Créer et gérer des checklists d’observation

Introduction

Les apprenants et leurs managers ont souvent des difficultés à faire un suivi de leurs tâches dans leur environnement de travail. Les checklists d’observation sont un outil facile d’utilisation intégré à votre plateforme et qui vous permet d’observer et de documenter la manière dont les apprenants et les membres de l’équipe réalisent leurs tâches dans un format rapide à configurer. 

En tant que Superadmin, vous pouvez facilement créer des checklists d’observation dans de multiples formats (ex. Choix unique, choix multiple, menu déroulant et d’autres types de réponses) afin que les utilisateurs les complètent pour eux-mêmes ou pour d’autres utilisateurs ou encore que les managers les complètent pour les membres de leur équipe. Cet outil vous donne une vue d’ensemble de la progression des utilisateurs par rapport à certaines tâches (sur ou en dehors de la plateforme) sur une période de temps donnée et vous permet de contrôler la conformité de l’utilisation avec certaines exigences que vous pourriez avoir sur vos processus quotidiens. Les checklists peuvent être déclenchées par des des évènements spécifiques (par exemple la complétion du cours) ou peuvent être programmées.  

De plus, vous pouvez ajouter une checklist d’observation en tant que contenu pédagogique dans un cours en important dans tout type de cours les checklists déjà créées sur la page de gestion des Checklists d’observation. Veuillez noter que la même checklist peut à la fois (et simultanément) être programmée en utilisant la page de gestion des Checklists d’observation (en savoir plus dans le paragraphe ci-dessous Programmer et sélectionner des utilisateurs pour une checklist) et également être ajoutée en tant que contenu pédagogique dans un cours depuis la page de Gestion des cours. 

En tant que manager, vous pouvez suivre l'activité des membres de votre équipe depuis votre plateforme en gérant une partie de leur expérience d'apprentissage ou en les contactant pour approfondir certaines situations. 

Selon les configurations mises en place par le Superadmin, vous pourrez composer votre équipe en envoyant des demandes aux utilisateurs afin que ceux-ci confirment que vous êtes leur manager. Les utilisateurs sont ajoutés à votre équipe une fois qu’ils ont accepté votre demande d’association.

Cas d’usage

La fonctionnalité de Checklists d’observation vous ouvre plusieurs opportunités telles que : 

• Contrôler et s’assurer que les utilisateurs travaillent en conformité avec les exigences ou les processus.
• Vérifier rapidement comment les utilisateurs effectuent des tâches spécifiques 
• Contrôler la progression de l’utilisateur par rapport à certaines tâches sur ou hors de la plateforme. 
• S’assurer que les apprenants suivent ce qu’ils ont appris au-delà de l’apprentissage formel. 

Si vous inscrivez des personnes nouvellement recrutées à un plan de formation contenant des cours destinés à leur donner des compétences pratiques en lien avec les produits de votre entreprise et que vous souhaitez qu’ils montrent de manière pratique les connaissances acquises, à l’issue de la formation, alors vous pouvez créer une checklist d’observation et ajouter les éléments et sujets que les managers doivent contrôler durant la validation des compétences (cela correspond au dernier cas d’usage présenté dans le paragraphe Cas d’usage plus haut dans l’article). 

Quand vous configurez les options de programmations de la checklist,, vous pouvez sélectionner le groupe Nouveaux employés pour l’option Utilisateurs à contrôler et le manager direct pour l’option Observateur. Vous sélectionnez ensuite l’option pour rendre la checklist disponible après la complétion du cours et choisissez le dernier cours dans le plan de formation suivi pour déclencher la checklist. 

Une fois que le dernier cours du plan de formation est complété, la checklist deviendra disponible pour le manager et une notification pour l’évènement Nouvelles checklists d'observation à compléter en tant que manager est également déclenchée et envoyée au manager l’informant que l’utilisateur est prêt à être contrôlé. 

Après la complétion de la checklist d’observation, vous pouvez, en tant que Superadmin, voir toutes les checklists complétées depuis le Tableau de bord des checklists d’observation. 

Langue des checklists d’observation dans l’outil de localisation

Les checklists d’observation sont un outil très flexible qui s’adapte à différents cas d’utilisation. Pour cette raison, vous pouvez changer les libellés pour mieux vous adapter à vos besoins en utilisant l’outil de localisation de Docebo. Par exemple, votre checklist est composée d'éléments” mais vous pouvez changez pour qu’elle soit composée de “questions”. En tant que Superadmin, vous avez la possibilité de personnaliser la langue des checklists selon vos besoins. Le tableau suivant répertorie les clés que vous pouvez changer : 

Module	Clé	Traduction	Traduction Français
standard	New group of questions	New group of items	Nouveau groupe d'éléments
standard	Configure here the details of the new group of questions	Configure here the details of the new group of items	Configurer ici les détails du nouveau groupe d'éléments
standard	Edit group of questions	Edit group of items	Modifier groupe d'éléments
standard	Edit the details of the group of questions	Edit the details of the group of items	Modifier les détails du groupe d'éléments
standard	Are you sure you want to delete this group of questions and their answers?	Are you sure you want to delete this group of items and their responses?	Voulez-vous supprimer ce groupe d'éléments et leurs réponses ?
standard	Answer type	Response type	Type de réponse
standard	Add Pass/Fail at the end of the checklist	Add acceptance review at the end of the checklist	Ajouter une revue d'acceptation à la fin de la checklist
standard	The evaluator will have to set the checklist as passed or failed to close it	The observer can close the checklist only after reviewing its responses	L'observateur peut fermer la checklist seulement après avoir révisé ses réponses
standard	Acceptance review	Acceptance review	Revue d'acceptation
standard	Do you accept the checklist responses?	Do you accept the checklist responses?	Est-ce que vous acceptez les réponses données dans la checklist ?
standard	Drop here to move the item	Drop here to move the item	Cliquer ici pour déplacer l'élément
standard	Drop here to move the group of items	Drop here to move the group of items	Cliquer ici pour déplacer le groupe d'éléments

Créer une checklist d’observation

En tant que Supeadmin, accédedez au Menu admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme pour créer une checklist d’observation. Sélectionnez Checklists d’observation dans la section E-Learning. Sur la page Checklists d’observation, vous pouvez créer et gérer vos checklists. 

Les Power Users ayant les droits peuvent créer et gérer leurs checklists et gérer les checklists créées par les utilisateurs qui leur sont attribués. En savoir plus sur les droits des Power Users.

Si vous n’avez pas encore créé de checklist, la page sera vide sans aucune checklist affichée. Si vous avez déjà créé une ou plusieurs checklist, celles-ci seront affichées sur la page Checklists d’observation, où vous pouvez voir les détails des checklists, les modifier, les dupliquer ou les supprimer. 

Pour modifier, dupliquer ou supprimer une checklist, cliquez sur l’icône ellipse sur la partie droite de la checklist, puis sélectionnez l’option correspondante. Quand vous dupliquez une checklist, une nouvelle checklist contenant les mêmes éléments (et groupes d’éléments) et ayant la même configuration est alors créée. Une fois que vous avez dupliqué une de vos checklists, vous pouvez la modifier et la programmer selon vos besoins. Votre checklist nouvellement créée n’est pas programmée, vous ne verrez donc pas de programmation dans la colonne Programmations sur la page Checklists d’observation. Référez-vous au paragraphe ci-dessous Programmer et sélectionner des utilisateurs pour une checklist pour en savoir plus sur la programmation d’une checklist. Veuillez noter que vous pouvez également dupliquer la checklist dupliquée. 

Vous ne pouvez pas supprimer une checklist si celle-ci est associée à un ou plusieurs cours. Afin de pouvoir la supprimer, vous devez d’abord supprimer le contenu pédagogique checklist dans chacun des cours où il a été ajouté. 

En cliquant sur l’icône dans la colonne Cours dans le tableau, vous serez redirigé vers l’onglet Cours où vous verrez la liste des cours avec lesquels la checklist a été associée. 

Pour créer une nouvelle checklist, cliquez sur le bouton plus (Nouvelle checklist) dans le coin supérieur droit de la page. Le panneau de droite Créer Nouvelle checklist d’observation s’ouvre. Dans la section Détails, entrez un code, un nom et une description de la checklist. Le seul champ obligatoire est Nom. 

Si vous souhaitez ajouter une zone pour insérer des notes en-dessous de chaque élément, cochez la case correspondante dans la partie Options. De plus, si vous souhaitez que l’observateur (la personne qui complète la checklist) révise les réponses de la checklist pour pouvoir la fermer, sélectionnez l’option de revue d’acceptation dans la section Options. Quand vous activez cette option, l’observateur fera une revue d’acceptation à la fin de la checklist une fois complétée. 

Afin de fermer et envoyer la checklist, l’observateur doit sélectionner l’option “pouce en haut” s’il accepte les réponses de la checklist d’observation ou l’option “pouce en bas” s’il ne les accepte pas. 

La checklist sera remplie indépendamment de la réponse de l’observateur, pouce en haut et pouce en bas.

Une fois que vous avez terminé la configuration des propriétés de la checklist, cliquez sur Créer et modifier. 

Voir et modifier les propriétés des checklists d’observation

La page qui s’ouvre après avoir sélectionné Créer et modifier est composée de cinq onglets relatifs à la checklist : Propriétés, Eléments, Aperçu, Programmations et Cours. Dans l'onglet Propriétés, vous trouverez les informations que vous avez entrées dans le panneau de droite Créer nouvelle checklist d’observation et que vous pouvez modifier si besoin. 

Ajouter des éléments à une checklist d’observation 

Accédez à l’onglet Éléments sur la page de votre checklist pour ajouter de nouveaux groupes d’éléments et de nouveaux éléments dans chaque groupe que vous venez de créer. Vous pourrez voir ici la structure de votre checklist. Vous pouvez créer des groupes d’éléments si vous souhaitez les regrouper par thème, par sujet, ou si vous souhaitez regrouper les éléments de votre checklist en fonction du moment où chaque élément est coché (par exemple, tâches à réaliser avant de commencer une activité, tâches à réaliser pendant l’activité, tâches à réaliser après l’activité). 

Cliquez sur l’icône plus (nouveau groupe d’éléments) pour ajouter un nouveau groupe. Un panneau de droite s’ouvre pour configurer les détails du groupe nouvellement créé. Entrez le nom du groupe (seul champ obligatoire) et remplissez le champ Description/Instructions. Puis, si vous ne souhaitez pas montrer le nom du groupe dans la checklist, sélectionnez l’option correspondante. Dans le cas contraire, le nom du groupe est affiché par défaut. Veuillez noter que le nom du groupe n’est jamais affiché sur l’application mobile, peu importe la façon dont vous configurez l’option mentionnée ci-dessus. Une fois terminé, sélectionnez Créer. Répétez ce processus pour créer de nouveaux groupes. Veuillez noter qu’il n’existe pas de limite au nombre de groupes que vous pouvez créer. 

Cliquez ensuite sur l’icône plus (nouvel élément) pour ajouter un nouvel élément au groupe nouvellement créé, puis entrez le nom de l’élément dans le champ correspondant et choisissez un type de réponse (réponse courte, paragraphe, choix unique, choix multiple, menu déroulant, choisir date, choisir heure). Selon le type de réponse choisi, les champs de réponses correspondants s’affichent sous l’élément. 

Pour modifier, supprimer ou dupliquer un groupe d’éléments ou pour supprimer ou dupliquer un élément unique à l’intérieur d’un groupe, cliquez sur l’icône ellipse dans la partie droite du groupe ou de l’élément puis sélectionnez l’option correspondante. Vous pouvez classer les éléments ou les groupes dans les checklists en les déplaçant. Pour cela, passez votre souris, au-dessus de la ligne du groupe ou de l’élément à l‘extrême gauche jusqu’à l’apparition d’une icône, puis faites-les glisser et déposez-les. 

Si vous modifiez les groupes d’éléments de votre checklist après la date de début que vous avez définie dans l’onglet Programmations(ce qui veut dire que les utilisateurs ou les managers peuvent avoir déjà complété la checklist), une nouvelle version de la checklist sera créée. Si votre checklist se répète tous les x jours, semaines ou mois, les utilisateurs et les managers qui la complètent verront s’afficher la nouvelle version la première fois qu’ils complètent la checklist après vos modifications. Sur la page Checklists d’observation, vous verrez toujours la dernière version enregistrée. Pour plus d’informations sur les options de programmation, lisez le paragraphe Programmer et sélectionner les utilisateurs pour une checklist.

Voir l'aperçu de votre checklist d’observation

Dans l’onglet Aperçu de la page de la checklist, vous pouvez voir un aperçu de la checklist que vous avez créée et configurée dans les onglets Propriétés et Éléments. Tout changement que vous faîtes (et enregistrez) dans les onglets Propriétés et Éléments sera affiché dans l’aperçu de la checklist. 

L’aperçu montre la checklist telle qu’un utilisateur ou un manager qui la complète la voit. Si vous souhaitez savoir ce que sera votre expérience utilisateur, vous pouvez également compléter la checklist dans l’onglet Aperçu. 

Programmer et sélectionner des utilisateurs pour une checklist

Sur la page de votre checklist,  l’onglet Programmations vous permet de configurer et de programmer la checklist d’observation que vous créez ou de gérer la programmation d’une checklist existante. Si vous n’avez pas encore programmé la checklist, la page sera vide. Si vous avez déjà programmé la checklist, vous verrez toutes les programmations dans le tableau de l’onglet Programmations. 

Pour programmer votre checklist, cliquez sur l’icône horloge (Programmer checklist) dans le coin supérieur droit de la page. Le panneau de droite Programmer checklist s’ouvre. Cet espace est divisé en trois étapes. 

Première étape : Sélectionner les utilisateurs à contrôler 

Dans la première étape, vous devez décider quels sont les utilisateurs que vous souhaitez inclure. En tant que Superadmin, vous pouvez choisir des utilisateurs associés à un groupe, à une branche, ou des utilisateurs individuels. Sélectionnez les le ou les groupes, branches, ou utilisateurs que vous souhaitez (veuillez noter que vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 utilisateurs individuels) depuis le tableau correspondant en bas du panneau Programmer checklist. 

Quand vous sélectionnez une branche, ses sous-branches ne sont pas automatiquement sélectionnées. Si vous souhaitez sélectionner une ou plusieurs sous-branches, vous devez cliquer sur la flèche à droite de la branche et sélectionner manuellement les sous-branches que vous souhaitez ajouter.

En savoir plus sur les groupes et les branches. Une fois cette étape complétée, sélectionnez Suivant pour passer à la deuxième étape. 

Deuxième étape : Définir l'observateur et l’approbation de la checklist

Cette étape vous permet de déterminer la personne qui complète la checklist (l’observateur), vous pouvez également choisir une personne chargée d’approuver la checklist. 

Observateur de la checklist 

Vous pouvez définir si la checklist est complétée par les utilisateurs qui sont contrôlés (option Auto-observateur), par un manager (option Manager), ou par un autre utilisateur de la plateforme (option Utilisateur Personnalisé). Si vous choisissez l’option Auto-observateur, les utilisateurs que vous sélectionnez dans la première étape rempliront la checklist seuls. 

Si vous choisissez l’option Manager, les managers des utilisateurs sélectionnés à la première étape (utilisateurs individuels ou utilisateurs faisant partie des groupes et des branches sélectionnés) devront compléter la checklist d’observation. Quand vous choisissez l’option Manager, vous devez également choisir le type de manager depuis le menu déroulant. Les managers qui doivent compléter la checklist reçoivent une notification dans la zone de Notifications de la plateforme puis gèrent ensuite les checklists qui concernent leur équipe depuis leur page Mon équipe. Ils utiliseront plutôt la page Mes checklists d’observation pour retrouver toutes les checklists qu’ils doivent compléter en un seul endroit. Plus d’informations sur la manière dont les managers peuvent compléter et gérer les checklists d’observation pour leur équipe. 

Si vous choisissez l’option Utilisateur personnalisé, l’observateur de la checklist qui la complète est un utilisateur que vous choisissez depuis une liste d'utilisateurs qui s’affiche dans le menu situé sous l’option lorsque vous commencez à taper un nom. Les utilisateurs qui doivent remplir une checklist reçoivent une notification dans la zone de Notifications de la plateforme et remplissent la checklist qui leur est attribuée dans la page intégrée Mes Checklists.Vous devez intégrer la page Mes Checklists au menu principal de l’utilisateur afin que celui-ci puisse rapidement et facilement accéder à la page. Rappelez-vous d’ajouter cette page pour vos utilisateurs car elle n’est pas activée par défaut. En savoir plus sur la manière dont les utilisateurs peuvent remplir et gérer leurs checklists d’observation. 

Approbation de la checklist 

Vous pouvez décider si la checklist que vous configurez doit être approuvée par une autre personne ou pas en cochant la case correspondante. 

Une fois la case sélectionnée, deux options s’affichent en-dessous. Vous pouvez choisir un manager ou un utilisateur personnalisé pour approuver la checklist. Sélectionnez Suivant pour avancer à l’étape suivante. 

Si vous sélectionnez l'option manager (et choisissez le type de manager), le manager des utilisateurs qui ont complété la checklist doit approuver ou refuser la checklist.

Si vous voulez que la checklist soit approuvée (ou refusée) par un utilisateur spécifique, sélectionnez l’option Utilisateur personnalisé et entrez le nom de l’utilisateur dans le champ situé sous cette option. 

Les managers ou les utilisateurs qui doivent approuver une checklist reçoivent une notification dans la zone de Notifications de la plateforme et révisent les checklists qui leur sont attribuées pour approbation en décidant d’approuver la checklist ou de la refuser. Si la checklist est refusée, elle est alors renvoyée à l’utilisateur qui l’a complétée (l’observateur) afin qu’il/elle puisse corriger les réponses. Dans les deux cas, les observateurs reçoivent une notification les informant de l’approbation ou du refus de la checklist qu’ils ont remplie. 

Une fois cette étape terminée, cliquez sur Suivant pour avancer. 

Troisième Étape : Programmer une période pour votre checklist

L’étape Période vous permet de définir à quel moment la checklist est activée. Si vous choisissez l’option N’importe quand et définissez une date de début, la checklist est toujours disponible (à partir de la date de début que vous avez définie). Les utilisateurs peuvent compléter la checklist autant de fois qu’ils le souhaitent et leur checklist est toujours disponible même après l’avoir complétée (elle est disponible immédiatement après complétion). 

Quand vous sélectionnez l’option Programmer une période, la checklist est disponible uniquement durant la période définie. Si vous souhaitez que votre checklist se répète, définissez la répétition depuis le menu déroulant Répétition. En sélectionnant l’intervalle de répétition, souvenez-vous que le nombre de jours inclus dans la période entre la Date de début et la Date de fin, doit être un multiple de l’intervalle sélectionnée. Si par exemple, la date de début de la période est le 1er mars est que vous souhaitez que la checklist se répète toutes les deux semaines, alors la date de fin de la période doit être le 14 mars. 

Veuillez noter que vous pouvez également choisir la date du jour en tant que date de début de votre checklist. 

Si vos utilisateurs ou managers doivent remplir la checklist en lien avec un évènement spécifique (quand ils complètent un cours), sélectionnez l’option Basé sur l’achèvement du cours et entrez le nom du cours dans le champ de texte. Quand vous sélectionnez cette option, veuillez noter les points suivants :  

• Une fois que la programmation est activée, la plateforme recherche les cours achevés durant les dernières 24 heures et envoie la checklist aux utilisateurs qui ont complété ces cours durant cette période. Cela veut dire que si la programmation est créée à 10h00, la checklist sera envoyée aux utilisateurs qui ont complété le cours après 10h01 du jour précédent. 
• Si un utilisateur est désinscrit d’un cours lié à une checklist par un Superadmin ou un Power User (ayant les droits nécessaires) ou parce que l’utilisateur renouvelle la certification liée au cours, la checklist sera automatiquement re-programmée et renvoyée quand l’utilisateur complète à nouveau le cours.  

Une fois terminé, cliquez sur Confirmer. Un message en bas de la page vous informe que la checklist a été programmée correctement.  

Votre checklist peut prendre jusqu’à trois heures pour être disponible après le moment où vous l’avez programmée. Veuillez noter également que la période que vous définissez est une date limite souple, ce qui veut dire que les observateurs que vous choisissez dans l’étape précédente de la configuration peuvent compléter la checklist même après la date que vous définissez. Vous pouvez facilement savoir quand vos utilisateurs sont en retard dans la complétion de leurs checklists grâce à l’avertissement dans la colonne Validité de la checklist dans le tableau des programmations de l’onglet Programmations

Une fois que vous avez terminé de programmer votre checklist, celle-ci apparaîtra dans le tableau des programmations qui s’affiche dans l’onglet Programmations. Vous pouvez alors modifier ou supprimer les programmations si besoin. Pour cela, cliquez sur l’icône ellipse au bout de la ligne de la checklist que vous souhaitez modifier ou supprimer et sélectionnez l’option correspondante depuis le menu déroulant. 

Veuillez noter que lorsque vous supprimez la programmation d’une checklist, vous pouvez également supprimer une checklist déjà attribuée à des utilisateurs mais qui n’a pas encore été complétée. Si vous vous créez une checklist et que vous la programmez (en décidant des utilisateurs à contrôler, de la personne qui complète la checklist et à quel moment) mais sans ajouter d’élément dans la checklist, alors celle-ci ne sera attribuée à aucun utilisateur et aucun utilisateur ne devra la compléter. 

Visualiser l’association de la checklist avec les cours

Le tableau de l’onglet Cours de la page de la checklist répertorie tous les cours où la checklist a été importée en tant que contenu pédagogique. Plus d’informations sur l’ajout d’une checklist en tant que contenu pédagogique dans un cours. 

Dans le tableau, vous pouvez voir le nom du cours, à quel moment la checklist a été ajoutée au cours (Date d’association), ainsi que des informations sur l’observateur, l’étape d’approbation et de complétion qui ont été configurées en important la checklist dans le cours. 

Si vous cliquez sur le nom du cours, vous serez redirigé sur la page du cours dans la zone Gestion des cours. 

Notifications

Si vous souhaitez que vos utilisateurs et managers soient directement au courant qu’ils ont une checklist à compléter ou approuver, assurez-vous que l’application Notifications est active dans la plateforme et que vous avez correctement créé et configuré les notifications suivantes : 

Pour la complétion de la checklist : 

• • Nouvelles checklists d'observation à compléter en tant que Manager (envoyé si vous sélectionnez l’option Manager dans la deuxième étape de la configuration de la checklist). 
• Nouvelles checklists d'auto-observation à compléter (envoyé si vous sélectionnez l’option Auto-Observateur) 
• Nouvelles checklists d'observation à compléter par un pair (envoyé si vous sélectionnez l’option Utilisateur personnalisé) 

Pour l’approbation de la checklist 

• • Nouvelle checklist d'observation à approuver

• Checklist d'observation approuvée

• Checklist d'observation refusée

En tant que Superadmin, quand vous configurez une checklist qui doit être complétée ou approuvée par un manager ou par un utilisateur, les managers ou les utilisateurs impliqués recevront une notification les informant qu’ils doivent compléter ou approuver la nouvelle checklist d’observation. 

Les utilisateurs et les managers ne recevront cette notification que si la fonctionnalité de Notification est active dans la plateforme et que vous avez correctement paramétré les notifications ci-dessus.

Visualiser les informations des checklists dans le tableau de bord

Dans le Tableau de bord des checklists d’observation, vous pouvez voir différentes données relatives aux checklists d’observation définies dans la plateforme et aux utilisateurs qui les complètent. Plus d’informations sur la façon de voir et d’utiliser le tableau de bord des checklists d’observation. 

Bonnes pratiques

• Ne supprimez pas les utilisateurs qui interagissent avec les checklists (comme l'observateur ou l'utilisateur qui doit approuver la checklist), car la checklist pourrait ne plus être visible pour les utilisateurs qui doivent la remplir.