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Einführung
ILT- und VILT-Kurse sind in Sitzungen organisiert, und Sitzungen können aus einer oder mehreren Veranstaltungen bestehen, die früher als Sitzungsdaten bezeichnet wurden. Die Lernenden müssen nicht in allen Sitzungen eines ILT- oder VILT-Kurses eingeschrieben sein, aber wenn Sie sie in eine Sitzung einschreiben, werden sie in alle Veranstaltungen der Sitzung eingeschrieben.
Dieser Artikel ist ein Leitfaden für die Erstellung und Verwaltung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie von der Anwesenheit und Bewertung der daran teilnehmenden Lernenden.
Erstellen einer neuen Sitzung
Um eine neue Sitzung zu erstellen, wählen Sie Ihren Kurs auf der Seite Kurse aus, indem Sie auf seine Beschreibung und dann auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Kursseite klicken und die Option Neue Sitzung wählen.
Geben Sie im rechten Bedienfeld Neue Sitzung den Namen der Sitzung und den Wert Maximale Anzahl der Einschreibungen ein, d.h. die maximale Anzahl der Lernenden (ohne Trainer), die sich in die Sitzung einschreiben können. Einschränkungen können z.B. durch die Kapazität des Sitzungs- oder des Webinarraums verursacht werden. Weitere Einzelheiten finden Sie im Kapitel Maximal zulässige Einschreibungen für eine Sitzung festlegen.
Verwenden Sie das Feld Sitzungs-Trainer, um die Trainer zu identifizieren, die die Sitzung leiten werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Die Trainer einer ILT-Sitzung festlegen.
Wechseln Sie nun zum Bereich Sitzungsbewertung/Abschluss, um zu konfigurieren, wie die Sitzung für Lernende als abgeschlossen markiert wird. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Festlegen, wie eine Sitzung als abgeschlossen markiert wird.
Falls auf der Plattform verpflichtende zusätzliche Felder für Sitzungen definiert sind, wechseln Sie zur Registerkarte Zusätzliche Informationen im rechten Bedienfeld und füllen diese aus. Diese Registerkarte ist nicht sichtbar, wenn keine verpflichtenden zusätzlichen Sitzungsfelder gesetzt sind. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Zusätzliche Sitzungsfelder ausfüllen.
Klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten, um die Sitzungserstellung abzuschließen. Sie werden automatisch zum Konfigurationsbereich der Sitzung weitergeleitet, der in drei Registerkarten unterteilt ist: Eigenschaften, Veranstaltungen und Anwesenheit und Einschreibungen und Bewertungen.
Nach der Erstellung wird die Sitzung in der Tabelle auf der Registerkarte Sitzungen im Kursbereich aufgelistet.
Tipp: Überprüfen Sie die Spalte Status in der Sitzungstabelle, um zu sehen, ob eine Sitzung Aktiv oder Beendet ist. Eine aktive Sitzung bedeutet, dass mindestens eine der Sitzungsveranstaltungen für die Zukunft geplant ist, während eine Sitzung als beendet gilt, wenn alle Veranstaltungen in der Vergangenheit liegen.
Die Konfigurationsseite einer Sitzung öffnen
Ein ILT-Kurs kann eine oder mehrere Sitzungen haben, die Sie auf der Registerkarte Sitzungen der Kursverwaltungsseite finden.
So greifen Sie auf die Konfigurationsseite einer Sitzung zu:
- Wählen Sie Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse > [Name des ILT-Kurses], um die Kurskonfigurationsseite zu öffnen, und dann die Registerkarte Sitzungen. Hier sehen Sie alle aktuell konfigurierten Sitzungen für diesen Kurs aufgelistet:
Klicken Sie auf einen [Sitzungsnamen] in der Liste, um die Konfigurationsseite dieser Sitzung zu öffnen. Auf der Registerkarte Eigenschaften dieser Seite können Sie verschiedene Aspekte der Sitzung konfigurieren, wie im weiteren Verlauf dieses Artikels beschrieben.
Maximal zulässige Einschreibungen für eine Sitzung festlegen
Beim Erstellen einer Sitzung müssen Sie eine maximale Anzahl von Lernenden festlegen, die sich in diese Sitzung einschreiben können. Sie können diesen Wert auch in den Sitzungseigenschaften bearbeiten.
Gehen Sie dafür auf der Konfigurationsseite der Sitzung zur Registerkarte Eigenschaften und wählen Sie in der vertikalen Navigation Allgemein.
- Im Abschnitt Sitzungsinformationen legt das Feld Maximale Anzahl der Einschreibungen die maximale Anzahl an Lernenden fest, die gleichzeitig in der Sitzung eingeschrieben sein dürfen.
Falls Sie versuchen, mehr Benutzer als dieses Limit einzuschreiben, werden die zusätzlichen Teilnehmer entweder auf die Warteliste der Sitzung gesetzt (wenn der übergeordnete ILT-Kurs eine Warteliste aktiviert hat) oder die Einschreibung schlägt fehl.
Hinweise: Die Aktivierung der Warteliste auf Kursebene aktiviert sie auch auf Sitzungsebene. Die beiden Wartelisten sind jedoch getrennt. Die Kurswarteliste hängt vom auf Kursebene gesetzten Maximalen Einschreibequote ab, während die Sitzungswarteliste vom hier auf Sitzungsniveau gesetzten Wert Maximale Anzahl der Einschreibungen abhängt.
Optional können Sie auch die Mindestanzahl der Einschreibungen für die Sitzung festlegen: Dieser Wert dient nur zu Informationszwecken und verhindert nicht, dass Lernende auf die Sitzung, in der sie eingeschrieben sind, zugreifen.
Festlegen, wie eine Sitzung als abgeschlossen markiert wird
In den Sitzungseigenschaften können Sie konfigurieren, wie die Sitzung für Teilnehmer als abgeschlossen markiert wird. Zum Beispiel können Sie festlegen, dass die Sitzung als abgeschlossen gilt, wenn jemand an allen Veranstaltungen teilgenommen hat, oder wenn der Trainer die Bewertung „bestanden“ vergibt, oder wenn der Lernende einen Test abgeschlossen hat.
Gehen Sie dazu auf der Konfigurationsseite der Sitzung zur Registerkarte Eigenschaften und wählen Sie in der vertikalen Navigation Allgemein. Im Bereich Sitzungsabschluss können Sie nun eine der verfügbaren Optionen auswählen.
| Option | Beschreibung |
| Manuell | Die Sitzung kann nur manuell von Superadmins und Power Usern (mit entsprechenden Berechtigungen) als abgeschlossen markiert werden. |
| Bewertungsabhängig | Die Sitzung wird als abgeschlossen markiert, wenn die Sitzungs-Trainer, Superadmins und Power User (mit Berechtigungen) sie manuell auf der Registerkarte Einschreibungen und Bewertungen der Sitzung als Bestanden markieren. Zusätzlich können Sie eine Höchstpunktzahl für die Sitzung festlegen. Die Möglichkeit, Lernende zu bewerten (Bewerten-Option), ist nur für Sitzungen verfügbar, deren Abschluss auf der Bewertung basiert. |
| Anwesenheitsabhängig |
Die Sitzung wird als abgeschlossen markiert, wenn der Anwesenheitsstatus in der Anwesenheitsliste entweder für alle oder für eine benutzerdefinierte Anzahl von Sitzungsveranstaltungen als Anwesend gekennzeichnet ist. Wenn der Lernende als Abwesend markiert ist, wird der Sitzungsabschlussstatus auf In Bearbeitung gesetzt, sofern er nicht bereits Abgeschlossen ist. Ist der Status Abgeschlossen, wird durch das Markieren als Abwesend der Status nicht auf In Bearbeitung zurückgesetzt. Trainer, Superadmins und Power User (mit Berechtigungen) können die Anwesenheit von Lernenden auch dann markieren, wenn die Methode für den Sitzungsabschluss anders als Anwesenheitsabhängig ist, aber in diesen Fällen wird die Sitzung nicht als abgeschlossen markiert. |
| Abhängig von der Schulungsunterlage | Verwenden Sie diese Abschlussmethode, wenn der Kurs, zu dem die Sitzung gehört, einen Test als Schulungsunterlage enthält, sodass die Sitzung (und ihre Veranstaltungen) als besucht markiert werden, wenn der Lernende den Test abschließt. Wenn der Kurs mehrere Tests enthält, müssen die Lernenden alle bestehen, damit die Sitzung (und ihre Veranstaltungen) als abgeschlossen gelten. |
Die Trainer einer ILT-Sitzung festlegen
Sie können die Trainer einer Sitzung beim Erstellen oder Bearbeiten festlegen. ILT-Sitzungs-Trainer sind nicht als Lernende im Kurs eingeschrieben. Sie werden in den Sitzungseigenschaften zugewiesen (im Gegensatz zu E-Learning-Kursen).
Weitere Informationen zu den verfügbaren Aktionen für Trainer finden Sie im Trainer-Benutzerhandbuch.
So verwalten Sie Sitzungs-Trainer:
- Öffnen Sie die Konfigurationsseite der Sitzung.
- Gehen Sie zu Eigenschaften > Details.
-
Im Abschnitt Sitzungs-Trainer:
- Um einen Trainer hinzuzufügen, beginnen Sie mit der Eingabe seines Namens, Benutzernamens oder E-Mail-Adresse und wählen Sie ihn dann aus der Liste aus.
- Um einen Trainer zu entfernen, klicken Sie auf das x neben seinem Namen.
Wenn ein Trainer bereits einer anderen Sitzung oder Veranstaltung mit sich überschneidenden Daten oder Zeiten zugewiesen ist, zeigt die Plattform eine Warnung an.
Sitzungs-Trainer können auch die Schulungsunterlagen des Kurses erstellen und verwalten.
Hinweise:
- Da Sitzungs-Trainer nicht in der Sitzung eingeschrieben sind, zählen sie nicht zur Maximalen Einschreibequote, die in den erweiterten Kurseigenschaften festgelegt ist, und sind nicht in der Benutzerliste des Kurszusammenfassungsberichts enthalten.
- Power User mit der Berechtigung ILT-Sitzungen/Anzeigen können alle Sitzungen und Veranstaltungen von ILT-Kursen einsehen, für die sie Sichtbarkeit haben. Um die Trainer der Sitzung/Veranstaltungen zu sehen, müssen sie die Sitzung erstellt haben oder als Trainer zugewiesen sein.
Sitzungs- vs. Veranstaltungs-Trainer
Eine Sitzung kann aus einer oder mehreren Veranstaltungen bestehen, die Sie auf der Registerkarte Veranstaltungen und Anwesenheit sehen:
- Wenn ein Trainer einer Sitzung zugewiesen wird, ist er automatisch Trainer aller Veranstaltungen dieser Sitzung:
- Das bedeutet, dass er die Anwesenheit für alle Veranstaltungen dieser Sitzung markieren sowie die Bewertung und den Abschlussstatus der Teilnehmer für die gesamte Sitzung festlegen kann.
Falls erforderlich, können Sie auch einen Trainer nur für eine bestimmte Veranstaltung der Sitzung zuweisen. Gehen Sie dazu auf der Registerkarte Veranstaltungen und Anwesenheit der Sitzung auf den [Veranstaltungsnamen], um die Konfigurationsseite der Veranstaltung zu öffnen, und wählen Sie auf der Registerkarte Eigenschaften Details:
- Im Abschnitt Sitzungs-Trainer sehen Sie die auf Sitzungsebene gesetzten Trainer. Diese sind schreibgeschützt und können hier nicht geändert werden.
- Im Abschnitt Veranstaltungs-Trainer können Sie Trainer für diese spezielle Veranstaltung festlegen. Der Veranstaltungs-Trainer kann nur für seine zugewiesene Veranstaltung die Anwesenheit markieren.
Tipp: In der Lerneransicht des Kurses werden die Sitzungs-Trainer im Bereich Sitzungs-Trainer der ILT-Kursseite angezeigt, während die einzelnen Veranstaltungen nur die auf Veranstaltungsebene gesetzten Trainer auflisten. Dennoch sind Sitzungs-Trainer auch Trainer aller Veranstaltungen.
Fristen für die Selbsteinschreibung für Sitzungen konfigurieren
Wenn der ILT-Kurs so konfiguriert ist, dass Selbsteinschreibungen erlaubt sind (unter den Kurseigenschaften > Erweiterte Einstellungen > Katalogoptionen), können Sie optional eine Frist für die Selbsteinschreibung festlegen. Zum Beispiel könnten Sie die Selbsteinschreibungen eine bestimmte Anzahl von Tagen vor Sitzungsbeginn schließen.
Um dies einzurichten, wählen Sie auf der Konfigurationsseite der Sitzung die Registerkarte Eigenschaften und dann in der vertikalen Navigation Details. Im Bereich Frist für die Selbsteinschreibung:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Frist für die Selbsteinschreibung aktivieren
- Wählen Sie eine der Optionen aus, wie lange Selbsteinschreibungen erlaubt sind.
| Option | Beschreibung |
| Automatische Frist | Diese Option basiert auf dem Sitzungsstartdatum. Wenn diese Option ausgewählt ist, können sich Lernende bis zum Sitzungsstartdatum einschreiben, also dem ersten Tag der ersten Veranstaltung der Sitzung. |
| Datum der Frist | Diese Option wird verwendet, um das letzte Datum zu konfigurieren, an dem sich Lernende selbst in die Sitzung einschreiben können. |
| Dynamische Frist |
Mit dieser Option konfigurieren Sie die Anzahl der Tage vor dem Sitzungsstartdatum, an denen sich Lernende noch selbst einschreiben können. Das Sitzungsstartdatum ist das erste Datum der ersten Veranstaltung der Sitzung. Der von Ihnen eingegebene Wert schließt das Sitzungsstartdatum selbst mit ein. Um die Einschreibung n Tage vor Sitzungsstart zu schließen, geben Sie n+1 ein. Die Selbsteinschreibungen schließen um 23:59:59 UTC am letzten erlaubten Tag, unabhängig von der Zeitzone der Sitzung. |
Wenn die E-Commerce-App in Ihrer Plattform aktiv ist, beachten Sie, dass Benutzer nach Ablauf der Anmeldefrist keine Sitzung mehr kaufen können, auch wenn sie sie noch in den Warenkorb legen können.
Zusätzliche Felder für Sitzungen ausfüllen
Die zusätzlichen Felder für ILT-Sitzungen sind diejenigen, die auf der Kurse-Seite in der Registerkarte Zusätzliche Felder für den Ressourcentyp = ILT-Sitzungen konfiguriert wurden.
Beim Konfigurieren einer Sitzung können Sie die Werte der zusätzlichen Felder ausfüllen, die Sie verwenden möchten. Diese Werte werden den Lernenden auf der Kurs- und Sitzungseite unter Zusätzliche Informationen angezeigt.
→ Wenn irgendwelche zusätzlichen Sitzungsfelder als obligatorisch gesetzt sind, müssen Sie diese ausfüllen, um die Sitzung erstellen oder bearbeiten zu können.
RSVPs aus externen Kalendern aktivieren
Wenn externe Kalender aktiviert sind, können Sie auf der Registerkarte Eigenschaften der Sitzung die Funktion für externe Kalender-RSVPs aktivieren. Beispiele für die Integration mit externen Kalendern sind Docebo für Google Kalender und Docebo für Microsoft Outlook 365 Kalender.
Erstellen und Verwalten von Sitzungsveranstaltungen
Wechseln Sie zur Registerkarte Veranstaltungen und Anwesenheit, um eine Sitzungsveranstaltung zu erstellen. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Seite und wählen Sie Neue Veranstaltung. Legen Sie im rechten Bedienfeld den Namen, das Datum, die Beschreibung und die Uhrzeit der Veranstaltung fest. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zeitzone für die Veranstaltung auswählen, damit es entsprechend der Zeitzone des Lernenden konvertiert wird, wenn die Einschreibungsbenachrichtigungen an die Lernenden gesendet werden.
Tipp: Es ist nicht möglich, eine einzige Veranstaltung zu erstellen, die sich über mehrere Tage erstreckt. Wenn Sie eine Veranstaltung für die Nacht einplanen müssen (beispielsweise für Nachtschichtbenutzer), müssen Sie zwei separate Veranstaltungen erstellen: eines für den ersten Tag und eines für den zweiten.
Optional können Sie auch eine Pausenzeit festlegen. Wenn Sie die Pausenzeit festlegen, berechnet die Plattform die effektive Zeit, die die Lernenden in der Veranstaltung verbringen, indem sie die Pausenzeit von der Gesamtzeit der Veranstaltung abzieht.
Legen Sie im Bereich Veranstaltungstyp fest, ob die Veranstaltung in einem Klassenraum, per Online-Webinar oder beides stattfindet. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie auch im Kapitel über Veranstaltungstypen:
| Veranstaltungstyp | Anweisungen |
| Klassenraum (ILT) |
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Veranstaltungsort und wählen Sie einen Standort und einen Klassenraum dafür aus. Legen Sie im Abschnitt Anwesenheitsoptionen fest, ob Sie für diese Veranstaltung einen Anwesenheits-QR-Code aktivieren möchten. Dadurch wird ein QR-Code erstellt, den die Lernenden scannen können, um sich selbst bei der Veranstaltung einzuchecken. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Anwesenheitsverfolgung für eine ILT-Sitzung > Einrichten eines Anwesenheit-QR-Codes für eine Veranstaltung. |
| Webinar (VILT) |
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Videokonferenz-Tool. Um das Webinar einzurichten, konfigurieren Sie das Webinar-Tool und das Konto, das für das Webinar verwendet wird (für einige Webinar-Tools ist möglicherweise auch ein Kennwort erforderlich). Wenn Sie kein unterstütztes Webinar-Tool verwenden, wählen Sie die Option Benutzerdefiniertes Tool und geben Sie die Webinar-URL ein. Diese URL ist die Webseite, die sich öffnet, wenn die Lernenden auf Teilnehmen klicken, um auf das Webinar zuzugreifen. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Tool verwenden, können Sie das Webinar als xAPI/TinCan-Objekt starten. Dies erfordert eine Entwicklung Ihrerseits, außerhalb der Plattform. Sie können das Webinar-Tool oder das Konto innerhalb des Tools, das für die Veranstaltung verwendet wird, jederzeit ändern. Konfigurieren Sie in den Anwesenheitsoptionen, ob die VILT-Veranstaltung für die Lernenden als besucht markiert wird, wenn sie am Webinar teilnehmen, und/oder wenn sie die Webinaraufzeichnungen ansehen. Verwenden Sie den Abschnitt mit den Optionen der Schaltfläche Teilnehmen, um anzugeben, wie lange im Voraus Trainer, Tutoren und Lernende die Schaltfläche Teilnehmen sehen können. Geben Sie die Zeit im folgenden Format ein: hh:mm (z.B. bedeutet 01:00 1 Stunde vor Beginn der Veranstaltung). Beachten Sie bitte Folgendes:
|
| Sowohl Klassenraum als auch Webinar | Aktivieren Sie sowohl das Kontrollkästchen Veranstaltungsort als auch das Kontrollkästchen Videokonferenz-Tool. Wenn Sie beide Optionen aktiviert haben, können Sie mit Situationen umgehen, in denen ein Teil der Lernenden an der Veranstaltung vor Ort teilnimmt und ein Teil online ist. |
Bitte beachten! Sie können jederzeit den Veranstaltungstyp von Klassenraum (Option Veranstaltungsort) zu Webinar (Option Videokonferenz-Tool) und umgekehrt wechseln sowie eine der Optionen aktivieren oder deaktivieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer über den Wechsel informiert werden. Wenn die Benachrichtigungs-App auf Ihrer Plattform aktiv ist, können Sie die Lernenden mit einer Benachrichtigung erreichen.
Aktivieren Sie optional die Option Tool für Zusammenarbeit, um den Link zu einem externen Tool (z.B. Google Classroom, Miro, NewRow, Klaxoon) für die Lernenden verfügbar zu machen, damit sie zusammenarbeiten und miteinander in Kontakt treten können, um sich über die Kursthemen auszutauschen, zu planen und Brainstorming zu betreiben. Geben Sie die URL des externen Tools ein, das den Lernenden im Bereich der Veranstaltungsdetails angezeigt wird.
Schließlich können Sie einen Trainer für Ihre Veranstaltung auswählen. Geben Sie im Suchfeld den Namen des Trainers ein und wählen Sie ihn dann aus der Liste aus, die unter der Suchleiste erscheint.
Drücken Sie auf Bestätigen, um die Erstellung der Veranstaltung zu bestätigen. Um die Veranstaltung zu bearbeiten, greifen Sie auf den Konfigurationsbereich der Veranstaltung zu, wo Sie zwei Registerkarten finden: Eigenschaften und Anwesenheit.
Beginnen wir mit der Registerkarte Eigenschaften. Im Abschnitt Allgemein dieser Registerkarte können Sie die Details überprüfen und bearbeiten, die Sie bei der Erstellung der Veranstaltung festgelegt haben.
Wechseln Sie zur Registerkarte Details, um die Veranstaltungs-Trainer für die Veranstaltung zu konfigurieren, sofern sie sich von den Sitzungs-Trainern unterscheiden. Wenn Sie einen Trainer einer einzelnen Veranstaltung innerhalb einer Sitzung zuweisen, kann er die Anwesenheit der Lernenden an dieser speziellen Veranstaltung markieren, hat aber keine Kontrolle über die anderen Veranstaltungen oder die Sitzung. In diesem Szenario kann der Trainer die dem Kurs zugewiesene Schulungsunterlagen weder hochladen noch verwalten.
Veranstaltungs- (vor Ort/online/flexibel) und Sitzungstypen
Beim Konfigurieren einer Veranstaltung innerhalb einer Sitzung können Sie einen Veranstaltungsort, ein Videokonferenz-Tool oder beides einrichten.
Mit diesen Optionen wird der Veranstaltungstyp festgelegt:
- Vor Ort: Wenn nur ein Veranstaltungsort konfiguriert wurde
- Online: Wenn nur ein Videokonferenz-Tool konfiguriert wurde
- Flexibel: Wenn sowohl ein Veranstaltungsort als auch ein Videokonferenz-Tool konfiguriert wurden
Für Administratoren ist der Veranstaltungstyp auf der Spalte Typ in der Liste der Sitzungsveranstaltungen sichtbar, für Endbenutzer im Bereich Sitzungsveranstaltungen der Kursübersichtsseite.
Die in einer Sitzung enthaltenen Veranstaltungstypen legen wiederum die Arten der Sitzungsanwesenheit im Allgemeinen fest. Die möglichen Typen sind:
- Vollständig vor Ort: Alle Veranstaltungen sind vor Ort verfügbar (alle Sitzungsveranstaltungen sind entweder vor Ort oder flexibel).
- Vollständig online: Alle Veranstaltungen sind online verfügbar (alle Sitzungsveranstaltungen sind entweder online oder flexibel).
- Gemischt: Die Sitzung enthält sowohl Veranstaltungen, die nur vor Ort zur Verfügung stehen, als auch Veranstaltungen, die nur online zur Verfügung stehen.
- Flexibel: Alle Sitzungsveranstaltungen sind flexibel (alle Sitzungsveranstaltungen sind auf beide Arten verfügbar).
Die Art der Sitzungsanwesenheit wird für Lernende auf der Kursübersichtsseite angezeigt.
Auf der Registerkarte Sitzungen eines Kurses können Sie zwar die Art der Anwesenheit nicht als Spalte anzeigen, aber Sie können Sitzungen anhand dieser Eigenschaft ausfiltern.
Daten und Uhrzeiten von Veranstaltungen und Sitzungen
Datum und Uhrzeit einer Veranstaltung:
Beim Konfigurieren einer Veranstaltung definieren Sie dessen Datum, zusammen mit der Startzeit und der Endzeit, sowie die entsprechende Zeitzone.
Auf der Registerkarte Veranstaltungen und Anwesenheit der Sitzung wird die Zeit der Veranstaltung anhand der für die Veranstaltung definierten Zeitzone angezeigt.
Start- und Enddatum der Sitzung:
Bei einer Sitzung sind Daten keine konfigurierbaren Felder. Auf der Seite Kurse werden das Startdatum und das Enddatum einer Sitzung automatisch anhand der Daten/Uhrzeiten der Sitzungsveranstaltungen ausgefüllt:
→ Der Beginn der Sitzung entspricht dem Startdatum und der Uhrzeit der frühesten Veranstaltung, das Ende der Sitzung entspricht dem Enddatum und der Uhrzeit der letzten Veranstaltung.
Tipp: Beachten Sie, dass auf der Registerkarte Sitzungen das Start- und das Enddatum der Sitzung immer in der im Benutzerprofil eingestellten Zeitzone angezeigt werden.
Lerneransicht der Veranstaltungs- und Sitzungsdaten:
Auf der Kursübersichtsseite sehen eingeloggte Benutzer:
- Die Sitzungsdaten in ihrer eigenen Zeitzone (wie auf der Plattform konfiguriert)
- Die Daten der einzelnen Veranstaltungen in ihrer eigenen Zeitzone (Uhrensymbol), sowie in der Zeitzone der Veranstaltung (Globussymbol), falls diese von derjenigen des Benutzers abweicht
Wenn der Kurs für nicht-authentifizierte Benutzer auf der öffentlichen Katalogseite sichtbar ist, sehen Besucher dort:
- Die Sitzungsdaten in der Zeitzone der Veranstaltung, und zwar nur dann, wenn alle Veranstaltungen vor Ort verfügbar sind (vollständig vor Ort- oder flexible Sitzung), sowie in derselben Zeitzone. Andernfalls werden die Sitzungsdaten in der Zeitzone des Browsers angezeigt.
- Die Veranstaltungsdaten in derselben Art und Weise wie für eingeloggte Benutzer, mit dem Unterschied, dass die Zeitzone des Browsers anstelle der Zeitzone des Benutzers verwendet wird.
Verwalten von Veranstaltungen
Um die Veranstaltungen einer Sitzung zu verwalten, wählen Sie die Sitzung in der Registerkarte Sitzungen des Kurses aus und wechseln Sie zur Registerkarte Veranstaltungen und Anwesenheit.
Klicken Sie auf das Filtersymbol auf der linken Seite der Tabelle und verwenden Sie die verfügbaren Optionen, um die Veranstaltungen nach Anwesenheitsart, Trainer, Start- und Enddatum, Eigenschaften, Standort und Videokonferenz-Tool zu filtern. Klicken Sie auf das Symbol Spaltenverwaltung, um die Spaltenauszuwählen, die Sie in die Tabelle aufnehmen möchten, oder suchen Sie nach Veranstaltungen, indem Sie ein Schlüsselwort in das Textsuchfeld eingeben.
Klicken Sie auf die Ellipsenschaltfläche am Ende der Veranstaltungszeile, um eine der folgenden Aktionen auszuführen:
| Aktion | Beschreibung |
| Bearbeiten | Bearbeitet die Veranstaltungsdetails. |
| Veranstaltung duplizieren | Erzeugt eine Kopie der Veranstaltung. Geben Sie im rechten Bedienfeld den Namen der kopierten Veranstaltung ein und legen Sie ein Datum fest. Optional können Sie der neuen Veranstaltung die gleichen Trainer zuweisen. Wenn eine Veranstaltung kopiert wird, wird die neue Veranstaltung mit allen Details der ursprünglichen Veranstaltung erstellt, mit Ausnahme der Zuweisung des Veranstaltungsortes (bei Vor-Ort-Kursen) und der Einschreibungen. Rufen Sie die Detailseite der neuen Veranstaltung auf, um ihr einen Standort und einen Klassenraum zuzuweisen. Berücksichtigen Sie beim Duplizieren von Veranstaltungen, dass sich die duplizierte Veranstaltung mit anderen, bereits in Ihrer Plattform erstellten Veranstaltungen überschneiden kann. Um dieses Verhalten zu verhindern, aktivieren Sie die Option Überschneidungen von ILT-Sitzungen vermeiden in den erweiterten Einstellungen der Plattform, Registerkarte ILT. Beachten Sie, dass diese Option nur beim Duplizieren von Veranstaltungen funktioniert, nicht aber beim Erstellen neuer Veranstaltungen. |
| E-Mail an Trainer senden | Senden Sie eine E-Mail an alle Trainer der Veranstaltung oder an eine Auswahl von ihnen. Wenn Sie diese Option wählen, öffnet sich ein Slideout-Bedienfeld, in dem Sie die Nachricht verfassen und den Absender und die Empfänger der E-Mail auswählen können. Unter dem Nachrichtenbereich finden Sie eine Liste von Shortcodes, die Sie durch Kopieren und Einfügen in die Nachricht der E-Mail einfügen können. Diese Option ist deaktiviert, wenn der Veranstaltung kein Trainer zugewiesen ist oder wenn keiner der Trainer eine gültige E-Mail-Adresse hat. |
| Löschen | Löscht die Veranstaltung. Wenn eine Veranstaltung gelöscht wird, werden auch das Datum der Veranstaltung und die Benutzerdaten bezüglich der Anwesenheit an der Veranstaltung gelöscht. |
Sie können die gleiche Aktion für mehrere Veranstaltungen durchführen. Wählen Sie sie aus, indem Sie das Kontrollkästchen am Anfang der Veranstaltungszeile aktivieren, und klicken Sie unten rechts auf der Seite auf Aktion auswählen. Auf diese Weise können Sie:
- schnell allen ausgewählten Veranstaltungen Trainer zuweisen
- eine E-Mail an alle Trainer der ausgewählten Veranstaltungen senden. Anders als bei der Durchführung der Aktion für eine einzelne Veranstaltung können Sie keine einzelnen Trainer auswählen.
- die ausgewählten Veranstaltungen löschen.
Verwalten von Einschreibungen und Bewertungen für Sitzungen
Erfahren Sie mehr über die Einschreibung und Bewertung von Benutzern in ILT- und VILT-Sitzungen in dem entsprechenden Artikel der Wissensdatenbank.
Verwalten von Sitzungen
Alle in einem ILT- oder VILT-Kurs enthaltenen Sitzungen werden in der Registerkarte Sitzungen des Kurses aufgelistet. Klicken Sie hier auf das Element in der Spalte Veranstaltungen, um auf den Bereich für die Verwaltung der Veranstaltung zuzugreifen, und auf das Element in der Spalte Eingeschriebene Benutzer, um die Einschreibungen für die Sitzungen zu verwalten.
Klicken Sie auf das Filtersymbol auf der linken Seite der Tabelle und verwenden Sie die verfügbaren Optionen, um Sitzungen nach Trainern, Start- und Enddatum, Status, Standort, Anwesenheitsart und anderen Details zu filtern. Klicken Sie auf das Symbol für die Spaltenverwaltung, um die Spalten auszuwählen, die Sie in die Tabelle aufnehmen möchten, oder suchen Sie nach Sitzungen indem Sie ein Schlüsselwort in das Textsuchfeld eingeben.
Klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Sitzungszeile, um eine der folgenden Aktionen auszuführen:
| Aktion | Beschreibung |
| Bearbeiten | Bearbeitet die Details der Sitzung. |
| Anwesenheitsliste ausdrucken | Erstellen Sie eine physische Anmeldeseite, auf der die Lernenden ihre Anwesenheit durch Unterschrift bestätigen. Erfahren Sie mehr über die Anwesenheitslisten. |
| Lerneransicht für die Sitzung | Verstehen Sie, wie die Sitzungsseite für die Lernenden aussehen wird. Auf dieser Seite werden Informationen zu jeder Sitzung angezeigt, in der der Lernende eingeschrieben ist. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol in der Zeile der Sitzung, um Informationen über den Standort und eine Kartenvorschau anzuzeigen. |
| Sitzung duplizieren |
Erstellen Sie eine Kopie der Sitzung. Geben Sie im rechten Bedienfeld den Namen der kopierten Sitzung ein und wählen Sie aus, wie viele Duplikate Sie erstellen möchten. Um die Häufigkeit der Wiederholungen festzulegen, wählen Sie die Option Häufigkeit der Sitzungen festlegen und verwenden Sie die entsprechenden Dropdown-Menüs zur Auswahl der Häufigkeit. Legen Sie schließlich fest, ob die zusätzlichen Sitzungsfelder kopiert werden sollen (beachten Sie, dass die zusätzlichen Einschreibungsfelder nicht dupliziert werden). Wenn es in der Plattform obligatorische Sitzungszusatzfelder gibt, wird die Registerkarte Zusätzliche Informationen im rechten Bedienfeld sichtbar. Wenn Sie die Zusatzdaten nicht ausfüllen, können Sie die Sitzung nicht duplizieren.
|
| E-Mail an Trainer senden |
Senden Sie eine E-Mail an alle Sitzungs- und Veranstaltungs-Trainer, die sie verfasst haben, oder an eine Auswahl von ihnen. Wenn Sie diese Option wählen, öffnet sich ein Slideout-Bedienfeld, in dem Sie die Nachricht verfassen und den Absender und die Empfänger der E-Mail auswählen können. Unter dem Nachrichtenbereich finden Sie eine Liste von Shortcodes, die Sie durch Kopieren und Einfügen in die Nachricht der E-Mail einfügen können. Wenn die in der Zukunft geplanten Veranstaltungen mindestens einen Trainer haben, können Sie den E-Mail-Versand nur auf die aktiven und zukünftigen Veranstaltungen beschränken, indem Sie die entsprechende Option auswählen. Diese Option ist deaktiviert, wenn weder der Sitzung noch den darin enthaltenen Veranstaltungen ein Trainer zugewiesen ist oder wenn keiner der Trainer eine gültige E-Mail-Adresse hat. |
| Sitzung absagen | Sagt die Sitzung ab, ohne sie zu löschen, um Daten zu erhalten, Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten und die Reporting-Genauigkeit zu bewahren. |
| Löschen | Löscht die Sitzung. |
Auf der Registerkarte Sitzungen können Sie die gleiche Aktion für mehrere Sitzungen durchführen. Wählen Sie sie aus, indem Sie das Kontrollkästchen am Anfang der Sitzungszeile aktivieren, und klicken Sie unten rechts auf der Seite auf Aktion auswählen. Auf diese Weise können Sie:
- schnell allen ausgewählten Sitzungen Trainer zuweisen
- eine E-Mail an alle Trainer der ausgewählten Sitzungen und ihrer Veranstaltungen senden. Anders als bei der Durchführung der Aktion für eine einzelne Sitzung können Sie keine einzelnen Trainer auswählen.
- die ausgewählten Sitzungen löschen.
Absagen einer Sitzung
Sagen Sie eine Sitzung ab, um sie für Lernende und Trainer unzugänglich zu machen, ohne Daten zu verlieren. Abgesagte Sitzungen können später wiederhergestellt werden.
Weitere Informationen zum Absagen und Wiederherstellen einer Sitzung finden Sie im Artikel Absagen und Wiederherstellen einer ILT-Sitzung.
Löschen einer Sitzung
Wenn eine Sitzung gelöscht wird, werden auch die Veranstaltungen, die Daten der Benutzer über die Anwesenheit bei Veranstaltungen und die Schulungsunterlagen der Sitzung, die nicht auch in der zentralen Ablage verfügbar sind, gelöscht. Die Benutzer in der Warteliste der Sitzung und diejenigen, die nur in der ausgewählten Sitzung eingeschrieben waren, werden von der Sitzung abgemeldet und in die Warteliste des Kurses verschoben, unabhängig von ihrem Status in der Sitzung, als diese gelöscht wurde. Die Benutzer, die zuvor in der gelöschten Sitzung eingeschrieben waren und auch in einer anderen Sitzung desselben Kurses eingeschrieben waren, werden nicht in die Warteliste des Kurses verschoben und behalten ihre Einschreibungen in den anderen Sitzungen.
Wenn Sie VILT-Sitzungen (Webinare) löschen, achten Sie darauf, dass Sie sie direkt auf der Plattform löschen und nicht in einem externen Webinar-Tool.
Hinweis: Sitzungslöschung und -absage sind unterschiedlich. Das Absagen friert die Sitzung ein, ohne Datenverlust.
Importieren von Sitzungen und Veranstaltungen über CSV
Sie können Sitzungen und Veranstaltungen in großen Mengen über CSV-Dateien importieren, um die Erstellung von Sitzungen und Veranstaltungen auf Ihrer Plattform zu beschleunigen.
Hinweise zu Adobe Connect V2
Wenn Sie eine Integration mit Adobe Connect V2 vornehmen, können Sie bei der Auswahl von Adobe Connect Meeting oder Adobe Connect Seminar als Videokonferenz-Tool optional eine Vorlage und einen Ordner auswählen. Wenn Ihre Veranstaltung mit AdobeConnect Seminar durchgeführt wird, ist die Auswahl der Vorlage optional, während die Zuweisung zu einem Raum obligatorisch ist. Mehr dazu finden Sie im Adobe Connect-Artikel unserer Wissensdatenbank. Aufgrund einer Einschränkung in Adobe Seminar ist es nicht möglich, zwei Seminarveranstaltungen zu erstellen, die sich zeitlich überschneiden. Es muss ein Abstand von mindestens 30 Minuten zwischen einer Seminarveranstaltung und der anderen liegen. Wenn sich zwei Seminarsitzungen überschneiden, werden beide Veranstaltungen auf der Plattform erstellt, aber nur die zuerst erstellte Veranstaltung wird in Adobe erstellt.
Wenn Sie Webinar-ILT-Veranstaltungen über CSV importieren, ist der Wert des Attributs sco-id in Adobe Connect verfügbar.
Darüber hinaus gibt es eine zusätzliche Option unter den Anwesenheitsoptionen. Der Name der Option ist Die Veranstaltung als besucht markieren, wenn der Benutzer mindestens % der Gesamtzeit des Webinars im Webinar-Tool verbringt. Verwenden Sie diese Option, um einen Mindestprozentsatz der Zeit festzulegen, die Benutzer in der Veranstaltung verbringen müssen, um es als abgeschlossen zu markieren. Der Prozentsatz wird anhand der Gesamtdauer der Veranstaltung berechnet.
Beim Festlegen des Mindestprozentsatzes der Zeit ist zu berücksichtigen, dass die tatsächliche Dauer der Veranstaltung von der geschätzten Dauer abweichen kann, da es vor oder nach der geschätzten Zeit beginnen oder enden kann. Um zu vermeiden, dass sich kleine Verzögerungen auf den Abschluss der Veranstaltung auswirken, empfehlen wir, den Prozentsatz nicht auf 100 % festzulegen, sondern bei maximal 90-95 % zu bleiben.
Wenn Sie die Option Die Veranstaltung als besucht markieren, wenn der Benutzer am Webinar teilnimmt, wird der in diesem Bereich eingestellte Prozentwert nicht berücksichtigt.
Wenn Sie die Option Die Veranstaltung als besucht markieren, wenn der Benutzer auf die Aufzeichnungen zugreift und der Benutzer auf die Webinaraufzeichnungen zugreift, wird die Veranstaltung beim Zugriff auf die Aufzeichnungen als abgeschlossen markiert, auch wenn der Benutzer nicht am Webinar teilgenommen hat oder die Mindestprozentsatz der Anwesenheit nicht erreicht hat.
Wenn die Option Die Veranstaltung als besucht markieren, wenn der Benutzer mindestens % der Gesamtzeit des Webinars im Webinar-Tool verbringt ausgewählt ist, können Sie die von den Lernenden in der Adobe Connect V2-Sitzung verbrachte Zeit mithilfe des Feldes Webinar-Tool-Zeit in der Sitzung in den neuen benutzerdefinierten Berichten verfolgen.
Benachrichtigungen
Wenn Sie möchten, dass Ihre Benutzer und Manager sofort wissen, wenn bestimmte Veranstaltungen eingetreten sind, stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigungs-App in Ihrer Plattform aktiv ist und dass Sie die folgenden Benachrichtigungen korrekt erstellt und konfiguriert haben:
| Benachrichtigung | Beschreibung |
| ILT-Sitzung geändert |
Wird ausgelöst, wenn das Datum, die Uhrzeit oder der Standort einer ILT-Sitzung geändert werden oder wenn der Wert der maximalen Einschreibequote für Sitzungen im Menü Eigenschaften auf der Registerkarte Katalogoptionen geändert wird. Je nach ausgewähltem Empfänger werden die in der Sitzung eingeschriebenen Benutzer, die in der Kurssitzung / in der Kursveranstaltung eingeschriebenen Trainer und die Power User, die Sichtbarkeit für den Kurs haben (unabhängig davon, ob sie Sichtbarkeit für die in der Sitzung eingeschriebenen Benutzer haben oder nicht) oder alle Superadmins benachrichtigt. |
| ILT-Sitzung gelöscht | Wird ausgelöst, wenn eine ILT-Sitzung von einem Superadmin gelöscht wird. |
| ILT-Sitzung beginnt | Informiert die Lernenden darüber, wann ihre ILT-Sitzung beginnen wird oder bereits begonnen hat. |
| Neue ILT-Sitzung erstellt |
Wird jedes Mal ausgelöst, wenn eine ILT-Sitzung von einem Superadmin oder einem Power User erstellt wird. Wird an alle Benutzer gesendet, die in den Kurs eingeschrieben sind. Verwenden Sie bei der Auswahl von Benutzern als Empfänger dieser Benachrichtigung die Option Benutzerdefinierte Auswahl, um die Empfänger zu filtern, indem Sie nur die Benutzer auswählen, die noch in keiner Sitzung des Kurses eingeschrieben sind (sondern nur im Kurs eingeschrieben sind) und/oder die Benutzer, die auf der Warteliste von mindestens einer Sitzung desselben Kurses stehen. Diese Auswahl verhindert, dass unnötige Benachrichtigungen an Benutzer gesendet werden, die bereits in einer Sitzung desselben Kurses eingeschrieben sind. |
| Benutzer wurde zur ILT-Sitzung zugelassen | Benachrichtigt die Zielgruppe, dass ein Benutzer von einem Superadmin zu einer ILT-Sitzung zugelassen wurde. Die Benutzer erhalten diese Benachrichtigung, wenn sie zugelassen wurden. Power User müssen dem Kurs und dem Benutzer zugewiesen sein, um die Benachrichtigung zu erhalten. |
| In eine ILT-Sitzung eingeschriebener Benutzer | Benachrichtigt die Zielgruppe, wenn ein Benutzer in eine ILT-Sitzung eingeschrieben wurde. Bitte beachten Sie, dass dies nicht für Selbsteinschreibungen gilt, die eine Genehmigung des Administrators erfordern. |
| Benutzer hat die ILT-Sitzung nicht bestanden | Wird ausgelöst, wenn ein Superadmin oder Trainer einen Lernenden in einer ILT-Sitzung durchfallen lässt. |
| Benutzer hat die ILT-Sitzung bestanden | Wird ausgelöst, wenn ein Superadmin oder Trainer einen Lernenden in einer ILT-Sitzung versetzt. |
| Von der ILT-Sitzung abgemeldeter Benutzer | Benachrichtigt die Zielgruppe, wenn ein Benutzer von einer ILT-Sitzung abgemeldet wurde. |
| Benutzer wartet auf die Zulassung zu einer ILT-Sitzung | Wird ausgelöst, wenn sich ein Benutzer sich selbst für eine ILT-Sitzung einschreibt. Die Benachrichtigung wird immer gesendet, wenn die Kurseinschreibungsrichtlinie auf Genehmigung durch den Administrator eingestellt ist, und wenn sie auf frei eingestellt ist, der Benutzer aber auf die Warteliste des Kurses gesetzt wird, weil die Sitzung voll ist. |
| Benutzer wurde zu einer ILT-Sitzung nicht zugelassen | Wird ausgelöst, wenn der Superadmin die Selbsteinschreibung des Benutzers in einer ILT-Sitzung ablehnt. |
Bitte beachten! Benutzer und Manager erhalten nur dann die Benachrichtigungen, wenn die Benachrichtigungsfunktion in der Plattform aktiviert ist und wenn Sie als Superadmin die oben aufgeführten Benachrichtigungen richtig eingerichtet haben.