Inscripción de usuarios en cursos y sesiones mediante archivos CSV

Presentación

Los usuarios pueden ser inscritos en cursos y sesiones por los Superadministradores, o bien pueden autoinscribirse. De forma opcional, como Superadministrador o Usuario avanzado con permisos, puede inscribir masivamente usuarios en cursos y sesiones de cursos de formación guiada por un instructor (ILT), así como asignar instructores a sesiones, a través de archivos CSV, lo que acelera los procedimientos de inscripción y asignación.

Este artículo le servirá de guía a la hora de crear un archivo CSV con el formato correcto para este fin.

Otros artículos de la Base de conocimientos proporcionan información sobre cómo:

Inscripción de usuarios en varios cursos y sesiones mediante archivos CSV

Para inscribir usuarios en más de un curso o sesión a la vez mediante archivos CSV, inicie sesión como Superadministrador, acceda al Menú de administrador haciendo clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma, identifique la sección E-Learning y haga clic en Gestión de cursos. Haga clic en Administrar inscripciones en la esquina superior derecha y seleccione Administrar inscripciones mediante CSV.

Se abrirá un panel deslizante Administrar inscripciones mediante CSV en el lado derecho de la plataforma. Seleccione la opción Inscribir usuarios.

Para cargar el archivo CSV correctamente, es importante crearlo con el formato correcto. Vea la siguiente tabla con los valores aceptados para los campos de datos de las sesiones.

Campo de datos de Docebo Learn	Valores CSV aceptables para el campo	Notas sobre el campo
username	string	La lista de usuarios que inscribir, identificados por sus nombres de usuario. Este campo es obligatorio.
level	student learner tutor instructor (solo para los cursos de e-learning)	El nivel del usuario en el curso. Los valores Student y learner son intercambiables. Este campo es obligatorio.
course_id	numéricos	El identificador interno del curso en la base de datos de la plataforma; está determinado por la plataforma y no puede modificarse ni eliminarse. Debe incluir el course_id o el course_code en el archivo CSV para que la importación se realice correctamente.
course_code	string	Código del curso definido en la plataforma. Debe incluir el course_id o el course_code en el archivo CSV para que la importación se realice correctamente.
session_id	numéricos	El identificador interno de la sesión en la base de datos de la plataforma. Está determinado por la plataforma y no puede modificarse ni eliminarse. Debe incluir el session_id o el session_code en el archivo CSV para que la importación se realice correctamente. No incluya un valor session_id al inscribir usuarios en un curso y no en una sesión.
session_code	string	Código de la sesión definido en la plataforma. Debe incluir el session_id o el session_code en el archivo CSV para que la importación se realice correctamente. No incluya un valor session_id al inscribir usuarios en un curso y no en una sesión.
active_from	YYYY-MM-DD HH:MM:SS Ejemplo: 2022-12-25 00:30:45	Fecha de inicio del periodo de validez de la inscripción. El formato predeterminado de la fecha es UTC. Este campo NO es obligatorio.
active_untill	YYYY-MM-DD HH:MM:SS Ejemplo: 2022-12-25 00:30:45	Fecha de fin del periodo de validez de la inscripción. El formato predeterminado de la fecha es UTC. Este campo NO es obligatorio.
timezone		Se expresa de acuerdo con la base de datos de zonas horarias IANA (Europa/Roma, etc…). Si no se especifica, el formato predeterminado es UTC. Este campo es opcional y tiene solo fines informativos. No afecta a las fechas de inicio o finalización de las inscripciones.
enrollment_attribute	obligatorio requerido recomendado opcional	Si la opción Mostrar los atributos de la inscripción está habilitada en el menú de ajustes avanzados de la plataforma, podrá configurar la prioridad de la inscripción para aclarar la importancia del curso para los alumnos, indicando si es obligatorio, requerido, recomendado u opcional.
field_<id>	El valor depende del tipo de campo adicional de inscripción: Fecha: YYYY-MM-DD HH:MM:SS Texto: string Texto libre: string Desplegable: ID del elemento desplegable	Identifica los campos adicionales de inscripción por su ID, si se han configurado estos campos en la plataforma. Este campo será opcional u obligatorio en función de la configuración de cada campo. Cuando el campo sea obligatorio y solo se requiera para una categoría de cursos, el campo adicional de inscripción se importará solo para las inscripciones en cursos de esa categoría, aunque esté asignado para todos los cursos. Las inscripciones de los cursos pertenecientes a otras categorías se importarán sin campos adicionales.

Haga clic en Descargue el CSV de ejemplo para obtener un ejemplo del formato del archivo. Recuerde que el archivo de ejemplo incluye siempre todos los campos disponibles. Dependiendo del caso, puede que no se necesiten todas las columnas.

Cuando su archivo CSV esté listo, siga las instrucciones proporcionadas en el capítulo Subida del archivo CSV y mapeado de campos de este artículo para continuar.

Una vez procesado el archivo CSV, todos los usuarios inscritos aparecerán listados en la pestaña Inscripciones del curso, en la que podrá editar los detalles de las inscripciones.

Inscribir usuarios en un solo curso o sesión mediante archivos CSV

Para inscribir usuarios en un solo curso o en las sesiones de un curso mediante archivos CSV, inicie sesión como Superadministrador, acceda al Menú de administrador haciendo clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma, identifique la sección E-Learning y haga clic en Gestión de cursos.

Busque el curso en la página Gestión de cursos, haga clic en su descripción para acceder al área del curso y haga clic en Administrar inscripciones en la esquina superior derecha para seleccionar Administrar inscripciones mediante CSV.

Se abrirá un panel deslizante Administrar inscripciones mediante CSV en el lado derecho de la plataforma. Seleccione la opción Inscribir usuarios.

Para cargar el archivo CSV correctamente, es importante crearlo con el formato correcto. Vea la siguiente tabla con los valores aceptados para los campos de datos de las sesiones.

Campo de datos de Docebo Learn	Valores CSV aceptables para el campo	Notas sobre el campo
username	string	La lista de usuarios que inscribir, identificados por sus nombres de usuario. Este campo es obligatorio.
level	learner tutor instructor (solo para los cursos de e-learning)	El nivel del usuario en el curso. Este campo es obligatorio.
session_id	numéricos	El identificador interno de la sesión en la base de datos de la plataforma. Está determinado por la plataforma y no puede modificarse ni eliminarse. Debe incluir el session_id o el session_code en el archivo CSV para que la importación se realice correctamente. No incluya un valor session_id al inscribir usuarios en un curso y no en una sesión.
session_code	string	Código de la sesión definido en la plataforma. Debe incluir el session_id o el session_code en el archivo CSV para que la importación se realice correctamente. No incluya un valor session_id al inscribir usuarios en el curso, pero no en una sesión.
active_from	YYYY-MM-DD HH:MM:SS Ejemplo: 2022-12-25 00:30:45	Fecha de inicio del periodo de validez de la inscripción. Este campo NO es obligatorio.
active_untill	YYYY-MM-DD HH:MM:SS Ejemplo: 2022-12-25 00:30:45	Fecha de fin del periodo de validez de la inscripción. Este campo NO es obligatorio.
timezone		Se expresa de acuerdo con la base de datos de zonas horarias IANA (Europa/Roma, etc…). Si no se especifica, el formato predeterminado es UTC. Este campo es opcional y tiene solo fines informativos. No afecta a las fechas de inicio o finalización de las inscripciones.
enrollment_attribute	obligatorio requerido recomendado opcional	Si la opción Mostrar los atributos de la inscripción está habilitada en el menú de ajustes avanzados de la plataforma, podrá configurar la prioridad de la inscripción para aclarar la importancia del curso para los alumnos, indicando si es obligatorio, requerido, recomendado u opcional.
field_<id>	El valor depende del tipo de campo adicional de inscripción: Fecha: YYYY-MM-DD HH:MM:SS Texto: string Texto libre: string Desplegable: ID del elemento desplegable	Identifica un campo adicional de inscripción por su ID, si se han configurado estos campos en la plataforma. Este campo será opcional u obligatorio en función de la configuración de cada campo.

Cuando su archivo CSV esté listo, siga las instrucciones proporcionadas en el capítulo Subida del archivo CSV y mapeado de campos de este artículo para continuar.

Una vez procesado el archivo CSV, todos los usuarios inscritos aparecerán listados en la pestaña Inscripciones del curso, en la que podrá editar los detalles de las inscripciones.

Asignar instructores a sesiones mediante archivos CSV

Para asignar instructores a sesiones mediante CSV, inicie sesión como Superadministrador, acceda al Menú de administrador haciendo clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la plataforma, identifique la sección E-Learning y haga clic en Gestión de cursos.

Busque el curso en la página Gestión de cursos, haga clic en su descripción para acceder al área del curso, vaya a la pestaña Sesiones y haga clic en el botón más en la esquina superior derecha. A continuación, seleccione la opción Asignar instructores para una sesión a través de CSV.

En el panel Importar instructores de ILT, arrastre y suelte su archivo CSV en la sección de subida o pulse el botón Examinar para buscarlo en su dispositivo.

Para cargar el archivo CSV correctamente, es importante crearlo con el formato correcto. Vea la siguiente tabla en relación con los valores aceptados para los campos de datos de las sesiones.

Campo de datos de Docebo Learn

Valores CSV aceptables para el campo

Notas sobre el campo

session_id

numéricos

El identificador interno de la sesión en la base de datos de la plataforma. Está determinado por la plataforma y no puede modificarse ni eliminarse.

Este campo es obligatorio.

instructor_user_id

numéricos

ID de usuario del instructor de la sesión.

Este campo es obligatorio.

Siga las instrucciones del capítulo Subida del archivo CSV y mapeado de campos de este artículo para continuar.

Subida del archivo CSV y mapeado de campos

Cuando su archivo CSV esté listo, puede arrastrarlo y soltarlo en la sección de subida del panel deslizante o hacer clic en esta área para buscar el archivo en su dispositivo.

Una vez subido el archivo, pulse el título Ajustes avanzados para configurar opciones adicionales. El sistema está configurado para detectar automáticamente el separador de campos necesario para organizar la información por columnas. La información puede dividirse con una coma, punto y coma o manualmente, en función de sus necesidades.

Habilite la opción para considerar la primera fila como encabezado, si esto encaja con su formato de archivos CSV, y seleccione el Conjunto de caracteres del archivo desde el menú desplegable. Recomendamos el conjunto de caracteres UTF-8, que es el estándar. Recuerde utilizar comillas para delimitar el contenido del texto. Pulse Confirmar para cargar su archivo .CSV.

A continuación, el sistema procesará su archivo CSV. Una vez listo, se le redirigirá a la página Importar. En la sección Perfiles, puede seleccionar un perfil predeterminado del menú desplegable o asociar una configuración de mapeado anterior a esta importación en CSV. Los valores predeterminados se asocian al usuario que esté empleando para llevar a cabo la acción de importación. Asimismo, la lista de valores predeterminados guardados puede verse en otras partes de la plataforma, como las inscripciones de usuarios en cursos mediante CSV.

Pulse el botón Sobrescribir el valor predeterminado actual si desea guardar los cambios en el valor predeterminado actual. Adicionalmente, puede mapear manualmente las columnas para campos de la plataforma (más información más adelante) y, a continuación, guardar la configuración pulsando el botón Guardar este valor predeterminado como nuevo. En el cuadro emergente, proporcione un nombre al valor predeterminado y pulse Guardar.

A tener en cuenta: Una vez creado, no puede eliminarse un valor predeterminado, pero puede sobrescribirlo si lo desea.

La sección Vista previa mostrará una vista previa del archivo CSV tal y como lo lee el sistema. Arrastre y suelte los campos en la sección Campos Docebo de la izquierda para que los campos coincidan con los nombres de las columnas de su archivo CSV.

Una vez asignados los campos a todas las columnas que necesite, revise toda la información en la página de importación y pulse el botón Importar en la parte inferior de la página. Confirme la información en el mensaje emergente que se mostrará y pulse Inscribir usuarios.

La importación tendrá lugar como una tarea en segundo plano. En caso de errores, se proporcionará un archivo de error para su descarga. Para encontrar este archivo, acceda al Menú de administrador y seleccione el elemento Tareas en segundo plano. Encuentre la tarea en la lista para descargar el archivo.

Localizar el ID del curso y el ID de la sesión

Puede localizar tanto el ID del curso como el de la sesión a partir de la URL del curso. Para ello, navegue a la página Mis cursos y planes de aprendizaje desde el Menú de usuario, haga clic en la tarjeta de un curso y compruebe su URL.

El ID del curso es el número posterior a course/

https://mylearningplatform.com/learn/course/181/summer-vibes

El ID de la sesión se indica después de session/

https://mylearningplatform.com/learn/course/175/session/158/how-to

Buenas prácticas

El tamaño de archivo máximo para los archivos CSV es de 3MB.
Los Usuarios avanzados pueden inscribir usuarios y asignar instructores solo para los cursos a los que estén asignados.
Si un curso o sesión tiene un límite de inscripciones, la importación respetará este límite y solo se importarán los primeros usuarios del archivo CSV hasta alcanzarse la capacidad máxima de inscripción. Una vez alcanzado el límite, se pondrá a los posibles usuarios adicionales en la lista de espera.
Al descargar los archivos de ejemplo, el formato de las fechas es YYYY-MM-DD, pero es posible que se muestre de forma diferente en función del programa que utilizara para abrir el archivo.
El procedimiento para inscribir usuarios a través de CSV no tiene el fin de gestionar también el estado de las inscripciones. Por este motivo, al inscribir usuarios mediante un archivo CSV, el estado de inscripción de los usuarios en el curso se restablece siempre a Inscrito.
Para las importaciones a través de CSV que especifiquen un fin de validez de la inscripción (campo activo_hasta), si hay un cambio de horario de invierno/verano de 1 hora durante el periodo comprendido entre: momento de la importación mediante CSV → "fin del periodo de validez" especificado
El "fin del periodo de validez" se desplazará una hora en correspondencia.

Consejos y trucos

Puede utilizar los archivos CSV para anular la inscripción de los usuarios de cursos y sesiones mediante el mismo procedimiento.

Ayuda Docebo

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