Einführung
Das Festlegen einer Gültigkeitsdauer für Kurse und das Sperren des Zugangs nach Ablauf dieser Frist ermöglicht es Ihnen, den Kurs so lange verfügbar zu halten, wie er relevant ist, und motiviert die Lernenden, ihn rechtzeitig abzuschließen.
Dieser Artikel erklärt, wie man eine zeitliche Gültigkeit für E-Learning- und Schulungen mit Trainer (ILT) festlegt, definiert, wann Lernende auf einen Kurs zugreifen können, wie lange ihre Einschreibung dauert und was passiert, wenn der Zugang abläuft.
Sie erfahren, wie man weiche Friste konfiguriert und den Zugang pro Benutzer anpasst. Diese Regeln helfen Ihnen, den Zugang zu kostenpflichtigen Kursen zu steuern, rechtzeitigen Abschluss zu fördern und Compliance- oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Die Konfiguration variiert je nach Kurstyp und Benutzeraktivität, was im Artikel ausführlich erläutert wird.
Zugriff auf den Bereich zur Konfiguration der Zeitgültigkeit
Um den Gültigkeitszeitraum für einen Kurs festzulegen, greifen Sie auf das Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse zu.
Bitte beachten! Wenn der Kurs Teil eines oder mehrerer Lernpläne ist, können die in der Registerkarte Zeitoptionen des Kurses konfigurierten Einstellungen durch die in der Registerkarte Zeitoptionen der zugehörigen Lernpläne definierten Einstellungen beeinflusst oder überschrieben werden.
Suchen Sie auf der Hauptseite der Kurse den Kurs auf der Liste und klicken Sie auf seine Beschreibung, um den Bearbeitungsmodus aufzurufen. Klicken Sie auf die Registerkarte Eigenschaften und wechseln Sie zur Registerkarte Zeitoptionen.
Konfigurieren von Zeitoptionen für E-Learning-Kurse
Auf der Registerkarte Zeitoptionen von E-Learning-Kursen können Sie die folgenden Optionen konfigurieren:
Gültigkeitsdauer des Kurses
Verwenden Sie die in diesem Abschnitt verfügbaren Optionen, um ein Datum festzulegen, ab wann oder bis wann die Lernenden auf den Kurs und ihre Schulungsunterlagen zugreifen können, und legen Sie die Gültigkeitsdauer ihrer Einschreibungen fest. Als Option können Sie einen Zeitraum festlegen, in dem Benutzer auf den Kurs zugreifen können. Wenn Sie diese Optionen konfigurieren, gelten sie für alle im Kurs eingeschriebenen Lernenden. Sie können dann personalisierte Gültigkeitsdauer der Ebene des Lernenden konfigurieren, indem Sie einzelne Einschreibungen bearbeiten.
- Anfangsdatum. Legen Sie das erste verfügbare Datum für den Beginn des Kurses fest. Der Kurs hat keine Frist und wird nicht auf dem Kalenderwidget und -seite angezeigt. Das Anfangsdatum wird in UTC-Zeit ausgedrückt, was bedeutet, dass der Kurs um 00:00:00 UTC des ausgewählten Datums zugänglich ist. Wenn zum Beispiel Ihre Zeitzone UTC +04:00 ist, ist der Kurs um 04:00:00 Uhr des gewählten Datums zugänglich.
- Enddatum. Legen Sie das letzte verfügbare Datum fest, an dem die Lernenden auf den Kurs zugreifen und ihn spielen können. Nach diesem Datum sind der Kurs und seine Schulungsunterlagen nicht mehr zugänglich. Das Enddatum wird in UTC-Zeit ausgedrückt, was bedeutet, dass der Kurs um 23:59:59 UTC des ausgewählten Datums gesperrt wird. Wenn zum Beispiel Ihre Zeitzone UTC +04:00 ist, wird der Kurs um 03:59:59 Uhr des folgenden Tages gesperrt.
- Dauer. Wählen Sie diese Option und legen Sie mit den Optionen Startdatum und Enddatum den Zeitraum fest, in dem die Lernenden auf den Kurs zugreifen können.
Gültigkeitsdauer der Einschreibung
Legen Sie die Anzahl der Tage fest, die den Lernenden für den Zugriff auf den Kurs gewährt werden. Diese Gültigkeitsdauer kann entweder ab dem Tag starten, an dem sie sich zum ersten Mal in den Kurs einschreiben (einschließlich der Tage, die sie auf der Warteliste des Kurses verbracht haben), oder ab dem Tag, an dem sie zum ersten Mal auf den Kurs zugreifen.
Wenn Sie diese Einstellungen ändern, nachdem sich einige Lernende bereits eingeschrieben oder auf den Kurs zugegriffen haben, gilt die neue Berechnung standardmäßig nicht für sie. Ihre Aktualisierung wirkt sich nur auf die Benutzer aus, die sich nach Ihrer Änderung einschreiben oder auf den Kurs zugreifen. Dennoch können Sie die Anwendung der neuen Einstellungen auf alle Benutzer erzwingen, indem Sie die Option Einstellungen auf alle Benutzer anwenden, einschließlich der bereits eingeschriebenen aktivieren.
Wenn diese Option aktiviert ist, sehen Benutzer die Anzahl der verbleibenden Tage, um auf den Kurs zuzugreifen, im Abschnitt Einschreibung des Kurses.
Weiche Frist
Wenn eine weiche Frist aktiviert ist, können Lernende auf den Kurs und seine Schulungsunterlagen auch nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums zugreifen.
Die weiche Frist wird anhand des Enddatums berechnet, das im Abschnitt Gültigkeitsdauer dieser Registerkarte festgelegt ist (entweder eigenständig oder in der Option Dauer). Wenn die weiche Frist aktiviert ist, wird das Ablaufdatum der Einschreibung nicht berechnet.
Die Konfiguration dieser Option auf Kursebene hat Vorrang vor dem Wert, der im Abschnitt Weiche Frist der Registerkarte E-Learning in den erweiterten Einstellungen der Plattform ausgewählt wurde.
Konfigurieren von Zeitoptionen für ILT-Kurse
Im Fall von ILT- (und VILT-) Kursen können Sie in der Registerkarte Zeitoptionen nur eine Option konfigurieren, die Gültigkeitsdauer der Einschreibung.
Diese Option ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Tage festzulegen, in denen Lernende nach dem Ende ihrer zuletzt eingeschriebenen Sitzung weiterhin auf den ILT-Kursbereich zugreifen können.
Lassen Sie diese Option deaktiviert, wenn Sie keinen Zugangseinschränkung festlegen möchten.
So konfigurieren Sie sie:
- Navigieren Sie zum Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse > [Kursnamen] > Registerkarte Eigenschaften > Zeitoptionen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gültigkeitstage des Kurses aktivieren.
- Geben Sie dann die Anzahl der für die Lernenden verfügbaren Tage ein und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Wie lange kann der Lernende auf den ILT-Kurs zugreifen
Wenn Sie eine Gültigkeitsdauer der Einschreibung wie folgt konfigurieren (X Anzahl der für die Lernenden verfügbaren Tage), kann der Lernende innerhalb des folgenden Zeitraums auf den ILT-Kurs zugreifen:
- Von: Ab dem Zeitpunkt, an dem er in den Kurs eingeschrieben ist
- Bis: Bis X Tage nach dem Ende seiner zuletzt eingeschriebenen Sitzung
Nach Ablauf der konfigurierten Anzahl von Tagen nach der letzten Sitzung sieht der Lernende die ILT-Kurskarte gesperrt und mit Einschreibung abgelaufen markiert.
Wenn sich die Sitzungsdaten ändern oder der Benutzer sich für eine andere Sitzung einschreibt, wird der Zugriff des Lernenden neu berechnet, um sicherzustellen, dass er bis zu X Tage nach dem Ende der letzten eingeschriebenen Sitzung gültig bleibt.
Anzeige der ILT-Einschreibgültigkeitsdaten
Wenn Sie die Einschreibdetails eines einzelnen Lernenden in der Registerkarte Einschreibungen eines ILT-Kurses überprüfen, werden die Einschreibgültigkeitsdaten dort nicht angezeigt, außer in folgenden Fällen:
- Der Lernende greift auf eine Schulungsunterlage zu: In diesem Fall wird das Gültigkeitsbeginn mit dem Datum des Zugriffs auf die Schulungsunterlage ausgefüllt und das Gültigkeitsende mit dem Datum X Tage nach der letzten eingeschriebenen Sitzung.
- Die Gültigkeitsdaten werden manuell für den Lernenden gesetzt. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Auswirkung von Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene in ILT-Kursen
In jedem Fall, auch wenn die Gültigkeitsdaten im Einschreibung bearbeiten-Bedienfeld nicht angezeigt werden, erfolgt der Zugriff auf den Kurs gemäß der Konfiguration in den Zeitoptionen für den ILT-Kurs. Der Benutzer behält den Zugriff für die angegebene Anzahl von Tagen nach seiner letzten eingeschriebenen Sitzung.
Aktualisierung der angezeigten Gültigkeitsdaten
Wenn sich ein Sitzungsdatum ändert, der Lernende sich für eine andere Sitzung einschreibt oder die Zeitoptionen für den Kurs geändert werden, wird der Zugriff der eingeschriebenen Benutzer auf den Kurs neu berechnet, um stets Folgendes widerzuspiegeln: Ende der letzten eingeschriebenen Sitzung + Anzahl der für die Lernenden verfügbaren Tage.
Die in der Einschreibung bearbeiten Anzeige dargestellten Gültigkeitsdaten werden jedoch erst aktualisiert, wenn der Lernende erneut auf eine Schulungsunterlage zugreift.
Auswirkung von Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene in ILT-Kursen
Im Einschreibung bearbeiten-Bedienfeld können Sie auch manuell Gültigkeitsbeginn und Gültigkeitsende für einen bestimmten Lernenden eingeben. Wenn Sie auch eine Einschreibgültigkeit auf ILT-Kursebene festgelegt haben, beeinflussen diese Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene nicht den tatsächlichen Zugriff des Benutzers auf den Kurs, können jedoch verwendet werden, um Informationen auf der Kurskarte anzuzeigen.
Das Gültigkeitsende des Lernenden kann verwendet werden, um auf der Kurskarte einen Ablauf oder Überfällig-Status anzuzeigen:
- Vor diesem Datum wird die Kurskarte mit Ablauf:
{Enddatum der Gültigkeit des Lernenden}markiert. - Wenn dieses Datum erreicht ist und der Lernende weiterhin basierend auf den Zeitoptionen Zugriff auf den Kurs hat, wird der Kurs als Überfällig (bezogen auf das Gültigkeitsendedatum des Lernenden) markiert. Der Lernende kann jedoch weiterhin bis zur konfigurierten Anzahl von Tagen nach der letzten eingeschriebenen Sitzung darauf zugreifen.
- Sobald der Lernende den Zugriff auf den Kurs verliert (basierend auf den Zeitoptionen des Kurses, nicht auf den Daten des Lernenden), wird die Karte gesperrt und mit Abgelaufen markiert.
Denken Sie daran, dass unabhängig von den Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene der tatsächliche Zugriff des Lernenden weiterhin durch die Zeitoptionen für den ILT-Kurs bestimmt wird. Im Einzelnen:
- Der Gültigkeitsstart des Lernenden hat keine Auswirkung: Benutzer können weiterhin auf den ILT-Kurs ab dem Zeitpunkt ihres Einschreibens zugreifen. Das Setzen eines späteren Datums für einen Lernenden schränkt den Zugriff nicht ein.
- Wenn Sie ein Gültigkeitsende für einen Lernenden setzen, das später liegt als der konfigurierte Kurszugriffszeitraum (Ende der letzten eingeschriebenen Sitzung + Anzahl der für die Lernenden verfügbaren Tage), verlängert dies den Zugriff auf den Kurs nicht. Der Lernende verliert den Zugriff weiterhin basierend auf seiner letzten eingeschriebenen Sitzung und den Zeitoptionen des Kurses (der Kurs wird gesperrt und als Abgelaufen markiert).
Manuelles Setzen von Einschreibgültigkeitsdaten für einzelne Lernende
Wenn Sie Einschreibungen in einem Kurs erstellen oder bearbeiten, haben Sie die Möglichkeit, für diese bestimmten Benutzer einen Gültigkeitsdauer der Einschreibung (definiert durch ein Start- und Enddatum) festzulegen. Damit können Sie steuern, wann die Benutzer mit dem Zugriff auf den Kurs beginnen können und bis wann sie Zugriff auf den Kurs haben.
Bitte beachten: Sowohl für ILT- als auch für E-Learning-Kurse ist es auch möglich, eine Gültigkeitsdauer der Einschreibung auf Kursebene festzulegen, in der Registerkarte Zeitoptionen. Wenn Sie die Einschreibgültigkeit sowohl auf Kurs- als auch auf Lernendenebene festgelegt haben, interagieren die beiden Einstellungen wie folgt:
- E-Learning-Kurse: Die auf Lernendenebene festgelegte Einschreibgültigkeit überschreibt die auf Kursebene festgelegte Einschreibgültigkeit. Der von Ihnen für den Lernenden festgelegte Gültigkeitsdauer bestimmt seinen Zugriff auf den Kurs.
- ILT-Kurse: Der Zugriff der Lernenden auf den Kurs hängt stets nur von der für den Kurs festgelegten Einschreibgültigkeit ab. Der für den Lernenden festgelegte Gültigkeitsdauer wirkt sich nur auf die auf den Karten angezeigten Informationen aus.
Dieses Kapitel beschreibt das Verhalten der auf Lernendenebene festgelegten Einschreibgültigkeit und gilt für E-Learning-Kurse sowie für ILT-Kurse, die keine Zeitoptionen auf Kursebene gesetzt haben.
So setzen Sie manuell die Einschreibgültigkeit eines Lernenden:
- Navigieren Sie zum Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse > [Kursnamen] > Registerkarte Einschreibungen
- Wählen Sie im Ellipsenmenü in der Zeile des Benutzers Einschreibung bearbeiten aus.
- Wählen Sie im rechten sich öffnenden Bereich das Kontrollkästchen Gültigkeitsdauer der Einschreibung aktivieren und geben Sie im Bereich Zeitraum die Gültigkeitsbeginn- und Gültigkeitsende-Daten ein. Sie können auch eines der beiden weglassen.
- Klicken Sie auf Bestätigen.
Auswirkung der Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene
Ist die Einschreibung noch nicht gültig, wird die Kurskarte gesperrt und gibt an, ab wann der Kurs zugänglich ist. Sobald die Einschreibung gültig ist, zeigt die Kurskarte das Ablaufdatum an, falls eines gesetzt wurde.
Diese Verhaltensweisen gelten für E-Learning-Kurse und für ILT-Kurse ohne Zeitoptionen auf Kursebene.
Gültigkeitsstartdatum in der Zukunft:
Die Kurskarte ist gesperrt und mit Aktiv seit: {Gültigkeitsstartdatum} beschriftet.
Gültigkeitsendedatum in der Zukunft:
Der Kurs ist zugänglich und die Karte zeigt Ablaufdatum: {Gültigkeitsende}
Gültigkeitsendedatum in der Vergangenheit:
Der Kurs ist gesperrt und die Karte ist mit Abgelaufen markiert.
Tipps und Tricks
- Wenn der Kurs im Verkauf ist, kann das Festlegen einer Gültigkeitsdauer Chancen für wiederkehrende Einnahmen schaffen. Lernende, die über die anfängliche Gültigkeitsdauer hinaus Zugriff auf den Kurs wünschen, müssen ihren Zugang erneuern oder aktualisierte Versionen des Kurses erwerben.
- In einigen Fällen kann es gesetzliche oder Compliance-Anforderungen geben, den Zugriff auf bestimmte Inhalte zeitlich zu begrenzen.
- Wann immer Sie eine Gültigkeitsdauer für einen Kurs festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Richtlinie den Lernenden klar kommunizieren. Diese Transparenz hilft, Erwartungen zu steuern und stellt sicher, dass Lernende die Bedingungen ihres Zugriffs auf die Kursinhalte verstehen.
- Wenn die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist, können Benutzer nicht mehr auf den Kurs zugreifen. Ist der Kurs im Verkauf, können Lernende den Kurs nicht erneut kaufen, solange die aktuelle Einschreibung besteht.