Einführung

Mit der App Zertifizierungen & Umschulungen können Sie schnell und einfach ein Zertifizierungsprogramm erstellen. Zertifizierungen validieren Fähigkeitsniveaus für verschiedene Themen. Die Richtlinien für die Vergabe und den Ablauf von Zertifizierungen können entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation konfiguriert werden. Benutzer können eine Zertifizierung erwerben, indem sie bestimmte Kurse und Lernpläne oder externe Schulungsaktivitäten absolvieren, oder Zertifizierungen können Lernenden manuell vom Superadmin zugewiesen werden. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Zertifizierungen erstellen und verwalten und wie Sie als Lernender Zertifizierungen anzeigen können.

Aktivieren der App

Aktivieren Sie die App Zertifizierungen & Umschulungen wie im Artikel der Wissensdatenbank Verwalten von Apps und Funktionen beschrieben. Die App wird auf der Registerkarte Docebo Additional Features (Zusätzliche Funktionen von Docebo) aufgeführt.

Verwalten von Zertifizierungen

Sobald die App aktiviert ist, können Sie sie verwalten, indem Sie das Admin-Menü aufrufen und dann auf das Element Verwalten im Bereich Zertifizierungen & Umschulungen klicken. Hier können Sie eine neue Zertifizierung mit einer bestimmten Gültigkeitsdauer erstellen oder die bereits erstellten Zertifizierungen anzeigen.

Für jede Zertifizierung, die Sie bereits erstellt haben, sehen Sie den Code, den Namen, die Beschreibung, das Ablaufdatum, an wen sie vergeben wurde und welchen Kursen oder Lernplänen sie zugewiesen ist, und Sie können sie schnell bearbeiten oder löschen. Wenn Sie auf das Stift- und Papiersymbol drücken, können Sie den Namen, den Code, die Beschreibung und das Ablaufdatum der Zertifizierung bearbeiten.

Wenn Sie eine Zertifizierung mit dem roten x-Symbol in der Zeile löschen, werden alle Beziehungen zwischen der Zertifizierung und den ausgezeichneten Benutzern sowie den zugewiesenen Kursen und Lernplänen gelöscht, und Ihre Plattform löscht alle Tracking-Daten für die Zertifizierung. Aus diesem Grund raten wir davon ab, Zertifizierungen zu löschen.

Erstellen einer Zertifizierung

Um eine neue Zertifizierung zu erstellen, rufen Sie das Admin-Menü auf und klicken Sie dann auf das Element Verwalten im Abschnitt Zertifizierungen & Umschulungen. Klicken Sie auf der nächsten Seite oben auf die Schaltfläche Neue Zertifizierung. Geben Sie im Popup-Fenster einen Namen (obligatorisch) sowie einen Code und eine Beschreibung (beide optional) für die Zertifizierung ein.

Ablauf der Zertifizierung und Erneuerungsoptionen

Verwenden Sie den Abschnitt Ablauf, um festzulegen, ob die Zertifizierung eine Gültigkeitsdauer hat, indem Sie die Anzahl der Tage, Wochen, Monate oder Jahre eingeben und dann die Zeiteinheit aus dem Dropdown-Menü auswählen. Setzen Sie dieses Feld auf Null, wenn die Zertifizierung nicht abläuft.

Verwenden Sie die Option Benutzern erlauben, den gleichen Kurs oder Lernplan wieder aufzunehmen, um ihre Zertifizierung zu erneuern. Die vorherige Verfolgung des jeweiligen Benutzers wird zurückgesetzt, sobald die Zertifizierung erneuert wurde, damit die Benutzer denselben Kurs oder Lernplan wiederholen können, um die Zertifizierung zu erneuern. Bitte beachten Sie:

• wenn diese Option aktiviert ist, gehen alle Daten, die sich auf frühere Abschlüsse des Kurses oder Lernplans beziehen, verloren, wenn die Zertifizierung erneuert wird,
• Wenn diese Option deaktiviert ist, können Lernende ihre Zertifizierung nur erneuern, indem sie die Kurse und/oder Lernpläne abschließen, die mit der Zertifizierung verknüpft sind und die sie noch nicht abgeschlossen haben. Wenn sie bereits alle für die Erneuerung verfügbaren Kurse und/oder Lernpläne abgeschlossen haben, wird die Schaltfläche Jetzt erneuern im Abschnitt Zertifizierung auf der Seite Meine Aktivitäten nicht angezeigt,
• wenn Benutzer den Erneuerungsprozess vor Ablauf ihrer Zertifizierung abschließen, wird ihr früheres Abschlussdatum in den neuen und alten benutzerdefinierten Berichten Benutzer - Zertifizierungen und Zertifizierungen - Benutzer archiviert.

Zuweisen von Kursen und Lernplänen zu Zertifizierungen

Nachdem Sie die Zertifizierung erstellt haben, müssen Sie ihr Kurse und Lernpläne zuweisen, damit die Lernenden die Zertifizierung erhalten, wenn sie die zugewiesenen Kurse und Lernpläne absolvieren. Wählen Sie in der Zertifizierungszeile auf der Hauptseite Zertifizierungen & Umschulungen das Element in der Spalte Zuweisen aus. Drücken Sie auf der nächsten Seite oben auf die Schaltfläche Elemente zuweisen.

Wählen Sie im Popup-Fenster die Kurse und Lernpläne aus, die Sie zuweisen möchten. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf Bestätigen. Wenn Sie mehr als einen Kurs auswählen, wird dieZertifizierung nach Abschluss eines der Kurse oder Lernpläne ausgestellt, nicht nach Abschluss aller zugewiesenen Kurse oder Lernpläne.

Sie können einen Kurs auch im Bereich Eigenschaften des Kurses einer Zertifizierung zuweisen. Rufen Sie dazu über das Zahnradsymbol das Admin-Menü auf und wählen Sie im Bereich E-Learning die Option Kursverwaltung. Suchen Sie den Kurs, dem Sie die Zertifizierung zuweisen möchten, und klicken Sie auf seine Beschreibung. Klicken Sie in der Registerkarte Eigenschaftenauf Erweiterte Einstellungen und dann auf Zertifizierungen & Umschulungen. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche und wählen Sie die Zertifizierung im rechten Bereich aus. Klicken Sie auf Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind.

Eine andere Möglichkeit, einem Lernplan eine Zertifizierung zuzuweisen, finden Sie auf der Seite Lernpläne. Sobald Sie zu den Lernplänen in Ihrer Plattform navigiert haben, wählen Sie einen aus der Liste aus und wählen Sie dann Bearbeiten. Wählen Sie im Fenster Bearbeiten die Zertifizierung aus dem Dropdown-Menü Zertifizierungen & Umschulungen in der Registerkarte Einstellungen aus. Drücken Sie auf Bestätigen, wenn Sie fertig sind.

Hinweise zur Zuweisung von Kursen und Lernplänen

• Wenn Sie eine Zertifizierung einem Kurs oder einem Lernplan zuweisen, der bereits einigen Benutzern zugewiesen wurde, wird die Zertifizierung nur an diejenigen Benutzern vergeben, die den Kurs oder den Lernplan abschließen, nachdem die Zertifizierung zugewiesen wurde. Die Zertifizierung wird nicht rückwirkend an Benutzer vergeben, die den Kurs oder den Lernplan bereits abgeschlossen haben.
• Wenn die Gültigkeitsdauer des Kurses abgelaufen ist, können die Benutzer ihre Zertifizierungen nicht erneuern. Beachten Sie, dass die Gültigkeitsdauer von Lernplänen Vorrang vor den Gültigkeitsdauern der Kurse hat, aus denen sie bestehen. Wenn die Gültigkeitsdauer des Lernplans abgelaufen ist, während die Gültigkeitsdauer des Kurses noch gültig ist, ist die Erneuerung der Zertifizierung nicht möglich. 

Zuweisen externer Schulungsaktivität zu Zertifizierungen

Um einer externen Schulungsaktivität eine Zertifizierung zuzuweisen, verwenden Sie den Bereich Externe Schulung der Plattform. Rufen Sie das Admin-Menü über das Zahnradsymbol auf und klicken Sie dann im Bereich ExterneSchulung aufdas Element Verwalten. Klicken Sie oben auf der nächsten Seite auf die Schaltfläche Neue Schulungsaktivität melden.

Wählen Sie im Popup-Fenster bei der Erstellung der Aktivität eine Zertifizierung aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn Sie mit der Erstellung der Aktivität fertig sind, drücken Sie auf Bestätigen. 

Denken Sie daran, dass das im Bericht über die externe Schulung angegebene Abschlussdatum als Ausstellungsdatum für die Bescheinigung verwendet wird.

Erfahren Sie mehr über die Erstellung und Verwaltung externer Schulungsaktivitäten.

Manuelles Vergeben von Zertifizierungen an Benutzer

Benutzer können Zertifizierungen auf drei Arten erhalten: durch Abschluss der Kurse oder Lernpläne, die einer Zertifizierung zugewiesen sind, durch Abschluss einer externen Schulungsaktivität, die einer Zertifizierung zugewiesen ist, oder durch den Superadmin (entweder manuell oder über CSV-Dateien). Für die ersten beiden Optionen gilt: Sobald ein Benutzer eine Lernaktivität (in der Plattform oder mit der externen Schulungs-App) abgeschlossen hat, die der Zertifizierung zugewiesen ist, wird sie an den Benutzer automatisch von der Plattform vergeben.

Um die Benutzer anzuzeigen, an die die Zertifizierung bereits vergeben wurde, klicken Sie auf der Hauptseite der Zertifizierungsverwaltung auf das Element in der Spalte Vergeben an derZertifizierung. Auf der Seite Ausgezeichnete Benutzer sehen Sie eine Liste aller Benutzer, die die Zertifizierung erhalten haben.

In der Zeile jedes Benutzers werden der Benutzername, der Vor- und Nachname, das Datum, an dem die Zertifizierung ausgestellt wurde, in wie vielen Tagen der Lernende die Zertifizierung erneuern muss, sowie das Ablaufdatum der Zertifizierung angezeigt. Durch Drücken des Menüsymbols in der Zeile jedes Benutzers können Sie die Details der Zertifizierung und des Benutzers bearbeiten oder die Zuweisung der Zertifizierung zu dem Benutzer aufheben.

Wenn Sie auf Bearbeiten aus dem Menüsymbol in der Zeile eines Benutzers klicken, können Sie das Ausstellungsdatum und das Ablaufdatum ändern, die Zertifizierung als immer gültig für diesen Benutzer kennzeichnen und den Zuordnungstyp ändern (manuell vergeben, Abschluss des Kurses oder des Lernplans, Abschluss der externen Schulungsaktivität). Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Bestätigen.

Um eine Zertifizierung an einen Benutzer manuell zu vergeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer auszeichnen am oberen Rand der Seite. Markieren Sie im Popup-Fenster die Benutzer, Gruppen und Zweige, an die Sie die Zertifizierung vergeben möchten, und drücken Sie dann auf Weiter. Legen Sie nun das Ausstellungsdatum und das Ablaufdatum fest, oder aktivieren Sie die Option Immer gültig, damit die Zertifizierung für die ausgewählten Benutzer nicht abläuft.

Wählen Sie dann den Zuordnungstyp: manuell vergeben, Abschluss des Kurses oder des Lernplans, oder externe Schulungsaktivität. Wenn Sie die letzte Option markieren, müssen Sie angeben, welche externe Schulungsaktivität abgeschlossen wurde. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Bestätigen.

Der Prozess wird als Hintergrundjob ausgeführt, wenn die Anzahl der ausgezeichneten Benutzer 100 übersteigt.

Vergeben von Zertifizierungen an Benutzer über CSV

Um Zertifizierungen über CSV-Dateien an Benutzer zu vergeben und so den Prozess zu beschleunigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zertifizierungsdatensätze über CSV importieren am oberen Rand der Seite. Wählen Sie auf der neuen Seite Ihre CSV-Datei aus, indem Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen klicken. Wir empfehlen Ihnen, die Einstellungen für die Abschnitte Trennzeichen wählen und Dateizeichensatz gleich zu lassen, es sei denn, Sie müssen sie entsprechend der hochgeladenen Datei konfigurieren.

Das Kennzeichen für Doppelte Zertifizierungen wird verwendet, um CSV-Dateien zu verwalten, die Zertifizierungsduplikate in Form von doppelten Zeilen in derselben CSV-Datei enthalten. Lassen Sie diese Option deaktiviert, um den Import von Zertifizierungsduplikaten zu verhindern (sollte dies geschehen, wird eine Fehlermeldung angezeigt). Aktivieren Sie diese Option, um Duplikate zu verwalten, indem Sie nur die letzte duplizierte Zeile in der Datei importieren. Beachten Sie, dass beim Importvorgang keine Datumsprüfung durchgeführt wird.

Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf Weiter. Verwenden Sie auf der nächsten Seite die Dropdown-Menüs, um die Spaltennamen mit den Spalten der importierten Datei abzugleichen. Drücken Sie dann auf Weiter. Der Import wird im Hintergrund ausgeführt, unabhängig von der Menge der zu importierenden Daten. Die neu ausgezeichneten Benutzer erscheinen nun in der Liste auf der Seite Ausgezeichnete Benutzer.

Denken Sie bei der Vorbereitung Ihrer CSV-Datei daran, dass die folgenden Spalten obligatorisch sind: username, certification_code, certification_issue_date, always_valid und type. Wenn kein Kurs mit der Zertifizierung verknüpft ist, wird die Zertifizierung als manuell markiert. Wenn das Kennzeichen always_valid aktiviert ist, wird das certification_expire_date nicht benötigt, da die Zertifizierung nicht abläuft. Erfahren Sie mehr über die Datenfelder der Zertifizierung.

Hinweise zu den Daten 

Bitte beachten Sie bei der Vergabe von Zertifizierungen über CSV die folgenden Punkte:

• Die CSV-Importfunktion speichert Datum und Uhrzeit immer im UTC-Format und wandelt sie bei der Anzeige in die Zeitzone des Benutzers um. Denken Sie daran, die UTC-Zeit in Ihren CSV-Dateien zu verwenden.
• Für die Vergabe von Zertifizierungen über CSV muss das Datumsformat wie folgt lauten: JJJJ-MM-TT (mit Bindestrichen [-] anstelle von Schrägstrichen [//]). Microsoft Excel formatiert die Daten oft in MM/TT/JJ um. Bitte überprüfen Sie dies, bevor Sie die Datei auf die Plattform hochladen.
• Das Ausstellungsdatum derZertifizierung wird um 00:00:00 Uhr des in der CSV-Datei angegebenen Datums festgelegt, entsprechend der Zeitzone des Benutzers, der die Datei hochlädt. Wenn Sie beispielsweise die CSV-Datei mit dem Ausstellungsdatum 18. November 2021 hochladen und Ihre Zeitzone UTC -04:00 ist, wird das Ausstellungsdatum der Zertifizierung auf 20:00:00 UTC des 17. November 2021 festgelegt.

Benachrichtigen von Benutzern über Zertifizierungen

Sie können Lernende benachrichtigen, wenn sie eine Zertifizierung erworben haben oder wenn eine erworbene Zertifizierung abgelaufen ist. Erstellen Sie dazu eine Benachrichtigung mit der Benachrichtigungs-App. Wählen Sie bei der Auswahl des auslösenden Ereignisses aus dem Dropdown-Menü die Benachrichtigung Zertifizierung wurde ausgestellt oder Zertifizierung ist abgelaufen aus.

Bei einer Benachrichtigung über eine abgelaufene Zertifizierung sollten Sie den Shortcode [renew_link] in den Beschreibungstext eingeben, wenn Sie möchten, dass die Lernenden die Zertifizierung erneuern können. Sie können die Benachrichtigung auch so einstellen, dass sie eine bestimmte Zeit (Tage, Wochen oder Stunden) vor Ablauf der Zertifizierung ausgelöst wird, um den Lernenden Zeit zu geben, die Zertifizierung im Voraus zu erneuern.

Überprüfen des Status einer Zertifizierung als Lernender

Lernende können den Status ihrer Zertifizierungen überprüfen, indem sie den Bereich Meine Aktivitäten ihrer Plattform aufrufen und dann auf die Registerkarte Zertifizierung gehen. Hier sehen die Benutzer eine Liste aller Zertifizierungen, die sie erworben haben, und können auf den Link Jetzt erneuern in der Zeile einer Zertifizierung klicken, um sie zu erneuern. Für jede Zertifizierung zeigen sie den Titel, den Code, die Beschreibung, das Ausstellungsdatum, das Ablaufdatum und die Anzahl der Tage an, in denen sie erneuert werden sollte (falls zutreffend).

Bitte beachten! Wenn Benutzer nicht auf den Link Jetzt erneuern im Bereich Meine Aktivitäten oder in einer Benachrichtigung über den Ablauf der Zertifizierung klicken, wird die Zertifizierung nicht erneuert.

Bewährte Verfahren

Wir empfehlen Ihnen, Zertifizierungen keine Kurse aus dem Inhaltsmarktplatz zuzuordnen. Da Sie als Superadmin im Laufe der Zeit keine Kontrolle über diese Inhalte haben, besteht das Risiko, dass Ihre Plattform nach Ablauf der Zertifizierung Benutzer auffordert, einen Kurs erneut zu absolvieren, der möglicherweise nicht mehr existiert oder die Kriterien der Zertifizierung nicht mehr erfüllt.

Tipps und Tricks

Bitte beachten Sie die folgenden Informationen, wenn Sie mit Zertifizierungen in Ihrer Plattform arbeiten:

• Durch das Löschen der Zertifizierung wird diese aus dem Verlauf des Lernenden entfernt.
• Wenn Sie die Zuweisung der Zertifizierung zu einem Kurs aufheben, wird die Zertifizierung aus dem Verlauf des Lernenden ebenso entfernt.
• Sie können an deaktivierte Benutzer keine Zertifizierungen vergeben. Erfahren Sie mehr über den Status von Benutzern auf der Plattform.
• Wenn Sie einen Kurs erneut zertifizieren, wird die Fertigstellung aller mit dem Kurs verbundenen Schulungsunterlagen zurückgesetzt. Wenn sich diese Schulungsunterlagen in der zentralen Ablage befinden, wird ihr Fortschritt in allen Kursen, mit denen sie verknüpft sind, zurückgesetzt. Bitte beachten Sie, dass sich der Abschlussstatus von Kursen nicht ändert, nur der Fortschritt von Schulungsunterlagen wird zurückgesetzt.
• Beim Verwenden des benutzerdefinierten Berichts Benutzer - Zertifizierungen gibt es zwei Berichtsverhaltensweisen:

1. Wenn ein Benutzer eine Zertifizierung erneuert, nachdem die vorherige Zertifizierung abgelaufen ist: Die Plattform archiviert die vorherige Zertifizierung, und ihr Eintrag ist über den benutzerdefinierten Bericht Benutzer - Zertifizierungen verfügbar.
2. Wenn Benutzer den Erneuerungsprozess vor dem Ablauf ihrer Zertifizierung abschließen, wird ihr früheres Abschlussdatum in den neuen und alten benutzerdefinierten Berichten Benutzer - Zertifizierungen und Zertifizierungen - Benutzer archiviert.