Gestire le iscrizioni di corsi e sessioni – Docebo Help & Support

Introduzione

Gli utenti possono essere iscritti ai corsi dai Superadmin, dai Power User con i relativi permessi, oppure possono autoiscriversi.

Questo articolo descrive come i Superadmin e i Power User possono gestire le iscrizioni degli utenti alla piattaforma.

Altri articoli nella Knowledge Base offrono invece informazioni su come:

Gestire le iscrizioni ai corsi dalla scheda Iscrizioni

Dopo aver iscritto gli utenti ad un corso, le relative iscrizioni sono visualizzate nella scheda Iscrizioni del corso.

Per visualizzare questa scheda, accedere al Menu amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio in alto a destra, individuare la sezione E-learning e cliccare Gestione corsi. Cliccare sul titolo del corso e spostarsi alla scheda Iscrizioni.

In alternativa, dalla pagina Gestione corsi, cliccare sulla voce visualizzata nella colonna Iscrizioni del corso che mostra il numero di utenti iscritti.

È possibile personalizzare il layout della tabella per mostrare solo le colonne di interesse cliccando Colonne e selezionando le colonne (fino a nove) da includere nella tabella. Usare il comando cambia posizione all'inizio del nome della colonna per trascinare e rilasciare le colonne nell'elenco, ordinandole secondo le proprie esigenze.

È possibile filtrare il contenuto della tabella cliccando su Filtri e selezionando i filtri disponibili. I filtri sono applicati in tempo reale. Nota: al momento è possibile cercare gli utenti solo per nome o cognome, non per nome completo.

Inoltre, è possibile utilizzare l'area di ricerca a testo libero per cercare le iscrizioni e ordinare il contenuto di alcune colonne cliccando sull'intestazione della colonna.

Cliccare Tipo di iscrizione per filtrare le iscrizioni in base alle iscrizioni attive o a quelle archiviate.

Da questa pagina è possibile eseguire diverse azioni, sia a livello di singola iscrizione che per più iscrizioni contemporaneamente. Per eseguire azioni a livello di singola iscrizione, cliccare menu ellipsis in fondo alla riga dell'utente.

È possibile eseguire le seguenti azioni:

Statistiche utente	Accedere alle Statistiche Utente nel corso (solo per i corsi e-learning). Selezionando questa opzione, si accede alla scheda Report che mostra il Report statistiche corso già filtrato per l’utente selezionato.
Modifica iscrizione	Questa opzione permette di modificare l’iscrizione dell’utente cambiandone lo stato (es. da in corso a completato) e gestire i campi aggiuntivi per l’iscrizione. Quando si modifica lo stato dell'iscrizione in Completato, è possibile impostare la data e l'ora di completamento dell'iscrizione e il punteggio. Solo per i corsi e-learning è anche possibile modificare il livello dell'utente nel corso (es. da studente a istruttore) e attivare una data di scadenza per l’iscrizione. Suggerimento: Se è necessario tenere traccia del motivo per cui si modificano le iscrizioni, considerare la possibilità di creare un campo aggiuntivo non obbligatorio per l'iscrizione (di tipo testo) per tracciare gli aggiornamenti. Il campo di testo sarà visualizzato nel pannello Modifica iscrizione.
Iscrivi alle sessioni	Solo per i corsi ILT/VILT. Nel pannello di destra, selezionare le caselle accanto alle sessioni a cui si desidera iscrivere l'utente, quindi premere Iscrivi. Per ulteriori informazioni, fare riferimento al capitolo Iscrivere utenti a più sessioni dell'articolo Iscrivere utenti a corsi ILT e VILT (formazione con istruttore / formazione virtuale con istruttore).
Reset periodo di accesso	Elimina la restrizione alla visibilità del corso per renderlo sempre visibile e accessibile.
Modifica stato	Utilizzare questa opzione per modificare velocemente lo stato dell’utente nel corso (es. da in corso a completato). Alcuni stati potrebbero essere disabilitati in base allo stato corrente dell’utente. Utilizzare quest'opzione anche per iscrivere gli utenti al corso quando si trovano in lista d’attesa.
Invia email	Questa opzione permette di inviare un'email all'utente. Quando si invia un'e-mail da quest'area, comporre il messaggio nel pannello di destra. Digitare l'indirizzo email del mittente, l'indirizzo e-mail in CC (se necessario), l'oggetto dell'email e comporre il messaggio utilizzando le opzioni di formattazione disponibili. Se si inseriscono video nel messaggio (sia tramite link che via HTML), ricordare che il destinatario dell'email potrebbe visualizzarli in modo diverso, anche in base al proprio provider di posta elettronica. Se è impostato un indirizzo email in copia conoscenza (CC), tale account riceverà un'email separata per ogni destinatario. Si consiglia di eseguire alcuni test prima di inviare il messaggio ai destinatari. Sono disponibili i seguenti shortcode da inserire nel messaggio email: [username] = nome utente [first_name] = nome dell’utente (se presente) [last_name] = cognome dell’utente (se presente) [email] = indirizzo email dell’utente (se presente) [course_code] = codice del corso (se presente) [course_name] = titolo del corso [course_description] = descrizione del corso [course_link] = link che punta direttamente al corso. Se il numero di email da inviare è superiore a 20, sarà avviata un'attività di background. → Per garantire il corretto ricevimento delle email, l'indirizzo del mittente deve utilizzare un dominio email correttamente configurato.
Annulla iscrizione	Annulla l'iscrizione dell’utente al corso. Quando questa opzione è disabilitata significa che l’utente è stato iscritto al corso in conseguenza all’iscrizione a un piano formativo. In questo caso, l’iscrizione dell’utente non può essere annullata perché romperebbe l’integrità logica del piano formativo: annullare l’iscrizione dell’utente al piano formativo per attivare questa opzione a livello di corso. Quando si annulla l'iscrizione di un utente ad un corso (o l'utente la annulla autonomamente) il tracciamento del progresso è mantenuto, così nel caso in cui l'utente sia nuovamente iscritto al corso, potrà riprenderlo da dove lo aveva interrotto. Se gli studenti hanno completato il corso prima dell'annullamento dell'iscrizione, quando si iscrivono nuovamente o sono reiscritti al corso, il loro stato di iscrizione è definito a Iscritto finché non interagiscono con il materiale per ripristinare il tracciamento. L'interazione richiesta dipende dal tipo di materiale: Materiali di fruizione immediata (come pagine HTML): gli studenti devono solo aprire il materiale nel course player. Materiali basati su pacchetto (come SCORM o xAPI): gli studenti devono accedere al course player e avviare il contenuto. Dopo l'interazione, la piattaforma aggiorna lo stato dell'iscrizione al corso da In corso a Completato.

Dalla pagina delle iscrizioni, è possibile eseguire la stessa azione per più iscrizioni. Selezionarle utilizzando la casella accanto ai nomi utente e cliccare Scegli azione in basso a destra della tabella delle iscrizioni per modificare rapidamente le iscrizioni, modificare lo stato degli utenti nel corso, annullare l'iscrizione degli utenti al corso, reimpostare il periodo di accesso (per i corsi e-learning), iscrivere gli utenti alle sessioni (per i corsi ILT/VILT) o inviare un'email. Quando si invia un'email a più destinatari da questa pagina, sarà inviata a tutti agli utenti selezionati indipendentemente dal loro stato. Se si selezionano utenti non attivi, l'email verrà inviata anche a loro.

Le opzioni del menu Scegli azione potrebbero includere il link ad un sito web esterno. Selezionando quest'opzione, il sito web si aprirà in una finestra pop up e sarà possibile navigarlo, ad esempio per confermare ad un sistema esterno che l’utente ha completato il corso. I link ai siti web esterni devono essere creati come campi aggiuntivi per l’iscrizione di tipo iframe. Fare riferimento all'articolo Creare e gestire campi aggiuntivi per l'iscrizione per ulteriori informazioni sulla creazione e la gestione dei campi aggiuntivi dell’iscrizione.

Note sulla modifica dello stato di iscrizione

Per i corsi e-learning, quando si modifica lo stato di iscrizione di un utente in Utenti in attesa, Iscrizione da confermare o Iscritto, e si è definito un numero di giorni di validità per il corso nella scheda Tempistiche delle proprietà del corso, e si seleziona l'opzione Inizia il calcolo dalla data di iscrizione:

Giorni di validità dall'iscrizione

se non è stata impostata una data di fine validità per l'iscrizione, la piattaforma calcolerà la data di inizio e fine iscrizione come segue:

Inizio della validità dell'iscrizione: data e ora della modifica dello stato.
Data di fine validità dell'iscrizione: data e ora della modifica dello stato più il numero di giorni di validità impostato nella scheda Tempistiche.

Gestire le iscrizioni alle sessioni

Una volta iscritti gli utenti alle sessioni come descritto nell'articolo Iscrivere utenti a corsi ILT e VILT, le iscrizioni sono visualizzate nella scheda Iscrizioni e valutazioni.

Accedere alla scheda cliccando sulla descrizione del corso dall'area Gestione corsi, spostandosi alla scheda Sessioni e selezionando una sessione cliccando sul titolo. Spostarsi alla scheda Iscrizioni e valutazioni.

In alternativa, nella scheda Sessioni, cliccare sulla voce visualizzata nella colonna Utenti iscritti della sessione che indica il numero di utenti iscritti.

Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell'iscrizione per gestirle utilizzando le seguenti opzioni:

Modifica iscrizione: Selezionando questa opzione, si aprirà un pannello a destra. Nella sezione Dettagli iscrizione è possibile modificare lo stato di iscrizione dell'utente. Cliccare su Conferma per salvare le modifiche.
Modifica stato: Questa opzione permette di modificare lo stato dell’utente (per esempio da In Corso a Completato). Alcuni stati potrebbero essere disabilitati in base allo stato correntemente assegnato all’utente. Questa opzione è utilizzata anche per iscrivere gli utenti alla sessione, dalla lista di attesa.
Valuta: Questa opzione è disponibile solo se il metodo di valutazione / completamento della sessione è di tipo In base alla valutazione. Nel pannello di destra, selezionare se l’utente ha superato la sessione (e quindi tutti gli eventi che la compongono), se non l’ha superata, oppure scegliere l’opzione Non definito quando la valutazione non è necessaria, o sarà effettuata in futuro. Definire quindi la data di completamento per ufficializzare il completamento della sessione. Utilizzare il campo Punteggio per assegnare un punteggio all’utente. Se necessario, allegare un file (ad esempio, un certificato). Selezionare l’opzione Contrassegna l'utente come presente a tutti gli eventi della sessione per contrassegnare la presenza dell’utente a tutti gli eventi inclusi nella sessione invece di farlo singolarmente per ogni evento nella scheda Frequenza. Infine, utilizzare il campo Valutazione delle performance di apprendimento per aggiungere commenti alla valutazione. Gli istruttori non possono valutare se stessi, e non possono essere valutati dai Superadmin.
Invia email: Questa opzione permette di contattare l’utente via email. Quando si invia un’email da questa area, si aprirà un pannello dedicato alla composizione del messaggio. Oltre al destinatario dell’email e al testo del messaggio, è possibile utilizzare gli shortcode visualizzati nell’area Messaggio. Se il numero di e-mail da inviare è superiore a 20, sarà avviata un'attività di background.
Annulla iscrizione: Questa opzione permette di annullare l’iscrizione dell’utente al corso.

Dalla scheda Iscrizioni e valutazioni è possibile effettuare la stessa azione per più utenti. Selezionarli con le caselle vicino ai loro username e cliccare Scegli azione in basso a destra per modificare le iscrizioni, modificare velocemente lo stato degli utenti nella sessione, valutarli, cancellare le loro iscrizioni ai corsi, o inviare un’email. Quando si invia un’email a più utenti da questa pagina, sarà inviata a tutti gli utenti selezionati, indipendentemente dal loro stato. Se sono stati selezionati utenti non attivi, anche loro riceveranno l’email.

Importare iscrizioni da un altro corso

È possibile importare le iscrizioni daun corso all'altro. Accedere al corso dalla pagina Gestione corsi e cliccare Gestione iscrizioni in alto a destra, quindi selezionare Importa utenti da un corso.

Nel pannello di destra, selezionare il corso da cui si desiderano importare le iscrizioni o cercarlo utilizzando l'area ricerca dedicata. Definire se importare tutti gli utenti indipendentemente dal loro livello e stato, oppure selezionare uno o più livelli e stati da importare. Se necessario, definire il periodo di validità delle iscrizioni utilizzando le date dei campi Attivo da e Attivo fino a. Il periodo di validità delle iscrizioni del corso di origine è sempre sovrascritto. Se non si definisce un periodo di validità delle iscrizioni durante l'import, le iscrizioni importate non avranno un periodo di validità. Premere Avanti per rivedere la selezione e confermarla con Invia.

Aggiungere istruttori ai corsi

Gli istruttori sono importanti per i corsi, indipendentemente che si tratti di corsi e-learning, ILT o VILT. Consigliamo di associare almeno un istruttore ad ogni corso, in modo da sollevare il Superadmin da parte del lavoro. È possibile assegnare gli istruttori ai corsi in diversi modi, anche in base al tipo di corso.

Per i corsi e-learning, quando si iscrivono uno o più utenti al corso, definire il loro livello come Istruttore nel pannello a scomparsa. Opzionalmente, accedere alla scheda Iscrizioni e identificare l’utente che si desidera definire come istruttore. Nella riga dell’utente, cliccare il menu ellipsis, quindi selezionare Modifica iscrizione. Nel menu a tendina Livello, selezionare Istruttore e premere Conferma per completare l’azione.

Quando si iscrivono gli utenti ai corsi utilizzando file CSV, creare la colonna Level e definire il valore Istruttore per tutti gli utenti che saranno identificati come istruttori.

Attenzione! Gli istruttori dei corsi e-learning sono conteggiati come utenti iscritti.

Quando si assegnano gli istruttori ai corsi ILT, gli istruttori sono assegnati all’evento o alla sessione senza che sia necessario iscriverli. È possibile associare gli istruttori ad una sessione o ad un evento:

Istruttore di sessione. Assegnando un istruttore ad una sessione, sarà automaticamente assegnato a tutti gli eventi inclusi nella sessione per i quali potrà anche gestire le presenze. Se l’opzione di Completamento della sessione è definito come In base alla valutazione, potrà anche definire se i partecipanti hanno passato o meno la sessione. L’istruttore potrà creare e aggiornare i materiali didattici del corso. Per assegnare uno o più istruttori ad una sessione, al momento della creazione o della modifica dell’utente, identificarli nel campo Istruttori sessione.
Istruttore di evento. Un istruttore assegnato ad un solo evento di una sessione potrà gestire le presenze degli studenti solo per l’evento a lui assegnato e non avrà controllo sugli altri eventi della sessione. Gli istruttori degli eventi non possono caricare e gestire i materiali didattici del corso. Per assegnare uno o più istruttori all’evento, al momento della creazione o della modifica dell’evento, spostarsi alla scheda Dettagli, quindi all’area Istruttori evento.

Campi aggiuntivi per l'iscrizione

I campi aggiuntivi per l'iscrizione sono informazioni aggiuntive richieste agli studenti al momento dell'iscrizione a un corso al fine di raccogliere dati. I campi aggiuntivi per l'iscrizione possono variare in base al contesto del processo di iscrizione. Maggiori dettagli sui campi aggiuntivi per l'iscrizione.

Iscrizioni e liste d'attesa

Dopo l'iscrizione ad un corso o ad una sessione, gli utenti potrebbero trovarsi nella relativa lista d'attesa. Maggiori informazioni sulle liste di attesa.

Power User e iscrizioni

Se l'opzione Consenti ai Power User di vedere il numero reale di utenti iscritti e la loro presenza nelle proprietà del corso è attivata nelle impostazioni avanzate della piattaforma, i Power User vedranno il numero reale di utenti iscritti nella pagina Gestione corsi e nella scheda Sessioni, ma vedranno solo le iscrizioni degli utenti a loro assegnati come risorse:

nella scheda Iscrizioni dei corsi, e
nelle schede Iscrizioni e valutazioni e Eventi e presenze per le sessioni

I Power User avranno visibilità su tutti i contatori, compresa la lista d'attesa dei corsi, la lista d'attesa delle sessioni e gli utenti senza sessioni assegnate, indipendentemente dal fatto che abbiano o meno risorse e utenti assegnati.

Se l'opzione è disattivata, il numero di iscrizioni visibili ai Power User considera solo gli utenti che gestiscono come risorse e non l'intera base utenti.

Si prega di notare che, oltre agli utenti assegnati, i Power User vedono sempre anche le proprie iscrizioni, anche se non sono assegnati a se stessi come risorsa. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo Permessi per i Power User > Permessi per le iscrizioni.