Einführung
Gruppen helfen dabei, die Plattform auf verschiedene Zielgruppen zuzuschneiden, z. B. neue Mitarbeiter, Abteilungen oder regionale Teams. Damit können Sie Benutzer über Zweige hinaus segmentieren, indem Sie Regeln auf der Grundlage von u. a. Berufsbezeichnungen, Standorten oder Einstellungsdaten verwenden. Administratoren können mit Gruppen den Zugriff auf Kurse, die Sichtbarkeit von Katalogen, Benachrichtigungen, Berichte und vieles mehr steuern.
Dieser Artikel behandelt die Konfiguration von Gruppen - manuell oder automatisch - einschließlich der Zuweisung oder Entfernung von Benutzern aus Gruppen, der Verwaltung der Gruppeneigentum, der Zuweisung von Benutzern über CSV und der Aktivierung oder Deaktivierung von Gruppen. Sie erfahren, wie Sie Eignungsbedingungen definieren, Automatisierungen mit manuellen Änderungen außer Kraft setzen, deaktivierte Benutzer behandeln und verstehen, wie das System die Gruppenmitgliedschaft aktualisiert.
Manuelle und automatische Gruppen
Sie können zwei Arten von Gruppen konfigurieren:
Manuelle Gruppen werden durch manuelles Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern erstellt. Sie eignen sich am besten für kleinere oder statische Benutzersätze, die keine gemeinsamen Attribute in ihren Profilen haben. Alle Änderungen an den Mitgliedschaften müssen von einem Administrator vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Manuelle Gruppen.
Automatische Gruppen werden aufgrund der von den Administratoren definierten Regeln dynamisch aufgefüllt. Benutzer werden automatisch in die Gruppe aufgenommen oder daraus entfernt, wenn sich ihre Daten ändern. Die Bedingungen können auf dem Einschreibungsstatus in bestimmten Kursen, der Zugehörigkeit zu bestimmten Zweigen oder manuellen Gruppen oder den Werten bestimmter Benutzerprofilfelder basieren. Automatische Gruppen sind ideal für die Verwaltung großer oder sich ändernder Benutzergruppen und ermöglichen Ihnen eine effiziente Skalierung der Gruppenverwaltung.
Bitte beachten: Um die Flexibilität zu erhöhen, können Administratoren einer automatischen Gruppe auch manuell Benutzer zuweisen und so die Eignungsregeln umgehen.
- Solche Benutzer bleiben in der Gruppe (unabhängig von der Eignung), solange sie manuell zugewiesen sind.
- Sie können auch die manuelle Zuweisung entfernen. In diesem Fall werden diese Benutzer entweder von der Gruppe entfernt (wenn sie noch nicht dafür geeignet sind) oder in der Gruppe verbleiben (wenn sie nun die Eignungsbedingungen erfüllen), in Übereinstimmung mit der automatischen Zuweisungslogik.
→ Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Manuell zugewiesene Benutzer in automatischen Gruppen.
Anwendungsfall-Szenario
Wenn Ihr Unternehmen ein dynamisches und kundenspezifisches Erlebnis für seine verschiedenen Arten von Benutzern anbieten möchte, müssen Sie bestimmte Benutzersegmente in der Plattform identifizieren, um eine Zielgruppe für verschiedene Aktionen zu erreichen, z.B. Kurseinschreibung, Sichtbarkeit von Kurskatalogen, Seiten und Menüs, Berichterstellung und Sendung von Benachrichtigungen.
Um bestimmte Benutzersegmente zu identifizieren, können Sie mehrere verschiedene zusätzliche Benutzerfelder konfigurieren, die wichtige Benutzerattribute erfassen. Diese Felder können Informationen wie Berufsbezeichnung, Einstellungsdatum, Abteilung, Standort, Manager, Produkt, Mitarbeiterstatus oder irgendetwas anderes enthalten, was sich möglicherweise lohnt, innerhalb der Plattform zu verfolgen.
Mit diesen für jeden Benutzer verfolgten Attributen können Sie Gruppen mit automatischer Zuweisung einrichten, um den Prozess der Identifizierung eines Benutzersegments zu automatisieren. Sie können weitreichende Gruppen einrichten, die jeweils nur eine Regel enthalten (z.B. die Gruppe "Vertrieb" soll alle Personen enthalten, deren Berufsbezeichnung das Wort "Vertrieb" enthält), sowie begrenzte Gruppen mit mehreren Regeln (z.B.: Die Gruppe "Neueinstellungen im Vertriebsteam Los Angeles" soll alle Benutzer enthalten, deren Standort Los Angeles ist, deren Stellenbezeichnung "Vertrieb" ist und deren Einstellungsdatum nach dem Datum x liegt). Durch das Erstellen mehrerer Gruppen können Sie problemlos verschiedene Benutzersegmente für den Einsatz in der Plattform ansprechen.
Erstellen von Gruppen
Um eine neue Gruppe zu erstellen, melden Sie sich als Superadmin bei der Plattform an und greifen Sie über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform auf das Admin-Menü zu. Drücken Sie im Admin-Menü auf das Element Gruppen im Abschnitt E-Learning.
Drücken Sie auf der Hauptseite Gruppen auf das Plus-Zeichen in der oberen rechten Ecke. Weisen Sie der Gruppe im rechten Bedienfeld Neue Gruppe einen Namen und optional eine Beschreibung zu. Wählen Sie dann die Richtlinie für den Gruppenpopulationsprozess (entweder manuell oder automatisch) und klicken Sie auf Erstellen und Bearbeiten.
Fahren Sie mit der Gruppenkonfiguration fort, wie in den folgenden Kapiteln erläutert wird.
Manuelle Gruppen
Wenn Sie eine manuelle Gruppe erstellen, landen Sie nach Festlegung des Gruppennamens und der Beschreibung auf der Seite Eigenschaften der Gruppe. Sie können den Gruppennamen und die Beschreibung jederzeit im Bereich Allgemein bearbeiten, und Superadmins können auch das Gruppeneigentum im Abschnitt Optionen ändern (diese Option ist nicht für Power User verfügbar).
Wechseln Sie zur Registerkarte Benutzer und klicken Sie auf Benutzer zuweisen in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie nun aus, ob Sie die Gruppe durch die Auswahl einzelner Benutzer, durch das Kopieren von Benutzern, die bereits anderen Gruppen zugewiesen sind, oder durch das Kopieren von Benutzern aus einem Zweig auffüllen möchten.
Sie können den Vorgang der Gruppenauffüllung mehrmals wiederholen und dabei verschiedene Optionen verwenden.
Sobald Benutzer zur Gruppe hinzugefügt wurden, werden sie auf der Registerkarte Benutzer der Hauptseite der Gruppe aufgelistet. Um einen Benutzer aus der Gruppe zu entfernen, fahren Sie mit der Maus über das Ende der Benutzerzeile, klicken Sie auf das Ellipsenmenü und wählen Sie Entfernen aus.
Um mehrere Benutzer gleichzeitig aus der Gruppe zu entfernen, wählen Sie diese aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzernamen markieren, dann klicken Sie unten rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Aktion auswählen und wählen Sie Entfernen aus.
Es ist möglich, die Benutzerliste im CSV-Format zu exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche Benutzerliste als CSV exportieren in der oberen rechten Ecke klicken.
Bitte beachten! Ein Benutzer kann mehr als einer Gruppe zugewiesen werden. Benutzer einer Gruppe können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.
Automatische Gruppen
Automatische Gruppen ermöglichen die Erstellung dynamischer Gruppen, die anhand einer oder mehreren Bedingungen mit Benutzern gefüllt werden. Mit diesen Automatisierungen werden Benutzer auch automatisch von automatischen Gruppen entfernt, wenn sie nicht mehr die Bedingungen für deren Population erfüllen.
Wenn Sie eine automatische Gruppe erstellen, landen Sie nach Festlegung des Gruppennamens und der Beschreibung auf der Seite Eigenschaften der Gruppe. Sie können den Gruppennamen und die Beschreibung jederzeit im Bereich Allgemein bearbeiten.
Optionen
Im Abschnitt Optionen können Sie festlegen, ob deaktivierte Benutzer aus der Gruppe zu entfernen (nur, wenn diese aufgrund einer automatischen Bedingung in die Gruppe aufgenommen wurden). Wenn Sie dieses Kontrollkästchen auswählen, werden Benutzer, deren Status als deaktiviert gilt, bei der automatischen Auffüllung der Gruppe nicht berücksichtigt. Dies bedeutet, dass:
- nur aktivierte Benutzer (die die Eignungsbedingungen erfüllen) automatisch in die Gruppe aufgenommen werden
- vorher automatisch in die Gruppe aufgenommene Benutzer entfernt werden, sobald sie deaktiviert sind.
Beachten Sie, dass dies nur für automatisch hinzugefügte Benutzer gilt. Sie können weiterhin deaktivierte Benutzer manuell hinzufügen, wie im Kapitel Manuelle Verwaltung automatischer Gruppen dieses Artikels beschrieben.
Bitte beachten: Die Option Deaktivierte Benutzer aus der Gruppe entfernen berücksichtigt nur, ob ein Benutzer aktiviert oder deaktiviert ist. Dabei wird der Ablauf nicht berücksichtigt, da dieser vom Aktivierungsstatus unabhängig ist. Abgelaufene Benutzer behalten ihren zum Zeitpunkt des Ablaufs bestehenden Aktivierungsstatus (aktiviert/deaktiviert). Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu den Status der Benutzerkonten.
Außerdem können Superadmins im Abschnitt Optionen das Gruppeneigentum ändern (diese Option ist für Power User nicht verfügbar).
Eignungsbedingungen
Wechseln Sie zum Bereich Eignung, um die Bedingungen für die automatische Population der Gruppe zu erstellen. Benutzer werden abhängig von den von Ihnen konfigurierten Bedingungen automatisch zur Gruppe hinzugefügt oder daraus entfernt.
Um die automatische Verwaltung der Gruppe zu ermöglichen, werden Bedingungen in Sätzen gruppiert. Sie können bis zu 50 Bedingungssätze definieren. Jeder Satz kann bis zu 10 Bedingungen enthalten.
Legen Sie für jeden Satz fest, ob der Benutzer für die Aufnahme in die Gruppe all deren Bedingungen erfüllen soll oder mindestens eine davon. Wenn Sie mit mehreren Sätzen arbeiten, können Sie auch festlegen, ob alle oder mindestens einer von ihnen erfüllt werden muss, damit Benutzer zur Gruppe hinzugefügt werden.
Fügen Sie einen neuen Satz hinzu, indem Sie auf Neuer Satz klicken.
Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Bedingung und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
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Einschreibungsstatusbasierte Bedingung Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe abhängig von ihrem Status in einem Kurs zuzuweisen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise alle Benutzer, die den Einführungskurs zur Kundenbetreuung abgeschlossen haben, in die Gruppe Kundenbetreuung aufnehmen. Erfahren Sie mehr über das Einschreiben von Benutzern in Kurse. |
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Zweigbasierte Bedingung Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe abhängig vom Zweig, zu dem sie gehören, zuzuweisen. Wenn mehrere Zweige ausgewählt sind, kann der Benutzer irgendeinem der enthaltenen Zweige angehören, um die Eignung für die Gruppe zu erfüllen. Wenn der ausgewählte Zweig Unterzweige enthält, werden diese standardmäßig nicht ausgewählt. Schließen Sie alle Unterzweige in die Regel ein, indem Sie zweimal auf das Kontrollkästchen neben dem Zweignamen klicken, oder wählen Sie sie einzeln aus, indem Sie auf den Pfeil am Ende der Zweigzeile klicken und Ihre Auswahl treffen. |
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Manuelle Gruppenbasierte Bedingung Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer auf der Grundlage ihrer Zugehörigkeit zu einer manuellen Gruppe in automatische Gruppen aufzunehmen oder davon auszuschließen. Verwenden Sie das Dropdown-Menü Operator, um eine der folgenden Optionen auszuwählen, und wählen Sie dann die manuelle Gruppe von dem zweiten Dropdown-Menü aus:
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Zusätzliche Benutzerfelderbasierte Bedingung Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe abhängig vom Wert eines zusätzlichen Benutzerfeldes zuzuweisen. Wenn Sie diese Bedingung auswählen, benutzen Sie das Dropdown-Menü, um das zusätzliche Benutzerfeld auszuwählen, und wählen Sie danach den Wert aus, der als Bedingung zur Aufnahme in die Gruppe verwendet wird. Die Art des Wertes und die Werte selbst sind von den Zusatzfeldereinstellungen abhängig.
Falls es mehr als 250 zusätzliche Benutzerfelder gibt, werden auf dem Dropdown-Menü nur die ersten 250 angezeigt bzw. können lediglich die ersten 250 ausgewählt werden. Wenn ein zusätzliches Benutzerfeld nicht auf dem Dropdown-Menü aufgelistet ist, tippen Sie dessen Namen, um es zu suchen, und wählen Sie es unter den vorgeschlagenen Ergebnissen aus. Bitte beachten Sie, dass das zusätzliche Benutzerfeld Fiskalcode zum Ausfüllen automatischer Gruppen nicht verfügbar ist. |
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Benutzerfeldbasierte Bedingung Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe basierend auf den Benutzerstandardfeldern zuzuweisen:
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Fügen Sie dem Satz die Bedingungen hinzu, dann legen Sie fest, ob alle oder mindestens eine davon erfüllt sein muss, um Benutzer in die Gruppe aufzunehmen, indem Sie entweder Alle Bedingungen müssen erfüllt werden oder Mindestens eine Bedingung muss erfüllt werden in der oberen rechten Ecke des Bedienfeldes Neue Bedingungen auswählen. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erstellung des Sätzes zu bestätigen.
Wiederholen Sie den Satzerstellungsvorgang, um verschiedene Sätze zu erstellen. Wenn Sie mehr als einen Bedingungssatz haben, wählen Sie über das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke des Bereichs Bedingungen verwalten aus, ob alle oder mindestens einer von ihnen erfüllt sein muss, um Benutzer in die Gruppe aufzunehmen.
Tipp: Wenn Sie mehrere Sätze haben, können Sie in der oberen rechten Ecke wählen, ob Alle Sätze oder Mindestens einer der Sätze erfüllt werden müssen, um einen Benutzer in die Gruppe aufzunehmen. Innerhalb der einzelnen Sätze können Sie dann wählen, ob Alle Bedingungen oder Mindestens eine Bedingung erfüllt werden müssen, um den Satz zu erfüllen.
Nachdem Sie alle Bedingungssätze konfiguriert haben, klicken Sie auf Änderungen speichern, um die automatische Population der Gruppe zu starten. Benutzer werden in die Gruppe aufgenommen, sobald sie die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllen, und werden auf der Registerkarte Benutzer aufgelistet. Ihre Zuweisungsmethode wird auf Automatisch eingestellt. Denken Sie daran, dass der Vorgang zur automatischen Population auch deaktivierte Benutzer betrachtet, es sei denn, Sie wählen die Option Deaktivierte Benutzer aus der Gruppe entfernen im Abschnitt Optionen aus.
Nachdem die Gruppe zum ersten Mal gefüllt wurde, überwacht der Vorgang zur automatischen Population die Plattformereignisse ständig, um die Gruppenpopulation ausgerichtet zu halten.
Sie können Ihre Bedingungssätze jederzeit bearbeiten oder entfernen, indem Sie die Maus über die obere rechte Ecke des Satzes bewegen, auf das Ellipsensymbol klicken und Bearbeiten oder Löschen auswählen. Die Gruppenpopulation wird jedes Mal von Grund auf neu berechnet, wenn Sie eine der von Ihnen konfigurierten Bedingungen bearbeiten oder löschen.
Verzögerung bei der Neuberechnung von Gruppen
Wenn die Regeln für die Mitgliedschaft in einer automatischen Gruppe geändert oder die für diese Regeln relevanten Benutzerdaten aktualisiert werden, muss das System die Gruppenmitglieder neu berechnen. Beachten Sie bitte, dass dieser Neuberechnungsprozess erhebliche Systemressourcen in Anspruch nehmen kann und im Hintergrund (asynchron) durchgeführt wird. Daher werden Mitglieder nicht sofort aktualisiert.
- Die für die vollständige Gruppenpopulation benötigte Zeit hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter: die Anzahl der betroffenen Benutzer, die Art der konfigurierten Eignungsbedingungen, die Anzahl der Gruppen und Zweige, alle für die Gruppe festgelegten automatischen Einschreibungsregeln sowie die anderen laufenden Plattformaktivitäten.
- Unter normalen Umständen werden Gruppenaktualisierungen in einem Zeitraum von zwischen 0 und 15 Minuten durchgeführt, je nach Komplexität der Neuberechnung.
- Gelegentlich können wir langsamere Ausführungen feststellen. Wenn das passiert, wird das interne SRE-Team benachrichtigt, das dann diese Fälle überprüft. Signifikante Verlangsamungen in der Ausführung werden auf der Docebo-Statusseite mitgeteilt, während wir an ihrer Behebung arbeiten.
Sichtbarkeit der Eignungsbedingungen für Power User
Wenn ein Power User die Bedingungen einer Gruppe bearbeitet oder löscht, an der ihm nicht zugewiesene Ressourcen beteiligt sind (z. B. eine manuelle Gruppe), kann er diese nicht wiederherstellen, da er keine Einsicht in die an der Bedingung beteiligten Ressourcen hat.
Verlauf der Gruppeneignungsbedingungen
Auf der Registerkarte Verlauf werden die letzten 10 Versionen der Gruppeneignungsbedingungen gespeichert, während andere Gruppenänderungen, einschließlich Eigentumsübertragungen, keine neuen Versionen erstellen. Power User können die Registerkarte Verlauf nur dann sehen, wenn sie Besitzer der Gruppe sind, sie können jedoch keine Details zu den vorherigen Gruppenbesitzern (falls vorhanden) sehen.
Bitte beachten Sie, dass Sie nicht zu früheren Versionen zurückkehren können. Wenn Sie Ihre Änderungen rückgängig machen möchten, müssen Sie Ihre Sätze manuell neu konfigurieren.
Manuell zugewiesene Benutzer in automatischen Gruppen
Automatische Gruppen werden automatisch mit Benutzern, die den von ihnen konfigurierten Eignungsregeln entsprechen, aufgefüllt.
→ In der Benutzerliste der Gruppe sehen Sie die Zuweisungsmethode für diese Benutzer als Automatisch.
Sie haben jedoch darüber hinaus die Möglichkeit, Benutzer manuell hinzuzufügen, die den Eignungsbedingungen der Gruppe nicht entsprechen. Dies geschieht auf die gleiche Weise, wie Sie Benutzer zu einer manuellen Gruppe hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer zuweisen in der oberen rechten Ecke und wählen Sie, ob Sie Benutzer einzeln oder auf der Grundlage einer Zweigen- oder Gruppenzugehörigkeit hinzufügen möchten.
→ Bei auf dieser Weise hinzugefügten Benutzern erscheint die Zuweisungsmethode in der Benutzerliste der Gruppe als Manuell.
Automatisch zugewiesene Benutzer verbleiben in der Gruppe, solange sie den Eignungsbedingungen entsprechen. Andernfalls werden sie von der Gruppe entfernt.
Manuell zugewiesene Benutzer werden unabhängig von den Eignungsregeln in die Gruppe aufgenommen und somit darin verbleiben, solange ihre Zuweisungsmethode manuell bleibt.
Sie können die folgenden Aktionen aus dem Ellipsenmenü verwenden:
- Bei automatisch zugewiesenen Benutzern schaltet die Option Zur manuellen Zuweisung wechseln ihre Zuweisung auf Manuell zugewiesen um. Das bedeutet, dass sie auch dann in der Gruppe verbleiben, wenn sie die Voraussetzungen für deren Auffüllung nicht mehr erfüllen.
- Bei manuell zugewiesenen Benutzern entfernt die Option Manuelle Zuweisung entfernen den jeweiligen Benutzer aus der Gruppe.
Hinweis: Der Benutzer bleibt außerhalb der Gruppe, wenn er nicht dafür geeignet ist, aber wenn er die Eignungskriterien erfüllt, wird er wieder als automatisch zugewiesen hinzugefügt.
Um die Aktionen Zur manuellen Zuweisung wechseln oder Manuelle Zuweisung entfernen für mehrere Benutzer gleichzeitig durchzuführen, wählen Sie die Kontrollkästchen neben deren Namen aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Aktion auswählen, um die entsprechende Option auszuwählen.
Manueller Ausschluss eines Benutzers aus einer automatischen Gruppe
Obwohl Sie die Aufnahme eines Benutzers in eine automatische Gruppe durch manuelle Zuweisung erzwingen können, können Sie den Ausschluss (die Entfernung) eines Benutzers nicht manuell erzwingen.
- Erfüllt ein Benutzer die Eignungsbedingungen, wird er immer in die automatische Gruppe aufgenommen.
Die einzige Möglichkeit, einen Benutzer manuell aus einer automatischen Gruppe auszuschließen, besteht darin, die Daten des Benutzers so zu bearbeiten, dass er die Eignungsbedingungen nicht mehr erfüllt.
Prüfen Sie dazu die verschiedenen Eignungsbedingungen für die Gruppe sorgfältig und stellen Sie fest, ob Sie eine Änderung an den Benutzerdaten (beispielsweise an einem Benutzerfeld, an einem zusätzlichen Benutzerfeld, an dem Einschreibungsstatus oder an der Zugehörigkeit zu einer Gruppe/einem Zweig) vornehmen können, die zum Ausschluss des Benutzers führt. Denken Sie daran, dass bei der Einstellung „Alle Bedingungen müssen erfüllt werden“ nur eine einzige Datenänderung erforderlich ist, damit der Benutzer nicht mehr passt, während die Einstellung „Mindestens eine“ schwieriger zu erreichen sein kann.
Wichtig: Änderungen am Profil, am Kursstatus, an der Gruppen-/Zweigenzugehörigkeit oder an anderen Daten eines Benutzers können sich auf die Erfahrung und die Berichterstattung auf der Plattform auswirken. Prüfen Sie die allgemeinen Auswirkungen, bevor Sie Aktualisierungen vornehmen.
Verwalten des Gruppenaktivierungsstatus
Wenn eine Gruppe erstellt wird, ist ihr Status standardmäßig inaktiv. Wenn eine Gruppe inaktiv ist, befindet sie sich im Entwurfsstatus, so dass Sie sie sicher erstellen und bearbeiten können, ohne dass Aktionen und unerwünschte Auswirkungen ausgelöst werden, während sie auf der gesamten Plattform sichtbar bleibt. Während sie inaktiv ist, fungiert die Gruppe als Container ohne tatsächliche Benutzerzuweisungen oder Auswirkungen auf die Plattform, und es werden keine tatsächlichen Aktionen ausgeführt.
Gruppenbesitzer (d. h. Power User mit Anzeige- und entweder Bearbeitungs- oder Erstellungsberechtigungen für Gruppen) und Superadmins können das Optionsfeld Status in der Fußzeile der Gruppe verwenden, um den Gruppenstatus in Aktiv zu ändern und die Gruppe somit auf der Plattform live zu veröffentlichen bzw. betriebsbereit zu machen, und können die Gruppe jederzeit wieder in Inaktiv setzen, um Wartungsarbeiten oder Änderungen vorzunehmen, ohne dass sich dies unmittelbar auf die Gruppenpopulation auswirkt oder damit verbundene Aktionen ausgelöst werden.
Alternativ können Sie den Gruppenstatus auch direkt auf der Seite Gruppen ändern, indem Sie die Optionsschaltfläche in der Spalte Status verwenden.
Bitte beachten! Wenn eine Gruppe inaktiv ist, wird die Anzahl der auf der Spalte Gruppenbenutzer der Gruppen-Hauptseite angezeigten Benutzer auf Null gesetzt.
Hier folgt eine Liste der Auswirkungen, wenn Sie Gruppen aktiv oder inaktiv machen:
| Entität | Inaktive Gruppe | Inaktive Gruppe wird aktiviert | Aktive Gruppe wird deaktiviert |
|---|---|---|---|
| Benutzer | Die Registerkarte Benutzer ist für die Power User, die keine Gruppenbesitzer sind, leer. |
Die Zuweisung der Benutzer zur Gruppe wird zwar aufgehoben, aber Superadmins und die Gruppenbesitzer können die manuell zur Gruppe hinzugefügten Benutzer auf der Registerkarte Benutzer der Gruppe in der Vorschau anzeigen. Wenn die Eignungsregeln beibehalten werden, werden die zuvor der Gruppe zugewiesenen Benutzer erneut der Gruppe zugewiesen. Wenn die Eignungsregeln geändert werden, wird die Gruppenauffüllung neu berechnet. |
|
| Power User | Sie können die Gruppe den Power Usern als Ressource zuweisen, aber ihre Benutzer werden erst dann als Ressourcen zugewiesen, wenn die Gruppe aktiviert ist. | Wenn die Gruppe eine der Ressourcen der Power User ist, werden die Gruppenbenutzer den Power Usern als Ressourcen zugewiesen. | Die Gruppe bleibt als eine der Ressourcen der Power User zugewiesen, und diese sehen sie weiterhin auf der Seite Gruppen, jedoch werden die ihnen über die Gruppe zugewiesenen Benutzer von deren zugewiesenen Ressourcen entfernt. |
| Einschreibungsregeln | Die an die Gruppe gebundenen Einschreibungsregeln werden nicht ausgelöst, da die Zuweisung der Benutzer zur Gruppe aufgehoben ist. | Die an die Gruppe gebundenen Einschreibungsregeln werden ausgelöst. | Die Benutzer behalten ihre Einschreibungen in die Kurse und Lernpläne, in die sie durch Einschreibungsregeln eingeschrieben wurden, während die Gruppe aktiv war. |
| Automatisierungsregeln | Die an die Gruppe gebundenen Automatisierungsregeln werden nicht ausgelöst, da die Zuweisung der Benutzer zur Gruppe aufgehoben ist. | Die an die Gruppe gebundenen Automatisierungsregeln werden ausgelöst. | |
| Sichtbarkeit über die der Gruppe zugewiesenen Kataloge, Kanäle, Pakete, Menüs und Seiten. | Die Benutzer haben keine Sichtbarkeit über diese Entitäten. | Die Benutzer erhalten Sichtbarkeit über diese Entitäten. | Die Benutzer verlieren die Sichtbarkeit über diese Entitäten. |
| Benachrichtigungen | Sie können weiterhin Benachrichtigungen für die Gruppe konfigurieren, aber neue und bestehende Benachrichtigungen für die Benutzer, die der Gruppe angehören, werden nicht ausgelöst. | Die an die Gruppe gezielten Benachrichtigungen oder die Benachrichtigungen in Bezug auf die Gruppe werden ausgelöst. | Die an die Gruppe gezielten Benachrichtigungen oder die Benachrichtigungen in Bezug auf die Gruppe werden nicht ausgelöst. |
| Audit-Trail-Ereignisse | Audit-Trail-Ereignisse werden protokolliert. | Audit-Trail-Ereignisse werden protokolliert. | Audit-Trail-Ereignisse werden protokolliert. |
Verwalten von Gruppen
Auf der Hauptseite Gruppen können Sie sowohl manuelle als auch automatische Gruppen verwalten. Gruppen können nur einzeln verwaltet werden, die Option zum Ausführen derselben Aktion für eine Auswahl von Gruppen steht nicht zur Verfügung.
Verwenden Sie die Optionsschaltfläche Status, um den Gruppenstatus von aktiv zu inaktiv und umgekehrt zu ändern.
Klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der jeweiligen Gruppenzeile, um die Gruppe zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen.
Wenn Sie eine manuelle Gruppe duplizieren, können Sie festlegen, ob die Benutzer der Quellgruppe als Benutzer der neuen Gruppe kopiert werden sollen.
Wenn Sie eine automatische Gruppe duplizieren, werden Benutzer zwar nicht kopiert, aber durch Auswahl der Option zur Verwendung derselben Berechtigungsbedingungen werden die Regeln erneut verarbeitet, um die neue Gruppe zu füllen. Optional können Sie auch die manuell hinzugefügten Benutzer kopieren.
Verwalten des Gruppeneigentums
Der Benutzer, der eine Gruppe erstellt, ist der Gruppenbesitzer und auch für die Verwaltung der Gruppe verantwortlich. Der Name des Gruppenbesitzers wird nur den Superadmins angezeigt, und zwar im Bereich Gruppeneigentum im Abschnitt Optionen der Registerkarte Eigenschaften. Power User sehen das Feld Gruppeneigentum nicht, auch wenn sie die Gruppenbesitzer sind, und können daher den Gruppenbesitzer nicht ändern.
Es ist nicht zwingend erforderlich, dass eine Gruppe einen Besitzer hat. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt ist, fällt das Gruppeneigentum an die Superadmins der Plattform zurück.
Superadmins können das Gruppeneigentum ändern, indem Sie auf die X-Schaltfläche am Ende des Feldes Besitzer klicken und einen Superadmin oder Power User auswählen.
Superadmins haben volle Sichtbarkeit und Bedienbarkeit für alle Gruppen. Wenn Sie stattdessen einem Power User das Gruppeneigentum mit der Berechtigung Gruppen / Bearbeiten zuweisen:
- Weist die Plattform die Gruppe (und damit die zu diesem Zeitpunkt zugehörigen Benutzer) dem neuen Besitzer automatisch als Ressource zu und entfernt sie vom vorherigen Besitzer, es sei denn, Sie aktivieren während des Übertragungsvorgangs das Kontrollkästchen Gruppe auch für den vorherigen Besitzer als Ressource behalten. Bitte beachten Sie, dass, wenn die Gruppe inaktiv ist, der neue Besitzer vor der Aktivierung und der effektiven Ressourcenzuweisung Einsicht in ihre Benutzer hat.
- Wenn der neue Besitzer mehr zugewiesene Benutzer hat als der vorherige, wird die Population der automatischen Gruppe auf der Grundlage der zugewiesenen Benutzer des neuen Besitzers und der Gruppenzulassungsregeln neu berechnet. Die Population der manuellen Gruppen wird dagegen nicht neu berechnet.
- Wenn ein Superadmin die Gruppenzulassungsregeln aktualisiert, nachdem er einen Power User als Besitzer festgelegt hat, werden die Änderungen immer auf der Grundlage der dem Power User derzeit zugewiesenen Benutzer angewendet, nicht entsprechend der Sichtbarkeit des Superadmins.
Exportieren der Gruppenmitgliederliste
Sowohl bei manuellen als auch bei automatischen Gruppen ist es möglich, die Liste der Gruppenmitglieder zu exportieren. Rufen Sie dazu die Konfigurationsseite der gewünschten Gruppe auf und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Benutzerliste als CSV exportieren in der oberen rechten Ecke.
Der Export enthält immer die Liste der Benutzer, die derzeit auf der Registerkarte Benutzer angezeigt werden, auch wenn die Gruppe inaktiv ist und die angezeigte Liste nicht die tatsächliche Gruppenpopulation widerspiegelt, da die Aktivierung der letzten Änderungen noch aussteht.
Zuweisen von Benutzern zu Gruppen über CSV-Dateien
Als Superadmin können Sie Benutzer mithilfe von CSV-Dateien entweder einer manuellen oder einer automatischen Gruppe zuweisen. Klicken Sie dazu auf der Gruppenverwaltungsseite auf den Gruppennamen und dann auf die Schaltfläche Gruppenzuweisungen über CSV verwalten in der oberen rechten Ecke der Seite.
Auf der rechten Seite der Seite wird ein Slideout-Bedienfeld für das Hochladen der CSV-Datei geöffnet. Zum erfolgreichen Hochladen ist es wichtig, eine richtig formatierte CSV-Datei zu erstellen. Klicken Sie auf CSV-Beispiel herunterladen, um ein Beispiel für die Dateiformatierung zu erhalten. Sobald Ihre Datei fertig ist, ziehen Sie sie entweder per Drag-and-Drop in den Hochladebereich des Slideout-Bedienfelds oder klicken Sie auf den Hochladebereich, um die Datei zu finden. Bitte beachten Sie, dass die maximale Dateigröße für CSV-Dateien 3 MB beträgt.
Drücken Sie nach dem Hochladen der Datei auf den Titel Erweiterte Einstellungen, um zusätzliche Optionen zu konfigurieren. Das System ist so konfiguriert, dass es automatisch den Feldtrenner erfasst, der benötigt wird, um die Informationen nach Spalten zu organisieren. Die Informationen können je nach Bedarf durch Komma, Semikolon oder manuell unterteilt werden.
Markieren Sie die Option, die erste Zeile als Kopfzeile zu betrachten, wenn dies zu Ihrem CSV-Dateiformat passt, und wählen Sie den Dateizeichensatz aus dem Dropdown-Menü aus. Wir empfehlen den standardmäßigen UTF-8-Zeichensatz. Bitte denken Sie daran, Anführungszeichen zu verwenden, um den Textinhalt abzugrenzen. Drücken Sie auf Bestätigen, um Ihre CSV-Datei hochzuladen.
Das System verarbeitet dann Ihre CSV-Datei. Sobald es fertig ist, werden Sie zur Seite für die Feldzuweisung weitergeleitet. Im Abschnitt Profile können Sie ein voreingestelltes Profil aus dem Dropdown-Menü auswählen, um diesem CSV-Import eine vorherige Zuweisungskonfiguration zuzuweisen. Drücken Sie die Schaltfläche Aktuelle Voreinstellung überschreiben, wenn Sie Änderungen an der aktuellen Voreinstellung speichern möchten. Darüber hinaus können Sie die Spalten manuell Plattformfeldern zuweisen (mehr dazu im folgenden Abschnitt) und dann die Konfiguration speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Diese Voreinstellung als neu speichern klicken. Geben Sie im Pop-Up-Fenster einen Namen für die Voreinstellung ein und drücken Sie dann auf Speichern.
Ziehen Sie im Abschnitt Vorschau die Felder im Abschnitt Docebo-Felder auf der linken Seite per Drag-and-Drop, um die Felder mit den Spaltennamen Ihrer CSV-Datei abzugleichen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Benutzer zuweisen unten auf der Seite. Bestätigen Sie die Informationen in der Pop-Up-Meldung, die angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Benutzer zuweisen.
Die Zuweisung wird mit einem Hintergrundjob durchgeführt. Bei Fehlern wird eine Fehlerdatei zum Herunterladen bereitgestellt. Um diese Datei zu finden, rufen Sie das Admin-Menü auf und wählen Sie dann das Element Hintergrundjobs. Suchen Sie den Job in der Liste, um die Datei herunterzuladen.
Die importierten Benutzer werden auf der Registerkarte Benutzer der Gruppe aufgelistet. Ihre Zuweisungsmethode wird auf Manuell eingestellt.
Tipps und Tricks
Ziehen Sie in Erwägung, die Benachrichtigung Benutzer ist einer Gruppe beigetreten für Benutzer zu konfigurieren, um sie darüber zu informieren, dass sie einer Gruppe hinzugefügt wurden. Die Benachrichtigung kann als Begrüßungsnachricht dienen oder Sie können sie nutzen, um spezifische Informationen oder Anweisungen bezüglich der Gruppe selbst zu geben. Die Benachrichtigung funktioniert sowohl für manuelle als auch für automatische Gruppen.