Einführung

Die zentrale Ablage ist ein zentraler Bereich, der es Superadmins und Power Usern ermöglicht, die in der Plattform verwendeten Schulungsunterlagen zu speichern, zu organisieren und zu verwalten und sie den Kursen zuzuweisen.

Die Zentralisierung von Schulungsunterlagen in einer Ablage ermöglicht den einfachen Zugriff, das Abrufen und die gemeinsame Nutzung von Unterlagen in verschiedenen Kursen. Es wird auch sichergestellt, dass alle Lernenden Zugriff zu denselben aktuellen und konsistenten Inhalten haben, was dazu beiträgt, hohe Ausbildungsstandards aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus wird die Verfolgung der Schulungsunterlagen von allen Kursen, in denen sie platziert sind, gemeinsam genutzt.

Die Aufbewahrung der Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage kann auch dazu beitragen, Zeit und Ressourcen zu sparen, da die Erstellung und Aufbewahrung von Schulungsunterlagen an mehreren Standorten nicht mehr mit doppeltem Aufwand verbunden ist.

Anforderungen und Beschränkungen

• Power User können auf die zentrale Ablage und ihren Inhalt zugreifen und sie verwalten, je nach den ihrem Profil zugewiesenen Berechtigungen und den ihnen als Ressourcen zugewiesenen Ordnern. Wenn einem Power User mit der Berechtigung, die zentrale Ablage zu verwalten, kein Ordner zugewiesen ist, sieht dieser Power User den Menüeintrag Zentrale Ablage trotz der Berechtigungen nicht. Weitere Informationen zu den Berechtigungen von Power Usern für die zentrale Ablage finden Sie im Kapitel Permissions for Central Repository Folders des Wissensdatenbankartikels zu den Berechtigungen von Power Usern.
• Lehrer können nicht auf die zentrale Ablage zugreifen.
• Sie können Aufgaben und Checklisten nicht in der zentralen Ablage verwalten, sondern nur auf Kursebene.

Mehr in DoceboU erfahren

Möchten Sie mehr über die zentrale Ablage erfahren? Schauen Sie sich den speziellen Kurs Using the Central Repository (öffnet in einer neuen Registerkarte) auf Docebo U an!

Zugreifen auf die zentrale Ablage

Um auf die zentrale Ablage zuzugreifen, melden Sie sich als Superadministrator oder Power User mit erteilten Berechtigungen an und rufen Sie das Admin-Menü über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Plattform auf. Klicken Sie im Abschnitt E-Learning auf Zentrale Ablage.

Auf der Hauptseite der zentralen Ablage werden alle Schulungsunterlagen in der Tabelle aufgelistet, und im Ordnerbereich finden Sie die Ordner, die Sie zur Organisation Ihrer Inhalte erstellt haben.

Klicken Sie auf die Filter auf der linken Seite der Tabelle und verwenden Sie die verfügbaren Optionen, um die Schulungsunterlagen anhand der verfügbaren Filter zu filtern. Klicken Sie auf Spalten, um die Spalten auszuwählen, die Sie in die Tabelle aufnehmen möchten, oder suchen Sie nach bestimmten Inhalten, indem Sie ein Stichwort in das Textsuchfeld eingeben.

Erstellen und Verwalten von Ordnern

Es ist wichtig, Schulungsunterlagen in Ordnern zu organisieren, um den Inhalt schnell zu finden und darauf zuzugreifen, und die Sichtbarkeit der Schulungsunterlagen für Power User zu verwalten, indem ihnen Ordner als Ressourcen zugewiesen werden, die sie verwalten können.

Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Seite und wählen Sie die Option Neuer Ordner. Legen Sie in dem sich öffnenden rechten Bedienfeld einen Namen und einen Code für den Ordner fest und wählen Sie dann einen Zielordner. Sie können den Ordnernamen in mehrere Sprachen übersetzen, indem Sie auf das Globussymbol oben im Fenster klicken. Erfahren Sie mehr über die Verwendung des Mehrsprachentools zur Erstellung mehrsprachiger Inhalte. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erstellung des Ordners abzuschließen.

Sie können keine Ordner auf der gleichen Ebene wie der Stammordner erstellen. Der Stammordner repräsentiert die Plattform und muss eindeutig sein. Sie können Ordner in bis zu 15 Ebenen organisieren, mit maximal 200 Unterordnern pro Ordner, pro Ebene.

Um den neu erstellten Ordner zu sehen, klicken Sie auf den Ordnernamen auf der linken Seite der Haupttabelle.

Klicken Sie in diesem Bereich auf das Ellipsenmenü neben dem Ordnernamen, um die folgenden Aktionen durchzuführen:

• Ordnerübersicht: Öffnet ein rechtes Fenster mit detaillierten Informationen über den ausgewählten Ordner, einschließlich Name, Code, übergeordneter Ordner, Anzahl der Unterordner, Anzahl der Schulungsunterlagen und, nur für Superadmins, wer den Ordner wann erstellt und bearbeitet hat. Wechseln Sie zur Registerkarte History (Verlauf), um den Verlauf der mit dem Ordner durchgeführten Aktionen anzuzeigen.
• Bearbeiten: Ändert die Ordnerdetails.
• Neuer Unterordner: Erstellt einen neuen Ordner im ausgewählten Ordner.
• Neue Schulungsunterlage: Erstellt eine neue Schulungsunterlage in dem Ordner, wie im Kapitel Hinzufügen von Schulungsunterlagen in diesem Artikel beschrieben.
• Löschen: Entfernt den Ordner aus der Hierarchie. Sie können einen Ordner nicht löschen, wenn er Schulungsunterlagen oder Unterordner enthält. Diese Option ist für den Stammordner nicht verfügbar.

Um die Schulungsunterlage in einem bestimmten Ordner anzuzeigen, klicken Sie im Abschnitt Ordner auf der linken Seite darauf und wählen Sie den Ordner aus.

Die Option Show Subfolders Content (Inhalt der Unterordner anzeigen) ist standardmäßig am unteren Rand des Ordnerbedienfelds aktiviert. Deaktivieren Sie sie, wenn Sie den Inhalt der Unterordner des ausgewählten Ordners nicht anzeigen möchten.

Hinzufügen von Schulungsunterlagen

Um neue Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage hinzuzufügen, wählen Sie zunächst einen Ordner im linken Bereich aus, klicken dann auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Seite und wählen die Option Neue Schulungsunterlage. 

Wählen Sie den Typ der Schulungsunterlage, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Wählen, um mit der Erstellung gemäß den Anweisungen in den Artikeln zu den einzelnen Typen von Schulungsunterlagen fortzufahren:

• SCORM
• AICC
• xAPI (TinCan)
• Videos
• Dateien
• Elucidat
• Google Drive
• LTI
• Folien
• HTML-Seite
• Befragungen
• Tests

Sobald Sie den Erstellungsprozess der Schulungsunterlage abgeschlossen haben, werden Sie zur Hauptseite der zentralen Ablage weitergeleitet, und die neu erstellte Schulungsunterlage wird in der ersten Zeile der Tabelle angezeigt. 

Hinzufügen von Schulungsunterlagen aus dem Inhaltsmarktplatz

Wenn Sie mit Inhaltsanbietern des Inhaltsmarktplatz arbeiten, können Sie deren Inhalte als Schulungsunterlagen in die zentrale Ablage importieren, wie in den entsprechenden Artikeln beschrieben:

• Docebo Content
• OpenSesame
• Skilla
• LinkedIn Learning

Die von Inhaltsanbietern importierten Schulungsunterlagen werden wie jede andere Schulungsunterlage in der zentralen Ablage betrachtet. 

Fügen Sie die Spalte Inhaltsanbieter in die Tabelle Zentrale Ablage ein, um die Kurse zu identifizieren, die von Inhaltsanbietern stammen. 

Hinweis auf den Inhalt von Docebo Content

Wenn Sie Docebo Content Classic in Ihrer Plattform verwenden, werden Inhalte aus der Docebo Content-Bibliothek, die kurz vor dem Datum der Außerbetriebnahme stehen, mit dem Status Läuft ab gekennzeichnet, während die außer Betrieb genommenen Inhalte mit dem Status Abgelaufen gekennzeichnet sind. In beiden Fällen zeigt die Spalte Ablaufdatum das Datum der Außerbetriebnahme an. Sie können die für die Außerbetriebnahme geplanten oder außer Betrieb genommenen Schulungsunterlagen oder beide filtern, indem Sie den Statusfilter verwenden und die Optionen Läuft ab und Abgelaufen auswählen. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von für die Außerbetriebnahme geplanten Kursen in Docebo Content Classic.

Wenn Sie Docebo Content verwenden, finden Sie Informationen zu Inhalten, die für die Außerbetriebnahme geplant sind oder außer Betrieb genommen wurden direkt im Bereich Meine Kurse in Docebo Content. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von für die Außerbetriebnahme geplanten Kursen in Docebo Content.

Verwalten von Schulungsunterlagen

Die Haupttabelle der zentralen Ablage besteht aus einer Liste von Schulungsunterlagen, eine für jede Zeile. 

Passen Sie die Tabelle an, indem Sie Spalten hinzufügen oder entfernen, indem Sie auf Spalten klicken und die Spalten auswählen, die Sie in die Tabelle aufnehmen möchten.

Die Spalte Kurse ist immer sichtbar und zeigt die Anzahl der Kurse an, denen die Schulungsunterlage zugewiesen ist. Klicken Sie auf die Zahl, um die Liste der Kurse zu sehen. Im Pop-up-Fenster Schulungsunterlage-Verwendung  zeigt jede Zeile den Namen des Kurses und die Version der verwendeten Schulungsunterlage an. Klicken Sie auf den Titel des Kurses, um die entsprechende Kursseite im Bereich Kursverwaltung aufzurufen, wo Sie die Schulungsunterlagen des Kurses verwalten können. Verwenden Sie die Suchleiste im Pop-up-Fenster, um nach einem bestimmten Kurs in der Liste zu suchen.

Klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Zeile der Schulungsunterlage, um die folgenden Aktionen durchzuführen:

• Schulungsunterlage-Vorschau: Zeigt eine Vorschau dessen, wie Ihre Schulungsunterlage für die Lernenden aussieht. Wenn die Schulungsunterlage mehr als eine Version hat, wählen Sie die Version mit dem Dropdown-Menü Version auswählen im Pop-up-Fenster aus, die Sie in der Vorschau sehen möchten. Die Vorschau der Schulungsunterlage ist für LTI-Schulungsunterlagen nicht verfügbar.
• Bearbeiten: Ändert die Details der Schulungsunterlage. Um die Integrität des Inhalts zu gewährleisten, können Sie den Inhalt von Schulungsunterlagen, die vom Inhaltsmarktplatz stammen, mit Ausnahme des Titels und der Beschreibung nicht bearbeiten.
• In Ordner verschieben: Ermöglicht es Ihnen, die Schulungsunterlage aus dem aktuellen Ordner in einen anderen Ordner zu verschieben, indem Sie ihn im rechten Fenster auswählen.
• Kursen zuweisen: Wenn die Schulungsunterlage mehr als eine Version hat, wählen Sie zunächst die Version aus, die Sie zuweisen möchten, indem Sie das Dropdown-Menü im Bereich Versionen verwalten verwenden, dann wählen die Kurse für die Zuweisung aus. Wenn die Schulungsunterlage nur eine Version hat, wird der Bereich Versionen verwalten nicht angezeigt. Wenn Sie dieselbe Schulungsunterlage mehreren Kursen zuweisen, wird sie gemeinsam verfolgt.
• Löschen: Zum Löschen der Schulungsunterlage. Wenn Schulungsunterlagen aus der zentralen Ablage gelöscht werden, werden sie auch aus den Kursen gelöscht, denen sie zugewiesen sind.

Sie können die Aktionen Löschen, In Ordner verschieben und Kursen zuweisen für mehrere Schulungsunterlagen gleichzeitig durchführen, indem Sie sie mithilfe der Kontrollkästchen am Anfang der jeweiligen Zeilen auswählen und auf die Schaltfläche Aktion auswählen in der rechten unteren Ecke der Seite klicken.

Bitte beachten! Die Aktion Kursen zuweisen ist deaktiviert, wenn Sie mehr als 10 Schulungsunterlagen auswählen.

Erstellen mehrerer Versionen derselben Schulungsunterlage

Die zentrale Ablage kann mehrere Versionen von SCORM, AICC, xAPI (TinCan), Dateien und Video-Schulungsunterlagen verwalten. Die erste Version einer auf die Plattform hochgeladenen Schulungsunterlage wird als Version eins der Schulungsunterlage festgelegt.

Wenn die Spalte Versionen in der Haupttabelle der zentralen Ablage sichtbar ist, zeigt sie die Anzahl der Versionen an, in denen die Schulungsunterlage verfügbar ist. Klicken Sie auf die Zahl, um den Versionsverlauf zu sehen. Die Spalte wird nicht für Schulungsunterlagen ausgefüllt, die die Versionierung nicht unterstützen, wie z.B. Schulungsunterlagen, die von einem Autorentool veröffentlicht wurden, das den PENS-Standard verwendet.

Um eine neue Version einer Schulungsunterlage hochzuladen, suchen Sie die Schulungsunterlage in der Liste, klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Zeile und wählen Sie dann die Option Bearbeiten. Im Bearbeitungsmodus klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen, um die neue Version der Schulungsunterlage von Ihrem Gerät hochzuladen, und legen Sie den Titel und die Beschreibung fest.

Legen Sie nach dem Hochladen der Datei fest, ob die neue Version die bestehende Version überschreibt oder ob Sie eine neue Version der Schulungsunterlage erstellen möchten. Wenn Sie die erste Option wählen, wird die Schulungsunterlage in jedem Kurs, in dem sie verwendet wird, aktualisiert. Wenn Sie die zweite Option wählen, geben Sie in die Textfelder, die erscheinen, den Namen und die Beschreibung der neuen Version ein. 

Wenn Sie die Schulungsunterlage nur geringfügig ändern müssen (ein Wort, einen Satz oder einen Titel), verwenden Sie die Option zum Überschreiben. Wenn eine größere Änderung in der Struktur erforderlich ist, ist die Versionierung die beste Option. Wenn ein Benutzer, der die alte Version einer Schulungsunterlage bereits abgeschlossen hat, diese erneut abspielt, sieht er die neue Version und muss die Unterlage erneut von Anfang an durcharbeiten.

 Achten Sie auf die Aktualisierung der Verfolgung, indem Sie diese Optionen verwenden:

Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Erstellung der neuen Version abzuschließen.

Bitte beachten! Wenn Sie eine neue Version einer Schulungsunterlage erstellen, bleibt die Konfiguration der Schulungsunterlage unverändert. Nur der Inhalt der Schulungsunterlage kann versioniert werden.

Wenn eine Schulungsunterlage mehrere Versionen hat, zeigt der Kursbericht an, welche Version die Lernenden absolviert haben.

Sie können eine Version einer Schulungsunterlage bearbeiten und löschen, indem Sie auf die Versionsnummer in der Spalte Versionen der Tabelle der zentralen Ablage und dann auf die Schaltflächen Stift und Papier und Löschen in der Zeile der Version auf der Seite Versionsverlauf klicken.

Bevor Sie eine Version einer Schulungsunterlage löschen, stellen Sie sicher, dass die neue Version jedem Kurs zugewiesen wird, in dem diese Schulungsunterlage verwendet wird, da sie sonst im Kurs nicht mehr vorhanden ist.

Gemeinsame Verfolgung

Wenn dieselbe Schulungsunterlage (oder dieselbe Version der Schulungsunterlage) mehreren Kursen zugewiesen ist, wird sie, wenn ein Benutzer die Schulungsunterlage in einem Kurs abschließt, automatisch in den anderen Kursen, in denen sie platziert ist, als abgeschlossen markiert. Wenn Sie die Verfolgung der Schulungsunterlage in einem Kurs zurücksetzen, wird sie auch in den anderen Kursen zurückgesetzt.

Wenn dieselbe Schulungsunterlage mehreren Kursen zugewiesen ist und ein Benutzer in vielen dieser Kurse eingeschrieben ist, kann es beim Abspielen der Schulungsunterlage zu Verzögerungen kommen, da die Plattform eine gewisse Zeit benötigt, um die Verfolgung der Schulungsunterlage zwischen den Kursen zu synchronisieren.

Die einzige Ausnahme bei der gemeinsamen Verfolgung sind Befragungen.

Bewährte Verfahren

• Sorgen Sie für Ordnung in der zentralen Ablage. Je länger Sie die zentrale Ablage verwenden, desto mehr Schulungsunterlagen wird sie enthalten. Verwenden Sie aussagekräftige Namen, Beschreibungen und Miniaturansichten. Verwenden Sie Ordner, um Ihre Unterlagen besser zu organisieren.
• Duplizieren von Inhalten für verschiedene Sprachen. Wenn Sie denselben Inhalt in verschiedenen Sprachen haben, müssen Sie die Schulungsunterlage duplizieren und die Sprache ändern. Sie können immer einen Unterordner pro Sprache verwenden (z.B. der Hauptordner ist Musik & Kunst, und die Unterordner sind Englisch, Italienisch, Französisch, Spanisch usw.).
• Prüfen Sie dies, bevor Sie Inhalte aus der zentralen Ablage zu Kursen zuweisen. Wenn Sie dieselbe Schulungsunterlage bereits in mehreren Kursen haben, denken Sie daran, dass sie in jedem Kurs als abgeschlossen markiert wird, auch wenn der Lernende die Schulungsunterlage nur in einem Kurs abgeschlossen hat. Wenn Sie bestimmte Einstellungen und Voraussetzungen für Schulungsunterlagen in einem Kurs anwenden (z. B. Kursendemarkierung), können Benutzer einen Kurs abschließen, den sie nie begonnen haben.
• Kursduplikate und Verwalten von Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage. Auf der Seite Kursverwaltung können Sie Kurse duplizieren. Wenn eine Schulungsunterlage, die in einem zu duplizierenden Kurs enthalten ist, in der zentralen Ablage gespeichert ist, wird die Verfolgung dieser Schulungsunterlage in den neuen Kurs übernommen. Wenn Sie jedoch einen Kurs duplizieren müssen, der Lernende aber nicht denselben Kurs wiederholen soll, um eine Zertifizierung zu erneuern, dann sollte die Schulungsunterlage direkt in den Kurs hochgeladen werden. Sie kann nicht aus der zentralen Ablage zugewiesen werden, da sonst der Status der Schulungsunterlage auch im neuen Kurs erhalten bleibt.