Presentación
Archivar las inscripciones en los planes de aprendizaje le ayuda a mantener registros precisos de estos, asegurando que los datos se mantengan exactos y actualizados y facilitando así el seguimiento del progreso actual.
El archivado también conserva los registros históricos para el cumplimiento de normativas, auditorías y análisis del rendimiento sin saturar la lista de inscripciones activas.
Al archivar inscripciones, tiene la opción de reinscribir a los usuarios en el mismo plan de aprendizaje, restaurando su acceso. Esto resulta ideal para formaciones que se actualicen periódicamente, al asegurar que los usuarios se mantengan al día de la evolución de los contenidos y poder seguir múltiples finalizaciones. Puede elegir si los usuarios deberán completar todos los materiales de formación o solo el nuevo contenido añadido después de su última finalización.
Este artículo detalla cómo archivar las inscripciones y proporciona información sobre los datos archivados para los planes de aprendizaje. Si le interesa el archivado de inscripciones en cursos, consulte el artículo Archivado de inscripciones en cursos en su lugar.
Requisitos y limitaciones
- Los Usuarios avanzados no pueden archivar inscripciones en planes de aprendizaje ni eliminar las archivadas.
- Cuando se combinan los perfiles de dos o más usuarios, las inscripciones archivadas no forman parte de los datos combinados.
- Solo los superiores de primer nivel podrán ver los datos de las inscripciones archivadas, mientras que permanecerán ocultas para los de segundo nivel y más allá.
- Las inscripciones en planes de aprendizaje no pueden archivarse para los usuarios desactivados.
Archivado de una inscripción en un plan de aprendizaje
Para archivar la inscripción de un usuario en un plan de aprendizaje, acceda al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Planes de aprendizaje, haga clic en el título del plan de aprendizaje y vaya a la pestaña Inscripciones.
Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario para el que desee archivar la inscripción y seleccione Archivar inscripción.
En la ventana emergente que se abrirá, elija si desea archivar la inscripción activa y reinscribir al usuario en el mismo plan de aprendizaje o bien cancelar la inscripción del usuario después de archivarla. Si elige cancelar la inscripción del usuario, los alumnos ya no tendrán acceso al plan de aprendizaje una vez archivada su inscripción, pero podrá volver a inscribirlos manualmente en cualquier momento.
Independientemente de si se reinscribe al usuario o se cancela su inscripción en el plan de aprendizaje después de archivar la inscripción, se conserva el seguimiento del material de formación cursado por el usuario. Si desea restablecer el seguimiento, seleccione la casilla de verificación Restablecer el seguimiento de los materiales de formación en los cursos incluidos en el plan de aprendizaje en la ventana emergente Archivar inscripción. Si esta opción está desactivada y se reinscribe al usuario en el plan de aprendizaje, solo podrá cursar el material de formación que no hubiera completado antes de que se archivara su inscripción. Esta opción resulta útil cuando se desea que los alumnos accedan únicamente al material de formación que se haya añadido recientemente a los cursos del plan de aprendizaje.
Advertencia. Cuando seleccione la opción Archivar y cancelar la inscripción, si alguno de los cursos que componen el plan de aprendizaje también pertenece a otros planes, la plataforma no archivará las inscripciones ni cancelará la inscripción de los usuarios en esos cursos y planes.
Haga clic en Archivar inscripción para finalizar su acción.
Archivado de múltiples inscripciones en planes de aprendizaje
Puede archivar múltiples inscripciones en un plan de aprendizaje aprovechando las mismas funciones descritas en el capítulo Archivado de una inscripción en un plan de aprendizaje de este artículo para varias inscripciones.
En la pestaña Inscripciones del plan de aprendizaje, seleccione las casillas de verificación al principio de las filas de los usuarios para los que desee archivar las inscripciones y, a continuación, haga clic en el botón Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la tabla y seleccione Archivar inscripciones.
A partir de dos inscripciones, el archivado se produce en segundo plano, como una tarea en segundo plano.
A tener en cuenta: Por motivos de rendimiento, la opción Archivar inscripciones está deshabilitada si selecciona todas las inscripciones utilizando la opción Seleccionar todo. No obstante, aún puede archivar todas las inscripciones seleccionándolas manualmente, ya sea marcando cada inscripción de forma individual o seleccionándolas página por página con la casilla de verificación antes de la primera columna del encabezado de la tabla de inscripciones. Puede archivar manualmente hasta 15.000 inscripciones; para volúmenes mayores, utilice las API.
Resultado del archivado de las inscripciones en planes de aprendizaje
- Cuando se archiva una inscripción en un plan de aprendizaje, también se archivan las inscripciones en todos los cursos del plan. Consulte el capítulo Resultado del archivado de las inscripciones del artículo de la base de conocimientos Archivado de inscripciones en cursos para obtener más información sobre lo que ocurre cuando se archivan las inscripciones en los cursos.
- El archivado de las inscripciones en planes de aprendizaje no archiva el plan de aprendizaje en sí, sus cursos ni sus materiales de formación.
- El archivado de inscripciones en planes de aprendizaje desencadenará las notificaciones que haya configurado para cursos, planes de aprendizaje e inscripciones. Considere desactivarlas temporalmente cuando archive un gran número de inscripciones.
Además:
- Las inscripciones archivadas no se pueden restaurar, ya que la estructura de datos de las inscripciones archivadas es diferente de la de las inscripciones activas. Lea atentamente el capítulo Datos archivados de este artículo para comprobar qué valores se archivan realmente.
- Los datos relativos a las inscripciones archivadas se congelan en el momento del archivado. Si, por ejemplo, modifica el título del plan de aprendizaje después de archivar la inscripción, el título del plan de aprendizaje asociado a la inscripción archivada seguirá siendo el que tuviera en ese momento. Por este motivo, si el proceso de archivado tarda mucho en completarse, no modifique los datos del plan de aprendizaje, ya que afectarán a los datos de las inscripciones archivadas.
Vista de las inscripciones en planes de aprendizaje archivadas
Las inscripciones que se muestran en la pestaña Inscripciones del plan de aprendizaje son las inscripciones activas. Haga clic en el menú desplegable Inscripciones activas en la esquina superior izquierda de la lista de inscripciones y seleccione Inscripciones archivadas para ver las inscripciones en el plan de aprendizaje archivadas.
Haga clic en Filtros para refinar la búsqueda utilizando los filtros disponibles, como el periodo de archivo, la persona que archivó la inscripción o el estado de usuario.
Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de cualquier inscripción archivada y seleccione la opción Detalles para obtener más información sobre la inscripción archivada.
Si en el momento del archivado había un certificado, se guardará y estará disponible para su descarga.
Datos archivados
Para cada inscripción en un plan de aprendizaje se archivan los siguientes datos. Los datos marcados con * se guardan, pero no se devuelven a través de la API.
Datos del archivado
- Fecha y hora en que se archivó la inscripción en formato UTC
- El usuario que archivó la inscripción en el plan de aprendizaje
Datos del usuario
- Usuario inscrito
- Idioma de preferencia del usuario
- ID de usuario
- Nombre de usuario
- Correo electrónico
- Nombre de pila
- Apellidos
- Marca de tiempo del último inicio de sesión *
- Fecha de vencimiento del usuario *
- Si el usuario ha sido suspendido *
- Nivel del usuario *
Datos del plan de aprendizaje
- ID
- Título
- Código
- Identificación única
- Estado (los valores posibles son: 0=Inscrito, 1=En curso, 2=Completado)
- Idioma en formato ISO 639-1 *
- Fecha de creación *
- Fecha de publicación *
- Última actualización (la última vez que se actualizó el plan de aprendizaje) *
- Días de validez *
- Fecha de inicio *
- Fecha de finalización *
- Lista de cursos (lista separada por comas)
- Créditos (CEU)
- ID de la plantilla de certificado *
- Enlace al certificado obtenido por el usuario
- Fecha en que se asignó la certificación
Datos de la inscripción en el plan de aprendizaje
- Fecha de inscripción
- El usuario que inscribió al alumno en el plan de aprendizaje
- Última actualización de la inscripción *
- Inicio de la validez de la inscripción
- Fin de la validez de la inscripción
- Estado de inscripción
- Fecha de finalización de la inscripción