Einführung

Benutzer können entweder von Superadmins, Power Usern (mit erteilten Berechtigungen) und Lehrern in Kurse eingeschrieben werden oder sie können sich selbst einschreiben.
Dieser Artikel beschreibt, wie Superadmins und Power User die Einschreibung von Benutzern in die Plattform verwalten können.
Andere Artikel in der Knowledge Base enthalten Informationen darüber:

• Einschreiben von Benutzern in E-Learning-Kurse
• Einschreibung von Benutzern in Instructor-Led Training (ILT)-Kurse
• Selbstregistrierung und Warteliste
• Benutzer mithilfe von CSV-Dateien in Kurse einschreiben.

Verwalten von Einschreibungen für Kurse

Nachdem Sie Benutzer in  einen E-Learning-Kurs eingeschrieben haben, werden ihre Einschreibungen auf der Registerkarte Einschreibungen des Kurses aufgelistet.

Um zu dieser Registerkarte zu gelangen, melden Sie sich als Superadmin an, rufen Sie das Admin-Menü auf, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform klicken, suchen Sie den Bereich E-Learning und klicken Sie auf Kursverwaltung. Klicken Sie auf den Titel des Kurses und gehen Sie zur Registerkarte Einschreibungen.

Sie können das Layout der Einschreibungstabelle anpassen, indem Sie die Spalten auswählen, die Sie in der Liste sehen möchten. Klicken Sie dazu auf das Spaltenverwaltungssymbol in der oberen linken Ecke der Tabelle. Das Tabellenlayout wird in Echtzeit aktualisiert, wenn Spalten in diesem Bereich ausgewählt oder abgewählt werden.

Auf dieser Seite können Sie mehrere Aktionen durchführen, sowohl für einzelne Einschreibungen als auch für mehrere Einschreibungen auf einmal. Wenn Sie auf individueller Ebene arbeiten, klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile.

Sie können die folgenden Aktionen durchführen:

• Auf die Benutzerstatistiken im Kurs zugreifen (nur für E-Learning-Kurse). Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Sie zur Registerkarte Berichte des Kurses weitergeleitet, in der der Zusammenfassungsbericht des Kurses bereits in  den ausgewählten Benutzer gefiltert angezeigt wird.
• Einschreibung bearbeiten: bearbeiten Sie die Benutzereinschreibung, indem Sie ihr Status ändern (z.B. von in Bearbeitung zu vollständig) und die Einschreibungsfrist und die zusätzlichen Einschreibungsfelder verwalten. Nur bei E-Learning-Kursen können Sie auch die Benutzerebene im Kurs ändern (z.B. von Lernenden zu Lehrern).
• In Sitzungen einschreiben (nur für ILT/VILT-Kurse): markieren Sie im Slideout-Bedienfeld das Kontrollkästchen neben den Sitzungen, in die Sie den Benutzer einschreiben möchten, und drücken Sie dann auf Einschreiben. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Benutzer in mehrere Sitzungen von Instructor-Led Training (ILT) und Virtual Instructor-Led Training (VILT) Kursen einschreiben können.
• Verwenden Sie die Aktion Datumsbereich für den Zugriff zurücksetzen (nur für E-Learning-Kurse) um die Gültigkeit des Sichtbarkeitszeitraums zu löschen und den Kurs für den ausgewählten Benutzer immer sichtbar und zugänglich zu machen.
• Status ändern: ändern Sie schnell den Benutzerstatus (z.B. von in Bearbeitung zu vollständig).  Bitte beachten Sie, dass je nach aktuellem Status des Benutzers einige Status deaktiviert sein können. Die Funktion Benutzerstatus ändern wird auch verwendet, um Benutzer von der Warteliste in den Kurs einzuschreiben.
• E-Mail senden: verwenden Sie diese Option, um dem Benutzer eine E-Mail zu senden. Wenn Sie aus diesem Bereich eine E-Mail an Benutzer senden, wird ein Slideout-Bedienfeld geöffnet, in dem Sie die Nachricht verfassen können. Neben der E-Mail-Adresse der Empfänger und dem Nachrichtentext können Sie die folgenden kurzen codes verwenden: [username] = Benutzername des Benutzers; [first_name] = Vorname des Benutzers (falls gesetzt); [last_name] = Nachname des Benutzers (falls gesetzt); [email] = E-Mail-Name des Benutzers (falls gesetzt); [course_code] = Code des Kurses (falls gesetzt); [course_name] = Titel des Kurses; [course_description] = Beschreibung des Kurses; [course_link] = Link, um beim Anklicken direkt im Kurs zu landen.
• Abmelden des Benutzers vom Kurs. Wenn diese Option deaktiviert ist, bedeutet dies, dass der Benutzer in  den Kurs eingeschrieben wurde, weil er in einen Lernplan eingeschrieben ist, der diesen Kurs enthält. In diesem Fall kann der Benutzer nicht vom Kurs abgemeldet werden, da dies die logische Integrität des Lernplans verletzen würde: Sie müssen den Benutzer zuerst vom Lernplan abmelden, um die Aktion zum Abmelden vom Kurs verfügbar zu machen. Bitte beachten Sie, dass wenn ein Benutzer sich von einem Kurs abmeldet oder abgemeldet wird, seine Verfolgung auf der Plattform gespeichert wird.

Auf der Einschreibeseite können Sie dieselbe Aktion für mehrere Einschreibungen ausführen. Wählen Sie sie aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihren Benutzernamen markieren und unten rechts in der Einschreibetabelle auf Aktion wählen klicken, um schnell Ensichreibungen bearbeiten, den Status der Benutzer im Kurs zu ändern, Benutzer aus dem Kurs abzumelden, den Zeitraum in  den Zugriff zurückzusetzen (für E-Learning-Kurse), Benutzer in Sitzungen einzuschreiben (für ILT/VILT-Kurse), oder eine E-Mail zu senden. Wenn Sie von dieser Seite aus eine E-Mail an mehrere Empfänger senden, denken Sie daran, dass diese an die ausgewählten Benutzer unabhängig von ihrem Status gesendet wird. Wenn Sie inaktive Benutzer ausgewählt haben, wird die E-Mail auch an diese gesendet.

Das Menü Aktion wählen kann auch einen Link zu einer externen Website anzeigen. Klicken Sie auf diese Option, um die Website in einem Popup-Fenster zu öffnen, in dem Sie beispielsweise in einem Drittsystem markieren können, dass der Benutzer den Kurs abgeschlossen hat. Links zu externen Websites müssen als IFRAME zusätzliche Einschreibungsfelder erstellt werden. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von zusätzlichen Einschreibungsfeldern finden Sie im Kapitel Erstellen von Iframe zusätzlichen Einschreibungsfeldern dieses Artikels.

Verwalten von Einschreibungen für Sitzungen

Sobald die Lernenden in der Sitzung eingeschrieben sind, wie im Artikel Einschreiben von Benutzern in Instructor-Led Training (ILT) und Virtual Instructor-Led Training (VILT) Kurse beschrieben, werden sie in der Registerkarte Einschreibungen und Bewertungen aufgeführt.

Rufen Sie die Registerkarte auf, indem Sie im Bereich Kursverwaltung auf den Kurs zugreifen, zur Registerkarte Sitzungen wechseln und eine Sitzung auswählen, indem Sie auf den Namen der Sitzung klicken. Wechseln Sie zur Registerkarte Einschreibungen und Bewertungen.

Klicken Sie nun auf das Ellipsenmenü am Ende der Einschreibungszeile, um sie mit den folgenden Optionen zu verwalten:

• Einschreibung bearbeiten: Wenn Sie auf diese Option klicken, wird ein rechtes Bedienfeld geöffnet. Im Bereich Einschreibungsdetails können Sie den Einschreibungsstatus des Benutzers ändern. Klicken Sie auf Bestätigen, um Ihre Änderungen zu speichern.
• Status ändern: Ändern Sie direkt den Status der Einschreibung (z.B. von in Bearbeitung auf abgeschlossen). Bitte beachten Sie, dass einige Status je nach aktuellem Status des Benutzers deaktiviert sein können. Die Funktion zum Ändern des Benutzerstatus wird auch verwendet, um Benutzer aus der Warteliste in die Sitzung einzuschreiben.
• Bewerten: Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Sitzungsbewertung/der Sitzungsabschluss auf Bewertungsabhängig eingestellt ist. Legen Sie im rechten Bedienfeld fest, ob der ausgewählte Benutzer die Sitzung bestanden hat (d.h. alle Ereignisse, aus denen sie besteht) oder nicht, oder lassen Sie die Option auf Nicht festgelegt, wenn die Bewertung nicht erforderlich ist oder in der Zukunft durchgeführt wird. Legen Sie das Abschlussdatum des Benutzers fest, um die Sitzung als abgeschlossen zu markieren. Verwenden Sie optional das Textfeld Punktzahl, um dem Benutzer eine Punktzahl zuzuweisen und fügen Sie bei Bedarf eine Datei (z.B. ein Zertifikat) an. Verwenden Sie die Option Den Benutzer bei allen Ereignissen in der Sitzung als anwesend markieren, um die Teilnahme des Benutzers an allen in der Sitzung enthaltenen Ereignissen zu markieren, anstatt dies für jedes einzelne Ereigniss auf der Registerkarte Anwesenheit zu tun. Verwenden Sie schließlich das Textfeld Bewertung der Lernableistung, um Kommentare zur Bewertung hinzuzufügen. Bitte beachten Sie, dass Lehrer sich nicht selbst bewerten können und nicht von Superadmins bewertet werden können.
• E-Mail senden: Verwenden Sie diese Option, um eine E-Mail an den Benutzer zu senden. Wenn Sie von diesem Bereich aus eine E-Mail an Benutzer senden, öffnet sich ein Slideout-Bedienfeld, in dem Sie Ihre Nachricht verfassen können. Neben der E-Mail-Adresse des Empfängers und dem Text der Nachricht können Sie die unter dem Textbereich Nachricht aufgeführten Shortcodes verwenden.
• Abmelden: Verwenden Sie diese Option, um den Benutzer von der Sitzung abzumelden.

Auf der Registerkarte Einschreibungen und Bewertungen können Sie dieselbe Aktion für mehrere Benutzer durchführen. Wählen Sie sie aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihren Benutzernamen aktivieren und unten rechts auf der Seite auf Aktion auswählen klicken, um den Status der Benutzer in der Sitzung schnell zu ändern, sie zu bewerten, sie von der Sitzung abzumelden oder ihnen eine E-Mail zu senden. Wenn Sie von dieser Seite aus eine E-Mail an mehrere Empfänger senden, denken Sie daran, dass sie an die ausgewählten Benutzer gesendet wird, unabhängig von deren Status. Wenn Sie inaktive Benutzer ausgewählt haben, wird die E-Mail auch an diese gesendet.

Importieren von Einschreibungen aus einem anderen Kurs

Sie können Einschreibungen von einem Kurs in einen anderen Kurs. Rufen Sie dazu einen Kurs auf der Seite Kursverwaltung auf und klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Einschreibungen verwalten. Wählen Sie nun Benutzer aus Kurs importieren.

Wählen Sie im rechten Bereich den Kurs aus, aus dem Sie Einschreibungen importieren möchten, oder suchen Sie danach, indem Sie seinen Namen in den Bereich Kurse suchen eingeben. Wählen Sie dann aus, ob alle Benutzer unabhängig von ihrer Ebene und ihrem Status importiert werden sollen, oder ob Sie eine oder mehrere Ebenen und Status zum Importieren auswählen möchten. Legen Sie bei Bedarf eine Einschreibungsfrist mithilfe der Daten Aktiv ab und Aktiv bis fest. Die Einschreibungsfrist des Quellkurses wird immer überschrieben. Wenn während des Imports keine Einschreibungsfrist festgelegt wird, gibt es keine Einschreibungsfrist für die importierten Einschreibungen. Klicken Sie auf Weiter, überprüfen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Bestätigen.

Hinzufügen von Lehrern zu Kursen 

Lehrer sind ein wichtiger Bestandteil von Kursen, egal ob es sich um E-Learning-, ILT- oder VILT-Kurse handelt. Daher empfehlen wir Ihnen als Superadmin, für jeden Kurs mindestens einen Lehrer hinzuzufügen, auch um Ihren manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Die Zuordnung von Lehrern zu Kursen ist unterschiedlich, auch je nach Kurstyp.

Wenn Sie in E-Learning-Kursen einen oder mehrere Benutzer manuell in den Kurs einschreiben, legen Sie die Benutzerebene im Slideout-Bedienfeld auf Lehrer fest.Rufen Sie optional die Registerkarte Einschreibungen des Kurses auf, suchen Sie den Benutzer, den Sie als Lehrer ernennen möchten, drücken Sie in der Benutzerzeile auf das Auslassungsmenü und wählen Sie dann Einschreibung bearbeiten. Wählen Sie im Dropdown-Menü Ebene die Option Lehrer aus und drücken Sie dann auf Bestätigen, um die Aktion abzuschließen.

Wenn Sie Benutzer über eine CSV-Datei in  Kurse einschreiben, erstellen Sie eine Ebenenspalte und stellen Sie dann sicher, dass jeder Benutzer, der Lehrer sein soll, in seiner Zeile in der Ebenenspalte die Lehrerebene hat.

Bitte beachten: Lehrer von E-Learning-Kursen werden als eingeschriebene Benutzer gezählt.

Bei der Zuweisung von Lehrern zu ILT-Kursen, werden sie dem Ereignis oder Sitzung zugewiesen, ohne in diese eingeschrieben zu sein. Sie können Lehrer entweder einer Sitzung oder einem Ereignis zuweisen:

• Sitzungslehrer. Wenn Sie einer Sitzung einen Lehrer zuweisen, wird dieser automatisch allen in der Sitzung enthaltenen Ereignissen zugeordnet und kann die Anwesenheit für alle daran teilnehmenden Benutzer markieren.Wenn die Option Sitzungsabschluss auf Bewertungsabhängig eingestellt ist, kann der Lehrer festlegen, ob die Teilnehmer diese bestanden haben oder nicht. Der Lehrer kann die Schulungsunterlagen in den Kurs erstellen und aktualisieren. Um einer Sitzung einen oder mehrere Lehrer zuzuweisen, verwenden Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Sitzung das Feld Lehrer der Sitzung.
• Ereignislehrer. Wenn Sie einen Lehrer eines einzelnen Ereignisses innerhalb einer Sitzung zuweisen, kann er die Anwesenheit der Lernenden markieren, die an diesem bestimmten Ereignis teilnehmen, und hat keine Kontrolle über die anderen Ereignisse oder die Sitzung. Ereignislehrer können die dem Kurs zugewiesenen Schulungsunterlagen weder hochladen noch verwalten. Um einem Ereignis einen oder mehrere Lehrer zuzuweisen, wechseln Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Ereignisses zur Registerkarte Details und dann zum Bereich Ereignislehrer.

Hinzufügen zusätzlicher Einschreibungsfelder

Zusätzliche Einschreibungsfelder sind zusätzliche Felder, die bei der Einschreibung abgefragt werden (z.B. der Einschreibegrund), die entweder Benutzer bei der Selbsteinschreibung in Kurse aus Katalogen oder Superadmins und Power User (mit erteilten Berechtigungen) bei der Einschreibung von Benutzern aus dem Bereich Kursverwaltung ausfüllen. Je nach Konfiguration können zusätzliche Einschreibungsfelder als obligatorisch festgelegt werden.

Um zusätzliche Einschreibungsfelder zu erstellen, rufen Sie die Seite Kursverwaltung auf und wechseln Sie dann zur Registerkarte Zusätzliche Einschreibungsfelder. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Hinzufügen den Typ des Einschreibungsfelds aus, das Sie erstellen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen.

Wählen Sie im Popup-Fenster die Sprache des Feldnamens aus, d.h. wie das Zusatzfeld den Benutzern angezeigt wird, und geben Sie den Feldnamen in das entsprechende Textfeld ein. Markieren Sie, ob das Einschreibungsfeld für alle Kurse oder nur in  eine bestimmte Kurskategorie angefordert wird. Wenn Sie die Option zum Anwenden des Felds auf eine Kurskategorie markiert haben, wählen Sie die Kategorie über das Dropdown-Menü aus.

Markieren Sie als Nächstes, ob das Feld erforderlich und für Benutzer sichtbar ist. Wenn dies erforderlich ist, muss der Benutzer oder der Superadmin/Power User bei der Einschreibung in  den Kurs das zusätzliche Einschreibungsfeld ausfüllen. Wenn das Feld obligatorisch, aber für Benutzer nicht sichtbar ist, müssen Sie als Superadmin (oder Power User mit erteilten Berechtigungen) das Zusatzfeld bei der Einschreibung von Benutzern in  die Kurse ausfüllen, da sie dies nicht selbst tun können. Selbst in dieser Situation können sich Benutzer frei in Kurse einschreiben.

Drücken Sie auf Änderungen speichern, um den Erstellungsvorgang abzuschließen.

Das neue Feld wird dann auf der Registerkarte zusätzliche Einschreibungsfelder aufgeführt. Sie können das Feld bearbeiten, indem Sie auf das Stift- und Papiersymbol drücken, oder das Feld löschen, indem Sie auf das X-Symbol in der Zeile des Feldes drücken.

Hinweise zu den zusätzlichen Einschreibungsfeldern

• Wenn Benutzer sich selbst in Kurse einschreiben, indem sie entweder Einschreibungscodes oder -links verwenden, müssen sie die zusätzlichen Pflichtfelder nicht ausfüllen.
• Die zusätzliche Einschreibungsfelder aus dem Dropdown-Menü erfordern die interne ID des Werts, den Sie in die Elementliste einfügen, nicht den Wert selbst. Die ID kann über API abgerufen werden. Weitere Informationen zur Docebo-API.
• Zusätzliche Einschreibungsfelder werden nicht abgefragt, wenn Benutzer sich in Kurse aus Lernplänen einschreiben oder eingeschriebenwerden, oder wenn Benutzer automatisch in Kurse gemäß den über die App Einschreibungsregeln definierten Regeln eingeschrieben werden.
• Iframe-Zusatzfelder werden verwendet, um externe Websites auf der Einschreibungsseite des Kurses zu öffnen, nicht während des Einschreibungsverfahrens.
• Sie können bis zu 50 zusätzliche Einschreibungsfelder in Ihrer Plattform erstellen.

• Wenn Benutzer eingeschrieben sind und Sie nach der Einschreibung ein Dropdown-Zusätzliche Einschreibungsfeld hinzufügen, wenn Sie die Einschreibung bearbeiten,

  • wird in E-Learning-Kursen das zusätzliche Feld mit der ersten verfügbaren Option ausgefüllt.
  • wird es in ILT-Kursen leer sein.

Erstellen von Iframe zusätzlichen Einschreibungsfeldern

Um ein Iframe zusätzliches Einschreibungsfeld zu erstellen, wählen Sie die Option IFRAME aus dem Dropdown-Menü Hinzufügen aus und drücken Sie dann die Schaltfläche Erstellen.

Wählen Sie im Pop-up-Fenster die Sprache des Feldnamens aus, in der das zusätzliche Feld den Benutzern angezeigt werden soll, und geben Sie dann den Feldnamen in das entsprechende Textfeld ein. Legen Sie nun die Iframe-URL und die Iframe-Höhe fest.

Einige Quellen externer Inhalte verfügen möglicherweise über Sicherheitsmechanismen. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise einen OAuth-Client verwenden. Geben Sie das Salt Secret für den iFrame ein und wählen Sie bei Bedarf den OAuth-Client aus dem Drop-down-Menü aus. Durch die Bereitstellung des Salt-Secrets fügen Sie den Daten eine Prüfsumme hinzu, um sicherzustellen, dass die Einschreibeinformationen für diesen Zugriff sicher verwaltet werden. Wenn Sie das Salt-Secret nicht hinzufügen, wird der Iframe-Inhalt von Ihrer Plattform ohne zusätzliche Parameter gestartet, die vom Anbieter des Inhalts möglicherweise erforderlich sind. Weitere Informationen zu Salt-Secrets (öffnet in einer neuen Registerkarte).

Legen Sie wie bei den anderen zusätzlichen Einschreibungsfeldern fest, ob sie für die Benutzer sichtbar sind. Drücken Sie auf Änderungen speichern, um die Erstellung des Feldes zu bestätigen.

Bitte beachten Sie, dass Iframe-Zusatzfelder nicht als Pflichtfelder gesetzt werden können.

Einschreiben und Wartelisten

Sobald Benutzer in einen Kurs oder eine Sitzung eingeschrieben sind, können sie auf der entsprechenden Warteliste landen. Erfahren Sie mehr über Wartelisten.