Einführung

Lernende und ihre Vorgesetzten haben es oft schwer, eine einfache Aufgabenüberwachung in ihrer Arbeitsumgebung durchzuführen. Beobachtungschecklisten sind ein benutzerfreundliches Tool, das in Ihre Lernplattform integriert ist und es Ihnen ermöglicht, zu beobachten und zu dokumentieren, wie Ihre Lernenden und Teammitglieder ihre Aufgaben in einem schnell konfigurierbaren Checklisten-Format ausführen.

Sie als Superadmin können ganz einfach Beobachtungschecklisten (z.B. Single-Choice-, Multiple-Choice-, Dropdown- und andere Antworttypen) in verschiedenen Formaten erstellen, die Benutzer für sich selbst oder andere Benutzer der Plattform oder für Manager für ihre Teammitglieder ausfüllen können. Dieses Tool bietet Ihnen einen Überblick über den Status des Fortschritts von Benutzern in Bezug auf bestimmte Aufgaben (innerhalb oder außerhalb der Plattform) über einen bestimmten Zeitraum und ermöglicht es Ihnen, die Einhaltung bestimmter Anforderungen durch Benutzer zu überwachen, die Sie möglicherweise in Ihren täglichen Arbeitsabläufen haben . Checklisten können durch bestimmte Ereignisse (z.B. Kursabschluss) ausgelöst oder geplant werden.

Darüber hinaus können Sie einem Kurs auch Beobachtungschecklisten als Schulungsunterlage hinzufügen, indem Sie die bereits erstellten Checklisten auf der Verwaltungsseite Beobachtungschecklisten in den Kurs (jeglicher Kurstyp) importieren. Denken Sie daran, dass dieselbe Checkliste sowohl (und gleichzeitig) über die Verwaltungsseite für Beobachtungschecklisten geplant werden kann (weitere Informationen finden Sie im Kapitel Planen und Auswählen von Benutzern für eine Checkliste weiter unten) und auch als Schulungsunterlage in einem Kurs aus der Kursverwaltung hinzugefügt werden kann.

Anwendungsfälle

Die Funktion Beobachtungschecklisten eröffnet verschiedene Möglichkeiten, wie zum Beispiel:

• Überwachung und Sicherstellung, dass Benutzer in Übereinstimmung mit Anforderungen oder Prozessen arbeiten.
• Schnelle Überprüfung, wie Benutzer bestimmte Arbeitsaufgaben ausführen.
• Überwachen des Status des Benutzerfortschritts in Bezug auf bestimmte Aufgaben innerhalb oder außerhalb der Lernplattform.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Lernenden dem, was sie über die formale Ausbildung hinaus gelernt haben, folgen.

Wenn beispielsweise in Ihrem Unternehmen neue Mitarbeiter in einen Lernplan aufgenommen werden, der Kurse enthält, die den Mitarbeitern beibringen, wie Sie die Produkte Ihres Unternehmens nach Abschluss ihrer Schulung richtig verwenden, warten und warten, ist es wichtig, dass sie ihr Wissen in der Praxis unter Beweis stellen können. Um dies zu erreichen, füllen Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam Beobachtungschecklisten aus, deren Abschluss in der Plattform nachverfolgt werden kann. Wenn Manager die Onboardingcheckliste für einen Mitarbeiter ausfüllen, gibt es einen meldepflichtigen Datensatz für Compliance-Zwecke und die Bestätigung, dass die Kompetenz des neuen Mitarbeiters auf dem gewünschten Niveau ist.

Bei der Konfiguration der Checkliste wählen Sie unter den Optionen Zeitpläne für die Option Zu überprüfende Benutzer die Gruppe "Neue Mitarbeiter" und für die Option Beobachter "Direkter Manager". Dann wählen Sie die Option aus, die Checkliste nach Abschluss des Kurses verfügbar zu machen, und wählen den letzten Kurs im Lernplan des neuen Mitarbeiters als Auslöser aus.

Sobald der letzte Kurs des Lernplans abgeschlossen ist, wird die Checkliste für den Manager verfügbar und es wird auch eine Benachrichtigung für das Ereignis Neue Beobachtungschecklisten für Manager zum Ausfüllen ausgelöst und an den Manager gesendet, um ihn wissen zu lassen, dass der neue Mitarbeiter geprüft werden kann.

Nachdem die Beobachtungscheckliste ausgefüllt wurde, können Sie als Superadmin alle ausgefüllten Checklisten im Beobachtungschecklisten-Dashboard anzeigen.

Beobachtungschecklisten Sprache in der Sprachverwaltung

Beobachtungschecklisten sind ein sehr flexibles Werkzeug, das sich an verschiedene Anwendungsfälle anpassen lässt. Aus diesem Grund können Sie die Beschriftungen mit der Sprachverwaltung von Docebo nach Belieben ändern. Ihre Checkliste besteht beispielsweise ursprünglich aus „Elementen“, aber vielleicht möchten Sie, dass sie aus „Fragen“ bestehen. Sie als Superadmin haben die Möglichkeit, die Sprache Ihrer Checkliste an Ihre Bedürfnisse anzupassen. In der folgenden Tabelle sind die Schlüssel aufgeführt, die Sie ändern können: 

Erstellen einer Beobachtungscheckliste

Greifen Sie als Superadmin zunächst über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Plattform auf das Admin-Menü zu, um eine Beobachtungscheckliste zu erstellen. Wählen Sie dann im Abschnitt E-Learning die Option Beobachtungschecklisten aus. Auf der Seite Beobachtungschecklisten können Sie Ihre Checklisten erstellen und verwalten.

Bitte beacthen! Power User mit erteilten Berechtigungen können ihre eigenen Checklisten erstellen und verwalten und die von den ihnen zugewiesenen Benutzern erstellten Checklisten verwalten. Erfahren Sie mehr über Power User-Berechtigungen.

Wenn Sie noch keine Checklisten erstellt haben, finden Sie eine leere Seite ohne angezeigte Checklisten. Wenn Sie bereits eine oder mehrere Checklisten erstellt haben, finden Sie diese auf der Seite Beobachtungschecklisten aufgelistet, wo Sie die Details der Checkliste einsehen, bearbeiten, duplizieren oder löschen können.

Um eine Checkliste zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen, klicken Sie auf das Ellipsensymbol auf der rechten Seite der Checkliste und wählen Sie dann die entsprechende Option aus. Wenn Sie eine Checkliste duplizieren, wird eine neue Checkliste erstellt, die dieselben Elemente (und Gruppen von Elementen) enthält und dieselbe Konfiguration wie die in der duplizierten Checkliste hat.

Sobald Sie eine Ihrer Checklisten dupliziert haben, können Sie sie nach Ihren Bedürfnissen bearbeiten und planen. Da Ihre neue Checkliste natürlich keine Zeitpläne enthält, werden in der Spalte "Zeitpläne" auf der Seite Beobachtungschecklisten keine Zeitpläne angezeigt. Bitte lesen Sie den Abschnitt Planen und Auswählen von Benutzern für eine Checkliste weiter unten in diesem Artikel, um zu erfahren, wie Sie Ihre Checkliste planen. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre duplizierte Checkliste auch duplizieren können.

Sie können eine Checkliste nicht löschen, wenn sie einem oder mehreren Kursen zugeordnet ist. Um es löschen zu können, müssen Sie zunächst die Checklisten-Schulungsunterlage in jedem der Kurse, in denen es hinzugefügt wurde, entfernen.

Durch Klicken auf das Symbol in der Spalte Kurse in der Tabelle der Seite werden Sie zur Registerkarte Kurse weitergeleitet, wo Sie die Liste der Kurse sehen, mit denen die Checkliste verknüpft ist.

Um eine neue Checkliste zu erstellen, drücken Sie das Plus-Symbol (Neue Checkliste) in der oberen rechten Ecke der Seite. Der rechte Bereich Neue Beobachtungs-Checkliste erstellen wird geöffnet. Geben Sie im Abschnitt Details einen Code, einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Checkliste ein. Das einzige Pflichtfeld ist Name.

Wenn Sie am Ende jedes Punktes der Checkliste einen Bereich für kostenlose Notizen hinzufügen möchten, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen im Abschnitt Optionen unten. Wenn Sie außerdem möchten, dass der Beobachter (die Person, die die Checkliste ausfüllt) die Checklistenantworten überprüft, um sie zu schließen, wählen Sie im Abschnitt Optionen das Markierungsfeld Abnahmeprüfung aus. Durch Aktivieren dieser Option führt der Beobachter am Ende der Checkliste eine Abnahmeprüfung der ausgefüllten Checkliste durch.

Um die Checkliste zu schließen und zu versenden, muss der Beobachter Daumen hoch wählen, wenn er/sie die Checklistenantworten akzeptiert, oder Daumen runter, wenn er/sie sie nicht akzeptiert.

Die Checkliste wird unabhängig von der Antwort des Beobachters ausgefüllt, Daumen hoch und Daumen runter.

Die Checkliste wird unabhängig von der Antwort des Beobachters ausgefüllt, Daumen hoch und Daumen runter.

Wenn Sie mit der Konfiguration der Prüflisteneigenschaften fertig sind, drücken Sie Erstellen und Bearbeiten.

Anzeigen und Bearbeiten der Eigenschaften von Beobachtungs-Checklisten

Die Seite, die sich öffnet, nachdem Sie Erstellen und Bearbeiten ausgewählt haben, besteht aus fünf Registerkarten, die sich auf Ihre Checkliste beziehen: Eigenschaften, Elemente, Vorschau, Zeitpläne und Kurse. Auf der Registerkarte Eigenschaften finden Sie die Informationen, die Sie gerade in das rechte Feld Neue Beobachtungs-Checkliste erstellen eingefügt haben, und Sie können sie bei Bedarf bearbeiten.

Hinzufügen von Elementen zu einer Beobachtungs-Checkliste

Greifen Sie auf die Registerkarte Elemente auf der Seite Ihrer Checkliste zu, um neue Gruppen von Elementen und neue Elemente in jeder der gerade erstellten Gruppen hinzuzufügen. Hier sehen Sie die Struktur Ihrer Checkliste. Sie können Gruppen von Elementen erstellen, wenn Sie sie nach Thema zusammenstellen möchten oder wenn Sie die Elemente Ihrer Checkliste gruppieren müssen, je nachdem, wann die einzelnen Elemente überprüft werden (z.B. Aufgaben, die vor Beginn einer Aktivität auszuführen sind, Aufgaben, die während der Aktivität auszuführen sind, und Aufgaben, die nach Abschluss der Aktivität auszuführen sind).

Drücken Sie das Plus-Symbol (neue Objektgruppen), um eine neue Gruppe hinzuzufügen. Ein rechter Bereich wird geöffnet, in dem Sie die Details der neu erstellten Elementgruppe konfigurieren können. Füllen Sie den Gruppennamen (es ist das einzige Pflichtfeld) und die Textfelder Beschreibung/Anweisungen aus. Der Gruppenname und der Text der Beschreibung/Anweisungen werden standardmäßig angezeigt. Wenn Sie diese nicht anzeigen möchten, markieren Sie die Option Gruppennamen nicht in der Checkliste anzeigen. Bitte beachten Sie, dass der Gruppenname niemals in der mobilen App angezeigt wird, egal wie Sie die oben genannte Option konfigurieren. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Erstellen aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um neue Gruppen zu erstellen. Die Anzahl der Gruppen, die Sie erstellen können, ist unbegrenzt.

Drücken Sie nun auf das Plus-Symbol (neues Element), um der von Ihnen erstellten Gruppe ein neues Element hinzuzufügen, geben Sie dann den Namen des Elements in das Feld „Element“ ein und wählen Sie einen Antworttyp aus (kurze Antwort, Absatz, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Dropdown, Datumsauswahl oder Zeitauswahl). Je nach gewähltem Antworttyp erscheinen unterhalb des Items die entsprechenden Antwortfelder.

Um eine Gruppe von Elementen zu bearbeiten, zu löschen oder zu duplizieren oder um ein einzelnes Element innerhalb einer Gruppe zu löschen oder zu duplizieren, klicken Sie auf das Ellipsensymbol im rechten Teil des Gruppenabschnitts oder des Elementabschnitts und wählen Sie dann die entsprechende Option aus. Sie können die Reihenfolge der Elemente oder Gruppen in Ihrer Checkliste organisieren, indem Sie sie ziehen und ablegen. Bewegen Sie dazu Ihre Maus über die Zeile des Elements oder der Gruppe ganz links, bis das Symbol angezeigt wird, und ziehen Sie dann das Element oder die Gruppe per Drag & Drop.

Wenn Sie die Elementgruppen Ihrer Checkliste nach dem Startdatum bearbeiten, das Sie für Ihre Checkliste auf der Registerkarte Zeitplan festgelegt haben (was bedeutet, dass Ihre Benutzer oder Manager diese Checkliste möglicherweise bereits ausgefüllt haben), wird eine neue Version der Checkliste erstellt. Wenn Ihre Checkliste alle x Tage, Wochen oder Monate wiederholt wird, wird den Benutzern und Managern, die sie ausfüllen, die neue Version angezeigt, wenn sie die Checkliste nach Ihren Änderungen zum ersten Mal ausfüllen. Auf der Seite Beobachtungs-Checkliste sehen Sie immer die zuletzt gespeicherte Version. Weitere Informationen zu Planungsoptionen finden Sie im Abschnitt Planen und Auswählen von Benutzern für eine Checkliste.

Anzeigen der Vorschau Ihrer Beobachtungs-Checkliste

Auf der Registerkarte Vorschau auf der Seite Ihrer Checkliste sehen Sie eine Vorschau der Checkliste, die Sie als Superadmin erstellt und dann in den Registerkarten Eigenschaften und Elemente konfiguriert haben. Alle Änderungen, die Sie auf den Registerkarten Eigenschaften und Elemente vornehmen (und speichern), werden in der Vorschau der Checkliste widergespiegelt.

Die Vorschau zeigt die Checkliste so, wie sie von dem Benutzer oder Manager angezeigt wird, der sie ausfüllt. Wenn Sie im Voraus wissen möchten, wie die Erfahrung Ihrer Benutzer sein wird, können Sie auch die Checkliste ausfüllen, die auf der Registerkarte Vorschau angezeigt wird.

Planen und Auswählen von Benutzern für eine Checkliste

Wechseln Sie auf der Seite Ihrer Checkliste zur Registerkarte Zeitpläne, wo Sie die von Ihnen erstellte Beobachtungs-Checkliste konfigurieren und planen oder den Zeitplan einer vorhandenen Checkliste verwalten können. Wenn Sie die Checkliste noch nicht geplant haben, finden Sie eine leere Seite ohne Zeitpläne für diese Checkliste. Wenn Sie diese Checkliste bereits geplant haben, finden Sie alle Zeitpläne für diese Checkliste in der Tabelle auf der Registerkarte Zeitpläne.

Um Ihre Checkliste zu planen, drücken Sie das Uhrensymbol (Checkliste planen) in der oberen rechten Ecke der Seite. Der rechte Bereich der Zeitplan-Checkliste wird geöffnet. Dieser Bereich ist in drei Schritte unterteilt:

Erster Schritt: Wählen Sie die zu überprüfenden Benutzer aus

Legen Sie im ersten Schritt fest, welche Benutzer überprüft werden sollen. Sie als Superadmin können Benutzer auswählen, die einer Gruppe zugewiesen sind, Benutzer, die einer Zweigstelle zugeordnet sind, oder einzelne Benutzer. Wählen Sie dann die Gruppe(n), die Niederlassung(en) oder den/die einzelnen Benutzer (denken Sie daran, dass Sie bis zu 10 einzelne Benutzer auswählen können) aus der entsprechenden Tabelle am unteren Rand des Fensters Checkliste planen.

Bitte beachten! Wenn Sie einen Zweig auswählen, werden seine Unterzweige nicht automatisch ausgewählt. Wenn Sie einen oder mehrere Unterzweige auswählen möchten, müssen Sie auf die Pfeilschaltfläche auf der rechten Seite der Zweigzeile klicken und die gewünschten Unterzweige manuell auswählen.

Erfahren Sie mehr über Gruppen und Zweige. Wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, wählen Sie Weiter, um zum zweiten Schritt zu gelangen.

Zweiter Schritt: Stellen Sie den Checklisten-Beobachter und die Checklisten-Genehmigung ein

In diesem Schritt können Sie entscheiden, wer die Checkliste ausfüllen soll (der Beobachter), und Sie können auch eine Person wählen, die für die Genehmigung der Checkliste zuständig ist.

Checkliste Beobachter

Sie können festlegen, ob die Checkliste von den überprüften Benutzern (Option Selbstbeobachter), einem Manager (Option Manager-Beobachtung) oder einem anderen Benutzer auf der Plattform (Option Benutzerdefinierter Benutzer) ausgefüllt wird. Wenn Sie die Option Selbstbeobachter wählen, füllen die Benutzer, die Sie im ersten Schritt ausgewählt haben, die Checkliste selbstständig aus.

Wenn Sie die Manager-Option wählen, müssen die Manager der im ersten Schritt ausgewählten Benutzer (einzelne Lernende oder Lernende, die Teil der von Ihnen ausgewählten Gruppe(n) oder Branche(n) sind) die Beobachtungs-Checkliste ausfüllen. Wenn Sie die Manager-Option auswählen, müssen Sie auch den Manager-Typ aus der Dropdown-Liste auswählen. Manager, die die Checkliste ausfüllen müssen, erhalten eine Benachrichtigung im Benachrichtigungsbereich der Plattform und verwalten dann auf ihrer Seite Mein Team die Checklisten, in denen ihr Team beobachtet wird. Stattdessen verwenden Manager die Seite Meine Checklisten, um alle Checklisten, die sie ausfüllen müssen, an einem Ort zu finden. Weitere Informationen darüber, wie Manager Beobachtungs-Checklisten für ihre Teams ausfüllen und verwalten können.

Wenn Sie die Option Benutzerdefinierter Benutzer wählen, ist der Beobachter der Checkliste, der die Checkliste ausfüllt, ein Peer-Benutzer, den Sie aus der Liste der Benutzer auswählen, die im Menü unter der Option angezeigt wird, nachdem Sie mit der Eingabe des Namens des Peer-Benutzers begonnen haben. Benutzer, die die Checkliste ausfüllen müssen, erhalten eine Benachrichtigung im Benachrichtigungsbereich der Plattform und füllen dann die ihnen zugewiesenen Checklisten auf ihrer integrierten Seite Meine Checklisten aus. Sie müssen die Seite Meine Checkliste zum Hauptmenü der Benutzer hinzufügen, damit sie schnell und einfach auf diese Seite zugreifen können. Denken Sie daran, diese Seite für Ihre Benutzer hinzuzufügen, da sie standardmäßig nicht aktiviert ist. Weitere Informationen darüber, wie Benutzer ihre Beobachtungs-Checklisten ausfüllen und verwalten können.

Checkliste Genehmigung

Sie können auch entscheiden, ob die Checkliste, die Sie konfigurieren, von einer anderen Person genehmigt werden muss oder nicht, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen markieren.

Nach der Auswahl im Kontrollkästchen werden unten zwei Optionen angezeigt. Sie können zwischen einem Manager und einem benutzerdefinierten Benutzer wählen, der für die Genehmigung Ihrer Checkliste zuständig ist, und dann auf Weiter klicken, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Wenn Sie die Manager-Option auswählen (und den Manager-Typ wählen), muss der Manager der Benutzer, die die Checkliste ausgefüllt haben, die Checkliste genehmigen oder ablehnen.

Wenn Sie möchten, dass die Checkliste von einem bestimmten Peer-Benutzer genehmigt (oder abgelehnt) wird, wählen Sie die Option Benutzerdefinierter Benutzer und geben Sie den Namen des Benutzers in das Feld unter der Option ein.

Manager oder Benutzer, die die Checkliste genehmigen müssen, erhalten eine Benachrichtigung im Benachrichtigungsbereich der Plattform und überprüfen dann die ihnen zur Genehmigung zugewiesene Checkliste und entscheiden, ob sie die Checkliste genehmigen oder ablehnen. Wenn sie abgelehnt wird, wird die Checkliste an den Benutzer zurückgesendet, der sie ausgefüllt hat (der Beobachter), damit er seine Antworten korrigieren kann. In beiden Fällen erhalten die Beobachter eine Benachrichtigung, die sie über die Genehmigung oder Ablehnung der von ihnen ausgefüllten Checklisten informiert.

Wenn Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, wählen Sie erneut Weiter aus, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Dritter Schritt: Legen Sie einen Zeitrahmen für Ihre Checkliste fest

Legen Sie im Schritt Zeitrahmen fest, wann die Beobachtungs-Checkliste aktiviert wird. Wenn Sie die Option Jederzeit wählen und das Startdatum festlegen, ist die Checkliste immer verfügbar (ab dem von Ihnen festgelegten Datum). Benutzer können die Checkliste beliebig oft ausfüllen und ihre Checkliste ist immer verfügbar, auch nachdem sie sie ausgefüllt haben (sie ist sofort nach dem Ausfüllen verfügbar).

Wenn Sie die Option Zeitrahmen planen auswählen, ist die Checkliste während des Zeitrahmens verfügbar, der durch das von Ihnen festgelegte Start- und Enddatum definiert ist. Wenn Sie möchten, dass Ihre Checkliste wiederholt wird, legen Sie die Wiederholung im Dropdown-Menü Wiederholungen fest. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des Wiederholungsintervalls immer, dass die Anzahl der Tage, die im Zeitraum zwischen dem Startdatum und dem Enddatum enthalten sind, ein Vielfaches des ausgewählten Intervalls sein muss. Wenn das Startdatum des Zeitraums beispielsweise der 1. März ist und Sie möchten, dass die Checkliste alle 2 Wochen wiederholt wird, muss das Enddatum des Zeitraums auf den 14. März festgelegt werden.

Denken Sie daran, dass Sie auch das aktuelle Datum als Startdatum Ihrer Checkliste festlegen können.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Benutzer oder Manager eine Checkliste in Verbindung mit einem bestimmten Ereignis ausfüllen (wenn sie einen Kurs abschließen), wählen Sie die Option Basierend auf Kursabschluss aus und geben Sie dann den Kursnamen in das Textfeld unten ein. Beachten Sie bei der Auswahl dieses Aktivierungsmodus Folgendes:

• Sobald der Zeitplan aktiviert ist, sucht die Plattform nach den Kursen, die in den letzten 24 Stunden abgeschlossen wurden, und sendet die Checkliste an die Benutzer, die diese Kurse in diesem Zeitraum abgeschlossen haben. Das heißt, wenn der Stundenplan um 10:00 Uhr erstellt wird, wird die Checkliste an alle Benutzer gesendet, die einen Kurs nach 10:01 Uhr des Vortages abgeschlossen haben.
• wenn der Benutzer entweder von einem Superadmin oder einem Power User (mit erteilten Berechtigungen) von dem mit der Checkliste verknüpften Kurs abgemeldet wird, oder weil der Benutzer die mit dem Kurs verknüpfte Zertifizierung erneuert, wird die Checkliste automatisch neu geplant und erneut gesendet, wenn der Benutzer den Kurs erneut abschließt.

Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Bestätigen. Jetzt informiert Sie eine Nachricht am Ende der Seite darüber, dass Ihre Checkliste erfolgreich geplant wurde.

Bitte beachten! Ihre Checkliste kann Ihren Benutzern bis zu drei Stunden nach der Planung zur Verfügung stehen. Denken Sie auch daran, dass der von Ihnen festgelegte Zeitrahmen eine weiche Frist ist, was bedeutet, dass die Beobachter, die Sie im vorherigen Schritt des Konfigurationsprozesses ausgewählt haben, die Checklisten auch nach dem von Ihnen festgelegten Enddatum abschließen können. Sie können leicht erkennen, wenn Ihre Benutzer ihre Checklisten zu spät ausfüllen, indem Sie die Warnung in der Spalte Gültigkeit der Checkliste der Tabelle der Zeitpläne auf der Registerkarte Zeitplan erkennen.

Sobald Sie Ihre Checkliste geplant haben, wird sie in der Registerkarte Zeitpläne zusammen mit Einzelheiten wie die zu prüfenden Benutzer, Beobachter, Genehmiger, Gültigkeit der Checkliste, Status und Wiederholungen. Bitte beachten Sie, dass der Status die Fertigstellung des Zeitplans anzeigt, nicht die Erledigung einzelner Checklisten. Wenn Sie eine Checkliste für ein zukünftiges Datum einplanen, lautet ihr Status Geplant und wechselt zu In Bearbeitung, sobald sie aktiv wird. Dieser Status bleibt erhalten, bis die Checkliste aus dem Zeitplan entfernt wird. Sie können den Status der einzelnen Checklisten über das Dashboard Beobachtungschecklisten.

Aus dieser Seite können Sie die Zeitpläne bei Bedarf bearbeiten oder löschen. Klicken Sie dazu auf das Ellipsensymbol am Ende der Checklistenzeile, die Sie bearbeiten oder löschen möchten, und wählen Sie die entsprechende Option aus dem Dropdown-Menü aus.

Wenn Sie den Zeitplan einer Checkliste löschen:

• haben Sie auch die Option, weitere Checklisten zu löschen, die zwar Benutzern zugewiesen sind, aber noch nicht abgeschlossen wurden.
• wenn Sie die Checkliste bearbeiten und dann neu einplanen, sehen die Benutzer, die die Checkliste ausgefüllt und zur Genehmigung gesendet haben, weiterhin die alte Version, bis die Genehmigung erteilt wird.

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie eine Checkliste erstellen und ihre Planung abschließen (entscheiden, welche Benutzer überprüft werden, wer die Checkliste ausfüllen wird und wann), aber ohne Hinzufügen von Elementen zur Checkliste wird sie keinem Benutzer zugewiesen, sodass kein Benutzer aufgefordert wird, sie zu vervollständigen.

Anzeigen der Zuordnungen der Checkliste zu Kursen

In der Tabelle der Registerkarte Kurse auf der Seite Ihrer Checkliste sehen Sie alle Kurse, in die die Checkliste als Schulungsmaterial importiert wurde. Weitere Informationen zum Hinzufügen einer Checkliste als Schulungsmaterial zu einem Kurs.

In der Tabelle sehen Sie den Kursnamen, wann die Checkliste zum Kurs hinzugefügt wurde (Association Date), und die Informationen über den Beobachter, den Genehmigungsschritt,
und die Vervollständigung, die beim Importieren des Checklisten-Schulungsmaterials in den Kurs konfiguriert wurden.

Durch Anklicken des Namens eines Kurses in der Tabelle werden Sie auf die Kursseite in der Kursverwaltung weitergeleitet.

Benachrichtigungen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Benutzer und Manager sofort wissen, wann sie eine Checkliste ausfüllen oder genehmigen müssen, stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigungs-App auf Ihrer Plattform aktiv ist und dass Sie die folgenden Benachrichtigungen korrekt erstellt und konfiguriert haben:

Zum Ausfüllen der Checkliste:

• Neue zu vervollständigende Beobachtungs-Checklisten für Manager (wird gesendet, wenn Sie im zweiten Schritt der Checklistenkonfiguration die Manager-Option ausgewählt haben).
• Neue auszufüllende Selbstbeobachtungs-Checklisten (werden gesendet, wenn Sie die Option Selbstbeobachter ausgewählt haben).
• Neue auszufüllende Peer-Beobachtungs-Checklisten (werden gesendet, wenn Sie die Option Benutzerdefinierter Benutzer ausgewählt haben).

For checklist approval:

• Neue zu genehmigende Beobachtungs-Checkliste
• Beobachtungs-Checkliste genehmigt
• Beobachtungs-Checkliste Abgelehnt

Wenn Sie als Superadmin eine Beobachtungs-Checkliste konfigurieren, die von einem Manager oder Benutzer ausgefüllt oder genehmigt werden soll, erhalten die beteiligten Manager oder Benutzer eine Benachrichtigung, die sie darüber informiert, dass sie eine neue Beobachtungs-Checkliste ausfüllen oder genehmigen müssen.

Bitte beachten! Benutzer und Manager erhalten nur Benachrichtigungen über ihre Checklisten, wenn die Benachrichtigungsfunktion in der Plattform aktiv ist und Sie als Superadmin die oben aufgeführten Benachrichtigungen ordnungsgemäß eingerichtet haben.

Anzeigen von Checklisteninformationen im Beobachtungs-Checklisten-Dashboard

Im Beobachtungs-Checklisten-Dashboard können Sie verschiedene Daten in Bezug auf die in Ihrer Plattform definierten Beobachtungs-Checklisten und die Benutzer (Beobachter), die die Checklisten ausgefüllt haben, anzeigen. Weitere Informationen zum Anzeigen und Navigieren im Observation Checklists Dashboard.

Empfohlene Vorgehensweise

Löschen Sie nicht die Benutzer, die mit den Checklisten interagieren (z.B. den Beobachter oder den Genehmiger), sonst ist die Checkliste für die Benutzer, die sie ausfüllen müssen, möglicherweise nicht mehr sichtbar.