Verwalten von Einschreibungen für Kurse und Sitzungen

Einführung

Benutzer können entweder von Superadmins, Power Usern (mit erteilten Berechtigungen) und Lehrern in Kurse eingeschrieben werden oder sie können sich selbst einschreiben.
Dieser Artikel beschreibt, wie Superadmins und Power User die Einschreibung von Benutzern in die Plattform verwalten können.
Andere Artikel in der Wissensdatenbank enthalten Informationen darüber:

Verwalten von Einschreibungen aus der Registerkarte Einschreibungen

Nachdem Sie Benutzer in einen Kurs eingeschrieben haben, werden ihre Einschreibungen auf der Registerkarte Einschreibungen des Kurses aufgelistet.

Um zu dieser Registerkarte zu gelangen, rufen Sie das Admin-Menü auf, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform klicken, suchen Sie den Bereich E-Learning und klicken Sie auf Kursverwaltung. Klicken Sie auf den Titel des Kurses und gehen Sie zur Registerkarte Einschreibungen.

Optional können Sie in der Seite Kursverwaltung auf das Element klicken, das auf der Spalte Einschreibungen des jeweiligen Kurses aufgeführt ist, um die Anzahl der eingeschriebenen Benutzer anzuzeigen.

Sie können das Tabellenlayout anpassen, um nur die Spalten einzublenden, die für Sie relevant sind. Klicken Sie dazu auf Spalten und wählen Sie maximal neun Spalten, die in die Tabelle eingefügt werden. Verwenden Sie den Befehl zum Ändern der Position am Anfang des Spaltennamens, um die Spalten auf der Liste mittels Ziehen und Ablegen zu bewegen bzw. je nach Ihren Bedürfnissen zu sortieren.

Sie können die Inhalte der Tabelle filtern, indem Sie auf Filter klicken und die verfügbaren Filter auswählen: diese werden in Echtzeit angewendet. Darüber hinaus können Sie den Freitextsuchbereich verwenden, um nach Einschreibungen zu suchen und die Inhalte einiger Spalten durch Klicken auf die Spaltenkopfzeile zu sortieren.

Klicken Sie auf Einschreibungstyp, um Einschreibungen nach aktiven oder archivierten Einschreibungen zu filtern.

Auf dieser Seite können Sie mehrere Aktionen durchführen, sowohl für einzelne Einschreibungen als auch für mehrere Einschreibungen auf einmal. Wenn Sie auf individueller Ebene arbeiten, klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile.

Sie können die folgenden Aktionen durchführen:

Benutzerstatistiken	Greifen Sie auf die Benutzerstatistiken des Kurses zu (nur für E-Learning-Kurse). Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Sie zur Registerkarte Berichte des Kurses weitergeleitet, in der der Zusammenfassungsbericht des Kurses bereits für den ausgewählten Benutzer gefiltert angezeigt wird.
Einschreibung bearbeiten	Bearbeiten Sie die Benutzereinschreibung, indem Sie ihr Status ändern (z.B. von in Bearbeitung zu vollständig) und die Einschreibungsfrist sowie die zusätzlichen Einschreibungsfelder verwalten. Wenn Sie den Einschreibungsstatus auf Abgeschlossen ändern, können Sie auch das Datum und die Uhrzeit des Abschlusses der Einschreibung sowie die Punktzahl festlegen. Nur bei E-Learning-Kursen können Sie auch die Benutzerebene im Kurs ändern (z.B. von Lernenden zu Lehrern).
In Sitzungen einschreiben	Nur für ILT/VILT-Kurse. Markieren Sie im Slideout-Bedienfeld das Kontrollkästchen neben den Sitzungen, in die Sie den Benutzer einschreiben möchten, und drücken Sie dann auf Einschreiben. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Benutzer in mehrere Sitzungen von Instructor-Led Training (ILT) und Virtual Instructor-Led Training (VILT) Kursen einschreiben können.
Datumsbereich für den Zugriff zurücksetzen	Nur für E-Learning-Kurse. Damit können Sie die Gültigkeit des Sichtbarkeitszeitraums löschen und den Kurs für den ausgewählten Benutzer immer sichtbar und zugänglich machen.
Status ändern	Ändern Sie schnell den Benutzerstatus (z.B. von in Bearbeitung zu vollständig). Bitte beachten Sie, dass je nach aktuellem Status des Benutzers einige Status deaktiviert sein können. Die Funktion Benutzerstatus ändern wird auch verwendet, um Benutzer von der Warteliste in den Kurs einzuschreiben.
E-Mail senden	Verwenden Sie diese Option, um dem Benutzer eine E-Mail zu senden. Wenn Sie aus diesem Bereich eine E-Mail an Benutzer senden, wird ein Slideout-Bedienfeld geöffnet, in dem Sie die Nachricht verfassen können. Tippen Sie die E-Mail-Adresse des Versenders, die CC-E-Mail-Adresse (falls nötig) und den E-Mail-Betreff ein, und verfassen Sie die Nachricht mithilfe den zur Verfügung stehenden Formatoptionen. Bitte beachten Sie beim Einbetten von Videos in der Nachricht (entweder als Links oder HTML), dass der E-Mail-Empfänger sie möglicherweise anders ansieht, auch abhängig von seinem E-Mail-Anbieter. Wir empfehlen Sie, mehrmals zu testen, bevor Sie den Empfängern die Nachricht versenden. Sie können die folgenden Kurz-Codes in die Nachricht einfügen: [username] = Benutzername des Benutzers [first_name] = Vorname des Benutzers (falls konfiguriert) [last_name] = Nachname des Benutzers (falls konfiguriert) [email] = E-Mail-Adresse des Benutzers (falls konfiguriert) [course_code] = Kurscode (falls konfiguriert) [course_name] = Kurstitel [course_description] = Kursbeschreibung [course_link] = Link, um beim Anklicken direkt im Kurs zu landen. Ein Hintergrundjob wird gestartet, um die E-Mails zu bearbeiten, falls mehr als 20 E-Mails gesendet werden sollen. → Um eine zuverlässige Zustellung der Emails zu gewährleisten, muss die Absender-Adresse eine richtig konfigurierte Email-Domain verwenden.
Abmelden	Abmelden des Benutzers vom Kurs. Wenn diese Option deaktiviert ist, bedeutet dies, dass der Benutzer in den Kurs eingeschrieben wurde, weil er in einen Lernplan eingeschrieben ist, der diesen Kurs enthält. In diesem Fall kann der Benutzer nicht vom Kurs abgemeldet werden, da dies die logische Integrität des Lernplans verletzen würde: Sie müssen den Benutzer zuerst vom Lernplan abmelden, um die Aktion zum Abmelden vom Kurs verfügbar zu machen. Bitte beachten Sie, dass wenn ein Benutzer sich von einem Kurs abmeldet oder abgemeldet wird, seine Verfolgung auf der Plattform gespeichert wird.

Auf der Einschreibeseite können Sie dieselbe Aktion für mehrere Einschreibungen ausführen. Wählen Sie sie aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihren Benutzernamen markieren und unten rechts in der Einschreibetabelle auf Aktion auswählen klicken, um schnell Ensichreibungen bearbeiten, den Status der Benutzer im Kurs zu ändern, Benutzer aus dem Kurs abzumelden, den Zeitraum in den Zugriff zurückzusetzen (für E-Learning-Kurse), Benutzer in Sitzungen einzuschreiben (für ILT/VILT-Kurse), oder eine E-Mail zu senden. Wenn Sie von dieser Seite aus eine E-Mail an mehrere Empfänger senden, denken Sie daran, dass diese an die ausgewählten Benutzer unabhängig von ihrem Status gesendet wird. Wenn Sie inaktive Benutzer ausgewählt haben, wird die E-Mail auch an diese gesendet.

Das Menü Aktion auswählen kann auch einen Link zu einer externen Website anzeigen. Klicken Sie auf diese Option, um die Website in einem Popup-Fenster zu öffnen, in dem Sie beispielsweise in einem Drittsystem markieren können, dass der Benutzer den Kurs abgeschlossen hat. Links zu externen Websites müssen als IFRAME zusätzliche Einschreibungsfelder erstellt werden. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von zusätzlichen Einschreibungsfeldern finden Sie im Artikel Erstellen und Verwalten von zusätzlichen Einschreibungsfeldern.

Hinweise zur Änderung des Einschreibungsstatus

Wenn Sie bei E-Learning-Kursen den Einschreibestatus eines Benutzers auf Wartende Benutzer, Einschreibung zu bestätigen oder Eingeschrieben ändern und in den Kurseigenschaften auf der Registerkarte Zeitoptionen eine Anzahl von Gültigkeitstagen für den Kurs festgelegt haben und die Option Die Berechnung ab dem Einschreibungsdatum starten wählen:

Wenn für die Einschreibung kein Gültigkeitsende festgelegt wurde, berechnet die Plattform das Start- und Enddatum für die Einschreibung wie folgt:

Gültigkeitsbeginn der Einschreibung: Datum und Uhrzeit, zu der der Status geändert wird.
Gültigkeitsende der Einschreibung: Datum und Uhrzeit der Statusänderung plus die Anzahl der Gültigkeitstage, die auf der Registerkarte Zeitoptionen festgelegt wurde.

Verwalten von Einschreibungen für Sitzungen

Sobald die Lernenden in der Sitzung eingeschrieben sind, wie im Artikel Einschreiben von Benutzern in Instructor-Led Training (ILT) und Virtual Instructor-Led Training (VILT) Kurse beschrieben, werden sie in der Registerkarte Einschreibungen und Bewertungen aufgeführt.

Rufen Sie die Registerkarte auf, indem Sie im Bereich Kursverwaltung auf den Kurs zugreifen, zur Registerkarte Sitzungen wechseln und eine Sitzung auswählen, indem Sie auf den Namen der Sitzung klicken. Wechseln Sie zur Registerkarte Einschreibungen und Bewertungen.

Optional können Sie in der Registerkarte Sitzungen auf das Element klicken, das in der Spalte Eingeschriebene Benutzer der jeweiligen Sitzung aufgeführt ist, um die Anzahl der eingeschriebenen Benutzer anzuzeigen.

Klicken Sie nun auf das Ellipsenmenü am Ende der Einschreibungszeile, um sie mit den folgenden Optionen zu verwalten:

Einschreibung bearbeiten: Wenn Sie auf diese Option klicken, wird ein rechtes Bedienfeld geöffnet. Im Bereich Einschreibungsdetails können Sie den Einschreibungsstatus des Benutzers ändern. Klicken Sie auf Bestätigen, um Ihre Änderungen zu speichern.
Status ändern: Ändern Sie direkt den Status der Einschreibung (z.B. von in Bearbeitung auf abgeschlossen). Bitte beachten Sie, dass einige Status je nach aktuellem Status des Benutzers deaktiviert sein können. Die Funktion zum Ändern des Benutzerstatus wird auch verwendet, um Benutzer aus der Warteliste in die Sitzung einzuschreiben.
Bewerten: Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Sitzungsbewertung/der Sitzungsabschluss auf Bewertungsabhängig eingestellt ist. Legen Sie im rechten Bedienfeld fest, ob der ausgewählte Benutzer die Sitzung bestanden hat (d.h. alle Ereignisse, aus denen sie besteht) oder nicht, oder lassen Sie die Option auf Nicht festgelegt, wenn die Bewertung nicht erforderlich ist oder in der Zukunft durchgeführt wird. Legen Sie das Abschlussdatum des Benutzers fest, um die Sitzung als abgeschlossen zu markieren. Verwenden Sie optional das Textfeld Punktzahl, um dem Benutzer eine Punktzahl zuzuweisen und fügen Sie bei Bedarf eine Datei (z.B. ein Zertifikat) an. Verwenden Sie die Option Den Benutzer bei allen Ereignissen in der Sitzung als anwesend markieren, um die Teilnahme des Benutzers an allen in der Sitzung enthaltenen Ereignissen zu markieren, anstatt dies für jedes einzelne Ereigniss auf der Registerkarte Anwesenheit zu tun. Verwenden Sie schließlich das Textfeld Bewertung der Lernableistung, um Kommentare zur Bewertung hinzuzufügen. Bitte beachten Sie, dass Lehrer sich nicht selbst bewerten können und nicht von Superadmins bewertet werden können.
E-Mail senden: Verwenden Sie diese Option, um eine E-Mail an den Benutzer zu senden. Wenn Sie von diesem Bereich aus eine E-Mail an Benutzer senden, öffnet sich ein Slideout-Bedienfeld, in dem Sie Ihre Nachricht verfassen können. Neben der E-Mail-Adresse des Empfängers und dem Text der Nachricht können Sie die unter dem Textbereich Nachricht aufgeführten Shortcodes verwenden. Ein Hintergrundjob wird gestartet, wenn die Anzahl der zu versendenden E-Mails 20 überschreitet.
→ Die Absender-E-Mail-Adresse muss eine richtig konfigurierte Email-Domain verwenden.
Abmelden: Verwenden Sie diese Option, um den Benutzer von der Sitzung abzumelden.

Auf der Registerkarte Einschreibungen und Bewertungen können Sie dieselbe Aktion für mehrere Benutzer durchführen. Wählen Sie sie aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihren Benutzernamen aktivieren und unten rechts auf der Seite auf Aktion auswählen klicken, um den Status der Benutzer in der Sitzung schnell zu ändern, sie zu bewerten, sie von der Sitzung abzumelden oder ihnen eine E-Mail zu senden. Wenn Sie von dieser Seite aus eine E-Mail an mehrere Empfänger senden, denken Sie daran, dass sie an die ausgewählten Benutzer gesendet wird, unabhängig von deren Status. Wenn Sie inaktive Benutzer ausgewählt haben, wird die E-Mail auch an diese gesendet.

Importieren von Einschreibungen aus einem anderen Kurs

Sie können Einschreibungen von einem Kurs in einen anderen Kurs. Rufen Sie dazu einen Kurs auf der Seite Kursverwaltung auf und klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Einschreibungen verwalten. Wählen Sie nun Benutzer aus Kurs importieren.

Wählen Sie im rechten Bereich den Kurs aus, aus dem Sie Einschreibungen importieren möchten, oder suchen Sie danach, indem Sie seinen Namen in den Bereich Kurse suchen eingeben. Wählen Sie dann aus, ob alle Benutzer unabhängig von ihrer Ebene und ihrem Status importiert werden sollen, oder ob Sie eine oder mehrere Ebenen und Status zum Importieren auswählen möchten. Legen Sie bei Bedarf eine Einschreibungsfrist mithilfe der Daten Aktiv ab und Aktiv bis fest. Die Einschreibungsfrist des Quellkurses wird immer überschrieben. Wenn während des Imports keine Einschreibungsfrist festgelegt wird, gibt es keine Einschreibungsfrist für die importierten Einschreibungen. Klicken Sie auf Weiter, überprüfen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf Bestätigen.

Hinzufügen von Lehrern zu Kursen

Lehrer sind ein wichtiger Bestandteil von Kursen, egal ob es sich um E-Learning-, ILT- oder VILT-Kurse handelt. Daher empfehlen wir Ihnen als Superadmin, für jeden Kurs mindestens einen Lehrer hinzuzufügen, auch um Ihren manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Die Zuordnung von Lehrern zu Kursen ist unterschiedlich, auch je nach Kurstyp.

Wenn Sie in E-Learning-Kursen einen oder mehrere Benutzer manuell in den Kurs einschreiben, legen Sie die Benutzerebene im Slideout-Bedienfeld auf Lehrer fest.Rufen Sie optional die Registerkarte Einschreibungen des Kurses auf, suchen Sie den Benutzer, den Sie als Lehrer ernennen möchten, drücken Sie in der Benutzerzeile auf das Auslassungsmenü und wählen Sie dann Einschreibung bearbeiten. Wählen Sie im Dropdown-Menü Ebene die Option Lehrer aus und drücken Sie dann auf Bestätigen, um die Aktion abzuschließen.

Wenn Sie Benutzer über eine CSV-Datei in Kurse einschreiben, erstellen Sie eine Ebenenspalte und stellen Sie dann sicher, dass jeder Benutzer, der Lehrer sein soll, in seiner Zeile in der Ebenenspalte die Lehrerebene hat.

Bitte beachten: Lehrer von E-Learning-Kursen werden als eingeschriebene Benutzer gezählt.

Bei der Zuweisung von Lehrern zu ILT-Kursen, werden sie dem Ereignis oder Sitzung zugewiesen, ohne in diese eingeschrieben zu sein. Sie können Lehrer entweder einer Sitzung oder einem Ereignis zuweisen:

Sitzungslehrer. Wenn Sie einer Sitzung einen Lehrer zuweisen, wird dieser automatisch allen in der Sitzung enthaltenen Ereignissen zugeordnet und kann die Anwesenheit für alle daran teilnehmenden Benutzer markieren.Wenn die Option Sitzungsabschluss auf Bewertungsabhängig eingestellt ist, kann der Lehrer festlegen, ob die Teilnehmer diese bestanden haben oder nicht. Der Lehrer kann die Schulungsunterlagen in den Kurs erstellen und aktualisieren. Um einer Sitzung einen oder mehrere Lehrer zuzuweisen, verwenden Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Sitzung das Feld Lehrer der Sitzung.
Ereignislehrer. Wenn Sie einen Lehrer eines einzelnen Ereignisses innerhalb einer Sitzung zuweisen, kann er die Anwesenheit der Lernenden markieren, die an diesem bestimmten Ereignis teilnehmen, und hat keine Kontrolle über die anderen Ereignisse oder die Sitzung. Ereignislehrer können die dem Kurs zugewiesenen Schulungsunterlagen weder hochladen noch verwalten. Um einem Ereignis einen oder mehrere Lehrer zuzuweisen, wechseln Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Ereignisses zur Registerkarte Details und dann zum Bereich Ereignislehrer.

Zusätzliche Einschreibungsfelder

Zusätzliche Einschreibungsfelder sind zusätzliche Informationen, die von einem Lernenden bei der Einschreibung in einen Kurs abgefragt werden, um detailliertere Informationen zu sammeln, die für Ihr Unternehmen erforderlich sein können. Die zusätzlichen Felder für die Einschreibung können je nach Kontext des Einschreibungsprozesses variieren. Erfahren Sie mehr über zusätzliche Einschreibungsfelder.

Einschreiben und Wartelisten

Sobald Benutzer in einen Kurs oder eine Sitzung eingeschrieben sind, können sie auf der entsprechenden Warteliste landen. Erfahren Sie mehr über Wartelisten.

Power User und Einschreibungen

Wenn in den Erweiterten Einstellungen der Plattform die Option Power Usern erlauben, die tatsächliche Anzahl der eingeschriebenen Benutzer sowie deren Anwesenheit in den Kurseigenschaften zu sehen aktiviert ist, können Power User die zwar tatsächliche Anzahl der eingeschriebenen Benutzer auf der Seite Kursverwaltung und der Registerkarte Sitzungen ansehen, aber sie sehen lediglich die Einschreibungen der ihnen als Ressourcen zugewiesenen Benutzer:

auf der Registerkarte Einschreibungen bei Kursen und
auf der Registerkarten Einschreibungen und Bewertungen sowie Ereignisse und Anwesenheit bei Sitzungen

Alle Zähler sind für Power User sichtbar, auch die Warteliste für Kurse, die Warteliste für Sitzungen und die Benutzer ohne zugewiesene Sitzungen, unabhängig davon, ob ihnen Ressourcen und Benutzer zugewiesen sind oder nicht.

Wenn die Option deaktiviert ist, werden bei der Anzahl der Einschreibungen, die für Power User sichtbar sind, nur die Benutzer berücksichtigt, die sie als Ressourcen verwalten, und nicht die gesamte Benutzerbasis.

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