Einführung

Zertifikate können verwaltet werden, indem man Vorlagen anpasst und sie bestimmten Benutzerfeldern und Kursen zuweist. Indem Sie ein Zertifikat einem Kurs zuweisen, können Sie es allen Benutzern geben, die diesen Kurs abgeschlossen haben. Dieser Artikel zeigt Ihnen die Schritte, die erforderlich sind, um eine Vorlage zu erstellen, die Vorlage einem Kurs zuzuweisen, die Vorlage zu generieren und ein endgültiges Zertifikat herunterzuladen.

Verwenden Sie bei der Erstellung einer neuen Vorlage einen auf Ihr Firmenprofil abgestimmten Hintergrund (Firmenlogo und Farben) und fügen Sie alle erforderlichen Felder ein. Sie können eine Standardvorlage erstellen und diese allen Ihren Kursen zuweisen oder für jeden Kurs eine eigene Vorlage erstellen. Bitte beachten Sie auch, dass Firefox PDFs mit eingebetteten Schriftarten nicht korrekt wiedergibt. Docebo empfiehlt daher, diese Funktion  in einem anderen von uns unterstützten Browser zu nutzen. Anstatt die PDF-Datei in Firefox zu öffnen, wird sie automatisch heruntergeladen.

Erstellen einer neuen Zertifikatvorlage

Um mit der Erstellung neuer Vorlagen zu beginnen, drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Plattform, um zum Admin-Menü zu gelangen, und wählen Sie dann das Element Zertifikatvorlageim Abschnitt Einstellungen. Auf der Hauptseite der Zertifikate finden Sie alle verfügbaren Vorlagen. Um eine neue Vorlage zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche Neues Zertifikat oben auf der Seite.

Fügen Sie in dem Pop-up-Fenster einen Code zu Ihrer Vorlage hinzu, wählen Sie einen Namen, schreiben Sie eine Beschreibung und drücken Sie auf Bestätigen. Die Zertifikatvorlage wird dann in der Liste der Vorlagen in der unteren Hälfte der Hauptseite der Zertifikatvorlagen angezeigt.

Sie können Ihre Vorlage über das Menü mit den Symbolen in der Zeile der Vorlage verwalten. Über die Symbole können Sie das Zertifikat herunterladen, die Vorlage erstellen, anzeigen, für wen das Zertifikat ausgestellt wurde, den Namen und die Beschreibung der Vorlage bearbeiten oder die Vorlage löschen.

Beginnen wir mit dem Bearbeitungstool (das zweite Symbol auf der linken Seite), um Ihre Vorlage anzupassen. Sie werden zur Bearbeitungsseite weitergeleitet, auf der Sie Ihr Zertifikat mit Sätzen und Plattform-Tags erstellen können. Die Sätze können direkt in das Textfeld eingegeben werden. Weitere Einzelheiten zur vollständigen Liste der unterstützten Schriftarten (wird in einer neuen Registerkarte geöffnet). Bitte beachten Sie, dass Ihre Plattform die alte TCPDF-Bibliothek verwendet und die Schriftarten nicht im laufenden Betrieb konvertiert. 

Außerdem können Tags amunteren Rand der Seite kopiert und eingefügt werden. Tags sind HTML-Schlüssel, die jedes Mal, wenn ein neues Zertifikat erstellt wird, Benutzer- und Kursinformationen extrahieren. Wenn Sie zum Beispiel das Tag [date_complete] “Datum des Abschlusses des Kurses” verwenden, zeigt das System das Datum an, an dem der Benutzer den Kurs abgeschlossen hat. Die Tags für Ihre Zertifikate sind in der Zertifikatvorlage in Registerkarten unterteilt, um die Erstellung eines Zertifikats zu organisieren und zu beschleunigen.

Wenn Sie Tags in Ihre Zertifikatvorlage eingeben möchten, sehen Sie auf der linken Seite des Tags-Abschnitts vier Registerkarten, die die Tags in Kategorien unterteilen: Benutzerfelder, Kursfelder, Weitere Felder und Lernplanfelder.

Suchen Sie das Tag, die Sie in Ihr Zertifikat einfügen möchten, auf der entsprechenden Registerkarte. Es ist sehr einfach, Tags einzufügen. Kopieren Sie einfach die Tags, die Sie benötigen, aus der Liste und fügen Sie sie ein. Bitte beachten Sie, dass die Tags im Abschnitt Benutzerfelder zusätzliche Benutzerfelder enthalten; sie sind als [userfield_n] gekennzeichnet.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir, jede Vorlage in einer Tabelle zu erstellen. Jede Tabelle kann durch Einfügen und/oder Löschen von Zeilen und Spalten angepasst werden. Sowohl die Breite als auch die Höhe können manuell verwaltet werden. Sie können auch ein Hintergrundbild hinzufügen und die Ausrichtung des Zertifikats (Hoch- oder Querformat) wählen. Hier finden Sie einige Vorschläge für die Verwaltung von Bildern.

Empfohlene Mindestgröße:

• Hochformat: 905 x 1280 Pixel - 72 dpi
• Querformat: 1280 x 905 Pixel - 72 dpi

Optimale Größe:

• Hochformat: 1810 x 2560 Pixel - 150 dpi
• Querformat: 2560 x 1810 Pixel - 150 dpi

Beschränkungen:

• Die Größe des Hintergrundbildes darf nicht mehr als 2560x1810px und 10MB betragen
• Die unterstützten Bildformate sind JPG, PNG, JPEG, GIF
• Bilder mit Transparenz werden nicht empfohlen

Verwenden Sie die Schaltflächen in der Formatierungsleiste am oberen Rand des Texteditors, um Fotos (z.B. Ihr Firmenlogo), Links oder Dateien hinzuzufügen oder den Text zu formatieren, den Sie in das Zertifikat eingefügt haben.

Schließlich weisen Sie der Zertifikatvorlage eine Sprache aus dem entsprechenden Dropdown-Menü zu. Bitte beachten Sie, dass sich die der Vorlage zugewiesene Sprache auf das Datumsformat der im Zertifikat angezeigten Daten auswirkt, unabhängig von der Option, die im Abschnitt Datumsformat auf der Registerkarte Datum und Uhrzeit der Erweiterte Einstellungen der Plattform ausgewählt wurde.

Drücken Sie Bestätigen, um die Vorlage zu speichern. Um eine Vorschau des endgültigen Zertifikats anzuzeigen, klicken Sie auf der Seite Zertifikate auf das Lupensymbol in der Zeile des Zertifikats.

Wenn Sie ein Hintergrundbild verwenden, empfehlen wir, die Zertifikatvorlage zu testen, indem Sie ein damit verknüpftes Zertifikat herunterladen und sicherstellen, dass das Zertifikatslayout mit einem externen Viewer korrekt angezeigt wird. 

Verwalten von Daten auf Zertifikaten

Sie können das für Sie am besten geeignete Datumsformat auf Zertifikate anwenden, indem Sie das Datums-Tag wie folgt bearbeiten:

• Standard-Tag: [date_complete] 01/01/2020
• Neue Formatoption: [date_complete format: “d, F Y”]
• Ergebnis: 1, Januar 2020

Denken Sie daran, dass das Format der Datumsangaben von der Sprache abhängt, die Sie für die Zertifikatvorlage gewählt haben. Die in diesem Artikel gezeigten Datumsformate sind nur Beispiele. 

Sie müssen also das Tag [date_complete format: “Datusmformat”] einfügen. Geben Sie in die Anführungszeichen die Buchstaben ein, die Tag, Woche, Monat, Jahr, Uhrzeit und Zeitzone angeben. In der folgenden Tabelle finden Sie weitere Informationen darüber, welche Buchstaben den einzelnen Tagen, Wochen, Monaten, Jahren, Uhrzeiten und Zeitzonen entsprechen: 

Zuweisen eines Zertifikats zu einem Kurs

Sobald Ihre Vorlage erstellt ist, können Sie sie mit einem Kurs verknüpfen. Rufen Sie das Admin-Menü auf und wählen Sie im Abschnitt E-Learning die Option Kursverwaltung. Suchen Sie auf der Hauptseite der Kurse den Kurs, dem Sie das Zertifikat hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Kursbeschreibung, um den Kursbereich zu öffnen, und wechseln Sie zur Registerkarte Eigenschaften.

Wechseln Sie nun zur vertikalen Registerkarte Zertifikatvorlage und klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche am Ende des Feldes Zertifikatvorlage. Wählen Sie die Zertifikatvorlage, die Sie mit diesem Kurs verknüpfen möchten, damit das Layout bei der Erstellung des Zertifikats angewendet wird, und klicken Sie auf Auswählen, um Ihre Wahl zu bestätigen. Klicken Sie abschließend auf Änderungen speichern.

Wenn Sie eine Vorlage mit einem Kurs verknüpfen, wird das Zertifikat rückwirkend allen Benutzern zugewiesen, die den Kurs zum Zeitpunkt der Verknüpfung abgeschlossen haben. 

Zuweisen eines Zertifikats zu einem Lernplan

Sie können Zertifikate nicht nur mit Kursen, sondern auch mit Lernplänen verknüpfen. Rufen Sie dazu das Admin-Menü auf und wählen Sie im Bereich E-Learning die Option Lernpläne. Suchen Sie auf der Hauptseite der Lernpläne den Lernplan, für den Sie das Zertifikat hinzufügen möchten, drücken Sie auf das Stift- und Papiersymbol am Ende der Zeile des Lernplans und wechseln Sie zur Registerkarte Einstellungen.

Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü Zertifikat das Zertifikat aus, das Sie zuweisen möchten. Drücken Sie auf Bestätigen, wenn Sie fertig sind.

Zertifikate für Lernpläne werden nur ausgestellt, wenn ein Benutzer ALLE Kurse innerhalb eines Lernplans abgeschlossen hat. Dies gilt auch, wenn ein Lernender nur in einigen, aber nicht in allen Kursen eines Lernplans eingeschrieben ist.

Um die Zuordnung eines Zertifikats zu einem Lernplan aufzuheben, setzen Sie den Wert des Dropdown-Menüs Zertifikat auf Keine.

Hinweise zu Zertifikaten für Lernpläne

• Wenn Sie eine Vorlage mit einem Lernplan verknüpfen, wird das Zertifikat rückwirkend allen Benutzern zugewiesen, die den Lernplan zu dem Zeitpunkt abgeschlossen haben, zu dem die Verknüpfung festgelegt wurde.
• Wenn Sie die Verknüpfung zwischen einem Lernplan und einem Zertifikat aufheben, verlieren alle Benutzer, die das Zertifikat durch Abschluss des Lernplans erworben haben, das Zertifikat. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie diese Aktion durchführen.

Generieren und Herunterladen eines Zertifikats

Sobald ein Benutzer einen Kurs oder einen Lernplan abgeschlossen hat, der mit einem Zertifikat verbunden ist, steht das Zertifikat zum Herunterladen bereit. Die Benutzer können ihre Zertifikate von der Seite Meine Aktivitäten herunterladen, indem sie die Registerkarte für den jeweiligen Kurstyp (Kurse, ILT, Lernpläne oder externe Schulung) auswählen und auf das Zertifikatssymbol klicken. Denken Sie daran, diese Seite im Benutzermenü verfügbar zu machen, wenn Sie mit Zertifikaten arbeiten, sonst können die Lernenden sie nicht herunterladen. Erfahren Sie mehr über Seiten und Menüs.

Wenn das Plattformthema das Thema 6.9 ist, können die Benutzer ihre Zertifikate auch über das Widget Kursinformationen auf der Kursseite herunterladen (sofern konfiguriert), indem sie auf Kopie des Zertifikats herunterladen klicken. Beachten Sie, dass das Widget Kursinformationen nur für das Thema 6.9 verfügbar ist. 

Anzeigen von ausgestellten Zertifikaten

Wenn Sie als Superadmin bei Ihrer Plattform angemeldet sind, können Sie alle ausgestellten Zertifikate sehen, die mit einem Kurs oder einem Lernplan verbunden sind. Rufen Sie dazu das Admin-Menü aufund wählen Sie dann im Abschnitt Einstellungen die Option Zertifikatvorlage. Suchen Sie auf der Hauptseite der Zertifikate das gewünschte Zertifikat und klicken Sie auf das Symbol der ausgestellten Zertifikate.

Das System zeigt ein Popup-Fenster an, in dem Sie über das Dropdown-Menü die ausgestellten Zertifikate für einen ausgewählten Kurs oder einen Lernplan anzeigen können. Nun sehen Sie die Liste aller Benutzer, die in diesem Kurs oder Lernplan eingeschrieben sind. Wählen Sie die gewünschten Benutzer aus und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü Aktion auswählen, ob Sie den ausgewählten Benutzern Zertifikate ausstellen oder die für die ausgewählten Benutzer ausgestellten Zertifikate löschen möchten. Die Aktion wird ausgeführt, sobald Sie eine Option ausgewählt haben. 

Wenn Sie Änderungen an einer Zertifikatvorlage vornehmen, wirken sich diese Änderungen nicht auf die Zertifikate aus, die ein Benutzer vor der Änderung erworben hat, bis Sie das Zertifikat löschen und dann erneut für diesen Benutzer ausstellen.

Sobald ein Lernender nach Abschluss eines Kurses oder eines Lernplans ein Zertifikat erhält, wird das Zertifikat mit dem Benutzer verknüpft und steht zum Herunterladen zur Verfügung. Wenn eine Zertifikatvorlage gelöscht wird, steht sie nicht mehr zum Herunterladen zur Verfügung, auch nicht für Superadmins.

Bewährte Verfahren

Beim Kopieren und Einfügen von Shortcodes in Ihre Zertifikatvorlagen sollten Sie diese im Klartext kopieren und einfügen, um zusätzliche Formatierungen zu vermeiden.

Tipps und Tricks

• In der Liste der Zertifikate finden Sie ein Muster-Zertifikat (“Certificate sample”). Bewahren Sie es am besten in Ihrem Ordner auf. Sie können es bearbeiten und den HTML-Code im Quellcode in eine neue Vorlage kopieren/einfügen. Auf diese Weise verfügen Sie über eine gebrauchsfertige Tabellenstruktur.
• Wenn Sie eine Vorlage erstellen, beginnen Sie den Prozess mit dem Hochladen des Hintergrundbildes. Wir empfehlen, dies vor demEinfügen von HTML-Text auf dem Zertifikat zu tun. Sobald Sie sich vergewissert haben, dass das Hintergrundbild die richtige Größe hat und bereit ist, fügen Sie den gewünschten Text und die Shortcodes hinzu.
• Der Shortcode [course_certificate_number] ist ein eindeutiger alphanumerischer Code, der das ausgestellte Zertifikat und den ihm zugewiesenen Benutzer verbindet. Wenn das Zertifikat mit einem Kurs verknüpft ist, beginnt der Code mit C, wenn das Zertifikat mit einem Lernplan verknüpft ist, beginnt der Code mit LP.
• Sie können nur ein Zertifikat pro Kurs, Lernplan oder externer Schulungsaktivität zuweisen. Sie können einen Lernplan mit verschiedenen Zertifikaten erstellen, indem Sie die Zertifikate den im Lernplan enthaltenen Kursen zuweisen, nicht auf der Ebene des Lernplans.