Einführung

Die zentrale Ablage ist eine standardmäßig auf Ihrer Plattform aktivierte Kernfunktion. In der zentralen Ablage können Sie Schulungsunterlagen an einem Ort speichern. Schulungsunterlagen sind jedoch nicht nur lokal für Kurse, sondern können auch global auf der Plattform sein. Verwenden Sie die zentrale Ablage:

• Um alle Schulungsunterlagen in einer zentralen Bibliothek zu verwalten
• Um doppelte Inhalte zu vermeiden
• Um Schulungsunterlagen für alle Kurse einfach auf einmal zu aktualisieren
• Um Schulungsunterlagen im selben Bericht zu verfolgen, unabhängig von den Kursen, in denen sie platziert sind.

Bitte beachten Sie, dass nur Superadmins die zentrale Ablage verwalten können. Power User und Lehrer haben keinen Zugriff auf die zentrale Ablage. Sie können keine Schulungsunterlage aus Kursen in die zentrale Ablage bringen oder abrufen. Greifen Sie dazu über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Plattform auf das Admin-Menü zu. Drücken Sie im Abschnitt E-Learning auf den Unterpunkt zentrale Ablage. 

In der zentralen Ablage finden Sie alle direkt hochgeladenen Schulungsunterlagen sowie Kategorien, die diese Schulungsunterlagen unterteilen. Sie werden feststellen, dass die Kategorien von den Kategorien geteilt werden, die Sie im Bereich Kursverwaltung der Plattform erstellt haben. Alle Schulungsunterlagen, die Sie aus Kursen zur zentralen Ablage gebracht haben, werden ebenfalls hier angezeigt. Sie können in der zentralen Ablage neue Kategorien hinzufügen, die automatisch im Bereich Kurse Ihrer Plattform repliziert werden (und umgekehrt: Wenn Sie eine neue Kategorie im Bereich Kurse erstellen, wird diese automatisch in der zentralen Ablage repliziert). Beachten Sie, dass Sie zwar Schulungsunterlagen in die zentrale Ablage hochladen und verwalten können, die Reihenfolge Ihrer Schulungsunterlagen innerhalb eines bestimmten Kurses jedoch im Bereich dieses Kurses auf der Plattform verwalten müssen. Sie können dies nicht über die zentrale Ablage tun. Bitte beachten Sie: Schulungsunterlagen für Aufgaben können nicht in der zentralen Ablage verwaltet werden. Sie werden nur auf Kursebene verwaltet. Diese Art von Schulungsunterlage können Sie nicht in der zentralen Ablage erstellen, sondern nur in einem Kurs.

Hinzufügen neuer Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage

Das Hochladen neuer Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage ist identisch wie innerhalb eines bestimmten Kurses. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die richtige Kategorie aus der Kategorieliste links auf der Seite ausgewählt haben, in die Sie Ihre neue Schulungsunterlage platzieren möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schulungsunterlagen hinzufügen rechts auf der Hauptseite der zentralen Ablage.

Wählen Sie aus dem angezeigten Dropdown-Menü aus, ob Sie eine neue Schulungsunterlage hochladen, importieren oder erstellen möchten, indem Sie den Schulungsunterlagentyp auswählen. Schließen Sie den Vorgang des Hochladens, Importierens oder Erstellens der Schulungsunterlage ab, indem Sie in jedem Popup-Fenster und jeder Registerkarte so viele Informationen wie möglich eingeben. DELETE (ADD LINK BELOW) Wenn Sie mit dem Hochladen oder Erstellen einer Schulungsunterlage fertig sind, klicken Sie auf Änderungen speichern. Die Schulungsunterlage wird nun in Ihrer zentralen Ablage angezeigt.

Lesen Sie mehr über den Prozess der Erstellung und Verwaltung verschiedener Schulungsunterlagen.

Hinzufügen von Schulungsunterlagen aus dem Inhaltsmarktplatz

Bei der Zusammenarbeit mit einem beliebigen Inhaltsanbieter des Inhaltsmarktplatzes ist es möglich, deren Inhalte als Schulungsunterlagen in die zentrale Ablage zu importieren. Weitere Informationen zum Importieren von Inhalten vom Marktplatz in die zentrale Ablage finden Sie in den entsprechenden Artikeln zu den verfügbaren Inhaltsanbietern unserer Wissensdatenbank. Die aus dem Inhaltsmarktplatz importierten Schulungsunterlagen sind durch ein Warenkorbsymbol in der Zeile der Schulungsunterlage gekennzeichnet. Fahren Sie mit der Maus über das Warenkorbsymbol, um weitere Informationen zum Inhaltsanbieter zu erhalten. Die von Inhaltsanbietern importierten Schulungsunterlagen gelten wie alle anderen Schulungsunterlagen, die in der zentralen Ablage verfügbar sind.

Wenn ein Inhalt aus der Docebo-Inhaltsbibliothek kurz vor dem Stilllegungstermin steht, wird er durch ein Warnsymbol vor dem Inhaltsnamen und in der Inhaltszeile gekennzeichnet. Fahren Sie mit de Maus über das Symbol, um mehr darüber zu erfahren, wann der Inhalt außer Betrieb genommen wird. Außer Betrieb genommener Inhalt wird durch ein Fehlersymbol gekennzeichnet. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird Ihnen im Tooltip angezeigt, wann der Inhalt außer Betrieb genommen wurde. Mit dem dedizierten Filter können Sie stillzulegende oder stillgelegte Schulungsunterlagen oder beides filtern. Weitere Informationen zum Verwalten von stillzulegenden oder stillgelegten Inhalten finden Sie im Docebo-Inhalts Artikel.

Bearbeiten oder Löschen von Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage

Nachdem Sie Ihre Schulungsunterlage erstellt haben, wird sie in der Liste der Schulungsunterlagen auf der Hauptseite der zentralen Ablage angezeigt. Jede Schulungsunterlage hat eine eigene Zeile in der Liste.

Sie sehen immer den Namen der Schulungsunterlage und das Symbol links neben dem Namen für den Dateityp. Ebenso sehen Sie das rote X am Ende der Zeile, mit der Sie eine Schulungsunterlage löschen können (Sie werden aufgefordert, diese Aktion zu bestätigen, bevor Sie die Schulungsunterlage tatsächlich löschen), das Kreuzsymbol, mit dem Sie eine Schulungsunterlage ziehen und sie in eine Kategorie zuweisen können und das Bearbeitungssymbol, um die Schulungsunterlage zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Bearbeiten der Schulungsunterlage mit dem entsprechenden Symbol (dem Stift- und Papiersymbol) die Informationen bearbeiten können, die Sie beim ersten Hochladen der Datei eingegeben haben. Bei Videoschulungsunterlagen zeigt ein grünes Häkchen an, dass das Video korrekt konvertiert wurde und zur Veröffentlichung bereit ist. Wenn das Häkchen rot ist, bedeutet dies, dass das Video nicht richtig hochgeladen wurde und möglicherweise erneut hochgeladen werden muss.

Aufheben der Verknüpfung von Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage

Die Schulungsunterlagen, die aus der zentralen Ablage stammen und mit einem Kurs verknüpft sind, können vom Kurs getrennt werden und behalten dennoch die Abschlüsse des Benutzers in der Berichterstattung. Um die Verknüpfung einer Schulungsunterlage mit einem Kurs aufzuheben, greifen Sie über das Admin-Menü auf den Bereich Kursverwaltung zu, wählen Sie den Kurs aus und wechseln Sie zur Registerkarte Schulungsunterlagen. Klicken Sie auf das Menüsymbol am Ende der Schulungsunterlagenzeile und wählen Sie Verknüpfung aufheben. 

Wenn der Lernende im Kurs eine Schulungsunterlage abgeschlossen hat und die Schulungsunterlage später von diesem Kurs getrennt wird, bleibt der Kursabschluss erhalten. Es werden jedoch keine Schulungsunterlagenstatistiken für die getrennte Schulungsunterlage in Berichten bereitgestellt. Wenn der Lernende die getrennte Schulungsunterlage noch nicht abgeschlossen hat, besteht die beste Vorgehensweise darin, im Bestätigungs-Popup-Fenster die Option Den Kurs für alle Benutzer als abgeschlossen festlegen, die alle anderen Schulungsunterlagen absolviert haben auszuwählen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Kursberichte für die Benutzerstatistik einen abgeschlossenen Status für den Kurs behalten.

Verwalten der Verwendungsspalte

Die Spalte Verwendung zeigt Ihnen an, in wie vielen Kursen eine Schulungsunterlage platziert ist. Wenn Sie in jeder Zeile auf den Verwendungslink klicken, erscheint ein Popup-Fenster mit einer Liste der Kurse, in denen die Schulungsunterlage platziert ist. Die Zeile jedes Kurses enthält den Namen des Kurses und die Version der Schulungsunterlage in diesem spezifischen Kurs (wir erklären das Konzept Schulungsunterlagenversionen in einer Minute).

Sie können auf den Namen des Kurses klicken, um zur Hauptseite des Kurses zu gelangen, wo Sie die Schulungsunterlage innerhalb des Kurses verwalten können. Darüber hinaus können Sie die Suchleiste im Popup-Fenster verwenden, um in der Liste nach einem bestimmten Kurs zu suchen.

Verwalten der Schulungsunterlagenvorschau

Das Symbol für die Schulungsunterlagenvorschau ist das Wiedergabeschaltflächensymbol in der Zeile einer Schulungsunterlage. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erscheint ein Popup-Fenster, das Ihnen eine grafische Vorschau zeigt, wie Ihre Schulungsunterlage auf Ihrer Plattform aussieht. Wenn Sie über mehrere Versionen derselben Schulungsunterlage verfügen, können Sie über das Dropdown-Menü Version auswählen oben links im Popup-Fenster auswählen, welche Version Sie in der Vorschau anzeigen möchten. Im Abschnitt Versionsdetails sehen Sie, in wie vielen Kursen diese Version der Schulungsunterlage platziert ist und wer diese Version hochgeladen hat. 

Bringen von Schulungsunterlagen zu Kursen aus der zentralen Ablage

Um Schulungsunterlagen in einer Aktion zu mehreren Kursen zu bringen, können Sie das Pfeilsymbol in der Zeile der Schulungsunterlage in der Liste verwenden. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird ein Popup-Fenster angezeigt. Wählen Sie zunächst aus, welche Version der Schulungsunterlage Sie veröffentlichen möchten, indem Sie das Dropdown-Menü Version auswählen oben links im Popup-Fenster verwenden. Wenn Sie die Version auswählen, werden die Versionsdetails rechts neben dem Dropdown-Menü angezeigt.

Wählen Sie dann aus der Liste die Kurse aus, in denen Sie die Schulungsunterlage platzieren möchten, indem Sie das Kontrollkästchen in der Zeile des Kurses markieren. Über die Suchleiste auf der rechten Seite der Kursliste können Sie nach Kursen suchen. Wenn Sie alle Kurse ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen. Sie sollten eine Nachricht erhalten, die bestätigt, dass Ihre Schulungsunterlage erfolgreich zu den Kursen gebracht wurde.

Hinzufügen von Schulungsunterlagen zu einem Kurs aus der zentralen Ablage

Wenn Sie Schulungsunterlagen in einem Kurs verwalten und einem Kurs eine Schulungsunterlage aus der zentralen Ablage hinzufügen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Schulungsunterlagen hinzufügen und dann die Option Zentrale Ablage aus dem Dropdown-Menü aus. Dadurch wird ein Popup-Fenster mit allen Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage geöffnet. Wenn ein Element ausgewählt ist, wird rechts neben dieser Schulungsunterlage eine Dropdown-Liste angezeigt, die alle Versionen dieser Schulungsunterlage (falls vorhanden) anzeigt. Wählen Sie die Schulungsunterlage aus, die Sie hinzufügen möchten. Einem Kurs kann nur eine Version derselben Schulungsunterlage hinzugefügt werden. Sie können so viele Schulungsunterlagen auswählen, wie in der zentralen Ablage vorhanden sind. Wenn Sie alle Schulungsunterlagen für diesen Kurs ausgewählt haben, drücken Sie Bestätigen.

Bringen mehrerer Schulungsunterlagen zu Kursen in einer Aktion

Wenn Sie mehrere Schulungsunterlagen mit einer Aktion zu einem oder mehreren Kursen bringen möchten, klicken Sie in der Aktionsleiste oben auf der Hauptseite der zentralen Ablage auf die Schaltfläche Schulungsunterlagen zu Kursen bringen. Wählen Sie im Popup-Fenster die Schulungsunterlagen, die Sie bringen möchten, aus der Liste der Schulungsunterlagen aus (sie sind nach Kategorien unterteilt, die Sie links auf der Seite auswählen können), indem Sie das Kontrollkästchen in der Reihe der Schulungsunterlage markieren. Verwenden Sie das Dropdown-Menü oben, um nach Art der Schulungsunterlage zu filtern, oder suchen Sie mithilfe der Suchleiste nach bestimmten Schulungsunterlagen. 

Bitte beachten: Sie können nur bis zu 10 Schulungsunterlagen gleichzeitig auswählen und zu Kursen bringen. Nachdem Sie alle gewünschten Schulungsunterlagen ausgewählt haben, drücken Sie die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren. Wählen Sie dann über die Kursliste die Kurse aus, in die Sie die Schulungsunterlagen platzieren möchten. Bitte lesen Sie den vorherigen Abschnitt, wenn Sie Hilfe bei dieser Aktion benötigen. Wenn Sie die Kurse ausgewählt haben, drücken Sie Bestätigen. Sie sollten eine Nachricht erhalten, die bestätigt, dass Ihre Schulungsunterlagen erfolgreich zu den Kursen gebracht wurde.

Erstellen mehrerer Versionen derselben Schulungsunterlage

Einige Arten von Schulungsunterlagen können mehrere Versionen auf der Plattform haben. Folgende Dateitypen erlauben mehrere Versionen: SCORM, AICC, XAPI (TIN CAN), Datei, Video. Für diese Elemente ist die erste Version der Schulungsunterlage, die Sie in die Plattform hochladen, automatisch Version Eins der Schulungsunterlage. Sie sehen das kreisförmige Pfeilsymbol in der Zeile der Schulungsunterlage in der Liste der zentralen Ablage. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie die Versionen dieser Schulungsunterlage sowie die Details zu jeder Version sehen. Bitte beachten: Dieses Symbol ist für Schulungsunterlagentypen deaktiviert (ausgegraut), die keine Versionen unterstützen. Dies ist bei allen Schulungsunterlagen der Fall, die von einem Autorentool unter Verwendung des PENS-Standards auf der Plattform veröffentlicht wurden, da PENS die Versionierung von Schulungsunterlagen nicht unterstützt. 

Um eine neue Version der Schulungsunterlage hochzuladen, suchen Sie die Schulungsunterlage in der Hauptliste der zentralen Ablage und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol in der Zeile der Schulungsunterlage. Wählen Sie dann die Schaltfläche Datei Hochladen aus, um den neuen Inhalt hochzuladen, und fügen Sie Titel und Beschreibung hinzu. Sie haben die Möglichkeit zu kennzeichnen, ob diese neue Version die vorhandene Schulungsunterlage (Version eins) überschreiben kann oder ob Sie eine neue Version der Schulungsunterlage erstellen möchten. Wenn Sie die vorherige Option auswählen, wird der Inhalt in jedem Kurs aktualisiert, in dem er verwendet wird. Wenn Sie letztere Option markieren, füllen Sie die erscheinenden Textfelder bezüglich des Namens und der Beschreibung der neuen Version aus. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf Änderungen speichern. Beachten Sie, dass die Schulungsunterlage auf Ihrer Plattform unverändert bleibt. Nur der physische Inhalt der Schulungsunterlage kann versioniert werden. Sie können Inhaltsversionen bearbeiten und löschen, indem Sie auf das kreisförmige Pfeilsymbol in der Zeile der Schulungsunterlage in der Liste der zentralen Ablage klicken und dann auf die entsprechenden Symbole in der Zeile einer Version auf der Seite Versionsverlauf klicken. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen einer bestimmten Version der Schulungsunterlage die gesamte Schulungsunterlage aus allen Kursen gelöscht wird, in denen sie zuvor platziert wurde. Sie sollten sicherstellen, dass die neue Version der Schulungsunterlage zu jeder Instanz gebracht wird, in der die Schulungsunterlage verwendet wird, bevor Sie eine alte Version löschen. Sie können einem oder mehreren Kursen auch bestimmte Versionen von Schulungsunterlagen hinzufügen, indem Sie das zuvor beschriebene Verfahren verwenden (siehe Abschnitt: Bringen von Schulungsunterlagen zu Kursen aus der zentralen Ablage).

Erstellen eines Kategorieordners in der zentralen Ablage

Um einen neuen Kategorieordner auf der Seite der zentralen Ablage zu erstellen, klicken Sie oben links auf der Seite auf die Schaltfläche Neue Kategorie. Danach werden Sie in einem Fenster aufgefordert, die Sprache, die Sie bearbeiten möchten, den Namen des Ordners und den Kategoriecode (nicht obligatorisch) festzulegen. Drücken Sie danach auf Bestätigen.

Bitte beachten: Die zentrale Ablage und die Kurse teilen sich dieselben Kategorienordner. Wenn Sie in der zentralen Ablage einen Kategorieordner erstellen, wird derselbe auf der Kursverwaltungsseite erstellt und umgekehrt.

Filtern von Schulungsunterlagen in der Liste der zentralen Ablage

Die Schulungsunterlagen in der Liste auf der Hauptseite der zentralen Ablage werden automatisch anhand der von Ihnen erstellten Kategorien kategorisiert. Um die Schulungsunterlagen innerhalb einer bestimmten Kategorie anzuzeigen, klicken Sie auf den Ordner im Kategoriebereich links auf der Seite. 

Um die in der Liste angezeigten Schulungsunterlagen zu filtern, können Sie mithilfe des Dropdown-Menüs oben in der Liste nach Dateityp filtern. Sie können auch auswählen, ob Sie die Nachkommen anzeigen möchten oder nicht, indem Sie den Schalter von Ja auf Nein umschalten. Schließlich können Sie über die Suchleiste oben in der Liste nach einer bestimmten Schulungsunterlage (nach Schulungsunterlagencode oder -namen) suchen.

Gemeinsames Tracking für Schulungsunterlagen

Alle Schulungsunterlagen auf der Plattform werden jetzt gemeinsam verfolgt. Was bedeutet das? Wenn Sie in mehreren Kursen über dieselbe Schulungsunterlage (oder dieselbe Version der Schulungsunterlage) verfügen und ein Benutzer die Schulungsunterlage in einem Kurs abschließt, wird es in den übrigen Kursen, in denen diese Schulungsunterlage platziert ist, automatisch als abgeschlossen markiert. Dies ist die Standardeinstellung für alle Schulungsunterlagen und wird auf Versionsebene festgelegt. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, beim Zurücksetzen von Benutzerdaten in Bezug auf die Inhaltsvervollständigung sehr vorsichtig zu sein. Die einzigen Ausnahmen vom gemeinsamen Tracking sind Befragungen. Beim Erstellen einer Befragung müssen Sie die Option zum lokalen Tracking anstelle des gemeinsamen Trackings markieren. Informationen zum Erstellen von Befragungen innerhalb eines Kurses finden Sie in diesem Handbuch. Um eine Befragung in der zentralen Ablage zu erstellen, klicken Sie rechts auf der Hauptseite der zentralen Ablage auf die Schaltfläche Schulungsunterlagen hinzufügen und wählen Sie dann Befragung aus dem Dropdown-Menü. Fügen Sie auf der Seite Neue Befragung einen Titel und eine Beschreibung für Ihre Befragung hinzu und kennzeichnen Sie dann, ob die Befragung lokal oder gemeinsam verfolgt werden soll (wir empfehlen lokal, damit Sie für jeden Kurs genauere Befragungsergebnisse erhalten). Vervollständigen Sie die Informationen auf der Registerkarte Zusatzinfo und drücken Sie dann auf Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind.

Bitte beachten: Wenn Sie sich einmal entschieden haben, eine Befragung zu erstellen, die lokal oder gemeinsam verfolgt wird, können Sie das Tracking später nicht mehr bearbeiten. Sie müssen die Befragung löschen und neu erstellen, um die Tracking-Einstellungen zu ändern.

Wie sich das gemeinsame Tracking auf Berichte auswirkt

In Kursberichten können Sie jetzt sehen, welche Inhaltsversion ein Benutzer abgeschlossen hat, wenn eine Schulungsunterlage mehrere Versionen hat, die in verschiedenen Kursen verwendet werden. Wenn ein Benutzer eine Schulungsunterlage (z. B. einen Test) in einem Kurs abschließt, wird sie auch in Berichten für andere Kurse als abgeschlossen angezeigt.

Bewährte Verfahren, Tipps und Tricks

Halten Sie Ihre zentrale Ablage aufgeräumt. Je länger Sie die zentrale Ablage verwenden, desto mehr Schulungsunterlagen werden darin untergebracht. Seien Sie vorsichtig mit der Benennung, Beschreibung und Miniaturansicht Ihrer Schulungsunterlagen. Verwenden Sie Kategorien, um Ihre Schulungsunterlagen besser zu organisieren.

Duplizieren Sie Ihren Inhalt für verschiedene Sprachen. Wenn Sie die gleichen Inhalte in verschiedenen Sprachen haben, können Sie die Schulungsunterlage einfach duplizieren und die Sprache ändern. Sie können immer eine Unterkategorie pro Sprache verwenden (z.B. Kategorie ist Musik & Kunst, Ihre Unterkategorien sind Englisch, Italienisch, Französisch, Spanisch…).

Überprüfen Sie dies, bevor Sie Inhalte aus der zentralen Ablage zu Kursen bringen. Wenn Sie bereits in mehreren Kursen die gleiche Schulungsunterlage haben, denken Sie daran, dass diese in jedem Kurs als abgeschlossen gekennzeichnet werden, auch wenn der Lernende die Schulungsunterlage nur in einem Kurs absolviert hat. Dies bedeutet, dass der Benutzer einen Kurs abschließen kann, den er nie begonnen hat, wenn Sie lokal spezifische Einstellungen auf diese Schulungsunterlage anwenden (z. B. Endobjektmarker, Voraussetzungen).

Kursduplikate und Verwaltung von Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage. Auf der Seite Kursverwaltung können Sie Kurse duplizieren. Wenn die Schulungsunterlage, die in dem von Ihnen duplizierten Kurs enthalten ist, in der zentralen Ablage gespeichert ist, wird das Tracking dieser Schulungsunterlage in den neuen Kurs übernommen. Wenn Sie einen Kurs duplizieren müssen, der Lernende jedoch nicht denselben Kurs wiederholen soll, um eine Zertifizierung zu erneuern, sollte die Schulungsunterlage direkt in den Kurs hochgeladen werden. Sie kann nicht aus der zentralen Ablage gebracht werden, da sonst der Status der Schulungsunterlage auch im neuen Kurs erhalten bleibt.

Überschreiben vs. Versionierung. Wenn Sie ein Wort, einen Satz oder einen Titel in der Schulungsunterlage korrigieren müssen, empfehlen wir Ihnen, die Option zum Überschreiben zu verwenden. Wenn eine größere Änderung in der Struktur erforderlich ist, ist stattdessen die Versionierung das, was Sie brauchen. Beachten Sie, dass das Tracking entsprechend der gewählten Option aktualisiert wird:

Bitte beachten Sie, dass bei der Versionierung ein Benutzer, der die alte Version einer Schulungsunterlage noch einmal abspielt, die neue Version sieht und diese von vorne beginnen muss.