Erstellen und Verwalten von ILT- und VILT-Sitzungen

Einführung

ILT- und VILT-Kurse sind in Sitzungen organisiert, und Sitzungen können aus einer oder mehreren Veranstaltungen bestehen, die früher als Sitzungsdaten bezeichnet wurden. Die Lernenden müssen nicht in allen Sitzungen eines ILT- oder VILT-Kurses eingeschrieben sein, aber wenn Sie sie in eine Sitzung einschreiben, werden sie in alle Veranstaltungen der Sitzung eingeschrieben.

Dieser Artikel ist ein Leitfaden für die Erstellung und Verwaltung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie von der Anwesenheit und Bewertung der daran teilnehmenden Lernenden.

Erstellen einer neuen Sitzung

Um eine neue Sitzung zu erstellen, wählen Sie Ihren Kurs auf der Kursverwaltungsseite aus, indem Sie auf seine Beschreibung klicken, dann klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Kursseite und wählen Sie die Option Neue Sitzung.

Geben Sie im rechten Bedienfeld Neue Sitzungen Namen der Sitzung und den Wert Maximale Anzahl der Einschreibungen ein, d.h. die maximale Anzahl der Lernenden (ohne Lehrer), die sich in die Sitzung einschreiben können. Einschränkungen können z.B. durch die Kapazität des Klassenraums oder des Webinarraums verursacht werden.

Verwenden Sie das Feld Sitzungslehrer, um die Lehrer zu identifizieren, die die Sitzung leiten werden. Beginnen Sie mit der Eingabe des Benutzernamens und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus. Wenn der von Ihnen ausgewählte Lehrer bereits einer anderen Veranstaltung am selben Tag und zur selben Uhrzeit zugewiesen ist, werden Sie durch eine Warnmeldung auf die Überschneidung hingewiesen.

Wenn ein Lehrer einer Sitzung zugewiesen wird, wird er automatisch allen Veranstaltungen der Sitzung zugewiesen, und er kann für alle Veranstaltungen der Sitzung die Anwesenheit markieren sowie einstellen, ob die Lernenden sie bestanden haben oder nicht. Denken Sie bitte daran, dass, wenn Sie einen Sitzungslehrer festlegen, ohne dazu einen Veranstaltungslehrer zu definieren, wird der Sitzungslehrer nicht als der Veranstaltungslehrer auf der Kursseite angezeigt, auch wenn er allen Veranstaltungen der Sitzung automatisch zugewiesen ist. Der Name des Veranstaltungslehrers wird nur angezeigt, wenn Sie es so ausdrücklich einstellen.

Lehrer können auch die Schulungsunterlagen für den Kurs erstellen und aktualisieren. Bitte beachten Sie, dass Lehrer nicht in der Sitzung eingeschrieben sind und daher weder Einfluss auf die Maximale Anzahl der Einschreibungen haben, die in den erweiterten Eigenschaften des Kurses festgelegt wurde, noch in der Liste der Benutzer im Kurszusammenfassungsbericht dargestellt werden.

Wechseln Sie nun in den Bereich Sitzungsbewertung / Abschluss, um zu konfigurieren, wie die Sitzung für die Lernenden als abgeschlossen markiert werden soll. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen:

Option	Beschreibung
Manuell	Die Sitzung kann nur von Superadmins und Power Usern (mit erteilten Berechtigungen) manuell als abgeschlossen markiert werden.
Bewertungsabhängig	Die Sitzung wird als abgeschlossen markiert, wenn die Sitzungslehrer, Superadmins und Power User (mit erteilten Berechtigungen) die Sitzung auf der Registerkarte Einschreibungen und Bewertungen manuell als Bestanden markieren. Darüber hinaus können Sie eine maximale Punktzahl für die Sitzung festlegen. Die Möglichkeit, Lernende zu bewerten (Option Bewerten), ist nur für Sitzungen verfügbar, deren Abschluss auf der Bewertung beruht.
Anwesenheitsabhängig	Die Sitzung wird als abgeschlossen markiert, wenn der Anwesenheitsstatus in der Anwesenheitsliste entweder für alle oder für eine benutzerdefinierte Anzahl von Sitzungsveranstaltungen als Anwesend gekennzeichnet ist. Wenn der Lernende als Abwesend markiert ist, wird der Status des Sitzungsabschlusses auf In Bearbeitung gesetzt, es sei denn, die Sitzung ist bereits Abgeschlossen. Wenn der Status des Sitzungsabschlusses Abgeschlossen ist, wird der Benutzer durch die Markierung als Abwesend nicht auf In Bearbeitung zurückgesetzt. Lehrer, Superadmins und Power User (mit erteilten Berechtigungen) können die Anwesenheit von Lernenden auch dann markieren, wenn die Methode für den Sitzungsabschluss anders als Anwesenheitsabhängig ist, aber in diesen Fällen wird die Sitzung nicht als abgeschlossen markiert.
Abhängig von der Schulungsunterlage	Verwenden Sie diese Methode für den Sitzungsabschluss, wenn der Kurs, zu dem die Sitzung gehört, einen Test als Schulungsunterlage enthält, so dass die Sitzung (mit den zugehörigen Veranstaltungen) als abgeschlossen markiert wird, nachdem der Lernende den Test absolviert hat. Wenn der Kurs mehr als einen Test enthält, müssen die Lernenden alle Tests bestehen, damit die Sitzung (mit den zugehörigen Veranstaltungen) als abgeschlossen markiert wird.

Wenn in der Plattform obligatorische Zusatzfelder für Sitzungen definiert sind, wechseln Sie zur Registerkarte Zusätzliche Informationen  im rechten Bedienfeld und füllen Sie diese aus. Diese Registerkarte ist nicht sichtbar, wenn keine obligatorischen Sitzungszusatzfelder festgelegt sind.

Klicken Sie auf Erstellen und Bearbeiten, um die Erstellung der Sitzung abzuschließen. Sie werden automatisch zum Sitzungskonfigurationsbereich weitergeleitet, der in drei Registerkarten unterteilt ist: Eigenschaften, Veranstaltungen und Anwesenheit und Einschreibungen und Bewertungen.

Sobald eine Sitzung erstellt wurde, wird sie in der Tabelle der Registerkarte Sitzungen des Kursbereichs aufgeführt.

Verwalten der Eigenschaften der Sitzung

Die Registerkarte Eigenschaften enthält zwei Abschnitte: Allgemein und Details.

Auf der Registerkarte Allgemein werden alle Sitzungsdetails angezeigt, die während des Erstellungsprozesses konfiguriert wurden. Von hier aus können Sie diese Details jederzeit bearbeiten und optional eine Mindestanzahl der Einschreibungen festlegen. Dieser Wert dient nur zu Informationszwecken und hindert die Lernenden nicht daran, auf die Sitzung zuzugreifen, in der sie eingeschrieben sind.

Wenn externe Kalender aktiv sind, können Sie auf dieser Registerkarte die RSVP-Funktion des externen Kalenders für die Sitzung aktivieren. Beispiele der Integration mit einem externen Kalender sind Docebo for Google Calendar und Docebo for Microsoft Outlook 365 Calendar.

Wechseln Sie zur Registerkarte Details, um die Lehrer zu verwalten und die Frist für die Selbsteinschreibung zu konfigurieren. Die Konfiguration der Selbsteinschreibungsfristen ist eine Option, wenn Sie in den erweiterten Eigenschaften des Kurses die Benutzer zur Selbsteinschreibung in den Kurs berechtigt haben. Mögliche Optionen sind:

Option	Beschreibung
Automatische Frist	Diese Option bezieht sich auf das Startdatum der Sitzung. Wenn diese Option ausgewählt ist, können sich die Lernenden bis zum Startdatum der Sitzung, d.h. bis zum ersten Tag der ersten in der Sitzung enthaltenen Veranstaltung, selbst in die Sitzung einschreiben.
Datum der Frist	Diese Option wird verwendet, um das letzte Datum zu konfigurieren, an dem sich Lernende selbst in die Sitzung einschreiben können.
Dynamische Frist	Verwenden Sie diese Option, um die Anzahl der Tage vor dem Startdatum der Sitzung zu konfigurieren, an denen sich Lernende selbst einschreiben können. Das Startdatum der Sitzung ist das erste Datum der ersten Veranstaltung, das in der Sitzung enthalten ist.

Wenn die E-Commerce-App in Ihrer Plattform aktiv ist, sollten Sie bei der Festlegung einer Einschreibungsfrist daran denken, dass die Benutzer nach Ablauf der Frist keine Sitzung mehr kaufen können, obwohl sie sie in ihren Warenkorb legen können.

Wenn Sie Sitzungszusatzfelder für ILT-Kurse konfiguriert haben, können Sie diese im Bereich Zusätzliche Felder ausfüllen. Die obligatorischen Zusatzfelder sind als erforderlich gekennzeichnet. Wenn Sie sie nicht ausfüllen, können Sie die Sitzung nicht erstellen oder Ihre Änderungen nicht speichern.

Erstellen und Verwalten von Sitzungsveranstaltungen

Wechseln Sie zur Registerkarte Veranstaltungen und Anwesenheit, um eine Sitzungsveranstaltung zu erstellen. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Seite und wählen Sie Neue Veranstaltung. Legen Sie im rechten Bedienfeld den Namen, das Datum, die Beschreibung und die Uhrzeit der Veranstaltung fest. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zeitzone für die Veranstaltung auswählen, damit es entsprechend der Zeitzone des Lernenden konvertiert wird, wenn die Einschreibungsbenachrichtigungen an die Lernenden gesendet werden.

Tipp: Es ist nicht möglich, eine einzige Veranstaltung zu erstellen, die sich über mehrere Tage erstreckt. Wenn Sie eine Veranstaltung für die Nacht einplanen müssen (beispielsweise für Nachtschichtbenutzer), müssen Sie zwei separate Veranstaltungen erstellen: eines für den ersten Tag und eines für den zweiten.

Optional können Sie auch eine Pausenzeit festlegen. Wenn Sie die Pausenzeit festlegen, berechnet die Plattform die effektive Zeit, die die Lernenden in der Veranstaltung verbringen, indem sie die Pausenzeit von der Gesamtzeit der Veranstaltung abzieht.

Legen Sie im Bereich Veranstaltungstyp fest, ob die Veranstaltung in einem Klassenraum, per Online-Webinar oder beides stattfindet. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie auch im Kapitel über Veranstaltungstypen:

Veranstaltungstyp	Anweisungen
Klassenraum (ILT)	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Veranstaltungsort und wählen Sie einen Standort und einen Klassenraum dafür aus. Wenn die Anzahl der Veranstaltungsorte unter 40 liegt, werden sie alle in der Auswahlliste aufgeführt und stehen zur Auswahl. Wenn die Anzahl der Veranstaltungsorte 40 übersteigt, suchen Sie den Ort, indem Sie seinen Namen eingeben und ihn aus den vorgeschlagenen Ergebnissen auswählen. Legen Sie im Abschnitt Anwesenheitsoptionen fest, ob Sie für diese Veranstaltung einen Anwesenheits-QR-Code aktivieren möchten. Dadurch wird ein QR-Code erstellt, den die Lernenden scannen können, um sich selbst bei der Veranstaltung einzuchecken. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Anwesenheits-QR-Code.
Webinar (VILT)	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Videokonferenz-Tool. Um das Webinar einzurichten, konfigurieren Sie das Webinar-Tool und das Konto, das für das Webinar verwendet wird (für einige Webinar-Tools ist möglicherweise auch ein Kennwort erforderlich). Wenn Sie kein unterstütztes Webinar-Tool verwenden, wählen Sie die Option Benutzerdefiniertes Tool und geben Sie die Webinar-URL ein. Diese URL ist die Webseite, die sich öffnet, wenn die Lernenden auf Teilnehmen klicken, um auf das Webinar zuzugreifen. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Tool verwenden, können Sie das Webinar als xAPI/TinCan-Objekt starten. Dies erfordert eine Entwicklung Ihrerseits, außerhalb der Plattform. Sie können das Webinar-Tool oder das Konto innerhalb des Tools, das für die Veranstaltung verwendet wird, jederzeit ändern. Konfigurieren Sie in den Anwesenheitsoptionen, ob die VILT-Veranstaltung für die Lernenden als besucht markiert wird, wenn sie am Webinar teilnehmen, und/oder wenn sie die Webinaraufzeichnungen ansehen. Verwenden Sie den Abschnitt mit den Optionen der Schaltfläche Teilnehmen, um anzugeben, wie lange im Voraus Lehrer, Tutoren und Lernende die Schaltfläche Teilnehmen sehen können. Geben Sie die Zeit im folgenden Format ein: hh:mm (z.B. bedeutet 01:00 1 Stunde vor Beginn der Veranstaltung). Beachten Sie bitte Folgendes: Die Zeit, an der sie für Lehrer angezeigt wird, muss vor der Anzeigezeit für Lernende liegen. Tutoren können die Schaltfläche Teilnehmen erst sehen, wenn sie für Lehrer angezeigt wird.
Sowohl Klassenraum als auch Webinar	Aktivieren Sie sowohl das Kontrollkästchen Veranstaltungsort als auch das Kontrollkästchen Videokonferenz-Tool. Wenn Sie beide Optionen aktiviert haben, können Sie mit Situationen umgehen, in denen ein Teil der Lernenden an der Veranstaltung vor Ort teilnimmt und ein Teil online ist.

Bitte beachten! Sie können jederzeit den Veranstaltungstyp von Klassenraum (Option Veranstaltungsort) zu Webinar (Option Videokonferenz-Tool) und umgekehrt wechseln sowie eine der Optionen aktivieren oder deaktivieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer über den Wechsel informiert werden. Wenn die Benachrichtigungs-App auf Ihrer Plattform aktiv ist, können Sie die Lernenden mit einer Benachrichtigung erreichen.

 

Aktivieren Sie optional die Option Tool für Zusammenarbeit, um den Link zu einem externen Tool (z.B. Google Classroom, Miro, NewRow, Klaxoon) für die Lernenden verfügbar zu machen, damit sie zusammenarbeiten und miteinander in Kontakt treten können, um sich über die Kursthemen auszutauschen, zu planen und Brainstorming zu betreiben. Geben Sie die URL des externen Tools ein, das den Lernenden im Bereich der Veranstaltungsdetails angezeigt wird.

Schließlich können Sie einen Lehrer für Ihre Veranstaltung auswählen. Geben Sie im Suchfeld den Namen des Lehrers ein und wählen Sie ihn dann aus der Liste aus, die unter der Suchleiste erscheint.

Drücken Sie auf Bestätigen, um die Erstellung der Veranstaltung zu bestätigen. Um die Veranstaltung zu bearbeiten, greifen Sie auf den Konfigurationsbereich der Veranstaltung zu, wo Sie zwei Registerkarten finden: Eigenschaften und Anwesenheit.

Beginnen wir mit der Registerkarte Eigenschaften. Im Abschnitt Allgemein dieser Registerkarte können Sie die Details überprüfen und bearbeiten, die Sie bei der Erstellung der Veranstaltung festgelegt haben.

Wechseln Sie zur Registerkarte Details, um die Veranstaltungslehrer für die Veranstaltung zu konfigurieren, sofern sie sich von den Sitzungslehrern unterscheiden. Wenn Sie einen Lehrer einer einzelnen Veranstaltung innerhalb einer Sitzung zuweisen, kann er die Anwesenheit der Lernenden an dieser speziellen Veranstaltung markieren, hat aber keine Kontrolle über die anderen Veranstaltungen oder die Sitzung. In diesem Szenario kann der Lehrer die dem Kurs zugewiesene Schulungsunterlagen weder hochladen noch verwalten.

Veranstaltungs- (vor Ort/online/flexibel) und Sitzungstypen

Beim Konfigurieren einer Veranstaltung innerhalb einer Sitzung können Sie einen Veranstaltungsort, ein Videokonferenz-Tool oder beides einrichten.

Mit diesen Optionen wird der Veranstaltungstyp festgelegt:

• Vor Ort: Wenn nur ein Veranstaltungsort konfiguriert wurde
• Online: Wenn nur ein Videokonferenz-Tool konfiguriert wurde
• Flexibel: Wenn sowohl ein Veranstaltungsort als auch ein Videokonferenz-Tool konfiguriert wurden

Für Administratoren ist der Veranstaltungstyp auf der Spalte Typ in der Liste der Sitzungsveranstaltungen sichtbar, für Endbenutzer im Bereich Sitzungsveranstaltungen der Kursübersichtsseite.

Die in einer Sitzung enthaltenen Veranstaltungstypen legen wiederum die Arten der Sitzungsanwesenheit im Allgemeinen fest. Die möglichen Typen sind:

• Vollständig vor Ort: Alle Veranstaltungen sind vor Ort verfügbar (alle Sitzungsveranstaltungen sind entweder vor Ort oder flexibel).
• Vollständig online: Alle Veranstaltungen sind online verfügbar (alle Sitzungsveranstaltungen sind entweder online oder flexibel).
• Gemischt: Die Sitzung enthält sowohl Veranstaltungen, die nur vor Ort zur Verfügung stehen, als auch Veranstaltungen, die nur online zur Verfügung stehen.
• Flexibel: Alle Sitzungsveranstaltungen sind flexibel (alle Sitzungsveranstaltungen sind auf beide Arten verfügbar).

Die Art der Sitzungsanwesenheit wird für Lernende auf der Kursübersichtsseite angezeigt. 

Auf der Registerkarte Sitzungen eines Kurses können Sie zwar die Art der Anwesenheit nicht als Spalte anzeigen, aber Sie können Sitzungen anhand dieser Eigenschaft ausfiltern.

Daten und Uhrzeiten von Veranstaltungen und Sitzungen

Datum und Uhrzeit einer Veranstaltung:

Beim Konfigurieren einer Veranstaltung definieren Sie dessen Datum, zusammen mit der Startzeit und der Endzeit, sowie die entsprechende Zeitzone.  

Auf der Registerkarte Veranstaltungen und Anwesenheit der Sitzung wird die Zeit der Veranstaltung anhand der für die Veranstaltung definierten Zeitzone angezeigt.

Start- und Enddatum der Sitzung:

Bei einer Sitzung sind Daten keine konfigurierbaren Felder. In der Kursverwaltung werden das Startdatum und das Enddatum einer Sitzung automatisch anhand der Daten/Uhrzeiten der Sitzungsveranstaltungen ausgefüllt:
→ Der Beginn der Sitzung entspricht dem Startdatum und der Uhrzeit der frühesten Veranstaltung, das Ende der Sitzung entspricht dem Enddatum und der Uhrzeit der letzten Veranstaltung. 

Tipp: Beachten Sie, dass auf der Registerkarte Sitzungen das Start- und das Enddatum der Sitzung immer in der im Benutzerprofil eingestellten Zeitzone angezeigt werden. 

Lerneransicht der Veranstaltungs- und Sitzungsdaten:

Auf der Kursübersichtsseite sehen eingeloggte Benutzer:

• Die Sitzungsdaten in ihrer eigenen Zeitzone (wie auf der Plattform konfiguriert)
• Die Daten der einzelnen Veranstaltungen in ihrer eigenen Zeitzone (Uhrensymbol), sowie in der Zeitzone der Veranstaltung (Globussymbol), falls diese von derjenigen des Benutzers abweicht  

Wenn der Kurs für nicht-authentifizierte Benutzer auf der öffentlichen Katalogseite sichtbar ist, sehen Besucher dort:

• Die Sitzungsdaten in der Zeitzone der Veranstaltung, und zwar nur dann, wenn alle Veranstaltungen vor Ort verfügbar sind (vollständig vor Ort- oder flexible Sitzung), sowie in derselben Zeitzone. Andernfalls werden die Sitzungsdaten in der Zeitzone des Browsers angezeigt.
• Die Veranstaltungsdaten in derselben Art und Weise wie für eingeloggte Benutzer, mit dem Unterschied, dass die Zeitzone des Browsers anstelle der Zeitzone des Benutzers verwendet wird.

Verwalten von Veranstaltungen

Um die Veranstaltungen einer Sitzung zu verwalten, wählen Sie die Sitzung in der Registerkarte Sitzungen des Kurses aus und wechseln Sie zur Registerkarte Veranstaltungen und Anwesenheit.

Klicken Sie auf das Filtersymbol auf der linken Seite der Tabelle und verwenden Sie die verfügbaren Optionen, um die Veranstaltungen nach Anwesenheitsart, Lehrer, Start- und Enddatum, Eigenschaften, Standort und Videokonferenz-Tool zu filtern. Klicken Sie auf das Symbol Spaltenverwaltung, um die Spaltenauszuwählen, die Sie in die Tabelle aufnehmen möchten, oder suchen Sie nach Veranstaltungen, indem Sie ein Schlüsselwort in das Textsuchfeld eingeben.

Klicken Sie auf die Ellipsenschaltfläche am Ende der Veranstaltungszeile, um eine der folgenden Aktionen auszuführen:

Aktion	Beschreibung
Bearbeiten	Bearbeitet die Veranstaltungsdetails.
Veranstaltung duplizieren	Erzeugt eine Kopie der Veranstaltung. Geben Sie im rechten Bedienfeld den Namen der kopierten Veranstaltung ein und legen Sie ein Datum fest. Optional können Sie der neuen Veranstaltung die gleichen Lehrer zuweisen. Wenn eine Veranstaltung kopiert wird, wird die neue Veranstaltung mit allen Details der ursprünglichen Veranstaltung erstellt, mit Ausnahme der Zuweisung des Veranstaltungsortes (bei Vor-Ort-Kursen) und der Einschreibungen. Rufen Sie die Detailseite der neuen Veranstaltung auf, um ihr einen Standort und einen Klassenraum zuzuweisen. Berücksichtigen Sie beim Duplizieren von Veranstaltungen, dass sich die duplizierte Veranstaltung mit anderen, bereits in Ihrer Plattform erstellten Veranstaltungen überschneiden kann. Um dieses Verhalten zu verhindern, aktivieren Sie die Option Überschneidungen von ILT-Sitzungen vermeiden in den erweiterten Einstellungen der Plattform, Registerkarte ILT. Beachten Sie, dass diese Option nur beim Duplizieren von Veranstaltungen funktioniert, nicht aber beim Erstellen neuer Veranstaltungen.
E-Mail an Lehrer senden	Senden Sie eine E-Mail an alle Lehrer der Veranstaltung oder an eine Auswahl von ihnen. Wenn Sie diese Option wählen, öffnet sich ein Slideout-Bedienfeld, in dem Sie die Nachricht verfassen und den Absender und die Empfänger der E-Mail auswählen können. Unter dem Nachrichtenbereich finden Sie eine Liste von Shortcodes, die Sie durch Kopieren und Einfügen in die Nachricht der E-Mail einfügen können. Diese Option ist deaktiviert, wenn der Veranstaltung kein Lehrer zugewiesen ist oder wenn keiner der Lehrer eine gültige E-Mail-Adresse hat.
Löschen	Löscht die Veranstaltung. Wenn eine Veranstaltung gelöscht wird, werden auch das Datum der Veranstaltung und die Benutzerdaten bezüglich der Anwesenheit an der Veranstaltung gelöscht.

Sie können die gleiche Aktion für mehrere Veranstaltungen durchführen. Wählen Sie sie aus, indem Sie das Kontrollkästchen am Anfang der Veranstaltungszeile aktivieren, und klicken Sie unten rechts auf der Seite auf Aktion auswählen. Auf diese Weise können Sie:

• schnell allen ausgewählten Veranstaltungen Lehrer zuweisen
• eine E-Mail an alle Lehrer der ausgewählten Veranstaltungen senden. Anders als bei der Durchführung der Aktion für eine einzelne Veranstaltung können Sie keine einzelnen Lehrer auswählen.
• die ausgewählten Veranstaltungen löschen.

Verwalten von Einschreibungen und Bewertungen für Sitzungen

Erfahren Sie mehr über die Einschreibung und Bewertung von Benutzern in ILT- und VILT-Sitzungen in dem entsprechenden Artikel der Wissensdatenbank.

Verwalten von Sitzungen

Alle in einem ILT- oder VILT-Kurs enthaltenen Sitzungen werden in der Registerkarte Sitzungen des Kurses aufgelistet. Klicken Sie hier auf das Element in der Spalte Veranstaltungen, um auf den Bereich für die Verwaltung der Veranstaltung zuzugreifen, und auf das Element in der Spalte Eingeschriebene Benutzer, um die Einschreibungen für die Sitzungen zu verwalten.

Klicken Sie auf das Filtersymbol auf der linken Seite der Tabelle und verwenden Sie die verfügbaren Optionen, um Sitzungen nach Lehrern, Start- und Enddatum, Standort, Anwesenheitsart und anderen Details zu filtern. Klicken Sie auf das Symbol für die Spaltenverwaltung, um die Spalten auszuwählen, die Sie in die Tabelle aufnehmen möchten, oder suchen Sie nach Sitzungen indem Sie ein Schlüsselwort in das Textsuchfeld eingeben.

Klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Sitzungszeile, um eine der folgenden Aktionen auszuführen:

Aktion	Beschreibung
Bearbeiten	Bearbeitet die Details der Sitzung.
Anwesenheitsliste ausdrucken	Erstellen Sie eine physische Anmeldeseite, auf der die Lernenden ihre Anwesenheit durch Unterschrift bestätigen. Erfahren Sie mehr über die Anwesenheitslisten.
Lerneransicht für die Sitzung	Verstehen Sie, wie die Sitzungsseite für die Lernenden aussehen wird. Auf dieser Seite werden Informationen zu jeder Sitzung angezeigt, in der der Lernende eingeschrieben ist. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol in der Zeile der Sitzung, um Informationen über den Standort und eine Kartenvorschau anzuzeigen.
Sitzung duplizieren	Erstellen Sie eine Kopie der Sitzung. Geben Sie im rechten Bedienfeld den Namen der kopierten Sitzung ein und wählen Sie aus, wie viele Duplikate Sie erstellen möchten. Um die Häufigkeit der Wiederholungen festzulegen, wählen Sie die Option Häufigkeit der Sitzungen festlegen und verwenden Sie die entsprechenden Dropdown-Menüs zur Auswahl der Häufigkeit. Legen Sie schließlich fest, ob die zusätzlichen Sitzungsfelder kopiert werden sollen (beachten Sie, dass die zusätzlichen Einschreibungsfelder nicht dupliziert werden). Wenn es in der Plattform obligatorische Sitzungszusatzfelder gibt, wird die Registerkarte Zusätzliche Informationen im rechten Bedienfeld sichtbar. Wenn Sie die Zusatzdaten nicht ausfüllen, können Sie die Sitzung nicht duplizieren.  Die duplizierte Sitzung wird mit allen Details der ursprünglichen Sitzung erstellt, mit Ausnahme der Zuweisung des Veranstaltungsortes (bei Vor-Ort-Kursen) und der Einschreibungen. Rufen Sie die Seite mit den Details der neuen Sitzung auf, um ihr einen Standort und einen Klassenraum zuzuweisen. Wenn die Duplizierung von einem Power User durchgeführt wird, ist zu beachten, dass der Eigentümer der duplizierten Sitzung der Power User ist, der die Sitzung dupliziert hat, und nicht der Benutzer, der die ursprüngliche Sitzung erstellt hat. Die Duplizierung der Veranstaltungen, aus denen sich die Sitzung zusammensetzt, wird mit einem Hintergrundjob ausgeführt, und die Zeit, die für die Beendigung des Hintergrundjobs benötigt wird, hängt von der Anzahl der Veranstaltungen in der Sitzung ab. Aus diesem Grund werden möglicherweise nicht alle Veranstaltungen der duplizierten Sitzung direkt nach der Duplizierung in der Registerkarte Sitzungen aufgeführt. Sollte dies der Fall sein, aktualisieren Sie Ihre Seite, um den Fortschritt der Duplizierung der Veranstaltungen zu überwachen.
E-Mail an Lehrer senden	Senden Sie eine E-Mail an alle Lehrer der Sitzung und an alle Lehrer der Veranstaltungen, die sie verfasst haben, oder an eine Auswahl von ihnen. Wenn Sie diese Option wählen, öffnet sich ein Slideout-Bedienfeld, in dem Sie die Nachricht verfassen und den Absender und die Empfänger der E-Mail auswählen können. Unter dem Nachrichtenbereich finden Sie eine Liste von Shortcodes, die Sie durch Kopieren und Einfügen in die Nachricht der E-Mail einfügen können. Wenn die in der Zukunft geplanten Veranstaltungen mindestens einen Lehrer haben, können Sie den E-Mail-Versand nur auf die aktiven und zukünftigen Veranstaltungen beschränken, indem Sie die entsprechende Option auswählen. Diese Option ist deaktiviert, wenn weder der Sitzung noch den darin enthaltenen Veranstaltungen ein Lehrer zugewiesen ist oder wenn keiner der Lehrer eine gültige E-Mail-Adresse hat.
Löschen	Löscht die Sitzung.

Auf der Registerkarte Sitzungen können Sie die gleiche Aktion für mehrere Sitzungen durchführen. Wählen Sie sie aus, indem Sie das Kontrollkästchen am Anfang der Sitzungszeile aktivieren, und klicken Sie unten rechts auf der Seite auf Aktion auswählen. Auf diese Weise können Sie:

• schnell allen ausgewählten Sitzungen Lehrer zuweisen
• eine E-Mail an alle Lehrer der ausgewählten Sitzungen und ihrer Veranstaltungen senden. Anders als bei der Durchführung der Aktion für eine einzelne Sitzung können Sie keine einzelnen Lehrer auswählen.

• die ausgewählten Sitzungen löschen.

Löschen einer Sitzung

Wenn eine Sitzung gelöscht wird, werden auch die Veranstaltungen, die Daten der Benutzer über die Anwesenheit bei Veranstaltungen und die Schulungsunterlagen der Sitzung, die nicht auch in der zentralen Ablage verfügbar sind, gelöscht. Die Benutzer in der Warteliste der Sitzung und diejenigen, die nur in der ausgewählten Sitzung eingeschrieben waren, werden von der Sitzung abgemeldet und in die Warteliste des Kurses verschoben, unabhängig von ihrem Status in der Sitzung, als diese gelöscht wurde. Die Benutzer, die zuvor in der gelöschten Sitzung eingeschrieben waren und auch in einer anderen Sitzung desselben Kurses eingeschrieben waren, werden nicht in die Warteliste des Kurses verschoben und behalten ihre Einschreibungen in den anderen Sitzungen.

Wenn Sie VILT-Sitzungen (Webinare) löschen, achten Sie darauf, dass Sie sie direkt auf der Plattform löschen und nicht in einem externen Webinar-Tool.

Importieren von Sitzungen und Veranstaltungen über CSV

Sie können Sitzungen und Veranstaltungen in großen Mengen über CSV-Dateien importieren, um die Erstellung von Sitzungen und Veranstaltungen auf Ihrer Plattform zu beschleunigen.

Hinweise zu Adobe Connect V2

Wenn Sie eine Integration mit Adobe Connect V2 vornehmen, können Sie bei der Auswahl von Adobe Connect Meeting oder Adobe Connect Seminar als Videokonferenz-Tool optional eine Vorlage und einen Ordner auswählen. Wenn Ihre Veranstaltung mit AdobeConnect Seminar durchgeführt wird, ist die Auswahl der Vorlage optional, während die Zuweisung zu einem Raum obligatorisch ist. Mehr dazu finden Sie im Adobe Connect-Artikel unserer Wissensdatenbank. Aufgrund einer Einschränkung in Adobe Seminar ist es nicht möglich, zwei Seminarveranstaltungen zu erstellen, die sich zeitlich überschneiden. Es muss ein Abstand von mindestens 30 Minuten zwischen einer Seminarveranstaltung und der anderen liegen. Wenn sich zwei Seminarsitzungen überschneiden, werden beide Veranstaltungen auf der Plattform erstellt, aber nur die zuerst erstellte Veranstaltung wird in Adobe erstellt. 

Wenn Sie Webinar-ILT-Veranstaltungen über CSV importieren, ist der Wert des Attributs sco-id in Adobe Connect verfügbar.

Darüber hinaus gibt es eine zusätzliche Option unter den Anwesenheitsoptionen. Der Name der Option ist Die Veranstaltung als besucht markieren, wenn der Benutzer mindestens % der Gesamtzeit des Webinars im Webinar-Tool verbringt. Verwenden Sie diese Option, um einen Mindestprozentsatz der Zeit festzulegen, die Benutzer in der Veranstaltung verbringen müssen, um es als abgeschlossen zu markieren. Der Prozentsatz wird anhand der Gesamtdauer der Veranstaltung berechnet.

Beim Festlegen des Mindestprozentsatzes der Zeit ist zu berücksichtigen, dass die tatsächliche Dauer der Veranstaltung von der geschätzten Dauer abweichen kann, da es vor oder nach der geschätzten Zeit beginnen oder enden kann. Um zu vermeiden, dass sich kleine Verzögerungen auf den Abschluss der Veranstaltung auswirken, empfehlen wir, den Prozentsatz nicht auf 100 % festzulegen, sondern bei maximal 90-95 % zu bleiben.

Wenn Sie die Option Die Veranstaltung als besucht markieren, wenn der Benutzer am Webinar teilnimmt, wird der in diesem Bereich eingestellte Prozentwert nicht berücksichtigt.  

Wenn Sie die Option Die Veranstaltung als besucht markieren, wenn der Benutzer auf die Aufzeichnungen zugreift und der Benutzer auf die Webinaraufzeichnungen zugreift, wird die Veranstaltung beim Zugriff auf die Aufzeichnungen als abgeschlossen markiert, auch wenn der Benutzer nicht am Webinar teilgenommen hat oder die Mindestprozentsatz der Anwesenheit nicht erreicht hat.

Wenn die Option Die Veranstaltung als besucht markieren, wenn der Benutzer mindestens % der Gesamtzeit des Webinars im Webinar-Tool verbringt ausgewählt ist, können Sie die von den Lernenden in der Adobe Connect V2-Sitzung verbrachte Zeit mithilfe des Feldes Webinar-Tool-Zeit in der Sitzung in den neuen benutzerdefinierten Berichten verfolgen.

Benachrichtigungen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Benutzer und Manager sofort wissen, wenn bestimmte Veranstaltungen eingetreten sind, stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigungs-App in Ihrer Plattform aktiv ist und dass Sie die folgenden Benachrichtigungen korrekt erstellt und konfiguriert haben:

Benachrichtigung	Beschreibung
ILT-Sitzung geändert	Wird ausgelöst, wenn das Datum, die Uhrzeit oder der Standort einer ILT-Sitzung geändert werden oder wenn der Wert der maximalen Einschreibequote für Sitzungen im Menü Eigenschaften auf der Registerkarte Katalogoptionen geändert wird. Je nach ausgewähltem Empfänger werden die in der Sitzung eingeschriebenen Benutzer, die in der Kurssitzung / in der Kursveranstaltung eingeschriebenen Lehrer und die Power User, die Sichtbarkeit für den Kurs haben (unabhängig davon, ob sie Sichtbarkeit für die in der Sitzung eingeschriebenen Benutzer haben oder nicht) oder alle Superadmins benachrichtigt.
ILT-Sitzung gelöscht	Wird ausgelöst, wenn eine ILT-Sitzung von einem Superadmin gelöscht wird.
ILT-Sitzung beginnt	Informiert die Lernenden darüber, wann ihre ILT-Sitzung beginnen wird oder bereits begonnen hat.
Neue ILT-Sitzung erstellt	Wird jedes Mal ausgelöst, wenn eine ILT-Sitzung von einem Superadmin oder einem Power User erstellt wird. Wird an alle Benutzer gesendet, die in den Kurs eingeschrieben sind. Verwenden Sie bei der Auswahl von Benutzern als Empfänger dieser Benachrichtigung die Option Benutzerdefinierte Auswahl, um die Empfänger zu filtern, indem Sie nur die Benutzer auswählen, die noch in keiner Sitzung des Kurses eingeschrieben sind (sondern nur im Kurs eingeschrieben sind) und/oder die Benutzer, die auf der Warteliste von mindestens einer Sitzung desselben Kurses stehen. Diese Auswahl verhindert, dass unnötige Benachrichtigungen an Benutzer gesendet werden, die bereits in einer Sitzung desselben Kurses eingeschrieben sind.
Benutzer wurde zur ILT-Sitzung zugelassen	Benachrichtigt die Zielgruppe, dass ein Benutzer von einem Superadmin zu einer ILT-Sitzung zugelassen wurde. Die Benutzer erhalten diese Benachrichtigung, wenn sie zugelassen wurden. Power User müssen dem Kurs und dem Benutzer zugewiesen sein, um die Benachrichtigung zu erhalten.
In eine ILT-Sitzung eingeschriebener Benutzer	Benachrichtigt die Zielgruppe, wenn ein Benutzer in eine ILT-Sitzung eingeschrieben wurde. Bitte beachten Sie, dass dies nicht für Selbsteinschreibungen gilt, die eine Genehmigung des Administrators erfordern.
Benutzer hat die ILT-Sitzung nicht bestanden	Wird ausgelöst, wenn ein Superadmin oder Lehrer einen Lernenden in einer ILT-Sitzung durchfallen lässt.
Benutzer hat die ILT-Sitzung bestanden	Wird ausgelöst, wenn ein Superadmin oder Lehrer einen Lernenden in einer ILT-Sitzung versetzt.
Von der ILT-Sitzung abgemeldeter Benutzer	Benachrichtigt die Zielgruppe, wenn ein Benutzer von einer ILT-Sitzung abgemeldet wurde.
Benutzer wartet auf die Zulassung zu einer ILT-Sitzung	Wird ausgelöst, wenn sich ein Benutzer sich selbst für eine ILT-Sitzung einschreibt. Die Benachrichtigung wird immer gesendet, wenn die Kurseinschreibungsrichtlinie auf Genehmigung durch den Administrator eingestellt ist, und wenn sie auf frei eingestellt ist, der Benutzer aber auf die Warteliste des Kurses gesetzt wird, weil die Sitzung voll ist.
Benutzer wurde zu einer ILT-Sitzung nicht zugelassen	Wird ausgelöst, wenn der Superadmin die Selbsteinschreibung des Benutzers in einer ILT-Sitzung ablehnt.

Bitte beachten! Benutzer und Manager erhalten nur dann die Benachrichtigungen, wenn die Benachrichtigungsfunktion in der Plattform aktiviert ist und wenn Sie als Superadmin die oben aufgeführten Benachrichtigungen richtig eingerichtet haben.