Introduzione
Per integrare Docebo con Salesforce è necessaria una procedura di installazione, una configurazione iniziale e infine una sincronizzazione dei dati. Dopo questa prima fase, i dati sono sincronizzati automaticamente su base giornaliera, oppure solo quando necessario, in base alle proprie necessità.
Questo articolo è una guida alla procedura di installazione, e fornisce tutte le informazioni necessarie relative ai pre-requisiti generali e di sicurezza dell'integrazione.
Ricordiamo che le immagini e i video mostrati negli articoli della Knowledge Base di Docebo relativi a Salesforce mostrano l'esperienza Lightning.
Note di Pre-Installazione
Informazioni essenziali da conoscere prima di procedere con l'installazione dell'app Salesforce in Docebo:
- L'app Salesforce potrebbe non essere inclusa in tutti i piani Docebo. Si consiglia di contattare il proprio Account Manager Docebo per verificare la disponibilità e i relativi costi in base al proprio abbonamento.
- È fondamentale che il Superadmin incaricato dell'installazione di Salesforce in Docebo possieda un nome utente identico a quello dell'Amministratore di Sistema Salesforce utilizzato per l'accesso all'ambiente Salesforce. I nomi utente devono corrispondere in entrambi i sistemi. Si ricorda che un'organizzazione Salesforce può avere più Amministratori di Sistema: è necessario utilizzare l'Amministratore di Sistema specifico il cui nome utente corrisponde a quello del Superadmin Docebo. Nel caso in cui non sia possibile utilizzare lo stesso nome utente in entrambi i sistemi (ad esempio in scenari di Single Sign-On federato), si raccomanda di creare un utente Superadmin non federato in Docebo per completare l'installazione.
- Il profilo utente Admin che ha configurato l'integrazione, sia in Salesforce che in Docebo, non deve essere eliminato, declassato o disabilitato in alcun momento. La rimozione, il declassamento o la disabilitazione del profilo utente responsabile della configurazione dell'integrazione in uno dei due sistemi comprometterà il corretto funzionamento dell'integrazione stessa. Si consiglia di creare un utente dedicato all'installazione di Salesforce in entrambi i sistemi. L'utente Docebo deve essere un Superadmin attivo. L'utente Salesforce deve disporre dei permessi necessari per l'installazione e possedere un profilo conforme ai requisiti minimi di sicurezza, come illustrato nel capitolo Requisiti Minimi di Sicurezza per gli Utenti di questo articolo.
- Durante l'integrazione di Docebo con Salesforce, verranno creati nove oggetti personalizzati in Salesforce dedicati a Docebo. I dati contenuti in tali oggetti personalizzati saranno utilizzati per il provisioning degli utenti, la sincronizzazione e la generazione di report in Salesforce. Per ulteriori dettagli, si invita a consultare il documento Modello dati Salesforce V3.
- Quando Docebo è integrato in Salesforce, due schede specifiche saranno dedicate a Docebo all'interno di Salesforce. Una scheda è riservata ai Superadmin, mentre l'altra è destinata agli utenti. Tali schede sono denominate in base alla loro funzione: Docebo Admin e Docebo LMS.
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Attivare la App in Docebo
Attivare la app Salesforce come descritto nell'articolo della Knowledge Base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. La app si trova nella scheda Integrazione Software Terzi.
Attivare l'Installazione di Salesforce
Dopo l'attivazione della App di Salesforce, accedere al Menu di navigazione, identificare la sezione Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona a puzzle), e selezionare Salesforce. Nella pagina di Configurazione di Salesforce, inserire l'URL della propria org di Salesforce. Assicurarsi di inserire la barra finale (/) alla fine dell'URL di Salesforce, altrimenti la configurazione non funzionerà come previsto. Per recuperare l'URL della propria org, connettersi al proprio developer account, cliccare l'icona Imposta in alto a destra, identificare la sezione Impostazioni nel menu laterale sinistro, selezionare Impostazioni Società e infine Dominio personale. Se il nome del dominio è già configurato, sarà mostrato nel campo Il proprio nome di dominio è. Se non si possiede un nome del dominio, consigliamo di crearne uno.
È possibile utilizzare il nome del dominio attribuito automaticamente da Salesforce alla propria org (visualizzato nel browser), ma consigliamo vivamente di personalizzarlo. Sebbene sia poco frequente riscontrare problemi durante l'integrazione (e nel caso in cui succedesse, Docebo riuscirebbe comunque ad identificare l'org), personalizzare il nome del proprio dominio permette di risparmiare tempo nel processo di risoluzione del problema, in quanto Docebo sarà in grado di identificare la org semplicemente grazie al nome del dominio. Fare riferimento alla Knowledge Base di Salesforce per ulteriori informazioni sulla personalizzazione del dominio (si apre in una nuova scheda).
Inserire il nome di dominio nell'apposito campo presente nella pagina di configurazione di Salesforce e copiare la Secret key generata automaticamente dalla sua piattaforma. Verrà richiesto di inserire la Secret key successivamente, durante la procedura di attivazione dell'installazione di Salesforce. In alternativa, si può selezionare l'opzione Modalità Sandbox per collegare la sua integrazione all'organizzazione sandbox anziché all'organizzazione di produzione.
Attenzione:
- Qualora si utilizzi un ambiente sandbox e non venga selezionata l'opzione corrispondente, oppure qualora l'URL di Salesforce risulti errato, le viste elenco di Salesforce non saranno caricate durante la configurazione della sincronizzazione utente.
- Per verificare se il proprio ambiente Salesforce corrisponde a un'organizzazione di produzione o a una sandbox, è necessario connettersi all'organizzazione Salesforce, cliccare sull'icona Impostazioni e accedere a Impostazioni > Impostazioni aziendali > Il mio dominio. I dettagli del dominio visualizzati in questa pagina consentono di confermare il tipo di ambiente. Si tenga presente che i domini sandbox di Salesforce possono essere personalizzati; pertanto, il solo nome del dominio potrebbe non rappresentare un indicatore affidabile per identificare un ambiente sandbox.
Cliccare su Attiva. Si verrà quindi reindirizzati alla pagina di installazione del pacchetto Salesforce.
Suggerimento: il pulsante Attiva sarà disponibile solo dopo l'inserimento dell'URL della sua piattaforma Salesforce.
Una volta su Salesforce, selezionare i tipi di utenti per i quali desidera installare l'app Docebo (in caso di dubbi, selezioni Installa per tutti gli utenti) e verificare i componenti che verranno installati cliccando su Visualizza componenti nella sezione Dettagli aggiuntivi. Cliccare su Installa per procedere. Si noti che il nome e il numero di versione dell'app potrebbero differire da quelli indicati in questo articolo.
L'installazione proseguirà in background; un messaggio la informerà al termine della procedura. Cliccare su Fine per tornare alla sua organizzazione Salesforce. Qualora l'installazione richieda più tempo del previsto, si riceverà una notifica via email al completamento.
Finalizzare l'Installazione di Salesforce
Al completamento dell'installazione dell'app Docebo, è necessario procedere con la sua finalizzazione. Qualora non venisse effettuato un reindirizzamento automatico alla sezione Pacchetti installati, si prega di cliccare sull'icona Impostazioni situata nell'angolo superiore destro, accedere alla sezione Strumenti di piattaforma nel menu laterale sinistro, selezionare App e infine Pacchetti installati. È necessario verificare che Docebo sia presente nell'elenco della sezione Pacchetti installati della pagina. Per esaminare i componenti inclusi nel pacchetto Docebo appena installato, cliccare sul link Docebo sotto la voce Nome pacchetto e selezionare Visualizza componenti e Visualizza dipendenze.
Si raccomanda di configurare la visibilità di Docebo in Salesforce per gli utenti, affinché questi ultimi non possano auto-autorizzarsi per la connessione a Docebo, ma necessitino dell'autorizzazione da parte dell'amministratore. Nella medesima sezione Strumenti della piattaforma del menu laterale sinistro, selezionare App, quindi App connesse e infine Gestisci applicazioni connesse. Dalla lista delle app connesse, selezionare Docebo e cliccare su Modifica criteri. Impostare l'opzione Utenti con autorizzazioni su Gli utenti approvati dall'amministratore sono pre-autorizzati. Confermare cliccando su Salva. Nella pagina successiva, accedere alla lista correlata Profilo e definire i profili utente abilitati all'accesso alla piattaforma. Tale procedura garantisce che l’amministratore e gli altri utenti di Salesforce possano utilizzare l’applicazione.
Accedere ora alla pagina delle applicazioni, selezionare Docebo e inserire l'URL della propria piattaforma Docebo, assicurandosi che l'URL non abbia lo slash finale (/). Il formato dell'URL deve essere:
https://myplatform.docebosaas.comIncollare ora la Secret Key generata automaticamente dalla piattaforma. Al termine dell'installazione, la Secret Key sarà sempre disponibile nella scheda Settings della sezione Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona a puzzle) del Menu di navigazione. Spostarsi alla scheda Docebo e premere Attiva per completare il processo di installazione.
A questo punto, si sarà connessi alla app di Docebo in Salesforce con l'utente amministratore di Salesforce, che è anche il Superadmin di Docebo. Ora è possibile iniziare a configurare la sincronizzazione fra Salesforce e Docebo.
Accedere quindi al Menu di navigazione, identificare la sezione Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona a puzzle), e selezionare Salesforce. Al termine dell'installazione del pacchetto, la pagina di configurazione mostra cinque schede, ognuno per la gestione di un aspetto dell'integrazione. Ora è possibile iniziare a sincronizzare utenti, corsi e iscrizioni.
Configurare la Visibilità delle Schede
Se si prevede di utilizzare Docebo integrato in Salesforce, è necessario configurare la visibilità delle schede per gli utenti. Per maggiori informazioni, consultare Docebo Integrato in Salesforce.
Modificare l'URL della Salesforce Org
Sebbene sia possibile modificare l'URL dell'org di Salesforce, è bene considerare che per farlo è necessario reimpostare la configurazione seguendo le istruzioni del capitolo Eseguire il Reset della Configurazione di Salesforce e reinstallare Salesforce in Docebo.
Eseguire il Reset della Configurazione di Salesforce
Eseguire il reset della configurazione di Salesforce significa cancellare l’integrazione fra Docebo e Salesforce e i dati sincronizzati in Docebo, inclusi i campi aggiuntivi SFDC_ID e SFDC_type. Dopo il reset sarà possibile eseguire l’integrazione con un ambiente Salesforce diverso, o eseguire nuovamente l’integrazione in uso.
Per eseguire il reset della configurazione di Salesforce, accedere al Menu di navigazione, identificare la sezione Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona a puzzle), e selezionare Salesforce.
Spostarsi alla scheda Settings e cliccare Reset nell’area Reset. Confermare l’intenzione a procedere nella finestra pop-up e cliccare nuovamente Reset.
Attenzione: se si utilizzano le Community di Salesforce, è necessario disattivare tutte le pagine della Community che utilizzano componenti Docebo prima di procedere con il processo di disinstallazione del pacchetto Docebo in Salesforce.
Successivamente, accedere alla piattaforma Salesforce e selezionare l'icona Impostazioni situata nell'angolo superiore destro. All'interno del campo di ricerca Ricerca veloce, inserire il termine "pacchetti installati" e cliccare sul link corrispondente.
Nella pagina Pacchetti installati, selezionare Docebo e successivamente cliccare su Disintalla. In seguito, nella parte inferiore della pagina, selezionare il pulsante di opzione denominato Non salvare una copia dei dati di questo pacchetto dopo la disinstallazione e apporre un segno di spunta nella casella intitolata .
Consiglio: In questa fase potrebbe verificarsi un errore dovuto a dipendenze del pacchetto. In tal caso, la pagina di errore mostrerà un elenco delle dipendenze. Selezionare il primo elemento della lista e, nel menu che verrà visualizzato, cliccare su Disattiva.
Una volta disattivato, ritornare alla pagina Pacchetti installati e ripetere la procedura di disinstallazione.
Dopo alcuni minuti, quando il processo di disinstallazione sarà completato, il pacchetto Docebo non sarà più visibile nella sezione Pacchetti installati. Dopo aver aggiornato la pagina, il pacchetto sarà presente nella sezione Pacchetti disinstallati.
Requisiti Minimi di Sicurezza per gli Utenti
Al termine dell'installazione del pacchetto di Salesforce, il profilo dell'utente Salesforce dell'utente che ha eseguito l'installazione può essere depotenziato. Connettersi a Salesforce, nella sezione Amministrazione del menu di sinistra, selezionare Utenti e infine Profili. Identificare il profilo dell'utente e premere Modifica. Modificare il profilo secondo i requisiti minimi di sicurezza necessari all'utente per gestire l'integrazione fra Docebo e Salesforce, come descritto in seguito:
- I profili utente di Salesforce devono essere assegnati alla App Docebo e a qualsiasi altro componente del pacchetto Docebo
- Docebo deve essere selezionato nella sezione Accesso applicazione connessa
- Nella sezione Autorizzazioni amministrative, selezionare i seguenti permessi: Servizi Apex REST, API abilitata e Visualizza tutti gli utenti
- Nella sezione Autorizzazioni oggetto standard, assegnare l'accesso in Lettura agli oggetti Account e Contatti. È possibile definire i permessi Visualizza Tutto oltre al permesso di Lettura. Definendo solo i permessi di Lettura, il profilo utente sarà autorizzato a visualizzare solo un set di record, per via delle Regole di Condivisione configurate nella Org di Salesforce. Definendo invece i permessi di Lettura e Visualizza Tutto, il profilo utente avrà permessi di lettura per qualsiasi oggetto, indipendentemente dalle Regole di Condivisione configurare nella Org di Salesforce.
- Nella sezione Autorizzazioni oggetto personalizzato, assegnare i permessi Modifica Tutto per tutti gli oggetti del data model di SFDC v3