Vai al contenuto principale

Assistenza Docebo

Come possiamo aiutarti?

Sincronizzare gli Utenti da Salesforce a Docebo

Ultimo aggiornamento
Modulo Docebo
  • Integrations
Tempo di lettura
Livello utente
  • Administrators

Introduzione

Questo articolo è una guida alla configurazione della sincronizzazione di utenti, contatti e oggetti da Salesforce a Docebo. Il sistema master per i dati di utenti, contatti e oggetti è Salesforce. Questi dati sono sempre sincronizzati da Salesforce a Docebo, mai nel senso opposto.

Una volta terminata la sincronizzazione, gli utenti definiti in Salesforce saranno anche disponibili in Docebo, e potranno quindi connettersi e iniziare le loro esperienza formativa dopo la sincronizzazione dei dati dei corsi e delle iscrizioni. Questo significa che quando Docebo è incorporato in Salesforce, gli utenti non dovranno più connettersi a Docebo, e avranno un sistema di e-learning a completa disposizione direttamente nell'org di Salesforce.

Prima di eseguire il processo di sincronizzazione, è importante tenere presente che si potrebbero ricevere delle notifiche in piattaforma in seguito al processo di importazione. Potrebbe essere necessario creare, modificare o annullare la pubblicazione di alcune notifiche prima di eseguire la sincronizzazione, a seconda del risultato desiderato. Si noti che quanto detto si applica alle notifiche in piattaforma, ma non riguarda le notifiche del plugin di Salesforce. Ulteriori informazioni sulle notifiche legate al plugin di Salesforce.

L'integrazione di Salesforce ha una relazione uno-ad-uno con le piattaforme Docebo. Se non si dispone di un ambiente sandbox Docebo per i test, sarà necessario eseguire i test in produzione, con l'ambiente sandbox di Salesforce. Prima di procedere con l'integrazione dell'istanza di produzione di Salesforce, sarà necessario cancellare l'applicazione installata e ricominciare da capo. Lo stesso avviene se si dispone di un ambiente sandbox di Docebo, ma non di Salesforce. Al termine della fase di test sulla sandbox di Docebo, sarà necessario cancellare l'applicazione installata da Salesforce, e riconfigurare l'installazione dall'inizio.

È possibile configurare e lanciare il processo di sincronizzazione dopo l'installazione del pacchetto di Salesforce, sia da Salesforce che da Docebo. In Docebo, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio, identificare la sezione Salesforce e premere Gestione. Spostarsi alla scheda Sincronizzazione. 

La sezione Sincronizza Utenti di questa scheda permette di configurare e sincronizzare utenti, contatti e oggetti.

Configurare la Sincronizzazione Utenti da Salesforce a Docebo

L'unione dei contatti Salesforce con i dati degli utenti già definiti in Docebo, e l'unione dei dati utenti Docebo con i contatti Salesforce già esistenti non è supportata.

La sezione Sincronizza Utenti della scheda Synchronization è utilizzata per configurare la sincronizzazione utenti da Salesforce a Docebo. Iniziare selezionando i dati da sincronizzare da Salesforce a Docebo:

  • Utenti. Abilitare questa opzione per effettuare il provisioning degli utenti di Salesforce in Docebo. 
  • Contatti. Abilitare questa opzione per effettuare il provisioning dei Contatti della propria Org di Salesforce. 
  • Custom Object. Abilitare questa opzione per mappare i dati nei custom object come utenti di Docebo. È possibile selezionare ed importare un custom object alla volta.

Quando si configura la sincronizzazione utente, ricordare che l'integrazione di Docebo con Salesforce non gestisce gli account di Salesforce che contengono caratteri speciali nell'attributo name.

Configurare_la_sincronizzazione_utenti.gif

Premere Configura per procedere.

Configurare l'Import dei Dati

Indipendentemente dal tipo di sincronizzazione selezionata, è necessario mappare i campi utente prima di lanciare la sincronizzazione. La mappatura dei campi utente è necessaria per tutte le tipologie di dati che si desidera importare in piattaforma.

Generale

Nella scheda Generale, selezionare la Visualizzazione dal menu a tendina. Le visualizzazioni sono importate da Salesforce. Attenzione, non è possibile importare oggetti senza Visualizzazione, non saranno disponibili nel menu a tendina.

Dopo aver selezionato una Visualizzazione, spostarsi alla sezione Campi Standard e associare i campi elencati con i nomi dei campi utente Salesforce, selezionandoli dal menu a tendina. Username, email, nome e cognome sono campi obbligatori per la sincronizzazione e DEVONO essere mappati per procedere. Per mappare i campi non obbligatori, utilizzare la scheda Campi Aggiuntivi.

Sincronizzazione_utenti_tab_Generale.gif

Spostarsi ora alla scheda Opzioni per configurare l'import utilizzando le opzioni che seguono:

  • Modifica Password. Quando questa opzione è selezionata, gli utenti saranno forzati a cambiare la propria password al primo login in piattaforma.
  • Provisioning Utente SFDC. Abilitare questa opzione per consentire il provisioning automatico degli utenti Salesforce nella versione integrata di Docebo in Salesforce, se gli utenti non esistono. Questa opzione è disponibile per la sincronizzazione utenti, ma non per i contatti e per gli oggetti. Quando si seleziona questa opzione, gli username di Salesforce devono corrispondere agli username di Docebo, quindi i due campi devono essere mappati correttamente nel data mapper.
  • Aggiorna le Informazioni Utenti. Quando si seleziona questa opzione, i dati importati per gli utenti già esistenti in piattaforma sovrascriveranno i dati che sono diversi da quelli esistenti.
  • Sincronizzazione Incrementale. Utilizzare questa opzione per configurare il processo in modo da sincronizzare solo i dati aggiornati o modificati dall'ultima sincronizzazione. Quando questa opzione è selezionata, il processo di sincronizzazione sincronizzerà tutti i dati utente. La sincronizzazione incrementale monitora anche gli aggiornamenti  agli Account di Salesforce a cui appartiene il Contatto.
  • Provisioning Utente SAML/ Open ID Connect / Auth0. Utilizzare queste opzioni per attivare il provisioning degli utenti dai sistemi corrispondenti. Le opzioni visualizzate in questa sezione dipendono dai sistemi installati in piattaforma (anche se non configurati). Attenzione, il Just In Time Provisioning è disponibile solo per questi provider. Ulteriori informazioni riguardo la configurazione del provisioning degli utenti.

Premere Salva le Modifiche per confermare la configurazione. 

Organigramma

Spostarsi ora alla scheda Organigramma per configurare come gli utenti saranno assegnati ai rami una volta importati in Docebo.

Selezionare un Ramo di Destinazione in modo che gli utenti che non appartengono a nessun ramo siano assegnati a questo ramo di destinazione di default.
Il Ramo di Destinazione deve essere associato ad un codice ramo. Non è possibile selezionare Docebo come Ramo di Destinazione. Inoltre, se la piattaforma utilizza la stessa struttura rami utilizzata in Salesforce (stessi nomi dei rami), i rami già esistenti devono avere un Codice Ramo associato per una corretta sincronizzazione. Se si importa un utente, un contatto o un custom object il cui ramo non corrisponde a nessuno dei sotto-rami del ramo di default selezionato nella configurazione di Salesforce, l'utente/contatto/custom object sarà assegnato alla cartella del ramo di default selezionato nella configurazione di Salesforce. 

Nella sezione Opzione, selezionare Usa un Solo Ramo per assegnare gli utenti importati ad un unico ramo, definito nella sezione Ramo di Destinazione.

Selezionare l'opzione Usa la gerarchia dei campi aggiuntivi per organizzare gli utenti in base alle opzioni delle picklist di Salesforce. Quando si utilizza questa opzione, ogni opzione della picklist selezionata, fino al terzo livello, sarà convertita in un ramo di Docebo. Selezionare il ramo padre per le picklist da importare nella sezione Ramo di Destinazione del pannello di sinistra. I rami saranno creati automaticamente nel Ramo di Destinazione durante la procedura di import dei dati e prenderanno il nome dell'opzione della picklist. Ricorda che le opzioni delle picklist non sono manutenute automaticamente in Docebo. Questo significa che cancellando un'opzione di una picklist da Salesforce, il ramo corrispondente non sarà cancellato automaticamente in Docebo, sarà necessario cancellarlo manualmente.
Sincronizzazione_utenti_tab_Organigramma.png
Quando si seleziona la sincronizzazione dei contatti, è possibile utilizzare anche l'opzione
Rami organigramma collegati a SF. In questo caso, il processo di import creerà un ramo per ogni Account di Salesforce importato. Selezionare il ramo padre per i contatti nella sezione Ramo di Destinazione del pannello di sinistra. I rami saranno creati nel Ramo di Destinazione in base alla gerarchia degli account di Salesforce e prenderanno il nome dell'account di Salesforce importato. I contatti saranno importati nel ramo con il nome dell'account di Salesforce a cui sono assegnati. L'integrazione di Salesforce con Docebo non supporta i Person Account. Questa opzione non è disponibile per la sincronizzazione degli utenti e degli oggetti.
 
Premere Salva le Modifiche per confermare la configurazione. 
 

Campi Aggiuntivi

Spostarsi alla scheda Campi Aggiuntivi per mappare i campi utente non obbligatori. Cliccare Aggiungi Nuovo e selezionare il campo Docebo che si desidera mappare dal pannello di destra. Cliccare Conferma. Il campo sarà visualizzato nella scheda, nella colonna Campo Docebo LMS. Mappare il campo utente Salesforce corrispondente nella colonna Campo Salesforce, selezionandolo dal menu a tendina.

Sincronizzazione_utenti_tab_Campi_Aggiuntivi.gif

Premere Salva le Modifiche per confermare la configurazione. 

Lanciare e Pianificare la Sincronizzazione

Dalla scheda Sincronizzazione della pagina di configurazione di Salesforce, premere Inizia nell'area Sincronizza Utenti per avviare il processo di sincronizzazione. Si avvierà un'attività background per ogni identità che si importa (una per gli utenti, una per i contatti e una per gli oggetti).
È possibile interrompere la sincronizzazione in qualsiasi momento, durante la sua esecuzione, cliccando il pulsante ellipsis nell’area Sincronizza Utenti e selezionando Interrompi Sincronizzazione. Per rilanciare la sincronizzazione, cliccare nuovamente il menu ellipsis e selezionare Risincronizzazione. La sincronizzazione ricomincerà dall’inizio, non da dove è stata interrotta.
Al termine della sincronizzazione, la sezione sinistra dell'area Sincronizzazione Utenti mostrerà la data dell'ultima sincronizzazione e il numero totale di utenti importati.
In caso di errore o di fallimento della sincronizzazione, cliccare Visualizza Log per accedere alla sezione Log della sezione di configurazione di Salesforce per controllare i log di sincronizzazione. La pagina si aprirà sull'evento che genera l'errore o la mancata sincronizzazione. Ulteriori informazioni sui log di sincronizzazione.
La sincronizzazione può essere eseguita regolarmente. Per programmarla, cliccare sul pulsante ellipsis sotto il numero di utenti importati e selezionare Pianifica.
Nel pannello di destra, definire la frequenza della sincronizzazione. Selezionare una delle opzioni disponibili oppure Manuale per lanciare la sincronizzazione al bisogno.
Dopo la prima sincronizzazione, il pulsante Inizia non sarà più disponibile. Per lanciare la sincronizzazione, cliccare sul pulsante ellipsis sotto il numero di utenti importati e selezionare Risincronizzazione, è possibile lanciare manualmente il processo di sincronizzazione in qualsiasi momento.

Suggerimenti

Configurazione Import dei Dati

Quando si importano utenti da Salesforce a Docebo, se il campo password fa parte della configurazione dell'import utente, la sincronizzazione sovrascriverà la password inserita dall'utente al primo login, se presente, con la password mappata da Salesforce. Ciò può causare inconvenienti, quindi si consiglia di importare l'utente senza password. Nella notifica di creazione che l'utente riceve, è incluso un link per configurare la password per la prima volta, e dunque non è necessario utilizzare l'opzione di cambio forzato. Se invece non viene inviata nessuna notifica, l'utente può accedere utilizzando il link Password Dimenticata, che potrebbe essere rinominato Reset Password o simili.

Internal Server Error

Ci possono essere diverse ragioni per cui Docebo genera un Internal Server Error durante la configurazione della sincronizzazione degli utenti. In primo luogo, assicurarsi di aver seguito la procedura di installazione descritta nella Knowledge Base. Se l'integrazione è stata configurata correttamente, ecco alcune altri controlli da eseguire:
  • Controllare se l'opzione Modalità Sandbox è selezionata nella scheda Impostazioni. La modalità sandbox deve essere selezionata solo se possiedi un account trial di Salesforce, quindi deseleziona questa opzione se il tuo account è di tipo Pro o Dev.
  • Assicurarsi di aver definito l’opzione Utenti con Autorizzazioni come Gli utenti approvati dall’amministratore sono pre-autorizzati, quindi spostarsi all’elenco dei Profili e definire i profili degli utenti abilitati ad accedere la piattaforma.
  • Assicurarsi di aver definito correttamente l'URL della propria org di Salesforce nella scheda Impostazioni. Per recuperare l’URL della propria org, connettersi al proprio developer account, cliccare l’icona Imposta in alto a destra, identificare la sezione Impostazioni nel menu laterale sinistro, selezionare Impostazioni Società e infine Dominio personale.
  • Assicurarsi che l’utente Superadmin che esegue l’attivazione in Docebo sia anche presente nel database di Salesforce come Admin: lo username DEVE essere lo stesso nei due sistemi.

Disclaimer

Questo articolo descrive in dettaglio il processo di sincronizzazione e di utilizzo dell’integrazione. Però, poiché l’integrazione copre un vasto numero di casi d’uso e non è possibile elencarli tutti in questo articolo. Se questa documentazione non fornisce abbastanza informazioni su di un caso specifico, invitiamo a contattarci attraverso il Centro assistenza.