Presentación

El archivado de inscripciones en cursos es un paso clave para mantener registros limpios y exactos en su plataforma, quitando esta información de la vista a la vez que se preservan los datos históricos para poder consultarlos en el futuro.

Además de archivar, también puede reinscribir a los usuarios en el mismo curso. Esto restablece su acceso sin tener que crear nuevas inscripciones desde cero. Reinscribir es lo ideal si desea que los usuarios repitan un curso periódicamente para mantenerse al día con la evolución de los contenidos y realizar un seguimiento de múltiples finalizaciones a lo largo del tiempo. Puede elegir si los usuarios deberán repetir todos los materiales de formación o solo completar el contenido añadido desde su última finalización.

Los datos de las inscripciones en cursos archivadas se mantienen en la plataforma y se pueden consultar en:

• los informes personalizados Usuarios - Cursos y Usuarios - Sesiones ILT
• la pestaña Estadísticas de usuarios del informe del curso (y en ninguna otra área del Informe del curso)
• la sección Inscripciones archivadas de la pestaña Inscripciones de cada curso

Tenga en cuenta que los informes personalizados sobre las inscripciones en cursos archivadas solo muestran los datos archivados, lo que significa que es posible que algunos campos del informe no estén rellenados.

Este artículo explica cómo archivar inscripciones en cursos y archivar y reinscribir usuarios, y proporciona información detallada sobre los datos archivados. Para más detalles sobre cómo archivar inscripciones en planes de aprendizaje, consulte el artículo Archivado de inscripciones en planes de aprendizaje.

Requisitos y limitaciones

• Puede archivar las inscripciones tanto para los cursos de e-learning como de formación guiada por un instructor (ILT), pero no puede archivar las inscripciones para las sesiones de los cursos ILT.
• Al duplicar un curso, no se duplicarán sus inscripciones archivadas.
• Cuando archive las inscripciones de un curso con equivalencia mutua, las inscripciones del curso de destino no se archivarán.
• Cuando se combinan los perfiles de dos o más usuarios, las inscripciones en cursos archivadas no forman parte de los datos combinados.
• Solo los superiores de primer nivel pueden ver los datos de las inscripciones archivadas, mientras que permanecen ocultas de los de segundo nivel y más allá.
• Los campos adicionales del usuario se archivan, pero no rellenan los informes personalizados.

Casos prácticos

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA) es una ley estadounidense sobre privacidad y seguridad de los datos destinada a proteger la información médica. Un hospital o sistema sanitario puede determinar que su equipo médico necesita realizar anualmente el curso de formación sobre el cumplimiento de la HIPAA para garantizar que los protocolos se sigan correctamente.

En la aviación, debe realizarse una formación anual en mantenimiento de fuselajes para garantizar que los mecánicos estén constantemente actualizados y formados en los procesos de mantenimiento para minimizar el riesgo de incidentes en las aeronaves.

A tener en cuenta: Compruebe si entre los datos de las inscripciones archivadas se incluyen todos los datos necesarios para sus necesidades de cumplimiento en el capítulo Datos de inscripciones archivadas de este artículo.

Archivado de una inscripción en un curso

Para archivar la inscripción de un usuario en un curso, inicie sesión en su plataforma como Superadministrador o Usuario avanzado. A continuación, acceda al Menú de administrador desde el icono de engranaje en la esquina superior derecha de su plataforma y vaya a la Gestión de cursos haciendo clic en la entrada correspondiente del menú en la sección E-learning. Haga clic en el título del curso y pase a la pestaña Inscripciones.

Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario para el que desee archivar la inscripción y seleccione Archivar inscripción.

A tener en cuenta: La opción Archivar inscripción no está disponible para:

• Los usuarios en la lista de espera del curso.
• Los usuarios cuyo estado de inscripción en el curso sea diferente de Inscrito, En curso o Completado.
• Los usuarios inscritos en más de cinco sesiones ILT.
• Los usuarios inscritos en cualquier sesión ILT que incluya más de 50 eventos.
• Los usuarios cuya fecha de inscripción esté establecida en el futuro.

En la ventana emergente que se abrirá, elija si desea archivar la inscripción activa y reinscribir al usuario en el mismo curso o bien cancelar la inscripción del usuario después de archivarla. Si elige la segunda opción, recuerde que los alumnos ya no podrán acceder al curso una vez archivada su inscripción, pero puede tener la posibilidad de reinscribirlos manualmente o bien podrán autoinscribirse si así se lo permite la política de inscripción al curso.

Independientemente de si se reinscribe al usuario o se cancela su inscripción en el curso después de que se archive la inscripción, el seguimiento del material de formación cursado por el usuario se restablece de forma predeterminada. Si desea conservar el seguimiento, deseleccione la casilla de verificación Restablecer el seguimiento del material de formación del curso en la ventana emergente. Esta opción resulta útil cuando desea que sus alumnos realicen solo el material de formación añadido recientemente al curso.

Si esta opción no está seleccionada y se reinscribe al usuario en el curso, solo deberá cursar el material de formación que no haya completado antes de que se archivara la inscripción. En el caso de los materiales ya completados, los alumnos deberán interactuar con ellos para recuperar su seguimiento. La interacción requerida depende del tipo de material:

• Materiales de uso inmediato (como páginas HTML): los alumnos solo tendrán que abrir el material en el reproductor del curso.
• Materiales en paquetes (como SCORM o xAPI): los alumnos tendrán que acceder al reproductor del curso e iniciar el contenido.

Después de la interacción, la plataforma actualizará el estado de inscripción en el curso de En curso a Completado.

Haga clic en Archivar inscripción para finalizar su acción.

Archivado de múltiples inscripciones en un curso

Puede archivar múltiples inscripciones en un curso utilizando las mismas funciones descritas en el capítulo Archivado de una inscripción en un curso de este artículo para varias a la vez. Desde la pestaña Inscripciones del curso, seleccione las casillas de verificación al principio de las filas de los usuarios para los que desee archivar las inscripciones y, a continuación, haga clic en el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la tabla y seleccione Archivar inscripciones.

A partir de dos inscripciones, el archivado se produce como una tarea en segundo plano.

A tener en cuenta: Si selecciona manualmente las inscripciones una a una, puede archivar hasta 200 inscripciones a la vez, mientras que si selecciona todas las inscripciones con el botón Seleccionar todo, puede archivar hasta 10.000 inscripciones a la vez.

Resultado del archivado de inscripciones en cursos

Cuando se archivan las inscripciones en cursos, se eliminan de la tabla de la pestaña Inscripciones, pero aún puede verlas como se describe en el capítulo Visualización de las inscripciones en cursos archivadas de este artículo.

Recuerde que solo se archivan las inscripciones en los cursos; el curso y el material de formación de este no se archivarán.

Además:

• Las inscripciones en cursos archivadas no se pueden restaurar, ya que la estructura de datos de las inscripciones archivadas es diferente de la de las inscripciones activas. Lea atentamente el capítulo Datos archivados de este artículo para comprobar qué valores se archivan realmente.
• Los datos de las inscripciones en cursos archivadas se congelan en el momento del archivado. Si, por ejemplo, modifica el título del curso después de archivar la inscripción, el título del curso asociado a la inscripción archivada seguirá siendo el que tuviera antes. Por este motivo, si el proceso de archivado tarda mucho en completarse, no modifique los datos del curso, ya que afectarán a los datos de las inscripciones archivadas.

Datos archivados

Los siguientes datos se archivan para todas las inscripciones. Los datos marcados con * se guardan, pero no se devuelven a través de la API.

Datos de archivado

• Fecha y hora en que se archivó la inscripción en formato UTC.
• Usuario que archivó la inscripción en el curso.
• Si la inscripción en el curso se archivó como consecuencia del archivado de la inscripción en el plan de aprendizaje:
  • Usuario que archivó la inscripción en el plan de aprendizaje.
  • ID del plan de aprendizaje.

Datos del usuario

• Usuario inscrito.
• Idioma de preferencia del usuario.
• ID de usuario.
• Nombre de usuario.
• Correo electrónico.
• Nombre de pila.
• Apellido(s).
• Marca de tiempo del último inicio de sesión. *
• Fecha de vencimiento del usuario. *
• Si el usuario es un usuario activo. *
• Si el usuario ha sido suspendido. *
• Nivel de usuario.

Datos del curso

Datos del curso para el que se archivó la inscripción

• ID.
• Título.
• Código.
• Identificación única.
• Tipo (e-learning, ILT).
• Estado (los valores posibles son: 0=Inscrito, 1=En curso, 2=Completado). *
• Idioma en formato ISO 639-1. *
• Categoría. *
• Fecha de creación. *
• Fecha de publicación. *
• Última actualización (la última vez que se actualizó el curso). *
• Tiempo transcurrido desde el primer acceso al curso o la fecha de inscripción, solo para los cursos de e-learning. *
• Días de validez. *
• Fecha de inicio. *
• Fecha de finalización. *
• Créditos (CEU).
• Duración media.
• Política de inscripción (Solo administrador, Pendiente de aprobación, Libre). *
• Proveedor de contenidos (para los cursos procedentes del Mercado de contenidos). *
• ID de la plantilla de certificado. *
• Enlace al certificado obtenido por el usuario.
• Fecha en que se asignó la certificación.

Datos del material de formación

• Número de materiales de formación archivados. *
• Para cada material de formación:
  • ID. *
  • ID del material de formación procedente del Repositorio central e importado en el curso. *
  • Tipo. *
  • ID del recurso (es decir, para el material de formación HTML, el ID del contenido HTML; para los paquetes SCORM*, el ID del paquete, etc.). *
  • Título. *
  • Puntuación (si la hay). *
  • Estado. *
  • Si se ha completado el material de formación. *

Datos de la firma electrónica

• Firma electrónica (activada o desactivada). *
• Estado del proceso de firma electrónica del usuario.
• Marca de tiempo de la creación del proceso de firma electrónica. *
• Marca de tiempo de la actualización del proceso de firma electrónica. *
• Seguimiento electrónico del curso para el usuario. *
• Marca de tiempo de cuando el estado de la firma electrónica se registró como "firmada" en formato UTC. *
• Método de contraseña de un solo uso (OTP) utilizado por el usuario para llevar a cabo la firma electrónica. *

Datos de la inscripción

• Fecha de inscripción.
• Usuario que inscribió al alumno en el curso.
• Última actualización de la inscripción. *
• Inicio de la validez de la inscripción.
• Fin de la validez de la inscripción.
• Nivel de inscripción.
• Estado de inscripción.
• Fecha de finalización de la inscripción.
• ID de los cursos equivalentes que desencadenan la finalización de la inscripción (si los hay).
• Puntuación inicial.
• Puntuación final.
• Puntuación final manual. *
• Fecha del primer acceso al curso.
• Fecha del último acceso al curso.
• Tiempo dedicado a los materiales de formación.
• Número de inscripciones en sesiones archivadas.
• Atributo de inscripción.
• Lista de inscripciones en sesiones.
  • ID de la sesión.
  • Nombre de la sesión.
  • Código de la sesión.
  • UUID de la sesión.
  • Fecha de inicio de la sesión.
  • Fecha de finalización de la sesión.
  • Usuario que creó la sesión.
  • ID de los instructores de la sesión.
  • Fecha de inscripción en la sesión.
  • Fecha de finalización de la sesión.
  • Estado de inscripción en la sesión.
  • Valores de evaluación de la sesión.
    • Estado de evaluación (entre -1 y 1).
    • Puntuación de evaluación.
    • Comentarios de la evaluación.
    • Archivo de evaluación.
    • Fecha de evaluación.
    • Usuario que realizó la evaluación. *
    • Horas de asistencia.
  • Eventos de la sesión.
    • ID del evento.
    • Nombre del evento.
    • Fecha de inicio del evento.
    • Fecha de finalización del evento.
    • Zona horaria del evento.
    • Tipo de evento (en línea, presencial, flexible).
    • Estado de asistencia al evento (No configurado, Ausente, Presente).
    • Duración efectiva de la asistencia al evento.
    • Si el usuario asistió al evento en directo (si es verdadero no implica que el usuario esté marcado como Presente). *
    • Si el usuario vio la grabación del evento (si la hay). *
    • El número de minutos que el usuario asistió al evento con seguimiento externo de la asistencia (como Adobe). *
• Campos adicionales para la inscripción.
  • ID del campo adicional de inscripción.
  • Valor del campo adicional de inscripción.
  • Tipo de campo adicional de inscripción.
  • Para los campos adicionales de inscripción desplegables, la traducción de los valores.
  • Si el campo adicional de inscripción es visible para los usuarios.
  • Si el campo adicional de inscripción es obligatorio.

Datos de la plataforma

Idioma predeterminado de la plataforma.

Eventos desencadenados al archivar inscripciones en cursos

El archivado de inscripciones en cursos desencadena los siguientes eventos que, a su vez, pueden desencadenar las notificaciones que haya configurado. Considere desactivarlas temporalmente al archivar grandes números de inscripciones.

Al seleccionar la opción Archivar y cancelar la inscripción:

• Se cancela la inscripción de los usuarios del curso.
• Se elimina el evento del curso del calendario del alumno.
• Si el curso tiene alumnos en la lista de espera y la opción Permitir la inscripción automática desde la lista de espera cuando otros alumnos cancelen su inscripción está habilitada, se inscribirá automáticamente en el curso al primer alumno de la cola.
• Se restablece el seguimiento del material de formación (un restablecimiento por cada material de formación).
• Se archivan las inscripciones en el curso.

Al seleccionar la opción Archivar y reinscribir:

• Se cancela la inscripción de los usuarios del curso.
• Se restablece el seguimiento del material de formación (un restablecimiento por cada material de formación).
• Se reinscribe a los usuarios en el curso.
• Se archivan las inscripciones en el curso.

Eliminación de las inscripciones en cursos archivadas

Para eliminar una inscripción archivada de un curso, haga clic en Tipo de inscripción en la parte superior de la lista de inscripciones y, a continuación, en Inscripciones archivadas para ver la lista de inscripciones archivadas del curso.

Identifique la inscripción archivada que desee eliminar, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de su fila y seleccione Eliminar. Para eliminar varias inscripciones archivadas a la vez, seleccione la casilla de verificación junto a sus nombres, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccione Eliminar.

Al eliminar una inscripción archivada de un curso, se eliminarán de forma permanente de la plataforma todos los datos archivados.

A tener en cuenta: Las inscripciones en cursos archivadas se eliminan automáticamente cuando se elimina el curso o el usuario al que pertenecen.

Usuarios avanzados e inscripciones en cursos archivadas

Los Usuarios avanzados pueden archivar inscripciones solo para los cursos y usuarios que tengan asignados, y solo si se les han concedido los siguientes permisos:

• Inscripción / Archivar
• Curso / Vista
• Inscripción / Vista

Para eliminar las inscripciones archivadas, los Usuarios avanzados también deben tener el permiso Inscripción / Eliminar las inscripciones archivadas.

Visualización de las inscripciones en cursos archivadas

Las inscripciones que se muestran en la pestaña Inscripciones son inscripciones activas. Haga clic en Tipo de inscripción en la parte superior de la lista de inscripciones y, a continuación, en Inscripciones archivadas para ver la lista de inscripciones archivadas del curso.

Haga clic en la pestaña Filtros para refinar la búsqueda utilizando los filtros disponibles, como el periodo de archivado, la persona que archivó la inscripción o el estado del usuario. Utilice la opción de filtro Usuario para ver las inscripciones archivadas del curso seleccionado para otros usuarios.

Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de cualquier inscripción archivada y seleccione la opción Detalles para obtener más información sobre la inscripción archivada. Se abrirá un panel a la derecha que mostrará los siguientes datos:

• para los cursos de e-learning, los detalles sobre el curso para el que se archivó la inscripción.
• para los cursos ILT, los detalles sobre el curso para el que se archivó la inscripción, así como la lista de todas las sesiones en las que estuvo inscrito el usuario, incluyendo los eventos.

Si en el momento del archivado había un certificado, se guardará y estará disponible para su descarga.