Sincronizzare i corsi da Docebo a Salesforce

Disclaimer: Questo articolo descrive in dettaglio il processo di sincronizzazione e di utilizzo dell’integrazione. Poiché l’integrazione copre un vasto numero di casi d’uso e non è possibile elencarli tutti in questo articolo, nel caso in cui questa documentazione non fornisca abbastanza informazioni su un caso specifico, invitiamo a contattarci attraverso il Centro assistenza.

Introduzione

Questo articolo è una guida alla configurazione e alla sincronizzazione dei dati relativi ai corsi, alle sessioni e ai piani formativi fra Docebo e Salesforce, in modo che entrambi i sistemi siano allineati e sincronizzati.

Il master dei dati relativi a corsi, sessioni e piani formativi è Docebo. Questo significa che questi dati saranno sempre sincronizzati da Docebo a Salesforce, mai da Salesforce a Docebo.

Attenzione! 

• Il processo di sincronizzazione non include il materiale didattico
• I dati relativi alla creazione o all'eliminazione di corsi, sessioni o piani formativi non vengono sincronizzati se l'opzione Sincronizzazione corsi è disattivata.

Per configurare il processo di sincronizzazione, dopo l'installazione del pacchetto di Salesforce, spostarsi al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio, identificare la sezione Salesforce e premere Gestione.

Spostarsi alla scheda Synchronization. La sezione Sincronizza Corsi, Sessioni e Piani Formativi di questa scheda è utilizzata per configurare la sincronizzazione di questi dati.

Attenzione! Quando si lancia la sincronizzazione per la prima volta, non è possibile sincronizzare Corsi, Sessioni e Piani Formativi senza che sia stata configurata e eseguita correttamente la sincronizzazione degli utenti.

Configurare la sincronizzazione dei corsi da Docebo a Salesforce

La sezione Sincronizza Corsi, Sessioni e Piani Formativi della scheda Synchronization è utilizzata per configurare la sincronizzazione di corsi, sessioni e piani formativi da Docebo a Salesforce.

Abilitare l'opzione Corsi e cliccare Configura. Dal pannello di sinistra, selezionare se configurare:

Tutti i corsi

Selezionare questa opzione per sincronizzare i dati di tutti i corsi disponibili in piattaforma.

Categorie corsi

Selezionare questa opzione per limitare la sincronizzazione alle categorie di corsi selezionate. Selezionare una o più categorie dall'elenco cliccando sulle cartelle vicino al nome delle categorie, oppure utilizzare l'area di ricerca per cercare una specifica categoria.

Attenzione! Quando si seleziona questa opzione, la sincronizzazione importerà solo i corsi, non i piani formativi.

Cataloghi corsi

Selezionare questa opzione per limitare la sincronizzazione ai cataloghi selezionati. Selezionare uno o più cataloghi dall'elenco oppure utilizzare l'area di ricerca per cercare un catalogo in particolare. Quando si seleziona questa opzione, il processo di sincronizzazione includerà tutti i corsi e tutti i piani formativi presenti nel catalogo.

Attenzione! Se un piano formativo include corsi non presenti nel catalogo, saranno importati ugualmente in modo che la percentuale di completamento del piano formativo sia calcolata sulla base di tutti i corsi ad esso assegnati.

Attenzione! La lunghezza massima per il nome del piano formativo nel campo di sistema di Salesforce (LearningPlan → campo Name) è di 80 caratteri. Quando questo limite viene superato, i nomi dei piani formativi vengono tagliati dal processo di sincronizzazione. Tuttavia, il nome completo del piano formativo viene memorizzato nel campo docebo_v3__Name__c dell'Oggetto Personalizzato LearningPlan.

Premere Conferma per tornare alla scheda Synchronization e lanciare il processo.

Lanciare la sincronizzazione

Di default, la sincronizzazione dei corsi è eseguita in tempo reale, su base evento. Gli eventi si riferiscono alla creazione, aggiornamento o cancellazione di un corso, di un piano formativo o di una sessione. Questo significa che i dati del corso sono sincronizzati, per esempio, quando lo studente raggiunge un obiettivo nel corso (come completare una sessione o un test).

Attenzione! Docebo non tiene traccia dell'ora dell'ultima sincronizzazione, a meno che la sincronizzazione non sia eseguita manualmente.

La sincronizzazione è incrementale. È possibile lanciare manualmente la sincronizzazione completa in qualsiasi momento dalla scheda Synchronization della pagina di configurazione, dall'area Sincronizza Corsi, Sessioni e Piani Formativi. Sarà lanciata un'attività di background per ogni entità importata (una per i corsi, una per i piani formativi, una per le sessioni).

È possibile interrompere la sincronizzazione in qualsiasi momento, durante la sua esecuzione, cliccando il pulsante ellipsis nell’area Sincronizza Corsi, Sessioni e Piani Formativi e selezionando Interrompi Sincronizzazione. Per rilanciare la sincronizzazione, cliccare nuovamente il menu ellipsis e selezionare Risincronizzazione. La sincronizzazione ricomincerà dall’inizio, non da dove è stata interrotta.

Al termine della sincronizzazione, lo stato sarà visualizzato nella sezione destra dell'area Sincronizza Corsi, Sessioni e Piani Formativi. Se il processo di sincronizzazione fallisce o termina con errori, cliccare sul pulsante Visualizza Log per accedere alla sezione dei log della pagina di configurazione di Salesforce che si aprirà sull'evento che ha generato il fallimento o l'errore. Ulteriori informazioni sui log di sincronizzazione.

Si prega di notare che la sezione a destra dell'area Sincronizza Corsi, Sessioni e Piani formativi è abilitata solo dopo che la sincronizzazione degli utenti è stata configurata correttamente e eseguita con successo.

Dopo la prima sincronizzazione, il timestamp dell'ultima sincronizzazione, insieme al numero di corsi importati, verrà visualizzato sul lato destro dell'area Sincronizza Corsi, Sessioni e Piani formativi.