Haga clic en Siguiente, revise su selección y confírmela haciendo clic en Enviar.

Añadir instructores a los cursos

Los instructores son una parte importante de los cursos, ya sean estos de e-learning, ILT o VILT. Por tanto, le sugerimos que, como Superadministrador, añada al menos un instructor por cada curso, también para reducir su carga de trabajo manual. Los instructores pueden ser asignados a cursos de diferentes modos, también dependiendo del tipo de curso.

En lo que respecta a los cursos de e-learning, al inscribir manualmente a uno o múltiples usuarios en el curso, determine el nivel de usuario como Instructor en el panel deslizante. De forma opcional, vaya a la pestaña Inscripciones del curso, encuentre al usuario que desee nombrar instructor y pulse el menú de puntos suspensivos en la fila del usuario. A continuación, seleccione Editar inscripción. En el menú desplegable Nivel, seleccione Instructor y pulse Confirmar para completar la acción.

Al inscribir a usuarios en cursos mediante archivos CSV, cree una columna Nivel y asegúrese de que cada usuario que deba ser un instructor tenga el nivel Instructor en su fila de la columna Nivel.

A tener en cuenta: Los instructores de los cursos de e-learning cuentan como usuarios inscritos.

Al asignar instructores a cursos ILT, los instructores son asignados al evento o la sesión sin estar inscritos en ellos. Además, puede asignar instructores tanto a una sesión como a un evento:

Instructor de la sesión. Si asigna un instructor a una sesión, se le asignará automáticamente a todos los eventos incluidos en la sesión y podrá marcar la asistencia de todos los usuarios que acudan a ella. Si la opción Finalización de la sesión está configurada como Basada en evaluación, el instructor podrá determinar si los participantes las habrán aprobado o no. El instructor podrá crear y actualizar el material de formación para el curso. Para asignar uno o varios instructores a una sesión, utilice el campo Instructores de la sesión al crear o editar una sesión.
Instructor del evento. Si asigna un instructor a un solo evento dentro de una sesión, este podrá marcar la asistencia de los alumnos que asistan a dicho evento y no tendrá control sobre los demás eventos o sobre la sesión. Los instructores de los eventos no pueden subir ni gestionar el material de formación asignado al curso. Para asignar uno o varios instructores a un evento, al crear o editar un evento, vaya a la pestaña Detalles y, después, al área Instructores del evento.

Campos adicionales de la inscripción

Los campos adicionales de inscripción son información adicional que se requiere de un alumno cuando este se inscribe en un curso con el fin de recopilar más detalles que pudieran ser necesarios para su empresa. Los campos adicionales de inscripción pueden variar en función del contexto del proceso de inscripción. Más información sobre los campos adicionales de inscripción.

A tener en cuenta: No es posible realizar una actualización masiva de campos adicionales de inscripción a través de CSV o mediante la opción Elegir una acción > Editar inscripción desde la pestaña de inscripciones del curso. Para actualizar los campos adicionales de inscripción para múltiples usuarios a la vez, el único método disponible actualmente es el extremo de API REST PUT /learn/v1/enrollments disponible en el navegador de API de Docebo.

Inscripciones y listas de espera

Una vez que los usuarios estén inscritos en un curso o una sesión, es posible que acaben en la lista de espera correspondiente. Más información sobre las listas de espera.

Usuarios avanzados e inscripciones

Si está habilitada la opción Permitir a los Usuarios avanzados ver el número real de usuarios inscritos y su asistencia en las propiedades del curso en los Ajustes avanzados de la plataforma, los Usuarios avanzados verán el número real de usuarios inscritos en la página Cursos y en la pestaña Sesiones, pero solo verán las inscripciones de los usuarios que tengan asignados como recursos:

en la pestaña Inscripciones para los cursos, y
en las pestañas Inscripciones y evaluaciones y Eventos y asistencia para las sesiones

Los Usuarios avanzados tendrán visibilidad sobre todos los contadores, incluyendo la lista de espera de los cursos, la lista de espera de las sesiones y los usuarios sin sesiones asignadas, independientemente de si tienen recursos y usuarios asignados o no.

Si la opción está deshabilitada, el número de inscripciones visibles para los Usuarios avanzados solo considerará a los usuarios que administren como recursos, y no la base de usuarios completa.

Tenga en cuenta que, además de sus usuarios asignados, los Usuarios avanzados también ven siempre sus propias inscripciones, aunque no las tengan asignadas a sí mismos como recursos. Para obtener más información, consulte el artículo Permisos de los Usuarios avanzados > Permisos para inscripciones.