Creación y gestión de campos adicionales de usuarios

Presentación

Los campos adicionales de usuarios le permiten recopilar información sobre sus usuarios, además de los datos estándar necesarios para crearlos (Nombre de usuario, Nombre, Apellido, Correo electrónico, Nivel de usuario). Pueden rellenar los campos adicionales el Administrador de la plataforma o los mismos usuarios. Este artículo explica cómo crear y gestionar campos adicionales para usuarios.

Casos prácticos

Si su empresa desea proporcionar una experiencia dinámica y personalizada a sus distintos tipos de usuarios, como Superadministrador tendrá que identificar segmentos de usuarios concretos en la plataforma con el fin de definir una audiencia para las distintas acciones de administración, como la inscripción en cursos, la visibilidad del catálogo de cursos y de las páginas y menús, los informes y el envío de notificaciones.

Para identificar segmentos de usuarios concretos, puede configurar varios campos adicionales de usuarios diferentes que recojan atributos de usuario importantes. Estos campos pueden incluir información como el cargo, la fecha de contratación, el departamento, la ubicación, el superior, el producto, el estado del empleado o cualquier otra cosa que pueda resultar útil para su seguimiento dentro de la plataforma. Con estos atributos rastreados para cada usuario, puede establecer grupos con asignaciones automáticas con el fin de automatizar el proceso de identificación de un segmento de usuarios. Puede establecer grupos de largo alcance que contengan una sola regla (por ejemplo, el grupo "Ventas" deberá contener a cualquier persona cuyo cargo contenga la palabra "Ventas"), así como grupos más reducidos con múltiples reglas (por ejemplo, en el grupo "Empleados nuevos del equipo de Ventas de Los Ángeles" deben estar todos los usuarios cuya ubicación sea Los Ángeles, con un cargo de Ventas y cuya fecha de contratación sea posterior a una fecha determinada). Como Superadministrador, creando múltiples grupos podrá determinar fácilmente distintos segmentos de usuarios que utilizar en la plataforma.

Creación de un campo adicional de usuario

Para crear campos adicionales para usuarios, inicie sesión como Superadministrador en su plataforma. Acceda al Menú de navegación. En Personas (icono de personas), pulse el elemento Usuarios. Pulse el botón de puntos suspensivos en la esquina superior derecha de la página y, a continuación, pulse el botón Campos adicionales que aparece. En la siguiente página, pulse el botón más.

En primer lugar, proporciónele un nombre al campo. Puede traducir el nombre del campo a múltiples idiomas pulsando el icono del globo y seleccionando a continuación su idioma de preferencia de la lista. 

En la sección Tipo de campo, seleccione el tipo de campo adicional que desee crear:

• Campo desplegable: Configure un campo desplegable para ofrecer la posibilidad de seleccionar opciones predefinidas desde un menú desplegable. Puede configurar hasta 500 elementos por menú desplegable.
• Campo de texto: Utilice un campo de texto para introducir y guardar información textual de longitud media-alta para el contenido, como comentarios adicionales o notas con un contexto o instrucciones adicionales para sus alumnos. Puede configurar el campo para definir un límite máximo de caracteres y aplicar criterios de validación, como los tipos de caracteres aceptados, para asegurar la coherencia de los datos. Estas validaciones verifican automáticamente la exactitud de las entradas en el momento en que se produzcan, evitando las incoherencias y mejorando la efectividad de los informes y análisis.
• Iframe: Esta característica permite la integración de contenido multimedia o aplicaciones externas sin problemas, mejorando la riqueza e interactividad de la experiencia de aprendizaje sin salir de la plataforma.
• Código fiscal: Utilice este tipo de campo adicional para recopilar los códigos fiscales de los usuarios.
• País: Utilice este tipo de campo adicional para recopilar los países de procedencia de los usuarios.
• Fecha: Utilice las fechas para gestionar la información sensible sobre horarios más allá de la que ya está disponible en la plataforma.
• Archivo: Utilice el campo de subida de archivos para para recopilar documentos como carnés de identidad, autorizaciones firmadas, portafolios, tareas o certificados necesarios para la inscripción.
• Sí/No: Utilice los campos Sí/No para recopilar rápidamente respuestas binarias, como el consentimiento a los términos y condiciones, la confirmación de requisitos previos, la aceptación de políticas o la voluntad para participar en determinadas actividades.
• Área de texto: Utilice este tipo de campo para introducir entradas de texto más largas y sin estructurar. Este campo ofrece flexibilidad a la hora de recoger información detallada sin límites de longitud o formato del texto.

Por último, gestione los ajustes de los campos:

• Campo obligatorio. Este campo será un campo obligatorio para un perfil de usuario. Si está marcada esta opción, el usuario deberá rellenar este campo la siguiente vez que inicie sesión en la plataforma. Esta opción no está disponible cuando el campo adicional seleccionado es Iframe.
• Invisible para el usuario. Este campo no será visible para el usuario al visualizar su propio perfil. Tenga en cuenta que este campo sería invisible también para los Usuarios avanzados, aunque tengan permiso para editar el perfil del usuario. El campo solo será visible para los Superadministradores.

Cuando termine, pulse Confirmar.

Tenga en cuenta que es posible crear hasta 50 campos adicionales de usuarios.

Gestión de campos adicionales de usuarios

Una vez creado un campo adicional, lo encontrará en la lista de campos adicionales. Al pasar el ratón por la fila del campo, aparecerán los iconos de editar y eliminar al final de la fila. Utilice la barra de búsqueda de la parte superior para buscar campos específicos.

También puede organizar el orden de estos campos adicionales arrastrando y soltando la fila del campo adicional en la lista. El orden aparecerá reflejado en la pestaña Campos adicionales del panel Gestión de usuarios cuando se cree o edite al usuario, así como en el proceso de autorregistro.

Si se ha añadido un campo adicional después de crear o importar a sus usuarios, el campo se asignará automáticamente al archivo maestro de datos de la plataforma. No obstante, para actualizar este contenido necesitará importar un nuevo archivo de datos CSV para el nuevo campo o bien crear una solicitud que inste a los usuarios a que rellenen el nuevo campo (si está marcado como obligatorio).

Puede hacerlo desde el menú Ajustes avanzados (Menú de navegación > Configuración (icono de llave inglesa) > Configuración y herramientas de la plataforma > Ajustes avanzados > pestaña Usuarios). Marque la opción Al inicio de sesión se emplaza al usuario a cumplimentar los campos obligatorios relacionados con su perfil en esta pestaña.

A tener en cuenta: Si su plataforma tiene integrado Salesforce, todos los usuarios se asociarán con los campos adicionales sfdc_user_type y sfdc_id incluso antes de que se ejecute la primera sincronización. Estos campos adicionales no pueden editarse ni eliminarse, puesto que se emplean para gestionar el proceso de sincronización entre los dos sistemas.

Recuerde que los campos adicionales de usuarios también están disponibles como etiquetas en la configuración de plantillas de certificados.

Personalizar la visibilidad de los campos adicionales 

Si no desea utilizar los mismos campos adicionales para todos los usuarios de la plataforma, puede personalizar la visibilidad de los campos adicionales tomando como base las ramas del organigrama. Esto permite contar con distintos campos adicionales en función de, por ejemplo, el país, la oficina, el rol o cualquier otra categoría jerárquica de los alumnos.

Habilitar la visibilidad de los campos adicionales basándose en las ramas

Para habilitar esta opción, seleccione Menú de navegación > Configuración (icono de llave inglesa) > Configuración y herramientas de la plataforma > Ajustes avanzados > pestaña Usuarios. En la sección Opciones, marque la casilla de verificación Aplicar la visibilidad de los campos adicionales según los nodos del organigrama.

Personalizar los campos para cada rama

Ahora puede determinar qué campos adicionales desea tener para cada rama. Seleccione Menú de navegación > Personas (icono de personas) > Usuarios para abrir la página Todos los usuarios.

• En el panel con las ramas a la derecha, localice la rama que desee configurar. Pase el ratón por la rama, pulse el icono de puntos suspensivos que aparecerá y seleccione Configurar la visibilidad de los campos adicionales.
• Se abrirá un panel con una lista de todos los campos adicionales configurados. Seleccione la casilla de verificación junto a cada campo que desee aplicar a los usuarios asignados a esta rama y haga clic en Confirmar.
• Repita la operación para cada rama del organigrama que necesite.

Cada usuario tendrá ahora solo los campos adicionales que seleccionara para su rama del organigrama.

Visibilidad heredada de los campos adicionales

Las subramas heredarán la visibilidad de los campos de su rama de nivel superior. Esto significa que:

• Cuando establezca un campo adicional de usuario como visible para una rama determinada, sus subramas obtendrán visibilidad de dicho campo automáticamente.
• De forma similar, al deseleccionar la visibilidad de un campo adicional para una rama determinada, sus subramas también perderán la visibilidad de dicho campo.

Prioridad de la visibilidad de las ramas

La visibilidad de los campos adicionales de las ramas siempre tiene prioridad frente a la visibilidad de los campos adicionales que no se aplica desde las asignaciones de ramas. 

• Si sitúa a un usuario en una rama con campos adicionales concretos asignados y después intenta asignar a ese usuario campos adicionales extra que no estén configurados para la rama, el usuario solo verá los campos adicionales configurados para la rama.
• Esto también se aplica al importar o actualizar usuarios a través de CSV o SSO.

Vista de los campos adicionales del usuario por parte del Superadministrador

Como Superadministrador que crea o edita usuarios, podrá asignar usuarios a cualquier rama y visualizar todos los campos adicionales.
Al editar a un usuario, en la pestaña Campos adicionales del panel derecho Editar usuario verá dos secciones: 

• Campos adicionales que están asociados a las ramas que se han asignado al usuario: Estos son los campos adicionales disponibles para ese usuario y dependen de la rama en la que colocara al usuario. 
• Campos adicionales que no están asociados a las ramas que se han asignado al usuario: Estos son los campos adicionales restantes que no están disponibles para ese usuario.

De este modo, podrá ver rápidamente la personalización de los campos adicionales para cada rama.

Vista de los campos adicionales del usuario por parte del Usuario avanzado

Como Usuario avanzado que crea o edita usuarios, podrá asignar usuarios a cualquier rama asignada a usted como recurso, y tendrá visibilidad solo de los campos adicionales del usuario configurados para las ramas que tenga asignadas como recursos. 
No obstante, hay algunas excepciones a esta regla, que se explican más abajo:

Usuario avanzado sin ramas asignadas:

Si un Usuario avanzado no tiene ramas asignadas como recursos, cuando cree o edite un usuario, la pestaña Campos adicionales mostrará todos los campos adicionales de usuario definidos en la plataforma.

Ramas sin campos adicionales asignados: 

Si un Usuario avanzado tiene:

• una rama asignada sin campos adicionales
• más una rama asignada con al menos un campo adicional

Verá todos los campos adicionales al asignar un usuario a la rama sin campos adicionales configurados.
→ tenga en cuenta que esto no sucederá si todas las ramas asignadas carecen de campos adicionales.

Por tanto, para evitar una visibilidad inesperada de campos adicionales, asegúrese de que cada Usuario avanzado tenga al menos una rama asignada como recurso y que: i) todas las ramas asignadas carezcan de campos establecidos O ii) ninguna de las ramas asignadas esté sin campos (es decir, que todas tengan al menos uno).

Desplazamiento de usuarios entre ramas

A tener en cuenta: Al desplazar a usuarios entre una rama y otra, puede cambiar parte de la visibilidad de los campos adicionales, pudiendo ser desplazados los usuarios a una rama con campos adicionales obligatorios, lo que significa que se emplazará a los usuarios a que rellenen estos campos adicionales antes de volver a acceder a sus plataformas.

Tenga cuidado al realizar esta acción como Usuario avanzado o cuando esté activa la aplicación Extended Enterprise, ya que puede restringir la visibilidad de algunas ramas o campos adicionales.

Tipos de campos adicionales de usuarios

En su plataforma hay disponibles múltiples tipos de campos para los campos adicionales de usuarios. Los tipos de campos indican el formato en que está rellenado el campo.

• Campo desplegable - Este campo le permite crear una lista de opciones que pueden seleccionarse como el valor de campo adicional. El número máximo de elementos que puede contener un campo de menú desplegable es de 500.
• Campo de texto - Este campo le permite añadir texto libre (en un solo string, incluyendo espacios) para rellenar el valor del campo adicional. Existe un límite de 255 caracteres.
• IFRAME - Este campo le permite otorgar un iframe a una página web externa (siempre que la página permita aplicar un iframe).
• Código fiscal - Este es un campo de texto que puede rellenarse con una secuencia de caracteres, por ejemplo, para introducir un código correspondiente a un número de identificación fiscal o un número de la seguridad social (fue creado originariamente para el "Codice Fiscale" de los clientes italianos).
• País - Este campo le permite rellenarlo a partir de una lista predeterminada de países (norma ISO 3166-1) como valor de campo adicional.
• Campo de fecha - Este campo le permite añadir una fecha como valor del campo adicional. Para rellenar el campo, los usuarios deberán seleccionar una fecha en un calendario.
• Campo de archivo - Este campo le permite a usted o a sus usuarios importar un archivo PNG o JPG al perfil del usuario. Un ejemplo puede ser el carnet de identidad o de conducir de un usuario. Consulte la sección Buenas prácticas más abajo para obtener información adicional.
• Campo Sí/No - Este campo le permite rellenar una respuesta "Sí" o "No" como valor de campo adicional.
• Campo de texto libre (área de texto) - Este campo permite rellenarlo con texto libre (incluyendo espacios y filas en blanco) como valor de campo adicional. Tiene un límite de 65.000 caracteres.

Los campos adicionales se utilizan para crear reglas con el fin de añadir usuarios a grupos. Más información en el artículo Gestión de grupos.

Creación de un campo adicional de Iframe

Para crear un campo adicional de Iframe, seleccione la opción Iframe del menú desplegable Tipo de campo cuando cree un nuevo campo adicional. A continuación, introduzca el nombre del campo, la URL del Iframe, la altura del Iframe, la clave Salt y el cliente Oauth2.

La URL y la altura del Iframe son los únicos campos obligatorios, pero se recomienda introducir todos los campos para asegurar una correcta configuración. Marque los ajustes del campo (vea la sección anterior si necesita más información) y pulse Confirmar.

Algunas fuentes de contenido externo pueden tener activados mecanismos de seguridad. Si es así, puede que tenga que utilizar un cliente OAuth que haya configurado en un paso anterior. Puede activar la opción Ajustes avanzados para añadir una clave Salt y Repetir clave para el iFrame. A continuación, seleccione el cliente OAuth del menú desplegable en caso necesario. Indicando la clave Salt, estará añadiendo una suma de verificación a los datos, garantizando que se mantengan seguras las credenciales para este acceso. Si no añade la clave Salt, el contenido del iframe se lanzará desde su plataforma sin los parámetros adicionales que pueda requerir el proveedor del contenido. Más información sobre las claves Salt (se abre en una nueva pestaña).

Recuerde que, cuando un usuario abre este Iframe en la plataforma, el nombre y el ID del usuario pasarán al iframe a través de POSTMESSAGE. Para los alumnos, el Iframe aparecerá en la sección Campos adicionales cuando editen sus perfiles.

A tener en cuenta: El campo adicional Iframe no puede establecerse como un campo obligatorio.

Buenas prácticas

Seleccione sus campos cuidadosamente Recuerde que los campos adicionales de usuarios se usan principalmente para obtener información adicional para informes, crear grupos dinámicos e inscribir automáticamente a grupos de usuarios en cursos.

Manténgalos actualizados Asegúrese de que la información para estos campos adicionales esté actualizada y pueda encontrarse fácilmente con el fin de evitar una gestión de la plataforma y de los usuarios caótica. Por ejemplo, si utiliza una integración del sistema como ADFS, asegúrese de que estén presentes todos los campos adicionales que desee pasar a su plataforma de aprendizaje. Esto también se aplica a las actualizaciones de CSV. Mantenga la coherencia en sus bases de datos.

Visibilidad Permitiendo a sus usuarios cambiar algunos campos adicionales de usuarios que sean visibles para ellos, puede permitirles pasar automáticamente de un grupo automático a otro e incluso modificar cuáles catálogos son visibles para ellos. Por ejemplo, podría crear catálogos subdivididos por líneas de productos, roles o incluso antigüedades de los usuarios (Principiante, Normal, Avanzado, Experto).

Campos adicionales de las ramas Aplicando los campos adicionales a las ramas tomando como base un dominio de Extended Enterprise, los usuarios podrán ver solo los campos adicionales relativos a su rama. Como Superadministrador, tendrá la seguridad de que solo se mostrarán y serán completados por el usuario los campos necesarios para esa rama concreta.

Mantenga la organización Al visualizar campos adicionales de usuarios en el área Gestión de usuarios de la plataforma, puede utilizar filtros y distintas vistas para ocultar o filtrar la información que vea. Esto puede ayudarle a delimitar la información que esté viendo.

Cuidado con las entradas manuales por parte de los alumnos En algunos casos, es posible que parte de la información del usuario sea difícil de rastrear en su plataforma. En este caso, establezca el campo como obligatorio y conceda visibilidad al usuario. Al iniciar sesión por primera vez, se le obligará a rellenar la información para continuar. Con el fin de reducir las erratas en las entradas, evite los campos de texto y utilice un campo en el que los usuarios no tengan que escribir sus respuestas a mano.

Notas sobre el tipo de campo de usuario adicional Campo de archivo Este campo adicional es accesible para el usuario desde la sección Mi perfil para su edición. Solo puede cargarse un nuevo archivo aquí. Para descargar el archivo existente, el usuario puede acceder a él desde el widget Mis actividades y, a continuación, la sección Información adicional. Al hacer clic en el enlace del archivo, se descargará de forma local.

Como Superadministrador, puede acceder al archivo seleccionando al usuario desde la página Usuarios en Personas (icono de personas) en el Menú de navegación y eligiendo editar un perfil de usuario. En el paso Campos adicionales, verá los campos y podrá hacer clic en el enlace del archivo para cargar un nuevo archivo y sobrescribir el existente. De forma opcional, puede descargar el archivo accediendo al Resumen personal del usuario desde la página Todos los usuarios haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario y seleccionando la opción relacionada, para a continuación pasar a la pestaña Información adicional.

Ejemplos de campos adicionales Más abajo encontrará una lista de ejemplos de campos adicionales:

• región
• país
• localidad
• cargo
• antigüedad en la empresa
• antigüedad en el cargo
• gestión del rendimiento
• fecha de contratación
• fin del contrato (fecha de vencimiento)
• departamento
• nivel laboral
• sexo