Presentación
Su plataforma Docebo le permite gestionar las inscripciones en sus cursos mediante diversas funciones. Una de estas funciones fundamentales es la lista de espera, que le permite supervisar la inscripción en cursos y decidir cuántos alumnos pueden inscribirse en un curso o sesión a la vez. También puede gestionar a los alumnos en espera de ser inscritos en un curso. Este artículo le muestra cómo configurar las capacidades de inscripción y gestionar la lista de espera para cursos y sesiones ILT o de seminarios web.
Gestión de autoinscripciones
Los usuarios pueden autoinscribirse en cursos desde los catálogos. La política de inscripción se gestiona a nivel de curso desde el área de propiedades del curso. Acceda a esta área yendo al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos.
Busque el curso en la lista de la tabla principal de Cursos y haga clic en la descripción del curso. En la pestaña Propiedades, haga clic en Ajustes avanzados y seleccione la pestaña Opciones de catálogo.
En primer lugar, asegúrese de que el curso sea visible en los catálogos, bien seleccionando la opción Mostrar el curso en catálogos internos y externos o bien Mostrar el curso solo en catálogos internos en la sección Visibilidad del curso en catálogos de la pestaña. A continuación, desplácese hasta la sección Autoinscripción en cursos y configure si:
- las autoinscripciones no están disponibles: el curso se ocultará para todos los usuarios en los catálogos externos. Los Superadministradores y Usuarios avanzados verán el curso bloqueado en los catálogos internos a menos que estén inscritos. Los alumnos verán el curso en los catálogos internos solo si están inscritos.
- las autoinscripciones están disponibles
- las autoinscripciones están disponibles durante un periodo limitado de tiempo, definiendo una fecha de inicio o finalización desde cuándo o hasta cuándo pueden inscribirse los alumnos, o estableciendo un periodo de tiempo entre dos fechas.
Si las autoinscripciones están disponibles, sea de forma permanente o durante un tiempo limitado, podrá configurar aún más la política de inscripciones en la sección Política de inscripción al curso (esta sección no se muestra cuando no están disponibles la autoinscripciones).
Las opciones de inscripción disponibles para el curso son:
- Solo los administradores pueden inscribir alumnos. Utilice esta opción si desea que el curso sea visible en los catálogos, pero no que los alumnos se autoinscriban en él. En este caso, solo los Superadministradores (y los Usuarios avanzados con permisos concedidos) pueden inscribir usuarios en el curso. Si el curso forma parte de un plan de aprendizaje, esta opción se ignorará al inscribirse un alumno en dicho plan de aprendizaje. Cuando esta opción está seleccionada junto con la opción Las autoinscripciones están disponibles en la sección Autoinscripción en cursos de esta pestaña, el curso aparecerá en los catálogos, pero estará bloqueado. Se recomienda no habilitar las dos opciones a la vez.
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Pendiente de la aprobación del administrador. Cuando se selecciona esta opción, los alumnos pueden autoinscribirse en el curso, pero el Superadministrador (o Usuario avanzado con permisos concedidos) tiene que aprobar manualmente la inscripción. Debe tenerse en cuenta que:
- Los alumnos son puestos en la lista de espera del curso hasta su aprobación. Esto quiere decir que tendrá que seleccionar la opción Habilitar lista de espera al habilitar esta política de inscripción.
- Cuando se compra un curso a través del comercio electrónico, se anula la política de inscripción predeterminada. Si un curso de pago permite las autoinscripciones (teniendo la opción Las autoinscripciones están disponibles habilitada en la sección Autoinscripción en cursos) y la política de inscripción requiere la aprobación del administrador, se seguirá inscribiendo inmediatamente a los usuarios cuando se autoinscriban. No obstante, este atajo no se aplica cuando los usuarios se autoinscriben en un curso a través de un plan de aprendizaje.
- Si el curso forma parte de un plan de aprendizaje, esta opción se ignorará al inscribirse un alumno en dicho plan de aprendizaje.
- Autoinscripción. Si las inscripciones son gratuitas, los usuarios pueden autoinscribirse en el curso directamente desde el catálogo de cursos.
Los usuarios pueden autoinscribirse en cursos de e-learning e ILT (formación guiada por un instructor), así como en sesiones de cursos ILT.
Cuota máxima de inscripciones
Asimismo, puede configurar el número máximo de usuarios inscritos en el curso al mismo tiempo habilitando la opción en la sección Cuota máxima de inscripciones y estableciendo un límite.
Si se selecciona esta opción, los usuarios no podrán inscribirse en el curso cuando se haya alcanzado la cuota máxima de inscripciones, a menos que esté habilitada la lista de espera del curso. En tal caso, se les colocará en dicha lista de espera.
La cuota máxima de inscripciones no se tendrá en cuenta cuando los usuarios se autoinscriban o se les inscriba en cursos como parte de un plan de aprendizaje. En el caso de los cursos ILT, los usuarios se inscribirán en el curso en sí, pero no en sesiones concretas. No obstante, si llegan a la cuota máxima de inscripciones, no tendrán acceso al material de formación del curso.
La cuota máxima de inscripciones tampoco se tiene en cuenta para las inscripciones resultantes de una regla de inscripción automatizada: los alumnos serán inscritos directamente en el curso aunque esté ya lleno.
Configuración de la lista de espera del curso
Como Superadministrador o Usuario avanzado con permisos concedidos, puede activar la lista de espera de un curso accediendo al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos.
Busque el curso en la lista de la tabla principal de Cursos y haga clic en la descripción del curso. En la pestaña Propiedades, haga clic en Ajustes avanzados y seleccione la pestaña Opciones de catálogo.
En la sección Lista de espera, habilite la opción Habilitar lista de espera para que los usuarios que se inscriban en este curso desde el catálogo mantengan su prioridad de inscripción frente a los usuarios no inscritos.
También puede marcar la opción de inscribir automáticamente a un alumno desde la lista de espera cuando otros alumnos cancelen su inscripción. El sistema seleccionará a los alumnos de la lista de espera en función de la fecha de inscripción (consulte el capítulo siguiente).
Por último, determine la política de autoinscripción tal y como se describe en el capítulo Gestión de autoinscripciones de este artículo. Cuando estén permitidas las autoinscripciones, la función de lista de espera solo funcionará con las políticas Pendiente de la aprobación del administrador y Autoinscripción.
Inscripción automática de usuarios desde la lista de espera
Puede gestionar la inscripción automática de usuarios en el curso o en una sesión habilitando la opción Permitir la inscripción automática desde la lista de espera cuando otros alumnos cancelen su inscripción en la pestaña Propiedades, Ajustes avanzados - Opciones de catálogo, sección Lista de espera.
Cuando se seleccione esta opción, la plataforma inscribirá automáticamente a un alumno de la lista de espera cuando otro alumno se dé de baja o se cancele su inscripción en el curso o sesión. La reasignación automática de usuarios de la lista de espera se produce en las siguientes situaciones:
- un Superadministrador cancela la inscripción de un usuario activo del curso o la sesión
- un usuario se da de baja del curso o sesión
- cada vez que un usuario cambia la sesión ILT o VILT en la que está inscrito
A tener en cuenta: Si hay varios usuarios en la lista de espera para un curso o una sesión, se da prioridad a quién se inscribiera antes (a quien estuviera en la lista de espera primero, por tanto).
¿Cuándo se coloca a un usuario en la lista de espera de un curso?
Un usuario puede ser colocado en la lista de espera de un curso cuando la opción Habilitar lista de espera esté activada y debido a las capacidades de inscripción o las políticas de inscripción, dependiendo de cómo el Superadministrador haya configurado las propiedades avanzadas del curso. Un usuario será colocado en la lista de espera de un curso en los siguientes casos:
- Si es colocado manualmente por un Superadministrador o un Usuario avanzado (con permisos concedidos)
- Si se alcanza la cuota máxima de inscripciones
- Si la política de inscripción se establece como Pendiente de la aprobación del administrador (consulte el capítulo Gestión de autoinscripciones de este artículo)
- Si un usuario se ha autoinscrito en un curso ILT y no hay sesiones disponibles o todas las sesiones están al completo, pero no se ha alcanzado la cuota máxima del curso
- Si un curso ILT no tiene sesiones y se ha alcanzado la cuota máxima de inscripciones
¿Cuándo se coloca a un usuario en la lista de espera de una sesión?
Un usuario puede ser colocado en la lista de espera de una sesión ILT debido a las capacidades de inscripción o las políticas de inscripción, dependiendo de cómo el Superadministrador haya configurado las propiedades avanzadas del curso. Un usuario será colocado en la lista de espera de una sesión en los siguientes casos:
- Si es colocado manualmente por un Superadministrador o un Usuario avanzado (con permisos concedidos)
- Si usted ha establecido una capacidad máxima de inscripción para la sesión
- Si la sesión está reservada al completo, aunque no se haya superado la cuota máxima de inscripciones del curso. En este caso, el estado del usuario en el curso será Inscrito, mientras que su estado en la sesión será Usuarios en espera
- Si se alcanza la cuota máxima de inscripciones del curso, aunque la sesión no esté al completo
Gestión de la lista de espera de cursos
Para gestionar la lista de espera de un curso de e-learning, acceda al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos. Seleccione el curso y vaya a la pestaña Inscripciones.
El Estado de la inscripción de los usuarios en la lista de espera del curso es Usuarios en espera. Haga clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila del usuario y seleccione la opción Editar inscripción. En el panel derecho, cambie el estado de inscripción de Usuarios en espera a Inscrito para inscribir a los usuarios en el curso, o por cualquier otro estado disponible. Pulse Confirmar para completar la acción. Utilice la misma opción del menú para colocar manualmente a un usuario en la lista de espera del curso cambiando su estado a Usuarios en espera.
Gestión de la lista de espera de las sesiones ILT
Para gestionar la lista de espera de una sesión ILT, acceda al Menú de navegación > Contenido y entrega (icono de carpeta) > Cursos. Seleccione el curso ILT y vaya a la pestaña Sesiones, seleccione una sesión y vaya a la pestaña Inscripciones y evaluaciones.
Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario y seleccione Cambiar estado para modificar el estado de inscripción de Usuarios en espera a Inscrito para inscribir a los usuarios en la sesión, o bien por cualquier otro estado disponible. Utilice la misma opción del menú para colocar manualmente a un usuario en la lista de espera de la sesión cambiando su estado a Usuarios en espera.
Alumnos colocados en la lista de espera
Una vez establecidas las capacidades y políticas de inscripción y estando disponible el curso en los catálogos, los alumnos pueden inscribirse. Si la lista de espera está activa y los alumnos pasan a la lista de espera debido a los límites de capacidades o políticas de inscripción, aparecerá un banner con una advertencia para notificárselo en la página del curso.
Cuando los alumnos se inscriban en la lista de espera de un curso, dicho curso se mostrará en la página Mis cursos y planes de aprendizaje. Podrán ver la página del curso, en la que se muestra información general y una lista del contenido, pero el acceso a los materiales de formación o las sesiones estará restringido. La tarjeta del curso en la página Mis cursos y planes de aprendizaje y en los catálogos muestra la etiqueta Lista de espera.
Consejos y trucos
Para ver rápidamente el número de usuarios en la lista de espera de cursos de la página Cursos, habilite la columna Lista de espera con la función Gestión de columnas.