Einschreiben von Benutzern in Kurse

Einführung

Auf Ihrer Plattform gibt es verschiedene Möglichkeiten, Benutzer in E-Learning- und ILT/VILT-Kurse (Instructor-Led Training and Virtual Instructor-Led Training) einzuschreiben. In diesem Artikel werden die verfügbaren Optionen beschrieben. Benutzer können in einen Kurs eingeschrieben werden, sobald dieser erstellt wurde. Wir empfehlen jedoch, sie einzuschreiben, sobald Sie den Kurs vollständig konfiguriert und alle Schulungsunterlagen hinzugefügt haben.

Einschreiben von Benutzern in E-Learning-Kurse

Um Benutzer in einen E-Learning-Kurs einzuschreiben, rufen Sie die Seite Kursverwaltung auf Ihrer Plattform auf und suchen Sie den Kurs in der Kursliste. Klicken Sie entweder auf die Kursbeschreibung und wechseln Sie zur Registerkarte Einschreibungen oder klicken Sie auf das Benutzersymbol, um direkt auf die Registerkarte zuzugreifen. Klicken Sie oben rechts auf Einschreibungen verwalten und wählen Sie Benutzer einschreiben.

Um Benutzer in mehrere E-Learning-Kurse einzuschreiben, wählen Sie die Kurse aus, indem Sie das Kontrollkästchen in der Kurszeile verwenden. Sobald Sie mindestens einen Kurs in der Tabelle ausgewählt haben, wird die Schaltfläche Aktion wählen am unteren Rand der Kursverwaltungstabelle verfügbar gemacht. Wählen Sie die Option Benutzer einschreiben. Wählen Sie im sich öffnenden rechten Bereich die Benutzer aus, die Sie einschreiben möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihren Namen markieren. Sie können auch ganze Gruppen oder Zweige über die entsprechenden Registerkarten kennzeichnen.

Bitte beachten Sie, dass bei der Einschreibung von Benutzern in einem Zweig in Kursen, wenn der Zweig untergeordnete Zweige hat, Benutzer, die den untergeordneten Zweigen zugewiesen sind, nicht in den Kurs eingeschrieben werden, es sei denn, Sie wählen auch diese untergeordneten Zweige aus. Es werden nur Benutzer registriert, die zum Mutterzweig gehören. Beachten Sie auch, dass Sie den Stammzweig nicht auswählen können, um zu verhindern, dass eine große Anzahl von Benutzern inKurse eingeschrieben wird. Wenn Sie alle Plattformbenutzer inden ausgewählten Kursen einschreiben müssen, verwenden Sie die Funktion Alle wählen auf der Registerkarte Benutzer.

Nachdem Sie die Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie die Ebene aus, das die Benutzer im Kurs haben werden: Lernende, Moderatoren oder Lehrer.

Entscheiden Sie abschließend, ob Sie eine Einschreibefrist für die einzuschreibenden Benutzer festlegen möchten. Wenn Sie einen Gültigkeitszeitraum für die Einschreibung festlegen (mit den Auswahlfeldern Aktiv ab und Aktiv bis), hat der Benutzer nur während des ausgewählten Zeitraums Sichtbarkeit im Kurs. Nach Ablauf der Frist sehen Benutzer die Kurskarte weiterhin auf ihren Plattformen, können jedoch nicht mehr darauf zugreifen, und ein Schlosssymbol wird in der Kurskarte angezeigt. Wenn keine Einschreibefrist erforderlich ist, wird durch das Leerlassen dieser Option standardmäßig keine Frist festgelegt und weiterhin Zugriff auf die Benutzer gewährt.

Drücken Sie Weiter, um die Benachrichtigungen auszuwählen, die an den Benutzer bei seiner Einschreibung gesendet werden sollen. Dieser Bereich listet alle Benachrichtigungen der Gruppe Übersicht: Benutzer hat sich in einen Kurs eingeschrieben auf der Plattform. Drücken Sie abschließend auf Bestätigen, um die Einschreibung abzuschließen.

Bitte beachten Sie, dass Benachrichtigungen nicht aktiviert werden, wenn die Option Sofortige Benachrichtigungsübersicht bei massiven Einschreibungsaktionen senden in den erweiterten Einstellungen nicht ausgewählt ist. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Security Related im Artikel Managing the Platform Advanced Settings.

Ein Hintergrundjob wird gestartet, wenn die maximale Anzahl von Einschreibungen 20 überschreitet. Denken Sie daran, dass eine Einschreibung eine Kombination aus einem einzelnen Benutzer und einem einzelnen Kurs ist. Wenn Sie also 3 Kurse und 2 Benutzer auswählen, ergeben sich 6 Einschreibungen.

Einschreiben von Benutzern in ILT/VILT-Kurse

Um Benutzer in einen ILT/VILT-Kurs einzuschreiben, rufen Sie die Seite Kursverwaltung auf Ihrer Plattform auf und suchen Sie den Kurs in der Kursliste. Klicken Sie entweder auf die Kursbeschreibung und wechseln Sie zur Registerkarte Einschreibungen oder klicken Sie auf das Benutzersymbol, um direkt auf die Registerkarte zuzugreifen. Klicken Sie oben rechts auf Einschreibungen verwalten und wählen Sie Benutzer einschreiben.

Um Benutzer in mehrere ILT/VILT-Kurse einzuschreiben, wählen Sie die Kurse aus, indem Sie das Kontrollkästchen in der Kurszeile verwenden. Sobald Sie mindestens einen Kurs in der Tabelle ausgewählt haben, wird die Schaltfläche Aktion wählen in der rechten unteren Ecke der Kursverwaltungstabelle verfügbar gemacht. Wählen Sie die Option Benutzer einschreiben.

Wählen Sie in beiden Szenarien im sich öffnenden rechten Bereich die Benutzer aus, die Sie registrieren möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihrem Namen markieren. Sie können auch ganze Gruppen oder Zweige über die entsprechenden Registerkarten markieren.

Bei der Einschreibung von Benutzern eines Zweigs in Kursen, wenn der Zweig untergeordnete Zweige hat, Benutzer, die den untergeordneten Zweigen zugewiesen sind, werden nicht in den Kurs eingeschrieben, es sei denn, Sie wählen auch diese untergeordneten Zweige aus. Es werden nur Benutzer registriert, die zum Mutterzweig gehören. Beachten Sie auch, dass Sie den Stammzweig nicht auswählen können, um zu verhindern, dass eine große Anzahl von Benutzern in Kurse eingeschrieben wird. Wenn Sie alle Plattformbenutzer in den ausgewählten Kursen einschreiben müssen, verwenden Sie die Funktion Alle wählen auf der Registerkarte Benutzer.

Nachdem Sie die Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie, ob Benutzer in den Kurs oder in eine der verfügbaren Sitzungen eingeschrieben werden sollen. Wenn Benutzer in einen ILT- oder VILT-Kurs eingeschrieben werden, ohne eine Sitzung auszuwählen, müssen sie selbst beim Aufrufen der Kurshauptseite eine Sitzung auswählen.

Um einen Benutzer in mehrere Sitzungen eines ILT/VILT-Kurses einzuschreiben, wechseln Sie nach der Kurseinschreibung zur Registerkarte Einschreibungen und klicken Sie auf das Auslassungszeichen-Symbol am Ende der Benutzerzeile, dann wählen Sie In Sitzungen einschreiben. Wählen Sie die gewünschten Sitzungen aus, indem Sie die Kontrollkästchen markieren, und klicken Sie dann auf Einschreiben. Sie können dasselbe für mehrere Benutzer gleichzeitig tun, indem Sie einfach die Kontrollkästchen neben ihren Benutzernamen auf der Registerkarte Einschreibungen markieren und dann auf Aktion wählen klicken.

Nur Superadmins und Power User können einen Benutzer in mehrere Sitzungen desselben Kurses einschreiben. Benutzer können sich selbst nur in eine einzelne Sitzung eines Kurses anmelden. Wenn ein Lernender in mehreren Sitzungen desselben Kurses eingeschrieben ist, wird durch das Abschließen einer beliebigen Sitzung des Kurses der Einschreibestatus des Lernenden auf „Vollständig“ aktualisiert.

Wählen Sie die Ebene aus, das die Benutzer im Kurs haben werden: Lernende oder Moderatoren. Denken Sie daran, dass die von Ihnen ausgewählte Ebene immer bei der Kurseinschreibung festgelegt ist und für alle Sitzungen des Kurses gilt, in die der Benutzer eingeschrieben wird. Nachdem Sie die Benutzereinschreibungsebene in einem ILT- oder VILT-Kurs festgelegt haben, können Sie sie nicht mehr ändern. Löschen Sie bei Bedarf die Benutzereinschreibung und erstellen Sie eine neue mit der aktualisierten Ebene.

Entscheiden Sie abschließend, ob Sie eine Gültigkeitsdauer für die Einschreibungen festlegen möchten, indem Sie die Auswahlfelder Gültigkeitsbeginn und Gültigkeitsende verwenden. Wenn die Gültigkeitsdauer der Einschreibung festgelegt ist, haben die eingeschriebenen Benutzer nur während des ausgewählten Zeitraums Sicht auf den Kurs. Nach Ablauf der Frist wird den Benutzern die Kurskachel weiterhin auf ihren Plattformen angezeigt, sie können jedoch nicht mehr darauf zugreifen, und in der Kurskarte wird ein Schlosssymbol angezeigt. Wenn kein Einschreibungszeitplan erforderlich ist, wird diese Option leer gelassen, sodass standardmäßig keinen Zeitplan festgelegt wird und der Zugriff für die Benutzer fortgesetzt wird.

Drücken Sie Weiter, um die Benachrichtigungen auszuwählen, die an den Benutzer bei seiner Einschreibung gesendet werden sollen. Dieser Bereich listet alle Benachrichtigungen der Gruppe Übersicht: Benutzer hat sich in einen Kurs eingeschrieben auf der Plattform.Drücken Sie abschließend auf Bestätigen, um die Einschreibung abzuschließen.

Bitte beachten Sie, dass Benachrichtigungen nicht aktiviert werden, wenn die Option Sofortige Benachrichtigungsübersicht bei massiven Einschreibungsaktionen senden in den erweiterten Einstellungen nicht ausgewählt ist. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Security Related im Artikel Managing the Platform Advanced Settings.

Ein Hintergrundjob wird gestartet, wenn die maximale Anzahl von Einschreibungen 20 übersteigt. Denken Sie daran, dass eine Einschreibung eine Kombination aus einem einzelnen Benutzer und einem einzelnen Kurs ist, sodass die Auswahl von 3 Kursen und 2 Benutzern 6 Einschreibungen ergibt.

Einschreibungsebenen von Benutzern in Kursen

Wenn Sie wissen möchten, auf welcher Kursebene Ihre Benutzer (entweder als Lernende, Lehrer oder Moderatoren) eingeordnet werden sollen, finden Sie in der Enrollment levels comparison-Tabelle Details zu den einzelnen Berechtigungen für jede Benutzerebene.

Verwalten der Einschreibeseite eines Kurses

Nachdem Sie Benutzer in einen E-Learning-Kurs eingeschrieben haben, werden sie auf der Registerkarte Einschreibungen des Kurses aufgelistet. Sie können das Tabellenlayout anpassen, indem Sie die Spalten auswählen, die Sie in der Liste sehen möchten. Klicken Sie dazu auf das Spaltenverwaltungssymbol in der oberen linken Ecke der Tabelle. Das Tabellenlayout wird in Echtzeit aktualisiert, wenn Spalten in diesem Bereich ausgewählt oder abgewählt werden.

Auf dieser Seite können Sie mehrere Aktionen ausführen, sowohl in einzelne Benutzer als auch für mehrere Benutzer gleichzeitig. Wenn Sie auf Benutzerebene arbeiten, klicken Sie auf das Auslassungszeichen-Symbol am Ende der Benutzerzeile, um auf die folgenden Aktionen zuzugreifen:

Benutzerstatistiken (nur für E-Learning-Kurse). Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Sie zur Registerkarte Berichte des Kurses weitergeleitet, in der der Sammelbericht des Kurses bereits in den ausgewählten Benutzer gefiltert angezeigt wird.
Einschreibung bearbeiten: bearbeiten Sie die Benutzereinschreibung, indem Sie den Einschreibestatus ändern (z.B. von in Bearbeitung zu vollständig) und die zusätzlichen Einschreibefelder verwalten. Bei E-Learning-Kursen können Sie hier auch die Benutzerebene im Kurs ändern (z.B. von Lernenden zu Lehrern) und eine Einschreibefrist aktivieren.
In Sitzungen einschreiben (nur für ILT/VILT-Kurse): markieren Sie im Slideout-Bedienfeld das Kontrollkästche neben der Sitzung, in die Sie den Benutzer einschreiben möchten, und drücken Sie dann auf Einschreiben. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Managing Enrollments and Evaluations for Sessions der Artikels Creating and Managing ILT and VILT Sessions.
Verwenden Sie die Aktion Datumsbereich für den Zugriff zurücksetzen (nur für E-Learning-Kurse) um die Gültigkeit des Sichtbarkeitszeitraums zu löschen und den Kurs für den ausgewählten Benutzer immer sichtbar und zugänglich zu machen.
Status ändern: ändern Sie schnell den Benutzerstatus (z.B. von in Bearbeitung zu vollständig). Bitte beachten Sie, dass je nach aktuellem Status des Benutzers einige Status deaktiviert sein können. Die Funktion Benutzerstatus ändern wird auch verwendet, um Benutzer von der Warteliste in den Kurs einzuschreiben.
E-Mail absenden: verwenden Sie diese Option, um dem Benutzer eine E-Mail zu senden. Wenn Sie aus diesem Bereich eine E-Mail an Benutzer senden, wird ein Slideout-Bedienfeld geöffnet, in dem Sie Ihre Nachricht verfassen können. Neben der E-Mail-Adresse der Empfänger und dem Nachrichtentext können Sie die folgenden kurzen codes verwenden: [username] = Benutzername des Benutzers; [first_name] = Vorname des Benutzers (falls gesetzt); [last_name] = Nachname des Benutzers (falls gesetzt); [email] = E-Mail-Name des Benutzers (falls gesetzt); [course_code] = Code des Kurses (falls gesetzt); [course_name] = Titel des Kurses; [course_description] = Beschreibung des Kurses; [course_link] = Link, um beim Anklicken direkt im Kurs zu landen.
Abmelden des Benutzers vom Kurs. Wenn diese Option deaktiviert ist, bedeutet dies, dass der Benutzer in den Kurs eingeschrieben wurde, weil er in einen Lernplan eingeschrieben ist, der diesen Kurs enthält. In diesem Fall kann der Benutzer nicht vom Kurs abgemeldet werden, da dies die logische Integrität des Lernplans verletzen würde: Sie müssen den Benutzer zuerst vom Lernplan abmelden, um die Aktion zum Abmelden vom Kurs verfügbar zu machen. Bitte beachten Sie, dass wenn ein Benutzer sich von einem Kurs abmeldet oder abgemeldet wird, seine Verfolgung auf der Plattform gespeichert wird.

Auf der Einschreibeseite können Sie dieselbe Aktion für mehrere Benutzer ausführen. Wählen Sie sie aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihren Benutzernamen markieren und unten rechts in der Einschreibetabelle auf Aktion wählen klicken, um schnell Ensichreibungen bearbeiten, den Status der Benutzer im Kurs zu ändern, Benutzer aus dem Kurs abzumelden, den Zeitraum in den Zugriff zurückzusetzen (für E-Learning-Kurse), Benutzer in Sitzungen einzuschreiben (für ILT/VILT-Kurse), oder eine E-Mail zu senden. Wenn Sie von dieser Seite aus eine E-Mail an mehrere Empfänger senden, denken Sie daran, dass diese an die ausgewählten Benutzer unabhängig von ihrem Status gesendet wird. Wenn Sie inaktive Benutzer ausgewählt haben, wird die E-Mail auch an diese gesendet.

Wenn Sie aus diesem Bereich eine E-Mail an Benutzer senden, wird ein Slideout-Bedienfeld geöffnet, in dem Sie Ihre Nachricht verfassen können. Neben der E-Mail-Adresse der Empfänger und dem Nachrichtentext können Sie die folgenden kurzen codes verwenden: [username] = Benutzername des Benutzers; [first_name] = Vorname des Benutzers (falls gesetzt); [last_name] = Nachname des Benutzers (falls gesetzt); [email] = E-Mail-Name des Benutzers (falls gesetzt); [course_code] = Code des Kurses (falls gesetzt); [course_name] = Titel des Kurses; [course_description] = Beschreibung des Kurses; [course_link] = Link, um beim Anklicken direkt im Kurs zu landen.

Das Menü Aktion wählen kann auch einen Link zu einer externen Website anzeigen. Klicken Sie auf diese Option, um die Website in einem Popup-Fenster zu öffnen, in dem Sie beispielsweise in einem Drittsystem markieren können, dass der Benutzer den Kurs abgeschlossen hat. Links zu externen Websites müssen als IFRAME zusätzliche Einschreibefelder erstellt werden. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von zusätzlichen Einschreibefeldern finden Sie im Kapitel Hinzufügen zusätzlicher Einschreibefelder dieses Artikels.

Importieren von Einschreibungen aus einem anderen Kurs

Sie können auch Einschreibungen von einem Kurs in einen anderen Kurs. Klicken Sie dazu oben rechts auf Einschreibungen verwalten und wählen Sie Benutzer aus Kurs importieren aus.

Wählen Sie im rechten Bereich den Kurs aus, aus dem Sie Einschreibungen importieren möchten, oder suchen Sie danach, indem Sie seinen Namen in den Bereich Kurse suchen eingeben. Wählen Sie dann aus, ob alle Benutzer unabhängig von ihrer Ebene und ihrem Status importiert werden sollen, oder ob Sie eine oder mehrere Ebenen und Status zum Importieren auswählen möchten. Legen Sie bei Bedarf eine Einschreibefrist mithilfe der Daten Aktiv ab und Aktiv bis fest. Die Einschreibefrist des Quellkurses wird immer überschrieben. Wenn während des Imports keine Einschreibefrist festgelegt wird, gibt es keine Einschreibefrist für die importierten Einschreibungen. Klicken Sie auf Weiter, überprüfen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Bestätigen.

Einschreiben von Benutzern in Kurse oder Sitzungen über CSV

Sie können Benutzer auch über CSV in Kurse oder ILT- und VILT-Kurssitzungen einschreiben. Sie können dies über die Hauptseite der Kursverwaltung tun, wenn Sie Benutzer in mehrere Kurse einschreiben möchten, oder über die Registerkarte Einschreibungen für einen bestimmten Kurs oder eine bestimmte Sitzung eines Kurses. Sobald Sie auf das Import-Bedienfeld in Ihrer Plattform zugreifen, ist der Vorgang für den CSV-Hochladen und die Datenzuordnung gleich. Um diesen Vorgang zu starten, befolgen Sie diese Anweisungen:

für mehrere Kurse, greifen Sie auf die Hauptseite der Kursverwaltung zu, klicken Sie oben rechts auf Einschreibungen verwalten und wählen Sie Einschreibungen über CSV verwalten
für einen einzelnen Kurs, suchen Sie den Kurs in der Liste auf Hauptseite der Kursverwaltung, klicken Sie auf seine Beschreibung um auf den Kursbereich zuzugreifen, dann klicken Sie oben rechts auf Einschreibungen verwalten und wählen Sie Einschreibungen über CSV verwalten

Sobald Sie eine dieser Aktionen abgeschlossen haben, wird auf der rechten Seite der Plattform ein Slideout-Bedienfeld Einschreibungen über CSV verwalten geöffnet. Zum erfolgreichen Hochladen ist es wichtig, eine richtig formatierte CSV-Datei zu erstellen. Klicken Sie auf CSV-Beispiel herunterladen, um ein Beispiel für die Dateiformatierung zu erhalten. Bitte beachten Sie, dass Datumsangaben als jjjj-mm-tt formatiert sind, diese jedoch in Ihrer Tabelle möglicherweise anders angezeigt werden, je nachdem, mit welchem Programm Sie das CSV-Beispiel geöffnet haben.

Wenn Sie fertig sind, können Sie sie entweder in den Hochladebereich des Slideout-Bedienfelds ziehen oder auf den Hochladebereich klicken, um die Datei zu finden. Denken Sie daran, dass die Beispieldatei immer alle verfügbaren Felder enthält. Je nach Anwendungsfall werden möglicherweise nicht alle Spalten benötigt. Bitte beachten Sie, dass die maximale Dateigröße für CSV-Dateien 3 MB beträgt.

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Drücken Sie nach dem Hochladen der Datei auf den Titel Erweiterte Einstellungen, um zusätzliche Optionen zu konfigurieren. Das System ist so konfiguriert, dass es automatisch den Trennwert erfasst, der benötigt wird, um die Informationen nach Spalten zu organisieren. Die Informationen können je nach Bedarf durch Komma, Semikolon oder manuell unterteilt werden.

Markieren Sie die Option, die erste Zeile als Kopfzeile zu betrachten, wenn dies zu Ihrem CSV-Dateiformat passt, und wählen Sie den Dateizeichensatz aus dem Dropdown-Menü aus. Wir empfehlen den standardmäßigen UTF-8-Zeichensatz. Bitte denken Sie daran, Anführungszeichen zu verwenden, um den Textinhalt abzugrenzen. Drücken Sie Bestätigen, um Ihre .CSV-Datei hochzuladen.

Das System verarbeitet dann Ihre CSV-Datei. Sobald sie fertig ist, werden Sie zur Importseite weitergeleitet. Im Abschnitt Profile können Sie ein voreingestelltes Profil aus dem Dropdown-Menü auswählen, um diesem CSV-Import eine vorherige Zuordnungskonfiguration zuzuordnen. Drücken Sie die Schaltfläche Aktuelle Voreinstellung überschreiben, wenn Sie Änderungen an der aktuellen Voreinstellung speichern möchten. Darüber hinaus können Sie die Spalten manuell Plattformfeldern zuordnen (mehr dazu im folgenden Abschnitt) und dann die Konfiguration speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Diese Voreinstellung speichern unter klicken. Geben Sie im Popup-Fenster einen Namen für die Voreinstellung ein und drücken Sie dann auf Speichern.

Der Abschnitt Vorschau zeigt eine Vorschau der vom System gelesenen CSV-Datei an; es werden nur einige Zeilen der Datei als Orientierungshilfe angezeigt. Verschieben Sie die Felder aus dem Abschnitt Docebo-Felder nach links, um die Felder mit den Spaltennamen Ihrer CSV-Datei abzugleichen. Sie können die folgenden Felder über CSV für Einschreibungen importieren: Benutzername, Kurs-ID, Sitzungs-ID, Aktiv ab, Aktiv bis, Rolle und alle Zusatzfelder für Kurse oder Einschreibungen.

Nachdem Sie die Felder mit allen Ihren Spalten abgeglichen haben, überprüfen Sie alle Informationen auf der Importseite und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Importieren unten auf der Seite. Bestätigen Sie die Informationen in der angezeigten Popup-Meldung und drücken Sie dann auf Benutzer einschreiben.

Wenn für einen Kurs oder eine Sitzung eine Einschreibebeschränkung gilt, wird diese Beschränkung beim Import berücksichtigt und nur die ersten Benutzer in der CSV-Datei werden importiert, bis die maximale Einschreibekapazität erreicht ist. Sobald das Limit erreicht ist und in den Kurs oder die Sitzung eine Warteliste aktiviert ist, werden alle zusätzlichen Benutzer auf die Warteliste gesetzt.

Der Importprozess erfolgt im Hintergrund. Bei Fehlern wird eine Fehlerdatei zum Herunterladen bereitgestellt. Um diese Datei zu finden, rufen Sie das Admin-Menü auf und wählen Sie dann das Element Hintergrund-Jobs. Suchen Sie den Job in der Liste, um die Datei herunterzuladen.

Alle die in den/die Kurs(e) eingeschriebenen Benutzer werden in der Benutzerliste auf der Registerkarte Einschreibungen des Kurses oder der Sitzung angezeigt, wo Sie die Einschreibung jedes Benutzers nach Bedarf bearbeiten können.

Das Verfahren zum Einschreiben von Benutzern über CSV dient nicht dazu, den Status von Einschreibungen zu verwalten. Aus diesem Grund wird beim Einschreiben von Benutzern über CSV-Datei der Status der Benutzerkurseinschreibung immer auf eingeschrieben zurückgesetzt.

Hinzufügen von Lehrern zu Kursen

Lehrer sind ein wichtiger Bestandteil von Kursen, egal ob es sich um E-Learning-, ILT- oder VILT-Kurse handelt. Daher empfehlen wir Ihnen als Superadmin, für jeden Kurs mindestens einen Lehrer hinzuzufügen, auch um Ihren manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Die Zuordnung von Lehrern zu Kursen ist unterschiedlich, auch je nach Kurstyp.

Wenn Sie in E-Learning-Kursen einen oder mehrere Benutzer manuell in den Kurs einschreiben, legen Sie die Benutzerebene im Slideout-Bedienfeld auf Lehrer fest.Rufen Sie optional die Registerkarte Einschreibungen des Kurses auf, suchen Sie den Benutzer, den Sie als Lehrer ernennen möchten, drücken Sie in der Benutzerzeile auf das Auslassungsmenü und wählen Sie dann Einschreibung bearbeiten. Wählen Sie im Dropdown-Menü Ebene die Option Lehrer aus und drücken Sie dann auf Bestätigen, um die Aktion abzuschließen.

Wenn Sie Benutzer über eine CSV-Datei in Kurse einschreiben, erstellen Sie eine Ebenenspalte und stellen Sie dann sicher, dass jeder Benutzer, der Lehrer sein soll, in seiner Zeile in der Ebenenspalte die Lehrerebene hat.

Lehrer von E-Learning-Kursen werden als eingeschriebene Benutzer gezählt.

Bei der Zuweisung von Lehrern zu ILT-Kursen, werden sie der Veranstaltung oder Sitzung zugewiesen, ohne in diese eingeschrieben zu sein.Sie können Lehrer entweder einer Sitzung oder einer Veranstaltung zuweisen:

Sitzungslehrer. Wenn Sie einer Sitzung einen Lehrer zuweisen, wird dieser automatisch allen in der Sitzung enthaltenen Veranstaltungen zugeordnet und kann die Anwesenheit für alle daran teilnehmenden Benutzer markieren.Wenn die Option Sitzungsabschluss auf Bewertungsabhängig eingestellt ist, kann der Lehrer festlegen, ob die Teilnehmer diese bestanden haben oder nicht. Der Lehrer kann die Schulungsunterlagen in den Kurs erstellen und aktualisieren. Um einer Sitzung einen oder mehrere Lehrer zuzuweisen, verwenden Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Sitzung das Feld Lehrer der Sitzung.
Veranstaltungslehrer. Wenn Sie einen Lehrer einer einzelnen Veranstaltung innerhalb einer Sitzung zuweisen, kann er die Anwesenheit der Lernenden markieren, die an dieser bestimmten Veranstaltung teilnehmen, und hat keine Kontrolle über die anderen Veranstaltungen oder die Sitzung. Veranstaltungslehrer können die dem Kurs zugewiesenen Schulungsunterlagen weder hochladen noch verwalten. Um einer Veranstaltung einen oder mehrere Lehrer zuzuweisen, wechseln Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Veranstaltung zur Registerkarte Details und dann zum Bereich Veranstaltungslehrer.

Zuweisen von Sitzungslehrern über CSV

Um Lehrer über CSV zu Sitzungen zuzuweisen, identifizieren Sie auf der Seite Kursverwaltung den ILT-Kurs, für den Sie Sitzungslehrer über CSV zuweisen möchten, klicken Sie auf seine Beschreibung und wechseln Sie im Kursbereich zur Registerkarte Sitzungen. Klicken Sie hier auf die Plus-Schaltfläche und wählen Sie die Option Weisen Sie Sitzungslehrer über CSV zu.

Ziehen Sie Ihre CSV-Datei im Bereich ILT-Lehrer importieren in den Hochladebereich oder klicken Sie auf Suchen Sie, um sie auf Ihrem Gerät zu finden. Erfahren Sie mehr über die akzeptierten Werte für die Lehrerdatenfelder.

Zum erfolgreichen Hochladen ist es wichtig, eine richtig formatierte CSV-Datei zu erstellen. Um ein korrektes Beispiel anzuzeigen, wählen Sie im Slideout-Bedienfeld die Option CSV-Beispiel herunterladen. Die maximale Dateigröße einer CSV-Datei, die Sie zum Benutzerhochladen in Ihre Plattform importieren können, beträgt 3 MB.

Klicken Sie nach Auswahl der Datei auf den Abschnitt Erweiterte Einstellungen, um die zusätzlichen Einstellungen anzuzeigen und zu konfigurieren. Das System ist so konfiguriert, dass es automatisch den Trennwert erfasst, der benötigt wird, um die Informationen nach Spalten zu organisieren. Die Informationen können je nach Bedarf durch Komma, Semikolon oder manuell unterteilt werden.

Markieren Sie die Option, die erste Zeile als Kopfzeile zu betrachten, wenn dies zu Ihrem CSV-Dateiformat passt, und wählen Sie den Dateizeichensatz aus dem Dropdown-Menü aus. Für den Dateizeichensatz empfehlen wir UTF-8, das Standard ist. Bitte denken Sie daran, Anführungszeichen zu verwenden, um den Textinhalt abzugrenzen. Drücken Sie Bestätigen, um Ihre CSV-Datei hochzuladen.

Das System verarbeitet dann Ihre CSV-Datei. Sobald Sie fertig sind, werden Sie zu der Seite weitergeleitet, auf der Sie die in Ihrer CSV-Datei enthaltenen Felder den verfügbaren Feldern von Docebo zuordnen.

Im Abschnitt Vorschau wird eine Vorschau der vom System gelesenen CSV-Datei angezeigt. Verschieben Sie die Felder aus dem Abschnitt Docebo-Felder nach links, um die Felder mit den Spaltennamen Ihrer CSV-Datei abzugleichen.

Nachdem Sie die Felder für alle Ihre Spalten abgeglichen haben, überprüfen Sie alle Informationen auf der Importseite. Bevor Sie fortfahren, können Sie die von Ihnen zugeordneten Felder als Voreinstellung speichern, sodass dieselbe Zuordnung für Ihre zukünftigen CSV-Importe verwendet wird. Klicken Sie dazu im Bereich Voreinstellungen des linken Bedienfelds auf Diese Voreinstellung speichern unter. Geben Sie im Popup-Fenster einen Namen für die Voreinstellung ein und drücken Sie dann auf Speichern. Eine erstellte Voreinstellung kann nicht gelöscht werden, aber Sie können sie überschreiben, indem Sie auf Aktuelle Voreinstellung überschreiben klicken.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Importieren. Die Schaltfläche Importieren ist nur aktiviert, wenn die Pflichtfelder (Sitzungs-ID und Benutzer-ID des Lehrers) zugeordnet sind. Lesen Sie die Informationen in der angezeigten Popup-Meldung und drücken Sie dann auf ILT-Kurslehrer importieren.

Denken Sie daran, dass Power User nur für die Kurse, denen sie zugewiesen sind, Lehrer zuweisen dürfen.

Hinzufügen zusätzlicher Einschreibefelder

Zusätzliche Einschreibefelder sind zusätzliche Felder, die bei der Einschreibung abgefragt werden (z.B. der Einschreibegrund), die entweder Benutzer bei der Selbsteinschreibung in Kurse aus Katalogen oder Superadmins und Power User (mit erteilten Berechtigungen) bei der Einschreibung von Benutzern ausfüllen. Je nach Konfiguration können zusätzliche Einschreibefelder erforderlich sein.

Um zusätzliche Einschreibefelder zu erstellen, rufen Sie die Seite Kursverwaltung auf und wechseln Sie dann zur Registerkarte Zusätzliche Einschreibefelder. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Hinzufügen den Typ des Einschreibefelds aus, das Sie erstellen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen. Wählen Sie im Popup-Fenster die Sprache des Feldnamens aus, d.h. wie das Zusatzfeld den Benutzern angezeigt wird, und geben Sie den Feldnamen in das entsprechende Textfeld ein. Markieren Sie, ob das Einschreibefeld für alle Kurse oder nur in eine bestimmte Kurskategorie angefordert wird. Wenn Sie die Option zum Anwenden des Felds auf eine Kurskategorie markiert haben, wählen Sie die Kategorie über das Dropdown-Menü aus.

Markieren Sie als Nächstes, ob das Feld erforderlich und für Benutzer sichtbar ist. Wenn dies erforderlich ist, muss der Benutzer oder der Superadmin/Power User bei der Einschreibung in den Kurs das zusätzliche Einschreibefeld ausfüllen. Wenn das Feld obligatorisch, aber für Benutzer nicht sichtbar ist, müssen Sie als Superadmin (oder Power User mit erteilten Berechtigungen) das Zusatzfeld bei der Einschreibung von Benutzern in die Kurse ausfüllen, da sie dies nicht selbst tun können. Selbst in dieser Situation können sich Benutzer frei in Kurse einschreiben. Bitte beachten Sie, dass Benutzer, die sich selbst für Kurse mit Einschreibungscodes oder -links einschreiben, die obligatorischen Zusatzfelder nicht ausfüllen müssen.

Denken Sie beim Erstellen von Iframe Zusatzfeldern daran, dass diese zum Öffnen externer Websites auf der Kurseinschreibeseite und nicht während des Einschreibeverfahrens verwendet werden. Drücken Sie auf Änderungen speichern, um den Erstellungsvorgang abzuschließen.

Die zusätzliche Einschreibefelder aus dem Dropdown-Menü erfordern die interne ID des Werts, den Sie in die Elementliste einfügen, nicht den Wert selbst. Die ID kann über API abgerufen werden. Weitere Informationen zur Docebo-API.

Das neue Feld wird dann auf der Registerkarte Zusätzliche Einschreibefelder aufgeführt. Sie können das Feld bearbeiten, indem Sie auf das Stift- und Papiersymbol drücken, oder das Feld löschen, indem Sie das X-Symbol in der Feldzeile drücken.

Sobald das zusätzliche Einschreibefeld erstellt wurde, werden je nach Konfiguration die Benutzer aufgefordert, es bei der Einschreibung in Kurse aus Katalogen auszufüllen, und/oder Superadmins (oder Power User mit Einschreibeberechtigungen in Kurse) aufgefordert, es auszufüllen, wenn sie Benutzer in Kurse einschreiben, auf die das Feld angewendet wird. Bitte beachten Sie, dass zusätzliche Einschreibefelder nicht abgefragt werden, wenn Benutzer sich in Kurse aus Lernplänen einschreiben oder eingeschrieben werden, oder wenn Benutzer automatisch in Kurse gemäß den über die App Einschreibungsregeln definierten Regeln eingeschrieben werden.

Bitte beachten Sie: Wenn Benutzer eingeschrieben sind und Sie nach der Einschreibung ein Dropdown-Zusätzliche Einschreibungsfeld hinzufügen, wenn Sie die Einschreibung bearbeiten,

wird in E-Learning-Kursen das zusätzliche Feld mit der ersten verfügbaren Option ausgefüllt.

wird es in ILT-Kursen leer sein.

Wir empfehlen Ihnen daher, in E-Learning-Kursen vor dem Speichern darauf zu achten, dass die gewünschte Option ausgewählt ist.

Sie können bis zu 50 zusätzliche Einschreibefelder in Ihrer Plattform erstellen.

Erstellen eines Iframe-Zusatzfelds

Um ein Iframe-Zusatzfeld zu erstellen, wählen Sie beim Erstellen eines neuen Zusatzfelds die Option Iframe aus dem Dropdown-Menü Feldtyp. Geben Sie dann den Feldnamen, die Iframe-URL, die Iframe-Höhe, das Salt-Secret und den Oauth2-Client ein.

Die URL und die Iframe-Höhe sind die einzigen Pflichtfelder, es wird jedoch empfohlen, alle Felder einzugeben, um eine ordnungsgemäße Konfiguration zu gewährleisten. Drücken Sie Bestätigen, um fortzufahren.

Einige Quellen externer Inhalte verfügen möglicherweise über Sicherheitsmechanismen. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise einen OAuth-Client verwenden, den Sie in einem vorherigen Schritt eingerichtet haben. Geben Sie das Salt Secret für den iFrame ein und wählen Sie bei Bedarf den OAuth-Client aus dem Drop-down-Menü aus. Durch die Bereitstellung des Salt-Secrets fügen Sie den Daten eine Prüfsumme hinzu, um sicherzustellen, dass die Einschreibeinformationen für diesen Zugriff sicher verwaltet werden. Wenn Sie das Salt-Secret nicht hinzufügen, wird der Iframe-Inhalt von Ihrer Plattform ohne zusätzliche Parameter gestartet, die vom Anbieter des Inhalts möglicherweise erforderlich sind. Weitere Informationen zu Salt-Secrets.

Bitte beachten Sie, dass das Iframe-Zusatzfeld nicht als Pflichtfeld gesetzt werden kann.

Einschreiben und Wartelisten

Sobald Benutzer in einen Kurs oder eine Sitzung eingeschrieben sind, können sie auf der entsprechenden Warteliste landen. Erfahren Sie mehr über Wartelisten.

Docebo Hilfe

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