Einführung

Zertifikate werden normalerweise nach dem Abschließen einer Studiengang verliehen. Sie bringen Vorteile für Menschen in allen Phasen ihrer Karriere, wenn sie neue und spezialisiertere Kenntnisse erlangen.

Zertifikate können verwaltet werden, indem man Vorlagen anpasst und sie bestimmten Benutzerfeldern und Kursen zuweist. Indem Sie ein Zertifikat einem Kurs zuweisen, können Sie es allen Benutzern vergeben, die diesen Kurs abgeschlossen haben.

Dieser Artikel zeigt Ihnen die Schritte, die erforderlich sind, um eine Vorlage zu erstellen, diese Vorlage einem Kurs zuzuweisen, die Vorlage zu generieren und ein Abschlusszertifikat herunterzuladen.

Erstellen einer neuen Zertifikatvorlage

Um mit der Erstellung neuer Vorlagen zu beginnen, drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Plattform, um zum Admin-Menü zu gelangen, und wählen Sie dann das Element Zertifikatvorlage im Abschnitt Einstellungen. Auf der Hauptseite der Zertifikate finden Sie alle verfügbaren Vorlagen. Um eine neue Vorlage zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche Neues Zertifikat oben auf der Seite.

Fügen Sie in dem Pop-up-Fenster einen Code zu Ihrer Vorlage hinzu, wählen Sie einen Namen, schreiben Sie eine Beschreibung und drücken Sie auf Bestätigen. Die Zertifikatvorlage wird dann in der Liste der Vorlagen in der unteren Hälfte der Hauptseite der Zertifikatvorlagen angezeigt.

Sie können Ihre Vorlage über das Menü mit den Symbolen in der Zeile der Vorlage verwalten. Über die Symbole können Sie das Zertifikat herunterladen, eine neue Vorlage erstellen, anzeigen, für wen das Zertifikat ausgestellt wurde, den Namen und die Beschreibung der Vorlage bearbeiten oder die Vorlage löschen.

Klicken Sie auf das Symbol der Zertifikatvorlage, um Ihre Vorlage anzupassen. Sie werden zur Bearbeitungsseite weitergeleitet, auf der Sie Ihre Zertifikatvorlage mit Sätzen und Plattform-Tags erstellen können. Die Sätze können direkt in das Textfeld eingegeben werden, aber beachten Sie bitte, dass das Textfeld Zertifikatvorlage die alte TCPDF-Bibliothek verwendet und die Schriftarten nicht im laufenden Betrieb konvertiert. Weitere Einzelheiten zur vollständigen Liste der unterstützten Schriftarten (wird in einer neuen Registerkarte geöffnet).

Außerdem können Tags am unteren Rand der Seite kopiert und eingefügt werden, damit der Text in der Vorlage ein individuelles Erscheinungsbild bekommt. Tags sind HTML-Schlüssel, die jedes Mal, wenn ein neues Zertifikat erstellt wird, Benutzer- und Kursinformationen extrahieren. Wenn Sie zum Beispiel das Tag [date_complete] “Datum des Abschlusses des Kurses” verwenden, zeigt das System das Datum an, an dem der Benutzer den Kurs abgeschlossen hat. Die Tags für Ihre Zertifikate sind in der Zertifikatvorlage in Registerkarten unterteilt, um die Erstellung eines Zertifikats zu organisieren und zu beschleunigen.

Auf der linken Seite des Tags-Abschnitts werden die Tags auf vier Registerkarten unterteilt: Benutzerfelder, Kursfelder, Weitere Felder und Lernplanfelder.

Durchsuchen Sie die verfügbaren Tags, damit Sie sie in den Text des Zertifikats kopieren und einfügen können. Bitte beachten Sie, dass die Tags im Abschnitt Benutzerfelder zusätzliche Benutzerfelder enthalten; sie sind als [userfield_n] gekennzeichnet.

Tipp: Der Shortcode [course_certificate_number] ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der das ausgestellte Zertifikat und den ihm zugewiesenen Benutzer verbindet. Wenn das Zertifikat mit einem Kurs verknüpft ist, beginnt der Code mit C; wenn das Zertifikat mit einem Lernplan verknüpft ist, beginnt der Code mit LP.

Wenn Sie die Tags [firstname] und [lastname] (Abschnitt Benutzerfelder) einfügen, wählen Sie, ob Sie die Option Automatische Aktualisierung des Zertifikats, wenn sich der Vor- oder Nachname des Benutzers ändert oben auf der Tagsliste im Abschnitt Benutzerfelder aktivieren möchten. Dadurch wird sichergestellt, dass bei Benutzern, die ihren Vor- oder Nachnamen im Bereich Mein Profil ändern bzw. wenn Superadmins sie aus dem Benutzermenü ändern, die Zertifikate mit den neuen Werten aktualisiert werden, wenn Benutzer sie herunterladen, es sei denn, der Kurs, der das Zertifikat auslöst, von der E-Signatur geschützt ist. Diese Option ist nur für Superadmins verfügbar.

Bitte beachten: Die für die Erneuerung der Zertifikate erforderliche Zeit kann sich je nach den laufenden Aktivitäten der Plattform und der Anzahl der zu erneuernden Zertifikate ändern.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir, jede Vorlage in einer Tabelle zu erstellen. Jede Tabelle kann durch Einfügen und/oder Löschen von Zeilen und Spalten angepasst werden. Sowohl die Breite als auch die Höhe können manuell verwaltet werden. Sie können auch ein Hintergrundbild hinzufügen und die Ausrichtung des Zertifikats (Hoch- oder Querformat) wählen. Hier finden Sie einige Vorschläge für die Verwaltung von Bildern.

Empfohlene Mindestgröße:

• Hochformat: 905 x 1280 Pixel - 72 dpi
• Querformat: 1280 x 905 Pixel - 72 dpi

Optimale Größe:

• Hochformat: 1810 x 2560 Pixel - 150 dpi
• Querformat: 2560 x 1810 Pixel - 150 dpi

Beschränkungen:

• Die Größe des Hintergrundbildes darf nicht mehr als 2560x1810px und 10MB betragen
• Die unterstützten Bildformate sind JPG, PNG, JPEG, GIF
• Bilder mit Transparenz werden nicht empfohlen

Verwenden Sie die Schaltflächen in der Formatierungsleiste am oberen Rand des Texteditors, um Fotos (z.B. Ihr Firmenlogo), Links oder Dateien hinzuzufügen oder den Text zu formatieren, den Sie in das Zertifikat eingefügt haben. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Bilder aus externen URL-Links in die Zertifikatvorlage einfügen können. Diese Einschränkung gilt nicht für Hintergrundbilder.

Schließlich weisen Sie der Zertifikatvorlage eine Sprache aus dem entsprechenden Dropdown-Menü zu. Bitte beachten Sie, dass die der Vorlage zugewiesene Sprache sich auf das Datumsformat der im Zertifikat angezeigten Daten auswirkt, unabhängig von der Option, die im Abschnitt Datumsformat auf der Registerkarte Datum und Uhrzeit der Erweiterte Einstellungen der Plattform ausgewählt wurde.

Drücken Sie auf Bestätigen, um die Vorlage zu speichern. Um eine Vorschau des endgültigen Zertifikats anzuzeigen, klicken Sie auf der Seite Zertifikate auf das Lupensymbol in der Zeile des Zertifikats.

Verwalten von Daten auf Zertifikaten

Beim Angeben des Kursabschlussdatums auf Zertifikaten können Sie das für Sie am besten geeignete Datumsformat anwenden, indem Sie das Datums-Tag wie folgt bearbeiten:

• Standard-Tag: [date_complete] 01/01/2020
• Neue Formatoption: [date_complete format: “d, F Y”]
• Ergebnis: 1, Januar 2020

Denken Sie daran, dass das Format der Datumsangaben von der Sprache abhängt, die Sie für die Zertifikatvorlage gewählt haben. Die in diesem Artikel gezeigten Datumsformate sind nur Beispiele. 

Sie müssen also das Tag [date_complete format: “Datusmformat”] einfügen, wie im Beispiel angezeigt. Geben Sie in die Anführungszeichen die Buchstaben ein, die Tag, Woche, Monat, Jahr, Uhrzeit und Zeitzone angeben. In der folgenden Tabelle finden Sie weitere Informationen darüber, welche Buchstaben den einzelnen Tagen, Wochen, Monaten, Jahren, Uhrzeiten und Zeitzonen entsprechen: 

Format	Beschreibung	Beispiel für zurückgegebene Werte
Tag
d	Tag des Monats, 2 Ziffern mit führenden Nullen	01 bis 31
D	Textliche Darstellung eines Tages, zwei Buchstaben	Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So
j	Tag des Monats ohne führende Nullen	1 bis 31
l (Kleinbuchstabe L)	Vollständige textliche Darstellung des Wochentags	Sonntag bis Samstag
N	ISO-8601 numerische Darstellung des Wochentags	1 (für Montag) bis 7 (für Sonntag)
w	Numerische Darstellung des Wochentags	0 (für Sonntag) bis 6 (für Samstag)
z	Der Tag des Jahres (beginnend bei 0)	0 bis 365
Woche
W	ISO-8601 Wochennummer des Jahres, Wochen beginnen am Montag.	Beispiel: 42 (42. Woche des Jahres)
Monat
F	Vollständige textliche Darstellung eines Monats	Januar bis Dezember
m	Numerische Darstellung eines Monats, mit führenden Nullen	01 bis 12
M	Eine kurze textliche Darstellung eines Monats, drei Buchstaben	Jan bis Dez
Jahr
Y	Vollständige numerische Darstellung einer Jahreszahl, 4-stellig	Beispiele: 1999, 2003
y	Zweistellige Darstellung einer Jahreszahl	Beispiele: 22 oder 03 (als 2022 bzw. 2003 interpretiert)
Uhrzeit
a	Kleinbuchstaben Ante Meridiem und Post Meridiem	am oder pm
A	Großbuchstaben Ante Meridiem und Post Meridiem	AM oder PM
g	12-Stunden-Format einer Stunde ohne führende Nullen	1 bis 12
h	12-Stunden-Format einer Stunde mit führenden Nullen	01 bis 12
H	24-Stunden-Format einer Stunde mit führenden Nullen	00 bis 23
i	Minuten mit führenden Nullen	00 bis 59
s	Sekunden mit führenden Nullen	00 bis 59
Zeitzone
O	Differenz zur Greenwich-Zeit (GMT) in Stunden	Beispiel: +0200
T	Abkürzung der Zeitzone	Beispiele: WST, MTD...

Zuweisen eines Standardzertifikats zu einem Kurs

Sie können eine oder mehrere Zertifikatvorlagen einem Kurs zuweisen. Generell ist jeder Kurs mit einer Standardzertifikatvorlage verknüpft, aber Sie können weitere Zertifikatvorlagen für spezifische Zweige oder Benutzergruppen zuweisen.

Rufen Sie zuerst das Admin-Menü auf und wählen Sie im Abschnitt E-Learning die Option Kursverwaltung. Suchen Sie auf der Hauptseite der Kurse den Kurs, dem Sie das Zertifikat hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Kursbeschreibung, um den Kursbereich zu öffnen, und wechseln Sie zur Registerkarte Eigenschaften.

Wechseln Sie nun zur vertikalen Registerkarte Zertifikatvorlagen und klicken Sie auf das Plus-Schaltfläche am Ende des Feldes Default Certificate Template (Standardzertifikatvorlage). Wählen Sie Ihre gewünschte Zertifikatvorlage als Standardzertifikatvorlage für den Kurs und klicken Sie auf Auswählen, um Ihre Wahl zu bestätigen. Drücken Sie auf Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind.

Wenn Sie eine Vorlage mit einem Kurs verknüpfen, wird das Zertifikat rückwirkend allen Benutzern zugewiesen, die den Kurs zum Zeitpunkt der Verknüpfung abgeschlossen haben. 

Zuweisen zusätzlicher Zertifikatvorlagen zu einem Kurs

Sie können demselben Kurs mehrere Zertifikatvorlagen zuweisen und damit Zertifikate mit verschiedenen Details sowie Layouts erstellen, je nach rechtlichen, Konformitäts- oder lokalen Anforderungen, für Benutzen, die verschiedenen Gruppen bzw. Zweigen gehören.

Gehen Sie in den Bereich Zusätzliche Zertifikatvorlagen und klicken Sie auf Zertifikatvorlage zuweisen. Wählen Sie im rechten Bereich eine Vorlage aus, klicken Sie auf Weiter, um den Zweig bzw. die Benutzergruppe für die Verknüpfung auszuwählen und drücken Sie auf Bestätigen, um die Aktion abzuschließen. Beachten Sie bitte beim Auswählen eines Zweiges, dass auch Unterzweige in die Verknüpfung inkludiert werden. Wiederholen Sie den Verknüpfungsvorgang für jede zusätzliche Zertifikatvorlage, die Sie verknüpfen möchten. Sie können bis zu 50 zusätzliche Zertifikatsvorlagen zu einem Kurs zuweisen.

Die zusätzlichen Vorlagen, die mit dem Kurs verknüpft sind, werden auf dem Bereich Zusätzliche Zertifikatvorlagen aufgelistet. Klicken Sie auf das Ellipsensymbol am Ende der Zeile der Vorlage, um ein Vorschau-PDF herunterzuladen oder um die Verknüpfung mit dem Kurs zu löschen. Die Benutzer, die den Kurs absolvieren, erhalten jeweils lediglich ein Zertifikat, auch wenn der Kurs mit weiteren Zertifikatvorlagen verknüpft ist. Falls ein Benutzer mehrerer Gruppen oder Zweige gehört, wird sein bzw. ihr Zertifikat mit der ersten zur Verfügung stehenden zusätzlichen Zertifikatvorlage der Liste ausgestellt. Vergewissern Sie sich deshalb, dass die Vorlagen entsprechend ihrer bevorzugten Reihenfolge sortiert sind, indem Sie das Ziehen-Symbol verwenden.

Wenn Sie die Zuweisung einer zusätzlichen Vorlage zu einem Kurs löschen, werden die neu ausgestellten Zertifikate mit einer anderen verknüpften Vorlage, falls vorhanden, oder mit der Standardvorlage erstellt. Die bereits ausgestellten Zertifikate werden nach der gleichen Logik neu generiert.

Wenn keine der verknüpften Vorlagen ihrer Gruppen bzw. Zweige zugewiesen ist, verwendet die Plattform die Standardzertifikatvorlage. Falls Sie die Zertifikate mit einer vorab gelöschten Zertifikatvorlage wieder ausstellen müssen, müssen Sie es manuell von der Seite der Zertifikatvorlagen aus machen.

Hinweise zu den zusätzlichen Zertifikatvorlagen

• Power User können zusätzliche Vorlagen nur für die von ihnen verwalteten Ressourcen hinzufügen, herunterladen oder löschen, und lediglich wenn sie Sichtbarkeit auf all die auf der Seite gelisteten Elemente haben. Falls sie nicht die volle Sichtbarkeit darauf haben, werden sie die Tabelle nur im schreibgeschützten Modus ansehen.
• Sie können keine zusätzlichen Zertifikatvorlagen hinzufügen, wenn keine Standardzertifikatvorlage ausgewählt ist.
• Um die Standardzertifikatvorlage zu löschen, müssen Sie zuerst die Verknüpfung mit all den zusätzlichen Vorlagen löschen.

Zuweisen eines Zertifikats zu einem Lernplan

Um ein Zertifikat mit einem Lernplan zu verknüpfen, öffnen Sie das Admin-Menü und wählen Sie dann die Option Lernpläne im Abschnitt E-Learning aus. Identifizieren Sie auf der Seite Lernpläne den Plan, dem Sie ein Zertifikat zuweisen möchten, bewegen Sie die Maus über das Ende der Zeile, klicken Sie auf das Ellipsenmenü und wählen Sie Bearbeiten.

Auf der Registerkarte Eigenschaften, gehen Sie zum Abschnitt Zertifikatvorlage. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche am Ende des Feldes Zertifikatvorlage. Wählen Sie die Zertifikatvorlage aus, die Sie dem Lernplan zuordnen möchten, und klicken Sie auf Auswählen, um es zu bestätigen. Drücken Sie auf Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind.

Nach dem Zuweisen der Zertifikatvorlage zum Lernplan können Sie die Vorschau ansehen, indem Sie auf Zertifikatvorlage herunterladen klicken.

Wenn Sie eine Vorlage mit einem Lernplan verknüpfen, wird das Zertifikat rückwirkend allen Benutzern zugewiesen, die den Lernplan zu dem Zeitpunkt abgeschlossen haben, zu dem die Verknüpfung festgelegt wurde.

Zertifikate für Lernpläne werden nur ausgestellt, wenn ein Benutzer alle Kurse innerhalb eines Lernplans abgeschlossen hat. Dies gilt auch, wenn ein Lernender nur in einigen, aber nicht in allen Kursen eines Lernplans eingeschrieben ist.

Um die mit dem Lernplan verknüpfte Zertifikatvorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten am Ende des Feldes Zertifikatvorlage und wählen Sie im sich öffnenden Bereich eine andere Vorlage.

Um die Zuordnung eines Zertifikats zu einem Lernplan aufzuheben, klicken Sie auf Eingabe löschen am Ende des Feldes Zertifikatvorlage.

Bitte beachten: Wenn Sie die Verknüpfung zwischen einem Lernplan und einem Zertifikat aufheben, verlieren alle Benutzer, die das Zertifikat durch Abschluss des Lernplans erworben haben, das Zertifikat. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie diese Aktion durchführen.

Generieren und Herunterladen eines Zertifikats

Sobald ein Benutzer einen Kurs oder einen Lernplan abgeschlossen hat, der mit einem Zertifikat verbunden ist, steht das Zertifikat auf der Seite Meine Aktivitäten zum Herunterladen bereit, wie im Artikel über Zertifikate für Lernenden beschrieben.

Denken Sie daran, diese Seite im Benutzermenü verfügbar zu machen, wenn Sie mit Zertifikaten arbeiten, sonst können die Lernenden sie nicht herunterladen. Erfahren Sie mehr über Seiten und Menüs.

Anzeigen von ausgestellten Zertifikaten

Wenn Sie als Superadmin bei Ihrer Plattform angemeldet sind, können Sie alle ausgestellten Zertifikate sehen, die mit einem Kurs oder einem Lernplan verbunden sind. Rufen Sie dazu das Admin-Menü auf und wählen Sie dann im Abschnitt Einstellungen die Option Zertifikatvorlage. Suchen Sie auf der Hauptseite der Zertifikate das gewünschte Zertifikat und klicken Sie auf das Symbol der ausgestellten Zertifikate.

Wählen Sie im Popup-Fenster einen Kurs oder einen Lernplan über das Dropdown-Menü aus. Nun sehen Sie die Liste aller Benutzer, die diesen Kurs oder Lernplan abgeschlossen haben oder für die ein Zertifikat ausgestellt wurde. Wählen Sie die gewünschten Benutzer aus und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü Bei Wahl, ob Sie den ausgewählten Benutzern Zertifikate ausstellen oder die für die ausgewählten Benutzer ausgestellten Zertifikate löschen möchten. Die Aktion wird ausgeführt, sobald Sie eine Option ausgewählt haben. 

Bitte beachten! Wenn Sie Änderungen an einer Zertifikatvorlage vornehmen, wirken sich diese Änderungen nicht auf die Zertifikate aus, die ein Benutzer vor der Änderung erworben hat, bis Sie das Zertifikat löschen und dann erneut für diesen Benutzer ausstellen.

Sobald ein Lernender nach Abschluss eines Kurses oder eines Lernplans ein Zertifikat erhält, wird das Zertifikat mit dem Benutzer verknüpft und steht zum Herunterladen zur Verfügung. Wenn eine Zertifikatvorlage gelöscht wird, steht sie nicht mehr zum Herunterladen zur Verfügung, auch nicht für Superadmins.

Bewährte Verfahren

• Beim Kopieren und Einfügen von Shortcodes in Ihre Zertifikatvorlagen sollten Sie diese im Klartext kopieren und einfügen, um zusätzliche Formatierungen zu vermeiden.
• Beim Erstellen einer neuen Vorlage, verwenden Sie ein an Ihr Unternehmensprofil angepasstes Hintergrund (Firmenlogo und -farben) und fügen Sie alle notwendige Felder ein. Sie können entweder eine Standardvorlage erstellen und sie all Ihren Kursen zuweisen, oder eine individuelle Vorlage für jeden einzelnen Kurs erstellen. Denken Sie auch bitte daran, dass aufgrund der Art und Weise, wie Firefox PDFs mit eingebetteten Schriften darstellt, empfiehlt Docebo, diese Funktion auf einem anderen unterstützten Browser zu verwenden. Anstatt die PDF-Datei in Firefox zu öffnen, wird diese dann automatisch heruntergeladen.
• Wenn Sie ein Hintergrundbild verwenden, empfehlen wir dringend, die Zertifikatvorlage vorher zu testen, indem Sie ein damit verknüpftes Zertifikat herunterladen und sich vergewissern, dass das Zertifikatlayout mit einem externen Viewer richtig angezeigt wird.

Tipps und Tricks

• In der Liste der Zertifikate finden Sie ein Muster-Zertifikat (“Certificate sample”). Bewahren Sie es am besten in Ihrem Ordner auf. Sie können es bearbeiten und den HTML-Code im Quellcode in eine neue Vorlage kopieren/einfügen. Auf diese Weise verfügen Sie über eine gebrauchsfertige Tabellenstruktur.
• Wenn Sie eine Vorlage erstellen, beginnen Sie den Prozess mit dem Hochladen des Hintergrundbildes. Wir empfehlen, dies vor dem Einfügen von HTML-Text auf dem Zertifikat zu tun. Sobald Sie sich vergewissert haben, dass das Hintergrundbild die richtige Größe hat und bereit ist, fügen Sie den gewünschten Text und die Shortcodes hinzu.
• Sie können nur ein Zertifikat pro Kurs, Lernplan oder externer Schulungsaktivität zuweisen. Sie können einen Lernplan mit verschiedenen Zertifikaten erstellen, indem Sie die Zertifikate den im Lernplan enthaltenen Kursen zuweisen, nicht auf der Ebene des Lernplans.
• Das Präsentieren der eigenen Leistungen, z.B. Zertifikate, auf LinkedIn und weiteren Social Media-Kanälen, ist für Lernende sehr erfüllend, und die Möglichkeit, dies von ihren Lernplattform aus zu tun, kann ihr Engagement verstärken. Dieses Ergebnis können Sie mit den Abzeichen der Gamification-App erreichen.