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Gérer les checklists d’observation

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Introduction

Les checklists d'observation sont un outil simple, intégré et rapide à configurer qui vous permet d'observer et de documenter comment les apprenants et les membres de l'équipe accomplissent leurs tâches.

Cet article explique comment configurer une checklist d'observation lors de la création d'une nouvelle ou de la modification d'une existante. Pour plus de détails sur la création d'une checklist, consultez l'article Création de checklists d'observation.

Pour accéder à la page de configuration, choisissez l'une des méthodes suivantes : 

  • Créez une nouvelle checklist. Vous serez automatiquement dirigé vers la page de configuration après avoir cliqué sur Créer et modifier.
  • Sur la page de gestion des checklists, cliquez sur les points de suspension à la fin de la ligne de la checklist et sélectionnez Modifier. 

Le processus de configuration comprend cinq onglets : 

  • Propriétés 
  • Éléments 
  • Aperçu
  • Programmes 
  • Cours

Configurez la checklist comme détaillé dans les chapitres suivants. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications après chaque mise à jour dans chaque onglet pour vous assurer qu'elles soient reflétées dans l'aperçu de votre checklist.

 

Définir les propriétés de la checklist

Configurer les paramètres généraux

Section Détails

Saisissez ou mettez à jour le code, le nom et la description de la checklist d'observation. Le champ Nom est obligatoire.

Section Options

Configurez les options suivantes :

  • Ajouter un espace pour insérer des notes : Inclure un champ de texte libre à la fin de chaque élément de la checklist pour des commentaires supplémentaires.
  • Autoriser le téléversement de fichiers ou vidéos : lorsque la checklist est programmée pour être complétée par d'autres observateurs et qu'ils y accèdent depuis la zone Ma checklist, ils peuvent importer un fichier, une photo ou une vidéo comme preuve visuelle de leurs réponses (un fichier, photo ou vidéo par élément). 
  • Ajouter une revue d'acceptation : exigez que les observateurs révisent les réponses de la checklist avant de la clôturer. Les observateurs doivent sélectionner Pouce levé pour accepter les réponses ou Pouce baissé pour les rejeter. Dans les deux cas, la liste de contrôle est considérée comme complétée.
  • Activer la validation de la question : pour les questions à choix unique et à choix multiple, définissez une ou plusieurs réponses comme correctes et personnalisez les libellés des réponses correctes et incorrectes. Vous pouvez ainsi utiliser des checklists pour vérifier les connaissances, valider les procédures et évaluer la conformité. L’option de validation de la question est activée par défaut pour toutes les questions à choix unique et à choix multiple.

Veuillez tenir compte des exigences suivantes pour le téléchargement de fichiers et vidéos : 

Pour les fichiers et photos :

  • Taille maximale du fichier pour chaque élément : 40 Mo.
  • Types de fichiers autorisés : BMP, CSV, DOC, DOCX, EPUB, GIF, ICO, JPEG, JPG, MP3, OGG, PDF, PNG, PPSX, PPT, PPTX, SRT, TXT, VTT, XLS, XLSX, ZIP

Pour les vidéos :

  • Formats vidéo autorisés : MP4, MOV
  • Taille maximale de la vidéo pour chaque élément : 250 Mo
  • Durée maximale de la vidéo : 10 minutes 

Ajouter des éléments à une checklist d'observation

Dans l'onglet Éléments de votre checklist, vous pouvez ajouter des éléments et des groupes d'éléments. Utilisez des groupes pour organiser les éléments par thème, sujet ou chronologiquement (avant, pendant ou après une activité par exemple). 

Ajouter un groupe d'éléments

Pour ajouter un groupe d'éléments, cliquez sur l'icône plus Nouveau groupe d'éléments. Dans le panneau de droite, saisissez le nom du groupe  et sa description. Le nom du groupe est requis pour créer le groupe, mais vous pouvez le masquer aux utilisateurs en sélectionnant Ne pas afficher le nom du groupe dans la checklist.

À noter ! Le nom du groupe ne s'affiche jamais dans l'application mobile, quelle que soit la configuration.

Une fois terminé, cliquez sur Créer pour ajouter le groupe d'éléments. Répétez ce processus autant que nécessaire pour construire votre checklist.

Une fois un groupe d’éléments ajouté, vous pouvez cliquer sur les points de suspension au bout de la ligne du groupe pour le modifier, le dupliquer ou le supprimer. La suppression d’un groupe d’éléments entraîne également la suppression des éléments qu’il contient.

Ajouter des éléments

Une fois un groupe créé, vous pouvez le remplir avec des éléments. Cliquez sur l'icône plus Nouvel élément dans la zone du groupe. Saisissez le nom de l'élément (obligatoire) et sélectionnez le type de réponse (réponse courte, paragraphe, choix unique, choix multiple, liste déroulante, sélecteur de date ou sélecteur d'heure).

 

Cliquez sur les points de suspension à droite de la ligne de l’élément pour le dupliquer ou le supprimer.

Pour réorganiser les groupes et les éléments, survolez le côté le plus à gauche jusqu'à ce que l'icône glisser apparaisse, puis faites-les glisser à l’emplacement souhaité.

À noter : si vous modifiez des éléments de la liste de contrôle après la date de début, une nouvelle version de la checklist est automatiquement créée. Pour les checklists récurrentes, les utilisateurs et les managers verront la nouvelle version de la checklist lors de leur prochaine complétion. Sur la page Checklist d'observation, seule la dernière version est affichée.

Afficher l’aperçu de votre checklist d’observation

L'onglet Aperçu affiche la checklist exactement telle qu'elle apparaîtra à l'utilisateur ou au manager qui la complète. Si vous souhaitez voir la checklist de leur point de vue, vous pouvez la compléter directement dans l'onglet Aperçu. Toutes les modifications effectuées et enregistrées dans les onglets Propriétés et Éléments seront reflétées dans l'aperçu.

 

Planification de la checklist

Les checklists déjà planifiées figureront sur cette page.

Pour planifier votre checklist, suivez les instructions de l'article Programmer des checklists d'observation.

Afficher les associations d’une checklist avec des cours

Tous les cours où la checklist a été importée en tant que contenu pédagogique figurent dans l'onglet Cours. 

Le tableau affiche :

  • Le nom du cours associé à la checklist
  • La date d'association
  • Les observateurs de la checklist
  • L'approbateur de la checklist (le cas échéant)
  • L'option d'achèvement définie lors du processus d'association

En cliquant sur le nom d'un cours dans le tableau, vous serez redirigé vers la page du cours dans le menu de Gestion des cours.

Notifications

Si vous souhaitez que vos utilisateurs et managers soient immédiatement informés lorsqu'ils ont une checklist à compléter ou à approuver, assurez-vous que l'application Notifications est active sur votre plateforme, et que vous avez correctement créé et configuré les notifications suivantes :

Pour la complétion de la checklist :

  • Nouvelles checklists d'observation à compléter en tant que manager (envoyé si vous avez sélectionné l'option Autres observateurs > Manager à la deuxième étape de la configuration de la liste de contrôle).
  • Nouvelles checklists d'auto-observation à compléter (envoyé si vous avez sélectionné l'option Auto-observateur).
  • Nouvelles checklists d'observation à compléter pour un pair (envoyé si vous avez sélectionné l'option Autres observateurs > Utilisateur personnalisé).

Pour la validation de la checklist :

  • Nouvelle checklist d'observation à valider
  • Checklist d'observation validée
  • Checklist d'observation rejetée

Lorsque vous configurez une checklist d'observation devant être complétée ou approuvée par un manager ou un utilisateur, les managers ou utilisateurs concernés reçoivent une notification leur indiquant qu'ils doivent compléter ou approuver une nouvelle checklist d'observation.

À noter : les utilisateurs et managers ne recevront des notifications concernant leurs checklists que si la fonctionnalité Notification est active sur la plateforme, et si vous avez correctement configuré les notifications figurant ci-dessus.

Analyser les données de la checklist d'observation

Vous pouvez afficher et analyser les données des checklists d'observation à l'aide de deux outils :